Questo sito contribuisce alla audience di Il Messaggero

Come creare una casella di posta certificata

di

Devi inviare dei documenti di lavoro via email? Hai bisogno di sbrigare alcune pratiche burocratiche e non vuoi perdere tempo negli uffici della Pubblica Amministrazione? Allora ti consiglio vivamente di creare una casella di posta certificata.

Aprendo una casella PEC (acronimo di posta elettronica certificata) otterrai un indirizzo email personale o aziendale attraverso il quale comunicare con gli uffici della Pubblica Amministrazione, inviare e ricevere documenti di lavoro con altre persone e perfino partecipare a concorsi pubblici. I messaggi spediti o ricevuti con questo sistema hanno un valore equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, quindi possiedono un valore legale e possono essere veicolati attraverso qualsiasi client di posta elettronica.

Proprio così! Per usare la posta certificata non c’è bisogno di alcuna apparecchiatura particolare, basta configurare in maniera adeguata il proprio client email (es. Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail ecc.) o collegarsi al pannello di gestione della casella PEC dal browser. Si può sapere che ci fai ancora lì impalato? Segui le indicazioni che sto per darti e scopri subito come ottenere una casella di posta certificata, è molto più semplice di quello che immagini!

Come funziona e quanto costa la PEC

Come creare una casella di posta certificata

Cominciamo chiarendo un paio di aspetti fondamentali: quelli relativi ai costi del servizio e alla strumentazione necessaria ad usufruirne.

Le caselle PEC vengono fornite in cambio di un abbonamento annuale i cui costi variano a seconda dello spazio di archiviazione disponibile per i messaggi e i servizi aggiuntivi forniti dal gestore (es. notifica via SMS, accesso mobile e via discorrendo). In linea di massima possiamo dire che si oscilla da un prezzo minimo di 8 euro/anno per gli indirizzi personali a più di 70 euro/anno per quelli business.

L’unico servizio di posta certificata gratuito era fornito dal Governo Italiano, si chiamava Posta Certificat@ e consentiva di comunicare solo con gli uffici della Pubblica Amministrazione. Purtroppo nel dicembre del 2014 ne è stata annunciata la chiusura a causa dello scarso riscontro da parte degli utenti e gli elevati costi di gestione. Ora ci sono solo alcuni servizi PEC che offrono qualche mese di prova gratuita, ma dopo bisogna comunque pagarli.

Per quanto concerne i dispositivi da acquistare… beh, sappi che non ce ne sono! Le caselle di posta certificata funzionano come quelle di posta elettronica standard. Questo significa che possono essere utilizzate via Web, nei client di posta elettronica tradizionali (via POP3 o IMAP) e perfino su smartphone/tablet. La vera differenza sta nel sistema di certificazione, il quale convalida l’autenticità delle email e quindi conferisce loro valore legale nel passaggio dal mittente al destinatario.

Per spiegarla in maniera semplificata, ogni messaggio di posta certificata viene preso in carico dal gestore del mittente il quale provvede a convalidarlo (se questo rispetta tutti i requisiti del caso) e lo spedisce al gestore del destinatario. Il gestore del destinatario sottopone il messaggio a un’ulteriore verifica e, se tutto risulta “in regola”, l’email arriva a destinazione.

Tutti questi controlli vengono eseguiti nell’arco di pochi secondi e vengono notificati agli utenti tramite dei messaggi che avvertono dell’accettazione dei messaggi da parte del gestore e dell’avvenuta consegna al destinatario.

Altra cosa importante da sapere è che dal 30 giugno 2013 la PEC è obbligatoria per tutte le imprese, comprese le ditte individuali, che devono iscrivere almeno un indirizzo di posta certificata al Registro delle Imprese.

Tutto chiaro? Bene, allora non perdiamoci più in chiacchiere e vediamo  come creare una casella di posta certificata analizzando le offerte di alcune delle principali aziende del settore.

Aruba

Come creare una casella di posta certificata

Aruba offre alcune delle soluzioni più economiche per la posta certificata. I suoi piani principali sono: PEC Standard che per 5 euro + IVA all’anno propone una casella email da 1GB; PEC Pro che per 25 euro + IVA all’anno offre una casella email da 2GB + 3GB per l’archivio dei messaggi e il servizio di notifica via SMS e PEC Premium che a fronte di un canone annuale di 40 euro + IVA offre una casella di posta da 2GB + 8GB di archivio e il servizio di notifica via SMS.

Postecert (Poste Italiane)

Come creare una casella di posta certificata

Anche Poste Italiane offre diverse soluzioni adatte sia agli utenti privati che alle aziende: il piano base per i privati costa 5,50 euro + IVA all’anno e offre una casella di 100MB più la possibilità di spedire fino a 200 messaggi al giorno; l’offerta base per gli utenti business comprende 5 caselle da 1GB con 200 invii giornalieri, mentre il pacchetto PEC avanzato per il business contempla anche la Conservazione sostitutiva degli avvisi e delle ricevute della PEC e degli indirizzi personalizzabili.

LegalMail

Come creare una casella di posta certificata

LegalMail è un servizio orientato prevalentemente a un’utenza di professionisti, i suoi prezzi non sono fra i più accessibili della categoria ma è uno dei pochi gestori ad offrire un piano in prova gratuita. La sua offerta base è PEC Bronze che per 25 euro + IVA all’anno propone una casella da 5GB con archivio di sicurezza, servizio di notifica via SMS e accesso mobile; un gradino più in alto c’è PEC Silver che al prezzo di 39 euro + IVA all’anno (con 6 mesi di prova gratuita) offre 8GB di spazio, accesso mobile, notifiche via SMS e archivio di sicurezza, infine c’è PEC Gold che comprende una casella da 15GB al prezzo di 75 euro + IVA. Gli ex utenti del servizio Posta Certificat@ possono richiedere una casella Silver in prova gratis per 1 anno. Maggiori info qui.

Register.it

Come creare una casella di posta certificata

Un altro servizio che offre una casella PEC in prova gratuita è Register.it che con il suo piano PEC Agile offre una casella da 2GB con notifiche via SMS e accesso mobile gratis per 6 mesi e poi a 2,08 euro + IVA al mese. Più su c’è il piano PEC Unica che propone una casella da 3/5GB al prezzo di 2,83 euro + IVA al mese.

Libero PEC

Come creare una casella di posta certificata

Fra i servizi di posta certificata da tenere in considerazione c’è anche LiberoPEC che a fronte di un canone annuale di 25 euro + IVA offre una casella di posta certificata con spazio illimitato. Per maggiori informazioni consulta il sito ufficiale del gestore.

Come usare la PEC

Dopo aver attivato il tuo abbonamento PEC, devi inviare al gestore una copia del tuo documento d’identità e la copia di alcuni documenti firmati: operazione che puoi compiere via email o via fax seguendo le indicazioni dello stesso gestore.

Una volta effettuata la convalida della tua identità e aver attivato completamente la tua casella di posta certificata, puoi usare il servizio tramite Web, client di posta e/o dispositivo portatile.

I parametri per la configurazione della PEC in programmi com Outlook, Mail e Thundirbird li trovi sui siti dei vari gestori: Aruba, PosteCert, LegalMail, Register.it e Libero PEC. Scegli il protocollo IMAP che è più moderno e funzionale rispetto a quello POP3.