Come scrivere email di sollecito

Il tuo capo ti ha detto che quando domani ti recherai in ufficio ti dovrai occupare della stesura di alcune email di sollecito. Non avendone mai inviata una, però, non hai la più pallida idea di come svolgere questo compito nel migliore dei modi. Dato che non vuoi fare “brutta figura”, dunque, hai deciso di informarti per tempo sul da farsi.

Se le cose stanno così, direi che sei arrivato nel posto giusto. Nel corso di questo tutorial ti spiegherò infatti come scrivere un'email di sollecito, sia facendoti aiutare dalle più moderne tecnologiche che ragionando di tuo pugno su oggetto, introduzione, corpo e congedo del messaggio di posta elettronica in questione. Credimi: il progresso tecnologico ha reso molto più semplice compiti di questo tipo.

Dimmi, sei pronto per iniziare? Sì? Perfetto! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi, segui scrupolosamente i consigli che ti darò e, cosa ancora più importante, mettili in pratica. Vedrai che riuscirai nel tuo intento senza problemi e senza spendere troppo tempo. A me non resta altro che augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Come scrivere email di sollecito con l'IA
• Come scrivere un'email di sollecito formale
  • Come scrivere email di sollecito pagamento
  • Come scrivere email di sollecito risposta
• Come scrivere email di sollecito in inglese

Come scrivere email di sollecito con l'IA

Dato che ti stai domandando come scrivere un'email di sollecito, direi che vale la pena approfondire innanzitutto la possibilità più al passo coi tempi: farsi aiutare da un chatbot di intelligenza artificiale. D'altro canto, sono tanti ormai i servizi IA che accompagnano le persone nel quotidiano, aiutandole a svolgere i compiti più disparati.

In questo caso, potresti raggiungere il sito Web ufficiale di ChatGPT, digitando un prompt come “Guidami passo passo nella scrittura di una mail di sollecito formale per un pagamento. Soffermati su oggetto, introduzione, corpo e congedo, utilizzando un nome di fantasia per indicare i campi che dovrò poi completamente manualmente (nome azienda, data pagamento, giorni trascorsi da quella che doveva essere la data di pagamento, cifra e nome destinatario”. Una volta dato Invio, vedrai che l'intelligenza artificiale ti fornirà indicazioni passo passo.

Il chatbot potrebbe inoltre mostrarti un esempio pratico di email, da riempire manualmente con i dati sensibili — così da avere privacy. È sempre bene, infatti, non inserire informazioni personali in servizi di questo tipo. Nel caso in cui l'IA non generi un esempio completo, puoi richiederlo esplicitamente digitando un semplice prompt come “adesso mostrami un esempio completo”. Conversa con il chatbot, insomma, come se si trattasse di un'altra persona che ti vuole aiutare nella stesura della mail, con la quale però non vuoi “confidarti” troppo.

Tieni conto, per il resto, che i chatbot possono commettere errori, che in gergo tecnico vengono chiamate allucinazioni, dunque vale sempre la pena controllare manualmente che il testo vada bene (questo approccio in gergo tecnico si chiama human-in-the-loop). In ogni caso, in questo modo potrai ottenere in modo rapido una buona base di partenza per la tua mail, potendo anche iterare il prompt per perfezionare il risultato. Potresti infatti spiegare all'IA, per esempio, la motivazione che ti sta portando a scrivere un'email di questo tipo (“non mi hanno risposto alla precedente mail con la fattura in allegato”, per esempio), così che ti aiuti a inserirla nel testo.

Chiaramente non esiste solo ChatGPT in questo contesto, ma potrebbe farti piacere approfondire anche altri servizi di intelligenza artificiale in grado, allo stesso modo, di darti una mano nella stesura di una mail di questo tipo. Al netto di questo, se intendi perfezionare ulteriormente il risultato, ti consiglio di proseguire nella lettura del tutorial, così da verificare che sia tutto effettivamente al suo posto.

