Come programmare invio mail Outlook
La tua professione ti porta spesso a dover gestire una imponente quantità di email e, per farlo, sei solito avvalerti di Outlook, il popolare client di posta elettronica di Microsoft disponibile per i principali sistemi operativi su PC e dispositivi mobili. Il fatto è che ora, per molte di queste comunicazioni, hai necessità di differirne l'invio, per far sì che ad esempio i messaggi in questione vengano recapitati ai rispettivi destinatari al di fuori del tuo orario lavorativo.
Dato che finora non hai mai eseguito un'operazione di questo genere, ti sei subito attivato per trovare su Internet le istruzioni corrette su come programmare invio mail Outlook, ed eccoti approdato qui, su questo mio tutorial. Ebbene, sono lieto di comunicarti che la tua estenuante ricerca può dirsi senz'altro conclusa!
Nei prossimi capitoli, infatti, ti mostrerò tutte le opzioni che hai a disposizione per pianificare l'invio delle email tramite il client di posta in questione, tenendo conto delle varie piattaforme su cui quest'ultimo è disponibile e di eventuali situazioni contingenti: ad esempio, sono certo che potrebbero interessarti alcune soluzioni che ho da proporti per programmare i messaggi di posta elettronica anche a PC spento. Come dici? È esattamente quello di cui avevi bisogno? Perfetto, in tal caso direi di passare immediatamente ai fatti. Ti auguro una buona lettura!
Indice
- Come programmare invio mail Outlook: Windows
- Programmare invio mail Outlook: Mac
- Programmare invio mail Outlook Web
- Come programmare invio mail app Outlook
Come programmare invio mail Outlook: Windows
Per cominciare, di seguito puoi trovare le soluzioni che hai attualmente a disposizione per programmare l'invio delle email su Outlook da Windows. Trovi tutti i dettagli spiegati proprio di seguito.
Programmare invio mail con Microsoft Outlook
Se vuoi programmare l'invio mail usando la famosa versione del client di posta per Windows, semplicemente nota come Outlook, devi sapere che questa applicazione è solitamente preinstallata sui dispositivi dotati del sistema operativo Windows. Nel caso sul tuo PC non lo fosse o l'avessi disinstallata, la puoi scaricare gratuitamente dal Microsoft Store, senza la necessità di avere un abbonamento a Microsoft 365.
Per procedere con l'app di Outlook per Windows, avviala e crea un nuovo messaggio di posta cliccando sul pulsante Nuovo messaggio posizionato in alto a sinistra. A questo punto, compila la tua email inserendo un destinatario nel campo A, un oggetto nel campo Aggiungi un oggetto e un messaggio nel campo di testo sottostante; se necessario, aggiungi pure gli eventuali allegati facendo clic sull'icona della graffetta e su Cerca in questo computer, oppure su OneDrive.
Dopo aver completato la composizione della tua email, fai clic sull'icona della freccia rivolta in basso posizionata accanto al pulsante Invia e premi su Pianifica invio. Adesso, scegli una data e un orario in cui inviare il messaggio dalla finestra apertasi: se in lista non c'è nulla che ti soddisfi, fai clic su Orario personalizzato, imposta la data di invio nel calendario visualizzato o sul campo Seleziona una data e poi scegli un orario dal menu a tendina Seleziona un orario.
Quando hai terminato di impostare data e ora, clicca su Invia: l'email verrà spostata nella cartella Bozze, accessibile cliccando sull'icona delle tre linee orizzontali in alto a sinistra e sull'omonima voce nella barra laterale a sinistra, fino all'orario programmato per il recapito.
Se desideri modificare le impostazioni assegnate al messaggio, recati nella cartella Bozze, apri l'email in questione e premi su Annulla invio, dopodiché puoi modificare nuovamente l'email e le sue impostazioni di pianificazione come ti ho spiegato poc'anzi.
