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Come funziona Outlook

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Hai appena iniziato a usare Outlook e ti stai trovando bene, tuttavia non riesci proprio a capire come usufruire di alcune funzioni offerte dal celebre software di casa Microsoft, così stai cercando una guida adatta allo scopo. Vorresti creare un account sul servizio di Web Mail Outlook.com, ma non sai in che modo procedere? Non preoccuparti: se vuoi, ci sono qui io a darti una mano!

Nel tutorial di oggi, infatti, ti illustrerò come funziona Outlook, andando a spiegarti nel dettaglio quali sono le sue funzionalità e come vengono gestite. Non importa da quale piattaforma tu voglia usufruire del servizio: in questo tutorial ti parlerò sia del “classico” Outlook disponibile per Windows e macOS, sia del servizio Web Outlook.com. Inoltre ti spiegherò come usare l’app di Outlook per Android e iOS, qualora avessi intenzione di usare questa soluzione anche su smartphone e tablet.

Coraggio, che ci fai ancora lì impalato? Bastano pochissimi minuti per imparare a usare Outlook come si deve: devi solo leggere e mettere in pratica le brevi istruzioni che trovi qui sotto. Ti assicuro che tutte le funzionalità del servizio di posta elettronica di Microsoft diventeranno improvvisamente molto semplici ai tuoi occhi: prova per credere! A questo punto, me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come funziona Outlook 365

Cominciamo da Outlook 365, cioè il programma di posta elettronica integrato nella suite Office 365, che comprende anche Word, Excel e tutti gli altri software tipici della suite per la produttività Microsoft, prova sottoscrizione di un abbonamento. Qui sotto trovi tutti i dettagli del caso.

Prezzi di Office 365

Prezzi Office 365

Prima di spiegarti nel dettaglio come funziona Outlook, ritengo sia di fondamentale importanza illustrarti i costi del pacchetto Office 365, visto che quest’ultimo non è gratuito.

  • Office 365 Personal: costa 7 euro/mese o 69 euro/anno e include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access (gli ultimi due solo su Windows), 1TB di spazio su OneDrive, 60 minuti di chiamate Skype al mese e l’accesso a tutte le funzionalità delle app di Office per smartphone e tablet. Questo piano si può utilizzare solamente su un computer e su un dispositivo mobile.
  • Office 365 Home: costa 10 euro/mese o 99 euro/anno e include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access (questi ultimi due soltanto su Windows), 1TB di spazio su OneDrive, 60 minuti di chiamate su Skype per un numero al mese e l’accesso a tutte le funzioni delle app di Office per smartphone e tablet. Questo piano si può utilizzare su un massimo di 6 computer e di 6 dispositivi mobili. Prevede una prova gratuita di 30 giorni.

Nel caso in cui tu sia un utente business, puoi sottoscrivere uno dei piani Office 365 dedicati ai professionisti (maggiori info qui), mentre se sei uno studente potresti prendere in considerazione Office Home & Student 2019 e acquistarne una licenza una tantum (senza aggiornamenti alle major release successive, app per dispositivi mobili e servizi cloud) a 149 euro una tantum.

Download e installazione

Installa Office 365

Una volta chiarite le caratteristiche dell’offerta Office 365, direi che sei pronto per scaricare e installare Outlook.

La prima cosa che devi fare, quindi, è attivare un piano Office 365. Per fare questo, devi collegarti al sito Web ufficiale di Microsoft e cliccare sul pulsante Prova gratis per 1 mese.

Successivamente, digita l’indirizzo e-mail e la password del tuo account Microsoft e seleziona la voce Accedi, per effettuare il login. Se non disponi di un account Microsoft, puoi crearne uno seguendo la procedura che ho descritto nella mia guida su come creare un account Microsoft.

Una volta effettuato il login, fai clic sulla voce Avanti e scegli un metodo di pagamento valido tra carta di credito o di debito, addebito diretto oppure PayPal, per poi inserirne i relativi dati. Ti ricordo che, una volta terminato il periodo di prova gratuito, il servizio costerà 10 euro/mese. Tuttavia, puoi stare tranquillo: c’è la possibilità di disabilitare il rinnovo automatico (e quindi il pagamento del servizio) in qualsiasi momento.

Una volta inseriti i dati di pagamento, fai clic sulla voce Aggiungi indirizzo profilo e digita il tuo indirizzo, dopodiché clicca in ordine su Avanti, Salva e Sottoscrivi per accedere alla pagina di download di Microsoft Office.

Adesso, procedi con il download di Microsoft Office cliccando sul relativo pulsante Installa. Se utilizzi un Mac, puoi scaricare Outlook gratis e attivarlo tramite il tuo account Microsoft collegato a Office 365 direttamente dal Mac App Store.

