Come scrivere una mail
Devi inviare una comunicazione via email a un cliente, un collega o un professionista da ingaggiare per dei lavori ma non sai come strutturare il messaggio? Hai paura di commettere errori che potrebbero infastidire o addirittura indispettire il destinatario? Non ti preoccupare: oggi gli strumenti per raggiungere questo scopo in modo efficace e rapido non mancano di certo.
Se vuoi, posso darti io una mano e spiegarti come scrivere una mail in maniera corretta, a seconda di quelle che sono le tue esigenze. Che tu abbia intenzione di scrivere una mail formale o una informale, poco importa: nelle prossime righe di questo tutorial, ti spiegherò in modo dettagliato come agire in tutti i casi, partendo dall’introduzione del messaggio fino alla sua conclusione, passando ovviamente per il suo corpo centrale. Vedrai: il progresso tecnologico ha reso tutto ciò un gioco da ragazzi.
Che ne dici? Sei pronto? Sì? Perfetto, allora mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo che ti occorre per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò, così da riuscire a scrivere la tua mail senza problemi. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!
Indice
- Informazioni preliminari
- Come scrivere una mail facendosi aiutare dall'IA
- Come scrivere una mail formale
- Come scrivere una mail informale
- Come scrivere una mail di candidatura
- Come scrivere una mail di sollecito
- Come scrivere una mail a un professore universitario
- Come scrivere una mail al Comune
Informazioni preliminari
Prima di addentrarci nel cuore di questa guida e vedere nel dettaglio come scrivere una mail, permettimi di fornirti alcune informazioni preliminari e, più nello specifico, di illustrarti le principali differenze esistenti tra la mail formale e quella informale.
Una mail formale, come suggerisce il nome, è indirizzata a una persona con cui non sussiste un rapporto di tipo confidenziale: quindi una persona che non conosci personalmente o, comunque, una persona che ricopre una certa importanza (un cliente, un datore di lavoro, un fornitore, un superiore, un professore, un dottore e così via). I toni da usare in una mail formale, quindi, sono decisamente più “freddi” e distaccati rispetto a una mail informale.
La mail informale, invece, essendo indirizzata a una persona che si conosce piuttosto bene e con la quale sussiste un certo rapporto confidenziale, può essere scritta senza prestare particolare attenzione all’osservanza di determinate regole di scrittura: è possibile scrivere al destinatario del messaggio usando praticamente il medesimo linguaggio usato nelle conversazioni “a tu per tu”.
Adesso che hai capito che tipo di messaggio scrivere, in base al destinatario dello stesso, vediamo subito come procedere. Nei prossimi capitoli trovi spiegato come procedere alla stesura di ambedue le tipologie di mail.
Come scrivere una mail facendosi aiutare dall’IA
Potresti non averci pensato, ma il progresso tecnologico relativo all’era dell’intelligenza artificiale può aiutarti in modo importante a raggiungere il tuo scopo. Potresti, infatti, pensare di farti seguire passo passo nella stesura della mail di tuo interesse da un chatbot di intelligenza artificiale.
Per procedere in questo modo, raggiungi il sito Web di ChatGPT e inizia a “conversare” con l’IA. Se ti interessa che la chat rimanga salvata, però, potrebbe farti piacere eseguire il login seguendo quanto indicato nel mio tutorial relativo a come accedere a ChatGPT.
Una volta raggiunta la schermata del chatbot, potresti pensare di iniziare la tua richiesta con “Sto scrivendo una mail [tipologia] per [scopo]: come posso iniziarla?” (ad esempio, “Sto scrivendo una mail formale per prendere un appuntamento in Comune: come posso iniziarla?). Così facendo, il chatbot ti mostrerà alcuni esempi di introduzioni che puoi utilizzare per la tua mail.
Potrai poi proseguire, eventualmente, nel farti aiutare anche per quel che riguarda la stesura del corpo e della conclusione del messaggio, effettuando ulteriori richieste nelle stesse modalità appena viste. Tieni a mente, però, che è buona pratica non fornire informazioni sensibili al chatbot, in modo da mantenere la privacy. Potresti insomma volerti mantenere su richieste generali, completando manualmente i dettagli (il numero della pratica o l’indirizzo di casa, per esempio). Per maggiori dettagli generali sullo strumento, potrebbe farti piacere consultare la mia guida su come utilizzare ChatGPT.