Come scrivere un'email di sollecito formale

Al netto delle moderne possibilità relative all'intelligenza artificiale, che come detto possono tornare utili ma potrebbero commettere errori, è indubbiamente bene avere in mente anche come procedere di proprio pugno — così da ottenere il miglior risultato possibile. Nei capitoli di seguito, dunque, scenderò nel dettaglio della stesura di un'email di sollecito formale, che sia, per esempio, per un sollecito di pagamento o in generale per un sollecito di risposta.

Come scrivere email di sollecito pagamento

Ci sono varie situazioni che possono richiedere l'invio di un'email di sollecito, soprattutto quando si intrattengono rapporti di tipo professionale con altre persone: i propri clienti, i propri collaboratori e così via. Possono essere, quindi, molteplici i contesti in cui risulta necessario scrivere email di sollecito e, solitamente, tutti questi sono caratterizzati da un comune denominatore: il tanto odiato ritardo. Di seguito ti elenco alcuni dei principali casi in cui potrebbe essere appropriato, anzi necessario, scrivere un'email di sollecito.

• Spedizione in ritardo: se hai ordinato un prodotto da un fornitore o da un negozio online e la consegna non è avvenuta nei tempi previsti, puoi inviare un'email di sollecito per sapere come mai l'articolo non è ancora stato recapitato ed, eventualmente, chiedere un rimborso se questo non è più disponibile.
• Ritardato pagamento: se un cliente o il tuo datore di lavoro non è puntuale nei pagamenti, questo può causarti notevoli problemi. Scrivere un'email di sollecito per il pagamento può essere la soluzione per cercare di invitare la persona in questione ad assumersi l'impegno di pagarti o, nella peggiore delle ipotesi, a farti sapere quanto devi ancora attendere per ricevere il compenso pattuito.
• Lavoro in ritardo: uno dei tuoi collaboratori è in ritardo in merito alla consegna di un lavoro? Potresti scrivere un'email di sollecito amichevole di sollecito per spronarlo (usando il dovuto tatto) a rispettare le scadenze previste, così da non causare problemi all'azienda e ai suoi colleghi, nel caso si tratti di un progetto a cui stanno lavorando più componenti del team.
• Impegno ravvicinato: se hai organizzato una riunione, un evento di formazione o un meeting, potrebbe essere pratico inviare a tutti coloro che vi prenderanno parte un'email di sollecito, tramite la quale ricordare il luogo e l'orario dell'evento, i punti che verranno trattati e altre informazioni utili.

Prendiamo come esempio pratico una delle situazioni più “spinose”: il sollecito per un pagamento. Una delle parti più importanti della lettera che stai per inviare è l'oggetto del messaggio, dal momento che questo riassume il tema generale dell'email e permette di capire al destinatario il motivo per cui gliel'hai inviata.

Nello scrivere l'oggetto dell'email, sii esplicito andando subito al dunque della questione (in questo caso, indicando il Ritardato pagamento) e non utilizzare frasi troppo lunghe (orientativamente ricorri a non più di 40-50 caratteri).

Trattandosi di un'email di sollecito, potresti valutare la possibilità di scrivere l'oggetto, o parte di esso, usando caratteri maiuscoli, così da dare un tono di “urgenza” al messaggio e, se lo ritieni opportuno, specificare che ti aspetti una risposta tra parentesi tonde o quadre. Se vuoi far notare a un cliente che un pagamento è in ritardo, potresti scrivere l'oggetto nei seguenti modi: “RITARDATO PAGAMENTO” o “Ritardo nel pagamento del progetto XYZ (RISPOSTA NECESSARIA)”.

Quando il destinatario aprirà il messaggio, al netto dell'oggetto, la prima cosa che noterà saranno i saluti iniziali che hai utilizzato per introdurre l'email di sollecito. Eh già, perché anche in questo genere di lettere è necessario salutare il proprio destinatario: il fatto che egli si sia reso “colpevole” di un ritardo o di una qualsiasi altra inadempienza nei tuoi confronti, non dovrebbe farti cadere nell'errore di non salutare chi sta dall'altra parte.

Perché non inserire i saluti costituirebbe un grave errore? Per almeno due ragioni: 1) non salutando il destinatario potresti sembrare maleducato e irrispettoso nei suoi confronti; 2) non salutarlo sarebbe controproducente, perché questo potrebbe indispettirsi e ritardare ulteriormente l'invio della risposta che tanto attendi.

