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Come scrivere email di conferma

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La tua azienda sta pian piano prendendo forma e avresti bisogno di alcune “dritte” per preparare un modello di email di conferma per la ricezione degli ordini da inviare a tutti i tuoi clienti? Hai iniziato da poco a organizzare il reparto risorse umane della tua attività e hai qualche dubbio su come andrebbe impostato il messaggio di conferma da inviare ai candidati?

Sappi che in tutti questi casi posso fornirti il mio aiuto dandoti qualche suggerimento che come scrivere email di conferma. Premetto che le varie indicazioni che andrò a fornirti non vanno intese come “norme vincolanti” ma come semplici consigli e accortezze che potrebbero aiutarti a instaurare un rapporto trasparente con il pubblico o la clientela con i quali ti relazioni.

Mettendo in pratica le indicazioni del tutorial e scrivendo, dunque, email di conferma chiare, informative e complete, inoltre, potrai costruire un’immagine positiva della tua attività e in questo modo sarà più probabile che, in futuro, i tuoi clienti tornino a scegliere nuovamente quest’ultima o la consiglino ad altri. Ora, però, credo sia giunto il momento di “rimboccarsi le maniche” e iniziare pertanto a concentrarci sul da farsi. Sei d’accordo? Ottimo! Allora ti auguro una buona lettura e un buon lavoro!

Indice

Come scrivere una mail di conferma ordine

Pacchetti

Un cliente ha appena effettuato un acquisto presso il tuo e-commerce e vorresti notificargli l’avvenuta ricezione dell’ordine con un’email? In tal caso, è bene compilare quest’ultima con tutti i dati utili disponibili sull’ordine stesso in modo da offrire al cliente la possibilità di controllare che il sistema abbia registrato automaticamente in modo corretto l’articolo o gli articoli che questi desidera.

Il primo passaggio da compiere, dunque, è quello di inserire un oggetto adeguato, chiaro e sintetico nel messaggio e che possibilmente includa il numero d’ordine. Inoltre, l’oggetto deve essere “esplicito” (e contenere quindi la parola “ordine) e sufficientemente informativo dal momento che questo è il primo elemento che il cliente noterà dell’email ricevuta. Lo “scopo”, in questo caso, è evitare assolutamente che quest’ultima passi “inosservata” o, peggio ancora, venga cestinata.

Nell’oggetto dell’email potresti dunque scrivere “Conferma ricezione ordine n. [numero ordine]” o “Abbiamo ricevuto il suo ordine numero [numero ordine]” (in quest’ultimo caso, puoi scegliere di impostare un registro di scrittura meno formale e sostituire dunque “suo” con “tuo).

Ultimato questo passaggio iniziale, è il momento di scegliere una formula introduttiva adeguata e inserire dunque i “saluti di apertura”. Fin da questi ultimi, nei quali ti rivolgi in modo diretto al cliente, puoi impostare il registro di scrittura da mantenere poi nel corso del resto del messaggio.

La scelta di stile spetta a te e, possibilmente, quest’ultima dovrebbe mantenersi in linea con l’immagine che vuoi creare della tua attività. Aprendo l’email con formule quali “Gent.mo [nome utente], abbiamo ricevuto il suo ordine presso il nostro e-commerce” o “Gentile” o “Egregio/a” darai al messaggio un tono formale; altre aperture quali “Ciao [nome utente], abbiamo ricevuto il tuo ordine“, “Salve” o “Buongiorno” risulteranno più colloquiali.

L’importante, una volta scelto il registro, è mantenere quest’ultimo per tutto il resto del messaggio in modo che questo risulti stilisticamente coerente. Inoltre, è bene anche ringraziare il cliente per l’ordine effettuato ed essersi quindi affidato al servizio che offri: “La ringraziamo per averci scelti / Grazie per il tuo acquisto“.

Nel corpo dell’email va comunicata la ricezione dell’ordine e vanno inseriti in modo chiaro e inequivocabile tutti i dati relativi all’ordine effettuato dal cliente. È bene, quindi, ripetere il numero di ordine, il nome dei beni o dei servizi acquistati, l’ora e la data dell’acquisto, il costo e, se presente, quello di spedizione, il metodo di pagamento selezionato e l’indirizzo di fatturazione: “Abbiamo ricevuto il tuo ordine numero [numero ordine], per [nome oggetto o servizio], effettuato in data [data acquisto], alle ore [ora acquisto]. L’importo corrisposto è di [costo bene/servizio] e le spese di spedizione ammontano a [costo spese spedizione]; il metodo di pagamento selezionato è [metodo di pagamento scelto]. L’indirizzo al quale sarà spedito l’ordine è [indirizzo di spedizione]”.

