Come scrivere mail in inglese

Nel tuo ultimo viaggio oltreoceano hai vissuto esperienze indimenticabili, collezionato momenti preziosi e arricchito la tua vita con tante nuove amicizie locali. Sei stato così bene con i tuoi nuovi amici che avete addirittura deciso di scambiarvi l'indirizzo e-mail per tenervi in contatto e ora, tornato a casa, hai tutta l'intenzione di mantenere attiva la comunicazione.

Dato, però, che il tuo inglese è un po' da turista, vorresti migliorarlo ed evitare il più possibile brutte figure, quantomeno per quel che riguarda il testo scritto. È in questo contesto, dunque, che ti stai chiedendo come scrivere mail in inglese? Nessun problema: che tu abbia intenzione di procedere in modo formale o informale, in questo post ti aiuterò a procedere e scegliere anche il giusto registro linguistico.

Ritengo sia giusto comunque farti sapere sin da subito che al giorno d'oggi, per fortuna, esistono molti strumenti che possono semplificarti la vita in questo senso, anche senza per forza conoscere perfettamente l'inglese. Si tratta tuttavia di una lingua importante, che è giusto conoscere in modo diretto, dunque ci sarà modo anche di discutere in merito alle opzioni di apprendimento a tua disposizione. Detto questo, ti suggerisco di ricavarti un po' di tempo libero per leggere la mia guida in tranquillità. Come sempre, ti auguro buona lettura!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come scrivere una mail in inglese facendosi aiutare dall'IA
• Come scrivere una mail in inglese formale
  • Introduzione
  • Corpo del messaggio
  • Conclusione
• Come scrivere una mail in inglese informale
• Come scrivere una mail in inglese a un professore
• Come scrivere una mail in inglese a un hotel

Informazioni preliminari

Prima di entrare nel dettaglio di come scrivere mail in inglese, direi che vale la pena approfondire le possibilità a tua disposizione per apprendere al meglio la lingua coinvolta. Migliorare il tuo livello di inglese, infatti, può aiutarti a raggiungere con più facilità, anche per il futuro, il tuo obiettivo.

Potresti dunque trovare interessante sapere che esistono alcune app per imparare l'inglese che possono aiutarti a interiorizzare l'idioma e padroneggiarlo al meglio. Scaricandole seguendo la mia guida puoi, infatti, testare personalmente la portata di questi servizi e toccare con mano i progressi giornalieri.

Inoltre, se questo non dovesse bastare, sappi che puoi decidere di optare per un corso di lingua inglese che, tramite il tutoraggio di un docente specializzato, può aiutarti a diventare fluente come un madrelingua. Di seguito, ho stilato un elenco di alcuni servizi finalizzati a farti raggiungere il tuo obiettivo nell'apprendimento dell'inglese.

• Preply: si tratta di un servizio che offre corsi e lezioni di inglese (e tante altre lingue) attraverso docenti con esperienza comprovata. Puoi scegliere, pertanto, tra tanti tutor con tariffe diverse ed effettuare una lezione di prova.
• Cambly: con Cambly puoi scegliere se seguire una lezione individuale oppure di gruppo con insegnanti madrelingua in tempo reale e attraverso un sistema di videochat integrata. Se all'atto della registrazione utilizzi il codice SALVATORE-ARANZULLA puoi ottenere 15 minuti di prova gratuita, 10% di sconto sui piani a 3 mesi e 25% di sconto sui piani annuali.
• MosaLingua: ricco di materiali didattici tra cui dialoghi audio, testi ordinati per difficoltà e video esemplificativi, su MosaLingua puoi apprendere l'inglese e le altre otto lingue supportate dal servizio. Puoi provare MosaLingua gratis per 15 giorni e scegliere poi se continuare con prezzi a partire da 4,97 euro/mese. Inoltre, utilizzando questo link dopo la prova, puoi ottenere un ulteriore sconto del 20% grazie al codice pre-applicato “SALVATORE ARANZULLA”.
• Babbel: altro valido servizio per apprendere la lingua inglese. Garantisce l'accesso a materiali didattici personalizzati, consente di fare lezioni brevi, permette di accedere a conversazioni con l'intelligenza artificiale e include podcast che tornano utili per l'apprendimento. In genere il costo parte da 7,99 euro al mese.

Per ulteriori informazioni, leggi la mia guida sui migliori corsi di inglese online e il mio articolo sui siti Web per parlare in inglese. Che tu ti stia chiedendo come scrivere una mail in inglese da terza media, come scrivere una mail in inglese B1, come scrivere una mail in inglese da scuola media o come scrivere una mail in inglese B2, insomma, poco importa: i corsi di apprendimento online non mancano e nel caso in cui tu voglia solo procedere una tantum puoi anche pensare di proseguire con la lettura del tutorial (dato che gli strumenti che possono aiutarti a fare tutto rapidamente e in modo gratuito oggi non mancano di certo).

