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Come scrivere una mail

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Devi inviare una comunicazione via email a un cliente, un collega o un professionista da ingaggiare per dei lavori ma non sai come strutturare il messaggio? Hai paure di commettere errori che potrebbero infastidire o addirittura indispettire il destinatario? Non ti preoccupare: se vuoi, posso darti io una mano e spiegarti  come scrivere una mail in maniera corretta, a seconda di quelle che sono le tue esigenze.

Che tu abbia intenzione di scrivere una mail formale o una informale, poco importa: nelle prossime righe di questo tutorial, di spiegherò in modo dettagliato come agire in tutti i casi, partendo dall’introduzione del messaggio fino alla sua conclusione, passando ovviamente per il suo corpo centrale. Vedrai: scrivere una mail non è affatto complicato come può sembrarti.

Allora, posso sapere che ci fai ancora lì impalato? Forza e coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo che ti occorre per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò, così da riuscire a scrivere la tua mail senza problemi. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

Informazioni preliminari

email

Prima di addentrarci nel cuore di questa guida e vedere nel dettagli come scrivere una mail, permettimi di fornirti alcune informazioni preliminari e, più nello specifico, di illustrarti le principali differenze esistenti tra la mail formale e quella informale.

Una mail formale, come suggerisce il suo stesso nome, è indirizzata a una persona con cui non sussiste un rapporto di tipo confidenziale: quindi una persona che non conosci personalmente o, comunque, una persona che ricopre una certa importanza (es. un cliente, un datore di lavoro, un fornitore, un superiore, un professore, un dottore, etc.). I toni da usare in una mail formale, quindi, sono decisamente più “freddi” e distaccati rispetto a una mail informale.

La mail informale, invece, essendo indirizzata a una persona che si conosce piuttosto bene e con la quale sussiste un certo rapporto confidenziale, può essere scritta senza prestare particolare attenzione all’osservanza di determinate regole di scrittura: è possibile scrivere al destinatario del messaggio usando praticamente il medesimo linguaggio usato nelle conversazioni “a tu per tu”.

Adesso che hai capito che tipo di messaggio scrivere, in base al destinatario dello stesso, vediamo subito come procedere. Nei prossimi capitoli trovi spiegato come procedere alla stesura di ambedue le tipologie di mail.

Come scrivere una mail formale

Hai bisogno di sapere come scrivere una mail formale? Che tu voglia fare ciò perché hai bisogno di scrivere una mail a un avvocato o di scrivere una mail a un professore universitario, fai tesoro delle “dritte” che trovi di seguito e vedrai che tutto andrà per il meglio.

Introduzione

Introduzione mail formale

Partiamo, com’è giusto che sia, dall’introduzione del messaggio. Dal momento che non hai un rapporto confidenziale con il destinatario a cui stai scrivendo, sarebbe meglio iniziare con un cosiddetto saluto di circostanza, composto generalmente da un aggettivo di circostanza, dal titolo della persona a cui ci si sta rivolgendo e dal suo cognome (es. Spettabile/Spett.le Signor/Sig. Rossi; Egregio Dott. Verdi, Gentile Prof. Bianchi, etc.).

In alternativa, se i saluti di circostanza sopraccitati ti sembrano troppo “ingessati”, potresti provare a sostituirli con forme di saluto più “calde”, come Buongiorno/Buonasera, a cui aggiungere il titolo della persona a cui ci si sta rivolgendo e il suo cognome (es. Buongiorno Sig. Rossi, Buonasera Prof. Bianchi, etc.).

In un caso o nell’altro, comunque, dopo il saluto iniziale devi sempre mettere una virgola e andare accapo, così da poter passare subito al corpo del messaggio.

Corpo del messaggio

Corpo mail formale

Per quanto riguarda il corpo del messaggio, trattandosi di una mail formale, ti suggerisco di valutare la possibilità di fare una brevissima presentazione nella quale dici chi sei e perché hai deciso di scrivere il messaggio, soprattutto se il destinatario non ti conosce. Fatto ciò, puoi effettivamente passare alla stesura del corpo del messaggio, tenendo conto dei seguenti aspetti.

  • Sii chiaro, conciso e ordinato— vai dritto al puto spiegando al destinatario della mail perché hai deciso di contattarlo (se eventualmente non hai scritto la presentazione a cui accennavo prima), magari introducendo l’argomento con frasi del tipo “Le scrivo per… o “La contatto perché…“. Per evitare di “stancare” il destinatario, inoltre, cerca di non dilungarti troppo e, se possibile, suddividi il corpo del messaggio in più paragrafi anziché in un unico blocco.
  • Presta attenzione a grammatica e punteggiatura — dal momento che stai scrivendo un messaggio formale (e che, come spiegato prima, potrebbe essere indirizzato anche a potenziali datori di lavoro o clienti), è importante fare bella figura. Per questo motivo, assicurati che nel testo non ci siano errori grammaticali o di punteggiatura. Inoltre, non fidarti troppo dei correttori automatici: a volte potrebbero fare brutti scherzi interpretando male il senso di alcune frasi e modificando in modo automatico “e” in “è“, “hanno” in “anno“, “o” in “ho“, etc., facendoti fare pessime figure.
  • Segnala l’eventuale presenza di allegati — hai inserito degli allegati nella mail? Sarebbe il caso di segnalare la cosa nel messaggio, specificando quanti sono e cosa contengono.

