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Come usare Microsoft Word

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Per via di esigenze di tipo lavorativo devi incominciare a prendere familiarità con il computer e, in particolare con i programmi di videoscrittura. Proprio per questo motivo, alcuni tuoi amici più esperti di te e intenzionati ad aiutarti, ti hanno suggerito di incominciare dalle basi e di fare pratica con Word, software professionale utilizzato praticamente ovunque, di cui molti decantano la sua ampia disponibilità oltre che la sua facilità d’uso.

Questo è ciò che ti sei presupposto di fare, anche se però devi ammettere di avere diverse lacune a riguardo: Inoltre, non essendo molto pratico con l’utilizzo quotidiano del computer, non sai da dove iniziare per imparare a utilizzare Word. Hai così cercato su Internet informazioni pratiche e hai fatto clic su questa mia guida, sperando di ricevere il mio aiuto.

Beh, se le cose stanno effettivamente nel modo in cui le ho descritte, sappi che sei stato davvero fortunato a capitare su questa mio tutorial. Tutto quello che ti serve è un po’ di tempo libero; posso senza ombra di dubbio guidarti nell’utilizzo del software in questione dal momento in cui la tecnologia è il mio pane quotidiano e faccio un uso smodato di questo programma. Nel corso di questo tutorial ti spiegherò nel dettaglio come usare Word, parlandoti delle sue funzionalità di più comune utilizzo. Sei pronto per incominciare? Sì? Ti auguro una buona lettura.

Indice:

Come usare Microsoft Word (Windows/macOS)

Prima di spiegarti nel dettaglio come usare Word vorrei fare un breve accenno sulle caratteristiche del software in sé. Word, o meglio Microsoft Word, è un celebre programma di videoscrittura che viene utilizzato da moltissimi utenti ogni giorno. Word è disponibile all’interno della suite di produttività Microsoft Office, disponibile nella versione in abbonamento, Office 365, oppure nelle versioni ad acquisito della licenza d’uso, Office Home e Office Professional. Word è disponibile sia sui sistemi operativi Windows, sia sui sistemi macOS. Dove puoi acquistare questo software? È distribuito in tanti negozi fisici e virtuali, ma se vuoi andare sul sicuro, puoi acquistarlo sullo store ufficiale di Microsoft.

Il noto programma di videoscrittura Microsoft Word è disponibile anche su dispositivi mobili dotati del sistema operativo Android e iOS. A differenza del software principale di videoscrittura, l’applicazione dedicata agli smartphone e ai tablet è gratuita ma presenta funzionalità limitate.

Strumenti principali di Microsoft Word

Se vuoi imparare a utilizzare Word, per prima cosa apri il programma facendo clic sulla sua icona. Come prima cosa, potrai vedere che ti verrà presentata una scelta da effettuare che riguarda il modello di documento che vuoi creare. Puoi selezionare uno tra i tantissimi modelli a disposizioni preinstallati o disponibili online: una lettera, una brochure, un report, un menu per una cena oppure un semplice documento vuoto, sono questi alcuni esempi dei modelli disponibili per la creazione di un documento su Word. In questa mia guida ti mostrerò alcuni strumenti che puoi utilizzare su Word e, per semplicità, selezionerò un Documento vuoto.

Ciò che potrai notare immediatamente all’apertura del modello del tuo documento sono le tab in alto che racchiudono i numerosi strumenti per la gestione dei contenuti dello stesso. Ti elencherò qui di seguito le tab e gli strumenti più importanti che potrai utilizzare.

  • File: ti permette di creare un nuovo documento, aprirne uno già creato e salvare il documento che hai attualmente aperto. Potrai anche stamparlo, condividerlo e aprire le impostazioni generali del documento.
  • Home: nella tab in questione sono racchiusi tutti gli strumenti di cui hai bisogno per poter impostare la formattazione del testo, tra cui il cambio font e la modifica della dimensione del carattere. Potrai cambiare il colore del testo, creare elenchi puntati oppure utilizzare gli strumenti di Copia e incolla per gli elementi del tuo documento.
  • Inserisci: ti permette di inserire all’interno del tuo documento degli elementi, come numerazioni di pagina, intestazioni, immagini, tabelle, grafici oppure dei collegamenti a link esterni.
  • Progettazione: permette l’impostazione e il salvataggio di set di colori e degli stili di formattazione degli elementi di un documento per un uso rapido, così da non perdere tempo a impostare vari stili su documenti diversi.
  • Layout: questa voce di menu ti permette di impostare i margini del foglio, oltre al suo orientamento e le dimensioni. Potrai anche impostare il rientro e la spaziatura tra i paragrafi.
  • Riferimenti: se stai creando una relazione, un report o una tesi di laurea per esempio, in questa tab potrai creare sommari e note a piè di pagina.
  • Lettere: permette la gestione e la creazione di lettere ma anche di buste ed etichette.
  • Revisione: se il tuo documento ha la necessità di un controllo ortografico e grammaticale, all’interno di questa tab troverai tutto quello che ti serve. Potrai anche creare dei commenti per effettuare delle revisioni ai documenti che invii ai tuoi collaboratori.
  • Visualizza: ti permette di impostare la visualizzazione di un documento nella sua struttura e di vederne il layout di stampa. Attraverso questo pulsante potrai anche impostare il livello di zoom oppure dividere il documento in diverse finestre per avere in primo piano porzioni di testo.

