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Come fare la posta elettronica certificata

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Il tuo datore di lavoro ti ha chiesto di inviargli dei documenti tramite posta elettronica certificata ma tu sei ancora sprovvisto di una casella email di questo genere e non sai come aprirne una? Vorresti una mano a capire come funziona la posta certificata, quali dispositivi bisogna avere per poterne usufruire e quanto costa? Nessun problema, sono qui proprio per darti una mano e chiarire tutti i tuoi dubbi sull'argomento.

Cominciamo subito col dire che la posta elettronica certificata (solitamente abbreviata in PEC) è uno strumento che permette a imprese, privati cittadini ed enti della Pubblica Amministrazione di scambiarsi comunicazioni aventi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Viene spesso confusa con la firma digitale, che però serve a tutt'altra cosa: serve a dare un valore legale a un singolo documento elettronico (equivalente a quello della firma autografa) garantendone la validità e l'integrità.

Tralasciando i tecnicismi, quello che è importante sapere è che la PEC non richiede alcun dispositivo particolare per poter essere utilizzata: per noi utenti funziona proprio come un normale indirizzo di posta elettronica (difatti si può configurare in qualsiasi client email usando i "classici" parametri IMAP e POP3) e ha un costo piuttosto contenuto: si parte da meno di 10 euro all'anno, ma ovviamente tutto dipende dal tipo di casella scelta e dai servizi che questa offre. Difatti ci sono diversi gestori sul mercato, quindi diverse aziende che offrono la possibilità di aprire una casella PEC, e ognuna di esse offre soluzioni differenti. Per saperne di più e scoprire come fare la posta elettronica certificata, continua a leggere: trovi spiegato tutto qui sotto.

Indice

Come funziona la posta elettronica certificata

Come fare la posta elettronica certificata

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e di scoprire, insieme, come aprire una casella di posta elettronica certificata, lascia che ti illustri brevemente – e soprattutto in maniera semplice – il funzionamento di questo servizio.

Come già accennato in precedenza, per utilizzare la PEC non occorre utilizzare alcun dispositivo particolare. Non sono necessarie né chiavette USB né smart card: il lavoro di certificazione dei messaggi, insieme a quello di verifica dell'identità di mittente e destinatario, viene fatto interamente sui server dei gestori.

  • L'email del mittente viene presa in carico dal gestore, il quale verifica la conformità del messaggio con gli standard della posta elettronica certificata.
  • Se la verifica va a buon fine, l'email passa al gestore del destinatario, il quale effettua una seconda verifica sul messaggio. In questo frangente, il mittente riceve un'email di notifica relativa all'accettazione del messaggio da parte dei server del destinatario.
  • Se anche la seconda verifica va a buon fine, il messaggio arriva all'utente finale. In questo frangente, il mittente riceve un'email di notifica relativa alla consegna del messaggio.

Noi utenti, insomma, dobbiamo limitarci a usare il servizio di posta certificata come un qualsiasi altro servizio di posta elettronica: tramite client di posta elettronica, Web Mail o app su smartphone e tablet. Non sono richiesti nemmeno software particolari.

Come fare la posta elettronica certificata

A seconda del piano sottoscritto e delle offerte proposte da ciascun gestore, la casella PEC può avere più o meno spazio a disposizione per i messaggi, un numero di invii limitato o illimitato per ogni giorno, la capacità di ricevere messaggi da indirizzi non certificati, il servizio di notifica via SMS e la funzione di archivio. Può essere su domini del gestore (es. @gestore.it) o su domini personalizzati scelti dall'utente.

I prezzi sono variabili: le caselle di posta certificata per i privati cittadini hanno costi al di sotto dei 10 euro all'anno, mentre quelle per professionisti e aziende possono arrivare anche a superare i 75 euro all'anno. Tra i due estremi ci sono tanti piani intermedi che si differenziano, come detto in precedenza, per lo spazio offerto e i servizi accessori messi a disposizione dell'utente. Hanno tutte scadenza annuale con rinnovo automatico e, in alcuni rari casi, possono offrire dei periodi di prova gratuiti.

Caselle PEC completamente gratuite non ne esistono, o meglio, non ne esistono più. Fino al 2014 era infatti disponibile il servizio Posta Certificat@ offerto dalle autorità italiane che permetteva di comunicare gratuitamente con gli enti della Pubblica Amministrazione usando una casella PEC creata ad hoc. Poi il sito ha chiuso i battenti a causa dello scarso utilizzo da parte dei cittadini e della mancanza di fondi.

È bene precisare che la PEC non è obbligatoria per i privati cittadini. È invece obbligatoria per le aziende (ivi comprese le ditte individuali) che, a partire dal 2014, devono inserire almeno un indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle Imprese usando l'apposito modulo online (serve la firma digitale).

