Come chiudere una email

L'email che hai redatto con tanta cura è praticamente finita e sei quasi pronto per inviarla al suo destinatario. Dico quasi perché manca ancora una delle parti più importanti del messaggio: la chiusura. Dal momento che vuoi essere sicuro di avere un buon impatto su chi leggerà il messaggio, vorresti accertarti di utilizzare delle forme di commiato che siano adatte al contenuto della lettera digitale che stai per ultimare.

Già che sei qui, che ne dici se ti offro qualche consiglio su come chiudere una email, così da toglierti i dubbi che ti impediscono di premere sul tasto “Invia”? Sei d'accordo? Ottimo. Sappi che la giorno d'oggi gli strumenti per riuscire a raggiungere un risultato efficace in questo campo non mancano di certo, considerando anche siamo nell'era dell'intelligenza artificiale.

Che tu abbia intenzione di farti aiutare da quest'ultima (non di farti “sostituire”!) o che tu voglia fare tutto in modo manuale, sappi che in questa sede ti fornirò indicazioni utili in tutti questi casi. Detto ciò, a me non resta altro da fare, se non augurarti una buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Individuare la tipologia di email
• Farsi aiutare dall'intelligenza artificiale
• Come chiudere una email formale
• Come chiudere una email informale
• Come chiudere una email in inglese
• Come chiudere una email in spagnolo
• Come chiudere una email in francese

Individuare la tipologia di email

Prima di entrare nel merito dell'argomento e di spiegarti come chiudere una email, lascia che ti faccia una domanda: che tipo di email stai per inviare? È proprio in funzione di questo che potrai poi decidere il modo migliore per congedarti e lasciare una buona impressione alla persona alla quale verrà recapitato il messaggio.

Come probabilmente già saprai, le email si dividono sostanzialmente in due categorie: le email formali e le email informali. Fra queste due tipologie di lettere vi è una differenza sostanziale: mentre nelle seconde è possibile utilizzare toni più amichevoli e rilassati, nelle prime è bene prestare attenzione ad alcune formalità (come suggerisce il nome stesso delle email formali) che sono fondamentali per fare una buona impressione a recruiter, datori di lavoro, colleghi, clienti, docenti e, più in generale, a tutte quelle persone con cui non si intrattengono rapporti di tipo confidenziale.

Se hai dei dubbi in merito a quale dei due “gruppi” appartiene l'email che stai per inviare, poniti delle domande del tipo: “_ che tipo di rapporto ho con il destinatario del messaggio? Lo conosco di persona? Se avessi l'opportunità di incontrarlo personalmente, gli darei del ”tu“ o del ”lei“? Si tratta di un amico che conosco da tanti anni o di un cliente con cui ho stretto un rapporto ormai consolidato?_”.

Una volta che avrai capito la natura del tuo messaggio, potrai procedere con la scelta delle frasi di chiusura dell'email e, quindi, dei saluti finali. Nei prossimi paragrafi puoi trovare dei consigli utili proprio per scegliere le frasi di chiusura in tutti i contesti, facendoti anche eventualmente aiutare dalla più moderna tecnologia.

Farsi aiutare dall'intelligenza artificiale

Se ti stai domandando come chiudere una email in italiano, sappi che al giorno d'oggi è possibile velocizzare i tempi e ottenere comunque un risultato interessante utilizzando un chatbot di intelligenza artificiale. Questa tipologia di strumento, però, va utilizzata con cognizione di causa, nel senso che vale la pena mantenere elevato il livello di privacy. Non si tratta, d'altro canto, di strumenti per sostituire le proprie idee, bensì per “sbloccarle”.

In questo contesto, puoi dunque, per esempio, collegarti al sito Web ufficiale di ChatGPT, così da poter poi digitare nella barra centrale un prompt simile a “Come posso chiudere una mail formale da inviare a un collega per chiedere informazioni su un progetto?” e dare Invio. Così facendo, vedrai che in breve tempo otterrai una lista di formule che potrebbero risultare di tuo interesse. Chiaramente puoi pensare di personalizzare la tua richiesta esplicitando il tipo di email, se si tratta di una email formale o di una email informale.

Ti ricordo, però, che è l'IA può commettere errori ed è dunque importante verificare i risultati ottenuti, utilizzandola più che altro per fare brainstorming. Se noti dunque qualche allucinazione (è questo il termine tecnico che si utilizza per indicare gli errori dell'intelligenza artificiale), procedi nel correggerla a mano. Per il resto, ricordati che è bene evitare di digitare informazioni sensibili, “oscurandole” per privacy con dei segnaposto. Potresti insomma utilizzare l'IA per ottenere una sorta di FAC simile, da modificare poi a mano.

