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Come usare PEC

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Dietro consiglio di alcuni amici, hai deciso di attivare una casella PEC, per poter inviare email certificate aventi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma non sai bene come procedere? Sei il titolare di un’azienda, ti hanno spiegato che è obbligatorio possedere una casella PEC da registrare presso il Registro delle Imprese, ma non sai come utilizzare questo strumento? Se le cose stanno così, e adesso ti domandi come usare la PEC, non preoccuparti: sei capitato nel posto giusto al momento giusto.

Nelle prossime righe di questa mia guida, infatti, ti fornirò una panoramica su quelle che sono le caratteristiche più importanti di una casella di posta elettronica certificata (PEC) e su quali sono le differenze con un servizio di email tradizionale. Inoltre, ti spiegherò nel dettaglio come usarla per l’invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica.

Come dici? Non vedi l’ora di leggere i consigli che ho preparato per te? Allora si può sapere che cosa stai aspettando? Coraggio: mettiti seduto bello comodo davanti al computer e leggi con attenzione le righe che seguono, in modo da comprendere al meglio l’uso del servizio di posta elettronica certificata. Ti auguro una buona lettura e, sopratutto, un buon lavoro.

Indice

Cos’è la PEC

La posta elettronica certificata, chiamata più comunemente PEC, è uno strumento che consente di inviare e ricevere email aventi un valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, a patto che queste vengano ricevute da un’altra casella PEC. Ciò è possibile in quanto, a differenza di un servizio di email tradizionale, la PEC è dotata di un sistema di controllo che certifica l’autenticità di un messaggio e la sua avvenuta ricezione e consegna al destinatario.

La PEC può essere utilizzata dai privati cittadini, dalle aziende e dagli enti della Pubblica Amministrazione per scambiarsi comunicazioni e documenti, avendo la certezza dell’avvenuta consegna degli stessi, oltre che dell’identità di mittente e destinatario.

Mentre per quanto riguarda i privati, l’attivazione di una PEC è facoltativa, per tutte le aziende (comprese le ditte individuali) è obbligatorio possedere un indirizzo di posta elettronica certificata. Ciò significa che tutte le società devono munirsi di un indirizzo PEC e inoltre devono comunicare quest’ultimo al Registro delle Imprese.

Sia i privati cittadini che le aziende, possono rivolgersi a diverse società per attivare un indirizzo di posta certificata: la PEC non è gratuita ma è possibile acquistarne una a prezzi contenuti. In ogni caso, è bene precisare che i costi per ottenerla variano a seconda delle dimensioni della casella e dei servizi ad essa correlati.

Come ottenere la PEC


Se ancora non disponi di una PEC devi sapere che, per ottenerla, devi innanzitutto scegliere un piano in abbonamento tra quelli messi a disposizione da una delle tante aziende che offrono il servizio. A tal proposito, puoi leggere la mia guida sulle migliori offerte PEC, per farti un’idea sui pacchetti offerti da aziende come Poste Italiane e Aruba.

Dopodiché devi effettuare la registrazione di un account agendo direttamente sul sito Web dell’azienda da te scelta ed effettuare l’acquisto della casella PEC, utilizzando il metodo di pagamento indicato, come per esempio la carta di credito o il bonifico bancario.

Per proseguire, solitamente devi inviare la documentazione richiesta via email o tramite il pannello Web della società: di solito basta inviare una copia della propria carta d’identità e attendere contestualmente l’attivazione della casella PEC.

Come funziona la PEC

Se ti domandi come funziona la PEC devi innanzitutto sapere che, quando un’email viene inviata tramite PEC, questa subisce un processo automatico e immediato che è simile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno: al momento della spedizione, infatti, l’email inviata tramite PEC viene presa in carico dal gestore (ossia dall’azienda che ha fornito il servizio) che ne verifica la conformità agli standard.

In caso di esito positivo, il gestore applica all’email una firma elettronica che certifica la provenienza e l’inalterabilità del messaggio e del suo contenuto. Il mittente riceve quindi una Ricevuta di accettazione e questo sta a significare che l’email è stata accettata, ed è quindi in fase di invio.

