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Come iniziare una email

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Sono sicuro che, almeno una volta nella vita, avrai scritto una email a qualcuno: che sia un tuo amico, un tuo conoscente o addirittura te stesso per condividere un file (nonostante ti abbia mostrato metodi ben più comodi per farlo). Insomma, la pratica di mandare una cosiddetta lettera digitale non ti è così sconosciuta. Eppure, ora che devi scrivere un messaggio simile a un tuo superiore, a un potenziale datore di lavoro o a un cliente, ti senti un po’ nel panico e ti stai chiedendo come iniziare una email di questo tipo, così da evitare figuracce già dalle prime righe del messaggio.

La tua perplessità è comprensibile, perché non tutti sanno da subito iniziare un messaggio di posta elettronica e renderlo adatto a chi lo riceverà: come sempre ci vogliono sia un minimo di preparazione sia un bel po’ di esperienza. Ma non preoccuparti, perché hai avuto la fortuna di capitare nel posto giusto al momento giusto: nelle righe di seguito, infatti, ti spiegherò i modi migliori per iniziare una email formale dandoti consigli e linee guida da seguire per ottenere il risultato migliore.

Vedrai: leggendo attentamente le mie dritte, riuscirai a scrivere un messaggio di posta elettronica efficace e corretto senza affaticarti tanto e, soprattutto, senza dover ricorrere all’aiuto di quel tuo amico laureato in lettere! Presta attenzione a tutto quanto sto per suggerirti e, mi raccomando, tieni sempre presente la persona (o le persone) a cui è diretta l’email: ti garantisco che tutto andrà per il meglio. Detto ciò, non posso far altro che augurarti buona lettura e, in via del tutto eccezionale, buona scrittura!

Indice

Capire il tipo di email

Come iniziare una email

Prima di darti qualche dritta su come iniziare una email, è bene che tu acquisisca un concetto fondamentale: la differenza tra email informale e formale. Puoi definire email informale quella che scrivi a una persona che conosci abbastanza bene, con la quale hai un rapporto relativamente stretto e parli in assoluta tranquillità. In tal caso non credo tu abbia bisogno di consigli: basta semplicemente salutare il tuo interlocutore, scrivergli ciò che desideri fargli sapere e congedarlo come ritieni più opportuno.

Il discorso è invece diverso per quanto riguarda una email di tipo formale, cioè quella diretta a una persona nei confronti della quale devi avere un certo riguardo (e con la quale non hai un rapporto di confidenza): ad esempio, puoi scrivere una email formale al tuo capo o a un tuo superiore, a un potenziale datore di lavoro, a un professore e così via. Insomma, l’email formale è adatta a tutti quei casi in cui devi avere un certo tono, e posso garantirti che una email di questo tipo, se scritta bene, può essere molto più eloquente di un biglietto da visita.

Dunque, in breve, l’email informale è quella che scrivi a qualcuno che conosci e con cui hai un rapporto di confidenza, l’email formale è quella che invece rivolgi a chi conosci poco e con cui hai un rapporto di osservanza. In questo secondo caso, come ti ho già detto, è importantissimo che tu ti ponga in un certo modo per fare una buona impressione e, soprattutto, per essere quanto più chiaro e incisivo possibile. Come ti ho già accennato, i miei consigli saranno orientati prevalentemente alla composizione di una email formale.

Creare un buon indirizzo email

Prima di scrivere il tuo messaggio, devi prestare attenzione a un dettaglio che spesso si tende a sottovalutare: com’è fatto l’indirizzo email dal quale invierai il messaggio. Per capirci, ti faccio subito un esempio: se tu fossi il capo di un’azienda, come reagiresti nel ricevere un curriculum proveniente da superbello1998@dominio.com? Probabilmente scoppieresti a ridere, e penseresti che questa persona si presenta già male. Beh, avresti ben ragione a farlo! Avere un indirizzo email “serio” è fondamentale per fare una buona impressione.

Dunque, se ti stai rivolgendo al tuo capo o a un superiore cerca di usare l’indirizzo di posta che ti è stato assegnato dalla tua azienda/Università; se ti rivolgi a un docente, a un potenziale datore di lavoro (magari per presentare un curriculum vitae), o a un cliente/superiore e non disponi di un indirizzo aziendale, cerca di crearne uno che si associ direttamente alla tua persona.

