Come inserire indice Word
Hai appena ultimato la stesura di un testo in Word, vorresti rendere il tuo documento più “professionale” inserendo un indice al suo interno ma non sai bene come riuscirci? Niente panico, sei nel posto giusto. Prima però devi scegliere il tipo di indice che vuoi creare: un sommario o un indice analitico?
Nel caso non sapessi la differenza tra i due, devi sapere che un sommario (o indice dei contenuti) è quello in cui si elencano i capitoli e i sotto-capitoli del documento. Solitamente viene posto all’inizio del testo e consente ai lettori di individuare facilmente le pagine in cui cominciano i nuovi capitoli e/o vengono trattati determinati argomenti. Un indice analitico invece è un elenco di parole e frasi chiave del documento (in ordine alfabetico). Solitamente viene posto alla fine di un testo e il suo scopo è quello di aiutare il lettore nella ricerca delle pagine in cui vengono menzionati determinati luoghi, oggetti, persone ecc.
Adesso che ne conosci la differenza, vediamo insieme più in dettaglio come inserire indice Word in entrambe le circostanze. Il tutorial è stato scritto utilizzando l’edizione 2016 di Word per Windows, ma le indicazioni valgono anche per macOS e per le altre versioni di Office dotate di interfaccia Ribbon (l’interfaccia a schede introdotta a partire da Office 2007). Non mi resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!
Indice
Inserire un sommario in Word
Se vuoi sapere come inserire un sommario in Word, nei prossimi capitoli ti spiegherò come effettuare quest’operazione sia tramite il software desktop Microsoft Word per Windows e macOS, sia tramite Word Online e l’app Word per smartphone e tablet.
Microsoft Word
Cominciamo dal classico sommario, detto anche indice dei contenuti. Per inserire questo tipo di indice nel tuo documento devi segnare l’inizio dei vari capitoli e sotto-capitoli utilizzando gli appositi pulsanti di Word.
Se non hai già provveduto a farlo, seleziona quindi il titolo di ciascun capitolo e seleziona la voce Titolo 1 dalla scheda Home del programma per renderlo utilizzabile nel sommario. Se nel documento sono contenuti anche dei capitoli di secondo e terzo livello (quindi dei sotto-capitoli), evidenzia anch’essi con il mouse e “segnali” utilizzando i pulsanti Titolo 2 e Titolo 3 di Word.
Ad operazione completata, portati sulla prima pagina del documento (o comunque sulla pagina in cui intendi inserire il sommario) e aggiungi un’interruzione di pagina selezionando l’apposita voce dalla scheda Inserisci di Word (in modo che la pagina dove andrai a inserire il sommario non contenga altri testi). Nelle versioni più recenti di Office l’opzione per l’interruzione della pagina è “nascosta” dietro il pulsante Pagine collocato in alto a sinistra.
Ora, seleziona la scheda Riferimenti della barra degli strumenti di Word, clicca sul pulsante Sommario (in alto a sinistra) e scegli il tipo di sommario che vuoi inserire nel tuo documento selezionando uno dei modelli di tabella automatica disponibili nel menu che compare. Verrà generato un indice comprendente tutti i titoli dei capitoli e dei sotto-capitoli che hai segnato in precedenza e i relativi numeri di pagina. Su Mac puoi ottenere lo stesso risultato anche andando nel menu Inserisci > Indici e sommario (collocato in alto), selezionando l’opzione Sommario dalla finestra che si apre e scegliendo lo stile di sommario che più preferisci.
Se la struttura delle tabelle automatiche non ti piace, seleziona la voce Sommario personalizzato dal menu Sommario di Word e imposta il “look” del tuo sommario utilizzando i menu a tendina caratteri di riempimento (per scegliere le linee o i puntini che devono separare il titolo di un capitolo dal suo numero di pagina), Formato (per selezionare l’aspetto grafico dell’indice) e Mostra livelli fino a (per scegliere quanti livelli di sotto-capitoli includere nel sommario). Clicca quindi sul pulsante OK e l’indice verrà inserito nel documento.