Quali sono le forme di saluto che potresti adottare in un'email di sollecito? Tutto dipende dal tipo di rapporto che hai con il destinatario del messaggio: se si tratta di una persona con cui intrattieni un rapporto di tipo confidenziale, un bel “Ciao! Come va?” o “Caro” potrebbe andare benissimo e distendere significativamente i toni.

Se, invece, il messaggio è destinato a una persona con cui intrattieni un rapporto di tipo formale — un cliente, una società di trasporti, etc. — sarebbe più appropriato usare forme di saluto costituite da un aggettivo di circostanza, come “Egregio”, “Spettabile” o “Gentile”, seguito dal titolo più adatto al destinatario: “Sig.”“ o ”“/Sig.ra”" come abbreviazione di Signore e Signora; Dott. o Dott.ssa come abbreviazione di Dottore e Dottoressa, e così via.

Se sei indeciso su quale forma di saluto utilizzare, puoi optare per una “via di mezzo”: una forma di saluto che può andare bene sia per le email di sollecito meno formali che per quelle più formali, come “Buongiorno”, “Buonasera”, “Salve”, etc.

Una volta che avrai scelto la forma di saluto che ti sembra più adatta all'email che stai inviando, ricordati di inserire la virgola subito dopo il saluto e di andare accapo per procedere alla stesura del corpo del messaggio.

Adesso è giunto il momento di organizzare il corpo del messaggio, nel quale formulerai le tue richieste e, quindi, solleciterai il destinatario a compiere l'azione richiesta: effettuare un pagamento a tuo favore, nel caso del nostro esempio.

Per facilitarti la stesura della lettera di sollecito, ti consiglio di suddividere “virtualmente” il testo del messaggio in tre “blocchi”.

• Frasi iniziali: usa fin da subito frasi amichevoli e distensive, così che il destinatario del messaggio non si senta messo con le “spalle al muro”. Magari potresti usare una frase di circostanza, del tipo “Spero stia bene” o “Nell'attesa di sapere come sta”.
• Scopo del messaggio: esplica in modo chiaro e diretto il motivo per il quale hai deciso di inviare l'email. Spiega qual è l'inadempienza che il destinatario ha perpetrato e per la quale hai deciso di inviare il sollecito e ricordagli eventualmente gli accordi che erano stati presi in precedenza. Per sollecitare un mancato pagamento da parte di un cliente, potresti usare un'espressione del tipo “Le scrivo in merito al ritardo nel pagamento del progetto ”XYZ“, per il quale avrei dovuto ricevere un compenso pari a [somma del compenso] entro il [data prestabilita], a mezzo [metodo di pagamento scelto]”.
• Call-to-action: dopo aver definito lo scopo del messaggio, devi invitare il destinatario a portare a termine l'azione che hai atteso pazientemente finora, ovvero effettuare il pagamento a tuo favore. Ritornando all'esempio che ti ho fatto poc'anzi, potresti usare una frase del tipo “La prego, quindi, di procedere al pagamento in mio favore entro [nuova data di scadenza]”. Se ti sembra il caso, potresti informare il destinatario che se non provvederà a compiere l'azione richiesta, potresti ricorrere per vie legali al fine di risolvere la questione nel modo più pacifico possibile per ambedue le parti (magari dopo aver inviato più di un'email di sollecito alla medesima persona).

Mi raccomando, nello scrivere il corpo del messaggio ricordati sempre di usare toni rispettosi, gentili e tranquilli: anche se probabilmente hai ragioni più che plausibili per essere arrabbiato e infastidito dal comportamento assunto dalla persona a cui stai per inviare l'email, cerca di contenerti non adottando un linguaggio aspro. Probabilmente finiresti per non ottenere nulla, anzi se dall'altra parte c'era un minimo di volontà a collaborare con te, potrebbe essere soffocata dal clima teso che causerebbe un messaggio troppo brusco e diretto. Ricordati: le buone maniere vengono prima di tutto!