Come aprire una posta elettronica certificata

Come fare la posta elettronica certificata

A questo punto, sorge spontanea una domanda: come si fa ad aprire una casella di posta elettronica certificata? La risposta è molto semplice: per aprire una casella di posta certificata, devi collegarti al sito Internet di un gestore, scegliere una delle offerte disponibili e cliccare sul pulsante per sottoscriverla.

Dopodiché devi compilare il modulo che ti viene proposto con tutti i tuoi dati personali e devi procedere al pagamento del primo anno di sottoscrizione usando uno dei metodi di pagamento accettati (solitamente carta di credito e PayPal).

Dopo aver effettuato il pagamento (o la conferma del metodo di pagamento, se sottoscrivi un piano che prevede dei mesi di prova gratuita), e devi inviare al gestore tutta la documentazione necessaria all'attivazione della casella PEC. La documentazione richiesta, di solito, consiste in qualche modulo fornito dal gestore più la copia di un documento d'identità valido.

L'invio della documentazione può essere effettuato direttamente via Internet usando il pannello Web presente sul sito del gestore, oppure via email. In alcuni casi è possibile usare perfino il "vecchio" fax. Una volta inviata la documentazione, il gestore dovrebbe impiegare poche ore per attivare la casella di posta elettronica certificata.

Offerte per la posta elettronica certificata

Adesso sai come funziona la PEC e come si fa ad aprire una casella di posta elettronica certificata. Ma quali sono le migliori offerte per questo tipo di servizio? A quale gestore conviene maggiormente rivolgersi per la creazione di un indirizzo? Proviamo a scoprirlo insieme.

Aruba

Come fare la posta elettronica certificata

Aruba credo che non abbia bisogno di presentazioni. È un'azienda nota soprattutto per i suoi servizi di hosting, ma offre anche soluzioni come la posta elettronica certifica, la firma elettronica e lo SPID. Le sue proposte riguardanti la PEC sono destinate sia ai privati cittadini che alle imprese. Queste sono le offerte più interessanti per i privati.

  • PEC Standard – comprende una casella PEC da 1GB con antivirus e antispam + l'accesso via Web e da app per smartphone. Costa 5 euro + IVA all'anno il primo anno e poi 6 euro + IVA all'anno.
  • PEC Pro – comprende una casella PEC da 2GB con 3GB di archivio, antivirus e antispam, notifica via SMS, accesso via Web e app per smartphone. Costa 25 euro + IVA all'anno.
  • PEC Premium – comprende una casella PEC da 2GB con 8GB di archivio, antivirus e antispam, notifica via SMS, accesso via Web e app per smartphone. Costa 40 euro + IVA all'anno.

Sono disponibili anche caselle PEC su dominio personalizzato, sempre a partire da 5 euro + IVA all'anno.

Indipendentemente dal piano scelto, è possibile configurare la PEC di Aruba in qualsiasi client di posta elettronica usando i parametri IMAP/POP3 contenuti nella mia guida su come configurare PEC Aruba. In alternativa è possibile accedere al servizio via Web o tramite app per Android e iOS.

PosteCert

Come fare la posta elettronica certificata

Postecert è il servizio di posta certificata di Poste Italiane che propone, così come Aruba, soluzioni sia per i clienti privati che per i clienti business, tutte contraddistinte da ottimi prezzo.

  • PEC Base – comprende una casella PEC da 100MB con 200 invii al giorno su dominio postecert.it. Costa 5,50 euro + IVA per 1 anno, 9 euro + IVA per 2 anni o 10,50 euro + IVA per 3 anni. È disponibile anche un'opzione per avere 100MB di spazio in più sulla casella per 1 euro + IVA per 1 anno, 2 euro + IVA per 2 anni o 3 euro + IVA per 3 anni.
  • PEC Base Business – comprende minimo cinque caselle PEC con 1GB di spazio e 200 invii giornalieri su domini postacert.it e pcert.postecert.it dalla durata di 1-3 anni. I suoi prezzi sono variabili.
  • PEC Avanzata Business – comprende minimo cinque caselle PEC con 1GB di spazio e 200 invii giornalieri su domini @[nome azienda].postecert.it oppure @pec.[dominio personalizzato].it. Le caselle hanno una durata da 1 a 3 anni. Permette di richiedere anche la Conservazione sostitutiva degli avvisi e delle ricevute della PEC. I prezzi sono variabili.

Le caselle PEC di PosteCert si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica usando le coordinate IMAP/POP3 disponibili in questa pagina Web o si possono usare via Web.

KOLST

Come fare la posta elettronica certificata

Tra i gestori emergenti nel campo della posta elettronica certificata, vale sicuramente la pena prendere in considerazione KOLST che fa dei prezzi competitivi uno dei suoi principali punti di forza. Ecco i piani presenti attualmente nel suo listino.

