Come funziona OneDrive
OneDrive è un servizio di cloud storage offerto da Microsoft. Qualora non ne avessi mai sentito parlare, i servizi di cloud storage sono come degli “hard disk” online che permettono di archiviare i file su Internet, di sincronizzarli automaticamente su una vasta gamma di dispositivi (tramite apposite app) e, qualora volessi, di condividerli facilmente con altre persone.
Uno dei principali punti di forza di OneDrive è la compatibilità multipiattaforma. Il servizio di Microsoft, infatti, è compatibile con tutte le versioni più recenti di Windows, con macOS e con i principali sistemi operativi per smartphone e tablet, cioè Android e iOS/iPadOS. Inoltre, è accessibile da Xbox e direttamente via browser, dove permette di visualizzare tutti i file archiviati sul proprio spazio e di modificarli tramite le applicazioni Web di Office.
Quanto costa? La versione base di OneDrive è totalmente gratuita e offre 5GB di spazio di archiviazione. Per chi necessita di maggiore spazio sono disponibili dei piani a pagamento che consentono di espandere il proprio “drive” fino a 1TB. Ti interessa così tanto che vorresti subito saperne di più? Bene, allora prenditi cinque minuti di tempo libero e continua a leggere: qui sotto trovi spiegato come funziona OneDrive per filo e per segno. Ti assicuro che, dopo aver letto questo articolo, archiviare i tuoi file online sarà davvero un gioco da ragazzi. Nel mentre, a me non resta che augurarti una buona lettura!
Indice
- Prezzi OneDrive
- Come iscriversi a OneDrive
- Come usare OneDrive su PC
- OneDrive per Mac
- Come usare OneDrive su smartphone e tablet
- Come usare OneDrive su Teams
- Come usare OneDrive via Web
Prezzi OneDrive
Cominciamo con una breve panoramica sui piani, sui prezzi OneDrive e la quantità di spazio di archiviazione che ogni piano offre.
Come ti accennavo qualche paragrafo fa, OneDrive è un servizio gratuito che offre, di base, 5GB di spazio a chiunque sia in possesso di un account Microsoft. Nel caso in cui questo spazio dovesse risultare insufficiente, è possibile eseguire l'upgrade, aumentando lo spazio a 100GB, effettuando una sottoscrizione all'abbonamento Microsoft 365 Basic. Questo incremento non è gratuito e ha un costo di 20 euro/anno (oppure 2 euro/mese).
Inoltre, è possibile ottenere spazio aggiuntivo in modo completamente gratuito tramite il programma d'invito: per ciascun amico che si iscrive al servizio di cloud storage di Microsoft come nuovo cliente (sfruttando un apposito link), verranno aggiunti in modo gratuito 500MB di spazio di archiviazione aggiuntivo fino a un massimo di 10 GB.
Qualora anche 100GB di base dovessero risultare pochi, non temere: effettuando la sottoscrizione all'abbonamento Microsoft 365 Personal puoi ottenere 1TB di spazio di archiviazione totale al costo di 69 euro/anno (o 7 euro/mese).
Se in casa tutti utilizzano i servizi di Microsoft 365, è possibile effettuare una sottoscrizione all'abbonamento Microsoft 365 Family che, al costo di 99 euro/anno (o 10 euro/mese), offre 1 TB/utente fino a un massimo di 6 utenti.
Le sottoscrizioni che ti ho appena menzionato offrono, oltre allo spazio di archiviazione su OneDrive, anche tante altre funzionalità come, ad esempio, l'utilizzo di tutta la suite di Office tramite Web e PC. Per saperne di più, ti consiglio vivamente di leggere il mio articolo dedicato a Office 365.
Come iscriversi a OneDrive
Se ti stai chiedendo come iscriversi a OneDrive, è innanzitutto necessario avere un account Microsoft e, di conseguenza, di un indirizzo email con dominio Outlook oppure Hotmail. Se non ne possiedi ancora uno, tutto quello che, in breve, devi fare, è collegarti a questa pagina Web, fare clic su Accedi e, subito dopo, su fare clic qui per crearne uno all'interno del riquadro di accesso.
