Questo sito contribuisce alla audience di Il Messaggero
Salvatore Aranzulla Day
Evento di formazione SEO con Salvatore Aranzulla. Scopri il programma

Come confrontare due file Word

di

Il tuo lavoro ti costringe a scrivere un’infinità di documenti ogni giorno? Devi revisionare i testi redatti da un tuo collega, prima che questi vadano in pubblicazione? Allora scommetto che sull’hard disk del tuo PC avrai conservato tantissime copie di file Word quasi identici fra loro e che perdi sempre un mucchio di tempo per scoprire quali sono le versioni revisionate e quelle originali, per non parlare della difficoltà di mostrare al tuo capo tutte le modifiche che hai effettuato.

Ho indovinato, vero? Bene, se è questo il motivo per cui hai cercato su Internet spiegazioni su come confrontare due file Word, allora sappi che sei capitato proprio nel posto giusto: preparati a leggere questa mia guida. Nel corso di questo tutorial ti spiegherò come utilizzare lo strumento predefinito del noto programma di videoscrittura di Microsoft, il quale, ne sono sicuro, ti faciliterà notevolmente il lavoro.

Sì, hai letto bene! Il noto programma per la scrittura sviluppato da Microsoft integra un’utilissima funzione che permette di effettuare quest’operazione in maniera del tutto automatica e visualizzarne immediatamente le differenze. Tutto quello che devi fare, è indicare al programma i file da comparare e il gioco è fatto. Non ci credi? Allora prova tu stesso seguendo le istruzioni che ti fornirò in questo tutorial.

Come dici? Vorresti riuscire in questo intento ma, dal momento in cui non sei molto pratico con l’utilizzo del programma di videoscrittura e hai paura di non riuscire a sfruttare questa funzionalità? E io che cosa ci sto a fare qui?! Non devi assolutamente preoccuparti, ho scritto questa guida proprio per aiutarti a svolgere questo compito. Sono sicuro che, se presterai attenzione alle indicazioni che ti fornirò nelle righe successive e, che se le seguirai alla lettera, riuscirai a confrontare i tuoi file Word. Scommettiamo? Ti auguro una buona lettura.

Indice:

Come confrontare due file Word

Per svolgere un importante lavoro hai bisogno di confrontare con urgenza due file Word e vuoi sapere come riuscirci senza perdere ore e ore. Molto bene, allora, come ti ho spiegato nell’introduzione, ti consiglio di agire tramite lo strumento predefinito del programma di videoscrittura.

Detto questo, la prima cosa che devi fare è chiaramente quella di avviare Microsoft Word facendo clic sulla sua icona presente nel menu Start di Windows oppure sul desktop del tuo computer.

Una volta avviato il programma, apri intanto un Documento Vuoto per accedere all’editor di testo integrato e a tutti i suoi strumenti. Una volta che visualizzerai la pagina bianca di Word, dovrai fare clic sulla scheda Revisione che potrai vedere situata nella barra degli strumenti in alto del programma.

Clicca quindi sul pulsante Confronta (simbolo di due pagine affiancate) e seleziona la voce Confronta… dal menu che si apre per avviare lo strumento Anteprima confronto che fa riferimento alla possibilità di confrontare due versioni di un documento. Ti spiegherò quindi come effettuare nel dettaglio la procedura di comparazione fra due documenti.

Nella finestra che si apre, fai clic prima sull’icona a forma di cartella collocata sotto la voce Documento originale per selezionare il primo documento da confrontare; potrai così individuare il primo documento da importare nel programma di videoscrittura.

Puoi anche scegliere tra i documenti di recente apertura facendo clic sul pulsante con il simbolo della freccia verso il basso. In questo modo, si aprirà un menu a tendina che potrai scorrere per individuare il documento di tuo interesse tra quelli aperti di recente.

Dovrai poi fare la stessa cosa in corrispondenza della dicitura Documento revisionato. Scegli quindi se fare clic sull’icona a forma di cartella per sfogliare tutti i file presenti nella memoria del tuo computer ed individuare così il file il secondo file da caricare. Facendo invece clic sull’icona con il simbolo di una freccia verso il basso potrai usufruire del menu a tendina per sfogliare l’elenco dei documenti recenti.

Una volta che avrai selezionato i documenti che vuoi sottoporre alla comparazione premi poi sul pulsante OK per avviare la comparazione. Prima di attivare lo strumento Anteprima confronto, premendo su OK, non dimenticare che puoi scegliere e personalizzare nel dettaglio quali elementi del documento sottoporre alla comparazione.