Indirizzi di posta elettronica del tipo s.aranzulla@dominio.it o aranzulla.s@dominio.it, anche accompagnati da un numero se necessario, sono da consigliare; dimentica indirizzi come player99@dominio.itthebest@dominio.it o che contengano nickname o altri soprannomi (a meno che tu non usi un nome d’arte per identificarti professionalmente): faresti una figura non bella fin dal principio. Se non possiedi già un indirizzo di posta “serio”, ti consiglio di crearne immediatamente uno usando la mia guida dedicata, e di tenerlo in serbo per inviare email formali di qualsiasi tipo.

Ricorda inoltre che, per mandare una email che abbia valore di raccomandata/notifica a mezzo postale, per evitare di apporre la firma digitale, o per comunicazioni di un certo tipo con la Pubblica Amministrazione, hai bisogno di un indirizzo di Posta Elettronica CertificataPEC: puoi crearne uno seguendo il mio pratico tutorial.

Centrare l’oggetto dell’email

Ora che hai capito l’importanza di un buon indirizzo di posta elettronica, è ora che sposti l’attenzione su un altro dettaglio che spesso passa in secondo piano: l’oggetto del messaggio. Tieni ben presente che, subito dopo il mittente, l’oggetto è la seconda cosa che viene guardata da chi sta dall’altra parte, per questo anche un buon oggetto è importantissimo affinché la tua email sortisca l’effetto desiderato.

L’oggetto della tua email è ciò che la identifica immediatamente, quindi ti consiglio di sceglierne uno che, in poche parole, spieghi il motivo del tuo messaggio. Ad esempio, se stai scrivendo una email per candidarti alla posizione di programmatore informatico, un buon oggetto potrebbe essere Candidatura per posizione di programmatore informatico; se invece stai scrivendo al tuo capo per sottoporgli un rendiconto mensile, un buon oggetto potrebbe essere Rendiconto relativo al periodo 10-2017/11-2017; ancora, se stai scrivendo a un docente per prenotare un colloquio privato, un buon oggetto potrebbe essere Richiesta appuntamento per colloquio relativo al corso di […].

Riassumendo quanto ti ho detto fin’ora, più l’oggetto è breve, conciso ed esplicativo, più la tua email ha probabilità di catturare l’attenzione del destinatario (e meno, invece, di finire dritta dritta nel cestino).

Iniziare una email formale

Chiarita, finalmente, l’importanza dell’indirizzo email che possiedi e dell’oggetto, è arrivato il momento di rimboccarti le maniche e iniziare a dare forma al tuo messaggio. Ti spiegherò di seguito come salutare il tuo interlocutore nel migliore dei modi a seconda del grado di confidenza che hai con quest’ultimo, come presentarti, come continuare la tua email e, infine, come congedarti; può sembrarti una cosa banale ma, ti assicuro, fare la dovuta attenzione ai dettagli aiuta a porsi in modo decisamente migliore.

Il saluto iniziale

La prima cosa che devi fare è quella di valutare a chi stai inviando il messaggio di posta, così da scegliere un buon saluto di circostanza (o un saluto iniziale). Innanzitutto, dai uno sguardo all’indirizzo di posta elettronica di chi riceverà il messaggio: se si tratta di un’indirizzo nominale (ad esempio aranzulla@dominio.it) puoi iniziare direttamente dai saluti; se, invece, si tratta di un indirizzo generico (amministrazione@dominio.it, oppure lavoro@dominio.it, o ancora info@dominio.it), puoi iniziare con una riga che esplichi il diretto intestatario del messaggio.

Ti spiego meglio: se stai scrivendo all’ufficio amministrazione della tua azienda (amministrazione@azienda.it) e vuoi che il messaggio sia letto in particolare da Mario Rossi, potresti iniziare l’email con “Alla cortese attenzione/all’attenzione di Mario Rossi” e andare accapo, per poi procedere con i saluti. Ancora, se stai scrivendo all’indirizzo generico di una scuola (scuola@istituto.it, ad esempio) e vuoi rivolgerti in particolare alla segreteria, potresti iniziare il tuo messaggio con “All’attenzione dell’ufficio Segreteria dell’istituto ‘Scuola’”.

