Come scrivere una email formale

Desideri inoltrare la tua candidatura per partecipare a un nuovo colloquio di lavoro? Hai la necessità di contattare alcuni clienti per proporre loro un nuovo prodotto/servizio che stai offrendo? Hai bisogno di contattare un docente per ottenere informazioni? In tutti questi casi è molto probabile che tu abbia la necessità di redigere un'email formale con la quale raggiungere il tuo scopo.

Dal momento che non hai molta dimestichezza con questa tipologia di forma testuale, però, vorresti qualche “dritta” su come procedere. Ho indovinato? Allora sappi che sei capitato proprio nel posto giusto! Nei prossimi paragrafi, infatti, ti spiegherò per filo e per segno come scrivere una email formale, seguendo alcune semplici accortezze che hanno a che fare con la scelta dell'oggetto, i saluti iniziali, quelli finali e l'organizzazione del corpo del messaggio.

Allora, ti va di scoprire quali sono le accortezze a cui faccio riferimento? Sì? Ottimo! Non devi fare altro che metterti bello comodo, concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi, attuare le “dritte” che ti darò e poi procedere alla stesura e all'invio dell'email. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, ti faccio un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come scrivere una email formale facendosi aiutare dall'IA
• Come scrivere una email formale in italiano
  • Introduzione
  • Corpo del messaggio
  • Conclusione
• Come scrivere una email formale a un'azienda
• Come scrivere una email formale a un ufficio
• Come scrivere una email formale in inglese

Informazioni preliminari

Prima di entrare nel vivo di come scrivere una email formale, vale la pena notare che uno degli aspetti più importanti a cui prestare attenzione è l'oggetto del messaggio. Trascurare questo aspetto sarebbe un errore pressoché imperdonabile. Per quale motivo? Non ci vuole molto per capirlo: l'oggetto è una delle prime cose che noterà il destinatario a cui invierai l'email e, di conseguenza, se non è ben scritto, non solo potrebbe non attirare l'attenzione desiderata, ma addirittura potrebbe invogliare il destinatario a cestinare subito il messaggio.

Se non vuoi che accada una cosa del genere, quando ti accingi a comporre l'oggetto di una email formale, presta attenzione ai seguenti aspetti.

• Sii esplicito: l'oggetto deve far comprendere in modo chiaro e inequivocabile qual è il “tema” generale del messaggio. Non deve essere fuorviante o fumoso, bensì andare dritto al punto.
• Sii breve e conciso: se l'oggetto è eccessivamente lungo e articolato, il destinatario non sarà invogliato ad aprire l'email e leggere il suo contenuto, quindi sii breve e conciso.
• Non andare fuori traccia: l'oggetto non deve discostarsi dal messaggio presente nell'email. Se ti candidi per partecipare a un colloquio di lavoro, potresti usare un oggetto del tipo “Candidatura per il posto di…”, senza indicare la tua posizione lavorativa attuale, l'interesse che nutri verso l'azienda che ha pubblicato l'annuncio di lavoro e così via. Potrai includere tutte queste informazioni nel corpo del messaggio, oltre che nel curriculum vitae.

Dato che si tratta di un aspetto importante e che non ci sono troppe parole da scegliere, ti consiglio di ragionare per bene sul da farsi. Questo ancora prima eventualmente di farti aiutare dall'intelligenza artificiale, strumento che in realtà può tornarti utile anche per fare brainstorming in merito all'oggetto dell'e-mail (ma ti consiglio di fare tutto di tuo pugno quantomeno in questo contesto, visto che un errore nell'oggetto sarebbe particolarmente vistoso).

Come scrivere una email formale facendosi aiutare dall'IA

Chiarita la questione oggetto del messaggio, direi che è arrivato il momento di procedere alla stesura dello stesso. Nell'era dell'intelligenza artificiale, esistono strumenti in grado di guidarti passo passo nello strutturare la mail, anche se vanno utilizzati con cognizione di causa. L'IA può infatti commettere errori ed è sempre bene verificare il risultato ottenuto, utilizzando inoltre i chatbot mantenendo elevato il livello di privacy. A livello generale, questi servizi vanno visti come strumenti utili a “sbloccare” le proprie idee, ma nulla di più.

