Questo sito contribuisce alla audience di Il Messaggero

Come usare Microsoft Teams

di

Da quando il lavoro e le lezioni da remoto hanno preso piede, hai avuto modo di conoscere diversi strumenti informatici che agevolano l’incontro virtuale e la collaborazione a distanza. Tuttavia, solo ora sei venuto a conoscenza di Microsoft Teams, un servizio per le videochiamate orientato principalmente al mondo business, molto utile anche per la condivisione di file in gruppi di lavoro e la comunicazione con colleghi e superiori.

Incuriosito dalla possibilità di poter beneficiare dell’integrazione di tutti questi strumenti di lavoro, hai provato a usare Teams ma nonostante tu ci abbia provato e riprovato, stai ancora avendo difficoltà a comprenderne appieno le sue numerose funzioni. Le cose stanno così, vero? Allora lascia che sia io a spiegarti come usare Microsoft Teams da tutti i tuoi dispositivi. Se mi concedi qualche minuto del tuo tempo libero, in questo tutorial ti darò una mano a scoprire questo ottimo servizio, partendo dalla procedura di download e installazione fino a descriverti le sue funzioni più nel dettaglio.

Non devi scoraggiarti se questo strumento ti è sembrato complicato a prima vista: leggi questa guida e vedrai che, in men che non si dica, sarai pronto a lavorare e studiare a distanza avvalendoti di tutte le sue funzioni. Senza temporeggiare oltre, ti auguro buon divertimento e buon lavoro!

Indice

Informazioni generali

Cosa sapere su Microsoft Teams

Prima di metterti all’opera con Microsoft Teams, credo sia il caso di ripassare di cosa si tratta esattamente. È possibile considerare Microsoft Teams come la piattaforma di lavoro condiviso creata da Microsoft e omologa per molti aspetti a quella di Google, denominata G Suite. Più precisamente è una piattaforma ideata per la comunicazione e collaborazione, anche a distanza, con strumenti integrati come chat, teleconferenza e spazi virtuali destinati alla condivisione di contenuti.

Con Microsoft Teams è possibile interagire in più persone sugli stessi file di lavoro, grazie all’integrazione con strumenti di lavoro Office tra cui anche Microsoft 365.

Al tempo stesso, Microsoft Teams è in grado di mettere in comunicazione due persone o gruppi esattamente come avviene con servizi come Zoom o Google Meet. Oltre alla modalità di partecipazione tramite codice di invito o link, Microsoft Teams è usato anche nel campo dell’insegnamento, grazie a Teams for Education, dove gli amministratori e gli insegnanti possono creare gruppi composti da classi, professori, maestri e personale di vario tipo.

I membri di questi gruppi possono quindi comunicare tramite canali condivisi oppure privati e con la possibilità di inviare testo e immagini. Sempre dal lato comunicazione, i partecipanti possono anche effettuare chiamate VoIP e tramite rete telefonica generale.

Le diverse versioni di Microsoft Teams

Uno strumento davvero interessante, non credi? Ebbene, tutto questo può essere utilizzato con un piano gratuito, dove il limite massimo di dati è di 2 GB per utente e 10 GB per il gruppo. Questa versione gratuita non include Microsoft 365. Ma lascia che ti spieghi anche quali sono i piani a pagamento disponibili, i quali garantiscono maggiori libertà.

  • Microsoft 365 Business Basic – è il piano base a pagamento. Include la possibilità di usare il servizio Web di Office. Questo piano aggiunge agli strumenti della versione gratuita la possibilità di inviare file in chat fino a 1 TB e la pianificazione e la registrazione di riunioni al costo di 4,20 euro/utente/mese + IVA (fatturazione annuale). Il limite con questo piano è di 300 utenti. Maggiori informazioni qui.
  • Microsoft 365 Business Standard – oltre alle funzionalità già incluse nel Basic, sottoscrivendo questo piano viene eliminata ogni limitazione sul numero massimo di utenti. In aggiunta, le applicazioni Desktop Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access e Publisher sono tutte incluse nel prezzo complessivo di 10,50 euro/utente/mese + IVA (fatturazione annuale). Maggiori informazioni qui.
  • Office 365 E3 – questo piano include tutti i vantaggi inseriti nei precedenti, con l’aggiunta della possibilità di organizzare audioconferenze, di fornire l’accesso a un numero illimitato di utenti e di caricamento di file nelle chat senza limite di grandezza. Il prezzo è di 19,70 euro/mese/utente + IVA (fatturazione annuale). Maggiori informazioni qui.

A questi tre piani destinati all’uso aziendale si aggiunge, come ti ho anticipato, quello destinato al settore dell’istruzione. Anche in questo caso, il piano è gratuito come quello per utenti finali e la sua sottoscrizione è esclusiva delle scuole idonee che ne fanno richiesta. Office 365 Education (questo il suo nome) include gli strumenti di Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) e Microsoft Teams. Puoi trovare maggiori informazioni a questo indirizzo.

