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Come ottenere la firma digitale

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Vorresti dotarti di firma digitale ma non sai ancora muoverti in tal senso? Vorresti qualche delucidazione circa il funzionamento di questa tecnologia e le sue reali applicazioni nell'ambito delle comunicazioni tra privati cittadini, professionisti e imprese? Nessun problema, oggi sono qui proprio per questo. Se mi dedichi qualche minuto del tuo tempo libero, ti spiegherò cos'è la firma digitale, quali sono le sue principali caratteristiche e – cosa ancora più importante – ti illustrerò la procedura corretta per ottenerla. Ti assicuro che è tutto molto più semplice di quello che immagini.

Per completezza d'informazione diciamo subito che la firma digitale, come suggerisce ampiamente il nome, è uno strumento grazie al quale cittadini, professionisti e imprese possono firmare i documenti elettronici donando a questi ultimi un valore legale. Il suo funzionamento si basa su tre principi fondamentali: quello dell'autenticità, in quanto assicura l’identità della persona o dell'impresa che firma un documento; quello dell'integrità, in quanto assicura che i documenti firmati non sono stati modificati dopo la firma e quello del non ripudio, in quanto un documento firmato tramite firma elettronica non può essere "disconosciuto" da chi l'ha firmato.

Per usufruire della firma digitale bisogna acquistare un apposito kit, che come vedremo a breve può essere composto da vari dispositivi, e bisogna attivarlo provvedendo alla verifica della propria identità. Trovi spiegato tutto qui sotto. Se vuoi saperne di più e vuoi scoprire in dettaglio come ottenere la firma digitale, continua a leggere.

Indice

Quale tipo di firma elettronica scegliere

Prima di entrare nel vivo del tutorial e di vedere come ottenere la firma digitale, è bene precisare che la firma digitale è solo un tipo di firma elettronica, la quale si distingue in varie forme e può avere un valore legale differente di caso in caso.

Come ottenere la firma digitale

Quella che viene definita comunemente firma elettronica è il tipo di firma elettronica più semplice, la quale assume un valore legale certo solo se è un giudice a certificarla. In poche parole non prevede l'uso di misure di sicurezza particolari, non permette di essere sicuri dell'integrità del documento e quindi non ha un valore legale certo come quello di altre firme elettroniche.

Un gradino più si c'è la firma elettronica avanzata che ha un valore legale certo (tranne che per i contratti immobiliari) in quanto prevede la firma dei documenti con mezzi che consentono di dimostrare l'integrità del documento e sui quali il firmatario conserva un controllo esclusivo (es. un tablet di sua proprietà).

Ancora più su ci sono la firma elettronica qualificata che viene applicata ai documenti tramite mezzi qualificati (es. i kit di firma digitale di cui parleremo a breve) e la Firma elettronica digitale che, invece, abbina le caratteristiche della firma elettronica avanzata con l'utilizzo di sistemi di crittografia asimmetrica (quelli in cui si adopera una coppia di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, per verificare l'integrità e l'originalità dei documenti).

La firma elettronica qualificata e la firma elettronica digitale consentono di verificare con certezza l'identità di chi ha firmato un documento, costituiscono una garanzia assoluta per l'originalità e l'integrità del documento e, pertanto, hanno un valore legale certo. È su di esse che ci concentreremo oggi.

Come ottenere la firma digitale

Da sottolineare, inoltre, la disponibilità del certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi) che è incluso in diversi kit per la firma digitale e permette di autenticarsi sui servizi della Pubblica Amministrazione. Per alcune categorie di professionisti, come ad esempio gli avvocati, è addirittura obbligatoria per accedere ad alcuni servizi ministeriali. Il certificato CNS può consentire anche la firma elettronica dei documenti, ma con valore legale variabile: ci sono alcuni tipi di CNS che supportano al firma elettronica avanzata e altri tipi che supportano solo la firma elettronica semplice.

Altra cosa importante da sottolineare è che la firma elettronica NON è sinonimo di PEC. La PEC è la posta elettronica certificata, che non ha bisogno di kit per essere utilizzata e dona valore legale (pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno) solo ai messaggi di posta elettronica, non ai singoli documenti come invece fa la firma digitale. Se vuoi saperne di più, leggi la mia guida su come registrare un indirizzo PEC.

Il kit di firma digitale

Come ampiamente sottolineato in precedenza, per ottenere la firma digitale occorre acquistare un apposito kit; kit che può essere composto da vari tipi di dispositivi e che può avere prezzi variabili, generalmente compresi fra i 30 e i 60 euro.

I kit per la firma digitale sono generalmente composti da una smart card che include il certificato di firma digitale (il quale ha una scadenza e quindi va rinnovato ogni tot anni, generalmente ogni 3 anni) e un dispositivo che legge la smart card e permette di applicare la firma digitale. I driver e i software necessari ad applicare la firma digitale possono essere inclusi nel kit o disponibili separatamente per il download.

