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Come scrivere email di sollecito

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Il tuo capo ti ha detto che quando domani ti recherai in ufficio ti dovrai occupare della stesura di alcune email di sollecito. Non avendone mai inviata una, però, vorresti documentarti su come scrivere email di sollecito, così da non andare al lavoro impreparato ed evitare di commettere errori. Se questa è effettivamente la situazione in cui ti trovi in questo momento, sappi che sei capitato proprio nel posto giusto al momento giusto!

Se mi dedichi qualche minuto del tuo tempo libero, posso darti alcune “dritte” su come redigere delle lettere di sollecito che siano efficaci, ben scritte e che non siano troppo dirette o, peggio ancora, “intimidatorie”. Vedrai, anche se non ne hai mai scritto una, ti garantisco che preparare un’email di sollecito non è poi così difficile come potrebbe sembrare.

Dimmi, sei pronto per iniziare? Sì? Perfetto! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi, segui scrupolosamente i consigli che ti darò e, cosa ancora più importante, mettili in pratica. A me non resta altro che augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

Quando è necessario scrivere un’email di sollecito

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Ci sono varie situazioni che possono richiedere l’invio di un’email di sollecito, soprattutto quando si intrattengono rapporti di tipo professionale con altre persone: i propri clienti, i propri collaboratori e così via. Possono essere, quindi, molteplici i contesti in cui risulta necessario scrivere email di sollecito e, solitamente, tutti questi sono caratterizzati da un comune denominatore: il tanto odiato ritardo. Di seguito ti elenco alcuni dei principali casi in cui potrebbe essere appropriato, anzi necessario, scrivere un’email di sollecito.

  • Spedizione in ritardo — se hai ordinato un prodotto da un fornitore o da un negozio online e la consegna non è avvenuta nei tempi previsti, puoi inviare un’email di sollecito per sapere come mai l’articolo non è ancora stato recapitato ed, eventualmente, chiedere un rimborso se questo non è più disponibile.
  • Ritardato pagamento — se un cliente o il tuo datore di lavoro non è puntuale nei pagamenti, questo può causarti notevoli problemi. Inviare un’email di sollecito può essere la soluzione per cercare di invitare la persona in questione ad assumersi l’impegno di pagarti o, nella peggiore delle ipotesi, a farti sapere quanto devi ancora attendere per ricevere il compenso pattuito.
  • Lavoro in ritardo — uno dei tuoi collaboratori è in ritardo in merito alla consegna di un lavoro? Potresti inviargli un’email di sollecito per spronarlo (usando il dovuto tatto) a rispettare le scadenze previste, così da non causare problemi all’azienda e ai suoi colleghi, nel caso si tratti di un progetto a cui stanno lavorando più componenti del team.
  • Impegno ravvicinato — se hai organizzato una riunione, un evento di formazione o un meeting, potrebbe essere pratico inviare a tutti coloro che vi prenderanno parte un’email di sollecito, tramite la quale ricordare il luogo e l’orario dell’evento, i punti che verranno trattati e altre informazioni utili.

Scrivere l’oggetto di un’email di sollecito

Una volta che avrai individuato la circostanza che ti spinge a inviare un’email di sollecito, puoi procedere alla sua stesura. Una delle parti più importanti della lettera che stai per inviare è l’oggetto del messaggio, dal momento che questo riassume il tema generale dell’email e permette di capire al destinatario il motivo per cui gliel’hai inviata.

Nello scrivere l’oggetto dell’email, sii esplicito andando subito al dunque della questione (es. Spedizione in ritardo, Ritardato pagamento, etc.) e non utilizzare frasi troppo lunghe (orientativamente ricorri a non più di 40-50 caratteri).

Trattandosi di un’email di sollecito, potresti valutare la possibilità di scrivere l’oggetto, o parte di esso, usando caratteri maiuscoli, così da dare un tono di “urgenza” al messaggio e, se lo ritieni opportuno, specificare che ti aspetti una risposta tra parentesi tonde o quadre. Ad esempio, se vuoi far notare a un cliente che un pagamento è in ritardo, potresti scrivere l’oggetto nei seguenti modi: “RITARDATO PAGAMENTO” o “Ritardo nel pagamento del progetto XYZ [RISPOSTA NECESSARIA]“.

Introdurre un’email di sollecito

Quando il destinatario aprirà il messaggio, la prima cosa che noterà saranno i saluti iniziali che hai utilizzato per introdurre l’email di sollecito. Eh già, perché anche in questo genere di lettere è necessario salutare il proprio destinatario: il fatto che egli si sia reso “colpevole” di un ritardo o di una qualsiasi altra inadempienza nei tuoi confronti, non dovrebbe farti cadere nell’errore di non salutare chi sta dall’altra parte.

Perché non inserire i saluti costituirebbe un grave errore? Per almeno due ragioni: 1) non salutando il destinatario potresti sembrare maleducato e irrispettoso nei suoi confronti; 2) non salutarlo sarebbe controproducente, perché questo potrebbe indispettirsi e ritardare ulteriormente l’invio della risposta che tanto attendi.

Quali sono le forme di saluto che potresti adottare in un’email di sollecito? Tutto dipende dal tipo di rapporto che hai con il destinatario del messaggio: se si tratta di una persona con cui intrattieni un rapporto di tipo confidenziale, un bel “Ciao! Come va?” o “Caro” potrebbe andare benissimo e distendere significativamente i toni.

