Come funziona Outlook
Hai appena iniziato a usare Outlook e ti stai trovando bene, tuttavia non riesci proprio a capire come usufruire di alcune funzioni offerte dal celebre software di casa Microsoft, così stai cercando una guida adatta allo scopo. Vorresti creare un account sul servizio di Web Mail Outlook.com, ma non sai in che modo procedere? Non preoccuparti: se vuoi, ci sono qui io a darti una mano!
Nel tutorial di oggi, infatti, ti illustrerò come funziona Outlook, andando a spiegarti nel dettaglio quali sono le sue funzionalità e come vengono gestite. Non importa da quale piattaforma tu voglia usufruire del servizio: in questo tutorial ti parlerò sia del “classico” Outlook disponibile per Windows e macOS, sia del servizio Web Outlook.com. Inoltre ti spiegherò come usare l’app di Outlook per Android e iOS, qualora avessi intenzione di usare questa soluzione anche su smartphone e tablet.
Coraggio, che ci fai ancora lì impalato? Bastano pochissimi minuti per imparare a usare Outlook come si deve: devi solo leggere e mettere in pratica le brevi istruzioni che trovi qui sotto. Ti assicuro che tutte le funzionalità del servizio di posta elettronica di Microsoft diventeranno improvvisamente molto semplici ai tuoi occhi: prova per credere! A questo punto, me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
Come funziona Outlook 365
Cominciamo da Outlook 365, cioè il programma di posta elettronica integrato nella suite Microsoft 365, che comprende anche Word, Excel e tutti gli altri software tipici della suite per la produttività Microsoft, prova sottoscrizione di un abbonamento. Qui sotto trovi tutti i dettagli del caso.
Prezzi
Prima di spiegarti nel dettaglio come funziona Outlook, ritengo sia di fondamentale importanza illustrarti i prezzi dell’applicazione, che è ottenibile principalmente in due modi.
Il primo è sottoscrivendo un piano in abbonamento Microsoft 365, a partire da 7 euro/mese, il quale comprende anche tutte le altre applicazioni del pacchetto Office, spazio su OneDrive e minuti di conversazione su Skype. Per la precisione, sono due i piani disponibili.
- Microsoft 365 Personal: costa 7 euro/mese o 69 euro/anno e include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access (gli ultimi due solo su Windows), 1TB di spazio su OneDrive, 60 minuti di chiamate Skype al mese e l’accesso a tutte le funzionalità delle app di Office per smartphone e tablet. Questo piano si può utilizzare solamente su un computer e su un dispositivo mobile.
- Microsoft 365 Home: costa 10 euro/mese o 99 euro/anno e include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access (questi ultimi due soltanto su Windows), 1TB di spazio su OneDrive, 60 minuti di chiamate su Skype per un numero al mese e l’accesso a tutte le funzioni delle app di Office per smartphone e tablet. Questo piano si può utilizzare su un massimo di 6 computer e di 6 dispositivi mobili. Prevede una prova gratuita di 30 giorni.
Nel caso in cui tu sia un utente business, puoi sottoscrivere uno dei piani Microsoft 365 dedicati ai professionisti (maggiori info qui).
Se sei un utente Mac, è possibile ottenere Microsoft Outlook direttamente dal Mac App Store di macOS. In questo caso, però, si tratta di un’applicazione completamente gratuita, che non richiede che tu debba acquistare una licenza Microsoft 365 o una licenza abbinata a Microsoft Office per utilizzarla.
Nel caso tu abbia una casella di posta Outlook e dovessi avere la necessità di espandere il suo spazio di archiviazione, l’abbonamento a Microsoft 365 sarà necessario in questo caso. Si tratta dunque di un abbonamento da sottoscrivere per ottenere nuove funzionalità nella tua casella Outlook piuttosto che per l’utilizzo del noto client di posta su Mac.
Tieni presente anche che quest’app di Outlook è ottimizzata per i Mac con SoC Apple Silicon per garantire massime prestazioni durante la sua esecuzione e possiede un’interfaccia moderna con funzionalità che si integrano con il sistema operativo macOS.
