Come usare la PEC Aruba
Sei in procinto di aprire una casella di posta elettronica certificata e, dopo aver fatto alcune ricerche online, hai deciso di affidarti ad Aruba, la nota società italiana che da anni opera nei settori delle pratiche online, del Web hosting e del cloud. Prima di attivare il tuo indirizzo, però, vorresti capire un po’ meglio come usare la PEC Aruba.
Nessun problema. Se le cose stanno così, sarò lieto di dirti tutto quello che c’è da sapere sulla PEC Aruba: dai suoi principali scenari di utilizzo ai prezzi, passando per il suo funzionamento da Webmail, da app mobile e da client di posta elettronica. Scommetto che resterai stupito da quanto è semplice poter scambiare comunicazioni aventi valore legale (al pari di raccomandate con ricevuta di ritorno) con enti della PA, aziende e privati cittadini, potendo contare sui più elevati standard di sicurezza (con antivirus e antispam multipli, blocco degli allegati con estensioni non sicure, uso del protocollo sicuro TLS 1.2 per le comunicazioni, rispetto del GDPR per il trattamento dei dati personali e continue analisi su potenziali vulnerabilità di sicurezza).
Inoltre, ti farà piacere sapere che la PEC di Aruba può essere usata per ricevere e visualizzare comodamente le fatture elettroniche, per l’attivazione del domicilio digitale (obbligatorio per imprese e professionisti dal 1° ottobre 2020, per ricevere comunicazioni dalla PA) e per semplificare tantissime operazioni, sia in ambito privato che professionale, a prezzi davvero contenuti. Adesso però non dilunghiamoci oltre, andiamo con ordine e vediamo più in dettaglio come aprire e usare una casella di posta elettronica certificata targata Aruba PEC.
Indice
- PEC Aruba: chi può usarla e come
- PEC Aruba: costo
- Come aprire una casella PEC Aruba
- Come usare la PEC Aruba
- Per maggiori informazioni
PEC Aruba: chi può usarla e come
Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e spiegarti come usare la PEC di Aruba, mi sembra doveroso fare un po’ di chiarezza sull’effettiva utilità di questo strumento, i contesti in cui è possibile utilizzarlo e le tipologie di utenza alle quali è rivolto.
Innanzitutto, va detto che dal 30 giugno 2013 la PEC è obbligatoria per tutte le imprese, comprese le ditte individuali, che devono iscrivere almeno un indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle Imprese. Inoltre, è indispensabile per l’attivazione del domicilio digitale, obbligatorio per imprese e professionisti dal 1° ottobre 2020, per ricevere comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione (maggiori info qui).
L’adozione della PEC, comunque, non è solo un obbligo: rappresenta anche un enorme vantaggio per le imprese. Queste, infatti, possono usare la posta elettronica certificata per sostituire la posta cartacea e semplificare così i rapporti con clienti e fornitori; ricevere e visualizzare le fatture elettroniche; integrare le comunicazioni effettuate in software gestionali, paghe, stipendi, protocolli, gestori documentali e nei workflow; inviare e ricevere ordini, contratti e fatture; inviare documenti alla PA; gestire gare di appalto e molto altro ancora.
La PEC è obbligatoria anche per i Liberi Professionisti iscritti a un ordine o collegio (es. gli avvocati) che possono avvantaggiarsene per le proprie comunicazioni e usufruire di tutti i vantaggi sopra descritti.
Per i privati cittadini, invece, non è obbligatorio avere una casella di posta elettronica certificata, tuttavia è caldamente consigliato in quanto può tornare utile in una vasta gamma di scenari. Qualche esempio? Ti accontento subito.
I privati cittadini possono usare la posta elettronica certificata per la ricezione e la visualizzazione di fatture elettroniche; per l’invio e la ricezione di comunicazioni relative le riunioni di condominio o la scuola; per l’invio di documenti alla Pubblica Amministrazione o agli istituti finanziari senza dover fare lunghe file negli uffici fisici; per disdire contratti di fornitura servizi (es. per recedere da un contratto stipulato per servizi telefonici, Internet, pay TV e quant’altro) o polizze assicurative; per prenotare visite mediche e molto altro ancora.
