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Come chiudere una email

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L’email che hai redatto con tanta cura è praticamente finita e sei quasi pronto per inviarla al suo destinatario. Dico quasi perché manca ancora una delle parti più importanti del messaggio: la chiusura. Dal momento che vuoi essere sicuro di avere un buon impatto su chi leggerà il messaggio, vorresti accertarti di utilizzare delle forme di commiato che siano adatte al contenuto della lettera digitale che stai per ultimare.

Già che sei qui, che ne dici se ti offro qualche consiglio su come chiudere una email, così da toglierti i dubbi che ti impediscono di pigiare sul tasto “Invia”? Sei d’accordo? Ottimo. Ti garantisco che, se seguirai in modo scrupoloso i consigli che ti darò, non avrai il benché minimo problema nel chiudere nel migliore dei modi la tua lettera, a prescindere che si tratti di un messaggio formale o informale.

Coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, metti in atto le “dritte” che ti darò. Vedrai: per chiudere un’email nel modo corretto non bisogna necessariamente avere una laurea in lettere. Buona lettura e, soprattutto, in bocca al lupo per tutto!

Indice

Individuare la tipologia di email

Prima di entrare nel merito dell’argomento e di spiegarti come chiudere una email, lascia che ti faccia una domanda: che tipo di email stai per inviare? È proprio in funzione di questo che potrai poi decidere il modo migliore per congedarti e lasciare una buona impressione alla persona alla quale verrà recapitato il messaggio.

Come probabilmente già saprai, le email si dividono sostanzialmente in due categorie: le email formali e le email informali. Fra queste due tipologie di lettere vi è una differenza sostanziale: mentre nelle prime è possibile utilizzare toni più amichevoli e rilassati, nelle seconde è bene prestare attenzione ad alcune formalità (come suggerisce il nome stesso delle email formali) che sono fondamentali per fare una buona impressione a recruiter, datori di lavoro, colleghi, clienti, docenti e, più in generale, a tutte quelle persone con cui non si intrattengono rapporti di tipo confidenziale.

Se hai dei dubbi in merito a quale dei due “gruppi” appartiene l’email che stai per inviare, poniti delle domande del tipo: che tipo di rapporto ho con il destinatario del messaggio? Lo conosco di persona? Se avessi l’opportunità di incontrarlo personalmente, gli darei del “tu” o del “lei”? Si tratta di un amico che conosco da tanti anni o di un cliente con cui ho stretto un rapporto ormai consolidato?

Una volta che avrai capito la natura del tuo messaggio, potrai procedere con la scelta delle frasi di chiusura dell’email e, quindi, dei saluti finali. Nei prossimi paragrafi puoi trovare dei consigli utili proprio per scegliere le frasi di chiusura da utilizzare sia nel caso tu abbia scritto un’email informale che una formale.

Come chiudere una email informale

Come stampare una mail

Se desideri sapere come chiudere una email informale, evidentemente hai scritto a un tuo caro amico, a un parente che vive lontano da te o a un’altra persona con cui intrattieni comunque un rapporto di confidenza. In questo caso, sappi che non sei tenuto a seguire regole ben precise per chiudere il messaggio. Il bello delle email formali, infatti, è dato dalla possibilità di usare con nonchalance termini che fanno parte del parlato quotidiano.

Potresti, ad esempio, optare per una frase di circostanza, magari che sia simpatica e confidenziale, nella quale inserire un augurio (es. “Ci sentiamo presto” “Spero di risentirti il prima possibile!“, “Non vedo l’ora di vederti di persona!” o “Sono davvero contento di aver trovato il tempo per scriverti!“), per poi passare al congedo vero e proprio (es. “Ti penso sempre“, “Tanti cari saluti“, “Un abbraccio“, “Con affetto“, etc.). Se l’email è indirizzata a una persona a cui vuoi particolarmente bene, puoi concludere anche con forme di saluto più calde, come “Tuo“, “Baci“, “Ti voglio tanto bene“, magari accompagnati da una emoticon o un emoji, così da dare un tocco di espressività al tutto.

Dopo aver scelto la forma di saluto che ti sembra più consona al messaggio che hai scritto, apponi la tua firma: trattandosi di un’email informale, puoi tranquillamente omettere il cognome. Dopo la tua firma potresti inserire un Post Scriptum (P.S.) nel quale aggiungere un ulteriore saluto (es. “Salutami tanto la tua cara mamma!“) o un’informazione che ti sei dimenticato di inserire nel corpo del messaggio.

Di seguito puoi trovare un esempio di congedo di una email informale.

Spero di rivederti il prima possibile!

Un abbraccio :-)

Salvatore

P.S. Ricordati di…

Come chiudere una email formale

Come scoprire email di una persona

Per quanto riguarda i saluti finali di un’email formale, bisogna utilizzare forme di commiato che siano consone al destinatario a cui si sta per inviare il messaggio e che siano in armonia anche con la forma di saluto usata inizialmente.