In alternativa è possibile acquistare Outlook con pagamento una tantum tramite il “classico” pacchetto che, però, non comprende aggiornamenti alle major release successive, app per dispositivi mobili e servizi cloud. Con quest’ultimo c’è la possibilità di risparmiare un bel po’ grazie a servizi come Mr Key Shop.
Qualora non ne avessi mai sentito parlare, Mr Key Shop è un sito gestito da una società con sedi in Italia e Inghilterra che vende licenze originali al 100% per Microsoft Office, ma anche Windows, antivirus, VPN, software per il backup e il ripristino dei dati e prodotti server a prezzi estremamente vantaggiosi: ciò è possibile grazie al fatto che le licenze in questione sono licenze inutilizzate rivendute, che prima appartenevano ad aziende che nel frattempo sono passate alle soluzioni cloud in abbonamento (si tratta di una pratica pienamente legale in Europa).
Da sottolineare, inoltre, che l’acquisto delle licenze su Mr Key Shop avviene in modo completamente digitale (le licenze vengono inviate in pochissimi minuti via email, senza inquinare l’ambiente con la spedizione di merce fisica) con garanzia soddisfatti o rimborsati su tutti i prodotti e assistenza specializzata gratuita italiana (merce abbastanza rara per servizi del genere).
Per procedere con l’acquisto, ti basta collegarti a questa pagina di Mr Key Shop e scegliere l’edizione di Office da acquistare tra quelle disponibili, ad esempio Office 2021, Office 2019, Office 2016, Office 2013, Office 2010, Office per Mac e Microsoft 365 (sono anche disponibili singole applicazioni per la produttività, come Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Project, Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Visio, Microsoft PowerPoint, Microsoft Visual Studio e Microsoft OneNote).
Dopodiché devi aggiungere al carrello il prodotto di tuo interesse, andare alla cassa e completare il pagamento usando uno dei tanti metodi di pagamento sicuri supportati, ad esempio PayPal, Amazon Pay o carta.
Chiaramente, è importante verificare la compatibilità della versione di Office acquistata con il sistema operativo in uso. A tal proposito, ti segnalo che su Mr Key Shop sono disponibili anche licenze molto convenienti per Windows 10 e Windows 11.
Altra cosa importantissima da fare è evitare siti poco affidabili dove magari vengono proposte fantomatiche edizioni free di Microsoft Office: si tratta di truffe o malware (se non anche di contenuti illegali); quindi stanne alla larga e, anzi, per prevenire rischi del genere installa anche un buon antivirus, come quelli disponibili su Mr Key Shop.
Download e installazione
Una volta chiarite le caratteristiche dell’offerta Microsoft 365, direi che sei pronto per scaricare e installare Outlook.
La prima cosa che devi fare, quindi, è attivare un piano Microsoft 365. Per fare questo, devi collegarti al sito Web ufficiale di Microsoft e cliccare sul pulsante Prova gratis per 1 mese.
Successivamente, digita l’indirizzo e-mail e la password del tuo account Microsoft e seleziona la voce Accedi, per effettuare il login. Se non disponi di un account Microsoft, puoi crearne uno seguendo la procedura che ho descritto nella mia guida su come creare un account Microsoft.
Una volta effettuato il login, fai clic sulla voce Avanti e scegli un metodo di pagamento valido tra carta di credito o di debito, addebito diretto oppure PayPal, per poi inserirne i relativi dati. Ti ricordo che, una volta terminato il periodo di prova gratuito, il servizio costerà 10 euro/mese. Tuttavia, puoi stare tranquillo: c’è la possibilità di disabilitare il rinnovo automatico (e quindi il pagamento del servizio) in qualsiasi momento.
Una volta inseriti i dati di pagamento, fai clic sulla voce Aggiungi indirizzo profilo e digita il tuo indirizzo, dopodiché clicca in ordine su Avanti, Salva e Sottoscrivi per accedere alla pagina di download di Microsoft Office.
Adesso, procedi con il download di Microsoft Office cliccando sul relativo pulsante Installa. Se utilizzi un Mac, puoi scaricare Outlook gratis dal Mac App Store senza che sia richiesto che tu debba possedere una licenza abbinata a Microsoft Office o a Microsoft 365.
