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Come vedere file condivisi su Dropbox

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Qualche giorno fa, hai deciso di riprendere in mano le redini di quell’account Dropbox a cui non accedevi da tempo, intenzionato a sfruttarlo per archiviare buona parte dei tuoi file importanti. Dopo aver dato un’occhiata alla tua cartella personale, hai ricordato di aver condiviso dei file con alcuni utenti ma, poiché nel frattempo hai perduto i contatti con alcuni di essi, vorresti eliminare quelle condivisioni che non servono più, senza però cancellare i file dal tuo spazio personale.

Se è questo il tuo problema, allora concedimi cinque minuti del tuo tempo e leggi con attenzione la guida che mi appresto a proporti: come scoprirai tra breve, ho infatti intenzione di spiegarti come vedere file condivisi su Dropbox e come revocare eventuali condivisioni superfluesulla maggior parte delle piattaforme per cui il servizio è disponibile: Windows, macOS e, per quanto concerne l’ambito mobile, Android e iOS.

Le procedure che mi accingo a segnalarti sono di semplicissima applicazione e adatte anche a chi, come te, non ha molta dimestichezza con il mondo della tecnologia: se seguirai con attenzione le istruzioni che ti segnalerò, sarai perfettamente in grado di riuscire nell’impresa in modo totalmente autonomo e senza scomodare l’amico informatico di turno. Detto ciò, non posso fare altro che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come vedere file condivisi su Dropbox da PC

Sei solito utilizzare lo spazio cloud offerto da Dropbox tramite computer, hai seguito tempo fa la mia guida su come condividere file su Dropbox e ora avresti bisogno di capire se alcuni file sono stati condivisi o meno, perché non lo ricordi più? Non preoccuparti, farlo è molto più semplice di ciò che potrebbe sembrare: nelle righe successive ti spiego come agire sia attraverso il programma Dropbox per computer (disponibile per Windows, macOS e Linux), sia tramite la versione Web del servizio, accessibile da qualsiasi browser.

Dropbox per Windows e macOS

Hai scelto di installato e configurato Dropbox direttamente sul tuo computer e l’hai fatto seguendo la mia guida dedicata, tuttavia non sei ancora riuscito a capire come vedere file condivisi su Dropbox e renderti conto di chi ha accesso a determinati contenuti presenti nel tuo spazio cloud? Nessun problema, adesso ti spiego come fare.

Per prima cosa, apri la cartella di Dropbox cliccando sull’icona presente nella barra di navigazione sinistra del gestore file di sistema: se non sai di cosa sto parlando, si tratta di Esplora File su Windows (l’icona a forma di cartella gialla collocata sulla barra delle applicazioni) o del Finder su macOS (l’icona a forma di volto sorridente annessa al Dock).

Qualora il collegamento non fosse presente, puoi aprire la summenzionata cartella cliccando sull’icona di Dropbox collocata accanto all’orologio di sistema (a forma di scatola bianca su Windows o di scatola nera su macOS) e pigiando successivamente sul piccolo pulsante a forma di cartella collocato nella parte superiore del “pannello” che va ad aprirsi.

Una volta ottenuta la lista dei file e delle cartelle presenti nel tuo Dropbox, fai clic destro sul contenuto per il quale intendi visionare lo stato di condivisione e seleziona la voce Condividi… residente nel menu che compare a schermo, per visualizzare l’apposito pannello riepilogativo.

Ora osserva attentamente la schermata proposta per capire se un file risulta condiviso o meno: la presenza delle opzioni Impostazioni del link Copia link denota la creazione precedente di un link di condivisione (chiunque lo possiede può visualizzare il file); nel medesimo pannello, inoltre, sono specificati gli eventuali utenti di Dropbox con cui è stato condiviso il file.

Se lo desideri, puoi disattivare subito il link di condivisione cliccando sulle voci Impostazioni del link ed Elimina link. Per cancellare un membro dalla condivisione e, dunque, impedirgli di vedere il file in futuro, devi semplicemente cliccare sulla freccetta verso il basso annessa alla voce Possono visualizzare/modificare relativa all’utente di tuo interesse, scegliere la voce Rimuovi dal menu proposto e confermare la volontà di procedere, cliccando sul bottone Rimuovi.