A questo punto, se il messaggio viene inviato a un’altra email PEC, il gestore di quest’ultima effettua un controllo sulla validità della firma e, sempre in caso di esito positivo, il messaggio viene ricevuto.

Contestualmente, il mittente riceve una Ricevuta di avvenuta consegna che certifica che il messaggio è giunto a destinazione, mostrando anche i dati relativi a orario, data e contenuto del messaggio. Attenzione però: come accade per l’invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno, la Ricevuta di avvenuta consegna non testimonia la lettura delle email da parte del destinatario, ma soltanto l’arrivo a destinazione.

Hai attivato una PEC e ora ti domandi come usarla? In tal caso, la prima cosa che devi sapere è che, proprio come la maggior parte dei servizi di email tradizionali, gli indirizzi di posta certificata possono essere utilizzati direttamente dal browser, tramite l’apposito pannello Web, oppure nei client di posta elettronica più famosi, come Outlook e Thunderbird, configurandoli tramite i parametri POP3 o IMAP. Per usare una PEC, infatti, non bisogna installare alcun programma particolare né bisogna usare chiavette o lettori di smart card.

Come usare la PEC Aruba

A titolo di esempio, nel corso di questo capitolo, ti spiegherò come usare la PEC Aruba, servizio di posta elettronica certificata di cui dispongo.

Se hai acquistato e attivato una PEC Aruba, puoi innanzitutto scegliere se utilizzarla da computer, tramite l’apposito pannello Web accessibile da browser, o se configurare l’account all’interno di un client di posta elettronica, avvalendoti dei suoi parametri POP3 e/o IMAP.

Inoltre, per utilizzare la PEC Aruba su smartphone e tablet, puoi scaricare l’app gratuita Aruba PEC per Android e iOS. Nelle righe che seguono ti spiego quindi come usarla da computer e da dispositivi mobili.

Pannello Web

Se vuoi usare la PEC Aruba tramite l’apposito pannello Web, la prima cosa che devi fare è effettuare l’accesso al servizio per iniziare a utilizzarlo: inserisci le credenziali di login nei campi di testo Email e Password e premi sul pulsante Accedi.

Ad accesso effettuato, puoi notare che la schermata principale è divisa in schede (Messaggi, Contatti, Calendario, Attività, Ricerca e Opzioni) le quali servono per l’accesso rapido alle rispettive funzionalità, in maniera simile a un tradizionale servizio di Webmail.

La sezione Messaggi, è quella principale e mostra l’elenco di tutte le conversazioni di posta elettronica. Inoltre, come in qualsiasi altro servizio di posta elettronica, i messaggi sono suddivisi in cartelle, come per esempio quelle dedicate alla posta in arrivo, alla posta inviata, al cestino e alle bozze.

Per inviare un nuovo messaggio, fai clic sulla voce Nuovo messaggio, in modo da visualizzare, nella parte destra dello schermo, lo strumento di composizione dell’email.

Come puoi vedere, il campo di testo Da: è quello relativo al mittente e, solitamente, è già precompilato con il tuo indirizzo PEC e la relativa intestazione (è possibile eventualmente cambiarla nella sezione Parametri generali presente nel menu Opzioni).

Per inserire l’indirizzo PEC del destinatario, invece, fai riferimento al campo di testo A: o CC:, se desideri aggiungere un destinatario in copia conoscenza. Tramite un indirizzo PEC non è possibile inviare un messaggio in copia conoscenza nascosta (Ccn).

Dopo aver digitato l’oggetto del messaggio, fai riferimento ai pulsanti priorità alta e confidenziale, per attivare queste ultime opzioni facoltative che riguardano la priorità di invio delle email dal server.

Digita, quindi, il testo del messaggio nel campo presente all’interno delle schede Testo HTML o Testo normale, a seconda della formattazione che preferisci impostare. Altre opzioni di formattazione sono i tasti BI e U che permettono, rispettivamente di scrivere in grassettocorsivo e sottolineato. Tramite i menu a tendina Carattere e Dimensione, invece, puoi personalizzare questi ultimi parametri.

Per allegare un documento, premi sull’icona della graffetta situata in alto, in modo da importare il file dal tuo computer. Il tasto Salva, invece, serve per salvare nella cartella Bozza l’email. Quando sei pronto per inviare l’email premi semplicemente sul tasto Invia. Inoltre, in caso di dubbi o problemi, fai riferimento alla mia guida su come inviare una PEC con Aruba.

