Come iniziare una email

di Salvatore Aranzulla

Sono sicuro che, almeno una volta nella vita, avrai scritto una email a qualcuno: che sia un tuo amico, un tuo conoscente o addirittura te stesso per condividere un file (nonostante ti abbia mostrato metodi ben più comodi per farlo). Insomma, la pratica di mandare una cosiddetta lettera digitale non ti è così sconosciuta. Eppure, ora che devi scrivere un messaggio simile a un tuo superiore, a un potenziale datore di lavoro o a un cliente, ti senti un po’ nel panico e ti stai chiedendo come iniziare una email di questo tipo, così da evitare figuracce già dalle prime righe del messaggio.

La tua perplessità è comprensibile, perché non tutti sanno da subito iniziare un messaggio di posta elettronica e renderlo adatto a chi lo riceverà: come sempre ci vogliono sia un minimo di preparazione sia un bel po’ di esperienza. Ma non preoccuparti, perché hai avuto la fortuna di capitare nel posto giusto al momento giusto: nelle righe di seguito, infatti, ti spiegherò i modi migliori per iniziare una email formale dandoti consigli e linee guida da seguire per ottenere il risultato migliore, anche in altre lingue.

Capire il tipo di email

Come iniziare una email

Prima di darti qualche dritta su come iniziare una email, è bene che tu acquisisca un concetto fondamentale: la differenza tra email informale e formale. Puoi definire email informale quella che scrivi a una persona che conosci abbastanza bene, con la quale hai un rapporto relativamente stretto e parli in assoluta tranquillità. In tal caso non credo tu abbia bisogno di consigli: basta semplicemente salutare il tuo interlocutore, scrivergli ciò che desideri fargli sapere e congedarlo come ritieni più opportuno.

Il discorso è invece diverso per quanto riguarda una email di tipo formale, cioè quella diretta a una persona nei confronti della quale devi avere un certo riguardo (e con la quale non hai un rapporto di confidenza): ad esempio, puoi scrivere una email formale al tuo capo o a un tuo superiore, a un potenziale datore di lavoro, a un professore e così via. Insomma, l’email formale è adatta a tutti quei casi in cui devi avere un certo tono, e posso garantirti che una email di questo tipo, se scritta bene, può essere molto più eloquente di un biglietto da visita.

Dunque, in breve, l’email informale è quella che scrivi a qualcuno che conosci e con cui hai un rapporto di confidenza, l’email formale è quella che invece rivolgi a chi conosci poco e con cui hai un rapporto di osservanza. In questo secondo caso, come ti ho già detto, è importantissimo che tu ti ponga in un certo modo per fare una buona impressione e, soprattutto, per essere quanto più chiaro e incisivo possibile. Come ti ho già accennato, i miei consigli saranno orientati prevalentemente alla composizione di una email formale.

Creare un buon indirizzo email

Prima di scrivere il tuo messaggio, devi prestare attenzione a un dettaglio che spesso si tende a sottovalutare: com’è fatto l’indirizzo email dal quale invierai il messaggio. Per capirci, ti faccio subito un esempio: se tu fossi il capo di un’azienda, come reagiresti nel ricevere un curriculum proveniente da superbello1998@dominio.com? Probabilmente scoppieresti a ridere, e penseresti che questa persona si presenta già male. Beh, avresti ben ragione a farlo! Avere un indirizzo email “serio” è fondamentale per fare una buona impressione.

Dunque, se ti stai rivolgendo al tuo capo o a un superiore cerca di usare l’indirizzo di posta che ti è stato assegnato dalla tua azienda/Università; se ti rivolgi a un docente, a un potenziale datore di lavoro (magari per presentare un curriculum vitae), o a un cliente/superiore e non disponi di un indirizzo aziendale, cerca di crearne uno che si associ direttamente alla tua persona.

