Come usare Microsoft Word
Per via di esigenze di tipo lavorativo devi incominciare a prendere familiarità con il computer e, in particolare con i programmi di videoscrittura. Proprio per questo motivo, alcuni tuoi amici più esperti di te e intenzionati ad aiutarti, ti hanno suggerito di incominciare dalle basi e di fare pratica con Word, software professionale utilizzato praticamente ovunque, di cui molti decantano la sua ampia disponibilità oltre che la sua facilità d'uso.
Questo è ciò che ti sei presupposto di fare, anche se però devi ammettere di avere diverse lacune al riguardo: Inoltre, non essendo molto pratico con l'utilizzo quotidiano del computer, non sai da dove iniziare per imparare a utilizzare Word. Hai così cercato su Internet informazioni pratiche e hai fatto clic su questa mia guida, sperando di ricevere il mio aiuto.
Beh, se le cose stanno effettivamente nel modo in cui le ho descritte, sappi che sei stato davvero fortunato a capitare su questa mio tutorial. Tutto quello che ti serve è un po' di tempo libero; posso senza ombra di dubbio guidarti nell'utilizzo del software in questione dal momento in cui la tecnologia è il mio pane quotidiano e faccio un uso smodato di questo programma. Nel corso di questo tutorial ti spiegherò nel dettaglio come usare Microsoft Word, parlandoti delle sue funzionalità di più comune utilizzo. Sei pronto per incominciare? Sì? Ti auguro una buona lettura.
Indice
- Come usare Microsoft Word (Windows/macOS)
- Come usare Word Online
- Come usare l'app Word su smartphone e tablet
- Come usare microfono Microsoft Word
Come usare Microsoft Word (Windows/macOS)
Prima di spiegarti nel dettaglio come usare Microsoft Word, vorrei fare un breve accenno sulle caratteristiche del software in sé. Word è un celebre programma di videoscrittura che viene utilizzato da moltissimi utenti ogni giorno. È disponibile all'interno della suite di produttività Microsoft Office, che puoi ottenere in versione in abbonamento (Microsoft 365) oppure nelle versioni ad acquisito della licenza d'uso, Office Home e Office Professional. Word è disponibile sia sui sistemi operativi Windows che su macOS.
Dove puoi acquistare questo software? È distribuito in tanti negozi fisici e virtuali, ma se vuoi andare sul sicuro, puoi acquistarlo sullo store ufficiale di Microsoft sottoscrivendo un piano in abbonamento a Microsoft 365 (gratis i primi 30 giorni e poi da 7 euro/mese) o da Amazon (dove però ci sono anche venditori di terze parti a cui bisogna prestare attenzione: per valutarne l'effettiva affidabilità consulta i commenti). Su macOS, Office può essere scaricato anche direttamente dal Mac App Store.
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Strumenti principali di Microsoft Word
Se vuoi imparare a utilizzare Word, per prima cosa apri il programma facendo clic sulla sua icona. Nella schermata iniziale, ti viene presentata una scelta da effettuare che riguarda il modello di documento che vuoi creare. Puoi selezionare uno tra i tantissimi modelli a disposizioni preinstallati o disponibili online: una lettera, una brochure, un report, un menu per una cena oppure un semplice documento vuoto, giusto per farti qualche esempio. In questa mia guida ti mostrerò alcuni strumenti che puoi utilizzare su Word e, per semplicità, selezionerò un Documento vuoto.
All'apertura del modello del tuo documento sono presenti diverse schede in alto che racchiudono i numerosi strumenti per la gestione dei contenuti dello stesso. Ti elencherò qui di seguito le schede e gli strumenti più importanti che puoi utilizzare.
- File: ti permette di creare un nuovo documento, aprirne uno già creato e salvare il documento che hai attualmente aperto. Potrai anche stamparlo, condividerlo, esportarlo in altri formati e aprire le impostazioni generali del documento.
- Home: nella scheda in questione sono racchiusi tutti gli strumenti di cui hai bisogno per poter impostare la formattazione del testo, tra cui il cambio font e la modifica della dimensione del carattere. Potrai cambiare il colore del testo, creare elenchi puntati oppure utilizzare gli strumenti di Copia e incolla per gli elementi del tuo documento.