Dato che sono davvero tanti i modi in cui l'intelligenza artificiale può tornare utile, per esempio anche per ottenere feedback su un testo già pronto (sempre ricordandosi di agire con la privacy ben in mente), potresti dare un'occhiata anche ai miei tutorial su come usare ChatGPT e sui migliori servizi in campo di intelligenza artificiale.

Nota bene: se ti stai domandando come chiudere una email Gmail, potresti sapere che da un po' di tempo il servizio di casa Google integra una funzione di assistenza scrittura IA che può tornare utile proprio per effettuare questo tipo di operazione. Sappi, però, che, nonostante in campo IA sia tutto in continua evoluzione, per utilizzarla a dovere potrebbe essere necessario passare a un piano a pagamento.

Come chiudere una email formale

Per quanto riguarda i saluti finali di un'email formale, bisogna utilizzare forme di commiato che siano consone al destinatario a cui si sta per inviare il messaggio e che siano in armonia anche con la forma di saluto usata inizialmente.

Ti faccio qualche esempio pratico, così da afferrare meglio il punto. Se nel saluto iniziale hai usato formule del tipo “Egregio Sig.” o “Spett.le Sig.”, sarebbe appropriato utilizzare forme di saluto quali “Distinti Saluti”, “Cordiali Saluti” o “Ossequi”. Se nei saluti iniziali hai utilizzato una formula meno formale, come “Gentile Sig.”, “Buongiorno Sig.”, “Buonasera Sig.” o “Salve”, potresti utilizzare un saluto formale ma meno “freddo”, come “Buon proseguimento”, “Buona giornata” o “Buona serata”. Prestare attenzione a questo piccolo ma importante aspetto darà un tocco di uniformità all'intero messaggio.

Volendo, poi, puoi cogliere l'occasione dei saluti finali per spronare il destinatario del messaggio a compiere un'azione ben specifica e/o a risponderti appena possibile. Nel far questo, però, cerca di usare i toni di cortesia e gentilezza che senz'altro hai utilizzato nell'intero corpo del messaggio. Magari potresti usare frasi del tipo “In attesa di un suo cortese riscontro, le auguro una buona giornata” o “In attesa di una sua gentile risposta, le porgo i miei distinti saluti”.

Non appena avrai individuato la formula di commiato più adatta al messaggio che stai per inoltrare, apponi la tua firma. Nelle email formali è preferibile inserire la firma completa comprendente non solo nome e cognome, ma anche tutte le principali informazioni di contatto: numero di cellulare, numero di fax, numero di telefono lavorativo, indirizzo della propria abitazione o dell'ufficio, indirizzo email del lavoro, link al proprio profilo LinkedIn e quant'altro. Puoi creare la firma completa digitando di volta in volta tutti i tuoi dati personali o, cosa che ti consiglio di fare, rivolgerti ai servizi che permettono di personalizzare la firma dei propri indirizzi email (di cui ti parlerò a breve).

Di seguito puoi trovare un esempio di congedo di un'email formale da cui puoi prendere spunto (ricordandoti sempre che potresti anche farti aiutare dall'IA con il brainstorming).

Distinti Saluti,

Salvatore Aranzulla

Tel.:

Cell.:

Fax:

Indirizzo:

Come chiudere una email informale

Se desideri sapere come chiudere una email informale, evidentemente hai scritto a un tuo caro amico, a un parente che vive lontano da te o a un'altra persona con cui intrattieni comunque un rapporto di confidenza. In questo caso, sappi che non sei tenuto a seguire regole ben precise per chiudere il messaggio. Il bello delle email informali, infatti, è dato dalla possibilità di usare con nonchalance termini che fanno parte del parlato quotidiano.

Potresti, ad esempio, optare per una frase di circostanza, magari che sia simpatica e confidenziale, nella quale inserire un augurio (es. “Ci sentiamo presto” “Spero di risentirti il prima possibile!”, “Non vedo l'ora di vederti di persona!” o “Sono davvero contento di aver trovato il tempo per scriverti!), per poi passare al congedo vero e proprio (es. ”Ti penso sempre“, ”Tanti cari saluti“, ”Un abbraccio“, ”Con affetto“, etc.). Se l'email è indirizzata a una persona a cui vuoi particolarmente bene, puoi concludere anche con forme di saluto più calde, come ”Tuo“, ”Baci“, ”Ti voglio tanto bene", magari accompagnati da una emoticon o un emoji, così da dare un tocco di espressività al tutto.

