Come adattare un foglio Excel

Quando provi a stampare un file di Excel, le dimensioni del documento non combaciano mai con quelle del foglio su cui devi stamparlo? Non sei il solo a cui capita, tranquillo, ma per fortuna Excel include una funzione che permette di ottimizzare facilmente i fogli di calcolo per la stampa.

Segui le indicazioni che sto per darti e in men che non si dica imparerai come adattare un foglio Excel su tutte le principali piattaforme software: Windows, macOS e sistemi operativi per dispositivo portatili. Io per il tutorial utilizzerò Office 2016, che è la versione più recente della suite Microsoft ed è disponibile sia per Windows che per macOS, ma le istruzioni che trovi di seguito valgono un po' per tutte le edizioni più recenti di Microsoft Office, diciamo dalla 2007 in poi.

Per quanto riguarda smartphone e tablet, Microsoft Excel è disponibile gratuitamente su tutti i device che hanno dimensioni pari o inferiori ai 10.1" e include molte delle funzionalità presenti anche nella versione desktop dell'applicazione. Le funzioni relative alla stampa non sono dettagliate e variegate come quelle presenti in Excel per Windows e macOS, ma non ci si può lamentare. Continua a leggere e scoprirai tutto.

Indice

• Adattare un foglio Excel su PC e Mac
• Adattare un foglio Excel su smartphone e tablet
• Adattare un foglio Excel online
• Come adattare un foglio Excel per la stampa
• Come adattare una tabella Excel su Word

Adattare un foglio Excel su PC e Mac

Se vuoi scoprire come adattare un foglio Excel, il primo passo che devi compiere è attivare la visualizzazione di stampa cliccando sul pulsante Layout di pagina che si trova in basso a destra (il secondo pulsante che si trova alla sinistra della barra per la regolazione dello zoom).

Seleziona ora la scheda Layout di pagina dalla barra degli strumenti di Excel (in alto), espandi il menu a tendina Larghezza e imposta l'opzione 1 pagina in quest'ultimo. Così facendo il foglio di calcolo verrà ottimizzato per essere stampato su dei fogli in formato A4 nella parte larga. In altezza, il documento verrà suddiviso automaticamente in più pagine in base alla sua lunghezza (cioè in base al numero di righe che contiene).

Se vuoi, puoi disattivare la suddivisione automatica del documento su più pagine impostando il valore 1 pagina nel menu a tendina Altezza. Così facendo potrai accorpare tutto il contenuto del documento in un singolo foglio A4 ma, attenzione, quasi sicuramente il foglio di calcolo apparirà deformato in sede di stampa.

Per accertarti che il risultato finale sia soddisfacente, prima di avviare la stampa del tuo documento Excel, seleziona la voce Stampa dal menu File e controlla che nell'anteprima di stampa sia tutto in ordine.

Qualora notassi qualche errore nei margini o nelle proporzioni del documento da stampare, accedi alle proprietà avanzate di stampa cliccando sul pulsante File di Excel (in alto a sinistra), selezionando la voce Stampa dal menu che si apre e cliccando sulla voce Imposta pagina che si trova in fondo alla barra laterale di sinistra. Se utilizzi un Mac, per accedere alle proprietà avanzate di stampa, recati nel menu File di Excel (in alto a sinistra) e seleziona la voce Imposta pagina da quest'ultimo.

Nella finestra che si apre, seleziona la scheda Pagina e scegli se stampare le pagine del documento in orizzontale o verticale mettendo il segno di spunta accanto a una delle due opzioni disponibili e scegli il formato di foglio su cui stampare il foglio di calcolo (es. A4) dall'apposito menu a tendina.

Passa quindi alla scheda Margini e utilizza i campi di testo che si trovano intorno alla miniatura della pagina del documento per impostare lo spessore dei margini superiore, inferiore, destro, sinistro, di intestazione e a piè di pagina.

Per concludere, seleziona la scheda Foglio e, se lo ritieni opportuno, attiva una delle opzioni di stampa disponibili in basso a sinistra: Griglia, Bianco e nero, Qualità bozza o intestazioni di riga e di colonna.

Dopo aver regolato tutte le impostazioni di tua preferenza, torna nel menu di stampa di Excel, controlla nuovamente l'anteprima di stampa e, se sei soddisfatto di quel che vedi, avvia la stampa del tuo foglio di calcolo pigiando sull'apposito pulsante.

Vuoi adattare un foglio di Excel in modo che le dimensioni delle colonne e delle righe combacino con il loro contenuto? Nessun problema, si tratta di un'operazione estremamente semplice e intuitiva.

Se vuoi adattare le celle di Excel alla lunghezza o all'altezza del loro contenuto, seleziona le celle da ottimizzare con il mouse, clicca sul pulsante Formato che si trova in alto a destra nella scheda Home di Excel (in alto a destra) e seleziona la voce Adatta larghezza colonne oppure la voce Adatta altezza righe dal menu che compare.