Una volta che il download è stato completato, devi solamente aprire il pacchetto d’installazione di Office e seguire le indicazioni su schermo. Se stai utilizzando un computer Windows, devi quindi avviare il file .exe ottenuto e attendere che il tool scarichi e installi la suite automaticamente. Tieni conto del fatto che i tempi di download potrebbero essere abbastanza lunghi.
Nel caso in cui tu stia, invece, utilizzando un Mac, devi solamente aprire il pacchetto .pkg e selezionare in ordine le voci Continua, Continua, Accetta e Installa. A questo punto, devi digitare la password del tuo account utente su macOS (quella che usi per accedere al sistema) e selezionare prima la voce Installa software e poi quelle Chiudi e Sposta.
Al termine della procedura, ti verrà chiesto di registrare la copia di Microsoft 365 con i dati del tuo account Microsoft. Nel caso questo non si verificasse, prova ad aprire Outlook e vedere se compare a schermo un messaggio di questo tipo. Puoi anche provare a cliccare sulla voce Accedi per sfruttare tutte le funzionalità di Office (Windows) oppure recarti nel menu Outlook > Attiva Office che si trova in alto a sinistra (macOS).
Nella finestra che compare a schermo, seleziona la voce Accedi, digita l’indirizzo email associato al tuo account Microsoft, premi su Avanti e inserisci la relativa password, in modo da attivare il software. Una volta fatto questo, potrai finalmente goderti la tua prova gratuita o il tuo abbonamento. Nel caso in cui tu non sappia come impostare i vari campi richiesti da Outlook, ti consiglio di consultare il mio tutorial su come configurare Outlook.
Ti ricordo che, per evitare addebiti indesiderati, dovrai disattivare il rinnovo automatico di Microsoft 365. Per fare questo, collegati al sito Web ufficiale di Microsoft, esegui il login con il tuo account Microsoft (se necessario) e seleziona la voce Gestisci account.
Nella schermata che compare a schermo, fai clic sulla voce Disattiva il rinnovo automatico, digita la password del tuo account Microsoft e premi sul pulsante Conferma annullamento. In questo modo, non dovrai pagare altri soldi per continuare a utilizzare la suite Microsoft 365 (che naturalmente scadrà al termine dei 30 giorni di prova, per poi eventualmente riattivarsi in caso di pagamento della sottoscrizione).
Una volta avviato Outlook, è giunto il momento di configurare il tuo account di posta elettronica. Per fare questo, devi semplicemente inserire il tuo indirizzo e-mail nell’apposito campo e premere sulla voce Connetti/Continua. Nel caso tutto funzioni correttamente, il tuo account verrà configurato automaticamente.
In caso contrario, se sei su Windows, prova spuntare la casella Consenti la configurazione manuale dell’account e a premere sulla voce Connetti. Se invece sei su macOS, devi selezionare l’opzione IMAP/POP. Perfetto, ora il client ti permetterà di inserire i dati IMAP o POP legati al tuo account di posta elettronica. Per maggiori informazioni e per la procedura completa, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come configurare Outlook.
Come usare Outlook
Ora sei pronto per muovere i primi passi in Outlook. Tutto ciò di cui hai bisogno per leggere le email, rispondere a queste ultime e scriverne di nuove si trova nella schermata principale del programma. Infatti, nella barra a sinistra trovi le varie caselle Posta in arrivo, Posta indesiderata, Posta inviata, Bozze e Posta eliminata.
I messaggi in entrata verranno chiaramente recapitati nella cartella Posta in arrivo, mentre quelli in uscita sono consultabili in quella Posta inviata. Per il resto, per aprire un’email devi solamente premere sull’apposito riquadro e, attraverso i pulsanti presenti in alto, effettuare tutte le azioni del caso, come eliminare il messaggio, archiviarlo, rispondere oppure inoltrarlo a qualcun altro.