Nel caso in cui venissero applicate delle modifiche al documento dopo la creazione del sommario, non temere, Word è in grado di aggiornare l’indice dei contenuti in maniera completamente automatica. Tutto quello che devi fare per aggiornare titoli e numeri delle pagine contenute nel sommario è selezionare la scheda Riferimenti di Word e cliccare sul pulsante Aggiorna sommario che si trova in alto a sinistra. Più facile di così?
Se preferisci, puoi creare anche un sommario da gestire in modalità “manuale”. In questo caso devi recarti nella scheda Riferimenti di Word e selezionare la voce Tabella manuale dal menu Sommario. Verrà creata un sommario i cui titoli e i numeri delle pagine saranno liberamente modificabili da te con un semplice clic del mouse.
Word Online
Come forse già saprai, Word è disponibile in una versione online utilizzabile direttamente dal browser (es. Chrome, Firefox o Safari) a costo zero. L’unico requisito fondamentale per accedervi è un account Microsoft. Purtroppo non offre tutte le funzioni di Word per Windows o macOS, difatti non permette la creazione di sommari, tuttavia permette di aggiornare i sommari dei documenti che già li includono al loro interno.
Se, dunque, vuoi aggiornare il sommario di un documento già esistente e stai utilizzando un computer sul quale non c’è installato Word, puoi rimediare facilmente al problema collegandoti a OneDrive (il servizio di cloud storage di casa Microsoft, di cui ti ho parlato in maniera più esaustiva in questa mia guida), cliccando sul pulsante Vai al mio OneDrive e trascinando il file da modificare nella finestra del browser. A upload completato, fai doppio clic sul nome del file appena caricato su OneDrive e questo verrà aperto in Word Online.
A questo punto, non ti resta altro da fare se non apportare le modifiche desiderate al documento, cliccare in un punto qualsiasi del sommario da aggiornare, selezionare la scheda Riferimenti di Word Online (in alto a sinistra) e cliccare prima sul pulsante Sommario e poi su quello Aggiorna sommario, in modo da aggiornare il sommario.
Le modifiche verranno salvate automaticamente su OneDrive. Se vuoi scaricare il documento offline, invece, clicca sul pulsante File collocato in alto a sinistra, seleziona la voce Salva con nome dal menu che si apre, clicca sul pulsante Scarica una copia e, infine, su Scarica.
Word per smartphone e tablet
Word è disponibile anche sotto forma di applicazione per Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS ed è gratis per tutti i dispositivi di dimensioni pari o inferiori ai 10.1″ (sui dispositivi più grandi bisogna sottoscrivere un abbonamento al servizio Microsoft 365, che ha prezzi a partire da 7 euro/mese). Così come Word Online, anche Word per Android e iOS offre un set limitato di funzioni (se confrontato con quello offerto da Word per Windows e macOS), quindi permette di aggiornare i sommari esistenti ma non di crearne di nuovi.
Per aggiornare il sommario di un documento già esistente in Word per Android o Word per iOS, avvia l’applicazione (se non l’hai ancora installata sul tuo device, provvedi tramite i link che ti ho fornito poc’anzi), effettua l’accesso al tuo account Microsoft (se non ne hai ancora uno, crealo) e recati nella sezione Apri per selezionare il documento con il sommario da aggiornare. Puoi selezionare un file ospitato sulla memoria del tuo smartphone o tablet o archiviato su uno dei servizi di cloud storage supportati dall’applicazione, come OneDrive, Dropbox o Google Drive.
Una volta aperto il documento, effettua le modifiche desiderate a quest’ultimo, dopodiché fai un tap prolungato su un punto qualsiasi del sommario e seleziona la voce Aggiorna dal menu che compare sullo schermo: così facendo, il sommario si aggiornerà automaticamente in base al contenuto del documento. Le modifiche verranno salvate automaticamente, pigiando sulla freccia indietro collocata in alto a sinistra.
Inserire un indice in Word
Adesso vediamo come inserire indice Word, un indice di tipo analitico per la precisione. Come primo step devi selezionare le frasi e le parole chiave che intendi inserire nell’indice e “segnarle” usando l’apposita funzione del software Microsoft.