Un metodo in cui puoi procedere in questo contesto è relativo al collegarsi al sito Web ufficiale di ChatGPT, digitando poi nella barra del chatbot una richiesta simile a “Con quali formule posso iniziare un messaggio formale da inviare a un professore universitario?”. Una volta dato Invio, l'intelligenza artificiale impiegherà dunque qualche secondo per rispondere con una lista di formule rispettose e cordiali, dalla quale potresti pensare di attingere per iniziare la tua email.

Quando si arriva poi al corpo del messaggio, sappi che è buona prassi non digitare informazioni personali in un chatbot, inserendo invece eventualmente dei segnaposto e ottenere così come risultato solo un testo di base di modificare poi manualmente. Tieni sempre bene a mente, insomma, la questione privacy, procedendo a effettuare la tua richiesta. Potresti pensare di procedere, per esempio, effettuando una richiesta di questo tipo: “Nel corpo della mail, comunica la scelta della sua materia per la tesi di laurea. Concludi inoltre l'email in modo formale”. Così facendo, una volta dato Invio nella chat, otterrai il tuo testo di base da modificare. Se ti stavi insomma domandando come scrivere una mail formale FAC simile, adesso sai come procedere.

Come già detto, non fidarti del tutto dell'intelligenza artificiale, visto che questa può commettere errori (che vengono chiamati allucinazioni in gergo tecnico), ma ricordarti che puoi utilizzare questi strumenti in molti modi. Se, per esempio, hai già finito di scrivere la tua email formale da solo, potresti pensare di utilizzare un chatbot per chiedere feedback (chiaramente sempre “oscurando” prima i dati sensibili). Detto ciò, potrebbe farti piacere saperne di più in merito allo strumento indicato in questa sede seguendo quanto indicato nella mia guida su come utilizzare ChatGPT.

Nota bene: nonostante l'intelligenza artificiale possa avere delle allucinazioni, è indubbio che l'utilizzo di questo tipo di tecnologia possa risultare comodo in alcuni contesti e si stia diffondendo sempre di più nell'ambito delle email (tanto che su Gmail, per esempio, è persino arrivato un assistente IA per la stesura delle mail).

Come scrivere una email formale in italiano

Come dici? Non ti interessa farti aiutare dall'intelligenza artificiale, ma ciò che ti stai domandando è come scrivere una mail formale tramite un esempio? Se è così che stanno le cose, ecco che ti farà piacere sapere che di seguito sto per fornirti indicazioni che possono aiutarti a scrivere di tuo pugno l'email in questione.

Introduzione

Al netto dei già citati accorgimenti da utilizzare in relazione all'oggetto di un'email formale, è giunto il momento di passare alla composizione manuale vera e propria del messaggio: partiamo dunque dalla relativa introduzione.

Una delle prime differenze che saltano all'occhio quando si confrontano le email informali da quelle formali sono i saluti introduttivi. Se mandi un'email a un tuo vecchio amico, puoi iniziare tranquillamente con un bel “Ciao!”, ma il discorso cambia decisamente se scrivi un'email di tipo formale, visto che è indirizzata a una persona o a un'azienda con cui non intrattieni un rapporto confidenziale.

Per questa ragione, è consuetudine iniziare le email formali con un aggettivo di circostanza (es. Egregio, Spettabile o Gentile), seguito eventualmente dal titolo che identifica il destinatario del messaggio, ad esempio Sig./Sig.ra come abbreviazione di Signore/Signora, Dott./Dott.ssa come abbreviazione di Dottore/Dottoressa ecc.

Non hai idea di quale aggettivo di circostanza utilizzare? Ecco qualche delucidazione a tal proposito.

• Egregio/i o Spettabile/i: sono gli aggettivi di circostanza generici, che puoi utilizzare se l'email che stai scrivendo è indirizzata a una persona (o a più persone) che non conosci affatto o che merita particolare rispetto e riverenza (il cosiddetto rapporto asimmetrico). Per esempio, puoi adottare uno di questi due aggettivi se devi scrivere a un cliente importante, un potenziale datore di lavoro, un docente o un'altra persona illustre.
• Gentile/i: questo è l'aggettivo che potresti utilizzare se l'email che stai scrivendo è indirizzata a una persona con cui intrattieni un rapporto simmetrico, ovvero quando devi contattare una persona che conosci già e con cui hai un minimo di confidenza (es. un collega di lavoro, un superiore che conosci da molto tempo ecc.).

Se la formula aggettivo di circostanza e titolo ti sembra un po' troppo “ingessata”, potresti optare per l'uso di un saluto un po' meno formale (es. Salve, Buongiorno, Buonasera ecc.).

