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Come fare Stampa unione

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Lasciami indovinare: il capo ti ha lasciato l’ingrato compito di realizzare alcune lettere da spedire ai membri dello staff: si tratta di elaborati dal contenuto identico tra loro, differenti soltanto per alcuni specifici dati relativi al destinatario presso il quale inviare le lettere. Beh, allora anziché modificare i documenti uno per volta, potresti affidarti alla funzione Stampa unione di Word!

Come dici? Non ne hai mai sentito parlare? Allora lascia che ti spieghi, brevemente, di cosa si tratta. La funzione "Stampa unione" permette, all’atto pratico, di realizzare documenti in serie, scrivendo l’elaborato una volta sola e aggiungendo dei campi variabili, da personalizzare in base alla persona, all’oggetto o a qualsiasi altra entità siano destinati. I dati relativi ai campi da importare, in questo caso, possono essere salvati in una cartella di lavoro Excel, in un file .csv, in un file .html, in un database o in altre strutture preposte all’archiviazione dei dati.

Se tutto ciò ti sembra tremendamente difficile, posso garantirti che, in realtà, non lo è affatto: se mi concederai qualche minuto del tuo tempo, ti spiegherò per filo e per segno come fare Stampa unione nel modo più semplice possibile nelle applicazioni più diffuse del pacchetto Office, come Word ed Excel. Per completezza d’informazione, poi, ti mostrerò come utilizzare la medesima funzionalità all’interno del programma LibreOffice Writer (in questo caso, si parla di "Stampa in serie"). Pronto per partire? OK, iniziamo sùbito: buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come fare Stampa unione su Word

Come fare Stampa unione su Word

Ora che hai bene inteso l’utilità della funzionalità Stampa unione di Word, è arrivato il momento di entrare nel vivo della questione e di capire, nel concreto, le modalità d’impiego della stessa.

Come ti ho già anticipato nelle battute introduttive di questa guida, la Stampa unione coinvolge e unisce due categorie di documenti: un file Word, nel quale realizzare il vero e proprio documento da stampare; e un foglio contenente record di dati, che può essere in formato Excel, in formato .HTML, in formato .mdb (database di Access), in formato .csv e in molti altri formati dedicati all’archiviazione dei dati.

Questo file, che d’ora in poi chiamerò origine dei dati, dev’essere "importato" in Word, per far sì che determinati campi del documento siano riempiti automaticamente in fase di stampa, così da non dover realizzare tanti documenti diversi, da stampare singolarmente.

Ad ogni modo, per fare Stampa unione su Word, avvia quest’ultimo software e scegli di creare un Documento vuoto, cliccando sull’apposita icona annessa alla schermata di benvenuto del programma.

Ora, per avviare l’unione del nuovo documento con l’origine dei dati, clicca sulla scheda Lettere, clicca sul pulsante Inizia stampa unione e scegli il formato di stampa di cui hai bisogno (ad es. Lettere) dal pannello che ti viene proposto.

Successivamente, fai clic sul pulsante Seleziona destinatari, scegli la voce Usa un elenco esistente… dal menu che ti viene proposto e, avvalendoti del pannello visualizzato a schermo, seleziona file da usare come origine dei dati. Verifica in seguito che le tabelle siano correttamente riconosciute, apponi il segno di spunta accanto alla voce La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna e fai clic sul pulsante OK, per procedere con il collegamento dei due file.

A questo punto, puoi iniziare con la realizzazione vera e propria della serie di documenti da stampare, organizzandola a seconda di quelle che sono le tue necessità. Per esempio, se hai bisogno di aprire la tua lettera con la formula All’attenzione di, seguita dall’indirizzo completo del suo destinatario, digita le parole All’attenzione di nel documento e, per inserire la serie di indirizzi, clicca sul pulsante Blocco di indirizzi e seleziona il formato da utilizzare, avvalendoti del pannello proposto in seguito.