Nota: l'invio programmato delle email è disponibile solamente per gli account Microsoft e le loro relative caselle di posta. Se hai un account di un altro fornitore di servizi di posta, dovrai affidarti a un client di posta differente. Per esempio, se hai un account Google, puoi programmare le email tramite il client Gmail, come ti ho spiegato nella mia guida su come programmare invio mail Gmail.
Programmare invio mail con l'app Outlook
In passato erano disponibili due versioni di Outlook: una era l'app gratuita e l'altra era il software per la posta elettronica incluso nella suite in abbonamento Microsoft 365. Ora non è più così: c'è una sola app di Outlook unificata, quindi è possibile programmare l'invio mail solamente tramite questa applicazione, esattamente come ti ho spiegato nel capitolo precedente.
Devi però sapere che, in caso di sottoscrizione di un abbonamento a Microsoft 365, è possibile avere più vantaggi e funzionalità con l'app Outlook. Sono disponibili vari piani in abbonamento, con costi a partire da 10 euro/mese o 99 euro/anno per utenti privati e da 5,20 euro/mese per utente con pagamento annuale nel caso delle aziende. Maggiori info qui.
La procedura di pianificazione delle email con la versione a pagamento è esattamente la stessa, tuttavia con un abbonamento attivo Outlook può essere utilizzato da più dispositivi contemporaneamente o da più persone, è possibile rimuovere la pubblicità e ottenere funzionalità di sicurezza avanzate, un maggior quantitativo di spazio cloud su OneDrive, l'intelligenza artificiale avanzata di Copilot e altri vantaggi. Puoi trovare maggiori informazioni su Microsoft 365 in questa guida.
Programmare invio mail Outlook PC spento
La tua esigenza, nello specifico, è quella di riuscire a programmare l'invio della mail da Outlook quando il PC è spento? Se hai seguito quanto ti ho spiegato finora per pianificare l'invio di un'email tramite Outlook, non c'è altro che devi fare.
Outlook, infatti, riesce a inviare le email che sono state programmate anche se il PC dell'utente è spento. Questo perché l'app affida le operazioni di pianificazione ai server cloud di Microsoft: quando programmi un messaggio, esso viene salvato nella cartella delle bozze e, una volta che viene raggiunto l'orario prestabilito, il server di Microsoft invia autonomamente il messaggio, indipendentemente dallo stato in cui si trova il PC o la connessione dell'utente.
In alternativa, se hai un account Outlook, puoi scegliere di configurarlo su Gmail servendoti della mia guida su come configurare Outlook su Gmail, in quanto anche il servizio di posta elettronica di “Big G” permette di differire l'invio dei messaggi. Lo stesso vale se hai un account Google o altri account di posta che si possono configurare sul client Gmail.
La programmazione di un'email su Gmail è molto semplice: per procedere, collegati con il tuo browser sulla pagina principale del servizio, effettua se necessario l'accesso al tuo account e clicca su Scrivi per avviare la composizione di un nuovo messaggio.
Compila, ora, il campo Destinatari con l'indirizzo email a cui inviare il messaggio, il campo Oggetto con un oggetto a tuo piacimento e il riquadro sottostante con il corpo del messaggio, dopodiché aggiungi eventuali allegati cliccando sull'icona della graffetta e selezionandoli.
Terminata la composizione del messaggio, fai clic sulla freccia rivolta in basso posizionata accanto al pulsante Invia, pigia su Programma l'invio e seleziona una data e un orario tra quelli elencati. Se data e ora non sono in lista, clicca su Scegli data e ora, imposta la data e l'ora per l'invio nei due campi visualizzati e completa l'operazione cliccando su Programma l'invio.
Il messaggio verrà spostato nella cartella In programma, accessibile dalla barra laterale a sinistra. Per modificare la programmazione, clicca su questa cartella, fai clic destro sul messaggio, premi su Posticipa, fai clic su Scegli data e ora, imposta una nuova data e un nuovo orario negli appositi campi di testo e poi premi su Salva.
