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Come creare posta certificata

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La PEC (acronimo di posta elettronica certificata) è un servizio che conferisce alle email lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Può essere usata da privati cittadini, professionisti, aziende ed enti della Pubblica Amministrazione. È disponibile da diversi anni ma la sua diffusione nel nostro Paese – nonostante sia ormai diventata obbligatoria per le aziende – non ha raggiunto i livelli previsti dalle stime iniziali.

Di fatto ci sono ancora moltissime persone che non sanno né come funziona la posta certificata né come richiedere una casella PEC. Sei anche tu fra questi? Allora perché non provi a chiarire i tuoi dubbi sull’argomento leggendo la mia guida su come creare posta certificata?

Coraggio, dedicami cinque minuti del tuo tempo libero e ti prometto che ti spiegherò tutto quello che c’è da sapere sulla PEC nella maniera più semplice e chiara possibile . Ti farò scoprire quali sono i principali servizi di posta certificata disponibili nel nostro Paese, ti spiegherò come funzionano e vedremo insieme come usarli per aprire una casella PEC. Stai tranquillo, ti assicuro che si tratta di una procedura molto più rapida ed economica di quello che si dice in giro!

Cominciamo con qualche dato tecnico. A dispetto di quello che si potrebbe credere, per utilizzare la posta certificata non c’è bisogno né di software particolari né di dispositivi hardware (chiavette, schede o quant’altro) da inserire nel computer. Lato utente funziona tutto come un servizio di posta elettronica tradizionale: si può accedere alle proprie email dal browser, utilizzando il pannello Web offerto dalla maggior parte dei servizi PEC, oppure da un client di posta tradizionale (es. Outlook, Thunderbird o Apple Mail) utilizzando i protocolli IMAP e POP3.

La vera differenza rispetto ai servizi email standard, come Gmail, Outlook.com o Virgilio Mail, sta in quello che succede nei server remoti che gestiscono la posta: i messaggi che si spediscono via PEC vengono presi in carico dal gestore del mittente e sottoposti a un processo che ne verifica la conformità con gli standard del servizio. Dopodiché vengono consegnati al gestore del destinatario, sottoposti a una nuova verifica e consegnati all’utente finale.

Il tutto avviene nel giro di pochi secondi e notificato agli utenti, i quali ricevono dei messaggi di avvenuta accettazione da parte del server e avvenuta consegna al destinatario delle proprie email, in modo da essere sicuri che le comunicazioni siano andate a buon fine.

Ed ora passiamo alla procedura per creare posta certificata. Per aprire la tua casella PEC devi sottoscrivere un servizio in abbonamento (con pagamento annuale) scegliendo tra le tante offerte disponibili sul mercato.

I prezzi variano da 5 a oltre 70 euro all’anno, a seconda dello spazio offerto dal gestore per l’archiviazione dei messaggi e alla presenza o meno di servizi aggiuntivi, come per esempio le notifiche via SMS, l’accesso da dispositivi mobili tramite app dedicate e l’archivio di sicurezza per la posta.

Purtroppo non esistono servizi per avere la PEC gratis. L’unico che era disponibile in Italia, Posta Certificat@, che permetteva di comunicare solo con gli enti della Pubblica Amministrazione, è stato chiuso alla fine del 2014.

Per aprire la tua casella di posta certificata, dunque, devi collegarti al sito del gestore (cioè dell’azienda che hai scelto per sottoscrivere il tuo abbonamento) e compilare il modulo di iscrizione al servizio PEC. Dopodiché devi scaricare la documentazione necessaria all’attivazione della casella di posta e inviarla, via fax o via Internet, insieme alla copia di un documento d’identità valido, seguendo le indicazioni che ti vengono fornite.

Nel giro di pochi minuti sarai in grado di accedere alla tua casella PEC dal browser, client di posta elettronica o smartphone/tablet e potrai cominciare a comunicare con altri utenti (comprese aziende, enti della PA ecc).

In conclusione, ecco un rapido excursus di tutte le principali offerte per la PEC disponibili attualmente sul mercato italiano. Sono sicuro che ne troverai anche qualcuna che fa al caso tuo!

  • Aruba ha a listino tre piani per la posta certificata: PEC Standard che al costo di 5 euro + IVA all’anno offre una casella da 1GB; PEC Pro che per 25 euro + IVA all’anno offre una casella da 2GB con 3GB di archivio completa di servizio per le notifiche via SMS e PEC Premium che per 40 euro + IVA all’anno offre una casella da 2GB, 8GB di archivio e le notifiche via SMS.
  • PosteCert di Poste Italiane propone un piano per gli utenti privati e due per gli utenti business. Il piano base per utenti privati per 5,50 euro + IVA all’anno comprende una casella da 100MB con un numero massimo di 200 invii al giorno ; quello base per gli utenti Business comprende 5 caselle da 1GB e 200 invii al giorno, mentre il servizio di PEC avanzata per gli utenti business offre anche la possibilità di usufruire della Conservazione sostitutiva degli avvisi e delle ricevute della PEC.
  • LiberoPEC è il servizio di posta certificata di Libero. Propone una casella PEC con spazio illimitato al costo di 25 euro + IVA all’anno.
  • LegalMail ha prezzi mediamente più elevati rispetto alla concorrenza, in quanto le sue soluzioni sono destinate prevalentemente a un pubblico di professionisti e prevedono tutte delle funzioni avanzate (non ci sono piani super-basilari come quelli di Aruba e PosteCert). L’offerta più economica è quella denominata PEC Bronze che costa 25 euro + IVA all’anno e propone una casella PEC da 5GB completa archivio di sicurezza, accesso mobile e notifiche via SMS; un gradino più su c’è PEC Silver che costa 39 euro + IVA all’anno (dopo una prova gratuita iniziale di 6 mesi) e include una casella da 8GB con accesso mobile, archivio di sicurezza e notifiche via SMS. Infine c’è il piano PEC Gold che per 75 euro + IVA all’anno offre una casella da 15GB completa di notifiche via SMS, accesso mobile e archivio di sicurezza.

Aruba, PosteCert e LegalMail offrono agli utenti del servizio Posta Certificat@ (la PEC gratuita chiusa nel 2014) la possibilità di aprire una nuova casella di posta certificata e usarla gratis per 1 anno. La promozione scade il 18 settembre 2015. Maggiori info qui.