Questo è quanto devi sapere su Microsoft Teams e i diversi piani di sottoscrizione disponibili al momento in cui scrivo questo articolo. Prima di entrare nel vivo del tutorial, dove ti spiegherò come usare il servizio da differenti piattaforme, ti segnalo che è fondamentale avere un account Microsoft.

Come dici? Non hai la più pallida idea di come fare? Niente paura, ho qui per te una guida su come creare un account Microsoft, la quale ti fornirà ogni dettaglio in merito alla procedura di iscrizione e accesso ai servizi del colosso di Redmond.

Come usare Microsoft Teams gratis

Iniziare a usare Microsoft Teams per studio e lavoro

Ora che conosci questo strumento di collaborazione e comunicazione creato da Microsoft, non ti rimane che imparare come usare Microsoft Teams.

A tal proposito, ho pensato di fornirti il mio supporto per guidarti all’uso dello stesso sia da computer che da smartphone e tablet. Non temere, dunque. Seguendo le mie indicazioni, sarai perfettamente in grado di imparare anche come usare Microsoft Teams per la didattica a distanza, così da essere preparato a organizzare e partecipare attivamente alle lezioni online. Ecco tutti i dettagli.

Come usare Microsoft Teams su PC

Usare Microsoft Teams su PC Windows

Ti piacerebbe poter usare Microsoft Teams direttamente dal tuo PC Windows? Fortunatamente questo è possibile seguendo una procedura molto semplice!

Per iniziare, collegati al sito dedicato a Microsoft Teams e clicca sui pulsanti Scarica per il desktop e Scarica Teams. Dopo qualche secondo, inizierà il download del file eseguibile per installare Teams (Teams_windows_x64.exe): al termine potrai avviare l’installazione di client di Teams con un doppio clic sul file in questione.

Il processo d’installazione di Teams inizia dopo che clicchi sul tasto Esegui ed è la stessa schermata di installazione del software che ti propone di effettuare l’accesso al tuo account Microsoft (quello da usare in Microsoft Teams): inseriscine, quindi, l’Indirizzo di accesso nel campo apposito, clicca sul pulsante Accedi, immetti anche la Password nell’apposito box e clicca, infine, sul pulsante Accedi.

Dato che è la prima volta che avvii Microsoft Teams dal tuo PC, l’installazione stessa ti notificherà la necessità di iscriverti a Teams, premendo il pulsante Iscriviti a Teams. Una volta cliccato su quest’ultimo, chiudi la finestra e attendi l’apertura della pagina di iscrizione, da cui puoi cliccare sul pulsante viola Iscriviti gratis.

Per proseguire, inserisci ancora una volta il tuo indirizzo email e rispondi alla domanda Come si vuole usare Teams?. Nel caso scegliessi Per il lavoro, dovrai inserire le tue informazioni personali come amministratore, quindi Nome, Cognome, Nome azienda e Paese o area geografica.

La scelta Per la scuola richiede invece l’inserimento dell’indirizzo email in modo tale da iscriversi a Office 365 Education. Ovviamente, c’è anche la possibilità di iscriversi Per amici e parenti per un uso personale e gratuito.

Accedere all'account Microsoft per Teams

Completata l’iscrizione apri il client di Microsoft Teams. Lo stesso programma riconoscerà l’associazione o l’azienda con cui sei iscritto a Teams. Nel caso ne avessi più d’una, potrai cambiarla tramite l’apposito menu a tendina e confermarla, cliccando sul tasto Continua collocato al centro.

A questo punto, la prima finestra che si apre ti avverte della creazione di un link di collegamento al tuo team, che puoi condividere con le persone con cui vuoi collaborare. Clicca, dunque, sulla voce Copia collegamento, per poter incollare il link in questione e condividerlo con chi vuoi; dopodiché clicca sul tasto OK.

Bene, così facendo sei dentro il programma Microsoft Teams. La parte sinistra della schermata ti mostra il menu Team, il quale mostra il o i team di cui fai parte. In questa schermata, subito sotto la voce Generale, c’è un sottomenu del team, ovvero un canale: quest’ultimo può essere tematico, dedicato a un gruppo più specifico di collaboratori.

Per avviare una conversazione con il team, ti basta scrivere qualcosa nella barra bianca sotto con la scritta Avvia una nuova conversazione, mentre se intendi indirizzare un messaggio a una specifica persona puoi usare la formula @nomeutente.

Strumenti statistici di Microsoft Teams

Prima di fare questo però, potresti avere la necessità di aggiungere persone al tuo team: questa operazione è fattibile cliccando sul pulsante Aggiungi altre persone posto nella parte centrale della schermata. Il pulsante accanto, Crea altri canali, serve invece per aggiungere dei canali di conversazione a quello Generale già esistente.