Come ottenere la firma digitale

Il tipo di kit più completo è quello in formato chiavetta USB, che spesso include la smart card con il certificato di firma digitale (in formato SIM), tutti i software necessari ad applicare e verificare la firma e, inoltre, offre un po' di spazio per l'archiviazione dei documenti. In alternativa c'è il più classico kit composto da smart card e lettore di smart card esterno, che è piuttosto ingombrante (è destinato principalmente ad un uso in ambito desktop) ma costa di meno. Se si è già in possesso di un token USB o di un lettore di smart card, si può anche evitare l'acquisto del kit di firma completo e acquistare solo la smart card con il certificato di firma.

Un discorso a parte, poi, lo meritano i kit per la firma digitale remota, i quali permettono di firmare i documenti senza usare chiavette o smart card fisiche sfruttando le potenzialità del cloud. In poche parole si acquista una smart card virtuale e, quando si ha la necessità di firmare un documento, la si utilizza tramite l'immissione di una password usa-e-getta da generare tramite chiavetta OTP (una chiavetta simile a quella fornita dalle banche), app per smartphone o tramite la ricezione di un SMS.

Come avere la firma digitale

Dopo aver capito le principali differenze fra i vari tipi di firma elettronica e i vari tipi di kit che si possono acquistare, direi che possiamo passare al sodo e vedere come ottenere la firma digitale. La procedura da seguire è abbastanza simile per tutti gli enti certificatori (cioè tutte le aziende che vendono i kit di firma digitale), ma per sicurezza ti consiglio di leggere attentamente le istruzioni presenti sui siti dei singoli enti. Di seguito trovi descritti tutti i passaggi che bisogna compiere in base alla procedura standard.

1. Acquistare il kit di firma digitale – come facilmente intuibile, il primo passo che devi compiere è acquistare il kit di firma digitale più adatto alle tue esigenze. Devi dunque scegliere a quale ente certificatore rivolgerti, devi collegarti al sito Internet di quest'ultimo e devi scegliere uno dei kit di firma disponibili.

Fra gli enti certificatori più importanti ti segnalo Aruba, Poste Italiane e InfoCert, ma ce ne sono tantissimi altri: puoi trovare l'elenco completo sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale. Inoltre, se sei titolare di un'impresa, puoi richiedere un kit di firma digitale direttamente alla Camera di Commercio della tua città. Per maggiori informazioni vai su Google e cerca "firma digitale camera commercio [nome della tua città]".

Dopo aver scelto il kit di tuo interesse, dovrai creare un account sul sito Internet dell'ente certificatore e dovrai completare l'acquisto del kit tramite carta di credito, carta ricaricabile o PayPal (a seconda dei metodi di pagamento accettati dall'ente) fornendo tutti i tuoi dati personali e i dati di un documento d'identità valido.

Come ottenere la firma digitale

2. Verificare la propria identità e attivare il kit – per cominciare a utilizzare un kit di firma digitale occorre verificare la propria identità. La verifica può avvenire in vari modi (da indicare in sede di acquisto del kit).

  • Tramite Pubblico ufficiale – recandosi in Comune con un documento d'identità valido e la documentazione ricevuta dall'ente certificatore. L'identificazione avviene tramite Pubblico Ufficiale e prevede l'acquisto di una marca da bollo.
  • Tramite centro di spedizione o ufficio postale – recandosi in un centro del corriere scelto dall'ente certificatore per la consegna del kit. Bisogna fornire un documento d'identità valido e pagare una piccola somma per il completamento della pratica.
  • A domicilio – è possibile farsi identificare direttamente dal postino alla consegna del kit di firma digitale fornendo un documento d'identità valido e firmando la documentazione recapitata insieme al kit.

Come ottenere la firma digitale

3. Attivare il kit di firma digitale – dopo aver verificato la tua identità, devi attivare il kit per la firma digitale collegandoti al sito Internet dell'ente certificatore e fornendo i dati richiesti (in genere si tratta del codice seriale della smart card, del codice fiscale e di alcuni documenti relativi alla verifica dell'identità). La procedura cambia da ente certificatore a ente certificatore, quindi segui le istruzioni che trovi sul sito dell'azienda presso la quale hai acquistato il tuo kit.

Come usare la firma digitale

Missione compiuta! Sei riuscito ad ottenere la firma digitale e ad attivarla. Per cominciare ad usare il tuo kit, ora, scarica i driver e i software necessari e utilizzali per dare valore legale ai tuoi documenti. Se hai acquistato un kit USB che al suo interno include già i software di firma, puoi anche saltare lo step relativo al download dei driver e dei software di firma e cominciare a firmare i tuoi documenti sin da subito!

La procedura di applicazione della firma digitale è molto semplice. Generalmente basta avviare il software di firma, cliccare sul pulsante per l'applicazione della firma e selezionare i documenti da autenticare. Si possono selezionare file PDF, documenti di Word e altri tipi di file testuali.

Come ottenere la firma digitale

Per il formato di output, cioè per il formato dei file da ottenere dopo la firma, si può scegliere fra Busta crittografia P7M (un file in formato P7M che contiene al suo interno il documento originale più i file della firma digitale), PDF (con firma visibile sul documento o invisibile) o XML.

Se ti servono informazioni più dettagliate su come firmare digitalmente un documento, leggi pure il tutorial che ho dedicato all'argomento: lì troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno.