Come certificare la posta elettronica
L’avvento del passaggio dal cartaceo al digitale è tutt’altro che trascurabile: sono sempre più numerosi, infatti, i cittadini che si muniscono di strumenti digitali, atti a velocizzare passaggi burocratici più o meno complessi e a diminuire il numero di scartoffie sparse qui e là per i cassetti. Anche tu saresti interessato a migrare verso il digitale e, a tal proposito, ti è stato suggerito di certificare la posta elettronica, così da poter comunicare con la Pubblica Amministrazione (e non solo) direttamente dalla tua scrivania, senza dover necessariamente passare per l’ufficio postale e le raccomandate con ricevuta di ritorno. Tuttavia, giacché non sei molto esperto in materia, non ti senti sicuro a procedere in autonomia e, per questo motivo, sei alla ricerca di una guida che ti aiuti a creare una casella di posta che abbia valore legale.
Come dici? Ho centrato il punto? Ebbene, sono ben felice di comunicarti che ti trovi nel posto giusto, al momento giusto! Nelle battute successive di questo tutorial, avrò infatti cura di mostrarti i migliori servizi ai quali puoi rivolgerti, al fine di creare una casella di Posta Elettronica Certificata (o PEC) che si adatti alle tue esigenze. Ovviamente, prima di farlo, avrò cura di indicarti quali sono le modalità di funzionamento della PEC e, non di meno, quali sono i vantaggi ad essa collegati.
Dunque, senza attendere oltre, mettiti bello comodo e leggi con attenzione tutto quanto ho da spiegarti sull’argomento: sono sicuro che, al termine della lettura di questa guida, avrai acquisito le competenze necessarie per riuscire nella tua impresa, senza alcun problema di sorta. Detto ciò, non mi resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!
Indice
Informazioni preliminari
Prima ancora di spiegarti come si fa a certificare la posta elettronica, cerchiamo di rispondere, insieme, a una domanda molto importante: a cosa serve, in effetti, la PEC? La posta elettronica certificata, devi sapere, è nata con lo scopo di velocizzare le comunicazioni tra privati cittadini, aziende e Pubblica Amministrazione; essa possiede lo stesso valore legale di una raccomanda con ricevuta di ritorno e, di conseguenza, può essere utilizzata per scambiarsi comunicazioni e documenti, essendo certi dell’identità di chi si trova dall’altra parte.
Per utilizzare la posta elettronica certificata non occorre utilizzare né software né dispositivi particolari, poiché l’effettiva convalida del messaggio avviene interamente tra il fornitore di servizi PEC del mittente e quello del destinatario: in particolare, quando viene spedita un’email certificata, il gestore del mittente verifica che il messaggio sia conforme agli standard, lo convalida e provvede a inoltrarlo sul server del ricevente. Quest’ultimo, all’arrivo del messaggio, ne conferma e notifica la ricezione, effettua alcuni controlli di sicurezza e, se tutto è conforme, recapita l’email alla casella PEC del destinatario.
Tutti i passaggi di cui sopra avvengono nell’arco di pochi secondi, in maniera completamente automatica e trasparente all’utente finale, il quale riceve esclusivamente notifica circa l’accettazione del messaggio e la buona riuscita della consegna.
Per il resto, la gestione di una casella di posta certificata è del tutto simile a quella prevista per una casella di posta ordinaria: vi si può accedere tramite Webmail (quindi usando il browser), usando un’applicazione ufficiale rilasciata dal gestore di servizi oppure configurando i parametri IMAP dedicati, all’interno del proprio client di posta preferito.
Altra utile caratteristica delle caselle PEC è quella di poter essere impiegate come domicilio digitale: registrando il proprio indirizzo di posta elettronica presso la piattaforma INDAD (o Indice Nazionale dei Domicili Digitali), è possibile ricevere le comunicazioni della PA direttamente a mezzo posta certificata, evitando l’invio di raccomandate cartacee. Inoltre, è importante sapere che, a partire dal 30 giugno 2013, tutte le imprese (ditte individuali incluse) devono iscrivere almeno un indirizzo PEC al Registro delle Imprese.
Il fornitore (o provider) di servizi PEC, cioè l’azienda che eroga il servizio di posta elettronica certificata, può essere scelta liberamente dall’utente; inoltre, affinché la casella PEC sia riconosciuta legalmente in Italia, è indispensabile che il provider che la gestisce risulti tra quelli accreditati dall’AGID.