In ogni caso, l’utilizzo di un chatbot di intelligenza artificiale — per quanto quest’ultimo possa commettere alcuni errori chiamati “allucinazioni” in gergo tecnico — è uno dei metodi più rapidi per farsi aiutare nella stesura rapida di una qualsivoglia mail. Non è infatti un caso che nientemeno che Google abbia integrato un assistente per la scrittura delle mail direttamente nel suo servizio Gmail.
Come scrivere una mail formale
Hai bisogno di sapere come scrivere una mail formale? Che tu voglia fare ciò perché hai bisogno di scrivere una mail a un avvocato o di scrivere una mail a un professore universitario, per fare degli esempi pratici, fai tesoro delle “dritte” che trovi di seguito e vedrai che tutto andrà per il meglio.
Introduzione
Partiamo, com’è giusto che sia, dall’introduzione del messaggio. Dal momento che non hai un rapporto confidenziale con il destinatario a cui stai scrivendo, sarebbe meglio iniziare con un cosiddetto saluto di circostanza, composto generalmente da un aggettivo di circostanza, dal titolo della persona a cui ci si sta rivolgendo e dal suo cognome (per esempio, Spettabile/Spett.le Signor/Sig. Rossi; Egregio Dott. Verdi, Gentile Prof. Bianchi e così via).
In alternativa, se i saluti di circostanza sopraccitati ti sembrano troppo “ingessati”, potresti provare a sostituirli con forme di saluto più “calde”, come Buongiorno/Buonasera, a cui aggiungere il titolo della persona a cui ci si sta rivolgendo e il suo cognome (per esempio, Buongiorno Sig. Rossi, Buonasera Prof. Bianchi e così via).
In un caso o nell’altro, comunque, dopo il saluto iniziale devi sempre mettere una virgola e andare accapo, così da poter passare subito al corpo del messaggio.
Corpo del messaggio
Per quanto riguarda il corpo del messaggio, trattandosi di una mail formale, ti suggerisco di valutare la possibilità di fare una brevissima presentazione nella quale dici chi sei e perché hai deciso di scrivere il messaggio, soprattutto se il destinatario non ti conosce. Fatto ciò, puoi effettivamente passare alla stesura del corpo del messaggio, tenendo conto dei seguenti aspetti.
- Sii chiaro, conciso e ordinato — vai dritto al punto spiegando al destinatario della mail perché hai deciso di contattarlo (se eventualmente non hai scritto la presentazione a cui accennavo prima), magari introducendo l’argomento con frasi del tipo “Le scrivo per…” o “La contatto perché…”. Per evitare di “stancare” il destinatario, inoltre, cerca di non dilungarti troppo e, se possibile, suddividi il corpo del messaggio in più paragrafi anziché in un unico blocco.
- Presta attenzione a grammatica e punteggiatura — dal momento che stai scrivendo un messaggio formale (e che, come spiegato prima, potrebbe essere indirizzato anche a potenziali datori di lavoro o clienti), è importante fare bella figura. Per questo motivo, assicurati che nel testo non ci siano errori grammaticali o di punteggiatura. Inoltre, non fidarti troppo dei correttori automatici: a volte potrebbero fare brutti scherzi interpretando male il senso di alcune frasi e modificando in modo automatico “e” in “è” e così via, facendoti fare pessime figure.
- Segnala l’eventuale presenza di allegati — hai inserito degli allegati nella mail? Sarebbe il caso di segnalare la cosa nel messaggio, specificando quanti sono e cosa contengono.
Se pensi che il modo in cui hai struttura il corpo della mail sia un po’ troppo confuso, potresti pensare di utilizzare l’intelligenza artificiale per farti aiutare, in modo simile a quanto spiegato in precedenza. Questa volta, però, puoi effettuare una richiesta come “Riscrivi questo testo in modo che sia chiaro, conciso e ordinato”, incollando poi il corpo della mail che hai scritto di tuo pugno. Valuta che il chatbot non abbia commesso errori, ma vedrai che in questo modo riuscirai a migliorare rapidamente il risultato finale.