Se i campi dell’indirizzo non coincidono con quelli specificati nell’origine dei dati, puoi cliccare sul pulsante Corrispondenza campi… e manipolare l’associazione dato/colonna come più ritieni opportuno. Quando hai finito, clicca sul pulsante OK: se tutto è andato per il verso giusto, dovresti veder comparire, all’interno del documento, la dicitura «BloccoIndirizzo».

Come fare Stampa unione su Word

Allo stesso modo, puoi inserire una formula di apertura: clicca sull’omonimo pulsante situato in alto, scegli la formula che più ti aggrada, intervenendo sul pannello che ti viene proposto e, quando pronto, clicca sul pulsante OK.

Ora non ti resta che realizzare la lettera da inviare ai destinatari multipli. Se hai necessità di inserire un campo unione all’interno della stessa (cioè un dato proveniente dal documento Excel, relativo al destinatario corrente), clicca sul pulsante Inserisci campo unione e seleziona il campo di tuo interesse dal pannello proposto.

Se desideri escludere alcuni elementi dalla Stampa unione, clicca sul pulsante Seleziona destinatari e rimuovi il segno di spunta accanto ai record del documento Excel che non intendi utilizzare.

Ad ogni modo, una volta conclusa la realizzazione della lettera (o di qualsiasi altra categoria di documento da te scelta), clicca sul pulsante Anteprima risultati, per visualizzare l’effettiva correttezza della serie di documenti. Puoi utilizzare i tasti di controllo posti subito accanto per scorrere da un destinatario all’altro.

Quando sei pronto, clicca sul pulsante Finalizza e unisci, scegli l’opzione Stampa documenti… dal menu che ti viene proposto e clicca sul pulsante OK, per unire la serie di documenti. Infine, regola le impostazioni per la stampante da usare e clicca sul pulsante OK, per inviare in stampa la serie di documenti.

Nota: se hai bisogno di apportare delle modifiche a un singolo documento, clicca sul pulsante Finalizza e unisci, scegli l’opzione Modifica singoli documenti… e, dopo aver premuto sul tasto OK, individua la lettera da modificare e provvedi ad apportare i cambiamenti necessari. Quando hai finito, recati nel menu File > Stampa (in alto a sinistra), per procedere alla stampa in serie.

Come fare Stampa unione da Excel

 Come fare Stampa unione da Excel

La Stampa unione, come già detto più volte, consente di realizzare e stampare più documenti identici, destinati a persone differenti, in una sola volta.

Se intendi utilizzare un file Excel come origine dei dati, è necessario che quest’ultimo sia strutturato in modo congruo con il risultato che s’intende ottenere. Dunque, per fare Stampa unione da Excel, è assolutamente indispensabile che il documento di partenza risponda ai seguenti requisiti.

  • La riga iniziale del documento deve contenere le intestazioni dei campi (ad es. nomecognomeindirizzocittànumero di telefono e così via).
  • Ciascuna colonna di dati dev’essere formattata opportunamente, a seconda del tipo di contenuto previsto (ad es. testo, per nome, cognome, indirizzo, città e numero di telefono, numero, per eventuali cifre, percentuale, per eventuali valori in percentuale e così via).

Se hai bisogno di realizzare un documento di questo tipo da zero, puoi aiutarti con i modelli predefiniti di Excel, cioè con degli speciali documenti contenenti uno "schema" da usare per archiviare i dati richiesti. Per ulteriori informazioni sulla creazione di una cartella di lavoro Excel, ti invito a dare un’occhiata alla guida che ho realizzato in merito.

Una volta realizzata una cartella di lavoro di questo tipo, oppure dopo aver modificato un file esistente affinché soddisfi i requisiti di cui ti ho parlato poc’anzi, non devi far altro che salvare il tuo lavoro (recandoti nel menu File > Salva con nome) di Excel e avviare una Stampa unione da Word, così come ti ho spiegato in precedenza, utilizzando come origine dei dati la cartella di lavoro Excel appena creata.

Come fare Stampa unione con LibreOffice

Come fare Stampa unione con LibreOffice

Se preferisci usare LibreOffice in luogo di Microsoft Office, ti tornerà utile sapere che è possibile fare la Stampa unione (Stampa in serie) anche attraverso Writer, l’applicazione di videoscrittura inclusa in questa celebre suite per la produttività open source.