  • Easy – comprende una casella PEC da 1GB su dominio peceasy.com o peceasy.it con invii illimitati, ricezione da account email non certificati, protezione antivirus, alert via email e l'accesso tramite Web Mail. Costa 5 euro + IVA all'anno.
  • Pro – si tratta di una versione potenziata del piano "Easy" con 5GB di spazio per l'archiviazione delle email, la possibilità di avere un dominio personalizzato in omaggio e un pannello di controllo per le caselle di posta. Costa 10 euro + IVA all'anno.  
  • Super – comprende una casella PEC da 5GB su dominio personalizzato (in omaggio), ricezione da account email non certificati, protezione antivirus, alert via email, pannello di controllo per le caselle di posta e l'accesso tramite Web Mail. Costa 20 euro + IVA all'anno.

Anche le caselle di KOLST si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica utilizza i parametri IMAP disponibili in questa pagina Web (facendo clic sulla voce Devo configurare le caselle nel mio programma.Quali sono i vostri server di posta per la PEC?) e si possono usare via Web.

LegalMail

Come fare la posta elettronica certificata

LegalMail offre soluzioni rivolte principalmente ai professionisti. I suoi prezzi non sono economici come quelli di altri gestori di cui abbiamo parlato prima, tuttavia c'è da segnalare il fatto che dà la possibilità di provare uno dei suoi piani gratis 6 mesi gratis. La sua offerta attuale si compone in questo modo. 

  • PEC  Bronze – comprende una casella PEC da 5GB + archivio di sicurezza, alert via SMS e accesso sia da Web che da dispositivo mobile. Costa 25 euro + IVA all'anno.
  • PEC Silver – comprende una casella PEC da 8GB + archivio di sicurezza, alert via SMS e accesso sia da Web che da dispositivo mobile. Costa 39 euro + IVA all'anno e si può provare gratis per 6 mesi.
  • PEC Gold – comprende una casella PEC da 15GB + archivio di sicurezza, alert via SMS e accesso sia da Web che da dispositivo mobile. Costa 75 euro + IVA all'anno.

Le caselle di posta LegalMail si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica tramite questi parametri IMAP. In alternativa si possono gestire via Web o tramite app per Android e iOS.

Register.it

Come fare la posta elettronica certificata

Register.it è un'azienda molto nota nell'ambito dei domini Web e dell'hosting, ma da diverso tempo offre anche soluzioni per la posta certificata e lo SPID. Le sue offerte non sono numerosissime, ma sono bene a fuoco e vengono proposte a prezzi competitivi. Poi una di esse si può provare gratis per 6 mesi! Eccole tutte in dettaglio.

  • PEC Agile – comprende una casella PEC da 2GB su dominio di Register con invii illimitati, notifiche via SMS, cartella dedicata per l'archivio, antivirus e antispam, accesso da Web e da mobile, allegati fino a 30MB e la possibilità di ricevere email da caselle non certificate. Costa 2,08 euro/mese + IVA ma si può provare gratis per 6 mesi.
  • PEC Unica – comprende una casella PEC da 3 o 5 GB su dominio personalizzato con tutti i pregi del piano PEC Agile. Costa 2,83 euro/mese + IVA nella variante da 3GB e 4,92 euro/mese + IVA nella variante da 5GB.

Le caselle PEC di Register.it si possono utilizzare con qualsiasi client di posta elettronica usando i parametri di configurazione disponibili in questa pagina Web e via Web, effettuando il login qui.

Libero Mail PEC

Come fare la posta elettronica certificata

Libero Mail PEC è un servizio di posta elettronica certificata offerto da Libero. Prevede due piani: uno destinato ai clienti privati e uno destinato ai professionisti, entrambi caratterizzati da prezzi abbastanza convenienti.

  • Family PEC – comprende una casella PEC da 1GB destinata agli utenti privati. Costa 9,90 euro/anno (IVA inclusa).
  • Mail PEC – comprende una casella PEC illimitata destinata agli utenti professionali. Costa 20 euro + IVA all'anno.

È possibile accedere a Libero Mail PEC da browser, visitando questa pagina, oppure da un client di posta elettronica, utilizzando i parametri IMAP/POP3 reperibili sul sito di Libero.

Altre offerte per la posta elettronica certificata

Se nessuna delle offerte elencate sopra ti ha soddisfatto al 100% (mi sembra strano a dire il vero!), puoi fare un "giretto" sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale e consultare l'elenco completo dei gestori autorizzati alla fornitura di servizi PEC. Tra di essi ce ne sarà sicuramente qualcuno in grado di proporre offerte adatte a te… o almeno lo spero!