Invece, se l'indirizzo di posta elettronica a cui stai inoltrando l'email non è nominale (ovvero non esplica nome e cognome del destinatario a cui vuoi inviare il messaggio) oppure se, per esempio, vorresti scrivere un'email formale a un'azienda, sarebbe meglio scrivere prima dei saluti iniziali il destinatario specifico a cui è indirizzata l'email (es. “Alla cortese attenzione di Nome Cognome” o "Alla cortese attenzione dell'ufficio…).

Gli aggetti di circostanza sono utili anche per scrivere una mail formale senza destinatari, ovvero nel caso in cui non conoscessi il nome della persona alla quale ti rivolgi: in tal caso, ti suggerisco di utilizzare l'appellativo Egregio signore o Egregio Signora, nel caso in cui ti rivolgi a una persona fisica oppure il più generico Egregi Signori, per un'email rivolta a un'azienda.

Dopo aver composto l'incipit dell'email, ovvero il saluto di circostanza (o il saluto meno formale) seguito dal titolo e dal nome del destinatario (o dei destinatari), inserisci una virgola al termine del saluto e vai accapo, per procedere con la stesura vera e propria del messaggio.

Corpo del messaggio

Dopo aver superato lo “scoglio” del saluto iniziale, devi organizzare il corpo del messaggio, nel quale potrai sviscerare in modo dettagliato l'argomento che hai indicato nell'oggetto. Se il destinatario del messaggio non ti conosce già, è buona norma fare una breve presentazione nella quale spieghi in modo sintetico chi sei e il motivo per il quale hai deciso di inviare un'email.

Dopo esserti (eventualmente) presentato, puoi finalmente redigere il corpo del messaggio. Nel farlo, tieni conto dei seguenti aspetti.

• Vai dritto al punto: evita di perderti in inutili convenevoli (i saluti iniziali bastano e avanzano) e passa subito al sodo ribadendo al destinatario il motivo per cui lo hai contattato (se non l'hai già fatto nell'eventuale presentazione). A tal proposito, puoi iniziare il corpo dell'email con frasi del tipo “Le scrivo in merito a…”,“La contatto per illustrarle…” o “Le scrivo perché…”.
• Sii conciso: ricordati che stai scrivendo un'email, non un romanzo. Essendo conciso eviterai di stancare inutilmente il tuo interlocutore con inutili giri di parole e dimostrerai di avere una buona proprietà di sintesi (un plus in più che potrebbe colpire positivamente un potenziale datore di lavoro o un cliente).
• Fai ordine: il modo migliore per farlo è quello di organizzare il corpo del messaggio in paragrafi, in modo tale da rendere il testo più leggibile e meno “pesante”.
• Presta attenzione alla grammatica: prima di inviare l'email, accertati che sia corretta dal punto di vista grammaticale. Se sul dispositivo dal quale stai redigendo il messaggio è attivo il correttore automatico, fai attenzione che questo non modifichi il testo in modo improprio (a volte i correttori potrebbero interpretare male alcune frasi, modificando in modo automatico “e” in “è”, “hanno” in “anno” ecc.).
• Usa correttamente la punteggiatura: usa le virgole, i punti e i punti e virgola laddove è necessario per spezzare frasi e periodi. Evita, invece, l'utilizzo dei puntini sospensivi e dei punti esclamativi.
• Attingi dal tuo vocabolario: se usi termini di cui non comprendi appieno il significato o che addirittura non conosci affatto, rischi di utilizzarli ime di fare una figuraccia. Se sei incerto in merito all'utilizzo di un termine, fai una breve ricerca su Internet, magari utilizzando un buon dizionario online.
• Segnala l'eventuale presenza di allegati: ti consiglio di segnalare sempre la presenza di eventuali allegati nell'email (soprattutto se alleghi file di grandi dimensioni) indicando il loro contenuto e le loro dimensioni (se sono troppo pesanti): il destinatario ha il diritto di sapere cosa visualizzerà quando aprirà il documento che gli hai inviato. A tal proposito, se vuoi scrivere un'email formale con allegato, oltre a seguire i consigli che ti ho dato finora in questa mia guida devi premere l'apposito tasto per l'invio degli stessi: si tratta, genericamente, dell'icona con il simbolo della graffetta. In caso di dubbi o problemi, leggi la mia guida su come inviare allegati via mail.