Come scrivere una mail in inglese facendosi aiutare dall'IA

Il progresso tecnologico aiuta ormai da lungo tempo le persone a scrivere in altre lingue. Basti pensare a quanti, nel corso degli anni, hanno utilizzato con successo servizi come Google Traduttore, riuscendo a farsi capire senza problemi dagli interlocutori. Nell'era dell'intelligenza artificiale, però, quel tipo di strumento è ormai superato. Al giorno d'oggi, infatti, è possibile farsi seguire passo passo nella stesura di un messaggio di posta elettronica in un'altra lingua da un chatbot di intelligenza artificiale.

Ecco allora che potrebbe farti piacere, per esempio, collegarti al portale ufficiale di ChatGPT, iniziando così la tua conversazione con l'IA. Se ti interessa che rimanga tutto salvato e sincronizzato, ti consiglio di eseguire l'accesso con un account. Se non sai come procedere in questo modo, puoi fare riferimento al mio tutorial relativo proprio a come accedere a ChatGPT.

Una volta che ti trovi dinanzi alla barra del chatbot, potresti dunque pensare di digitare un prompt come “Sto scrivendo una mail formale per confermare un ordine in inglese. Come posso iniziarla?”. Chiaramente puoi indicare tipologia e scopo come da tuoi interessi, ottenendo così una risposta più adatta alle tue esigenze. Così facendo, comunque, in genere si ottengono degli esempi di introduzioni che è possibile utilizzare in una mail in inglese (in base a quanto richiesto).

Puoi in seguito farti aiutare anche per quel che riguarda le altre parti del messaggio di posta elettronica, ovvero corpo e conclusione. Presta attenzione, tuttavia, al fatto che è sempre bene evitare di condividere informazioni sensibili con un chatbot, in modo da mantenere un certo livello di privacy. Potrebbe dunque interessarti effettuare delle richieste generiche, inserendo poi a mano i dati più sensibili (per esempio, nomi e indirizzi). In parole povere, potresti utilizzare l'IA per ottenere una bozza da completare poi manualmente. Sono comunque tanti i modi in cui un chatbot può tornare utile in questo contesto: potresti pensare, per esempio, di scrivere di tuo pugno la mail in italiano e chiedere a ChatGPT di tradurla come si deve in inglese. Per ulteriori dettagli sulle potenzialità relative a questa tipologia di servizio, puoi fare riferimento al mio tutorial su come si utilizza ChatGPT.

Certo, è risaputo che l'intelligenza artificiale può commettere errori (ed è sempre bene dunque verificare a mano il risultato ottenuto), ma è indubbio che questo tipo di strumento possa tornare particolarmente utile per raggiungere in modo rapido un obiettivo di questo tipo. Non è un caso, d'altro canto, che persino Google abbia deciso di integrare un assistente per la scrittura nel suo servizio di posta elettronica Gmail. Detto ciò, se sei alla ricerca di alternative a ChatGPT, ti consiglio di dare un'occhiata al mio post relativo ai migliori chatbot di intelligenza artificiale.

Come scrivere una mail in inglese formale

Andando oltre alla possibilità di farsi aiutare dall'IA, direi che vale la pena fornirti anche indicazioni più “classiche” riguardanti la composizione manuale di un messaggio di posta elettronica in inglese. A tal proposito, scrivere una mail in inglese formale è considerata praticamente la base per poter instaurare dei rapporti duraturi e lavorativi all'estero, giacché ci si ritroverà spesso e volentieri a dover interloquire tramite e-mail con clienti, fornitori o colleghi stranieri e che quindi non masticano l'italiano. Non ci sono particolari regole da dover seguire per scrivere una buona e-mail formale in inglese, tuttavia, puoi decidere di adottare i suggerimenti di seguito, che faranno risultare la tua comunicazione molto più professionale e autorevole, nonché di conseguenza appropriata per il tipo di rapporto che intercorre tra te e il soggetto con il quale stai cercando di metterti in contatto.

Introduzione

La frase introduttiva fa buona parte del “lavoro sporco”, anticipando parzialmente le intenzioni dell'e-mail che si sta scrivendo (al netto del fatto che anche l'oggetto è molto importante: se non hai idee in merito a quest'ultimo, potresti farti aiutare dall'IA in termini di brainstorming).

Andando oltre ad aperture come Dear Sir, Dear Madam o Dear Support Team, se vuoi formulare una richiesta che prevede un'azione nei tuoi riguardi da parte del tuo interlocutore, puoi utilizzare I would be grateful if… ovvero Sarei grato se, o ancora Could you please send me… ovvero Potrebbe gentilmente inviarmi…, oppure Would you be so kind as to… che letteralmente risulta Sarebbe così gentile da…. Se, invece, vuoi ricevere delle informazioni, puoi utilizzare frasi come I'm writing to you in order to have further information about… ovvero Le scrivo per avere maggiori informazioni su…, oppure I would be interested in asking you… che equivale al nostro Sarei interessato a chiederle…, aggiungendo in seguito il corpo dell'e-mail.