- Inserisci: ti permette di inserire all'interno del tuo documento degli elementi, come numerazioni di pagina, intestazioni, immagini, forme geometriche, tabelle, grafici oppure dei collegamenti a link esterni.
- Progettazione: permette l'impostazione e il salvataggio di set di colori e degli stili di formattazione degli elementi di un documento per un uso rapido, così da non perdere tempo a impostare vari stili su documenti diversi.
- Layout: questa voce di menu ti permette di impostare i margini del foglio, oltre al suo orientamento e le dimensioni. Potrai anche impostare il rientro e la spaziatura tra i paragrafi.
- Riferimenti: se stai creando una relazione, un report o una tesi di laurea per esempio, in questa scheda potrai creare sommari e note a piè di pagina.
- Lettere: permette la gestione e la creazione di lettere ma anche di buste ed etichette.
- Revisione: se il tuo documento ha la necessità di un controllo ortografico e grammaticale, all'interno di questa scheda troverai tutto quello che ti serve. Potrai anche creare dei commenti per effettuare delle revisioni ai documenti che invii ai tuoi collaboratori.
- Visualizza: ti permette di impostare la visualizzazione di un documento nella sua struttura e di vederne il layout di stampa. Attraverso questo menu potrai anche impostare il livello di zoom oppure dividere il documento in diverse finestre per avere in primo piano porzioni di testo.
Adesso che ti ho dato una panoramica generale delle funzionalità di Word, nei paragrafi successivi ti indicherò alcuni strumenti specifici che potrebbero farti comodo.
Come modificare il font e la dimensione del carattere
Nella scheda Home hai a disposizioni alcuni strumenti veramente importanti che possono fare la differenza per migliorarne la leggibilità di un documento. Se vuoi impostare al tuo documento un stile di font diverso da quello che ti viene proposto di base, puoi selezionare il menu a tendina presente nella sezione Carattere. Al suo interno troverai tantissimi font già installati nel tuo computer e ti basterà selezionarne uno qualsiasi al suo interno per vederne gli effetti.
I font che hai a disposizione non si limitano a quelli che vedi, puoi installare tutti quelli che preferisci, scaricandoli da alcuni database di font online, come per esempio dal sito Web DaFont. Te ne ho parlato nel dettaglio in questo mio tutorial. Il tuo font sarà quindi disponibile all'interno dell'elenco font di Word. Se non dovessi vederlo, salva il tuo documento e riaprilo.
Accanto al menu a tendina dei font, trovi una casella di scelta che riguarda la dimensione del tuo font, impostando i valori da 8 a 72. Puoi però immettere anche valori personali che non trovi indicati, inclusi numeri più piccoli o più grandi di quelli proposti.
Altre modifiche che potrebbero interessarti riguardano l'uso del grassetto, corsivo, sottolineato e barrato. Questi pulsanti dedicati alla formattazione del testo sono indicati sotto gli strumenti di cui ti ho parlato sopra, sempre all'interno della sezione Carattere. Ti ricordo che puoi utilizzarli anche con le scorciatoie da tastiera: Ctrl+G per il grassetto (cmd+b su Mac), Ctrl+I per il corsivo (cmd+i su Mac), Ctrl+S per il sottolineato (cmd+u su Mac).
Alcune modifiche avanzate della formattazione possono essere trovate selezionando una porzione del testo da modificare e facendo clic destro su di essa. Seleziona quindi la voce Carattere dal menu a tendina per visualizzare le scelte che puoi fare per quanto riguarda eventuali modifiche avanzate della formattazione.
Ricorda però che, quando applichi una modifica nella formattazione, questa sarà visibile soltanto non appena inizierai a digitare i caratteri dalla tastiera. Se vuoi invece modificare una formattazione di un testo già digitato, dovrai selezionarlo con il tuo mouse e poi applicare la modifica da te scelta.
Allineamento del testo e uso di elenchi
All'interno della scheda Home, nella sezione Paragrafo, puoi trovare gli strumenti per la modifica dell'allineamento del testo. Nello specifico faccio riferimento all'allineamento a sinistra, al centro, a destra e giustificato.