Indirizzi di posta elettronica del tipo s.aranzulla@dominio.it o aranzulla.s@dominio.it, anche accompagnati da un numero se necessario, sono da consigliare; dimentica indirizzi come player99@dominio.it, thebest@dominio.it o che contengano nickname o altri soprannomi (a meno che tu non usi un nome d’arte per identificarti professionalmente): faresti una figura non bella fin dal principio. Se non possiedi già un indirizzo di posta “serio”, ti consiglio di crearne immediatamente uno usando la mia guida dedicata, e di tenerlo in serbo per inviare email formali di qualsiasi tipo.

Ricorda inoltre che, per mandare una email che abbia valore di raccomandata/notifica a mezzo postale, per evitare di apporre la firma digitale, o per comunicazioni di un certo tipo con la Pubblica Amministrazione, hai bisogno di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata o PEC: puoi crearne uno seguendo il mio pratico tutorial.

Centrare l’oggetto dell’email

Ora che hai capito l’importanza di un buon indirizzo di posta elettronica, è ora che sposti l’attenzione su un altro dettaglio che spesso passa in secondo piano: l’oggetto del messaggio. Tieni ben presente che, subito dopo il mittente, l’oggetto è la seconda cosa che viene guardata da chi sta dall’altra parte, per questo anche un buon oggetto è importantissimo affinché la tua email sortisca l’effetto desiderato.

L’oggetto della tua email è ciò che la identifica immediatamente, quindi ti consiglio di sceglierne uno che, in poche parole, spieghi il motivo del tuo messaggio. Ad esempio, se stai scrivendo una email per candidarti alla posizione di programmatore informatico, un buon oggetto potrebbe essere Candidatura per posizione di programmatore informatico; se invece stai scrivendo al tuo capo per sottoporgli un rendiconto mensile, un buon oggetto potrebbe essere Rendiconto relativo al periodo 10-2017/11-2017; ancora, se stai scrivendo a un docente per prenotare un colloquio privato, un buon oggetto potrebbe essere Richiesta appuntamento per colloquio relativo al corso di […].

Riassumendo quanto ti ho detto fin’ora, più l’oggetto è breve, conciso ed esplicativo, più la tua email ha probabilità di catturare l’attenzione del destinatario (e meno, invece, di finire dritta dritta nel cestino).

Come iniziare una mail informale

emailinformale

Il tuo obiettivo è quello di scrivere a una persona con cui hai confidenza? Allora lascia che ti illustri come iniziare una mail informale. Come ti ho già spiegato nei paragrafi precedenti, una email informale è quella che potresti scrivere a un amico, a un collega, a un parente o comunque a una persona con la quale hai un rapporto stretto o di amicizia.

Senza ombra di dubbio, molte persone negli ultimi anni hanno abbandonato le email come mezzo di comunicazione informale per dare spazio ad applicazioni per chattare come WhatsApp, tuttavia, soprattutto in ambito lavorativo, ci si potrebbe ritrovare spesso a scambiare messaggi di posta elettronica con colleghi con i quali si ha molta confidenza. Ecco, quindi, alcuni passaggi da tenere a mente per iniziare e per scrivere una email informale.

Anzitutto, scrivi l’oggetto della tua email. Ricorda di scrivere qualcosa di breve e diretto che faccia subito capire di cosa vuoi parlare. Se ad esempio stai mandando un file che ti ha chiesto un collega, potresti scrivere “Ecco il file”. Dopodiché, potresti subito iniziare con un saluto. Qui hai davvero l’imbarazzo della scelta e tutto ricade sul tipo di rapporto che hai con il destinatario della tua email. Non preoccuparti troppo delle parole che utilizzerai, ad ogni modo, ti riporto qui di seguito alcuni suggerimenti utili.