Più in generale, la PEC può essere utile per certificare l’avvenuto invio e l’avvenuta ricezione di una comunicazione a un determinato destinatario — sia esso eseguito verso l’indirizzo PEC di un privato cittadino, un’impresa o un ente pubblico — potendo contare su un valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Infine, per quel che riguarda gli enti pubblici, la PEC può essere utile per semplificare le comunicazioni ufficiali verso altri Enti o cittadini; per la convocazione di Consigli, Assemblee e Giunte; per l’inoltro di circolari e direttive; per l’invio e la ricezione di ordini, contratti e fatture; per la gestione delle gare di appalto e per la possibilità di integrare le trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocolli, gestori documentali e in workflow.
Per maggiori dettagli circa gli scenari di utilizzo della PEC, ti rimando al sito ufficiale della PEC Aruba.
PEC Aruba: costo
Altre informazioni che credo tu voglia conoscere sono quelle relative ai piani e ai prezzi della PEC Aruba. I clienti del servizio, che spaziano dai privati alle imprese, passando per la PA, possono usufruire di diversi piani. Eccoli di seguito.
- PEC Standard — il costo di questo piano è di 5 euro + IVA all’anno per il primo anno, poi 9,90 euro + IVA. Include una casella da 1 GB valida per il domicilio digitale, le notifiche tramite e-mail, antivirus, filtro antispam, supporto IMAP, ricezione e-mail non certificate, filtri e regole su messaggi, traffico illimitato e assistenza h24 tramite call center e ticket. Supporta inoltre messaggi fino a 100 MB con un massimo di 500 destinatari in un solo invio.
- PEC Pro — costa 25 euro + IVA all’anno e oltre a tutti i vantaggi del piano Standard, include 2 GB di spazio + 3 GB di archivio di sicurezza, notifiche SMS e un account multiutente PEC.
- PEC Premium — al costo di 40 euro + IVA all’anno offre tutti i vantaggi dei piani precedenti e in più 2 GB di spazio + 8 GB di archivio di sicurezza, 3 account multiutente PEC e la possibilità di aggiungere ulteriori pacchetti multiutente a pagamento.
È inoltre possibile aumentare lo spazio disponibile nella propria casella pagando 5 euro + IVA/anno per ogni GB aggiuntivo. Da sottolineare anche la disponibilità dei piani PEC su dominio, a partire da 5 euro + IVA per il primo anno, poi 9,90€ + IVA all’anno, se si ha già un dominio personalizzato su Aruba.
Per una panoramica più completa, ti invito a visitare il sito ufficiale della PEC Aruba, dove puoi trovare una tabella comparativa di tutti i piani disponibili.
Come aprire una casella PEC Aruba
Che tu sia un privato cittadino, un libero professionista, il titolare di un’azienda o un dipendente della PA, puoi aprire una casella PEC con Aruba in maniera semplicissima.
Tanto per iniziare, collegati al sito ufficiale della PEC Aruba e clicca sul pulsante Acquista relativo al piano di tuo interesse. A questo punto, sotto la voce Casella PEC Standard, nel campo di testo dove è scritto “es. marco.rosetti”, immetti il nome che vorresti per la tua PEC.
Ti consiglio il formato “nome.cognome” per la massima chiarezza verso chi contatterai. Accanto a questo campo di testo, seleziona il dominio della PEC: il più diffuso e utilizzato è pec.it e ti consiglio di usare quest’ultimo, ma ce ne sono anche diversi altri allo stesso prezzo.
Nella stessa schermata puoi trovare diverse altre opzioni facoltative, tra cui una per aggiungere più spazio (al costo di 5 euro ogni GB), una per aggiungere la conservazione digitale su PEC e un’altra per aggiungere un ulteriore indirizzo PEC da acquistare. Una volta terminate le modifiche, premi su un punto vuoto della pagina e poi fai clic su PROSEGUI e completa ordine.
A questo punto, accedi con il tuo account Aruba inserendo le credenziali e premendo su Accedi, oppure crea un nuovo account cliccando su Registrati e compilando il modulo di registrazione con tutti i dati obbligatori tra cui nome, cognome, indirizzo, CAP, nazione di residenza, provincia di residenza, comune di residenza, codice fiscale, sesso, data di nascita, Paese di nascita, luogo di nascita e indirizzo e-mail.
