Come fare marketing automation con un CRM
La tua aziende va a gonfie vele, ma la gestione dei contatti e dei clienti è davvero un disastro? Ti capita di avere decine (o magari centinaia) di contatti, clienti e potenziali clienti sparsi tra file Excel, email e appunti. Questa cosa rende il tuo lavoro decisamente più complicato, perché ogni volta non ricordi quello che devi fare con un determinato contatto o cliente, oppure non ricordi a che punto è la trattativa.
In realtà questa è una situazione molto comune in tante aziende, soprattutto in quelle realtà che ancora non hanno un sistema per gestire le relazioni con i propri clienti. Nello specifico, in questi casi è sicuramente consigliato l’utilizzo di un tipo di software chiamato CRM, acronimo di Customer Relationship Management, che permette di tenere sotto controllo contatti, appuntamenti, preventivi, campagne di marketing e vendite. Tra i CRM più moderni in circolazione, ti consiglio di utilizzare CRM in Cloud di TeamSystem, che integra anche funzionalità di marketing automation, che ti consentiranno di automatizzare comunicazioni, invii massivi di email e follow-up, risparmiando tempo e aumentando l’efficacia delle tue campagne.
La cosa ha stuzzicato la tua attenzione, pertanto desideri capire meglio come fare marketing automation con un CRM? Nessun problema, perché nei prossimi paragrafi ti darò tutte le informazioni di cui necessiti. Tutto quello che devi fare è metterti comodo, prenderti cinque minuti di tempo libero e proseguire con la lettura dei prossimi paragrafi. Non mi resta che augurarti una buona lettura!
Indice
- Che cosa significa “marketing automation”
- Cosa è CRM in Cloud
- Come funziona CRM in Cloud con marketing automation
- Costruire flussi automatizzati in CRM in Cloud
Che cosa significa “marketing automation”
Prima di addentrarci nel vivo del tutorial, permettimi di spiegarti che cosa significa “marketing automation”, in modo che tu abbia qualche nozione in più sull’argomento. Con marketing automation si intende l’insieme di strumenti e processi che permettono di automatizzare, monitorare e gestire le campagne marketing in modo strutturato, basandosi su regole, trigger e comportamento degli utenti.
Dunque, puoi dire addio alle vecchie e noiose procedure che adottavi, magari andando ad inviare manualmente messaggi uno a uno o gestire manualmente ogni contatto. Infatti, tramite il marketing automation, puoi andare ad automatizzare alcune azioni, rendendoti il lavoro più semplice e veloce. Ad esempio, appena un lead compie un’azione (ad esempio clicca un link), puoi impostare un’automatismo facendo scattare l’invio di una mail di follow-up. Ovviamente non manca la possibilità di segmentare i contatti in gruppi o ottenere dati su click, conversioni e altro ancora.
Cosa è CRM in Cloud
Per rendere la marketing automation ancora più “fluida”, il mio consiglio è quello di combinarla ad un CRM (Customer Relationship Management), che aiuta a gestire al meglio la tua azienda, andando ad analizzare e migliorare le interazioni con i clienti, oltre che tenere sotto controllo le vendite e gestire le attività di marketing.
Nello specifico, voglio mostrarti CRM in Cloud, la piattaforma di TeamSystem pensata per raccogliere e gestire i contatti, coordinare la rete vendita e monitorare le attività commerciali. Oltre a funzioni come analisi, agenda, preventivi, ordini, attività e task, CRM in Cloud consente anche di integrare strumenti di email marketing come MailUp, ideali per creare campagne di comunicazione efficaci.
L’integrazione tra CRM in Cloud e MailUp rappresenta un vero punto di forza nella marketing automation: MailUp può utilizzare il database del CRM come fonte dati per le campagne, aggiornare automaticamente i contatti e alimentare i workflow automatizzati. In questo modo, i due strumenti combinati diventano un alleato strategico per la crescita dell’azienda. Inoltre, grazie all’integrazione, le email create con MailUp sono disponibili direttamente all’interno del CRM, da cui puoi inviarle facilmente ai tuoi contatti — siano essi lead o clienti.
CRM in Cloud (come anche MailUp) è anche molto versatile, dato che può essere fruibile direttamente tramite il browser Web, sia su PC che su dispositivi mobile, non richiedendo l’installazione di alcun software.
Anche l’offerta commerciale di CRM in Cloud è molto versatile, offrendo tre abbonamenti differenti, che si adattano alle piccole, medie e grandi realtà imprenditoriali. Si parte con l’abbonamento annuale Entry da 13 euro al mese + IVA, per passare all’abbonamento Professional fino ad arrivare all’abbonamento Business. In più, puoi provare lo strumento tramite una prova gratuita a questo link.
Per tutte le informazioni sui prezzi e sulle funzionalità supportate, dai un’occhiata a questa pagina ufficiale di CRM in Cloud.