Esiste anche un modo per impostare tutte le celle del foglio di calcolo in modo che abbiano le stesse dimensioni. Tutto quello che devi fare è selezionare tutte le celle del foglio di lavoro cliccando sul triangolino che si trova in alto a sinistra (tra gli indicatori A e 1), cliccare sul Formato che si trova nella scheda Home di Excel e selezionare la voce Larghezza predefinita dal menu che si apre. Digita quindi le dimensioni che vuoi far assumere a tutte le celle del foglio di lavoro nella finestra che si apre e clicca su OK per salvare i cambiamenti.

Per maggiori informazioni sulla procedura per adattare le celle di Excel al contenuto, consulta il mio tutorial dedicato all'argomento: lì troverai indicati tutti i passaggi necessari per ottimizzare le righe e le colonne dei fogli di calcolo in modo che aderiscano perfettamente al contenuto delle celle.

Per ulteriori approfondimenti, puoi fare un salto anche sul sito Internet di Microsoft Office che include diverse indicazioni su come adattare un foglio di Excel in fase di stampa.

Adattare un foglio Excel su smartphone e tablet

Come già accennato in apertura del post, Microsoft Excel è disponibile anche sotto forma di app per Android, iOS e Windows Phone ed è gratis per tutti i dispositivi che hanno dimensioni pari o inferiori ai 10.1" (altrimenti viene richiesto un abbonamento al servizio Office 365). Per usarlo c'è bisogno di un normalissimo account Microsoft gratuito.

La versione mobile di Excel include molte funzioni presenti nella versione desktop del programma (eccetto quelle più avanzate), e tra queste ci sono anche le funzioni per modificare le proporzioni e le dimensioni dei fogli da stampare. Se non te ne sei mai accorto, adesso ti spiego come accedervi.

Per prima cosa, avvia Excel sul tuo smartphone o sul tuo tablet e apri il foglio di calcolo che desideri stampare (puoi aprire un file dalla memoria interna del tuo device o da un servizio di cloud storage, come ad esempio Dropbox, iCloud Drive o Google Drive). A documento caricato, fai "tap" sull'icona del foglio che si trova in alto a sinistra, seleziona il comando di stampa dal menu che compare e scegli una delle tecnologie di stampa (es. AirPrint su iOS) dal riquadro che viene visualizzato sullo schermo.

A questo punto, scegli se stampare il documento in orizzontale o verticale mettendo il segno di spunta accanto a una delle due opzioni disponibili, scegli il formato del foglio su cui stampare il documento tramite il menu Formato carta e vai su Ridimensionamento per scegliere se ridimensionare il foglio di calcolo in modo da adattarlo in una sola pagina, adattare tutte le righe in una pagina o adattare tutte le colonne in una pagina.

Per concludere, fai "tap" sul pulsante Successivo, controlla l'anteprima di stampa e, se sei soddisfatto di quest'ultima, conferma la stampa del tuo file Excel pigiando sull'apposito pulsante.

Anche le versioni mobile di Excel consentono di adattare le celle del foglio di calcolo al loro contenuto. Per sfruttare questa funzione, seleziona le celle da modificare, fai "tap" sul pulsante Formato dimensioni cella (la cella azzurra) presente nella scheda Home della app e seleziona l'opzione Adatta larghezza colonne oppure l'opzione Adatta altezza righe dal menu che si apre.

Se agisci da smartphone, per poter visualizzare la scheda Home di Excel e di conseguenza il pulsante Formato dimensioni cella, devi pigiare sull'icona della matita che si trova in alto a destra e attivare la scheda Home dal menu a tendina che compare in basso a sinistra. Dopodiché devi scorrere il menu che si apre e andare prima su Formato dimensioni cella e poi su Adatta larghezza colonne oppure l'opzione Adatta altezza righe. Facile, no?

Se qualche passaggio non ti è chiaro e/o vuoi maggiori informazioni sulla procedura per adattare le celle di Excel al contenuto, consulta il tutorial che ho scritto sull'argomento.

Adattare un foglio Excel online

Come molto probabilmente già saprai, Excel è disponibile anche in una versione online che funziona direttamente dal browser ed è completamente gratuita (basta accedere con un account Microsoft per usarla), la quale include molte funzionalità della versione desktop dell'applicazione ma non, purtroppo, quelle legate alle impostazioni di stampa di cui mi sono occupato in questo tutorial. Certo, si possono regolare alcune impostazioni di stampa agendo direttamente dal menu del browser, ma non è la stessa cosa.

È invece possibile sfruttare Excel Online per adattare le celle dei fogli di calcolo al loro contenuto, e la procedura da seguire è praticamente identica a quella che si può seguire anche nella versione desktop di Excel: basta individuare la colonna che contiene le celle da ridimensionare e fare doppio clic sul margine esterno dell'indicatore di quest'ultima (es. A per la colonna A).

Facendo invece clic destro su righe e colonne e selezionando le voci Larghezza colonna o Altezza riga dal menu che si apre è possibile specificare dimensioni esatte per colonne e righe del foglio di calcolo.  Per approfondimenti puoi far riferimento sempre al mio tutorial su come adattare le celle di Excel al contenuto.