Adesso, non ti resta che seguire la procedura guidata e compilare il modulo proposto con tutte le informazioni richieste. Qualora dovessi avere dubbi o difficoltà nella procedura di registrazione, ti consiglio di consultare il mio tutorial su come creare un account Microsoft.
Come usare OneDrive su PC
Fatte le varie premesse, dopo averti illustrato le operazioni preliminari da compiere, è arrivato il momento di spiegarti come usare OneDrive su PC.
Come ti ho accennato nei paragrafi di apertura dell'articolo, OneDrive è compatibile con tutte le principali versioni di Windows. Tuttavia, mi sembra doveroso fare un paio di precisazioni importanti.
Innanzitutto, OneDrive è incluso “di serie” in Windows 8.1 e successivi (es. Windows 10 e Windows 11, quindi se sul tuo PC c'è installata una di queste versioni del sistema operativo Microsoft, puoi utilizzare il servizio senza scaricare software aggiuntivi.
Per tutte le altre versioni di Windows, per utilizzare OneDrive è necessario installare il relativo client disponibile sul sito Internet di Microsoft: per scaricarlo sul tuo PC, clicca semplicemente sul pulsante Scarica collocato sotto la dicitura Scarica OneDrive. A download completato, apri il file OneDriveSetup.exe, che hai appena ottenuto, e attendi che vengano scaricati da Internet tutti i componenti necessari al funzionamento di OneDrive. Non dovrebbe volerci molto.
Ciò detto, puoi trovare l'icona del client di OneDrive (quella con la nuvoletta blu) nell'area di notifica del tuo PC, in basso a destra, sulla barra delle applicazioni, vicino all'orologio di sistema.
Una volta individuata l'icona in questione, fai doppio clic su di essa e premi sul pulsante Accedi. A questo punto, effettua l'accesso al tuo account Microsoft e scegli se confermare la posizione predefinita della cartella di OneDrive (quella in cui verranno scaricati tutti i file sincronizzati con il servizio) o se cambiarla cliccando sul pulsante Cambia posizione.
A questo punto, fai clic su Avanti e, superato anche questo passaggio, decidi se effettuare il backup in cloud delle cartelle Documenti, Immagini, Desktop, Musica e Video spostando su ON (già impostate di default) o su OFF le apposite levette di selezione. Fatto ciò, fai clic su Avvia il backup nel primo caso o su OK nel secondo caso.
Successivamente, fai clic su Non ora, poi su Avanti, per tre volte di seguito, e, infine, su Apri la mia cartella OneDrive. A questo punto, in una nuova finestra dell'Esplora File, visualizzerai il tuo spazio di archiviazione online.
Qualora, in un secondo momento, decidessi di voler sincronizzare le cartelle di sistema, proposte nella fase di configurazione, su OneDrive, fai clic sull'icona del servizio, presente sulla barra delle applicazioni, e subito dopo sull'icona dell'ingranaggio, nel riquadro di OneDrive, poi su Impostazioni > Sincronizzazione e backup > Gestisci il backup.
Per accedere nuovamente alla cartella dei file presenti su OneDrive, fai clic sulla relativa icona, sulla barra delle applicazioni, e premi sul tasto Apri cartella. OneDrive è accessibile anche tramite Esplora File di Windows: puoi trovare la scorciatoia rapida alle cartelle in cloud facendo clic sulla voce OneDrive, sulla barra laterale di sinistra.
Condivisione dei file
Se ti stai chiedendo come funziona OneDrive su PC e, nello specifico, vuoi effettuare la condivisione dei file o cartelle pubblicamente, puoi eseguire questa operazione in tutta facilità direttamente da PC. Per fare ciò, apri la cartella di OneDrive, tramite l'Esplora File, o tramite il pannello del client usando l'apposito tasto Apri cartella.