Fatto ciò, premi su PROSEGUI e completa l’ordine. Inserisci una password per il tuo account nei due appositi campi di inserimento e conferma, poi clicca ancora su PROSEGUI e completa l’ordine per due volte consecutive.
Seleziona un metodo di pagamento tra Carta di credito e PayPal (oppure premi su Altra modalità… se desideri selezionare Bonifico bancario o Bollettino, in questo caso ti verranno forniti i dati per pagare manualmente), inserisci i dati di pagamento e imposta, se lo desideri, una frequenza di rinnovo espressa in anni nel campo Frequenza di rinnovo (anni).
Fatto ciò, apponi la spunta alle due voci riguardanti l’accettazione delle condizioni contrattuali e clicca su CONFERMA e completa l’ordine per finalizzare l’acquisto.
Missione compiuta! Riceverai in breve tempo via email (alla casella di posta elettronica standard indicata in fase di registrazione) la conferma dell’attivazione della tua casella PEC e le istruzioni per iniziare ad avvalertene.
Come usare la PEC Aruba
Una volta attivata la tua casella di posta elettronica certificata su Aruba, puoi servirtene comodamente da browser, utilizzando la versione Web del servizio, oppure da app per smartphone e tablet. In alternativa, puoi avvalertene tramite un client di posta elettronica “tradizionale”, come Microsoft Outlook o Apple Mail; il tutto senza dover utilizzare smart card o dispositivi dedicati. Ecco tutto spiegato in dettaglio.
Webmail
Per accedere alla Webmail di Aruba PEC, non devi far altro che collegarti alla pagina iniziale del servizio, inserire le tue credenziali (Indirizzo email PEC e Password) e premere sul pulsante blu con su scritto Accedi.
Se è la prima volta che effettui l’accesso alla Webmail, potrebbe esserti proposta la guida introduttiva, tramite la quale apprendere tutte le funzioni basi del servizio: scegli liberamente se seguirla o se saltarla. Una volta effettuato l’accesso, devi sapere che Aruba mette a disposizione due tipi di interfacce per la Webmail, le quali cambiano perlopiù per l’aspetto grafico delle varie voci, mentre le funzionalità restano le stesse: per cambiare tra le due interfacce, puoi premere sull’interruttore posizionato in alto a destra, accanto all’icona del punto interrogativo che porta a guide e assistenza.
Nel menu posizionato in alto, puoi trovare la scheda Messaggi in cui visualizzare tutta la posta, la scheda Contatti per accedere alla gestione dei contatti, la scheda Calendario per gestire e organizzare eventi, la scheda Attività nella quale creare elenchi di attività da fare e la scheda Impostazioni per visualizzare e modificare le impostazioni della casella di posta.
In alto a destra, cliccando sulla tua icona profilo, puoi visualizzare informazioni importanti come lo spazio rimasto nella casella, la data di scadenza e di rinnovo della PEC, il pulsante per uscire dalla Webmail e altro ancora.
Nella scheda Messaggi, puoi scrivere un nuovo messaggio cliccando sul pulsante + SCRIVI posizionato in alto a sinistra. Accanto ad esso c’è la barra di ricerca per cercare tra i messaggi e, tramite il pulsante sulla sua destra, impostare filtri per mittente, destinatario, oggetto e contenuto.
In alto a destra puoi trovare il tasto Importa per importare messaggi dall’esterno. La barra laterale a sinistra contiene invece i collegamenti alle cartelle della Webmail: In arrivo, Bozze, Inviati, Spam, Cestino, Cartelle, Etichette e così via. Se non vuoi vedere le ricevute, fai clic su Nascondi ricevute.
Fai clic su un messaggio per leggerlo subito; tramite i pulsanti Inoltra, l’icona del cestino, l’icona dell’etichetta, l’icona della cartella e l’icona dei due fogli sovrapposti, puoi rispettivamente inoltrare, eliminare, etichettare, spostare e copiare il messaggio, mentre cliccando su Altro puoi trovare le opzioni per contrassegnarlo come importante e da leggere, per stamparlo, esportarlo e altro.