Dopo aver composto il corpo dell'email seguendo i consigli sopraccitati, non dimenticarti di rileggere con attenzione il testo andando alla ricerca di eventuali errori. Se noti qualche frase incerta, non avere paura di modificare il corpo del messaggio e apportare i correttivi necessari. Se hai dubbi, ti ricordo comunque che anche per “piccole cose” puoi eventualmente ragionare in merito al farti aiutare dall'IA.

Conclusione

Una volta che avrai portato a termine la stesura del corpo dell'email, dovrai procedere con i saluti finali. Non hai la più pallida idea di come bisogna congedarsi in una email formale? Dipende dai saluti introduttivi che hai scelto e dal tono che hai usato nel corpo del messaggio.

Se ti sei introdotto con una formula del tipo “Egregio Sig.” o “Spett.le Dott.”, sarebbe appropriato congedarti con un saluto finale formale, come “Distinti Saluti”, “Cordiali Saluti” o “Cordialmente”. Se nei saluti iniziali hai utilizzato una formula meno formale, magari “Gentile Dott.ssa” o addirittura “Buongiorno/Buonasera Sig.ra”, potresti congedarti con un saluto finale meno formale, come “Buon proseguimento” o “Buona giornata/Buona serata”.

Se lo desideri, puoi sfruttare i saluti finali per spronare il destinatario del messaggio a risponderti il prima possibile. Nel farlo, però, usa un tono cortese e gentile. Sarebbe poco corretto (oltre che improduttivo) usare frasi del tipo “Mi risponda appena può” o “Per favore, risponda al mio messaggio il prima possibile”. Sarebbe meglio usare toni un po' più “morbidi”, magari frasi come “In attesa di un suo cortese riscontro, le porgo i miei saluti” o “In attesa di una sua cortese risposta, la saluto distintamente”.

Dopo aver scelto la forma di congedo che ti sembra più consona al messaggio che hai appena composto, apponi la tua firma (puoi semplicemente indicare il tuo nome e cognome o inserire la tua firma completa, comprensiva delle tue informazioni di contatto). Per concludere, rileggi ancora una volta l'email (facendoti eventualmente aiutare dall'IA, ma “oscurando” i dati sensibili per privacy) e, se è tutto a posto, inviala al destinatario.

Come scrivere una email formale a un'azienda

Se hai bisogno di scrivere a un'azienda, come già accennato un po' nel capitolo introduttivo, ci sono diverse variabili che entrano in gioco e che possono cambiare un po' il modo in cui la stessa va scritta. L'obiettivo per cui apri un canale di comunicazione con loro è la prima discriminante, con una sostanziale differenza se sei un cliente che cerca informazioni rispetto a un potenziale candidato per un lavoro.

Seconda cosa occorre vedere a chi stai scrivendo, poiché farlo al servizio assistenza è ben diverso dal dover mandare una email al direttore generale. Chiariamoci, la formalità e il rispetto verso la persona che leggerà sono assolutamente d'obbligo, ma il livello d'attenzione ai dettagli cambia.

Ovviamente io non posso coprire tutte le casistiche, quindi mi limiterò a fornirti dei consigli generici che vanno bene e sono adattabili a qualunque situazione. In primis se scrivi a una persona nota, introduci nella prima riga il nome e cognome di tale individuo con qualcosa tipo: “All'attenzione di [NOME COGNOME]”, con appellativi come Spettabile, Egregio o altri simili nel caso abbia una carica importante, aggiungendo dopo il nome la carica che la persona ricopre.

Una volta fatto questo presentati nel caso sia necessario, fornendo dati come numero del tuo contratto, abbonamento o pratica aperta se si tratta di una richiesta legata a un qualche servizio. Superato questo aggiungi un corpo del messaggio non troppo lungo e arzigogolato, vai dritto al punto perché nessuno ha voglia e tempo di leggere poemi.

Una volta spiegato quello che c'è da spiegare, è tempo di chiudere con un saluto adeguato (puoi prendere spunto dal paragrafo precedente) e apporre una firma che contenga le informazioni necessarie. Se sei una persona fisica basta nome, cognome ed eventuale numero di telefono mentre, come azienda, dovrai aggiungere ragione sociale e altri dati tipici della tua attività.

