Come usare Microsoft Teams
Da quando il lavoro e le lezioni da remoto hanno preso piede, hai avuto modo di conoscere diversi strumenti informatici che agevolano l'incontro virtuale e la collaborazione a distanza. Tuttavia, solo ora sei venuto a conoscenza di Microsoft Teams, un software per chat e videochiamate orientato principalmente al mondo business, molto utile anche per la condivisione di file in gruppi di lavoro e la comunicazione con colleghi e superiori.
Incuriosito dalla possibilità di poter beneficiare dell'integrazione di tutti questi strumenti di lavoro, hai provato a usare Teams, ma nonostante tu ci abbia provato e riprovato, stai ancora avendo difficoltà a comprenderne appieno le sue numerose funzioni. Le cose stanno così, vero? Allora lascia che sia io a spiegarti come usare Microsoft Teams da tutti i tuoi dispositivi. Se mi concedi qualche minuto del tuo tempo libero, in questo tutorial ti darò una mano a scoprire questo ottimo servizio, partendo dalla procedura di download e installazione fino a descriverti le sue funzioni più nel dettaglio.
Non devi scoraggiarti se questo strumento ti è sembrato complicato a prima vista: leggi questa guida e vedrai che, in men che non si dica, sarai pronto a lavorare e studiare a distanza avvalendoti di tutte le sue funzioni. Senza temporeggiare oltre, ti auguro buon divertimento e buon lavoro!
Indice
Informazioni preliminari
Prima di procedere all'installazione di Microsoft Teams, ritengo importante fornirti alcune informazioni preliminari per capire di cosa si tratta. Microsoft Teams è una vera e propria piattaforma di lavoro condiviso realizzata da Microsoft: nella pratica, è la controparte di Google Meet, integrato anche in Google Workspace.
Si tratta dunque di una piattaforma creata per la comunicazione e la collaborazione, tramite strumenti come chat, videoconferenza e spazi virtuali per la condivisione dei contenuti tra i membri di un'azienda (e non). Inoltre, è un software caratterizzato dall'integrazione con Microsoft 365, contenente gli strumenti che in passato erano inclusi nel pacchetto Office.
Al contempo, Microsoft Teams consente a due persone o gruppi di comunicare esattamente come accade su piattaforme come Zoom e Google Meet. La partecipazione alle videochiamate è possibile tramite un semplice link o un codice invito, con possibilità di utilizzo anche nel campo della didattica, in quanto amministratori e insegnanti possono creare gruppi formati da classi, professori e personale di ogni tipo.
I membri dei gruppi possono comunicare per mezzo di canali condivisi o privati, oltre a decidere di inviare testo e immagini. La piattaforma può anche essere usata per fare chiamate VoIP.
Uno strumento davvero interessante, non credi? Devi sapere che molte funzionalità di questa piattaforma possono essere usate con un piano gratuito, nel quale sono inclusi 5 GB di spazio di archiviazione nel cloud. Il piano gratuito non include Microsoft 365, ma di seguito ti elenco i piani a pagamento grazie ai quali puoi usufruirne.
- Microsoft Teams Essentials — al costo di 3,50 euro/utente/mese con pagamento annuale, questo piano offre chat, chiamate, videoconferenze, collaborazione in tempo reale, 10 GB di spazio cloud e supporto in qualsiasi momento, anche telefonico. Maggiori info qui.
- Microsoft 365 Business Basic — costa 5,20 euro/utente/mese con pagamento annuale e offre i vantaggi del piano precedente insieme a gestione di identità e accessi per 300 utenti, le versioni Web e per smartphone e tablet di Word, Excel, PowerPoint e Outlook, una casella di posta elettronica aziendale, 1 TB di spazio cloud, oltre 10 app aggiuntive, un chatbot AI avanzato e un filtro antispam e antimalware. Maggiori informazioni qui.
- Microsoft 365 Business Standard — per questo piano il costo è di 10,83 euro/utente/mese con pagamento annuale. Oltre ai vantaggi del piano precedente, include le versioni desktop delle app Word, Excel, PowerPoint, Outlook e altre applicazioni, aree di lavoro collaborative con Microsoft Loop, Webinar e strumenti di video editing e progettazione con Clipchamp. Maggiori informazioni qui.