Dopodiché, clicca con il tasto destro sulla cartella o il file da condividere in modo da mostrare il menu contestuale: tra le opzioni che visualizzi, seleziona quella denominata Condividi per aprire il pannello avanzato per la gestione delle condivisioni dei file.
Adesso, devi valutare se effettuare la condivisione pubblica oppure con specifici contatti. In quest'ultimo caso, devi digitare l'indirizzo e-mail del destinatario nell'apposito campo nome, gruppo o e-mail. Decidi, subito dopo, se dare permessi di sola lettura o anche scrittura facendo clic sul menu presente alla destra della casella di testo e selezionando, rispettivamente, Può visualizzare o Può modificare.
Premi, infine, sul tasto Invia, affinché venga inviata una notifica via posta elettronica al destinatario relativa alla condivisione da te effettuata. In alternativa, puoi generare un link che puoi condividere con chiunque: in questo caso, non devi inserire alcun indirizzo e-mail ma semplicemente gestire le opzioni di modifica del file. Se vuoi che chiunque sia in possesso del link (e di un account Microsoft) possa modificare il file da te condiviso, devi assicurarti che sia indicata la dicitura Chiunque abbia il collegamento può modificare.
In caso contrario, se vuoi che il documento sia soltanto in lettura, impedendo qualsiasi tipo di modifica al file, fai clic sulla precedente dicitura e, in Altre impostazioni, fai clic su Può modificare e, subito dopo, seleziona Può visualizzare. Se sei in possesso di un piano a pagamento di OneDrive, puoi anche impostare una password di accesso al file oppure la data di scadenza della condivisione. Premi, infine, su Applica per confermare la tua scelta. In questo caso, l'opzione di condivisione sarà cambiata in Chiunque abbia il collegamento può visualizzare.
Il link di condivisione è disponibile premendo il tasto Copia, situato in basso nella sezione Copia collegamento. In questo modo, il link verrà copiato nella clipboard di Windows per essere incollato in un'e-mail o inviato tramite un servizio di messaggistica istantanea. Facendo clic sul pulsante Altre app (l'icona con i tre puntini), potrai condividere direttamente il link tramite altri servizi di terze parti.
Puoi verificare se un file o una cartella è attualmente in condivisione dall'icona di un omino a fianco al suo nome, nella colonna Stato di Esplora File. Per interrompere una condivisione, fai clic destro sul file o sulla cartella condivisa, seleziona la voce Condividi dal menu contestuale e, nel pannello che ti viene mostrato, fai clic sull'icona dell'immagine del profilo, collocata in basso a sinistra, facendo clic sulla scheda Collegamenti.
Adesso, per rimuovere una condivisione di un file o una cartella, devi soltanto premere sull'icona del cestino, posto accanto all'URL generato. Immediatamente, così facendo, verrà cancellata la condivisione del file. Qualora volessi, invece, interrompere la condivisione soltanto con uno o più utenti, non devi fare altro che premere sulla X presente alla destra del nome della persona con cui hai condiviso il file o la cartella.
Come funziona sincronizzazione OneDrive
Credo di sapere quali domande ti stai ponendo in questo momento: come funziona la sincronizzazione OneDrive e, inoltre, come funziona il backup OneDrive? Per scoprirlo non devi fare altro che continuare a leggere tra le prossime righe!
OneDrive include anche una funzione per il caricamento automatico degli screenshot effettuati su Windows e per le foto importate dai dispositivi collegati al PC. Per abilitare tale strumento, fai clic sull'icona di OneDrive, presente nell'area di notifica (accanto all'orologio di Windows), e seleziona la voce Impostazioni dal menu che compare.
Nella finestra che si apre, seleziona la scheda Sincronizzazione e backup e sposta su ON le levette accanto alle voci Salva foto e video dai dispositivi o Salvare automaticamente su OneDrive gli screenshot acquisiti in base a ciò che desideri attivare.