Ora puoi iniziare l’email in questione con il saluto di circostanza, che solitamente è composto da un aggettivo di circostanza, dal titolo della persona a cui ci si rivolge e dal suo cognome. Gli aggettivi di circostanza più usati sono Spettabile (abbreviato Spett.le) , Egregio, Gentile (o Gentilissimo, abbreviato Gent.mo) e Caro, e vengono scelti in base al tipo di rapporto formale che si ha con l’interlocutore, secondo le linee guida che ti spiego di seguito.

  • Spettabile (Spett.le)/Egregio – questi aggettivi sono adatti se ci si rivolge a una persona – che non si conosce, o con cui si ha un rapporto distaccato – usando riverenza. Per esempio puoi usarli per parlare ad un potenziale datore di lavoro, al capo o a un docente.
  • Gentile – questo aggettivo, in genere, viene usato in caso di rapporto formale non ossequioso, cioè quando l’interlocutore è qualcuno con cui non si ha confidenza, ma con cui esistono probabilità di instaurare un rapporto leggermente più informale. Per esempio, puoi usare questo aggettivo quando contatti per la prima volta una persona sconosciuta, con un superiore (che conosci di persona e con cui scambi almeno un saluto, per esempio), o con un docente che ti segue in prima persona.
  • Caro – questo aggettivo viene usato nel caso l’interlocutore sia una persona che si conosce, e con cui si ha un rapporto formale – che tuttavia non impone un distacco molto marcato. Per esempio, puoi usare questo aggettivo nei confronti di un collega, di un diretto superiore che lavora nel tuo stesso ufficio o di un medico che ti segue personalmente.

Di fianco all’aggettivo circostanziale devi porre il titolo della persona a cui ti rivolgi seguita dal suo cognome; ad esempio, puoi usare Dottore (Dott.) e Dottoressa (Dott.ssa) se stai parlando con una persona laureata (in qualsiasi materia), Professore (Prof.) e Professoressa (Prof.ssa) se stai parlando con un docente titolare di cattedra, Avvocato (Avv.), Ingegnere (Ing.) o qualsiasi altro titolo di studi abbia l’altra persona. Se hai dubbi o se non hai la più pallida idea di se e cosa abbia studiato chi sta dall’altra parte, ti consiglio invece di buttarti sui classici Signor (Sig.) e Signora (Sig.ra), che vanno sempre bene.

Se proprio gli appellativi come egregio, spettabile e via discorrendo non ti vanno giù e li trovi troppo “freddi”, puoi sostituirli con un saluto come BuongiornoBuonasera, a seconda di quando presumi che l’email verrà aperta dal destinatario. Ad esempio, anziché “Egregio Sig. Aranzulla”, puoi optare per un più leggero “Buonasera Sig. Aranzulla” o, semplicemente, “Buonasera” (utile anche se non conosci il nome della persona con cui andrai a comunicare). In tutti i casi, dopo il saluto iniziale metti una virgola e vai accapo.

La presentazione

Ora che hai capito come salutare il tuo interlocutore (ad es. Gentile Sig. Aranzulla), lascia che ti dia qualche consiglio anche su come continuare la tua email. La parte che segue il saluto iniziale è la presentazione: questa viene usata per presentarsi all’interlocutore, qualora non ci si conoscesse già, dando qualche indicazione in più su sé stessi. Per esempio, se stai scrivendo a un potenziale datore di lavoro, presentati scrivendo il tuo nome e cognome (“sono Salvatore Aranzulla”) ed il motivo per cui scrivi (“e la contatto in merito all’annuncio per il ruolo di programmatore verso la sua azienda”); ancora, se stai scrivendo a un docente universitario, presentati spiegando che fai parte del suo corso (sono Salvatore Aranzulla e seguo il suo corso di Programmazione Distribuita). Completa la presentazione con un punto; se la presentazione è particolarmente lunga, ti consiglio anche di andare accapo.

Tieni presente che, come ti ho già detto, la presentazione è fondamentale se non conosci il tuo interlocutore; se invece hai già avuto modo di conoscerlo, o se è in grado di capire autonomamente chi sei perché hai già comunicato con lui, ti consiglio di evitare la presentazione (è inutile dire a qualcuno chi sei, se ti conosce già!) e di passare direttamente al punto successivo.

Il corpo propositivo

Dopo aver salutato ed eventualmente essersi presentati, bisogna far capire all’interlocutore il motivo per il quale si è scritta l’email. Questa è una parte che cambia profondamente a seconda delle situazioni, ma voglio darti comunque delle “dritte” che possano aiutarti a fare buona figura.