Per scrivere una nuova email, devi semplicemente premere sulla voce Nuovo messaggio presente in alto a sinistra, inserire l’indirizzo e-mail del destinatario, l’oggetto, il testo e premere sulla voce Invia. Insomma, utilizzare le funzionalità di base di Outlook è molto semplice, è tutto a portata di clic.
Come funziona l’archivio di Outlook
Come dici? Vorresti archiviare le e-mail che ti sono arrivate su Outlook? Non preoccuparti, il programma dispone di un’apposita funzione di archiviazione che consente di spostare automaticamente i messaggi più vecchi in una cartella apposita, separata rispetto al resto delle email, facendo così ordine nella inbox e rendendo più “pulito” il database interno.
Esistono diversi metodi per utilizzare questa funzionalità, ma su Windows basta solitamente apporre il segno di spunta sulle voci Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e Archivia elementi antecedenti presenti nel percorso Strumenti > Pulisci vecchi elementi.
Nella versione di Outlook per macOS, invece, non è presente questa funzionalità nativa e devi quindi creare delle apposite regole che svolgano la stessa funzione. Ti consiglio di consultare la mia guida su come archiviare e-mail Outlook per tutti i dettagli del caso e per la procedura completa.
Come funziona il recall di Outlook
Outlook offre anche una funzione per richiamare le email inviate, a patto che il destinatario delle stesse disponga di un account Exchange nella stessa organizzazione. In parole povere, è possibile “annullare” solamente i messaggi che sono stati inviati all’interno della propria organizzazione. Inoltre, questi devono essere diretti a un account di Exchange e il destinatario non deve averli letti.
Per richiamare un messaggio inviato da Outlook che rispetti tali requisiti, apri il programma, seleziona la voce Posta inviata dalla barra laterale di sinistra e apri l’e-mail da annullare. Nella finestra che compare a schermo, fai quindi clic sulla voce Messaggio (in alto a sinistra), seleziona la voce Azioni (in alto al centro) e premi sulla voce Richiama il messaggio.
Perfetto, ora puoi scegliere se eliminare le copie non lette del messaggio o sostituirle con un nuovo messaggio, mettendo il segno di spunta accanto a una delle due opzioni disponibili e facendo clic sul pulsante OK. Attenzione però: il destinatario del messaggio riceverà comunque una notifica relativa al fatto che quest’ultimo è stato richiamato.
Come funziona Outlook Web App
Sei interessato al servizio di Web Mail Outlook.com di Microsoft? Bene, adesso ti spiego come muovere i primi passi all’interno di quest’ultimo.
Come creare un indirizzo Outlook
Prima di procedere a spiegarti nel dettaglio come funziona Outlook.com, ritengo possa interessarti sapere come creare un indirizzo tramite questo servizio.
Ebbene, per creare un account Outlook, devi collegarti al sito Internet ufficiale del servizio e premere sulla voce Crea account gratuito. Nella pagina che compare a schermo, digita quindi l’indirizzo email che vuoi creare e premi sull’icona della freccia verso il basso, scegliendo tra l’estensione outlook.it e quella outlook.com.
A questo punto, fai clic sulla voce Avanti e digita la password che intendi utilizzare per accedere alla tua casella email. Ti ricordo che devi necessariamente inserire una password composta da almeno 8 caratteri e che contenga almeno due elementi, tra lettere maiuscole o minuscole, numeri o simboli. Una volta fatto questo, premi sul pulsante Avanti per continuare.
Adesso, inserisci Nome, Cognome, premi sul pulsante Avanti, e digita Paese/area geografica e data di nascita (Giorno, Mese e Anno). Dopodiché, fai clic sulla voce Avanti e verifica la tua identità, inserendo il codice di conferma che ti viene mostrato a schermo.
Perfetto: ora non ti resta che premere sul pulsante Avanti per completare la procedura. Ti verrà poi chiesto di impostare la lingua e il fuso orario e di scegliere il tema grafico da utilizzare per Outlook.com.
Se ti servono maggiori informazioni, ti consiglio di consultare il mio tutorial su come creare un account Outlook.
Come usare Outlook online
Una volta creato un indirizzo Outlook, direi che sei pronto per imparare a utilizzare la Web App del servizio di posta elettronica di Microsoft.