Nel momento in cui scrivo, sul mercato italiano vi sono diversi fornitori di servizi, le cui offerte variano in base al prezzo e alle caratteristiche specifiche del servizio scelto: numero di invii certificati, spazio di archiviazione, sistemi di protezione, sistemi di backup, notifiche via SMS e così via. A seconda del provider e del tipo di abbonamento scelto, la casella email può trovarsi su dominio proprietario (ad es. @provider.it) o su dominio personalizzato, scelto dall’utente.
Migliori servizi per certificare la posta elettronica
Fatte tutte le doverose precisazioni del caso, è giunto il momento di passare al sodo e di indicarti, nel concreto, quali sono i migliori servizi per creare una casella di posta elettronica certificata operanti sul suolo italiano, e regolarmente riconosciuti dall’AGID.
Aruba
Uno tra i più longevi e apprezzati fornitori di servizi PEC agenti sul suolo nazionale è Aruba, con il suo PEC.it. L’azienda, conosciuta anche nell’ambito della connettività, dei servizi di firma digitale e dell’hosting Web, mette a disposizione degli utenti un parco offerte adatto a coprire le più comuni esigenze in termini di prezzo e funzionalità.
Il piano PEC Standard, dedicato a imprese e privati cittadini, include una casella di posta certificata da 1 GB su dominio Aruba, non prevede limite di invii certificati e integra sistemi per protezione dallo spam, dai virus e per la lettura delle fatture elettroniche; nel momento in cui scrivo, il servizio è in promozione a 5 euro+IVA per il primo anno, trascorso il quale si rinnova a 9,90 euro+IVA/anno.
Per chi ha bisogno di più spazio e di ricevere notifiche in tempo reale all’arrivo di un nuovo messaggio, Aruba dedica il servizio PEC PRO: al prezzo di 25 euro+IVA/anno, esso include una casella di posta da 2 GB e aggiunge alle caratteristiche precedenti un sistema di ricezione delle notifiche tramite SMS. Il piano più completo, invece, si chiama PEC Premium: esso incrementa ulteriormente lo spazio a disposizione dell’utente fino a 8 GB e costa 40 euro+IVA/anno.
Al bisogno, è possibile richiedere l’attivazione di una casella PEC su dominio già esistente (con prezzi a partire da 9,90 euro+IVA/anno), oppure incrementare ulteriormente lo spazio a propria disposizione, previo acquisto di pacchetti aggiuntivi da 1 GB.
Se sei interessato ad attivare un’offerta PEC con Aruba, apri questo sito Web, premi sul pulsante Acquista relativo al pacchetto che preferisci e segui le indicazioni che ti vengono proposte, finalizzate alla creazione di un nuovo account sulla piattaforma e all’attivazione della casella PEC. A procedura completata, puoi accedere alla posta elettronica certificata tramite Webmail, configurando i parametri IMAP nel programma/app di posta elettronica che preferisci oppure usando l’app ufficiale Aruba PEC, disponibile per Android (anche sui market alternativi al Play Store), iPhone e iPad. Per maggiori informazioni sul funzionamento di Aruba PEC, prendi visione della mia guida specifica, dedicata al servizio in questione.
Postel Poste Italiane
Altro interessante fornitore di servizi PEC è Poste Italiane: il servizio Postecertifica, erogato da Postel, è dedicato in particolare a chi ha bisogno di una casella PEC di semplice gestione, economica e pensata per un utilizzo non intensivo. Il servizio PEC Postecertifica base, per esempio, mette a disposizione degli utenti una casella email da 2 GB su dominio @postecertifica.it, 200 invii certificati giornalieri e sistemi integrati per la lettura delle fatture e la ricezione di notifiche tramite e-mail, al prezzo di 7 euro/anno IVA inclusa.
Un gradino più in alto c’è il piano Postecertifica PLUS che, al prezzo di 25 euro/anno IVA inclusa, offre una casella email da 2 GB (espandibili) con ulteriori 3 GB di archiviazione sicura (anch’essa espandibile), 500 invii certificati giornalieri e sistemi integrati per la lettura delle fatture elettroniche e la ricezione delle notifiche tramite e-mail ed SMS.
Il piano Postecertifica TOP, infine, riprende le caratteristiche di quello precedente, salvo un ulteriore incremento dello spazio a disposizione (3 GB per la casella email e 7 GB per lo spazio di archiviazione) e il numero di invii certificati giornalieri, che sale a 1000; costa 40 euro/anno IVA inclusa.