Ciao [nome], — questa forma è probabilmente la più adatta se vuoi scrivere a un collega con cui ti dai del tu, ma non hai così tanta confidenza oppure non lo vedi tutti i giorni. Ad ogni modo, si può sempre utilizzare anche con un amico stretto.
Caro/Carissimo [nome], — questi termini sono in genere più indicati se stai scrivendo una email a un tuo parente o amico oppure se stai ringraziando qualcuno con cui hai abbastanza confidenza per qualcosa che ti ha fatto.
Ehi [nome], — questa espressione è senza ombra di dubbio la più informale ed è infatti da utilizzare solamente con amici stretti con i quali si ha molta confidenza.
Ciao a tutti, — questa forma è quasi d’obbligo se si sta inviando una email a più persone contemporaneamente e queste potrebbero essere dei nostri colleghi, ma anche dei nostri amici o parenti.
Salve [nome], — si tratta della soluzione più formale tra quelle proposte in questo elenco, tuttavia, è pur sempre piuttosto amichevole e la potresti utilizzare con colleghi con i quali hai abbastanza confidenza ma hai anche rapporti amichevoli.
Senza saluto — in alcune email molto informali, magari con persone con le quali ti scrivi ogni giorno, potresti anche passare direttamente al corpo del testo senza fare i saluti iniziali.

Dopo il saluto, ricordati sempre di mettere una virgola e di andare accapo. Non esistono poi regole, certo, si tratta dopotutto di una email informale, però questo non vuol dire che tu debba scrivere in modo sgrammaticato. Dopo i saluti, è arrivato il momento di scrivere il corpo della tua email. In questa parte cerca di comunicare in modo naturale e amichevole il messaggio che vuoi trasmettere al destinatario.

Potresti iniziare il corpo della tua email con espressioni come “Spero tutto bene” oppure “Come stai?” e poi continuare dicendo, ad esempio, “Ecco il file che mi hai chiesto di inviarti” oppure “Fammi sapere cosa ne pensi di quello che ho scritto” e così via. Ricordati sempre di prestare attenzione alla punteggiatura e a evitare errori grammaticali. Inoltre, se devi scrivere molto, potrebbe essere utile dividere in paragrafi. Tutto questo naturalmente servirà a rendere il messaggio più leggibile e comprensibile a chi lo riceverà. Dato che si tratta di una email informale, potresti, specialmente se stai scrivendo a qualcuno con cui hai molta confidenza, anche utilizzare degli emoji o emoticon tramite tastiera per rendere il tutto più amichevole.

Una volta finito il corpo della tua email, non ti resta altro che scrivere dei saluti finali di congedo. Potresti quindi saltare una riga e usare espressioni come quelle che ti riporto qui di seguito.

A presto,
Un abbraccio,
Alla prossima,
Grazie,

Anche in questo caso, dopo il saluto, metti la virgola e vai accapo e poi, saltando sempre una riga, puoi firmare la email scrivendo il tuo nome. Naturalmente, come ti ho già accennato poc’anzi, non esistono assolutamente delle regole rigide nella stesura di una email informale, quindi, puoi anche saltare alcuni dei passaggi che ti ho indicato. L’importante è che il messaggio arrivi in modo chiaro e che questo sia pienamente comprensibile al destinatario.

Naturalmente, esistono anche email informali di risposta a una tua email che avevi mandato o semplicemente in risposta a una email che hai ricevuto da un tuo amico o da un collega. Se si tratta di una email di risposta a una che avevi precedentemente inviato, non è necessario iniziare ogni volta con saluti, scrivere il corpo e fare i saluti finali. A volte potrebbe bastare anche soltanto scrivere “Grazie di tutto e a presto” oppure “Apprezzo molto la tua risposta, ci vediamo domani” e così via. Se, invece, si tratta di una email informale alla quale devi rispondere per la prima volta, l’unico consiglio che mi sento di darti è quello di tenere lo stesso “tono di voce” del mittente. Ad esempio, se il mittente ha iniziato scrivendo “Ciao [nome],” ti consiglierei di iniziare i tuoi saluti in maniera simile con “Ciao [nome mittente],”.

Ci tengo poi a informarti che, nel caso in cui tu ti stia chiedendo come iniziare una mail informale in inglese, ti ho fornito tutte le informazioni di cui hai bisogno nella mia guida su come iniziare un’email in inglese. Sono certo che la troverai molto utile.