Conclusione

Conclusione mail formale

Nella mail formale, anche la conclusione del messaggio va curata come si deve. Per essere incisiva, dovrebbe contenere saluti finali, il cui tono dovrebbe essere proporzionato ai saluti iniziali. Cerco di renderti più chiaro questo aspetto facendoti qualche esempio concreto.

Se nei saluti iniziali hai utilizzato formule con aggettivi di circostanza quali “Egregio” “Spettabile/Spett.le”, etc., sarebbe appropriato congedarti con un saluto finale più formale (es. “Cordiali Saluti“, “Distinti Saluti” o “Cordialmente“).

Se, invece, hai usato una forma di saluto iniziale meno “ingessata”, come “Buongiorno” o “Buonasera”, potresti usare una forma di saluto finale meno formale (es. “Buon proseguimento di giornata“, “Buona giornata“, “Buona serata“, “Buon lavoro“, etc.).

Una volta scelta la forma di congedo che ti sembra più adatta alla mail che hai appena scritto, metti la tua firma: può essere semplice (quindi solo nome e cognome) o completa (nome, cognome e informazioni di contatto). Per finire, rileggi un’ultima volta il messaggio e, se sei pronto per farlo, invialo.

Come scrivere una mail formale in inglese

Inglese

Hai la necessità di scrivere una mail formale in inglese? Beh, la sostanza di quanto detto nelle righe precedenti non cambia: trattandosi di una mail indirizzata a una persona con cui non c’è un rapporto confidenziale, devi usare frasi di apertura e di congedo adatte, tenendo in conto che stai scrivendo a una persona in lingua inglese.

Gli aggettivi di circostanza che puoi utilizzare a tale scopo sono “Dear Sir” (equivalente di “Gentile Sig.”) o “Dear Madam” (equivalente di “Gentile Sig.ra”), mentre come frasi di congedo puoi usare “We look forward to hearing from you soon” (equivalente di “Ci sentiamo presto”) o “Sincerely“, “Yours Sincerely“, “Yours faithfully” (forme equivalenti di “Distinti Saluti”, “Cordialmente”, etc.).

Se dovessi avere difficoltà a scrivere in inglese la tua mail, avvaliti di qualche servizio di traduzione adatto allo scopo, come il famosissimo Google Traduttore (disponibile anche come app per Android e iOS/iPadOS). Maggiori info qui.

Come scrivere una mail informale

Vuoi sapere come scrivere una mail informale, magari perché il destinatario della stessa è un tuo vecchio amico che non senti da tempo? Come ti dicevo nell’introduzione dell’articolo, in questo caso non c’è bisogno di prestare particolare attenzione alla forma della mail, ma permettimi comunque di darti qualche suggerimento su come scriverla.

Introduzione

Introduzione mail informale

Iniziamo ovviamente dall’introduzione della mail. Trattandosi di un messaggio da inviare a una persona con cui hai un certo rapporto di confidenza, puoi usare tranquillamente formule di saluto del tipo “Caro/a“, “Mio/a caro/a“, “Carissimo/a“, “Mio/a“, “Ciao“, etc., a cui segue il nome del destinatario.

Una volta che avrai scelto la formula di saluto introduttivo, inserisci la virgola dopo il nome e vai accapo, così da introdurti nel clou della mail.

Corpo del messaggio

Corpo mail informale

Nel corpo del messaggio puoi inserire tutto ciò che desideri comunicare al destinatario. Anche se si tratta di una mail da inviare a una persona con cui sei in confidenza, comunque, ricordati di essere ordinato, magari suddividendo il messaggio in più paragrafi. Valuta anche quando dev’essere lunga la lettera: non dovrebbe essere né troppo breve (mica stai scrivendo un telegramma), né troppo lunga (non stai scrivendo nemmeno un romanzo): insomma, usa un po’ di buon senso.

Il messaggio, inoltre, dovrebbe essere curato per quanto riguarda la sintassi e la grammatica, altrimenti rischi di non far capire al destinatario il senso delle frasi utilizzate (e oltretutto non faresti una bella figura). Magari rileggi il testo del messaggio una volta che hai terminato la sua stesura.

Conclusione

Conclusione mail informale

A conclusione della mail, usa una formula di chiusura adatta al messaggio (es. “Ti saluto con affetto“, “Caramente“, “Spero di rivederti il prima possibile“, “A presto“, etc. e firma la lettera scrivendo il tuo nome (senza cognome).

Nelle mail informali è possibile includere anche un Post Scriptum o P.S.: si tratta di un breve messaggio da inserire al termine del messaggio principale, che può contenere un’informazione meno importante e/o qualcosa che ti sei dimenticato di inserire nel corpo della mail. Se dovessi inserire il P.S., ricordati di metterlo dopo la firma.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.