- Microsoft 365 Personal — piano per privati dal costo di 99 euro/anno che offre il supporto a 5 dispositivi in contemporanea, 1 TB di spazio cloud, app desktop dell'ex pacchetto Office, Copilot nelle app di Microsoft, limitazioni allentate per Microsoft Designer, editor video Clipchamp con funzioni aggiuntive, Microsoft Defender con sicurezza avanzata, protezione ransomware su OneDrive, Microsoft Teams con Copilot e supporto continuo. Maggiori informazioni qui.
- Microsoft 365 Family — un piano famiglia che include i vantaggi del piano Personal con supporto a 6 utenti e 5 dispositivi in contemporanea, nonché fino a 6 TB di spazio cloud. Il costo è di 129 euro/anno. Maggiori informazioni qui.
- Microsoft 365 Premium — include tutto ciò che è nel piano Family e aggiunge un utilizzo esteso di alcune funzioni di Copilot, le funzionalità di Copilot per gli abbonati Premium e l'uso esteso della generazione di immagini su Microsoft Designer. Costa 219 euro/anno. Maggiori informazioni qui.
Sono disponibili anche piani per grandi imprese, accessibili da questa pagina con costi a partire da 7,40 euro/utente/mese. Questo è quanto devi sapere su Microsoft Teams e i diversi piani di sottoscrizione disponibili al momento in cui scrivo questo articolo. Prima di procedere con il tutorial, dove ti spiegherò come usare il servizio da differenti piattaforme, ti segnalo che è fondamentale avere un account Microsoft per poterlo utilizzare.
Come dici? Non hai la più pallida idea di come fare? Niente paura, ho qui per te una guida su come creare un account Microsoft, la quale ti fornirà ogni dettaglio in merito alla procedura di registrazione e di accesso ai vari servizi.
Come usare Microsoft Teams gratis
Ora che hai una panoramica esaustiva su questo strumento di collaborazione e comunicazione realizzato dal colosso di Redmond, non ti resta che scoprire come usare Microsoft Teams gratis. A questo scopo, ti fornirò di seguito il mio supporto per insegnarti l'uso del software sia da computer che da smartphone e tablet. Non preoccuparti, quindi. Se seguirai alla lettera le mie istruzioni, potrai utilizzare nel miglior modo possibile Microsoft Teams. Trovi tutto spiegato qui sotto.
Come usare Microsoft Teams su PC
Vorresti finalmente iniziare a utilizzare il celebre software e ti stai chiedendo come usare Microsoft Teams su PC Windows? Nulla di più facile: scaricarlo e installarlo è veramente un gioco da ragazzi. Ti basta infatti rivolgerti al Microsoft Store ufficiale.
In alternativa, collegati a questa pagina del sito ufficiale di Teams e fai clic sul pulsante Scarica Microsoft Teams per Windows. A download ultimato, apri il file .exe scaricato per far partire l'installazione. Una volta che i pacchetti di installazione sono stati approntati, premi su Continua per usare l'account Microsoft impostato sul tuo PC (qualora ce ne sia uno), oppure premi su Utilizza un altro account, dopodiché effettua l'accesso tramite il tuo account Microsoft.
Ora, dovresti trovarti di fronte alla schermata iniziale dell'applicazione ed essere in grado di utilizzare tutte le funzionalità di Teams. Prima di tutto, su Teams puoi usufruire della sezione Chat, accessibile dall'icona della nuvoletta posizionata in alto a sinistra.
Per iniziare a scrivere a qualcuno, ti basta premere sull'icona del quadrato con la matita posizionata in alto e poi immettere il nome, l'indirizzo email o il numero di telefono del destinatario nel campo A, oppure selezionare un destinatario accanto alla barra laterale a sinistra. Puoi anche aggiungere più di un utente e iniziare una chat di gruppo.
Tramite la funzione Community, accessibile dall'icona dei tre omini nella barra laterale a sinistra, puoi selezionare un tipo di community tra quelli elencati (es. Scuola, Azienda e Vita) oppure crearne una personalizzata cliccando su Crea il tuo personale e su Crea il mio.