È bene inserire anche informazioni sul corriere che si occuperà della spedizione (“La spedizione sarà affidata al corriere [nome corriere]) e sullo stato di lavorazione dell’ordine (es. “Al momento l’ordine è in elaborazione“, o “Al momento Stiamo elaborando il tuo ordine).

Eventualmente, puoi anche fornire anche dettagli spiegando come funzionano i prossimi stati di aggiornamento dell’ordine (in modo particolare la data di spedizione prevista) e le previsioni su quando questi avverranno: “Non appena avremo elaborato il pagamento passeremo alla lavorazione dell’ordine (…). Prevediamo di spedire quest’ultimo in data [data spedizione prevista]”.

Quest’ultimo punto è molto importante dal momento che inserire tali informazioni contribuirà a creare un’immagine trasparente della tua attività e a fornire informazioni utili al cliente in modo da prevenire e “anticipare” sue eventuali domande o richieste di delucidazioni.

In questa stessa ottica, è bene fornire dettagli anche sul tipo di garanzia commerciale offerta, la durata di quest’ultima e i termini di annullamento ordine o recesso: “L’articolo acquistato è coperto da garanzia europea della durata di due anni (…). Potrà eventualmente annullare l’ordine nel lasso di tempo precedente alla spedizione; il recesso potrà essere effettuato seguendo la procedura che trova sul nostro sito a questo indirizzo [link]).

Puoi inserire anche eventuali link che rimandano allo stato dell’ordine sul tuo sito Web e invitare il cliente a visitare con regolarità la relativa pagina per conoscere in tempo reale lo stato di avanzamento dell’ordine: “Puoi seguire lo stato di avanzamento dell’ordine in tempo reale a questo indirizzo [link]”.

Ti suggerisco anche di inserire un breve paragrafo finale con tue indicazioni su come comportarsi sia nel caso in cui il pacco contenente gli articoli acquistati sia integro sia qualora quest’ultimo risultasse invece danneggiato: “Qualora il pacco contenente la merce risulti integro(…); qualora, invece, lo stesso risulti danneggiato(…)”.

Così facendo, dunque, il cliente sarà automaticamente informato in merito a come procedere in caso di eventuali richieste di rimborso o su come aprire processi per controversie. Il tutto è fondamentale ai fini dell’ottica di trasparenza e “correttezza” di cui ti ho accennato poc’anzi. Puoi anche inserire tutte queste informazioni in modo schematico, magari con una tabella, per cercare di comunicare tutte le informazioni utili in modo chiaro, conciso e perfettamente comprensibile “a colpo d’occhio”.

Infine, scegli la formula di chiusura più adeguata che deve essere in linea con il registro del messaggio. Ad esempio, formule quali “Nel ringraziarla ancora per l’acquisto porgiamo distinti saluti“, “Cordiali saluti” o “Cordialmente” sono quelle più adeguate al registro formale; mentre “Buon proseguimento” o “Buona giornata/Buona serata” sono quelle in linea con lo stile colloquiale.

In conclusione, puoi inserire anche i recapiti della tua attività (“Telefono: [numero telefono], Fax: [numero fax]”, ecc.), della tua assistenza clienti inclusi gli orari in cui quest’ultima è disponibile (“L’assistenza clienti è raggiungibile al numero [numero di telefono] ed è disponibile dalle ore (…)). L’ideale, sarebbe inviare anche un’email al cliente ogni qualvolta lo stato dell’ordine viene aggiornato.

Come scrivere email di conferma colloquio

Colloquio

Tra le persone che hanno inviato la loro candidatura per alcune posizioni aperte presso l’azienda per la quale lavori ce ne sono alcune che hanno attirato in modo particolare la tua attenzione e, a seguito di un’iniziale contatto telefonico, ti sei accordato con i vari candidati per fissare alcuni colloqui conoscitivi. Ora, però, ti stai chiedendo come scrivere una mail di conferma colloquio e avresti bisogno di qualche “dritta” al riguardo, giusto?

Bene, allora provvedo immediatamente ad accontentarti. Per iniziare, scrivi in modo chiaro e sintetico l’oggetto dell’email. Quest’ultimo, dunque, dovrà includere i termini “appuntamento” o “colloquio” e anche il nome dell’azienda. In questo modo, una volta che l’email sarà ricevuta nella casella di posta elettronica del destinatario, sarà immediatamente notata da quest’ultimo.

É ora giunto il momento dei saluti introduttivi nei quali ti relazioni in modo diretto con il candidato e, al tempo stesso, imposti il registro formale del messaggio (che, per ragioni di coerenza, dovrà essere mantenuto fino alla fine di quest’ultimo).