Dopo aver scelto la forma di saluto che ti sembra più consona al messaggio che hai scritto, apponi la tua firma: trattandosi di un'email informale, puoi tranquillamente omettere il cognome. Dopo la tua firma potresti inserire un Post Scriptum (P.S.) nel quale aggiungere un ulteriore saluto (es. "Salutami tanto la tua cara mamma!) o un'informazione che ti sei dimenticato di inserire nel corpo del messaggio.

Di seguito puoi trovare un esempio di congedo di una email informale (ricordati comunque che puoi sempre “sbloccare” idee tramite l'IA).

Spero di rivederti il prima possibile!

Un abbraccio :-)

Salvatore

P.S. Ricordati di…

Come chiudere una email in inglese

Nel caso si scriva a persone anglofone (e non a italiani che richiedono d'interfacciarsi in questa lingua), i criteri per scrivere una buona email cambiano un po'. Generalmente le forme molto ossequiose che utilizziamo in Italia vengono sostituite da accezioni più colloquiali, quasi tendenti all'informale. Ecco allora che, sia che tu ti stia domandando come chiudere una email formale in inglese che nel caso in cui il tuo dubbio sia relativo a come chiudere una email informale in inglese, di seguito puoi trovare indicazioni che possono fare al caso tuo.

Molto spesso è infatti difficile distinguere una email in inglese diretta a un conoscente con il quale si ha un minimo di confidenza rispetto a quella per un datore di lavoro, poiché appunto non esiste questa separazione così netta. Ovviamente non ti sto dicendo che devi terminare con un high five o altre frasi “molto confidenziali”, ma che puoi permetterti di lasciarti andare un po' (magari facendoti aiutare dall'IA per non esagerare).

Per cominciare, la tipica frase che si usa per le email più formali per chiudere chiedendo una risposta è I look forward to hearing from you, la quale può essere declinata fino a forme più colloquiali e informali tipo Let me know. In mezzo esistono tutta una serie di sfumature che possono essere consigliabili, magari quando si sta inviando un CV per una candidatura e si vuole apparire rispettosi ma non eccessivamente rigidi. Un esempio è I look forward to a successful working relationship, la quale difficilmente useremmo in Italia ma è propositiva e dinamica proprio come si ci si aspetterebbe da un candidato per il posto di lavoro.

Partendo dalle forme più formali in assoluto, chiusure come Best regards o Kind regards sono sempre ottimali e rappresentano uno dei metodi più classici per salutare alla fine della posta elettronica. Esiste poi anche la forma Yours faithfully quando magari si ha già un minimo di conoscenza con la persona, ma su questo tipo di saluto va aperta una piccola parentesi. Se può essere tranquillamente utilizzato per gli anglofoni europei, la stessa cosa non si può dire per quelli del continente americano poiché per loro rappresenta una forma molto personale, quindi regolati di conseguenza.

Molto importante a questo punto è la parte della firma, la quale merita alcune accortezze speciali rispetto a quella che si potrebbe utilizzare per un destinatario italiano. Per prima cosa ricordati assolutamente di aggiungere il +39 davanti al tuo numero di telefono altrimenti non sarà possibile per queste persone chiamarti a meno di andare a cercare su Internet il prefisso per il nostro Paese.

Ovviamente può anche succedere che la persona in questione si prodighi nello sforzo della ricerca, ma è molto più probabile che passi oltre senza curarsene, specialmente nel caso sia tu ad avere bisogno di loro. Seconda cosa è quella di andare a indicare il Paese da cui scrivi (non è detto che sappiano la tua provenienza) ed eventualmente la regione (per gli americani indicata come stato) per fornire ulteriori dettagli.

Come dici? Non ne sai poi così tanto di inglese e pensi sia l'ora di rimediare? Se è così che stanno le cose, ecco che puoi cogliere l'occasione per seguire qualche corso per imparare l'inglese. A questo proposito, potresti dare un'occhiata a servizi come Preply (in grado di offrire corsi e lezioni con docenti di comprovata esperienza), Cambly (che permette di seguire sia lezioni di gruppo che individuali con docenti madrelingua: sappi che a questo proposito, se utilizzi al momento della registrazione il codice SALVATORE-ARANZULLA, puoi ottenere uno sconto del 25% sui piani annuali, il 10% di sconto sui piani a 30 mesi o ancora 15 minuti di prova gratuita), MosaLingua (che mette a disposizione molti materiali didattici e in genere si può anche provare gratis per 15 giorni, utilizzando poi eventualmente questo link nella fase successiva alla prova per ottenere uno sconto extra del 20% grazie al codice pre-applicato “SALVATORE-ARANZULLA”) e Babbel (che permette di accedere a materiali didattici personalizzati, ma anche di seguire lezioni brevi ed effettuare conversazioni con l'IA).