Aruba PEC Mobile (Android/iOS)

Se vuoi usare la Aruba PEC Mobile su smartphone e tablet tramite l’app per Android e iOS, la prima cosa che devi fare è installarla sul tuo dispositivo.
Su Android, premi sul pulsante Installa situato in corrispondenza della scheda dell’app sul Play Store. Su iOS, invece, dopo aver individuato l’app nell’App Store, pigia su Ottieni e installa l’app tramite il Face ID, il Touch ID o digita la password del tuo account iCloud.

Su entrambi i sistemi operativi, per avviare l’app premi su Apri, o fai tap sulla sua icona aggiunta alla home screen e/o al drawer. Ad applicazione avviata, effettua l’accesso inserendo email e password nei rispettivi campi di testo e fai tap sul pulsante Login.

La schermata principale dell’app Aruba PEC è la sezione della Posta in Arrivo. Se però vuoi gestire le email ricevute e inviate e vedere anche le altre cartelle, come per esempio le bozze e il cestino, premi sull’icona ☰ situata in alto a sinistra.

Per inviare un email, premi prima sull’icona della matita in basso a destra (su Android) o il simbolo del foglio di carta in alto a destra (su iOS) e poi utilizza i campi di testo A:C: e oggetto, per inserire, rispettivamente, l’email del destinatario (ed eventualmente quello da inserire in copia conoscenza) e l’oggetto del messaggio.

Se vuoi inviare degli allegati, invece, premi sull’icona della graffetta e, dopo aver digitato il testo del messaggio nell’apposito riquadro, pigia sull’icona della freccia situata in alto a destra, per inviare l’email.


Nel caso in cui dovessi avere dei dubbi relativamente all’uso della PEC Aruba su smartphone e tablet, consulta la mia guida specifica sul funzionamento del servizio.

Come usare la PEC con mail normale

Come cancellare una mail inviata

Alcuni servizi PEC permettono di impostare una notifica su una casella email tradizionale che avvisa della ricezione di un’email PEC. In altri casi vi è la possibilità di reindirizzare i messaggi PEC ricevute all’interno di una casella standard.

Con la PEC Aruba, per esempio, queste operazioni sono eseguibili nel pannello Gestione Casella, accedendo all’area di login con le proprie credenziali. Per attivare una notifica, premi sulla voce Notifica mail e indica l’indirizzo email standard nella casella Invia una notifica agli indirizzi non certificati. Per confermare, premi su Conferma.

Per reindirizzare i messaggi PEC ricevuti, invece, seleziona la voce Regole messaggi e premi sul pulsante Imposta regole. Nella nuova schermata che ti viene mostrata, premi sul tasto Nuova regola e, nel modulo presente a schermo, digita il nome che vuoi dare alla regola tramite la casella Nome regola.

Adesso, nel menu a tendina Seleziona, scegli l’opzione Tutti i messaggi. Attiva poi la casella Inoltra all’indirizzo e digita l’indirizzo email sul quale vuoi ricevere una copia del messaggio. Seleziona quindi la casella Attivo e premi poi il pulsante Aggiungi regola, per confermare l’operazione.

Se tale opzioni ti interessano, verifica che la funzionalità sia presente, prima di acquistare un’email PEC e attiva questa possibilità all’interno delle impostazioni del servizio di posta elettronica certificata, seguendo le istruzioni fornite dal tuo gestore.

Come usare PEC per fattura elettronica

Alcuni gestori PEC, come per esempio Aruba, permettono alle imprese di comunicare alle Camere di Commercio il proprio indirizzo PEC, utilizzando il sistema Infocamere.

Dopo aver eseguito la registrazione della propria casella PEC, è possibile utilizzarla per l’invio della fattura elettronica, a patto che vengano seguite le precise regole d’invio indicate sul sito Web ufficiale dello stesso.

Per maggiori informazioni al riguardo, ti consiglio di leggere anche la mia guida su come funziona la fatturazione elettronica di Aruba e quella di InfoCert, chiamata Legalinvoice.