Solitamente, un testo con allineamento al centro viene utilizzato per posizionare elementi quali per esempio i titoli, mentre un allineamento a destra può essere utilizzato per alcuni elementi del testo nella composizione di lettere. L'allineamento a sinistra è invece quello più diffuso, sia nel campo della scrittura dei documenti che in quello del Web, ma solitamente si predilige l'allineamento giustificato nei documenti per dare un tocco più raffinato e ordinato del testo.
Nei paragrafi viene anche applicato di default una spaziatura con il bordo del foglio, la quale su Word viene chiamata Margine. È possibile però che, in base al contenuto che si sta scrivendo, sia richiesto di utilizzare una diversa spaziatura differente tra i vari paragrafi con il margine. Per modificare la spaziatura, utilizza quindi i tasti Riduci rientro (simbolo di un testo con una freccia a sinistra) e Aumenta rientro (simbolo di un testo con una freccia a destra).
Per la creazione di elenchi, puoi scegliere fra l'utilizzo di elenchi puntati, cioè elenchi che presentano un simbolo a fianco di ogni elemento dell'elenco, elenchi numerati oppure elenchi a più livelli. Per impostare un nuovo elenco, fai clic sui corrispettivi pulsanti presenti nella sezione Paragrafo. Questi sono facilmente riconoscibili dalle icone con linee ed elementi a fianco.
Trova e sostituisci
Hai redatto un documento e, soltanto alla fine ti sei accorto di un errore che si ripete più volte? Stai cercando di individuare una precisa parola all'interno del testo, per identificare un paragrafo che hai già scritto? Nel caso dei due esempi citati, puoi fare riferimento a due funzionalità molto importanti di Word: la funzione Trova e la quella Sostituisci.
Se, come citato nel mio precedente esempio, vuoi cercare una parola specifica nel tuo documento, recati nella scheda Home, e fai clic sul pulsante Trova (sezione Modifica) oppure premi la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc+T (cmd+shift+f su Mac). Ti verrà visualizzata sulla sinistra dello schermo un'area per la digitazione del testo da cercare.
Digita quindi il testo e premi il tasto Invio sulla tastiera per far apparire tutti i risultati di ricerca. Se hai bisogno invece di effettuare una ricerca avanzata, fai clic sul simbolo di una freccia accanto al pulsante Trova e seleziona la voce Ricerca avanzata. Nella nuova finestra che ti apparirà, fai clic su Altro e imposta quindi i tuoi parametri di ricerca.
Se hai bisogno, invece, di sostituire una parola digitata con un'altra che si ripete più volte all'interno del tuo documento, allora devi utilizzare la funzione Sostituisci, che si trova proprio sotto il pulsante Trova. Nella finestra che ti appare devi inserire il testo da trovare nel campo Trova e la nuova parola che lo sostituirà nel campo Sostituisci con. Nel caso in cui tu abbia necessità di utilizzare strumenti di ricerca del testo più avanzati, fai clic sul pulsante Altro.
Come creare una carta intestata e inserire una numerazione di pagina
Una carta intestata è un modello base di documento utilizzato da professionisti e aziende. Puoi realizzarla utilizzando gli strumenti che trovi nella scheda Inserisci. Tramite la sezione Intestazione e piè di pagina puoi infatti inserire tutti gli elementi che riguardano la tua carta intestata, come il logo, il nome dell'azienda o del professionista, l'indirizzo della sede legale e i recapiti per un contatto.
Fai quindi clic sul tasto Intestazione e scegli fra i modelli predefiniti. Ti apparirà una nuova scheda, denominata Strumenti intestazione e piè di pagine che ti permette di modificare l'intestazione o il piè di pagine del tuo documento. Fai quindi clic sulla dicitura Digitare qui per modificarne il contenuto inserendo del testo o aggiungendo delle immagini (come il proprio logo), tramite il pulsante Immagini, posto in alto nella barra orizzontale. Puoi anche aggiungere la numerazione delle pagine, facendo clic sul pulsante Numero di pagina.
Altri strumenti di Microsoft Word
Oltre alle funzionalità di cui ti ho parlato nei capitoli precedenti, puoi anche utilizzare tutti gli altri disponibili in questo software per migliorare il tuo lavoro e anche la presentazione del documento stesso.