Come adattare un foglio Excel per la stampa

Abbiamo visto finora la configurazione e l'adattamento dei fogli Excel, in questo paragrafo voglio rispondere a un'altra domanda che mi viene spesso posta: come adattare un foglio Excel per la stampa? In realtà il quesito trova risposta in tutto ciò che abbiamo visto finora.

Nei paragrafi precedenti, infatti, ti ho illustrato i vari passaggi da seguire per impostare in un certo modo il foglio Excel. Dunque quello che devi fare è “prendere le misure” in base al foglio sul quale andrai a stampare. A questo punto, apri il foglio Excel sul quale stai lavorando o sul quale lavorerai e premi sulla scheda Layout di pagina, in alto. Davanti a te hai una serie di strumenti che possono tornarti molto utili.

In Margini puoi impostare i bordi del foglio che la stampante dovrà misurare prima di stampare. Puoi scegliere tra Normale, Largo, Stretto oppure fare clic su Margini personalizzati… e impostarli a scelta tua. Premendo su Orientamento puoi scegliere tra Verticale e Orizzontale.

Appena andrai a modificare i primi dati vedrai comparire sul foglio una linea tratteggiata: questa segna i bordi della stampa, sono molto utili per orientarti mentre lavori. Tutto ciò che è dentro alla linea tratteggiata verrà stampato su un foglio, ciò che è fuori verrà stampato su un altro foglio. Se lo desideri, seleziona tutte le celle indicate dalla linea tratteggiata o a tua scelta, una volta selezionate premi su Layout di pagina > Area di Stampa > Imposta area di stampa per delimitare l'area di stampa.

Potresti dover stampare su due fogli da unire successivamente, oppure avere solo un foglio a tua disposizione o due, per cui sarebbe opportuno indicarlo. In questo caso usa gli strumenti Larghezza e Altezza, apri il menu a tendina premendo su Automatico e scegli il numero dei fogli di cui necessiti (es. 1 pagina, 2 pagine, 3 pagine ecc.). La linea tratteggiata si sposterà e vedrai così lo spazio a tua disposizione sui vari fogli da te selezionati.

Per monitorare il risultato, sempre nella scheda Layout di pagina sotto alla voce Griglia puoi mettere la spunta alla voce Stampa e toglierla a Visualizza: così non vedrai le celle, ma solo la linea tratteggiata sul foglio bianco.

In alternativa, premi su File > Stampa e controlla l'anteprima per verificare che tutti i dati siano al punto giusto. Esegui questo passaggio sempre, prima di stampare. Se qualcosa non va o è fuori posto, torna indietro e apporta le modifiche opportune.

Come adattare una tabella Excel su Word

Creare tabelle su Excel può essere più facile e più comodo, per cui hai deciso di procedere così nonostante tu stia lavorando a un progetto, come una tesina, su Microsoft Word. O magari te ne hanno mandata una in Excel e tocca a te spostarla su Word. Ma non farti prendere dal panico, perché è davvero molto semplice.

La prima cosa da fare per adattare una tabella Excel su Word è copiarla, quindi apri il file Excel con la tabella da copiare e il file Word su cui dovrai copiarla. Ora posizionati sul file Excel, seleziona con il mouse le celle della tabella e premi su Copia, nella scheda Home. Ora posizionati sul file Word, più precisamente posiziona il cursore nel punto in cui vuoi incollare la tabella. Ora premi su Incolla, in alto, sempre nella scheda Home.

Quando incolli la tabella, nell'angolo in basso a destra compare un piccolo riquadro: fai clic su questo per adattare come preferisci la tabella. Adesso puoi scegliere tra diversi strumenti tra cui Mantieni formattazione originale, Usa stili destinazione oppure Mantieni solo il testo ecc. Posiziona il cursore del mouse su ogni strumenti per vederne l'anteprima, fai clic solo quando il risultato ti convinci e desideri applicarlo.

In seguito, posizionandoti sulla tabella compare in alto a sinistra il pulsantino con le quattro frecce direzionali per spostare la tabella o ridimensionarla. Selezionando la tabella, inoltre, compare in alto la scheda Progettazione: qui puoi modificare gli Stili tabella, gli Stili bordo, lo Sfondo e molto altro come meglio preferisci.

Sempre sotto alla voce Strumenti tabella, inoltre, compare una scheda denominata Layout: qui trovi tutti gli strumenti dedicati alla creazione di tabelle su Word e puoi usarli anche sulla tabella copiata da Excel. In questa scheda uno degli strumenti che più potrebbe aiutarti è Adatta. Seleziona la tabella, poi premi su Adatta e puoi scegliere la voce Adatta finestra per ridimensionare la larghezza della tabella in modo automatico adattandola alla larghezza del foglio.

Per ulteriore supporto consulta la mia guida completa su come inserire una tabella Excel su Word.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.