Purtroppo, Dropbox per computer non permette di “distinguere” a colpo d’occhio i file che sono stati condivisi con l’esterno da quelli che, invece, restano limitati solo al propio account, pertanto la verifica potrebbe essere difficoltosa nel caso in cui i file contenuti nel tuo spazio personale fossero molto numerosi.

Per ovviare a questo inconveniente, puoi sfruttare, invece, Dropbox Web, accessibile tramite browser: la pagina Internet del servizio, infatti, contrassegna in modo preciso i file condivisi, in base alla modalità con cui è avvenuta la condivisione stessa (generazione di un link o invito di altri membri). Mi appresto a spiegarti come procedere in tal senso nella sezione immediatamente successiva del tutorial.

Dropbox Web

Per quanto riguarda Dropbox Web, puoi visualizzare i file condivisi in modo davvero semplice: per prima cosa, collegati alla pagina principale del servizio cloud, clicca sulla voce Accedi collocata in alto a destra e digita l’indirizzo email e la password che sei solito usare per accedere al servizio.

Una volta giunto nella tua area personale, clicca sulla voce I miei file residente nella parte sinistra della pagina, pigia sull’icona a forma di griglia collocata a destra, in cima alla lista, per poi scegliere la voce Elenco dal menu che compare: questo tipo di visualizzazione è particolarmente utile per riconoscere “al volo” i file condivisi.

A questo punto, dai un’occhiata ai campi visualizzati sulla stessa riga dell’icona precedente (quelli che, in pratica, sovrastano l’elenco dei file presenti in cloud) e assicurati che, all’interno di almeno di essi (FileUltima modifica e così via), sia specificata la voce Membri. Qualora così non fosse, clicca su un campo a scelta (ad es. Ultima modifica) e seleziona la dicitura Membri dal menu a tendina che va ad aprirsi: in questo modo, avrai la possibilità di visualizzare le opzioni di condivisione impostate per i file e le cartelle elencati.

Fatto ciò, per controllare se un file è stato condiviso o meno, devi guardare proprio la colonna Membri che hai aggiunto in precedenza: essa può contenere diverse voci, che variano in base allo stato di condivisione del file. Di seguito ti spiego il significato di ciascuna di esse.

  • Solo tu – il file (o la cartella) non è stato condiviso con alcun utente di Dropbox.
  • Simbolo a forma di graffetta – questo simbolo denota l’avvenuta creazione di un link di condivisione: la sua presenza indica che chiunque possieda il link generato è in grado di visualizzare il file o la cartella in questione. Ti ricordo che puoi creare un link di questo tipo cliccando sul pulsante Condividi che compare al passaggio del mouse sul nome del file, per poi scegliere la voce Crea link di condivisione che risiede nella finestra successiva.
  • X membri – la presenza di tale voce indica che il file o la cartella in questione sono stati condivisi con X membri di Dropbox (dove X indica il numero dei membri). Per vedere i nomi dei membri, puoi spostare il mouse in corrispondenza della summenzionata dicitura, oppure cliccare sul pulsante Condividi (in tal modo, verrà visualizzato l’elenco esteso degli utenti di Dropbox con cui l’elemento è stato condiviso). Ricorda che i file condivisi in questo modo vengono visualizzati nello spazio Dropbox di ciascun utente che ha accesso al file.

Se lo desideri, puoi revocare il link di condivisione (rendendolo non più funzionante) nel seguente modo: sposta il cursore del mouse sul contenuto di tuo interesse, pigia sul pulsante Condividi che compare a schermo e clicca sulle voci Impostazioni del link ed Elimina link, per poi confermare il tutto pigiando sul pulsante Elimina.

Laddove fosse tuo interesse eliminare uno o più membri dalla condivisione, recati nuovamente nelle opzioni di condivisione cliccando sul bottone Condividi, identifica la lista degli utenti con cui hai precedentemente condiviso il file, clicca sulla voce Possono visualizzare (o Possono modificare) collocata accanto all’utente di tuo interesse e seleziona la voce Elimina dal menu a tendina che va ad aprirsi.

Come vedere file condivisi su Dropbox da smartphone e tablet

Per quanto riguarda l’app di Dropbox per smartphone e tablet Android e iOS, devo informarti fin da subito che non è (almeno non per il momento) prevista procedura alcuna per capire “a colpo d’occhio” quali file e cartelle sono stati condivisi e quali no.

Ciò che puoi fare, però, è vedere lo stato di condivisione di ciascun contenuto ed eventualmente intervenire sullo stesso: per procedere, avvia l’app di Dropbox, tocca il pulsante  collocato in alto a sinistra e scegli la voce File per accedere all’area dedicata ai tuoi file personali.