A tal proposito, ti consiglio raggiungere questo link alla sezione su Microsoft Word sul mio blog Aranzulla.it, per trovare tantissimi altri tutorial sulle funzionalità che offre Microsoft Word.
Come usare Word Online
Il più grande difetto di Word, se così può essere definito, è il suo costo, il quale può risultare eccessivo per alcuni, anche se Microsoft si è mossa in quest'ambito promuovendo dei pacchetti in abbonamento con costi più contenuti per gli utenti.
Se proprio non hai la possibilità di acquistare Word oppure il software non si trova installato nel computer che stai utilizzando, allora può fare al caso tuo Microsoft Word Online, il servizio online di videoscrittura che possiede alcune delle caratteristiche dell'omonimo software per computer. Per poterlo utilizzare, ti basta semplicemente possedere un account Microsoft e accedere al servizio Word Online.
In questa guida non ti spiegherò come usare Word Online in quanto le sue funzionalità sono davvero simili a Microsoft Word: ti chiedo quindi di rileggere e fare riferimento ai paragrafi sopra. Tieni conto che le differenze stanno sulle funzionalità di cui Word Online è sprovvisto rispetto al suo omonimo software desktop, come la protezione con password di un documento, il salvataggio di modelli di font e colori, le filigrane, la progettazione di lettere ed etichette, per farti qualche esempio.
Inoltre ti suggerisco di leggere la mia guida sui programmi per scrivere gratis: in essa troverai maggiori informazioni riguardo a Word Online e alle sue funzionalità per la condivisione dei documenti.
Come usare l'app Word su smartphone e tablet
Il noto programma di videoscrittura Microsoft Word è disponibile anche su dispositivi mobili dotati del sistema operativo Android e iOS/iPadOS. A differenza del software principale di videoscrittura, l'applicazione dedicata agli smartphone e ai tablet è gratuita per dispositivi sotto i 10,1 pollici, ma presenta funzionalità limitate. Per dispositivi con display più grandi, è necessario acquistare un abbonamento a Microsoft 365.
L'applicazione ha un'interfaccia che ha una distribuzione delle schede in base al fatto che la stai utilizzando su uno smartphone oppure su tablet. Su quest'ultimo, infatti, le schede sono su una barra orizzontale posta in alto, come sul software desktop Microsoft Word oppure Word Online. Su smartphone, invece, le schede sono accessibili tramite menu a tendina in basso a sinistra.
Per quanto riguarda le funzionalità, trovi le stesse che ti ho già menzionato nel capitolo dedicato al software desktop Microsoft Word. Ti segnalo che è presente una nuova scheda, definita Disegno, nella quale sono presenti gli strumenti per il disegno a mano libera impiegando il touch-screen dello smartphone o del tablet.
Come usare microfono Microsoft Word
Su Word è possibile abilitare l'uso del microfono per la funzionalità di dettatura. Tale funzionalità è accessibile gratuitamente nell'app di Word per smartphone e tablet e in Word Online. Per quanto riguarda il software desktop, la dettatura è disponibile soltanto con Microsoft 365, sottoscrivendo un piano in abbonamento.
Usare il microfono su Word è un gioco da ragazzi: su Microsoft Word e Word Online, apri un qualsiasi documento di testo e fai clic sulla scheda Home in alto. A questo punto, premi sul tasto Dettatura per avviare tale funzionalità. Ti verrà mostrato anche un riquadro tramite il quale puoi interrompere l'acquisizione dell'audio dal microfono e cambiarne le impostazioni (l'icona dell'ingranaggio).
Su smartphone e tablet, invece, fai tap su un punto qualsiasi del documento (dove vuoi inserire il testo da dettare) e premi sull'icona del microfono in basso a destra. Verrà dunque trascritto sull'app Word tutto ciò che il microfono acquisisce. Tramite il riquadro in basso, puoi attivare o disattivare il microfono oppure modificare le impostazioni della dettatura.
Per maggiori informazioni su come dettare su Word e scoprire come avvalerti anche dei sistemi di dettatura integrati nel sistema operativo del tuo computer per questo scopo, leggi il tutorial che ti ho appena linkato.
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Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