Se stai agendo da computer, puoi accedere al tuo account di posta elettronica semplicemente collegandoti al sito Web ufficiale di Outlook e premendo sulla voce Accedi. Dopodiché, dovrai chiaramente inserire l’indirizzo e-mail e la password associati all’account creato poc’anzi.
Per il resto, la Web App di Outlook è piuttosto semplice da utilizzare e le funzionalità di base sono identiche a quelle del client di posta elettronica per computer. Ti consiglio, dunque, di consultare il capitolo su come usare Outlook per saperne di più.
Come funziona il calendario di Outlook
La Web App di Outlook viene utilizzata da molti utenti anche per via del suo calendario, che consente di gestire i propri impegni da qualsiasi postazione di lavoro.
Per accedere a questa funzionalità, devi soltanto premere sull’icona Calendario (la seconda da sinistra verso destra, in basso a sinistra) oppure collegarti alla pagina Calendario di Outlook. Da qui puoi aggiungere un evento semplicemente facendo clic sulla voce Nuovo evento, presente in alto a sinistra, inserendo titolo, giorno, orario, posizione ed eventuale tempo di avviso (es. “Avvertimi 15 minuti prima) e premendo sulla voce Salva. Per eliminare un evento, basta invece premere sul nome dell’evento e selezionare la voce Elimina.
Una volta inserito un evento, quest’ultimo comparirà nel relativo giorno e tutti i suoi dettagli potranno essere consultati semplicemente facendo clic sul suo riquadro. Per passare da un mese all’altro, puoi semplicemente utilizzare le icone delle frecce presenti in alto a sinistra, mentre per cambiare il metodo di visualizzazione devi premere sulla voce Mese in alto a destra e scegliere tra Mese, Settimana, Settimana Lavorativa e Giorno.
Non manca ovviamente la possibilità di aggiungere altri calendari. Questo si può fare premendo sulla voce Aggiungi Calendario presente a sinistra e digitando il nome del calendario. Per attivare solamente un determinato calendario, devi apporre il segno di spunta vicino al suo nome. Se vuoi maggiori dettagli su come esportare o importare altri calendari, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come sincronizzare Google Calendar con Outlook.
Come funziona la rubrica di Outlook
Outlook dispone anche di una comoda rubrica, che permette di mantenere in ordine i propri contatti.
Per accedere a quest’ultima, devi soltanto premere sull’icona Social (la terza da sinistra verso destra presente in basso a sinistra) oppure collegarti alla pagina della rubrica di Outlook. Per aggiungere un nuovo contatto, devi semplicemente premere sulla voce Nuovo contatto presente in alto a sinistra, inserire Nome, Cognome, indirizzo di posta elettronica, numero di cellulare, società e note e premere sul pulsante Crea. Puoi, invece, gestire un contatto già esistente attraverso i pulsanti presenti in alto, facendo clic sulle voci Modifica o Elimina.
Premendo, invece, sulla voce Gestisci, puoi esportare o importare la tua rubrica. In particolare, essa può essere esportata tramite il formato di file CSV con codifica UTF-8. Nel caso in cui tu abbia bisogno di esportare i tuoi contatti in formato CSV, dai un’occhiata al mio tutorial su come fare file CSV, dove troverai tutte le indicazioni su come esportare la rubrica.
Nel caso in cui tu voglia, invece, importare i contatti, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come importare contatti Outlook. La rubrica può anche essere sincronizzata con altri servizi e dispositivi: ti invito a consultare la mia guida su come sincronizzare Outlook con Gmail e su come sincronizzare la rubrica su Android per ulteriori dettagli.
Come funziona l’app Outlook su Windows
Se stai cercando un efficiente programma di posta elettronica per il tuo PC Windows 10/11, ti consiglio di dare un’opportunità al client Outlook, disponibile gratuitamente nel Microsoft Store come app predefinita per Windows.