Se vuoi un consiglio, però, per ponderare al meglio la tua scelta puoi fare riferimento a quanto indicato nel mio post relativo ai corsi più interessanti per imparare l'inglese online. Potrebbe inoltre farti piacere dare un'occhiata alla mia guida su come scrivere una mail in inglese.

Come chiudere una email in spagnolo

Gli spagnoli sono molto simili agli italiani come popolo e abitudini (almeno superficialmente), per cui non sorprende affatto che le formalità da seguire per chiudere una email in spagnolo siano molto simili. In linea di massima infatti, una email indirizzata a persone che parlano in questa lingua somiglia davvero molto a quella che si manderebbe a un italiano.

Un semplice Quedo a la espera de su respuesta ti permette d'inserire un invito a risponderti o a interagire con te in modo formale, cortese e assolutamente adeguato al 99% delle email che potresti dover scrivere. Evita complicarti la vita andando a caccia di forme particolarmente ricercate o vezzose, a meno che tu non sia certo che vengano gradite.

Un modo per mettersi a disposizione di tale persona invece è sicuramente Si tiene alguna duda, estoy a su disposición, sempre molto cordiale e che farà sentire all'altra persona di essere benvenuta a rispondere. Questi sono gli esempi più informali, ma esistono anche varianti meno rigide come Espero tener noticias de usted pronto fino a Escríbeme cuando tengas más información, che è invece adatta per conoscenti stretti.

I saluti in spagnolo sono anche qui piuttosto classici Respetuosamente, Se despide cordialmente e altre forme più o meno utilizzate che non sono altro che la riproposizione di distinti saluti e altre forme italiane molto utilizzate. Per amici e parenti invece, vi sono forme molto affettuose e cordiali quali Cuídate, Cariños, Mis mejores deseos e moltissimi altri tutti egualmente validi.

Anche qui per la parte della firma vale lo stesso discorso fatto in precedenza per la versione inglese, poiché oltre a fare cose come chiudere una email ringraziando, bisogna anche inserire i dati di contatto che siano utilizzabili anche da persone che vivono in un altro Paese. Detto ciò, potresti dare un'occhiata anche al mio post relativo alle migliori app per imparare lo spagnolo per saperne di più, oltre che eventualmente farti aiutare dall'IA nel compito.

Come chiudere una email in francese

Per quanto riguarda le email in francese dirette a persone francofone, occorre tenere a mente un paio di differenze culturali che vi sono tra noi italiani e loro. Sebbene nel nostro Paese vengano comunemente utilizzate parole prese dall'inglese o da altre lingue nel parlato comune, in francese questa cosa accade molto meno spesso.

A questo va poi aggiunto il fatto che, almeno generalmente, si tende a dilungarsi un po' di più con giri di parole e formalità rispetto alle altre lingue, il che porta a messaggi di posta che ai nostri occhi potrebbero apparire fin troppo pomposi o formali, ma che ai loro occhi rispettano i canoni classici.

Un esempio lampante di questa differenza si vede quando si vuole scrivere una frase che vuole racchiudere il significato di “resto in attesa di una vostra risposta”, la quale resterebbe più o meno simile a Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Monsieur/Madame, l'expression de mes salutations distinguées.

Certo, questo periodo in particolare racchiude sia il concetto che i saluti stessi, ma mostra in modo molto chiaro quanto possano arrivare a essere ricche di parole anche le semplici chiusure. Inoltre questa è la forma generalmente più utilizzata in assoluto, quindi ti consiglio d'attenerti a questa nelle tue email formali senza dare sfogo a vene artistiche che, probabilmente, non sarebbero apprezzate.

Ovviamente se si parla di amici e familiari o di una qualsiasi situazione informale, puoi semplicemente limitarti a Je t'embrasse o Cordialement. Le regole della formalità francese non si applicano sempre, ma solo dove le utilizziamo anche noi nella nostra lingua.

Per la firma e gli altri dettagli da aggiungere in calce, non occorre davvero aggiungere altro rispetto a quanto già detto per inglese e spagnolo, ricordati solo di tradurre anche le parole introduttive come telefono o indirizzo nella lingua del messaggio, lasciarle in italiano non è grave ma ti aiuterà a fare bella figura. Ricordati comunque che puoi pensare di fare brainstorming di idee con l'IA, oltre che di dare un'occhiata, per esempio, al mio post sulle migliori app per imparare il francese e le lingue in generale.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.