Come scrivere una email formale a un ufficio

Se hai bisogno di scrivere una mail a un ufficio, magari per richiedere certi documenti o per avanzare una qualche richiesta, ricordati che per la prima cosa importante a cui devi prestare attenzione è sicuramente scegliere l'oggetto più adatto per il messaggio. Il personale dell'ufficio a cui ti rivolgi deve capire già da questa parte della mail qual è il “tema” che viene affrontato e, possibilmente, anche il motivo per cui è stato scritto. Sarebbe un grave errore quello di inserire un oggetto molto generico.

Per quanto riguarda la forma di saluto, trattandosi di un messaggio formale, ovviamente andrai a usare le espressioni di cui ti ho già ampiamente parlato nell'articolo. Nel farlo, però, tieni presente chi sono i destinatari: se è il responsabile dell'ufficio, magari potresti usare qualcosa come “Egregio Responsabile [nome dell'ufficio]”, mentre se l'ufficio è quello in cui lavori tu e stai scrivendo un messaggio per i tuoi colleghi, potresti usare espressioni del tipo “Gentili colleghi”.

Esponi, poi, il motivo per cui stai scrivendo nel corpo del messaggio, essendo sempre diretto e conciso (come ti ho già detto), organizzando la mail in paragrafi che ne migliorino la leggibilità e che conferiscano un tono professionale all'aspetto del messaggio stesso. Se proprio non riesci a trovare l'idea giusta, ricordati comunque che puoi fare brainstorming con l'IA.

Una volta che avrai completato il messaggio, includendo tutte le informazioni necessarie e mantenendo un linguaggio formale, concludi con una forma di saluto appropriata, ad esempio usando formule di cortesia, come “Grazie per l'attenzione” o “Resto a disposizione per ulteriori chiarimenti” e apponi la tua firma oppure la tua firma completa.

Come scrivere una email formale in inglese

Se devi scrivere un'email formale in inglese, allora la questione va posta sotto un diverso aspetto, in quanto, anche se, in linea generale, valgono le stesse regole generali che ti ho dato in questo tutorial, oltre a quelle di educazione e di buonsenso (anche per quel che riguarda l'eventuale utilizzo dell'IA), devi utilizzare le frasi di apertura e di congedo più appropriate per la lingua inglese.

Per esempio, puoi utilizzare aggettivi di circostanza come To Whom It May Concer (quando ti rivolgi a un gruppo di persone) o Dear Sir/Dear Madam (se non sai i nomi dei destinatari) oppure Dear Sirs (quando ti rivolgi a più persone sconosciute), per iniziare, e frasi di conclusione come We look forward to hearing from you soon (una conclusione formale standard) o Sincerely/Yours Sincerely/Yours faithfully, (a seconda se conosci o meno il nome del destinatario).

Per il resto, ricordati che esistono delle app per imparare l'inglese e che, se questo non dovesse bastare, esistono dei corsi di lingua inglese che possono fare al caso tuo. Mediante il tutoraggio di un docente specializzato, infatti, potresti persino riuscire a diventare fluente come un madrelingua. Tra le opzioni più interessanti ci sono Preply (che offre corsi e lezioni con docenti di comprovata esperienza), Cambly (che permette di seguire lezioni individuali o di gruppo con insegnanti madrelingua: se al momento della registrazione utilizzi il codice SALVATORE-ARANZULLA puoi ottenere vantaggi come 15 minuti di prova gratuita, 25% di sconto sui piani annuali e 10% di sconto sui piani a 30 mesi), MosaLingua (che contiene molti materiali didattici e si può in genere provare gratis per 15 giorni, utilizzando poi eventualmente questo link dopo la prova per ottenere uno sconto extra del 20% grazie al codice pre-applicato “SALVATORE ARANZULLA”) e Babbel (che consente di accedere a materiali didattici personalizzati, nonché di effettuare lezioni brevi e conversazioni con l'intelligenza artificiale). Se vuoi un consiglio, per scegliere al meglio e ottenere maggiori dettagli generali puoi fare riferimento alla mia guida ai migliori corsi di inglese online.

Al netto poi del fatto che potrebbe farti piacere consultare il mio tutorial generale su come scrivere una mail in inglese, potresti chiederti anche, per esempio, come scrivere una email formale in spagnolo e come scrivere una email formale in francese, dunque potresti dare un'occhiata anche ai miei post relativi alle app per imparare lo spagnolo, alle app per imparare il francese e in generale su come studiare una lingua straniera.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.