Outlook è la scelta preferita di Microsoft per sostituire il precedente client Posta e Calendario. Nel 2024, infatti, l’app Posta e Calendario non sarà più disponibile, lasciando spazio al solo Outlook come client di posta elettronica predefinito per tutti i dispositivi Windows 10/11. Fino a quella data, puoi facilmente passare da una app all’altra utilizzando l’interruttore Nuovo Outlook presente in entrambe le interfacce dei due client.
Una caratteristica distintiva del nuovo Outlook è il suo design, identico alla versione Web di Outlook e dunque facile e intuitivo. Avrai accesso alla comoda barra degli strumenti in alto, che ti consentirà di comporre nuovi messaggi di posta elettronica o di eseguire operazioni comuni come rispondere, inoltrare e cancellare email nella tua casella di posta.
Nella barra laterale di sinistra, trovi tutte le cartelle di posta, come la Posta in arrivo o la Posta inviata. L’area centrale mostra invece l’elenco completo delle email contenute nella cartella selezionata, mentre nell’area di destra puoi visualizzare il contenuto dettagliato del messaggio di posta elettronica che hai evidenziato.
Ci tengo a precisarti che, se stai usando un account Microsoft sul tuo computer, Outlook verrà automaticamente configurato con le tue credenziali, permettendoti di iniziare a utilizzarlo immediatamente senza alcuna configurazione richiesta da parte tua.
Diverso è invece il caso in cui desiderassi gestire più account di posta elettronica, inclusi quelli non legati a Microsoft, come Gmail o Yahoo. In tal caso, fai clic sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra e, nella schermata che visualizzi, seleziona Aggiungi account nella sezione Account di posta elettronica. Segui quindi le istruzioni sullo schermo per configurare facilmente account esterni.
Come funziona Outlook per Android e iOS
Outlook dispone anche di un’applicazione ufficiale per smartphone e tablet, che consente agli utenti di gestire il proprio indirizzo di posta elettronica in mobilità. È possibile, però, configurare anche gli account di altri servizi, come Gmail, Yahoo e account tramite i protocolli IMAP e POP3.
Per installare l’applicazione di Outlook, apri il Play Store (se stai usando Android) oppure l’App Store (se disponi di un iPhone o un iPad), cerca “outlook” e seleziona l’icona dell’app dai risultati di ricerca. Dopodiché, premi sulla voce Installa/Ottieni e, se sei su iOS, verifica la tua identità tramite Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.
Una volta scaricata l’app, avviala, premi sulla voce Inizia, seleziona la voce Continua (o Aggiungi account su iOS) e segui le istruzioni che compaiono a schermo. Nel caso l’indirizzo da te inserito non sia presente tra quelli preconfigurati sul dispositivo, ti verrà richiesto di inserire i dati relativi ai suoi parametri IMAP e SMTP.
Nel caso in cui tu voglia aggiungere un secondo account di posta elettronica, puoi farlo facendo tap sull’icona ☰, presente in alto a sinistra, e premendo l’icona dell’ingranaggio. Dopodiché, fai tap sulla voce Aggiungi account e segui le istruzioni che compaiono a schermo.
Una volta configurati i vari account, l’applicazione inizierà la sincronizzazione della posta elettronica, sincronizzando tutti i messaggi. Chiaramente troverai questi ultimi nella cartella Posta in arrivo, raggiungibile premendo l’icona ☰, in alto a sinistra. Non mancano ovviamente anche le cartelle Posta inviata, Posta indesiderata, Bozze e Posta Eliminata.
Quando riceverai una nuova e-mail, lo smartphone ti avvertirà attraverso una comune notifica, che ti anticiperà brevemente anche il contenuto del messaggio. Nel caso in cui tu voglia modificare questa opzione, ti basterà premere prima sull’icona ☰, presente in alto a sinistra, e successivamente sull’icona dell’ingranaggio.
Fatto ciò, premi sulla voce Notifiche e troverai tutte le impostazioni legate, ad esempio, alla personalizzazione il suono di ricevimento di una nuova email e alle cartelle sulle quali attivare gli avvisi. Per ulteriori informazioni in merito all’app per dispositivi mobili di Outlook, ti consiglio di consultare le linee guida ufficiali di Microsoft.
Articolo realizzato in collaborazione con Mr Key Shop.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