Evidenzia dunque con il mouse una frase o una parola, recati nella scheda Riferimenti di Word e clicca sul pulsante Segna voce che si trova in alto a destra. Nella finestra che si apre, assicurati che nel campo Voce principale ci sia impostata la frase o la parola selezionata e scegli se inserire nell’indice solo l’occorrenza selezionata, cliccando sul pulsante Segna, oppure se segnare tutte le pagine del documento in cui comprare la frase/parola selezionata, cliccando sul pulsante Segna tutto. Se vuoi far apparire i numeri delle pagine in grassetto o in corsivo, metti il segno di spunta accanto alle apposite voci e clicca su OK per salvare le impostazioni.
Dopo aver segnato tutte le frasi e tutte le parole da inserire nell’indice analitico, portati nella pagina finale del documento (o comunque nella pagina in cui vuoi inserire l’indice) e aggiungi un’interruzione di pagina selezionando l’apposita voce dalla scheda Inserisci di Word.
A questo punto, torna sulla scheda Riferimenti e clicca sul pulsante Inserisci indice che si trova in alto a destra (su Mac puoi ottenere lo stesso risultato andando nel menu Inserisci > Indici e sommario collocato in alto). Nella finestra che si apre, espandi il menu a tendina per selezionare i caratteri di riempimento da utilizzare per separare le voci dell’indice dai numeri di pagina, il menu a tendina Formati per scegliere lo stile dell’indice e, se vuoi, metti il segno di spunta accanto alla voce Numeri di pagina allineati a destra per allineare i numeri dell’indice a destra.
Per finire, scegli su quante colonne disporre l’indice utilizzando l’apposito campo di testo (in alto a destra), scegli se creare un indice rientrato o normale apponendo il segno di spunta accanto a una delle due voci disponibili e clicca su OK per inserire l’indice nel documento.
Al posto dei numeri di pagina, per alcune voci dell’indice vorresti visualizzare un riferimento incrociato (es. “Vedi [riferimento incrociato]”)? Si può fare anche questo. Dopo aver richiamato la funzione Segna voce di Word, togli il segno di spunta dalla voce Pagina corrente e mettilo su Riferimento incrociato, dopodiché digita nel campo di testo adiacente il nome della voce secondaria da visualizzare nell’indice e il gioco è fatto.
Ti segnalo la possibilità di limitare la ricerca delle occorrenze nell’indice a un numero di pagine specifico (in modo da mostrare il numero di volte che una frase o una parola compare in una determinata parte del testo anziché nell’intero documento). Per compiere quest’operazione devi creare un segnalibro.
Seleziona quindi con il mouse il contenuto delle pagine a cui vuoi delimitare la ricerca, recati nella schedaInserisci di Word e fai clic sul pulsante Segnalibro. Assegna dunque un nome al tuo segnalibro e clicca sul pulsante Aggiungi per completare l’operazione.
Una volta creato il segnalibro, segna le voci da inserire nell’indice analitico come spiegato in precedenza, apponi il segno di spunta accanto alla voce Intervallo pagine presente nella pagina che si apre e seleziona il segnalibro creato prima nell’apposito menu a tendina.
Anche l’indice analitico, come il sommario, include una funzione di aggiornamento automatico che consente di riportare nell’indice tutte le modifiche applicate al documento. Per aggiornare un indice analitico, recati nella scheda Riferimenti di Word e seleziona la voce Aggiorna indice che si trova in alto a destra.
Purtroppo né Word Online né Word per smartphone e tablet offrono le funzioni per creare e aggiornare gli indici, mentre consentono di aprire — e modificare — senza problemi i file che includono indici al loro interno.
Come inserire indice figure Word
Se stai utilizzando il software desktop di Microsoft Word, sappi che puoi anche inserire un indice per le figure (operazione non praticabile su Word Online e l’app Word per smartphone e tablet).
Per effettuare quest’operazione, non devi fare altro che fare clic nel documento nel punto esatto dove vuoi che l’indice venga inserito e, successivamente, selezionare la scheda Riferimenti in alto. A questo punto, fai clic sul tasto Inserisci indice delle figure, per visualizzare una nuova schermata.
Tramite quest’ultima, puoi personalizzare il modo in cui questo indice debba essere visualizzato all’interno del documento. Personalizzalo dunque utilizzando le apposite opzioni che ti vengono mostrate e poi premi sul tasto OK per confermare l’inserimento dell’indice per le figure.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