Conclusione
Nella mail formale, anche la conclusione del messaggio va curata come si deve. Per essere incisiva, dovrebbe contenere saluti finali, il cui tono dovrebbe essere proporzionato ai saluti iniziali. Cerco di renderti più chiaro questo aspetto facendoti qualche esempio concreto.
Se nei saluti iniziali hai utilizzato formule con aggettivi di circostanza quali “Egregio” “Spettabile/Spett.le” e così via , sarebbe appropriato congedarti con un saluto finale più formale (per esempio, “Cordiali Saluti”, “Distinti Saluti” o “Cordialmente).
Se, invece, hai usato una forma di saluto iniziale meno “ingessata”, come “Buongiorno” o “Buonasera”, potresti usare una forma di saluto finale meno formale (per esempio, “Buon proseguimento di giornata”, “Buona giornata”, “Buona serata”, “Buon lavoro” e così via).
Una volta scelta la forma di congedo che ti sembra più adatta alla mail che hai appena scritto, metti la tua firma: può essere semplice (quindi solo nome e cognome) o completa (nome, cognome e informazioni di contatto). Per finire, rileggi un’ultima volta il messaggio, copialo se vuoi in un chatbot di intelligenza artificiale — eliminando eventuali informazioni sensibili — per chiedere a quest’ultimo se va bene (es. “Questa mail ti sembra adatta all’invio a un docente?) e, se sei pronto per farlo, invialo.
Come scrivere una mail formale in inglese
Adesso che sei a conoscenza di tutte le buone pratiche di scrittura e controllo, ti stai domandando come scrivere una mail in inglese? Beh, la sostanza di quanto detto nelle righe precedenti non cambia: trattandosi di una mail indirizzata a una persona con cui non c’è un rapporto confidenziale, devi usare frasi di apertura e di congedo adatte, tenendo in conto che stai scrivendo a una persona in lingua inglese.
Gli aggettivi di circostanza che puoi utilizzare a tale scopo sono “Dear Sir” (equivalente di “Gentile Sig.) o ”Dear Madam“ (equivalente di ”Gentile Sig.ra), mentre come frasi di congedo puoi usare “We look forward to hearing from you soon” (equivalente di “Ci sentiamo presto) o ”Sincerely“, ”Yours Sincerely“, ”Yours faithfully“ (forme equivalenti di ”Distinti Saluti“, ”Cordialmente” ecc.).
Se dovessi avere difficoltà a scrivere in inglese la tua mail, avvaliti di qualche servizio di traduzione adatto allo scopo, come il famosissimo Google Traduttore (disponibile anche come app per Android e iOS/iPadOS). Maggiori info qui. Ricordati inoltre della possibilità di utilizzare l’IA per il controllo passo passo, proprio come visto in precedenza per la mail in italiano.
Come scrivere una mail informale
Vuoi sapere come scrivere una mail informale, magari perché il destinatario della stessa è un tuo vecchio amico che non senti da tempo? Come ti dicevo nell’introduzione dell’articolo, in questo caso non c’è bisogno di prestare particolare attenzione alla forma della mail, ma permettimi comunque di darti qualche suggerimento su come scriverla.
Iniziamo ovviamente dall’introduzione della mail. Trattandosi di un messaggio da inviare a una persona con cui hai un certo rapporto di confidenza, puoi usare tranquillamente formule di saluto del tipo “Caro/a”, “Mio/a caro/a”, “Carissimo/a”, “Mio/a”, “Ciao” e così via, a cui segue il nome del destinatario.