Se desideri attivare la ricezione di e-mail normali (non certificate), premi su Impostazioni, poi clicca su Posta non certificata e poi fai clic su NON ATTIVO.
Hai ricevuto delle fatture elettroniche? Allora ti ricordo che tra le tante funzionalità offerte da Aruba c’è anche quella per visualizzare il contenuto delle fatture elettroniche ricevute via PEC. Puoi attivare la funzionalità premendo su Impostazioni, poi su Leggi fatture e poi sull’interruttore con su scritto NON ATTIVO.
Per avvalerti di questa funzione, apri il messaggio che contiene la fattura che intendi visualizzare (li puoi trovare tutti raccolti nella cartella Fatture ricevute), individua il riquadro relativo alla fattura in formato XML (in basso) e premi sul corrispondente pulsante Visualizza fattura. Comodo, vero?
Devi inviare una comunicazione via PEC a un ente delle PA, all’amministratore di condominio, a un’azienda oppure a un privato cittadino? Nulla di più semplice: clicca sul pulsante + Scrivi (in alto a sinistra) e scrivi la tua email.
Nel menu in basso, puoi trovare tutte le opzioni di formattazione. In basso a destra c’è il pulsante INVIA per inviare il messaggio, affiancato da una freccia rivolta verso il basso che serve per salvare il messaggio in bozza o come modello.
Accanto ci sono i pulsanti Allega per inserire un allegato e Firma e allega per firmare digitalmente un file prima di allegarlo, qualora tu abbia la firma digitale. Puoi allegare tantissimi tipi di file, eccetto alcuni tipi di file non ritenuti sicuri, fino a 100MB di peso. Dalla voce Altre opzioni, puoi modificare le impostazioni su riservatezza, opzioni di recapito, firma del messaggio e invio come testo normale.
Quando hai finito, clicca dunque sul pulsante INVIA e attendi di ricevere le notifiche di avvenuta accettazione (presenta una spunta accanto all’oggetto) e consegna al destinatario (presenta due spunte accanto all’oggetto).
Per gestire i tuoi contatti, clicca invece sulla scheda apposita e poi premi sul pulsante + Contatto, se vuoi creare un nuovo contatto, oppure sul pulsante + Crea Gruppo, se vuoi creare un gruppo di contatti. Puoi anche creare più rubriche, premendo sul pulsante Rubriche + presente nella barra laterale di sinistra.
Come vedi è tutto molto intuitivo, e la stessa semplicità di utilizzo la si può riscontrare anche nel pannello delle impostazioni di Aruba PEC, accessibile cliccando sull’apposita voce collocata in alto.
All’interno della sezione Impostazioni della PEC Aruba puoi trovare un menu laterale per modificare le impostazioni della casella di posta. Puoi cliccare su Informazioni casella per visualizzare statistiche come spazio utilizzato, scadenza, informazioni sul rinnovo e attivare la verifica in due passaggi.
La sezione Sicurezza e password consente di modificare le credenziali e le modalità di accesso. Dalla voce Avvisi e report puoi attivare notifiche e report via e-mail, mentre da Collaborazioni puoi gestire l’account multiutente e la funzione Supervisore360 se hai un piano Pro o Premium. Se desideri impostare regole per la gestione dei messaggi, puoi cliccare su Regole messaggi, mentre dalla sezione Gestisci su client puoi attivare il supporto ai client di posta esterni e visualizzare i parametri di configurazione su di essi.
In basso nel menu a sinistra, puoi trovare la voce Generali per modificare l’aspetto della casella, la voce Messaggi per modificare le impostazioni riguardanti i messaggi come composizione, lettura e risposte, la voce Firma per gestire le firme da aggiungere ai messaggi e la voce Calendario per impostare l’inizio dell’orario di lavoro, la tipologia di visualizzazione dei messaggi e l’inizio della settimana.
Nel caso in cui volessi aumentare lo spazio a disposizione nella tua PEC, puoi farlo in qualsiasi momento cliccando sul tuo nome (in alto a destra) e poi premendo sul pulsante Aumenta.