Una volta che il download è stato completato, devi solamente aprire il pacchetto d’installazione di Office e seguire le indicazioni su schermo. Se stai utilizzando un computer Windows, devi quindi avviare il file .exe ottenuto e attendere che il tool scarichi e installi la suite automaticamente. Tieni conto del fatto che i tempi di download potrebbero essere abbastanza lunghi.

Download Office 365

Nel caso in cui tu stia, invece, utilizzando un Mac, devi solamente aprire il pacchetto .pkg e selezionare in ordine le voci Continua, Continua, Accetta e Installa. A questo punto, devi digitare la password del tuo account utente su macOS (quella che usi per accedere al sistema) e selezionare prima la voce Installa software e poi quelle Chiudi e Sposta.

Al termine della procedura, ti verrà chiesto di registrare la copia di Office 365 con i dati del tuo account Microsoft. Nel caso questo non si verificasse, prova ad aprire Outlook e vedere se compare a schermo un messaggio di questo tipo. Puoi anche provare a cliccare sulla voce Accedi per sfruttare tutte le funzionalità di Office (Windows) oppure recarti nel menu Outlook > Attiva Office che si trova in alto a sinistra (macOS).

Nella finestra che compare a schermo, seleziona la voce Accedi, digita l’indirizzo email associato al tuo account Microsoft, premi su Avanti e inserisci la relativa password, in modo da attivare il software. Una volta fatto questo, potrai finalmente goderti la tua prova gratuita o il tuo abbonamento. Nel caso in cui tu non sappia come impostare i vari campi richiesti da Outlook, ti consiglio di consultare il mio tutorial su come configurare Outlook.

Office 365 Mac

Ti ricordo che, per evitare addebiti indesiderati, dovrai disattivare il rinnovo automatico di Office 365. Per fare questo, collegati al sito Web ufficiale di Microsoft, esegui il login con il tuo account Microsoft (se necessario) e seleziona la voce Gestisci account.

Nella schermata che compare a schermo, fai clic sulla voce Disattiva il rinnovo automatico, digita la password del tuo account Microsoft e premi sul pulsante Conferma annullamento. In questo modo, non dovrai pagare altri soldi per continuare a utilizzare la suite Office 365 (che naturalmente scadrà al termine dei 30 giorni di prova, per poi eventualmente riattivarsi in caso di pagamento della sottoscrizione).

Una volta avviato Outlook, è giunto il momento di configurare il tuo account di posta elettronica. Per fare questo, devi semplicemente inserire il tuo indirizzo e-mail nell’apposito campo e premere sulla voce Connetti/Continua. Nel caso tutto funzioni correttamente, il tuo account verrà configurato automaticamente.

In caso contrario, se sei su Windows, prova spuntare la casella Consenti la configurazione manuale dell’account e a premere sulla voce Connetti. Se invece sei su macOS, devi selezionare l’opzione IMAP/POP. Perfetto, ora il client ti permetterà di inserire i dati IMAP o POP legati al tuo account di posta elettronica. Per maggiori  informazioni e per la procedura completa, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come configurare Outlook.

Come usare Outlook

Microsoft Outlook Client

Ora sei pronto per muovere i primi passi in Outlook. Tutto ciò di cui hai bisogno per leggere le email, rispondere a queste ultime e scriverne di nuove si trova nella schermata principale del programma. Infatti, nella barra a sinistra trovi le varie caselle Posta in arrivo, Posta indesiderata, Posta inviata, Bozze e Posta eliminata.

I messaggi in entrata verranno chiaramente recapitati nella cartella Posta in arrivo, mentre quelli in uscita sono consultabili in quella Posta inviata. Per il resto, per aprire un’email devi solamente premere sull’apposito riquadro e, attraverso i pulsanti presenti in alto, effettuare tutte le azioni del caso, come eliminare il messaggio, archiviarlo, rispondere oppure inoltrarlo a qualcun altro.

Per scrivere una nuova email, devi semplicemente premere sulla voce Nuovo messaggio presente in alto a sinistra, inserire l’indirizzo e-mail del destinatario, l’oggetto, il testo e premere sulla voce Invia. Insomma, utilizzare le funzionalità di base di Outlook è molto semplice, è tutto a portata di clic.

Come funziona l’archivio di Outlook

Archivio Outlook

Come dici? Vorresti archiviare le e-mail che ti sono arrivate su Outlook? Non preoccuparti, il programma dispone di un’apposita funzione di archiviazione che consente di spostare automaticamente i messaggi più vecchi in una cartella apposita, separata rispetto al resto delle email, facendo così ordine nella inbox e rendendo più “pulito” il database interno.

Esistono diversi metodi per utilizzare questa funzionalità, ma su Windows basta solitamente apporre il segno di spunta sulle voci Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e Archivia elementi antecedenti presenti nel percorso Strumenti > Pulisci vecchi elementi.