Una volta che avrai scelto la formula di saluto introduttivo, inserisci la virgola dopo il nome e vai accapo, così da introdurti nel clou della mail. Nel corpo del messaggio puoi inserire tutto ciò che desideri comunicare al destinatario. Anche se si tratta di una mail da inviare a una persona con cui sei in confidenza, comunque, ricordati di essere ordinato, magari suddividendo il messaggio in più paragrafi. Valuta anche quando dev’essere lunga la lettera: non dovrebbe essere né troppo breve (mica stai scrivendo un telegramma), né troppo lunga (non stai scrivendo nemmeno un romanzo): insomma, usa un po’ di buon senso. Potresti pensare a tal proposito di farti aiutare dall’intelligenza artificiale, utilizzando un prompt come “riscrivi la mail accorciandola il più possibile e rendendola ordinata, mantenendo però il tono originale”.
In ogni caso, il messaggio dovrebbe essere curato per quanto riguarda la sintassi e la grammatica, altrimenti rischi di non far capire al destinatario il senso delle frasi utilizzate (e oltretutto non faresti una bella figura). Magari rileggi il testo del messaggio una volta che hai terminato la sua stesura (e puoi effettuare un check ulteriore con l’intelligenza artificiale, nonostante quest’ultima non sia precisa per uno scopo di questo tipo, ma potrebbe comunque aiutarti a scovare refusi che non hai notato).
A conclusione della mail, usa una formula di chiusura adatta al messaggio (per esempio, “Ti saluto con affetto”, “Spero di rivederti il prima possibile”, “A presto” e così via, firmando poi la lettera scrivendo il tuo nome (senza cognome).
Nelle mail informali è possibile includere anche un Post Scriptum o P.S.: si tratta di un breve messaggio da inserire al termine del messaggio principale, che può contenere un’informazione meno importante e/o qualcosa che ti sei dimenticato di inserire nel corpo della mail. Se dovessi inserire il P.S., ricordati di metterlo dopo la firma.
Per quel che riguarda, invece, come scrivere un’email informale in inglese (magari indirizzata a un amico o a un parente), non dovrai far altro che dare un’occhiata alla guida che ho realizzato per te. Sarà semplicissimo, con le giuste dritte, ottenere un’email corretta dal punto di vista grammaticale e con delle frasi prive di troppi fronzoli.
Come scrivere una mail di candidatura
Hai assolutamente bisogno di scrivere un’email per un colloquio di lavoro o un’azienda. Non hai però la più pallida idea di come scrivere una mail di candidatura spontanea.
Che fare? Prima di tutto dovrai rivolgerti al datore di lavoro dandogli del “lei” e scrivendo frasi corrette dal punto di vista grammaticale, senza dilungarti troppo. Ricorda, inoltre, di allegare il tuo curriculum, che deve rispecchiare le tue reali capacità. Ho già scritto tutto quello che bisogna fare in una guida perfetta per te!
Come scrivere una mail di sollecito
Devi far sì di accorciare assolutamente i tempi perché hai una questione da risolvere quanto prima. Bene, sapere come scrivere un’email di sollecito formale non è mai stato così semplice se seguirai la guida che ho scritto su questo argomento. Ricorda sempre di non usare toni duri, non devi risultare indisposto sia per ottenere sul serio quello che ti serve sia perché dovrai mantenere una forma di un certo tipo.
Come scrivere una mail a un professore universitario
Vorresti scrivere un’email a un professore e non sai proprio da dove iniziare? Prima di tutto, dovrai usare un linguaggio formale, dandogli del “lei”. Bisogna curare molto la forma, soprattutto se ti stai rivolgendo a un professore universitario.
Dovrai porre la giusta attenzione anche alla formulazione della richiesta: ok, dovrai utilizzare un linguaggio formale, ma non forbito! La tua richiesta dovrà essere chiara. Questi e tanti altri consigli sono stati raccolti nella mia guida per scrivere a un professore, che potresti reputare utile seguire anche nel caso tu ti stia chiedendo come scrivere una mail al dirigente scolastico o come scrivere una mail per chiedere la tesi, per fare degli esempi pratici.
Come scrivere una mail al Comune
Cerchi il modo più adatto per scrivere un’email per un appuntamento, per esempio in Comune? Di qualsiasi appuntamento si tratti, ho messo insieme tutti i consigli più utili per non fare brutta figura: bisogna sempre prestare attenzione a quello che si scrive, rileggendo magari più volte o lasciandosi ispirare dalla mia guida sul tema!
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