Iniziare una email formale

Chiarita, finalmente, l’importanza dell’indirizzo email che possiedi e dell’oggetto, è arrivato il momento di rimboccarti le maniche e iniziare a dare forma al tuo messaggio. Ti spiegherò di seguito come salutare il tuo interlocutore nel migliore dei modi a seconda del grado di confidenza che hai con quest’ultimo, come presentarti, come continuare la tua email e, infine, come congedarti; può sembrarti una cosa banale ma, ti assicuro, fare la dovuta attenzione ai dettagli aiuta a porsi in modo decisamente migliore.

Il saluto iniziale

La prima cosa che devi fare è quella di valutare a chi stai inviando il messaggio di posta, così da scegliere un buon saluto di circostanza (o un saluto iniziale). Innanzitutto, dai uno sguardo all’indirizzo di posta elettronica di chi riceverà il messaggio: se si tratta di un’indirizzo nominale (ad esempio aranzulla@dominio.it) puoi iniziare direttamente dai saluti; se, invece, si tratta di un indirizzo generico (amministrazione@dominio.it, oppure lavoro@dominio.it, o ancora info@dominio.it), puoi iniziare con una riga che esplichi il diretto intestatario del messaggio.

Ti spiego meglio: se stai scrivendo all’ufficio amministrazione della tua azienda (amministrazione@azienda.it) e vuoi che il messaggio sia letto in particolare da Mario Rossi, potresti iniziare l’email con “Alla cortese attenzione/all’attenzione di Mario Rossi” e andare accapo, per poi procedere con i saluti. Ancora, se stai scrivendo all’indirizzo generico di una scuola (scuola@istituto.it, ad esempio) e vuoi rivolgerti in particolare alla segreteria, potresti iniziare il tuo messaggio con “All’attenzione dell’ufficio Segreteria dell’istituto ‘Scuola’”.

Ora puoi iniziare l’email in questione con il saluto di circostanza, che solitamente è composto da un aggettivo di circostanza, dal titolo della persona a cui ci si rivolge e dal suo cognome. Gli aggettivi di circostanza più usati sono Spettabile (abbreviato Spett.le) , Egregio, Gentile (o Gentilissimo, abbreviato Gent.mo) e Caro, e vengono scelti in base al tipo di rapporto formale che si ha con l’interlocutore, secondo le linee guida che ti spiego di seguito.

Spettabile (Spett.le)/Egregio – questi aggettivi sono adatti se ci si rivolge a una persona – che non si conosce, o con cui si ha un rapporto distaccato – usando riverenza. Per esempio puoi usarli per parlare ad un potenziale datore di lavoro, al capo o a un docente.
Gentile – questo aggettivo, in genere, viene usato in caso di rapporto formale non ossequioso, cioè quando l’interlocutore è qualcuno con cui non si ha confidenza, ma con cui esistono probabilità di instaurare un rapporto leggermente più informale. Per esempio, puoi usare questo aggettivo quando contatti per la prima volta una persona sconosciuta, con un superiore (che conosci di persona e con cui scambi almeno un saluto, per esempio), o con un docente che ti segue in prima persona.
Caro – questo aggettivo viene usato nel caso l’interlocutore sia una persona che si conosce, e con cui si ha un rapporto formale – che tuttavia non impone un distacco molto marcato. Per esempio, puoi usare questo aggettivo nei confronti di un collega, di un diretto superiore che lavora nel tuo stesso ufficio o di un medico che ti segue personalmente.

Di fianco all’aggettivo circostanziale devi porre il titolo della persona a cui ti rivolgi seguita dal suo cognome; ad esempio, puoi usare Dottore (Dott.) e Dottoressa (Dott.ssa) se stai parlando con una persona laureata (in qualsiasi materia), Professore (Prof.) e Professoressa (Prof.ssa) se stai parlando con un docente titolare di cattedra, Avvocato (Avv.), Ingegnere (Ing.) o qualsiasi altro titolo di studi abbia l’altra persona. Se hai dubbi o se non hai la più pallida idea di se e cosa abbia studiato chi sta dall’altra parte, ti consiglio invece di buttarti sui classici Signor (Sig.) e Signora (Sig.ra), che vanno sempre bene.