Successivamente, identifica il contenuto per il quale intendi visualizzare lo stato di condivisione, fai tap sul pulsante (⋮) collocato in sua corrispondenza e seleziona la voce Gestisci accesso dal menu che compare: la sezione Membri del pannello che si apre successivamente mostra tutti gli utenti Dropbox con cui il file è stato condiviso.

Per rimuovere uno o più utenti, sfiora la dicitura X membri, fai tap sull’icona relativa all’utente per cui desideri interrompere la condivisione e pigia per due volte consecutive sul pulsante Rimuovi membro, per eliminarlo dalla lista.

Se, invece, è tua intenzione verificare la presenza o meno di un link condiviso, identifica il file o la cartella per cui desideri l’informazione all’interno della lista dei file del tuo Dropbox, pigia sul pulsante (⋮) a esso corrispondente e tocca la voce Condividi nel menu che compare: la presenza della dicitura Chiunque in possesso del link può visualizzare questo file indica l’esistenza di un link di condivisione attivo. Al contrario, la voce Nessun link ancora creato indica l’assenza di link di condivisione attivi per il contenuto scelto.

Nota: l’app di Dropbox per smartphone e tablet non permette l’eliminazione dei link condivisi né l’identificazione “immediata” dei contenuti su cui è stata impostata una condivisione. Per effettuare queste operazioni, devi necessariamente agire tramite computer.

Come unirsi a una cartella condivisa

Un amico ha condiviso con te una cartella su Dropbox ma, per un errore di distrazione, hai eliminato l’email di notifica e ora non sai più come “accettare” la condivisione? Non preoccuparti, nulla è ancora perduto! Devi sapere, infatti, che Dropbox permette di unirsi a una cartella condivisa in quattro e quattr’otto, semplicemente accedendo alla propria area personale.

Come? Te lo spiego subito. Per prima cosa, se utilizzi Dropbox per computer, identifica l’icona del servizio (a forma di scatola bianca su Windows o di scatola nera su macOS) nell’area di notifica di sistema (quella accanto all’orologio, per capirci), fai clic sulla stessa per visualizzare le notifiche di Dropbox e pigia sul fumetto relativo all’invito a visualizzare/modificare la cartella in questione. Laddove l’icona, su Windows, non fosse immediatamente visibile, puoi accedervi cliccando sull’icona a forma di punta di freccia verso l’alto collocata nella parte sinistra dell’area di notifica di sistema.

Se tutto è andato per il verso giusto, dovrebbe aprirsi una schermata del browser contenente un’ulteriore finestra di invito: per unirti alla cartella e aggiungerla tra quelle contenute nel tuo spazio personale, clicca sul bottone Aggiungi a Dropbox che compare a schermo.

Nota: se utilizzi il programma su Windows 10, ti verrà mostrata una notifica relativa alla presenza di una nuova cartella condivisa: per unirti a essa, devi cliccare sul pulsante Aggiungi annesso al messaggio che compare a schermo.

Se utilizzi invece  Dropbox Web, collegati alla pagina principale del servizio e accedi al servizio utilizzando l’email e la password scelte in fase di registrazione; in seguito, clicca sulla voce File collocata nella barra di navigazione sinistra e ripeti l’operazione con la voce Condivisione. A questo punto, identifica la cartella condivisa a cui intendi unirti, posiziona il mouse sul suo nome e clicca sul bottone Aggiungi che compare a schermo.

Per quanto riguarda, invece, Dropbox per smartphone e tablet, devi innanzitutto avviare l’app richiamandola dal drawer di Android o dalla schermata Home di iOS e accedere all’area delle notifiche pigiando sul pulsante ☰ e scegliendo la voce Notifiche dal menu che va ad aprirsi.

A questo punto, pigia sulla notifica relativa alla richiesta di visualizzazione/modifica della cartella condivisa e, per unirti, fai tap sul pulsante Aggiungi a Dropbox che compare nella schermata successiva.

Se desideri ulteriori indicazioni sull’utilizzo e sulle funzionalità di Dropbox per PC e smartphone/tablet, ti invito a un’attenta lettura della mia guida su come utilizzare Dropbox, in cui ho avuto modo di illustrarti in modo approfondito le caratteristiche di questo ottimo servizio cloud.