Questi sono solo degli esempi che puoi utilizzare, ma tutto dipende dal contesto in cui intendi inviare il messaggio di posta elettronica.

Corpo del messaggio

Il corpo del messaggio è, logicamente, la parte più soggettiva dell'e-mail, in quanto racchiude l'intero messaggio che il singolo soggetto vuole rendere noto al destinatario della comunicazione e, pertanto, risulta estremamente variabile. Non ci sono formule prestabilite, di conseguenza puoi limitarti a formulare le tue frasi in libertà.

In questo caso, se non hai troppa confidenza con l'inglese di consiglio di utilizzare uno strumento come l'IA per farti tradurre la frase di tuo interesse in inglese. In questo modo, otterrai generalmente un messaggio chiaro, conciso e ordinato, anche se come già detto in precedenza è sempre bene verificare manualmente che sia tutto corretto.

Detto ciò, ti fornisco una rapida indicazione che può tornati utile: se c'è un allegato, indicane la presenza nel testo. Non è infatti inusuale dimenticarsi di inserire questo tipo di indicazione.

Conclusione

Per quel che riguarda la frase di chiusura, sappi che ci sono diverse possibilità interessanti a tua disposizione prima di apporre la tua firma.

Potrebbe dunque interessarti optare, per esempio, per Thank you for your help in this matter ovvero La ringrazio per il suo aiuto in tale questione, Thank you in advance… ovvero Ringraziandola anticipatamente… oppure Please reply as soon as possibile ovvero La prego di rispondere il prima possibile.

In generale, puoi comunque optare per classici saluti come Sincerely che sarebbe In fede (un po' meno formale) oppure Best regards che potrebbe essere paragonato al nostro Distinti saluti, applicando dunque una virgola e (andando a capo) apponendo la tua firma.

Come scrivere una mail in inglese informale

Hai conosciuto delle nuove persone in vacanza quest'anno e ti sei fatto dei nuovi amici di penna oltreoceano ma non sai come comunicare correttamente con loro? Beh, in questo caso non preoccuparti, anche se non sai scrivere una mail in inglese informale, sono sicuro che con i seguenti pratici consigli riuscirai a impostare in modo corretto il messaggio che vuoi riferire al tuo destinatario. Anche in questo caso, puoi dividere la tua e-mail in diversi blocchi, ognuno contenente una parte del messaggio da comunicare.

• Formule per il destinatario: per cominciare, la tua e-mail deve specificare anche in questo caso il destinatario. Trattandosi di un amico o di una persona con la quale vi è una certa confidenza, puoi affidarti a saluti classici come Hello, Hey oppure Hi seguiti dal nome della persona alla quale ti rivolgi.
• Frase introduttiva: anche scrivendo un'e-mail informale, utilizzare una frase introduttiva può essere di grande aiuto per strutturare il messaggio, pertanto puoi optare per frasi come It was wonderful to hear from you again che suona come il nostro È meraviglioso avere tue notizie di nuovo oppure I'm sorry I haven't written you before, but I've been very busy, che sarebbe Ti chiedo scusa per non averti scritto prima ma sono stato davvero occupato. Alternativamente, puoi utilizzare I'm sure you'll be pleased to hear that… ovvero Sono sicuro che sarai felice di sapere che…, per introdurre il tuo messaggio. C'è anche Hope you're doing well ovvero Spero tu stia bene.
• Corpo dell'e-mail: valgono le stesse indicazioni fornite nei precedenti capitoli del tutorial, in quanto si tratta della parte più soggettiva del messaggio.
• Frase di chiusura: per introdurre la chiusura del tuo messaggio, puoi scegliere di ringraziare il destinatario con Thanks again ovvero Grazie ancora oppure di chiudere la comunicazione con Well,That's all for now ovvero Bene, è tutto per ora. Alternativamente puoi optare per I'm really looking forward to seeing you again ovvero Non vedo l'ora di vederti di nuovo se hai programmato una visita o ne hai l'intenzione. Let me know what works for you ovvero Fammi sapere cosa va bene per te è invece ottimo per organizzare una serata.
• Saluti: in conclusione, per salutare puoi utilizzare Best regards oppure un più premuroso Take care, best regards o ancora un simpatico Cheers (meno usato negli USA).

Se hai ancora qualche perplessità su come scrivere un'e-mail formale e informale, ti suggerisco di leggere il mio tutorial su come iniziare un messaggio di posta elettronica in inglese. Ti ricordo comunque che oggi, in caso di dubbi, puoi sempre farti aiutare in tempo reale dall'IA.