Se proprio gli appellativi come egregio, spettabile e via discorrendo non ti vanno giù e li trovi troppo “freddi”, puoi sostituirli con un saluto come Buongiorno o Buonasera, a seconda di quando presumi che l’email verrà aperta dal destinatario. Ad esempio, anziché “Egregio Sig. Aranzulla”, puoi optare per un più leggero “Buonasera Sig. Aranzulla” o, semplicemente, “Buonasera” (utile anche se non conosci il nome della persona con cui andrai a comunicare). In tutti i casi, dopo il saluto iniziale metti una virgola e vai accapo.

La presentazione

Ora che hai capito come salutare il tuo interlocutore (ad es. Gentile Sig. Aranzulla), lascia che ti dia qualche consiglio anche su come continuare la tua email. La parte che segue il saluto iniziale è la presentazione: questa viene usata per presentarsi all’interlocutore, qualora non ci si conoscesse già, dando qualche indicazione in più su sé stessi. Per esempio, se stai scrivendo a un potenziale datore di lavoro, presentati scrivendo il tuo nome e cognome (“sono Salvatore Aranzulla”) ed il motivo per cui scrivi (“e la contatto in merito all’annuncio per il ruolo di programmatore verso la sua azienda”); ancora, se stai scrivendo a un docente universitario, presentati spiegando che fai parte del suo corso (sono Salvatore Aranzulla e seguo il suo corso di Programmazione Distribuita). Completa la presentazione con un punto; se la presentazione è particolarmente lunga, ti consiglio anche di andare accapo.

Tieni presente che, come ti ho già detto, la presentazione è fondamentale se non conosci il tuo interlocutore; se invece hai già avuto modo di conoscerlo, o se è in grado di capire autonomamente chi sei perché hai già comunicato con lui, ti consiglio di evitare la presentazione (è inutile dire a qualcuno chi sei, se ti conosce già!) e di passare direttamente al punto successivo.

Il corpo propositivo

Dopo aver salutato ed eventualmente essersi presentati, bisogna far capire all’interlocutore il motivo per il quale si è scritta l’email. Questa è una parte che cambia profondamente a seconda delle situazioni, ma voglio darti comunque delle “dritte” che possano aiutarti a fare buona figura.

Chiarezza – devi far capire al tuo interlocutore che, in questa parte, gli spieghi di cosa hai bisogno. Ottimi modi per iniziare il corpo propositivo di una email sono le frasi “Le scrivo perché…” o “Le scrivo in merito a…”.
Correttezza grammaticale – l’ultima cosa di cui il tuo interlocutore ha bisogno è di leggere un bellissimo (quanto scorretto) “se avrei”. Assicurati di usare correttamente le regole della lingua italiana, rispetta i tempi verbali e rileggi più volte ciascuna frase all’interno del testo.
Punteggiatura – anche se dal vivo parleresti tutto d’un fiato, ricordati che chi ti legge non può ascoltare il tono della tua voce, e che per immaginarlo può affidarsi solo alla punteggiatura. Stacca le frasi con le virgole, chiudi i periodi con i punti e non aver paura di usare il punto e virgola dove necessario. Attenzione ai punti esclamativi e ai puntini sospensivi: esagerare non va bene.
Immediatezza – cerca di essere dettagliato e di aggiungere alla tua email tutto quanto vuoi dire (o sapere), tuttavia non ripetere inutilmente frasi, parole e concetti per “allungare il brodo”. Essere chiari e concisi è un pregio che chi leggerà l’email gradirà di certo.
Gli allegati – se alleghi qualcosa alla tua email (se devi allegare grandi file, impara a farlo usando il mio tutorial), specificalo nel corpo del testo e spiega il motivo e la natura dei tuoi allegati. Non vorrai che il tuo interlocutore scambi il tuo messaggio per un virus, vero?