In linea generale, ogni file puoi essere sincronizzato in cloud: tutto ciò che devi fare è aprire la cartella di OneDrive sul tuo PC, tramite Esplora File, e spostare i file direttamente all'intero della cartella principale o in una delle sottocartelle presenti.
Puoi anche gestire il backup automatico dei file presenti sul Desktop oppure nelle cartelle Documenti, Immagini, Musica e Video. Per fare ciò, clicca sull'icona di OneDrive, sulla barra delle applicazioni, e fai clic su Impostazioni.
A questo punto, nella schermata che ti viene mostrata, raggiungi la scheda Sincronizzazione e backup e fai clic su Gestisci il backup. Sposta su ON le levette relative alle cartelle di cui vuoi attivare il backup e fai clic su Avvia backup per eseguire il backup di tutti i dati presenti nelle cartelle da te scelte.
Se sei un libero professionista, o titolare di un'azienda, e ti stai chiedendo come funziona OneDrive for Business e come si usa OneDrive for Business, sono felice di dirti che, più o meno, la versione di OneDrive rivolta alle aziende è quasi identica a quella per gli utenti privati. Ci sono delle piccole differenze legate alla sincronizzazione delle cartelle di sistema e ai metodi di condivisione. Tuttavia, i client e le funzioni principali restano uguali.
OneDrive per Mac
Essendo OneDrive un programma multipiattaforma, esiste anche OneDrive per Mac. Pertanto, se utilizzi il computer della mela morsicata, puoi scaricare il client ufficiale di OneDrive direttamente dal Mac App Store. Tutto quello che devi fare è raggiungere il link che ti ho fornito e premere sul tasto Ottieni/Installa, per eseguire il download e l'installazione automatica di OneDrive. Ti potrebbe essere chiesto di verificare la tua identità tramite password dell'ID Apple o Touch ID.
In alternativa, puoi scaricare il file .PKG per l'installazione “manuale” del client dal sito ufficiale di Microsoft facendo clic su Scarica. Al termine del download, fai doppio clic sul file ottenuto e, nella schermata che ti viene mostrata, premi sui tasti Continua e Installa. Fatto ciò, inserisci la password del tuo account e fai clic su Installa software.
I due client sono esattamente uguali, quindi, puoi scaricarlo sia dal Mac App Store che tramite il sito Web ufficiale. Ad ogni modo, ti consiglio la prima soluzione in quanto più immediata.
Inoltre, qualora ti stessi chiedendo come funziona OneDrive su Mac, sappi che il funzionamento del client di OneDrive è praticamente identico a quello della controparte Windows, di cui ti ho parlato in precedenza, dalla configurazione all'utilizzo. La differenza risiede nel fatto che nel client per macOS non è possibile eseguire la sincronizzazione automatica dei file multimediali o il backup delle cartelle personali dell'utente. Infatti, queste procedure devono essere eseguite manualmente spostando i file e le cartelle all'interno di quelle di OneDrive sul Mac.
Come usare OneDrive su smartphone e tablet
Come ogni servizio di cloud storage che si rispetti, anche OneDrive è disponibile, con un'apposita app per smartphone e tablet. Nello specifico, è compatibile con i dispositivi Android (anche quelli con store alternativi) e iOS/iPadOS.
Dopo aver scaricato e installato l'app di OneDrive sul tuo dispositivo, seguendo la classica procedura di download, devi semplicemente avviarla, in modo da accedere alla schermata di login, e inserire i dati del tuo account Microsoft per effettuare l'accesso.
L'interfaccia dell'app è uguale a prescindere dal sistema operativo in uso: ciò che varia è soltanto la posizione della scheda del proprio account, dove sono presenti i dati relativi allo spazio utilizzato, il pannello delle impostazioni dell'app e il Cestino. Su Android trovi la sezione in questione tramite la scheda Me, in basso, mentre su iOS/iPadOS devi premere sull'icona con le tue iniziali, in alto a sinistra.