Dopo aver cominciato la procedura di creazione, compila il campo Nome community con un nome a piacimento e, se lo desideri, inserisci anche un avatar e una descrizione dagli appositi campi, dopodiché premi su Crea.
A creazione ultimata, puoi invitare membri nella tua community premendo sul simbolo dei due omini con il (+), oppure utilizzare le schede Post, File e Foto per pubblicare messaggi, fotografie e altri file con la community.
Usando il pulsante per aggiungere un canale posizionato sulla sinistra, puoi anche creare un canale legato al gruppo che consente di realizzare un gruppo di lavoro all'interno della community.
Una delle funzioni più importanti e utilizzate di Microsoft Teams sono però le riunioni in videoconferenza. Per accedervi, puoi premere sull'icona della videocamera posizionata sulla barra laterale a sinistra.
Fatto ciò, fai clic su Crea un collegamento alla riunione, inserisci un titolo per la riunione nell'apposito campo e premi su Crea e copia collegamento, in modo da poter inviare il link anche ad altri partecipanti.
Dopo aver inviato il link a tutti i partecipanti che desideri invitare, fai clic su Partecipa, decidi se abilitare o disabilitare webcam e microfono, e infine premi su Partecipa ora.
In alternativa, puoi anche programmare una riunione. Nella sezione Riunioni accessibile dall'icona della videocamera, puoi cliccare su Pianifica una riunione, dopodiché potrai scegliere un giorno e un orario precisi o creare una riunione ricorrente che si ripete quotidianamente, settimanalmente e così via.
Un'altra opzione disponibile nella stessa sezione è Partecipa con un ID riunione: serve per collegarsi a un'altra videoconferenza utilizzando ID e password invece del link di invito. Queste credenziali si possono trovare, dopo aver avviato una riunione ed esservi entrato, cliccando prima su Altro in alto e poi su Info riunione.
La barra laterale di Teams contiene anche altre tre sezioni: l'icona del libro con l'omino è la sezione Contatti, dove puoi trovare tutti i tuoi contatti di Teams. Nella sezione Calendario, accessibile dall'apposita icona del calendario, puoi visualizzare il calendario con tutti i tuoi impegni.
Se clicchi sull'icona della campanella, invece, puoi visualizzare le menzioni nelle chat, le reazioni e le notifiche dell'applicazione. Per accedere alle impostazioni del programma, clicca sull'icona dei tre puntini orizzontali in alto a destra e premi su Impostazioni. Da questa sezione puoi decidere se avviare Teams all'avvio di Windows, se tenere sempre aperto il programma in background, modificare la grafica e altro.
Se utilizzi l'app Collegamento a Windows per Android, puoi associare il tuo dispositivo mobile Android a Microsoft Teams e di conseguenza puoi inviare e ricevere SMS dal tuo dispositivo Android direttamente in Teams. Sebbene l'app Collegamento a Windows esista anche per iOS, questa funzionalità funziona solo su Android.
Se nutri dubbi in merito a delle funzionalità specifiche di Teams, ti rimando alla guida ufficiale di Teams pubblicata sul sito Internet di Microsoft. In alternativa, puoi anche dare uno sguardo alla mia guida su come accedere a Microsoft Teams.
Come usare Microsoft Teams su Mac
Vorresti capire come usare Microsoft Teams su Mac, ma non sai da dove iniziare? Puoi stare tranquillo, perché scaricare Teams su Mac e utilizzarlo è molto semplice e te lo spiegherò in men che non si dica di seguito.
Prima di tutto, collegati a questa pagina del sito ufficiale e fai clic su Scarica Teams per Mac, dunque, se stai usando Safari, premi su Consenti. Una volta che il download viene completato, apri il file .pkg scaricato con un doppio clic e premi su Continua per due volte consecutive, poi clicca su Installa, inserisci la password del Mac (o altro metodo di autenticazione richiesto), premi Invio, attendi il completamento dell'installazione e clicca su Chiudi.
Per utilizzare l'app, avviala dal menu App nella barra Dock e premi su Consenti, dopodiché tocca sul tuo account Microsoft se viene visualizzato, altrimenti premi sulla voce per creare o aggiungere un nuovo account. Una volta effettuato l'accesso, potrai subito iniziare a usare la piattaforma. In merito all'utilizzo vero e proprio, non ci sono particolari differenze con la versione client di Windows di cui ti ho parlato nel capitolo precedente.