Tutti i piani di cui sopra possono essere acquistati per uno, due o tre anni, con la possibilità di usufruire di uno sconto se si attiva il servizio pagando in anticipo per più anni; per sottoscrivere un piano, è necessario disporre di Account Poste Verificato (APV) o identità SPID, anche diversa da quella erogata direttamente da Poste Italiane (PosteID abilitato SPID).
Per attivare uno dei piani Postel Postecertifica, collegati alla sezione dedicata del sito Poste.it e premi sul pulsante Acquista, dedicato al pacchetto che preferisci; successivamente, effettua l’accesso al tuo account Poste (anche mediante le app BancoPosta/Postepay, se sei titolare di un prodotto finanziario) o, in alternativa, indica di voler entrare con SPID ed esegui il login, seguendo la solita procedura prevista dal fornitore di servizi.
Ad accesso effettuato, segui la procedura guidata finalizzata alla nuova creazione di un account Poste (se necessario), controlla che i dati di residenza e contatto siano corretti e premi sul pulsante Prosegui, per passare alla configurazione della casella di posta e dei dati di pagamento. Una volta completata la creazione della casella Postecertifica, potrai accedervi tramite Webmail o configurando in maniera opportuna il client di posta elettronica che preferisci. Per saperne di più, leggi senza esitare l’approfondimento in cui ti ho spiegato, in maniera dettagliata, come fare la PEC con Poste Italiane.
Namirial
Passiamo ora a Namirial. Contrariamente a quanto visto finora, il provider mette a disposizione due categorie diverse di servizi: i piani Namirial PEC, dedicati principalmente a imprese e professionisti; e i piani SpidMail, che possono essere attivati a costo zero e pagati a consumo.
Nel dettaglio, per quanto riguarda i piani Namirial PEC, essi sono tre e hanno in comune la protezione antispam, un servizio dedicato alla consultazione delle fatture elettroniche e un numero di invii certificati illimitati. Ciascun piano differisce dall’altro per la quantità di spazio di archiviazione che, di base, è pari a 2 GB per la casella email e 3 GB per l’archivio di sicurezza; quanto a prezzi, la casella PEC Professionale costa 19 euro+IVA/anno, quella Aziende costa 29 euro+IVA/anno e quella Imprese costa 49 euro+IVA anno.
Nel momento in cui scrivo, tutti i pacchetti summenzionati possono essere attivati al prezzo scontato di 2,99 euro+IVA per il primo anno e includono, a costo zero per l’intero periodo promozionale, la protezione EmailScan. Per attivare il servizio, collegati a questo sito Web, premi sul pulsante Acquista la PEC a 2,99€ e poi sul bottone Acquista, corrispondente al piano di tuo interesse; indica poi l’indirizzo e il dominio della casella PEC che intendi creare, premi sul pulsante Verifica disponibilità e segui la procedura guidata che ti viene proposta, per creare un account Namirial e attivare la casella PEC. Una volta creata, quest’ultima può essere consultata tramite Webmail, oppure configurando i parametri IMAP nel client di tua scelta.
Le caselle PEC Namirial SpidMail, invece, sono pensate per l’uso personale e per chi ha bisogno principalmente di una casella dedicata ai messaggi in ingresso: il servizio SpidMail può essere infatti attivata in maniera completamente gratuita, da qualsiasi utente disponga di identità SPID, per la ricezione di un numero illimitato di email certificate. Gli invii sono invece a pagamento (fatta eccezione per i primi due, in omaggio per chi si iscrive tramite SPID Namirial): ciascun messaggio certificato in uscita costa 1,99 euro+IVA, ma si possono acquistare anche dei bundle cumulativi, con prezzi a partire da 7,99 euro+IVA per 5 invii.
Se ritieni che SpidMail faccia al caso tuo, apri questo sito Web, premi sul pulsante Attiva subito e accetta le condizioni del servizio, intervenendo sulla casella dedicata; in seguito, premi sul pulsante Prosegui, effettua l’accesso mediante le credenziali SPID in tuo possesso e segui le istruzioni che ti vengono proposte, per completare la configurazione e la creazione della casella PEC gratuita. Tieni conto che le caselle PEC SpidMail possono essere consultate esclusivamente tramite Webmail e non prevedono accesso IMAP.