Nella versione di Outlook per macOS, invece, non è presente questa funzionalità nativa e devi quindi creare delle apposite regole che svolgano la stessa funzione. Ti consiglio di consultare la mia guida su come archiviare e-mail Outlook per tutti i dettagli del caso e per la procedura completa.

Come funziona il recall di Outlook

Recall Outlook

Outlook offre anche una funzione per richiamare le email inviate, a patto che il destinatario delle stesse disponga di un account Exchange nella stessa organizzazione. In parole povere, è possibile “annullare” solamente i messaggi che sono stati inviati all’interno della propria organizzazione. Inoltre, questi devono essere diretti a un account di Exchange e il destinatario non deve averli letti.

Per richiamare un messaggio inviato da Outlook che rispetti tali requisiti, apri il programma, seleziona la voce Posta inviata dalla barra laterale di sinistra e apri l’e-mail da annullare. Nella finestra che compare a schermo, fai quindi clic sulla voce Messaggio (in alto a sinistra), seleziona la voce Azioni (in alto al centro) e premi sulla voce Richiama il messaggio.

Perfetto, ora puoi scegliere se eliminare le copie non lette del messaggio o sostituirle con un nuovo messaggio, mettendo il segno di spunta accanto a una delle due opzioni disponibili e facendo clic sul pulsante OK. Attenzione però: il destinatario del messaggio riceverà comunque una notifica relativa al fatto che quest’ultimo è stato richiamato.

Come funziona Outlook Web App

Sei interessato al servizio di Web Mail Outlook.com di Microsoft? Bene, adesso ti spiego come muovere i primi passi all’interno di quest’ultimo.

Come creare un indirizzo Outlook

Crea account Outlook

Prima di procedere a spiegarti nel dettaglio come funziona Outlook.com, ritengo possa interessarti sapere come creare un indirizzo tramite questo servizio.

Ebbene, per creare un account Outlook, devi collegarti al sito Internet ufficiale del servizio e premere sulla voce Crea account gratuito. Nella pagina che compare a schermo, digita quindi l’indirizzo email che vuoi creare e premi sull’icona della freccia verso il basso, scegliendo tra l’estensione outlook.it e quella outlook.com.

A questo punto, fai clic sulla voce Avanti e digita la password che intendi utilizzare per accedere alla tua casella email. Ti ricordo che devi necessariamente inserire una password composta da almeno 8 caratteri e che contenga almeno due elementi, tra lettere maiuscole o minuscole, numeri o simboli. Una volta fatto questo, premi sul pulsante Avanti per continuare.

Adesso, inserisci Nome, Cognome, premi sul pulsante Avanti, e digita Paese/area geografica e data di nascita (Giorno, Mese e Anno). Dopodiché, fai clic sulla voce Avanti e verifica la tua identità, inserendo il codice di conferma che ti viene mostrato a schermo.

Perfetto: ora non ti resta che premere sul pulsante Avanti per completare la procedura. Ti verrà poi chiesto di impostare la lingua e il fuso orario e di scegliere il tema grafico da utilizzare per Outlook.com.

Se ti servono maggiori informazioni, ti consiglio di consultare il mio tutorial su come creare un account Outlook.

Come usare Outlook online

Microsoft Outlook Web App

Una volta creato un indirizzo Outlook, direi che sei pronto per imparare a utilizzare la Web App del servizio di posta elettronica di Microsoft.

Se stai agendo da computer, puoi accedere al tuo account di posta elettronica semplicemente collegandoti al sito Web ufficiale di Outlook e premendo sulla voce Accedi. Dopodiché, dovrai chiaramente inserire l’indirizzo e-mail e la password associati all’account creato poc’anzi.

Per il resto, la Web App di Outlook è piuttosto semplice da utilizzare e le funzionalità di base sono identiche a quelle del client di posta elettronica per computer. Ti consiglio, dunque, di consultare il capitolo su come usare Outlook per saperne di più.

Come funziona il calendario di Outlook

Calendario Outlook

La Web App di Outlook viene utilizzata da molti utenti anche per via del suo calendario, che consente di gestire i propri impegni da qualsiasi postazione di lavoro.

Per accedere a questa funzionalità, devi soltanto premere sull’icona Calendario (la seconda da sinistra verso destra, in basso a sinistra) oppure collegarti alla pagina Calendario di Outlook. Da qui puoi aggiungere un evento semplicemente facendo clic sulla voce Nuovo evento, presente in alto a sinistra, inserendo titolo, giorno, orario, posizione ed eventuale tempo di avviso (es. “Avvertimi 15 minuti prima”) e premendo sulla voce Salva. Per eliminare un evento, basta invece premere sul nome dell’evento e selezionare la voce Elimina.