Inoltre, non aver paura di andare accapo e iniziare un nuovo paragrafo: fallo per staccare concetti completamente separati, o se ti accorgi che hai scritto troppo testo senza andare accapo (cosa che potrebbe stancare la vista di chi legge). Infine, non usare termini o espressioni che non conosci o che non usi abitualmente solo per fare buona impressione: l’errore è lì dietro l’angolo, e una figuraccia in tal senso difficilmente si dimentica. Cerca di usare un linguaggio consono alla persona con cui parli, pur attenendoti alle tue capacità, e senza strafare.

Come iniziare una email in altre lingue

Quando si deve scrivere una email in un’altra lingua, le cose potrebbero sembrare un po’ più complicate poiché occorre interfacciarsi con una cultura che si basa su regole non scritte differenti, le quali non è facile comprendere per chi ne vive al di fuori.

Questo ovviamente a patto che tale email sia diretta fuori dai confini italiani o comunque a una persona straniera che risiede nel Belpaese perché, se invece si parla di realtà locali che per qualche particolare ragione richiedono l’uso di altre lingue (per esempio ditte che richiedono l’invio di un CV e una presentazione in inglese), allora rimangono valide tutte le regole già scritte fin’ora, basterà semplicemente tradurre il contenuto in modo che mantenga la sua coerenza anche nella nuova lingua.

Come iniziare una email in inglese

mail

I Paesi anglofoni sono solitamente molto meno “ingessati” rispetto all’Italia per quanto riguarda la comunicazione via posta elettronica. Ovviamente per cose come iniziare una email a un professore dell’università, occorrerà mantenere un certo rigore e rispetto che la figura richiede, ma questo ovviamente dipende sempre dalla persona con cui ci si relaziona.

Anche nei casi più formali, si può tranquillamente dire che non richiedono aperture fatte di termini quali illustrissimo, gentile, rispettabilissimo e tanti altri appellativi tanto utilizzati nella comunicazione nostrana. Iniziare una email in inglese con parole come respectable, most illustrious o honorable seguite dal nome del soggetto, genererebbe sicuramente una sensazione di straniamento nel soggetto, se non addirittura qualche sonora risata.

Per questa ragione è meglio tenersi su sfumature che qui potremmo ritenere come semiformali quali Dear, Hello Sir o Madame seguiti dal nome del soggetto con cui ti stai relazionando. Nel caso il nome di questa persona non ti sia noto o tu non sappia quale sia la figura di riferimento alla quale scrivi, ti basterà inserire la frase To whom it may concern e lasciare che siano loro a recapitarla alla persona giusta.

Ovviamente rimane sempre fondamentale (ancor di più nel caso non si sappia con certezza a chi dovrà essere girata) l’oggetto della email, come ti ho già spiegato poco fa, il quale deve far immediatamente capire cosa si troveranno davanti le persone che apriranno la busta elettronica.

Per tutte le situazioni informali invece, andrà bene un semplice Hi o qualunque altra cosa tu ritenga appropriata con quella persona, in fin dei conti se già la conosci è probabile tu sappia come interfacciarti con essa. Non dimenticarti però, nel caso tu stia inviando la tua prima email a questa persona, di far seguire i saluti da una breve presentazione tipo I’m Salvatore Aranzulla e il motivo per cui scrivi introdotto dalla frase I am writing to… per poi proseguire con il corpo.

Il discorso fatto per la minore rigidità nell’introduzione, si ripropone poi in modo simile anche nel corpo della email, il quale generalmente deve assumere un tono molto più spigliato e dinamico di quanto non lo farebbe in italiano. Il mio consiglio è quello d’immaginarti in una conversazione diretta con questa persona, dove cerchi di spiegarle i tuoi concetti a voce.