Come usare Microsoft Teams da browser
Se il tuo PC è troppo carico di dati, ha prestazioni scadenti e avere un'app aperta è un fastidio, per organizzare il lavoro con i tuoi colleghi puoi anche usare Microsoft Teams da browser, senza installare nulla sul computer.
Per poterlo fare, è necessario avere un account Microsoft e collegarlo a Teams. Se desideri procedere, collegati a questa pagina di accesso a Teams, poi effettua l'accesso con le credenziali del tuo account Microsoft.
A questo punto, per usare Teams dal browser, puoi tranquillamente seguire quanto ti ho già spiegato in precedenza: l'interfaccia utente è molto simile a quella delle app per Windows e macOS.
Ti consiglio solo di uscire dal tuo account quando hai terminato l'utilizzo del servizio, al fine di evitare problemi di sicurezza: per farlo, premi sulla tua icona profilo in alto a destra e fai clic su Disconnetti dal menu contestuale che viene visualizzato.
Come usare Microsoft Teams su smartphone e tablet
Sapevi che è possibile perfino usare Microsoft Teams da smartphone e tablet? Basta scaricare l'app ufficiale del servizio per Android o iOS/iPadOS, che possono tornare utili anche per utilizzi non lavorativi, con possibilità di organizzare chiamate, videochiamate e chat testuali.
Dopo aver scaricato l'app tramite la solita procedura, avviala e fai tap su Inizia, dopodiché decidi se concedere l'eventuale accesso alle notifiche, inserisci l'indirizzo email del tuo account Microsoft, tocca su Successiva, immetti la tua password e fai tap su Successivo.
Fatto ciò, premi su Inizia, poi su Rifiuta e su Continua per due volte consecutive, quindi decidi se concedere o meno l'autorizzazione per l'accesso ai dispositivi nelle vicinanze.
L'applicazione Microsoft Teams per dispositivi mobili, come forse stai notando proprio in questo momento, racchiude tutte le funzioni e i contenuti della versione per computer, ma l'interfaccia cambia un po', quindi permettimi di illustrartela in breve.
Innanzitutto, puoi toccare sul simbolo della nuvoletta nella barra in basso per accedere alla schermata delle chat. Da qui puoi avviare sia una nuova chat che una nuova videoconferenza, toccando rispettivamente sull'icona del quadrato con la matita e sull'icona della videocamera.
Se invece premi sull'icona Community, puoi decidere di creare la tua community toccando su Crea il mio per crearne una personalizzata oppure scegliendo una delle categorie elencate.
In più, puoi premere sulla tua icona profilo in alto a sinistra per aprire un menu laterale dal quale puoi toccare sul tuo nome per modificare il tuo nome e la foto profilo. Puoi altresì recarti, sempre da questo menu, nelle impostazioni, per modificare aspetto e altre caratteristiche dell'app. Per maggiori informazioni, consulta la mia guida su come installare Teams sul cellulare.
Come usare Microsoft Teams senza account
Qualcuno ti ha invitato a partecipare a una riunione su Microsoft Teams ma non possiedi un account Microsoft e vorresti evitare di crearne uno solo per questa occasione? La soluzione è scoprire come usare Microsoft Teams senza account.
Se ti trovi da computer e hai ricevuto il link di invito, aprilo con il tuo browser e poi premi sulla voce Continua in questo browser nella pagina apertasi. Ora, concedi i permessi richiesti in modo tale che Teams possa accedere al microfono e alla webcam del computer. Fatto ciò, inserisci il tuo nome nell'apposito campo, verifica il funzionamento di microfono e webcam, e poi fai clic su Partecipa ora per entrare nella riunione dal browser, senza account e senza app installata.
Anche da smartphone e tablet è possibile partecipare a una riunione Teams senza account, tuttavia è necessario scaricare l'app di Microsoft Teams per Android o iOS/iPadOS. Dopo averla installata, premi sul link della riunione, tocca su Partecipa alla riunione e premi su Continua come guest. A questo punto, digita il tuo nome nel campo apposito, premi su Partecipa ora e fornisci all'app i permessi per l'accesso a microfono e webcam.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