Una volta inserito un evento, quest’ultimo comparirà nel relativo giorno e tutti i suoi dettagli potranno essere consultati semplicemente facendo clic sul suo riquadro. Per passare da un mese all’altro, puoi semplicemente utilizzare le icone delle frecce presenti in alto a sinistra, mentre per cambiare il metodo di visualizzazione devi premere sulla voce Mese in alto a destra e scegliere tra Mese, Settimana, Settimana Lavorativa e Giorno.

Non manca ovviamente la possibilità di aggiungere altri calendari. Questo si può fare premendo sulla voce Aggiungi Calendario presente a sinistra e digitando il nome del calendario. Per attivare solamente un determinato calendario, devi apporre il segno di spunta vicino al suo nome. Se vuoi maggiori dettagli su come esportare o importare altri calendari, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come sincronizzare Google Calendar con Outlook.

Come funziona la rubrica di Outlook

Rubrica Outlook

Outlook dispone anche di una comoda rubrica, che permette di mantenere in ordine i propri contatti.

Per accedere a quest’ultima, devi soltanto premere sull’icona Social (la terza da sinistra verso destra presente in basso a sinistra) oppure collegarti alla pagina della rubrica di Outlook. Per aggiungere un nuovo contatto, devi semplicemente premere sulla voce Nuovo contatto presente in alto a sinistra, inserire Nome, Cognome, indirizzo di posta elettronica, numero di cellulare, società e note e premere sul pulsante Crea. Puoi, invece, gestire un contatto già esistente attraverso i pulsanti presenti in alto, facendo clic sulle voci Modifica o Elimina.

Premendo, invece, sulla voce Gestisci, puoi esportare o importare la tua rubrica. In particolare, essa può essere esportata tramite il formato di file CSV con codifica UTF-8. Nel caso in cui tu abbia bisogno di esportare i tuoi contatti in formato CSV, dai un’occhiata al mio tutorial su come fare file CSV, dove troverai tutte le indicazioni su come esportare la rubrica.

Nel caso in cui tu voglia, invece, importare i contatti, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come importare contatti Outlook. La rubrica può anche essere sincronizzata con altri servizi e dispositivi: ti invito a consultare la mia guida su come sincronizzare Outlook con Gmail e su come sincronizzare la rubrica su Android per ulteriori dettagli.

Come funziona Outlook per Android e iOS

outlook smartphone

Outlook dispone anche di un’applicazione ufficiale per smartphone e tablet, che consente agli utenti di gestire il proprio indirizzo di posta elettronica in mobilità. È possibile, però, configurare anche gli account di altri servizi, come Gmail, Yahoo e account tramite i protocolli IMAP e POP3.

Per installare l’applicazione di Outlook, apri il Play Store (se stai usando Android) oppure l’App Store (se disponi di un iPhone o un iPad), cerca “outlook” e seleziona l’icona dell’app dai risultati di ricerca. Dopodiché, premi sulla voce Installa/Ottieni e, se sei su iOS, verifica la tua identità tramite Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.

Una volta scaricata l’app, avviala, premi sulla voce Inizia, seleziona la voce Continua (o Aggiungi account su iOS) e segui le istruzioni che compaiono a schermo. Nel caso l’indirizzo da te inserito non sia presente tra quelli preconfigurati sul dispositivo, ti verrà richiesto di inserire i dati relativi ai suoi parametri IMAP e SMTP.

Nel caso in cui tu voglia aggiungere un secondo account di posta elettronica, puoi farlo facendo tap sull’icona , presente in alto a sinistra, e premendo l’icona dell’ingranaggio. Dopodiché, fai tap sulla voce Aggiungi account e segui le istruzioni che compaiono a schermo.

Una volta configurati i vari account, l’applicazione inizierà la sincronizzazione della posta elettronica, sincronizzando tutti i messaggi. Chiaramente troverai questi ultimi nella cartella Posta in arrivo, raggiungibile premendo l’icona , in alto a sinistra. Non mancano ovviamente anche le cartelle Posta inviata, Posta indesiderata, Bozze e Posta Eliminata.

Quando riceverai una nuova e-mail, lo smartphone ti avvertirà attraverso una comune notifica, che ti anticiperà brevemente anche il contenuto del messaggio. Nel caso in cui tu voglia modificare questa opzione, ti basterà premere prima sull’icona , presente in alto a sinistra, e successivamente sull’icona dell’ingranaggio.

Fatto ciò, premi sulla voce Notifiche e troverai tutte le impostazioni legate, ad esempio, alla personalizzazione il suono di ricevimento di una nuova email e alle cartelle sulle quali attivare gli avvisi. Per ulteriori informazioni in merito all’app per dispositivi mobili di Outlook, ti consiglio di consultare le linee guida ufficiali di Microsoft.