Non complicare troppo le cose né utilizzare 10 parole laddove ne bastano 5, vai dritto al punto in modo leggero ma efficace e senza star li a girarci troppo attorno. Gli anglofoni solitamente non amano perdersi in inutili velleità linguistiche o formali, quindi cerca di essere il più colloquiale possibile. L’unica cosa che devi evitare è di scadere nell’eccessivamente informale, magari prendendoti libertà che non ti sono concesse, ma anche in questo i margini d’errore sono molto più ampi rispetto a una email inviata in Italia. Tolte queste accortezze, valgono tutte le altre cose scritte nelle precedenti sezioni.

Come iniziare una email in spagnolo

mail

Se gli anglofoni possono considerarsi più colloquiali nelle loro email, gli spagnoli invece ritornano a delle forme un po’ più rigide simili a quelle nostrane. Ovviamente anche qui va detto che le regole che seguiranno si applicano solo se le persone che ricevono la posta sono effettivamente spagnole o di un Paese dove predomina tale lingua, altrimenti sarà sufficiente scrivere con in mente i canoni classici

Passando ora ai saluti, ritroviamo qui le forme d’illustrissimo, stimato, distinto e tutti quegli appellativi talvolta un po’ stucchevoli utilizzati anche in Italia, i quali diventano rispettivamente Ilustrísimo, Estimado e Distinguido, ai quali andrà fatto seguito Señor o forme al femminile come Señora (in tal caso non dimenticare di mettere al femminile anche quello che sta davanti) oltre che il nome della persona di riferimento seguita dai due punti invece della virgola, come di consuetudine nelle altre lingue.

Un consiglio molto importante che ti voglio dare, è quello d’evitare la forma spagnola di signorina, in quanto considerata da molte persone maschilista e che ti farebbe iniziare subito con il piede sbagliato. Questo non vuol dire che tutti disapprovino questo tipo d’appellativo, ma che esiste la concreta possibilità che la persona dall’altra parte non lo apprezzi.

Se invece non conosci il nome del tuo destinatario (per esempio se lo invii a un ufficio e non sai chi competa), puoi semplicemente scrivere una frase tipo A quien corresponda per lasciare che siano loro a girarla a chi di dovere. Anche qui, non dimenticare d’inserire una presentazione antecedendo il tuo nome con una frase del tipo Mi nombre es e seguendo con lo scopo del tuo messaggio con una formula come Me pongo en contacto con usted para a cui deve far seguito la spiegazione delle tue necessità.

Per il corpo le regole rimangono le medesime dello stile italiano, rimanendo sempre formale e continuando a dare del Lei ogni qualvolta sia necessario. Anche qui non dilungarti troppo, ricordati che ti stai rivolgendo a una persona che probabilmente è molto impegnata e non ha tempo né voglia di leggere un romanzo. Da qui in avanti rimane valido tutto quello scritto per le email italiane, senza eccezioni.

Come iniziare una email in francese

mail

Anche i cugini d’oltralpe hanno il loro personalissimo metodo per scrivere delle email, il quale risulta tanto formale e ossequioso quanto il nostro, se non addirittura di più in alcuni casi. Forme dirette e colloquiali tipiche dell’inglese vengono sostituite da frasi a volte anche piuttosto articolate, le quali sintetizzano appieno l’amore che i francesi hanno per la loro lingua e che tu dovrai tenere ben a mente durante la scrittura.

Una grande differenza con l’italiano sta nell’utilizzo di parole adottate da altre lingue, cosa che avviene molto di rado all’ombra della Tour Eiffel. Non scrivere computer, usa ordinateur. Il Fax è certamente una parola comoda e veloce da scrivere, ma se scegli le télécopieur è meglio. Insomma, quando ti trovi di fronte a un termine internazionale, controlla se esiste la versione francese perché probabilmente si e, nella maggior parte dei casi, loro utilizzano quella.