  • Chiarezza – devi far capire al tuo interlocutore che, in questa parte, gli spieghi di cosa hai bisogno. Ottimi modi per iniziare il corpo propositivo di una email sono le frasi “Le scrivo perché…” o “Le scrivo in merito a…”.
  • Correttezza grammaticale – l’ultima cosa di cui il tuo interlocutore ha bisogno è di leggere un bellissimo (quanto scorretto) “se avrei”. Assicurati di usare correttamente le regole della lingua italiana, rispetta i tempi verbali e rileggi più volte ciascuna frase all’interno del testo.
  • Punteggiatura – anche se dal vivo parleresti tutto d’un fiato, ricordati che chi ti legge non può ascoltare il tono della tua voce, e che per immaginarlo può affidarsi solo alla punteggiatura. Stacca le frasi con le virgole, chiudi i periodi con i punti e non aver paura di usare il punto e virgola dove necessario. Attenzione ai punti esclamativi e ai puntini sospensivi: esagerare non va bene.
  • Immediatezza – cerca di essere dettagliato e di aggiungere alla tua email tutto quanto vuoi dire (o sapere), tuttavia non ripetere inutilmente frasi, parole e concetti per “allungare il brodo”. Essere chiari e concisi è un pregio che chi leggerà l’email gradirà di certo.
  • Gli allegati – se alleghi qualcosa alla tua email (se devi allegare grandi file, impara a farlo usando il mio tutorial), specificalo nel corpo del testo e spiega il motivo e la natura dei tuoi allegati. Non vorrai che il tuo interlocutore scambi il tuo messaggio per un virus, vero?

Inoltre, non aver paura di andare accapo e iniziare un nuovo paragrafo: fallo per staccare concetti completamente separati, o se ti accorgi che hai scritto troppo testo senza andare accapo (cosa che potrebbe stancare la vista di chi legge). Infine, non usare termini o espressioni che non conosci o che non usi abitualmente solo per fare buona impressione: l’errore è lì dietro l’angolo, e una figuraccia in tal senso difficilmente si dimentica. Cerca di usare un linguaggio consono alla persona con cui parli, pur attenendoti alle tue capacità, e senza strafare.

Congedarsi

Il grosso è fatto e l’email è scritta ma, così come hai avuto cura di quanto ti ho spiegato fino ad ora, devi avere cura anche del congedo (o saluto finale). Anche questo dipende strettamente dal tipo di email che hai scritto, ma voglio darti qualche consiglio per dare una conclusione appropriata al tuo messaggio di posta: non vorrai mica terminare una email formale con “Ciao!”, o peggio ancora “Saluti e baci“? Certo che no! Puoi invece usare ad esempio le formule “Distinti saluti“, “Cordiali Saluti“, “Cordialmente” o “Cordialità” per completare in modo neutro il tuo messaggio di posta.

Se vuoi lasciar intendere all’interlocutore che ti aspetti una risposta in breve tempo (ad esempio se stai inviando un curriculum vitae), puoi avvalerti di una formula come “In attesa di una cortese risposta, la saluto cordialmente“; ancora, se hai scritto una email formale ma non ossequiosa (ad esempio, se hai iniziato con “Gentile”), puoi tranquillamente usare una formula come “Buon proseguimento“, “Buona giornata” o “Buona serata“, a seconda del momento del giorno in cui credi il messaggio venga letto.

Infine, dopo il saluto, vai accapo e firmati con il tuo nome e cognome, o eventualmente con la firma completa comprensiva di ruolo, contatto telefonico e altro. Mi stai dicendo che non sei capace di creare una firma completa che ti si addice, ma ne vorresti una? Consulta il prima possibile la mia guida dedicata e imparerai a farlo in un batter d’occhio.

Ora che hai capito come iniziare una email, come continuarla e anche come finirla, sei pronto per sederti davanti al computer (o prendere il tuo smartphone/tablet) e metterti al lavoro. Prima di pigiare sul tasto “invia”, ricorda di rileggere il messaggio almeno un paio di volte. Come dici? Non hai la più pallida idea di come mandare una email perché è la prima volta che lo fai? Poco male: ho per te una guida semplicissima che può insegnarti a farlo!