Una volta che avrai scritto il corpo centrale dell'email, è giunto il momento di scegliere la forma di congedo più adatta. Nel congedarti, cerca di essere coerente con il tono usato nel resto del messaggio: ad esempio, se hai utilizzato una forma di saluto, come “Egregio Sig.”, sarebbe appropriato concludere l'email con la formula “Distinti Saluti” o “Cordiali Saluti”; mentre se hai utilizzato un saluto iniziale meno formale, come “Gentile Sig.” o “Buongiorno Sig.”, sarebbe appropriato concludere il messaggio con un saluto del tipo “Buon proseguimento” o “Buon proseguimento di giornata”.

Trattandosi di un'email di sollecito, cogli l'occasione per spronare il destinatario a risponderti il prima possibile. Prima del saluto finale, magari potresti inserire una frase in cui dici alla persona che sei disponibile a rispondere a eventuali dubbi e chiarimenti e, dopo aver fatto ciò, concludere con il saluto “In attesa di un suo cortese riscontro, le porgo i miei saluti”.

Una volta che avrai scelta la forma di congedo più consona all'email, inserisci la virgola subito dopo il saluto, vai accapo, apponi la tua firma semplice (soltanto il nome e cognome) o, se preferisci, la firma completa (con tanto di informazioni di contatto) e manda il messaggio.

Come scrivere email di sollecito risposta

Come dici? Ti interessa più che altro scrivere un'email per un sollecito di risposta generale, per esempio per ottenere un appuntamento? Al netto del fatto che in alcuni casi potrebbe tornarti utile approfondire la questione PEC, la stesura di un messaggio di posta elettronica di questo tipo non è poi così complicata.

Potresti insomma seguire i consigli che ho già fornito nel capitolo relativo all'email di sollecito per un pagamento, in modo da strutturare al meglio il messaggio. Potresti poi seguire le indicazioni fornite nel capitolo relativo ai chatbot di intelligenza artificiale, visto che è possibile modificare e iterare il prompt, valutando sempre manualmente la risposta, in modo da farsi guidare passo passo nella stesura di una mail efficace. Ti ricordo, però, che è bene evitare di inserire informazioni sensibili, utilizzando l'IA solo per ottenere una bozza da completare manualmente con i dati più importanti (nome dell'azienda, cifra relativa al pagamento e così via, come spiegato in precedenza).

Per farti un esempio concreto, un prompt di base che puoi utilizzare nel contesto, per esempio, del portale ufficiale di ChatGPT è il seguente: “Guidami passo passo nella scrittura di una mail di sollecito formale per un appuntamento in Questura per il permesso di soggiorno. Avevo già inviato un messaggio in precedenza, ma non ho ancora ricevuto risposta. Tuttavia, l'appuntamento mi serve il prima possibile per questioni lavorative. Completa la mail utilizzando un nome di fantasia per indicare i dati che dovrò poi completare manualmente (mio nome e cognome e nome azienda)”. Ovviamente, adatta la richiesta a seconda delle tue specifiche esigenze, sempre evitando di inserire dati sensibili — in ottica privacy.

Vedrai dunque che il chatbot ti fornirà indicazioni concrete su come procedere, fornendoti anche un esempio concreto di mail con dati da completare (se quest'ultimo non c'è nella risposta, chiedi esplicitamente all'intelligenza artificiale di fornirti un esempio). Al giorno d'oggi, insomma, effettuare un'operazione di questo tipo è molto più semplice che un tempo, grazie anche ai servizi di intelligenza artificiale.

Come scrivere email di sollecito in inglese

La società per la quale lavori intrattiene spesso rapporti commerciali con aziende o clienti che hanno sede all'estero? Oppure, ad esempio, hai necessità di contattare per posta elettronica il customer care di uno store online localizzato fuori dai confini nazionali per ricevere aggiornamenti in merito a un'ordine del quale si è persa ogni traccia? Non c'è problema, posso aiutarti a procedere anche in questo caso.

Come probabilmente già saprai, in un contesto simile è buona norma utilizzare quella che viene universalmente considerata come la “lingua ufficiale delle trattative e delle comunicazioni”, ossia l'inglese. Tuttavia, per far sì che il messaggio arrivi a destinazione chiaro e diretto ma, allo stesso tempo, anche cordiale, è opportuno evitare traduzioni affrettate e poco accurate dall'italiano affidandosi esclusivamente a uno dei tanti servizi online, i quali, ad ogni modo, possono rappresentare un buon supporto. Tuttavia, in molte di queste situazioni è particolarmente importante rispettare forme e sintassi tipiche della cultura anglosassone.