Tramite la scheda File puoi sfogliare i file contenuti in OneDrive. Premendo sull'icona +, collocata in alto, invece, puoi eseguire l'upload dei tuo dati presenti sullo smartphone/tablet. Nella scheda Recenti, puoi visualizzare i file che di recente sono stati caricati su OneDrive o che sono stati modificati.
La scheda Condivisi (Elementi condivisi su iOS/iPadOS) permette di accedere a tutti i file e le cartelle su cui è attiva la condivisione dei dati. In questa sezione trovi sia i file e le cartelle condivisi da te, che quelli di altri utenti che hanno condiviso con te.
Infine, nella scheda Foto, puoi visualizzare la galleria multimediale del tuo cloud: tramite l'apposito pulsante Attiva, in alto, puoi abilitare l'upload automatico in cloud dei file multimediali presenti sul tuo dispositivo.
Come usare OneDrive su Teams
Una delle domande più ricorrenti riguarda l'utilizzo di OneDrive su Microsoft Teams. Se anche tu ti sei posto più volte questo quesito, sono felice di poterti togliere ogni dubbio al riguardo: usare OneDrive su Teams è possibile ma soltanto tramite smartphone e tablet, in particolare su Android e iOS/iPadOS.
Indipendentemente dal sistema operativo, per poter utilizzare OneDrive su Teams, qualora tu non lo abbia già fatto, devi scaricare Microsoft Teams sul tuo smartphone tramite la classica procedura di download. L'app è pressoché identica per entrambe le piattaforme e, pertanto, le istruzioni che sto per darti valgono sia per Android che per iOS/iPadOS.
Tutto ciò che devi fare, dopo aver installato e aperto l'app, è fare tap sull'immagine del profilo, in alto a sinistra, e subito dopo su File. Dopodiché, fai tap su OneDrive per accedere al contenuto del tuo cloud storage. Fatto ciò, come già spiegato nei precedenti capitoli, puoi aprire, modificare, condividere ed eliminare file e cartelle. Semplice, no?
Come usare OneDrive via Web
Come ti ho anticipato, OneDrive si può utilizzare anche direttamente dal Web. Basta collegarsi all'indirizzo onedrive.live.com e accedere con il proprio account Microsoft, per avere immediatamente a disposizione la lista completa dei propri file con la possibilità di visualizzarli, modificarli, condividerli o scaricarli sul PC.
Il funzionamento del servizio è talmente semplice che non c'è molto da aggiungere: nella barra laterale di sinistra c'è il menu tramite il quale accedere a I miei file, elementi recenti, Foto, Elementi condivisi e Cestino; mentre, cliccando sull'icona di un file è possibile visualizzarlo direttamente nel browser tramite le applicazioni Web di Microsoft 365 (Word Online, PowerPoint Online, eccetera).
Per caricare un file su OneDrive, invece, non devi fare altro che premere sul tasto Carica, che trovi nella barra in alto, e selezionare il file che si trova sul tuo computer.
Per scaricare o condividere dei file, basta mettere la spunta accanto alla loro icona e cliccare sui corrispondenti pulsanti che compaiono in alto. Per quanto riguarda la condivisione dei file, puoi anche fare riferimento a quanto ti ho indicato in questo capitolo, in quanto il pannello di condivisione è esattamente uguale a quello del client desktop.
Gestire l'abbonamento a OneDrive
Per gestire l'abbonamento a OneDrive e, nello specifico, passare a un piano a pagamento, collegati al pannello Web di OneDrive e clicca sulla voce per acquistare spazio di archiviazione presente nel menu laterale. Nella sezione che ti viene mostrata, potrai scegliere i diversi piani in abbonamento per estendere il limite di spazio.
A tal proposito, tutto ciò che devi fare è seguire con attenzione le indicazioni che ti verranno mostrate a schermo tramite le quali verrai guidato al pagamento online dell'upgrade. Se vuoi avere maggiori informazioni sui prezzi di OneDrive, ti consiglio di leggere quanto ti ho già indicato in questo capitolo.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