InfoCert
Ancora, se sei interessato a provare una casella PEC a costo zero per un periodo di tempo limitato, puoi prendere in considerazione il servizio Legalmail di InfoCert. Esso, infatti, consente di provare gratuitamente il piano Legalmail Silver per un periodo pari a 6 mesi, senza alcun obbligo di rinnovo: nel dettaglio, esso include una casella PEC da 5 GB con archivio di sicurezza da 6 GB, invii certificati illimitati, sistema di protezione Security Premium, ricezione delle notifiche via SMS e sistema integrato per la consultazione delle fatture elettroniche.
Una volta scaduto il periodo promozionale, è possibile mantenere attiva la casella di posta creata abbonandosi proprio al piano Silver, che costa 42 euro+IVA/anno (salvo eventuali promozioni attive) oppure attivando un piano alternativo, a scelta fra il più economico Bronze (27 euro+IVA/anno, salvo promo) e il più completo Gold (80 euro+IVA/anno, salvo promo).
Se sei interessato a qualcosa di più economico, sappi che esistono anche dei piani meno ricchi e pensati principalmente a chi ha bisogno di una casella PEC per ricevere messaggi, i quali però non prevedono alcun periodo di prova gratuita: il pacchetto Legalmail Personal, che costa 4,90 euro+IVA/anno e prevede 1 casella email da 1 GB e 5 invii certificati; e il pacchetto Legalmail Professional che aumenta il numero di invii a 12, prevede uno spazio di archiviazione aggiuntivo pari a 1 GB e costa 12,90 euro+IVA/anno. Entrambe le caselle PEC possono ricevere un numero illimitato di messaggi certificati.
Detto ciò, se ti interessa provare il servizio, collegati a questo sito Web, digita un nome di dominio da usare per la casella di posta e premi sul pulsante Attiva gratis. Successivamente, attieniti alla procedura che ti viene proposta, per procedere con la creazione di un account e la corretta attivazione della casella di posta. Completata la procedura, potrai accedere a quest’ultima tramite Webmail, oppure configurando questi parametri IMAP nel programma o nell’app di posta elettronica che preferisci.
Altri servizi interessanti
Le proposte di cui ti ho parlato finora sono certamente tra le più note e apprezzate della categoria, ma non sono le uniche. Qualora non avessi ancora trovato, tra quelli esposti in precedenza, il servizio PEC che più si sposa con le tue esigenze, ti consiglio di prendere in considerazione uno tra quelli che mi appresto a elencarti di seguito, parimenti validi e meritevoli di menzione.
- Register.it: il fornitore di servizi consente di provare gratuitamente il servizio PEC Agile. Esso comprende una casella email da 2 GB su dominio proprietario, con invii illimitati, notifiche tramite SMS e sistemi di protezione antispam e antiphishing. Il servizio costa 42,75 euro+IVA/anno, ma lo si può provare a costo zero per 6 mesi, senza alcun obbligo di rinnovo. Un gradino più in alto c’è il servizio PEC Unica, che incrementa lo spazio di archiviazione disponibile, consente di scegliere un dominio personale e ha un prezzo di partenza pari a 54,20 euro+IVA/anno (senza possibilità di prova gratuita). La casella PEC così creata è accessibile tramite Webmail o configurazione IMAP su client.
- Virgilio: due sono i piani messi a disposizione da Virgilio. Il servizio PEC Family, dedicato principalmente ai privati, costa 14,99 euro/anno IVA inclusa e include una casella email da 1 GB. Il servizio Virgilio PEC Infinity, invece, è dedicata a tutte le tipologie di utenza e prevede una casella email con spazio di archiviazione illimitato, al prezzo di 30 euro+IVA/anno. La casella PEC così creata è accessibile tramite Webmail o configurazione IMAP su client.
- TIM: dedicato esclusivamente ai suoi clienti di rete fissa o di rete mobile, il servizio PEC di TIM include una casella PEC certificata con spazio di archiviazione di 1 o 2 GB, dotata di sistema antispam, antivirus e notifiche tramite app o e-mail. A seconda della dimensione scelta, il servizio costa 0,99 euro/mese oppure 9,99 euro/anno; in entrambi i casi, il pagamento avviene tramite addebito in fattura (per i clienti di rete fissa) o credito residuo (per i clienti di rete mobile). La casella PEC così creata è accessibile tramite Webmail o app ufficiale per Android, iPhone e iPad.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