I requisiti sono gli stessi visti in precedenza: è necessario disporre di un file contenente i dati da usare come origine; file che può essere di tipo .odb (database di Base), .mdb (database di Access), .csv (foglio dati con separatore), .html e così via.

Anche in questo caso, devi preventivamente unire l’origine dei dati con il documento da modificare: per poterci riuscire, avvia innanzitutto LibreOffice Writer richiamandolo dalla schermata principale di LibreOffice, recati nel menu Strumenti > Sorgente rubrica… (in alto) e clicca sul pulsante Sorgente dati rubrica…, per selezionare il documento di origine dati da usare.

Nella finestra che compare in seguito, apponi il segno di spunta accanto alla voce Altra sorgente dati esterna, clicca sul pulsante Successivo, poi sul bottone Impostazioni e indica il tipo di database con cui vuoi stabilire una connessione, a scelta fra database di Base (dBASE), database di Microsoft Access, sorgente dati JDBC/ODBCFoglio elettronicoTesto (ad es. un file .csv), documento Writer oppure database MySQL/PostgreSQL.

Una volta scelta l’opzione più appropriata alle tue necessità, clicca sul pulsante Successivo e, se hai scelto di usare un file, premi il pulsante Sfoglia…, per selezionarlo. Effettuata la selezione del file, clicca sul pulsante Prova la connessione, per verificarne la corretta apertura e, quando hai finito, clicca sul pulsante Fine, per tornare alla schermata precedente.

Superato anche questo step, clicca sul pulsante Assegnazione campo, per associare i campi di dati della sorgente ai rispettivi campi della rubrica di LibreOffice e, quando hai finito, clicca sui pulsanti OKFine, per effettuare l’integrazione tra i due file.

Come fare Stampa unione con LibreOffice

Il grosso, a questo punto, è praticamente fatto: per inserire un campo dati unione, posizionati nel punto esatto del documento, premi la combinazione di tasti tasti Ctrl+F2 (o cmd+F2 su Mac) e seleziona la scheda Database dalla finestra che si apre a schermo.

Successivamente, espandi la sezione relativa la documento importato in precedenza (cliccando sul pulsante [+] situato accanto al suo nome) e fai doppio clic sul campo che intendi aggiungere. Fatto! Se lo desideri, puoi lasciare aperto il pannello relativo ai campi disponibili (resterà comunque in primo piano) per poterli aggiungere, al bisogno, al documento in fase di realizzazione.

Una volta conclusa la stesura del documento, clicca sul pulsante Chiudi, per chiudere il pannello relativo al campo dati e, in seguito, recati nel menu File > Stampa (in alto a sinistra), per inviare la serie di documenti alla stampante. Abbi cura di rispondere in modo affermativo alla finestra di dialogo che compare in seguito (altrimenti stamperai un singolo documento, così come lo vedi!).

Infine, agisci sulle impostazioni della stampante, a seconda delle tue necessità e, per concludere, clicca sul pulsante Stampa.

Come fare Stampa unione etichette

Come fare Stampa unione etichette

Hai bisogno di stampare più etichette, in serie, differenziando alcuni dati tra un’etichetta e l’altra? Nessun problema: se utilizzi Microsoft Word, puoi fare Stampa unione etichette in modo davvero semplice.

Tanto per cominciare, avvia Word e crea un documento vuoto utilizzando l’apposita icona che compare nella schermata di benvenuto. Successivamente, clicca sulla scheda Lettere, poi sul bottone Stampa Unione e seleziona la voce Etichette… dal menu che ti viene proposto.

Superato questo step, utilizza la finestra di dialogo successiva per specificare il formato delle etichette e la loro dimensione e premi sul pulsante OK. A partire da questo momento, puoi creare, manipolare e stampare le etichette in serie, seguendo i medesimi passaggi che ti ho descritto nel capitolo iniziale di questa guida.