Come scrivere una mail in inglese a un professore

Quando si studia all'estero e specialmente in periodo di esami, molti studenti si interrogano in merito a quale sia il modo migliore per scrivere a un professore, accertandosi di utilizzare il registro verbale corretto. In questo caso è bene tenere a mente alcune regole come le seguenti.

• Saluta in modo appropriato: il mio consiglio è quello di iniziare a scrivere la tua e-mail sempre in modo gentile, salutando il tuo docente. In questo caso è possibile utilizzare Dear Dr. [cognome professore] ovvero Gentile professore [cognome professore].
• Introduci te stesso: anche se il tuo professore sa chi sei, è sempre consigliato aggiungere una breve introduzione su te stesso, presentandoti e chiarificando al tuo docente che sei un suo studente. Ad esempio puoi utilizzare la frase My name is [nome e cognome] and I am in your [materia] class ovvero Mi chiamo [nome e cognome] e sono nella sua classe di [materia].
• Grammatica corretta: un'e-mail è generalmente più formale di un messaggio istantaneo o un messaggio sui social, quindi utilizza una grammatica corretta e non utilizzare abbreviazioni o acronimi. Specificando le tue intenzioni, puoi adoperare la frase I am writing because ovvero Le sto scrivendo perché… specificando di seguito i motivi dell'e-mail. Se desideri chiedere un appuntamento, puoi digitare Is there a time in the coming weeks that we could meet? ovvero C'è un momento nelle prossime settimane in cui potrei incontrarla? e prendere un appuntamento col docente.
• Conclusioni: concludi la tua e-mail con Best regards, Sincerely oppure Thank you seguito dalla tua firma.

Puoi comunque sempre farti aiutare da un chatbot IA in caso di dubbi. Per il resto, se ti stai domandando, per esempio, come scrivere una mail in inglese in formato PDF, potrebbe farti piacere consultare il mio tutorial su come creare un PDF.

Come scrivere una mail in inglese a un hotel

Se stai programmando un viaggio all'estero, una delle operazioni da fare è sincerarsi di prenotare l'alloggio in cui pernottare. Per questo è importante saper scrivere mail in inglese a un hotel, cosa che puoi fare utilizzando alcune frasi standard che possono aiutarti a comporre il corpo del tuo messaggio in modo appropriato.

• Formule per il destinatario: per dare inizio alla tua e-mail puoi optare per un classico Dear [nome hotel], ovvero Gentile [nome hotel].
• Frase introduttiva: la tua frase introduttiva può contenere già da subito una parte della tua richiesta: del resto, rivolgendoti a un hotel è sufficientemente palese ciò che stai per chiedere. Puoi optare per I am writing to make a booking for… ovvero Sto scrivendo per effettuare una prenotazione per… oppure I would like to make a reservation for a… traducibile come Mi piacerebbe effettuare una prenotazione per una… e in questo caso digitare il tipo di stanza che si desidera prenotare. Se vuoi prenotare una stanza singola, allora dovrai digitare Single Room. Per una stanza doppia, Double Room. Per una tripla, Triple Room. Se desideri una stanza singola con due letti separati, allora si tratta di una Twin Room.
• Corpo dell'e-mail: nel corpo dell'e-mail devi inserire tutti i dati pertinenti al tipo di soggiorno e alla data di arrivo e di partenza. Quindi ti suggerisco di scrivere qualcosa del tipo We are [numero di persone] persons/a couple and we're arriving in [nome città] in [mese] ovvero Siamo [numero di persone] persone/una coppia e arriveremo in [nome città] durante [mese]. Se sei insicuro del tuo arrivo, in luogo di We're arriving puoi utilizzare We're going to arrive. Continua la tua e-mail con We'd like to stay for [giorni] night/nights. We plan to reach the hotel at [orario] to check-in ovvero Ci piacerebbe restare per [numero giorni] notte/notti. Programmiamo di raggiungere l'hotel alle [orario] per il check-in.
• Frase di chiusura: per concludere, chiedi conferma della tua prenotazione digitando Could you please confirm this reservation and the total price? You can contact me at [numero di telefono] ovvero Potresti per favore confermare la mia prenotazione e il prezzo totale? Puoi contattarmi al [numero di telefono].
• Saluti: anche in questo caso, puoi digitare Best regards e aggiungere la tua firma all'e-mail.

In caso di dubbi, c'è sempre l'IA a poterti dare un mano. Se stai progettando una vacanza, potresti comunque trovare di tuo interesse sapere che esistono alcune app per hotel tramite le quali effettuare direttamente una prenotazione. Inoltre, leggendo il mio articolo sui siti Web per voli, puoi scoprire tanti metodi per prenotare voli e alloggi economici con pochi e semplici clic.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.