Per farlo dovrai fare clic sul pulsante Altro (situato in basso a sinistra): estenderai così la visualizzazione degli strumenti e delle possibilità aggiuntive per la comparazione; potrai vedere queste voci in corrispondenza della dicitura Impostazioni di confronto. In questo modo potrai mettere il segno di spunta accanto alle voci relative alle opzioni desiderate come ad esempio gli spostamenti, la formattazione, gli spazi e le tabelle, ecc.).

Per personalizzare maggiormente le opzioni relative allo strumento di confronto presente nel programma Microsoft Word ti consiglio di fare attenzione alla dicitura Mostra modifiche. In corrispondenza di quella voce potrai vedere alcune opzioni che ti permetteranno di confrontare i documenti in maniera personalizzata.

Giusto per farti un esempio, puoi scegliere se mostrare le modifiche nel documento originale, nel documento revisionato oppure in un nuovo documento. Ti basterà apporre il segno di spunta sulla voce di tuo interesse.

Una volta che avrai personalizzato tutte le impostazioni della modalità di confronto di Microsoft Word, potrai confermarle premendo sul pulsante OK che ti ho indicato in precedenza. A questo punto, ti ritroverai davanti ai risultati della comparazione in un nuovo documento o nel documento originale, a seconda delle opzioni che hai indicato.

Adesso potrai notare che, al centro della nuova finestra di Microsoft Word che si aprirà, troverai il tuo documento con evidenziate in rosso tutte le parti differenti presenti nei due documenti sottoposti al confronto. Fai quindi clic sulla barra rossa presente sulla parte sinistra del foglio per aprire sulla destra il riquadro dei commenti. In questo riquadro potrai trovare la descrizione dettagliata di tutte le differenze che sono state trovate confrontando i due documenti.

Puoi attivare questa speciale visualizzazione anche facendo tap sulla dicitura Commenti semplici e selezionando dal menu a tendina la dicitura Tutti i commenti. Fai anche clic sulla voce Riquadro delle revisioni per visualizzare anche il dettaglio delle revisioni.

Al termine del confronto, puoi salvare in modo molto semplice e immediato una copia del risultato, con tutte le differenze fra i documenti evidenziate in rosso. Per farlo dovrai fare clic sul pulsante File che si trova in alto a sinistra e selezionando la voce Salva con nome dal menu che si apre.

Come visualizzare e confrontare documenti affiancati

Per confrontare due documenti, poi anche utilizzare la modalità Affianca su Word la quale ti permette di affiancare due documenti di testo e di scorrerli manualmente per visualizzare le modifiche.

Chiaramente, a differenza della procedura che ti ho indicato nelle righe precedenti, questa modalità è più indicata per documenti di poche pagine o che comunque non presentano numerose revisioni, in quanto dovrai effettuare un confronto in maniera del tutto manuale.

Per effettuare questa procedura devi aprire per prima cosa i due documenti che vuoi confrontare tramite la modalità Affianca. Fai quindi clic sulla loro icona dal desktop del tuo computer oppure aprili dalla cartella in cui sono situati. Apri quindi sia il documento originale che il documento revisionato o modificato: non preoccuparti del fatto che si apriranno due documenti Word in due schede separate perché nelle righe successive ti spiegherò come visualizzare con la modalità Affianca.

Una volta che avrai aperto i due documenti Word, fai clic sulla scheda Visualizza che puoi vedere nel menu in alto di Word e, a questo punto, fai poi clic sulla dicitura Affianca: automaticamente verranno affiancati questi due documenti che hai aperto.

Una volta che avrai affiancato i due documenti, puoi agire dalla scheda Visualizza per personalizzare alcune opzioni della modalità di visualizzazione di questo strumento Affianca di Microsoft Word.

Giusto per farti qualche esempio, facendo clic su un documento e potrai trovare attiva l’opzione Nuova finestra: questa aprirà una seconda finestra del documento che hai selezionato, in modo tale che potrai lavorare contemporaneamente su punti diversi dello stesso.

Facendo invece clic sul pulsante Disponi tutto metterai in pila tutte le finestre che hai aperto e affiancato; in questo modo potrai vederle tutte contemporaneamente. Infine facendo clic sulla voce Dividi, la quale si trova sempre situata nel menu Visualizza, potrai visualizzare contemporaneamente due sezioni di un documento. In particolar modo, questo pulsante è molto utile per visualizzare una sezione e contemporaneamente modificarne un’altra.

Infine non dimenticare il pulsante Scorrimento sincrono che, se attivato, ti permette di scorrere insieme due documenti; puoi utilizzare questa funzionalità per confrontare i documenti, agendo riga per riga per trovare le eventuali differenze. Per passare velocemente da un documento all’altro, premi poi sul pulsante Cambia finestra.