Per apprendere come scrivere un'email di sollecito in inglese, dunque, ti consiglio innanzitutto di prestare particolare attenzione al modo in cui introduci l'argomento, a partire dall'oggetto stesso del messaggio: qui potrebbe risultare particolarmente efficace inserire, nelle situazioni più gravose, oltre al “tema” della richiesta, anche la dicitura Response Required o Action Required, preferibilmente in coda allo stesso e separata da un trattino.

Una volta fatto ciò, rivolgiti al destinatario della missiva utilizzando una formula tradizionale e non eccessivamente formale come Dear, oppure Hello Sir/Madame, seguiti dal nome della persona con la quale hai intenzione di relazionarti. Se, invece non disponi di riferimenti specifici, l'introduzione To whom it may concern è perfetta per gestire situazioni di questo genere. Ad ogni modo, dare un'occhiata alla mia guida su come iniziare un'email in inglese potrebbe fare al caso tuo.

A questo punto, in base alle tue specifiche esigenze, puoi decidere se avviare la comunicazione vera e propria con un messaggio amichevole e distensivo, eventualmente anche in forma generica se non hai a disposizione informazioni precise e personali sul destinatario: frasi come I hope everything is going well on your side, I hope you are well o I hope you're having a good week si prestano perfettamente a tale circostanza.

Arrivare al punto della questione rappresenta certamente la fase più delicata della comunicazione, e quella alla quale dovrai dedicare più tempo: l'argomento, per cominciare, può essere introdotto utilizzando le classiche formule, I am writing to… o I am writing with regard…, corrispondenti all'italiano “Le scrivo in merito a…”, o ancora I would like to draw your attention to… ("Vorrei attirare la sua attenzione su…) e I'm contacting you about.

A seguire, sarà necessario entrare nello specifico della questione, evidenziando, per esempio, il mancato rispetto dei termini sulla deadline concordata in riferimento alla mancata consegna di un lavoro, a un ritardo nell'evasione di un ordine o nella corresponsione di un pagamento. In questa fase, potresti porre l'accento su eventuali disagi che tale situazione sta arrecando al tuo lavoro, esprimendo la dovuta preoccupazione (I'm concerned about…) ed evidenziando l'importanza che una corretta gestione delle tempistiche riveste nell'ambito della tua attività/professione.

A seguire, sarà necessario “incoraggiare” la controparte a velocizzare le operazioni facendo delle richieste quanto più specifiche possibile e inserendo, in sostanza, una sorta di call to action, ossia un invito ad agire in tempi relativamente brevi. Se, ad esempio, si è in attesa del saldo di una vendita, l'espressione I would be grateful if you could forward your remittance as soon as possible esprime perfettamente l'urgenza della situazione.

Un ringraziamento finale lascerà senza dubbio un'impronta positiva alla comunicazione: espressioni come Thank you for prioritizing this matter, Please, let me know when you expect to proceed o Thank you for getting this to me as soon as you can, inoltre, lasciano ulteriormente intendere la necessità di una risposta, è proprio il caso di dirlo, a stretto giro di posta.

Per quanto riguarda i saluti, la forma più versatile per comunicazioni non particolarmente formali prevede l'utilizzo delle classiche espressioni Kind regards o Best regards, alle quali puoi valutare di anteporre la frase I look forward to hearing from you o I look forward to your email (o reply). Sono certo che nella mia guida dedicata a come finire un'email in inglese troverai altri utili spunti per accomiatarti nel migliore dei modi.

Per il resto, potrebbe interessarti dare un'occhiata alle app per imparare l'inglese, in modo da perfezionare la tua conoscenza della lingua. Ti ricordo inoltre che i già approfonditi chatbot di intelligenza artificiale possono aiutarti a velocizzare i tempi, ma possono sbagliare ed è dunque bene adottare un approccio che rispetti la privacy e in cui sei sempre tu a verificare manualmente che vada tutto bene.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.