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Come scrivere una mail di reminder

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Hai organizzato una “rimpatriata” con tutti i tuoi ex compagni di scuola. Non vedi l’ora che arrivi il giorno in cui li rincontrerai dopo tanti anni per sapere che carriera hanno intrapreso, se hanno messo su famiglia e quant’altro. Per ricordare loro la data e il luogo del tanto atteso evento, hai deciso di inviargli un’email che faccia da promemoria. Essendo la prima volta che invii un messaggio di questo tipo, però, vorresti accertarti di non commettere errori e così non ti dispiacerebbe avere qualche “dritta” su come scrivere una mail di reminder. Se le cose stanno effettivamente così, sappi che sei capitato proprio nella guida giusta al momento giusto!

Nelle prossime righe, infatti, ti fornirò dei consigli su come scrivere in modo efficace i messaggi tramite i quali inviare dei promemoria ai rispettivi destinatari. Ti garantisco che non vi è nulla di complicato nell’effettuare ciò, anche perché nella guida di oggi ti guiderò passo dopo passo nella composizione di questo genere di messaggi: da come scrivere l’oggetto a come introdurre l’email, passando per il corpo del messaggio e i saluti finali.

Allora, sei pronto per iniziare? Sì? Molto bene! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo che ti serve per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, attua le “dritte” che ti darò. Sono sicuro che, se lo farai, non avrai il benché minimo problema nel portare a termine la tua “impresa”. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!

Indice

Scrivere l’oggetto di una mail di reminder

Per scrivere un’email di reminder efficace ti consiglio di partire dall’oggetto. Questa è senza dubbio una delle parti più importanti della lettera che stai per scrivere, visto che l’oggetto non solo riassume l’argomento generale trattato nell’email, ma è anche il primo elemento che il destinatario del messaggio leggerà. Per queste ragioni, è importantissimo scrivere nel modo corretto l’oggetto: se non lo fai, il destinatario potrebbe persino decidere di cestinare il messaggio, senza nemmeno aprirlo!

Nello scrivere l’oggetto dell’email, ti consiglio di essere il più esplicito possibile indicando in modo chiaro qual è l’obiettivo per cui hai inviato il messaggio in questione. Se, ad esempio, vuoi ricordare al destinatario la data della riunione che terrai la prossima settimana o del corso di formazione a cui lo hai precedentemente invitato, potresti usare come oggetto il nome dell’evento seguito dal periodo o, ancor meglio, dalla data in cui si terrà (es. Riunione editoriale settimana prossima o Aranzulla Day: nuovo corso di formazione [anno]).

Se lo ritieni necessario, potresti inserire prima del nome dell’evento che vuoi ricordare, la dicitura PROMEMORIA per dare maggiore “enfasi” al messaggio. Comunque sia, l’importante è andare dritti al punto, evitare di essere prolissi (è nel messaggio che devi indicare tutti i dettagli che vuoi ricordare al destinatario, non nell’oggetto!), usando possibilmente non più di 45-50 caratteri.

Introdurre una mail di reminder

Dopo aver scritto l’oggetto del messaggio, puoi finalmente iniziare a scrivere il testo dell’email, partendo dai saluti iniziali. Come dici? Non hai la più pallida idea di come introdurre una mail di reminder? In realtà non bisogna ricorrere a chissà quali formule: devi semplicemente salutare il tuo interlocutore, proprio come fai quando scrivi una qualsiasi altra email.

Nello scegliere la formula di saluto da usare, devi tener conto però di almeno un paio di fattori.

  • Rapporto con il destinatario — se è una persona che conosci da tanto tempo, come un collega di vecchia data o un amico, puoi senz’altro iniziare con un tono più amichevole e colloquiale. Se, invece, intrattieni un rapporto di tipo formale, magari perché non conosci il destinatario di persona o perché ricopre un ruolo di rilievo (ad esempio è un tuo superiore), la forma di saluto da utilizzare dovrà rispecchiare questo tipo di rapporto.
  • Tipo di promemoria da inviare — se lo scopo dell’email è ricordare una festa tra amici o una partita di calcetto con i colleghi del tuo stesso reparto (anche se non li conosci tutti di persona), puoi tranquillamente usare una forma di saluto più “distesa”. Se, invece, devi ricordare un appuntamento più formale, come una cena d’affari o un corso che hai organizzato, sarebbe meglio usare una forma di saluto più “fredda” e distaccata.

Dopo aver valutato i fattori sopraccitati, puoi scegliere fra varie forme di saluto e aggettivi di circostanza (quest’ultimi da usare soltanto nelle email formali). Se dalle valutazioni fatte determini che l’email che stai scrivendo è informale, puoi iniziare il messaggio con un bel “Ciao [nome destinatario]! Tutto bene?”, “Caro [nome destinatario]” o “Ehi [nome destinatario], come stai?“.