App Aruba PEC Mobile
Puoi gestire la tua casella PEC anche da smartphone e tablet, grazie all’applicazione gratuita Aruba PEC disponibile sia per Android che per iPhone e iPad. Per installarla, ti basta visitare i link che ti ho appena fornito dal tuo device (o cercare “manualmente” l’app nello store) e premere sul pulsante Installa/Ottieni. Se utilizzi un iPhone o un iPad, potrebbe esserti chiesto anche di verificare la tua identità tramite Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.
A installazione completata, apri l’app, accetta termini e condizioni con relative clausole accendendo gli appositi interruttori, tocca su Prosegui ed esegui l’accesso con le tue credenziali. Ti ritroverai così al cospetto della tua casella di Posta in arrivo, con la possibilità di gestire le comunicazioni proprio come visto poc’anzi per la Webmail. Il funzionamento dell’app, infatti, è molto simile a quello della versione Web di Aruba PEC accessibile da browser.
Per scrivere un messaggio, non devi fare altro che premere sull’icona della matita situata in basso a destra, dopodiché puoi utilizzare il menu sotto il campo Oggetto per gestire la formattazione, l’icona della graffetta con il segno + in basso a destra per aggiungere allegati e l’icona dell’aeroplanino in alto a destra per inviare il messaggio, dopo aver naturalmente compilato i campi A, Oggetto e Messaggio.
Dalla schermata principale dell’applicazione, puoi cliccare sul pulsante ☰ in alto a sinistra per visualizzare tutte le cartelle della tua casella di posta elettronica certificata. Per accedere alle impostazioni, da quest’ultima schermata devi premere sull’icona dell’ingranaggio in basso a destra.
Per rispondere o inoltrare un messaggio basta premere sui pulsanti Rispondi o Inoltra posizionati in basso, mentre per spostarlo, eliminarlo o contrassegnarlo devi utilizzare i relativi pulsanti posizionati in alto.
Client di posta elettronica
Se, per qualsiasi motivo, non volessi usare la Webmail o l’app ufficiale di Aruba PEC, puoi configurare il tuo indirizzo di posta elettronica certificata in qualsiasi client e-mail “tradizionale”, ad esempio Microsoft Outlook o Apple Mail (anche su smartphone e tablet) utilizzando i seguenti parametri IMAP.
- Nome Completo — Tuo nome.
- Indirizzo email — il tuo indirizzo di PEC Aruba.
- Password — la password della tua casella PEC.
- Tipo di Protocollo — IMAP
- Nome host del server di posta in entrata — imaps.pec.aruba.it; imap.nomedominio.ext in caso di casella PEC su dominio.
- Nome host del server di posta in uscita — smtps.pec.aruba.it; smtp.nomedominio.ext in caso di casella PEC su dominio.
- Porta del server di posta in entrata (IMAP) — 993.
- Porta del server di posta in uscita (SMTP) — 465.
Nelle impostazioni del client bisogna assicurarsi di attivare l’opzione Utilizzare il tipo di connessione crittografata (SSL) sia per il server di posta in entrata che per quello in uscita.
Nota: IMAP è un protocollo moderno e performante, pensato per sincronizzare i messaggi tra più dispositivi; è altamente consigliato rispetto all’ormai obsoleto POP3, che invece è pensato per l’uso su un singolo dispositivo e cancella i messaggi dal server una volta scaricati in locale. In ogni caso, se volessi configurare la PEC di Aruba via POP, a questo link trovi i relativi parametri di configurazione. Maggiori dettagli sono disponibili anche nel mio tutorial su come configurare la PEC Aruba.
Per maggiori informazioni
Adesso dovresti avere le idee abbastanza chiare su come funziona la PEC di Aruba e quali sono i suoi scenari di utilizzo ideali. Ad ogni modo, per avere maggiori informazioni puoi visitare la sezione Supporto e Assistenza del sito ufficiale, all’interno della quale potrai trovare tutte le risposte alle domande più frequenti sul servizio, e il Magazine Aruba, ricco di articoli interessanti sulla PEC e tutto ciò che riguarda la sua adozione in ambito privato, professionale e pubblico.
Inoltre, potrebbero tornarti molto utili le video pillole di Aruba dedicate alla PEC e il servizio di assistenza diretta di Aruba, nel caso avessi bisogno di supporto da parte di un operatore.
Articolo realizzato in collaborazione con Aruba.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