Ti faccio qualche esempio pratico, così da afferrare meglio il punto. Se nel saluto iniziale hai usato formule del tipo “Egregio Sig.” o “Spett.le Sig.“, sarebbe appropriato utilizzare forme di saluto quali “Distinti Saluti“, “Cordiali Saluti” o “Ossequi“.

Se nei saluti iniziali hai utilizzato una formula meno formale, come “Gentile Sig.“, “Buongiorno Sig.“, “Buonasera Sig.” o “Salve“, potresti utilizzare un saluto formale ma meno “freddo”, come “Buon proseguimento“, “Buona giornata” o “Buona serata”. Prestare attenzione a questo piccolo ma importante aspetto darà un tocco di uniformità all’intero messaggio.

Volendo, poi, puoi cogliere l’occasione dei saluti finali per spronare il destinatario del messaggio a compiere un’azione ben specifica e/o a risponderti appena possibile. Nel far questo, però, cerca di usare i toni di cortesia e gentilezza che senz’altro hai utilizzato nell’intero corpo del messaggio. Magari potresti usare frasi del tipo “In attesa di un suo cortese riscontro, le auguro una buona giornata” o “In attesa di una sua gentile risposta, le porgo i miei distinti saluti”.

Non appena avrai individuato la formula di commiato più adatta al messaggio che stai per inoltrare, apponi la tua firma. Nelle email formali è preferibile inserire la firma completa comprendente non solo nome e cognome, ma anche tutte le principali informazioni di contatto: numero di cellulare, numero di fax, numero di telefono lavorativo, indirizzo della propria abitazione o dell’ufficio, indirizzo email del lavoro, link al proprio profilo LinkedIn e quant’altro. Puoi creare la firma completa digitando di volta in volta tutti i tuoi dati personali o, cosa che ti consiglio di fare, rivolgerti ai servizi che permettono di personalizzare la firma dei propri indirizzi email (di cui ti parlerò a breve).

Di seguito puoi trovare un esempio di congedo di un’email formale da cui puoi prendere spunto.

Distinti Saluti,

Salvatore Aranzulla

Tel.:

Cell.:

Fax:

Indirizzo:

Creare una firma personalizzata per le email

Ti piacerebbe aggiungere alle email che invii ai tuoi clienti e ai tuoi colleghi una firma completa, la quale comprenda i tuoi recapiti e altre informazioni che ti riguardano? Ti garantisco che non vi è nulla di complicato nel creare firme di questo tipo. Basta rivolgersi al servizio giusto e il gioco è fatto! Di seguito ti elenco alcuni servizi che puoi utilizzare a tale scopo: provali e poi usa quelli che ti sembrano più adatti alle tue circostanze.

  • WiseStamp — è un servizio che permette di creare firme per i propri indirizzi email disponibile sotto forma di estensione gratuita per vari browser, tra cui Google Chrome e Mozilla Firefox, e per molteplici servizi di Webmail, come Gmail, Yahoo e Hotmail. Di base, il servizio è gratuito ma per usufruire di più firme e per personalizzarle utilizzando gli strumenti avanzati di WiseStamp è necessario sottoscrivere l’abbonamento Premium, a partire da 6 dollari al mese.
  • Signaturia — è un utilissimo servizio che permette di inviare email contenenti firme personalizzate che possono essere formattate a proprio piacimento. È compatibile con la maggior parte dei provider di posta elettronica, inclusi Gmail e Outlook. La firma creata può essere utilizzata gratuitamente per 30 giorni: al termine di questo periodo di prova è richiesta la sottoscrizione del piano Premium, che parte da 5,99 dollari al mese.
  • About.me — si tratta di un’estensione gratuita per Google Chrome, grazie alla quale è possibile creare facilmente firme complete per il proprio indirizzo email e rimandare direttamente alla propria pagina Web personale creata su about.me.

Se non vuoi affidarti ai servizi di firma automatici, puoi configurare una firma nel tuo client di posta elettronica preferito.

  • Microsoft Outlook (Windows/macOS) – se utilizzi Microsoft Outlook, puoi impostare la firma da inserire nelle email cliccando sul pulsante File collocato in alto a sinistra e poi andando nel menu Opzioni. Nella finestra che si apre, seleziona la voce Posta dalla barra laterale di sinistra, clicca sul pulsante Firme e imposta le tue firme usando gli appositi campi di testo. Su Mac, puoi impostare le firme di Outlook andando nel menu Outlook > Preferenze (in alto a sinistra) e cliccando sull’icona Firme nella finestra che si apre.

  • Thunderbird (Windows/macOS/Linux) – Thunderbird permette di impostare le firme da utilizzare nelle email in maniera molto semplice. Il primo passo che devi compiere è cliccare sull’icona ad hamburger collocata in alto a destra, dopodiché devi selezionare le voci Opzioni > Impostazioni account dal menu che si apre, cliccare sul tuo indirizzo email nella barra laterale della finestra che viene visualizzata sullo schermo e inserire la tua firma nel campo Testo per firma.
  • Mail (macOS) – se hai un Mac e utilizzi mail come client di posta predefinito, puoi impostare la tua firma recandoti nel menu Mail > Preferenze (in alto a sinistra) e selezionando la scheda Firme nella finestra che si apre.