Se, invece, il messaggio è destinato a una persona con cui intrattieni un rapporto di tipo formale — un cliente, una società di trasporti, etc. — sarebbe più appropriato usare forme di saluto costituite da un aggettivo di circostanza, come “Egregio“, “Spettabile” o “Gentile“, seguito dal titolo più adatto al destinatario: “Sig.“” o “”/Sig.ra“” come abbreviazione di Signore e Signora; Dott. o Dott.ssa come abbreviazione di Dottore e Dottoressa, e così via.

Se sei indeciso su quale forma di saluto utilizzare, puoi optare per una “via di mezzo”: una forma di saluto che può andare bene sia per le email di sollecito meno formali che per qualle più formali, come “Buongiorno“, “Buonasera“, “Salve“, etc.

Una volta che avrai scelto la forma di saluto che ti sembra più adatta all’email che stai inviando, ricordati di inserire la virgola subito dopo il saluto e di andare accapo per procedere alla stesura del corpo del messaggio.

Organizzare il corpo del messaggio

Dopo aver scelto la forma di saluto da utilizzare per l’email di sollecito che stai realizzando, è giunto il momento di organizzare il corpo del messaggio, nel quale formulerai le tue richieste e, quindi, solleciterai il destinatario a compiere l’azione richiesta: effettuare un pagamento a tuo favore, inviarti la merce richiesta ma non ancora pervenuta, completare un lavoro e così via.

Per facilitarti la stesura della lettera di sollecito, ti consiglio di suddividere “virtualmente” il testo del messaggio in tre “blocchi”.

  • Frasi iniziali — usa fin da subito frasi amichevoli e distensive, così che il destinatario del messaggio non si senta messo con le “spalle al muro”. Magari potresti usare una frase di circostanza, del tipo “Spero stia bene” o “Nell’attesa di sapere come sta“.
  • Scopo del messaggio — esplica in modo chiaro e diretto il motivo per il quale hai deciso di inviare l’email: spiega qual è l’inadempienza che il destinatario ha perpetrato e per la quale hai deciso di inviare il sollecito (es. mancata spedizione, mancato pagamento, lavoro non consegnato nei temi previsti, etc.) e ricordagli eventualmente gli accordi che erano stati presi in precedenza. Ad esempio, per sollecitare un mancato pagamento da parte di un cliente, potresti usare un’espressione del tipo “La scrivo in merito al ritardo nel pagamento del progetto “XYZ”, per il quale avrei dovuto ricevere un compenso pari a [somma del compenso] entro il [data prestabilita], a mezzo [metodo di pagamento scelto].“.
  • Call-to-action — dopo aver definito lo scopo del messaggio, devi invitare il destinatario a portare a termine l’azione che hai atteso pazientemente finora: effettuare il pagamento a tuo favore, spedirti l’articolo richiesto, terminare un lavoro, etc. Ritornando all’esempio che ti ho fatto poc’anzi, potresti usare una frase del tipo “La prego, quindi, di procedere al pagamento in mio favore entro [nuova data di scadenza]“. Se ti sembra il caso, potresti informare il destinatario che se non provvederà a compiere l’azione richiesta, potresti ricorrere per vie legali al fine di risolvere la questione nel modo più pacifico possibile per ambedue le parti (magari dopo aver inviato più di un’email di sollecito alla medesima persona).

Mi raccomando, nello scrivere il corpo del messaggio ricordati sempre di usare toni rispettosi, gentili e tranquilli: anche se probabilmente hai ragioni più che plausibili per essere arrabbiato e infastidito dal comportamento assunto dalla persona a cui stai per inviare l’email, cerca di contenerti non adottando un linguaggio aspro. Probabilmente finiresti per non ottenere nulla, anzi se dall’altra parte c’era un minimo di volontà a collaborare con te, potrebbe essere soffocata dal clima teso che causerebbe un messaggio troppo brusco e diretto. Ricordati: le buone maniere vengono prima di tutto!

Congedarsi in un’email di sollecito

Una volta che avrai scritto il corpo centrale dell’email, è giunto il momento di scegliere la forma di congedo più adatta. Nel congedarti, cerca di essere coerente con il tono usato nel resto del messaggio: ad esempio, se hai utilizzato una forma di saluto, come “Egregio Sig.“, sarebbe appropriato concludere l’email con la formula “Distinti Saluti“ o “Cordiali Saluti“; mentre se hai utilizzato un saluto iniziale meno formale, come “Gentile Sig.” o “Buongiorno Sig.“, sarebbe appropriato concludere il messaggio con un saluto del tipo “Buon proseguimento” o “Buon proseguimento di giornata“.

Trattandosi di un’email di sollecito, cogli l’occasione per spronare il destinatario a risponderti il prima possibile. Prima del saluto finale, magari potresti inserire una frase in cui dici alla persona che sei disponibile a rispondere a eventuali dubbi e chiarimenti e, dopo aver fatto ciò, concludere con il saluto “In attesa di un suo cortese riscontro, le porgo i miei saluti“.

Una volta che avrai scelta la forma di congedo più consona all’email, inserisci la virgola subito dopo il saluto, vai accapo, apponi la tua firma semplice (soltanto il nome e cognome) o, se preferisci, la firma completa (con tanto di informazioni di contatto) e manda il messaggio.