In ultima analisi, puoi anche avvalerti dei numerosi servizi online disponibili in Rete che permettono di inviare email posticipate, ossia creare dei messaggi di posta elettronica e definire data e ora dell'invio. Tra questi ti consiglio Later.io: una Web app utilizzabile gratuitamente per 30 email al mese, dopodiché è necessario sottoscrivere un abbonamento con costi a partire da 3,33$/mese.
Devi però fare attenzione, in quanto queste soluzioni potrebbero comportare rischi per la privacy: le tue comunicazioni viaggiano su server di terze parti, diversi da quelli dell'arcinoto fornitore del tuo principale account di posta elettronica, quindi ti consiglio di non usarle per l'invio di dati sensibili e comunicazioni riservate.
Se reputi ancora questa soluzione valida e interessante, collegati alla pagina principale del servizio e fai clic su Try it for free, dopodiché compila il modulo di registrazione con nome, indirizzo email Outlook e password, apponi la spunta accanto alla voce sui termini di servizio e clicca su Sign up. In alternativa, registrati con il tuo account Google cliccando su Sign up with Google. Se necessario, clicca sul link di conferma che hai ricevuto tramite email.
Una volta che sei dentro al tuo account, clicca sulla voce Compose posizionata in alto a sinistra e compila il tuo messaggio usando l'apposita interfaccia. Nel campo When to send, inserisci la data e l'ora in cui desideri inviare il messaggio. Dopo aver terminato la composizione, fai clic su Commit: Later.io invierà il messaggio basandosi sulla programmazione che hai definito.
Programmare invio mail Outlook: Mac
Utilizzi la versione di Outlook per Mac e non riesci proprio a trovare la funzionalità per programmare l'invio della posta elettronica? Tranquillo, così come per Windows, nemmeno su macOS si tratta di un procedimento difficile e si può completare in pochi clic.
Per cominciare, avvia l'app di Outlook o, se non ce l'hai installata, scaricala dal Mac App Store ed effettua l'accesso con il tuo account Microsoft. Se non sei di fronte alla schermata con la lista delle email, fai clic sull'icona della busta nella barra laterale a sinistra.
Per procedere con la creazione del messaggio da programmare, premi su Nuova e-mail, compila il campo A con il destinatario dell'email, il campo Oggetto con un oggetto a tuo piacimento e il riquadro sottostante con il messaggio. Se desideri aggiungere degli allegati, premi su Allega e selezionali.
Una volta completate le modifiche, fai clic sulla freccia rivolta in basso accanto alla voce Invia, premi su Pianifica invio, imposta la data e l'ora dell'invio tramite il calendario e il campo di testo visualizzati e infine premi su OK. Il messaggio si sposterà nella cartella delle bozze in attesa dell'invio automatico che avverrà nella data e nell'ora impostata, anche se il Mac sarà spento.
Se vuoi tornare indietro o modificare data e ora di invio, fai clic su Bozze tra le cartelle della tua posta, premi sul messaggio programmato, clicca su Annulla invio, conferma cliccando su Sì e procedi con un eventuale nuovo invio programmato seguendo gli stessi passaggi che ti ho illustrato qualche riga fa. La pianificazione dei messaggi è riservata agli account Microsoft e non è disponibile per altri account IMAP o POP, come ad esempio Gmail. Per account esterni, come ti ho già spiegato, puoi utilizzare altri client di posta.
Se non vuoi utilizzare l'app di Outlook per macOS o per qualsiasi motivo sei impossibilitato a installarla, ti consiglio di avvalerti della versione Web del servizio, che come ti ho spiegato nel capitolo dedicato a Windows funziona in modo identico all'app per Windows. Oppure puoi prendere in considerazione le alternative online che ti ho proposto in precedenza nel capitolo dove ti spiego come inviare una mail Outlook quando il PC è spento.
Programmare invio mail Outlook Web
Se non puoi disporre del client Outlook per PC o semplicemente vorresti evitare di installarlo, come ti ho già specificato, puoi avvalerti della versione online del servizio. Outlook Web è accessibile da qualsiasi browser semplicemente collegandoti al sito Outlook.com ed eseguendo l'accesso con il proprio account Microsoft.