Senza essere troppo generalisti, ricordati anche che dipende molto dalla persona a cui è indirizzata la tua posta, poiché la parte giovane della popolazione è più aperta a questi termini, ma è comunque preferibile cercare di utilizzare un francese più “puro” possibile, difficilmente non si verrà ripagati da questa scelta.

Fatto questo doveroso preambolo, è tempo di andare a vedere come iniziare all’atto pratico a scrivere questa email, partendo ovviamente dai saluti. In linea di massima con termini come Madame e Monsieur o un ancor più cordiale Cher Monsieur Chère Madame dovrebbero essere più che sufficienti per fare buona impressione nel 99% dei casi. Esistono poi forme come Docteur o Maître per dottori, avvocati o altre figure professionali di spicco. Se non sai all’attenzione di chi è indirizzata, un semplice A qui de droit e sufficiente per lasciare che siano loro a farla leggere a chi di dovere.

Potresti poi anche decidere d’introdurre l’appellativo del destinatario con un qualche saluto come Bonjour, Bonsoir o altri simili a seconda dell’ora del giorno. A questo punto tocca a te presentarti con un semplice Je suis o je m’appelle seguito da una frase che serve per introdurre la questione come Je m’adresse à vous pour… nella forma più semplice.

Può poi essere sostituita da frasi molto più articolate a seconda dei casi specifici come Je me permets de poser ma candidature pour le poste de… Se ci si sta candidando per un posto di lavoro. In ogni caso è permesso se non addirittura consigliabile l’eccedere con le parole in modo da essere particolarmente formale e ossequioso, evitando di renderlo un poema ma non disdegnando qualche arzigogolo in più per dare una forma particolarmente rispettosa.

Questo va poi ripetuto senza eccessi nel corpo del testo, il quale si deve mantenere sugli stessi binari della formalità pronunciata per tutto il tempo. Correttezza grammaticale, punteggiatura, allegati e tutti gli altri aspetti legati alla correttezza della email piuttosto che la forma, rimangono i medesimi visti in precedenza per l’italiano.

Congedarsi

Il grosso è fatto e l’email è scritta ma, così come hai avuto cura di quanto ti ho spiegato fino ad ora, devi avere cura anche del congedo (o saluto finale). Anche questo dipende strettamente dal tipo di email che hai scritto, ma voglio darti qualche consiglio per dare una conclusione appropriata al tuo messaggio di posta: non vorrai mica terminare una email formale con “Ciao!”, o peggio ancora “Saluti e baci“? Certo che no! Puoi invece usare ad esempio le formule “Distinti saluti“, “Cordiali Saluti“, “Cordialmente” o “Cordialità” per completare in modo neutro il tuo messaggio di posta.

Se vuoi lasciar intendere all’interlocutore che ti aspetti una risposta in breve tempo (ad esempio se stai inviando un curriculum vitae), puoi avvalerti di una formula come “In attesa di una cortese risposta, la saluto cordialmente“; ancora, se hai scritto una email formale ma non ossequiosa (ad esempio, se hai iniziato con “Gentile”), puoi tranquillamente usare una formula come “Buon proseguimento“, “Buona giornata” o “Buona serata“, a seconda del momento del giorno in cui credi il messaggio venga letto.

Infine, dopo il saluto, vai accapo e firmati con il tuo nome e cognome, o eventualmente con la firma completa comprensiva di ruolo, contatto telefonico e altro. Mi stai dicendo che non sei capace di creare una firma completa che ti si addice, ma ne vorresti una? Consulta il prima possibile la mia guida dedicata e imparerai a farlo in un batter d’occhio.

Ora che hai capito come iniziare una email, come continuarla e anche come finirla, sei pronto per sederti davanti al computer (o prendere il tuo smartphone/tablet) e metterti al lavoro. Prima di pigiare sul tasto “invia”, ricorda di rileggere il messaggio almeno un paio di volte. Come dici? Non hai la più pallida idea di come mandare una email perché è la prima volta che lo fai? Poco male: ho per te una guida semplicissima che può insegnarti a farlo!

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.