Come funziona CRM in Cloud con marketing automation
Adesso che ne sai qualcosa in più sulla marketing automation e sulla piattaforma CRM in Cloud, vediamo insieme come funziona CRM in Cloud con marketing automation, andando a vedere insieme quelli che sono gli strumenti che la piattaforma mette a tua disposizione.
Per procedere, prima di tutto recati sulla pagina ufficiale del servizio ed esegui l’accesso con le tue credenziali (oppure esegui la registrazione se ancora non l’hai fatto).
Anagrafiche e importazione contatti
La prima cosa che devi fare una volta eseguito l’accesso è procedere con la gestione anagrafiche e importazione contatti, funzione fondamentale per gestire i contatti dei tuoi clienti, eventuali lead o per avviare delle campagne di marketing efficaci.
Per aggiungere un contatto a CRM in Cloud, dalla schermata principale del servizio, clicca sul pulsante + che trovi nel menu a sinistra e, dal menu che si apre, fai clic sulla voce Contatto. Nella schermata che si apre, clicca sul pulsante Nuovo contatto che trovi in alto a destra, e nella finestra che si apre compila tutti i campi necessari andando a digitare, ad esempio, nome e cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, e infine clicca sul pulsante Salva. Ripeti la medesima operazione per ogni contatto che vorrai aggiungere al tuo CRM.
Ovviamente, non manca la possibilità di procedere con l’importazione automatica dei contatti, che diventa decisamente utile se hai già tutti i contatti all’interno di un file con estensione .xslx. Per procedere, dalla schermata principale, clicca sull’icona dell’ingranaggio che trovi nel menu laterale e, dal menu che si apre, clicca sulla voce Importa dati: clicca sul pulsante Nuova importazione per proseguire.
Nella schermata che si apre, fai clic sul pulsante Carica file (in alternativa puoi trascinare il file con il mouse nell’apposito riquadro) e poi seleziona il file contenente i dati dei tuoi contatti. Devi sapere che CRM in Cloud mette a tua disposizione dei file di esempio, che potrebbero tornarti utile per un’importazione dei dati senza intoppi. Per ottenerli ti basterà selezionare il tipo di file che devi caricare (ad esempio Contatto) e poi cliccare sul pulsante Scarica esempio.
Una volta importati i contatti, se hai già dati che potrebbero tornarti utili in futuro, ad esempio riguardanti interessi o eventuali acquisti già eseguiti, ti consiglio di andare a modificare il singolo contatto, aggiungendo le informazioni in questione. Per farlo, dalla schermata principale, fai clic sulla voce CRM collaborativo e, dal menu che si apre, clicca sulla voce Contatti. Qui, dall’elenco che compare, seleziona il contato sui cui desideri agire e fai clic su di esso per entrare nella sezione di modifica. Nella schermata che compare, potrai, ad esempio, aggiungere eventuali attività (personalizzabili a seconda delle tue esigenze), segnalare vendite già effettuate, aggiungere documenti o eventuali messaggi e note.
In questo modo riuscirai ad ottenere un database sempre aggiornato e completo.
Segmentazione dei clienti
Una volta importati i contatti e inseriti anche i dati aggiuntivi, puoi procedere con la segmentazione dei clienti, ovvero dovrai andare a suddividere i clienti in base a caratteristiche comuni, come ad esempio i dati demografici, comportamentali o abitudini di acquisto. In questo modo, successivamente, potrai andare a migliorare la marketing automation, ad esempio andando a personalizzare le comunicazioni in base al tipo di interesse del cliente.
Per segmentare i contatti dei tuoi clienti su CRM in Cloud dovrai andare a creare delle liste. Per farlo, dalla schermata principale dal servizio, clicca sulla voce Campagne nel menu laterale e poi fai clic sulla voce Liste di distribuzione. Successivamente, procedi alla creazione di una lista facendo clic sul pulsante Nuova Lista che trovi in alto a destra: digita un nome da dare alla lista, se creare una lista statica o dinamica, e digita una descrizione.
La lista statica è un contenitore di anagrafiche originato da una ricerca, che non muta ad ogni esecuzione. La lista dinamica, invece, prevede una riesecuzione dei filtri di ricerca che la ha generata ad ogni utilizzo.
Una volta creata la lista, seleziona una tra le schede Aziende, Contatti o Lead che trovi in alto e, nella schermata che si apre, clicca sul pulsante Aggiungi elementi da ricerca: da qui potrai aggiungere filtri di ricerca e popolare la lista sfruttando i filtri scelti.
Integrazione di strumenti esterni
Con CRM in Cloud è possibile effettuare l’integrazione di strumenti esterni, grazie all’integrazione con MailUp, il prodotto teamSystem che permette di inviare SMS, RCS ed email davvero efficaci.
Per procedere con l’integrazione di MailUp, ad esempio, dovrai prima di tutto installare l’apposito plugin. Dalla schermata principale del servizio, clicca sull’icona dell’ingranaggio dal menu laterale e poi sulla voce Configurazioni. Nella schermata che si apre, scorri verso il basso fino ad individuare la sezione SINCRONIZZAZIONI e clicca sul pulsante Installa che trovi nel riquadro riferito a MailUp: conferma l’operazione facendo clic sulla voce Installa.