Utilizzare appellativi formali (quali, ad esempio, “Gent.mo Dott./ Dott.ssa“, “Egregio“, “Gentile” o “Spettabile) contribuirà a comunicare al candidato un’immagine piuttosto “rigida” e rigorosa dell’azienda; laddove aperture quali un semplice “Ciao” contribuiranno a rendere chiaro che la tua compagnia mira a instaurare fin da sùbito un rapporto flessibile, amichevole e informale con i dipendenti. La scelta spetta a te, alle direttive e allo “stile” stesso dell’azienda.

Dopo aver inserito i saluti introduttivi e, di conseguenza, aver impostato il “tono” del messaggio, comunica al candidato, come da accordi presi precedentemente, tutti i dettagli relativi al colloquio in modo esaustivo: “La presente per comunicarLe i dettagli del colloquio conoscitivo“/”Ti scrivo per fornirti le informazioni relative all’incontro“.

Lo “scopo” del messaggio è quello di mettere perfettamente il candidato nella condizione di poter essere presente all’appuntamento in modo da “sventare” completamente l’ipotesi che quest’ultimo non si rechi allo stesso (il che comporterebbe uno spreco di tempo per te e la tua azienda!).

Riassumi quindi tutte le informazioni utili al candidato: data e ora del colloquio, durata indicativa dello stesso, indirizzo, numero civico, interno della struttura nel quale si svolgerà quest’ultimo, documenti e materiali che è necessario presentare (es. portfolio di precedenti lavori).

Qualora non fossi tu la persona che terrà il colloquio inserisci anche il nome del tuo collega che si occuperà di fare ciò: “che si terrà in data [data colloquio], dalle ore (…) fino, indicativamente, alle ore (…) [orario colloquio], in Via [nome via] n. [numero civico], interno [numero interno]. La preghiamo di portare all’incontro [tipo documento]. Il Dott. [nome colloga] terrà il colloquio“.

Nella stessa ottica pragmatica , potrebbe essere utile al candidato anche qualche breve informazione su come raggiungere il luogo nel quale si terrà l’incontro, sia nel caso questi si rechi presso lo stessi con mezzi propri (in questo caso inserisci informazioni anche riguardo eventuali parcheggi adiacenti il luogo dell’incontro), sia nel caso in cui questi propenda, piuttosto, per i mezzi pubblici (in questo caso potrebbe esserti d’aiuto la consultazione di Google Maps): “La nostra sede si trova in prossimità dello svincolo per la località [nome località] ed è raggiungibile in treno (stazione [nome stazione]).

Mi raccomando: cerca sempre di inserire le informazioni in modo chiaro, sintetico e che vada “dritto al punto“. Infine, concludi il messaggio inserendo una formula di saluto adeguata al registro che hai scelto inizialmente e che hai mantenuto nel corso dell’email.

Formule come “Nel ringraziarLa per l’attenzione, porgo distinti saluti” o “Invio cordiali saluti” sono in linea con il registro formale; se preferisci optare per il tono informale, puoi chiudere con formule quali “A presto” o “Ti saluto in attesa di incontrarci di persona“. Per concludere il messaggio inserisci il tuo nominativo, la carica che ricopri o il tuo titolo e i tuoi recapiti o quelli della tua azienda.

Mi raccomando: mentre scrivi il testo del messaggio dividilo in paragrafi per rendere tutto più chiaro e leggibile. Inoltre, fai sempre particolare attenzione alla punteggiatura e alla grammatica. A tale riguardo, potrebbero esserti utili anche i suggerimenti che ti ho fornito nel mio tutorial su come correggere errori ortografici. Infine, laddove presenti, segnala eventuali allegati che invii con l’email: “Si allega copia dell’accordo di non divulgazione“.

Come scrivere una mail di conferma appuntamento

Professionista

Sei un professionista, un cliente ha richiesto un appuntamento presso il tuo studio e vorresti comunicare a quest’ultimo i dettagli dell’incontro in modo chiaro per evitare spiacevoli contrattempi? Ti stai domandando come scrivere email di conferma in questo caso specifico?

Puoi tranquillamente rifarti alle indicazioni fornite nel capitolo precedente. In questo caso, tuttavia, nel caso in cui tu conosca già il cliente che dovrai incontrare, puoi valutare l’ipotesi di optare per un registro informale, soprattutto se avete già un certo grado di confidenza.