Adesso che ti ho dato una panoramica generale delle funzionalità di Word, nei paragrafi successivi ti indicherò alcuni strumenti specifici che potrebbero farti comodo.

Come modificare il font e la dimensione del carattere

Nella tab Home hai a disposizioni alcuni strumenti veramente importanti che possono fare la differenza per migliorarne la leggibilità di un documento. Se vuoi impostare al tuo documento un stile di font diverso da quello che ti viene proposto di base, puoi selezionare il menu a tendina presente nella sezione Carattere. Al suo interno troverai tantissimi font già installati nel tuo computer e ti basterà selezionarne uno qualsiasi al suo interno per vederne gli effetti.

I font che hai a disposizione non si limitano a quelli che vedi, puoi installare tutti quelli che preferisci, scaricandoli da alcuni database di font online, come per esempio dal sito Web DaFont. Nel caso di questo database online, ti basterà individuare il font che più ti piace e scaricarlo premendo sul pulsante Scarica. Una volta scaricato il pacchetto font, dovrai fare doppio clic sul file con estensione .TTF e poi premere sul pulsante Installa. Il tuo font sarà quindi disponibile all’interno dell’elenco font di Word. Se non dovessi vederlo, salva il tuo documento e riaprilo.

Accanto al menu a tendina dei font, troverai una casella di scelta che riguarda la dimensione del tuo font, potrai impostare valori da 8 a 72. Potrai però immettere anche valori personali che non trovi indicati, inclusi numeri più piccoli o più grandi di quelli proposti.

Altre modifiche che potrebbero interessarti riguardano l’uso del grassetto, corsivo, sottolineato e barrato. Questi pulsanti dedicati alla formattazione del testo sono indicati sotto gli strumenti di cui ti ho parlato sopra, sempre all’interno della sezione Carattere. Ti ricordo che puoi utilizzarli anche con le scorciatoie da tastiera: CTRL+G per il grassetto, CTRL+I per il corsivo, CTRL+S per il sottolineato.

Alcune modifiche avanzate della formattazione possono essere trovate selezionando una porzione del testo da modificare e facendo clic con il tasto destro del mouse su di essa. Seleziona quindi la voce Carattere dal menu a tendina per visualizzare le scelte che puoi fare per quanto riguarda eventuali modifiche avanzate della formattazione.

Ricorda però che, quando applicherai una modica nella formattazione, questa sarà visibile soltanto non appena inizierai a digitare i caratteri dalla tastiera. Se vuoi invece modificare una formattazione di un testo già digitato, dovrai selezionarlo con il tuo mouse e poi applicare la modifica da te scelta.

Allineamento del testo e uso di elenchi

All’interno della tab Home, nella sezione Paragrafo, puoi trovare gli strumenti per la modifica dell’allineamento del testo. Nello specifico faccio riferimento all’allineamento a sinistra, al centro, a destra e giustificato.

Solitamente, un testo con allineamento al centro viene utilizzato per posizionare elementi quali per esempio i titoli, mentre un allineamento a destra può essere utilizzato per alcuni elementi del testo nella composizione di lettere. L’allineamento a sinistra è invece quello più diffuso, sia nel campo della scrittura dei documenti che in quello del Web, ma solitamente si predilige l’allineamento giustificato nei documenti per dare un tocco più raffinato e ordinato del testo.