Completata l’installazione del plugin, clicca sul pulsante Impostazioni e poi su Login in MailUp. Adesso dovrai procedere con la configurazione del servizio andando a digitare le credenziali di MailUp e poi fornendo tutte le autorizzazioni richieste da CRM in Cloud.
Una volta sincronizzata MailUp, troverai nel CRM le email costruite con l’editor drag&drop di MailUp, in maniera automatica e sempre aggiornata. Potrai quindi andare a inviare le tue email direttamente dal CRM senza bisogno di scaricare la versione HTML e importarle manualmente nel CRM. Non solo: grazie alla sincronizzazione dei contatti, troverai anche le liste di invio che hai su MailUp nel CRM. Potrai poi anche consultare le statistiche di ogni invio sempre e direttamente dal CRM senza passare da MailUp.
Monitoraggio e ottimizzazione
Un altro aspetto fondamentale nella marketing automation è sicuramente il monitoraggio e l’ottimizzazione. Nel primo caso si vanno a monitorare le diverse metriche chiave, come ad esempio tassi di apertura, click, tasso di conversione e valore del ciclo di vita del cliente. Nel secondo caso, invece, puoi andare a sfruttare un servizio come MailUp per andare a sperimentare con test A/B, oltre ad andare ad aggiornare i dati e pulire periodicamente il database, ad esempio rimuovendo contatti inattivi o non più utili.
Per ottenere tutte le informazioni legate al monitoraggio ti basterà recarti nella sezione Analytics, residente nella schermata principale del servizio. Tramite questa sezione è possibile poi accedere alle sezioni Dashboard (riepilogo completo di tutte le attività svolte tramite la piattaforma), Report (permette di creare dei report semplici, avanzati o database), Report mailing (permette di ottenere dati sugli orari di interazione, tassi di feedback, per dispositivo o per client in uso), Sales Performance (permette di tenere sotto controllo l’operato dei tuoi commerciali), Dashboard commerciale (permette di visualizzare nuove opportunità e leads, quelli in corso, quelli convertiti e quelli persi) e KPI (tutte le metriche utili a monitorare l’andamento dei processi aziendali).
Se, invece, desideri apportare delle ottimizzazioni alla tua strategia di marketing, il mio consiglio è quello di farlo sfruttando l’integrazione con la piattaforma MailUp, la quale permette di avere accesso a tanti strumenti riguardanti il marketing, tra cui la possibilità di andare ad effettuare un test A/B. Per farlo, dalla schermata principale di MailUp, a cui puoi accedere da questa pagina, recati in Messaggi > Email > A/B Test e fai clic sul pulsante Nuovo A/B Test.
Per ulteriori informazioni su come eseguire un test di questo tipo, dai un’occhiata alle indicazioni che trovi nel mio tutorial su come vendere online e inviare offerte via email.
Costruire flussi automatizzati in CRM in Cloud
Con CRM in Cloud, automatizzare i processi di marketing e vendita è semplice grazie al modulo Flussi, uno strumento che consente di creare percorsi automatici in risposta a specifici eventi o condizioni. Ogni flusso è composto da tre elementi principali: un trigger (il punto di innesco), un corpo con la sequenza di azioni da eseguire e un esito finale di successo o fallimento.
Per creare un flusso passo dopo passo, per prima cosa devi attivare il modulo Flussi. Per farlo ti basterà recarti in Setup > Configurazioni > Plugin dei flussi. Una volta installato, accedi a Setup > Flussi e fai clic su Nuova automazione.
Potrai scegliere tra un modello nuovo oppure tra template giù predefiniti. All’interno della scheda di configurazione troverai tre schede: Flusso, Editor e Log.
La scheda Flusso permette di attivare o disattivare il modello. Editor, invece, permette di costruire le azioni e definire il percorso del flusso. Infine, la scheda Log permette di monitorare i risultati e verificare eventuali errori di configurazione.
Nel tab Editor, aggiungi un trigger di avvio del flusso e poi inizia a costruirne i vari nodi ed eventi automatici, per definire le azioni che il flusso dovrà compiere: inviare un’email, creare un’attività, aggiungere un contatto a una lista, generare un’opportunità o modificare automaticamente una proprietà dell’anagrafica.
Completa il flusso con un nodo di successo o fallimento, così da chiudere correttamente l’automazione e poterla monitorare.
Grazie a questo modulo, puoi ad esempio impostare un flusso che, quando viene registrato un nuovo lead, crea automaticamente un’attività per il commerciale, invia un’email di benvenuto e aggiunge il contatto a una lista per future comunicazioni.
Con poche configurazioni, CRM in Cloud diventa una vera piattaforma di marketing automation, capace di orchestrare comunicazioni, task e follow-up in modo intelligente, assicurando continuità nei processi e tempi di risposta più rapidi verso clienti e prospect.
Articolo realizzato in collaborazione con CRM in Cloud.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