Come scrivere una mail di conferma prenotazione hotel

Hotel

Le raccomandazioni e i suggerimenti per la stesura di un’email di conferma prenotazione per un soggiorno in hotel sono molto simili a quelle che ti ho proposto nel capitolo relativo al messaggio da inviare alla ricezione di un ordine. Anche in questo caso, dunque, il “punto di partenza” corrisponde all’oggetto dell’email che deve essere il più possibile chiaro e conciso (e contenere le parole “prenotazione” o “ordine).

Ciò minimizzerà le probabilità che l’email passi inosservata o venga eliminata dal cliente (che invece, con tutta probabilità, l’attende con una certa apprensione!). Nell’oggetto, quindi, puoi utilizzare le formule “Conferma prenotazione n. [numero prenotazione]” o “Le confermiamo la prenotazione del soggiorno“.

Ultimato questo passaggio, puoi passare all’introduzione iniziale nella quale inserisci i saluti. È la prima occasione per relazionarsi in modo diretto con il cliente e quella in cui imposti il registro di scrittura. Ti consiglio fortemente di rendere formale quest’ultimo poiché tale è il registro che, in questa occasione specifica, maggiormente si presta a comunicare un’immagine affidabile, “attenta” e virtuosa della tua struttura. Per tali ragioni, dunque è consigliabile aprire l’email con formule quali “Egregio” o “Gent.mo/.ma“.

Una volta inserita questa formula iniziale, è bene anche ringraziare il cliente per la preferenza accordata con l’ordine: “La ringraziamo per aver scelto la nostra struttura“. L’obiettivo è quello di dimostrarsi da sùbito interamente orientati al cliente. A questo punto, vanno ricapitolati in modo scrupoloso le informazioni e i dati relativi alla prenotazione, in modo da offrire la possibilità al cliente di controllarli.

Inserisci quindi le date in cui quest’ultimo si svolgerà, il numero di notti, gli orari di check-in e check-out, il numero e la tipologia delle stanze prenotate, gli orari del ristorante e del bar qualora disponibili.

Infine, inserisci anche i dettagli sui costi del soggiorno, sulle tasse di soggiorno e sulle tipologie di pagamento disponibili: “Come da accordi presi, Le comunichiamo che il soggiorno si terrà dal giorno (…) al giorno (…) [date inizio e termine soggiorno], per un totale di [numero] notti. Il check-in può essere effettuato entro le ore (…) [orario check-in] e il check-out entro le ore (…) [orario check-out]. Le saranno riservate [numero] stanze [tipologia stanze]. Il ristorante e il bar sono aperti dalle ore (…) alle ore (…). Il costo totale per la prenotazione delle stanze ammonta a [cifra] e le tasse di soggiorno a [cifra]. É possibile effettuare il pagamento al check-in e al check-out utilizzando [metodi di pagamento]”.

Inserisci anche informazioni relative al tipo di documenti richiesti in fase di check-in e sui termini e le modalità per l’eventuale cancellazione dell’ordine: “Le ricordiamo che in fase di check-in andrà consegnata una copia del documento [tipologia documento] e che l’ordine può essere cancellato entro (…)”.

Ciò, chiaramente, contribuirà a rendere più trasparente il servizio che offri. Inoltre, in ottica di attenzione e orientamento al cliente della quale ti parlavo prima, puoi anche fornire a quest’ultimo un breve elenco delle iniziative e dei prossimi eventi che si terranno presso la tua struttura o nella città nella quale quest’ultima risiede: “Con la speranza di fare cosa gradita, abbiamo il piacere di informarLa che presso la nostra struttura avrà luogo (…)”.

In questo modo, oltre che fidelizzare il cliente e presentare la tua struttura come una sorta di “punto di riferimento”, potrai contribuire, indirettamente, all’organizzazione del soggiorno di quest’ultimo che, con tutta probabilità, ti sarà grato per le informazioni fornite e sarà quindi più propenso a soggiornare ancora presso la tua struttura o a consigliarla ad altri. Ti suggerisco, infine, di evitare di inserire i dati in tabelle che risultino troppo impersonali o schematiche.

In conclusione, inserisci una formula di chiusura adeguata allo stile formale prescelto (es. “Nel rigraziarLa nuovamente per averci scelto Le porgiamo Distinti saluti“, “Cordiali saluti“, “Le porgo i miei saluti” o “Cordialmente) e i recapiti della tua struttura (es. telefono, fax e così via). Chiaramente, se il tuo ospite non parla la tua stessa lingua, dovrai provvedere alla traduzione del messaggio che hai redatto.

Per fare questo dai pure uno sguardo al mio articolo su come tradurre un testo. Se, invece, hai bisogno di altri dettagli e “dritte” su quanto spiegato in questo tutorial, ti rimando ai miei approfondimenti su come scrivere un’email formale e su come firmare un messaggio di posta elettronica.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.