Nei paragrafi viene anche applicato di default una spaziatura con il bordo del foglio, la quale su Word viene chiamata Margine. È possibile però che, in base al contenuto che si sta scrivendo, sia richiesto di utilizzare una diversa spaziatura differente tra i vari paragrafi con il margine. Per modificare la spaziatura, utilizza quindi i tasti Riduci rientro (simbolo di un testo con una freccia a sinistra) e Aumenta rientro (simbolo di un testo con una freccia a destra).

Per la creazione di elenchi, puoi scegliere fra l’utilizzo di elenchi puntati, cioè elenchi che presentano un simbolo a fianco di ogni elemento dell’elenco, elenchi numerati oppure elenchi a più livelli. Per impostare un nuovo elenco, fai clic sui corrispettivi pulsanti presenti nella sezione Paragrafo. Questi sono facilmente riconoscibili dalle icone con linee ed elementi a fianco.

Trova e sostituisci

Hai redatto un documento e, soltanto alla fine ti sei accorto di un errore che si ripete più volte? Stai cercando di individuare una precisa parola all’interno del testo, per identificare un paragrafo che hai già scritto? Nel caso dei due esempi citati, puoi fare riferimento a due funzionalità molto importanti di Word: la funzione Trova e la funzione Sostituisci.

Se, come citato nel mio precedente esempio, vuoi cercare una parola specifica nel tuo documento, recati nella tab Home, e fai clic sul pulsante Trova (sezione Modifica) oppure premi la combinazione di tasti CTRL+MAIUSC+T. Ti verrà visualizzata sulla sinistra dello schermo un’area per la digitazione del testo da cercare.

Digita quindi il testo e premi il tasto INVIO sulla tastiera per far apparire tutti i risultati di ricerca. Se hai bisogno invece di effettuare una ricerca avanzata, fai clic sul simbolo di una freccia accanto al pulsante Trova e seleziona la voce Ricerca avanzata. Nella nuova finestra che ti apparirà, fai clic su Altro e imposta quindi i tuoi parametri di ricerca.

Se hai bisogno, invece, di sostituire una parola digitata con un’altra che si ripete più volte all’interno del tuo documento, allora dovrai utilizzare la funzione Sostituisci, che si trova proprio sotto il pulsante Trova. Nella finestra che ti appare dovrai inserire il testo da trovare nel campo Trova e la nuova parola che lo sostituirà nel campo Sostituisci con. Nel caso in cui tu abbia necessità di utilizzare strumenti di ricerca del testo più avanzati, fai clic sul pulsante Altro.

Come creare una carta intestata e inserire una numerazione di pagina.

Una carta intestata è un modello base di documento utilizzato da professionisti e aziende. Puoi realizzarla utilizzando gli strumenti che trovi nella tab Inserisci. Tramite la sezione Intestazione e piè di pagina potrai infatti inserire tutti gli elementi che riguardano la tua carta intestata, come il logo, il nome dell’azienda o del professionista, l’indirizzo della sede legale e i recapiti per un contatto.

Fai quindi clic sul tasto Intestazione e scegli fra i modelli predefiniti. Ti apparirà una nuova tab, denominata Strumenti intestazione e piè di pagine che ti permetterà di modificare l’intestazione o il piè di pagine del tuo documento. Fai quindi clic sulla dicitura Digitare qui per modificarne il contenuto inserendo del testo o aggiungendo delle immagini (come il proprio logo), tramite il pulsante Immagini, posto in alto nella barra orizzontale. Potrai anche aggiungere la numerazione delle pagine, facendo clic sul pulsante Numero di pagina.

Come usare Word Online

Il più grande difetto di Word, se così può essere definito, è il suo costo, il quale può risultare eccessivo per alcuni, anche se Microsoft si è mossa in quest’ambito promuovendo dei pacchetti in abbonamento con costi più contenuti per gli utenti.

Se proprio non hai la possibilità di acquistare Word, oppure il software non si trova installato nel computer che stai utilizzando, allora può fare al caso tuo Microsoft Word Online, il servizio online di videoscrittura che possiede la maggior parte delle caratteristiche dell’omonimo software per computer. Per poterlo utilizzare, ti basterà semplicemente possedere un account Microsoft e accedere al servizio Web di Word Online.

In questa guida non ti spiegherò come usare Microsoft Word Online in quanto le sue funzionalità sono davvero simili a Microsoft Word: ti chiedo quindi di rileggere e fare riferimento ai paragrafi sopra. Inoltre ti suggerisco di leggere la mia guida Programmi per scrivere gratis, in essa troverai maggiori informazioni riguardo a Word Online e alle sue funzionalità per la condivisione dei documenti.