Se, invece, vuoi dare un’impronta formale al messaggio, magari perché è destinato a una persona che non conosci, usa una forma di saluto costituita da un aggettivo di circostanza, come “Egregio” o “Gentile“, seguito dal titolo adatto al destinatario (es. Sig./Sig.ra come abbreviazione di Signore/Signora; Dott./Dott.ssa come abbreviazione di Dottore/Dottoressa, da usare per le persone laureate, etc.) e dal suo nome e cognome.

Se nutri dei dubbi su quale forma di saluto utilizzare, magari perché il rapporto che intrattieni con il destinatario non è né confidenziale, né formale, puoi optare per forme di saluto “ibride”, come “Salve“, “Buongiorno” o “Buonasera“. Una volta individuata la forma di saluto che ti sembra più consona all’email che stai scrivendo, inserisci la virgola subito dopo il nome o il saluto scelto e vai accapo per procedere con la stesura del corpo del messaggio.

Organizzare il corpo del messaggio

Dopo aver scelto la forma di saluto che ti sembra più congeniale, devi passare alla stesura del corpo del messaggio: è in questa parte dell’email che devi inserire il promemoria vero e proprio. Il consiglio che mi sento di darti è quello di evitare di perdere tempo in inutili chiacchiere: vai subito al punto ricordando al destinatario le informazioni che vuoi portare alla sua attenzione.

Tuttavia, se vuoi evitare di sembrare troppo diretto o addirittura brusco, puoi usare una frase di collegamento fra il saluto iniziale e il promemoria. Se si tratta di un’email informale, potresti usare una frase amichevole, del tipo “È da una vita che non ci sentiamo, volevo soltanto ricordarti che…” o “È davvero bello poterti scrivere di nuovo per ricordarti che…“. Se, invece, stai scrivendo un’email formale, puoi utilizzare una frase di collegamento un po’ più distaccata, come “Dopo averle inviato l’invito all’evento X, colgo l’occasione per ricordarle che…” o “Immagino che sia alquanto impegnato in questo periodo e le chiedo scusa se la disturbo, ma volevo soltanto ricordarle l’evento che terrò…“.

Subito dopo la frase di collegamento, inserisci il promemoria vero e proprio: indica chiaramente la data, l’ora, il luogo e, possibilmente, anche il nome dell’evento (es. corso, cena, viaggio, meeting, etc.) che vuoi ricordare al destinatario, magari segnando in grassetto tutti questi particolari (se ricordi, ti ho spiegato come fare in un altro tutorial).

Una volta inserito il promemoria dell’evento che vuoi portare all’attenzione del destinatario, inserisci anche eventuali informazioni aggiuntive che potrebbero essergli utili o, se vuoi evitare di “appesantire” troppo l’email con dettagli superflui, informalo del fatto che sei disponibile a rispondere a eventuali domande e dubbi, magari usando frasi del tipo: “Se ti servono informazioni aggiuntive al riguardo, fammi un fischio!” (se stai scrivendo un’email informale) o “Per qualsiasi dubbio, non esiti a contattarmi: rimango a sua completa disposizione.” (se stai scrivendo un’email formale).

Congedarsi in un’email di reminder

Terminata la stesura del corpo del messaggio, puoi finalmente congedarti. Nello scegliere la forma di commiato da usare, devi tener conto del tono usato nel resto dell’email. Se hai scritto un’email informale, ad esempio, sarebbe appropriato usare un saluto del tipo “Ci sentiamo presto!” o “Buon proseguimento!“. Viceversa, se finora hai tenuto un tono formale, sarebbe molto più appropriato usare forme di saluto più “ingessate”, come “Distinti Saluti“, “Cordiali Saluti” o “Cordialmente“.

Volendo, puoi cogliere la palla al balzo per chiedere al destinatario conferma di aver preso visione del messaggio e di farti sapere se parteciperà all’evento che hai organizzato. Magari potresti usare una frase del tipo “Fammi sapere se hai ricevuto il messaggio e se potrai venire all’evento. Ci sentiamo presto!” (se hai scritto un’email informale) o “In attesa di un suo cortese riscontro, le porgo i miei distinti saluti” (se hai scritto un’email formale)

Per concludere l’email di reminder che hai appena redatto, metti la virgola subito dopo il saluto finale, vai accapo e firma la lettera usando la firma semplice (soltanto con nome e cognome) o con la firma completa (nome, cognome e informazioni di contatto). Dopodiché rileggi l’intero messaggio per assicurarti di non aver commesso alcun errore e di non aver tralasciato alcun dettaglio e, se è tutto okay, invialo. Non è stato poi così difficile, vero?