La versione Web di Outlook è strutturata in modo identico all'app per Windows, quindi la procedura da seguire per programmare l'invio delle email è la stessa che ti ho spiegato nel capitolo precedente sulla programmazione tramite il client desktop.
Come programmare invio mail app Outlook
A causa del tuo lavoro sei costretto a compiere frequenti spostamenti e, per questa ragione, ti farebbe molto comodo capire come programmare invio mail app Outlook agendo direttamente dal tuo smartphone o tablet. Se questa è la tua esigenza, scopriamo insieme di seguito quali opzioni hai a disposizione.
Programmare invio mail Outlook: Android
Vuoi sapere come programmare l'invio delle email tramite l'app Outlook per dispositivi Android disponibile sul Play Store? In tal caso, avvia l'applicazione per email, effettua se necessario l'accesso al tuo account Microsoft e premi sull'icona del quadrato con la linea diagonale posizionata in basso a destra sullo schermo.
Inizia, ora, a compilare il tuo messaggio, inserendo l'indirizzo email del destinatario nel campo A, un oggetto nel campo omonimo e il corpo del messaggio nel campo di testo sottostante, dunque se necessario inserisci un allegato toccando sull'icona della graffetta, premendo su Scegli dai file o Scegli dalla raccolta foto e procedendo con la selezione del file in questione.
Dopo aver concluso la modifica del messaggio, fai tap sul simbolo + posizionato in basso a sinistra, premi su Pianifica invio, poi tocca su Scegli un orario, imposta una data e un orario dai due campi visualizzati e fai tap su Pianifica. Per accedere al messaggio pianificato, fai tap sull'icona di Outlook in alto a sinistra e premi su Bozze.
Se vuoi modificare la pianificazione, tocca sul messaggio pianificato, fai tap su Modifica e procedi alla riprogrammazione con gli stessi passaggi che ti ho illustrato nelle scorse righe. Più facile di così?!
Programmare invio mail Outlook: iPhone
Se cerchi un modo per programmare invio mail Outlook iPhone, devi sapere che anche la versione per dispositivi iOS/iPadOS del client di posta elettronica di Microsoft permette di programmare i messaggi.
Per riuscirci, avvia l'app, effettua se necessario l'accesso al tuo account Microsoft e premi il pulsante Nuovo messaggio posizionato in basso a destra. Compila il tuo messaggio digitando l'indirizzo del destinatario nel campo A, un oggetto nel campo omonimo e il testo del messaggio nel riquadro di testo sottostante, poi decidi se caricare o meno un allegato mediante l'icona della graffetta.
Per proseguire con la pianificazione, premi sull'icona dell'aeroplanino con l'orologio posizionata in basso a destra, fai tap su Scegli un orario, seleziona data e ora per l'invio e fai tap su Invia. Per modificare la pianificazione, tocca sulla tua icona profilo in alto a sinistra, premi su Bozze, pigia sull'email pianificata e poi tocca su Modifica. A questo punto, riprogramma il messaggio come ti ho già spiegato.
In alternativa, puoi usare Mail, l'app predefinita per la posta elettronica installata sul tuo dispositivo Apple, configurando il tuo account Outlook su di essa e usando l'apposita funzionalità di programmazione dei messaggi.
Per pianificare l'invio di un messaggio da Mail, avvia l'applicazione e fai tap sull'icona del quadrato con la matita posizionata in basso a destra. A questo punto, inserisci il destinatario del messaggio nel campo A, un oggetto nell'apposito campo e il corpo del messaggio nel campo subito sottostante.
Per pianificare il messaggio, tieni premuto sulla freccia rivolta in alto posizionata in alto a destra e fai tap su Invia più tardi… per aprire il menu necessario per impostare data e ora. A questo punto, imposta una data e un orario dagli appositi campi visualizzati o aiutandoti con il calendario apertosi e premi sull'icona del segno di spunta in alto a destra: il gioco è fatto.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