Dal menu delle schede in alto puoi passare dal tab Post a quello File, utile per visualizzare l’elenco dei file del team, oppure a quello Wiki dove invece si condividono guide e nozioni importanti al gruppo.

Sempre in quest’area dello schermo puoi cliccare sul pulsante [+] per aggiungere una scheda con un’applicazione o un file specifico. Ad esempio, puoi aggiungere applicazioni del pacchetto Office o schede che contengono gestori di documenti e servizi cloud. Quando hai scelto cosa aggiungere, fai semplicemente clic sulla sua icona. Ti consiglio inoltre di usare la barra di ricerca se l’applicazione o il servizio che cerchi non è tra le anteprime mostrate.

All’estremità opposta delle schede c’è il menu Persone, accessibile cliccando l’icona con due sagome umane stilizzate. Da qui è possibile vedere quali sono i membri del gruppo che sono stati già aggiunti.

È possibile anche regolare le preferenze relative alle notifiche, cliccando sull’icona e selezionando la voce Notifiche del canale dal menu che si apre. Sempre dal menu con i tre puntini puoi accedere alle impostazioni generali del canale, cliccando su Gestione Canale. Le opzioni disponibili ti permettono di scegliere chi può pubblicare e ti forniscono un rapido strumento di analisi delle interazioni, accessibile cliccando sulla scheda Analisi.

Sebbene queste siano le basi del funzionamento di Microsoft Teams, c’è ancora molto altro da sapere prima di essere pronto a usarlo con efficienza. Per esempio, dalla barra delle icone a sinistra puoi accedere a una serie di interessanti funzioni che mi accingo a illustrarti.

Al primo posto, c’è l’icona del campanello del menu Azioni che, se cliccata, mostra un elenco delle notifiche del team (il Feed). Puoi filtrare le notifiche cliccando l’icona dell’imbuto situata in alto a destra del menu.

Organizzare riunioni in Microsoft Teams

Successivamente, c’è il menu Chat che viene popolato dalle conversazioni private o di gruppo alle quali si è preso parte. Anche qui è presente una funzione di filtro, più quella per invitare persone (posta in basso), utile per creare nuove conversazioni.

Il menu successivo si chiama Riunione ed è utile nel caso volessi creare una Riunione immediata, oppure accedere allo strumento Pianifica una riunione. Con la prima scelta il programma ti chiede di inserire i nomi dei partecipanti, con la seconda, oltre ai nomi devi anche inserire data e orario.

Il terzultimo menu a sinistra è quello Chiamate, da cui puoi importare i contatti Skype, fare una chiamata tramite l’opzione Composizione veloce, sfogliare la lista dei tuoi Contatti, la Cronologia delle chiamate e ascoltare la Segreteria delle chiamate perse. Per aggiungere un nuovo contatto da chiamare, clicca sulla voce Contatti e poi sul tasto Aggiungi contatti, al centro.

Il penultimo menu è invece quello dedicato al trasferimento e alla condivisione di File. Dalla parte sinistra di questa finestra puoi scegliere la fonte dei file, ovvero se visualizzare i file scambiati in Microsoft Teams, quelli nella tua cartella Download o quelli archiviati nei servizi Cloud che normalmente utilizzi.

Come puoi vedere tu stesso il servizio cloud già presente è OneDrive di Microsoft, tuttavia puoi aggiungerne di nuovi cliccando sul pulsante Aggiungi archiviazione cloud, in basso. Tra le scelte disponibili vi sono i servizi Dropbox, Google Drive, Box e ShareFile. Per procedere all’aggiunta di un servizio, fai clic sul suo logo ed esegui l’accesso seguendo le indicazioni mostrate a schermo.

Integrare app e servizi in Microsoft Teams

L’ultimo menu che puoi vedere, distaccato rispetto a quelli che ti ho descritto prima, è chiamato App. Si tratta di vere e proprie applicazioni da integrare in Microsoft Teams. Ce ne sono tra le più svariate, come YouTube, Wikipedia, Zoom e tantissime altre ancora.

Per facilitarti la ricerca delle applicazioni di tuo interesse, ti suggerisco di cliccare sulla barra Cerca tutte e digitarne il nome, oppure puoi aiutarti cliccando sulle categorie poste più sotto la barra di ricerca.

Gestire le preferenze di status in Microsoft Teams

Questo è quanto puoi fare su Microsoft Teams, ma non è ancora tutto quello che ho da dirti. Infatti, è possibile regolare le impostazioni personali del profilo, come il proprio stato, il messaggio di stato e altre preferenze d’uso.

Per farlo, clicca da qualsiasi schermata sull’icona raffigurante un omino con un pallino verde accanto e, tramite il menu tendina che si apre, esprimi le tue preferenze oppure effettua un controllo degli aggiornamenti, così da assicurarti di usare sempre l’ultima versione di Teams.

Per concludere, ti segnalo che è possibile consultare la Guida ufficiale al programma facendo clic sull’icona con un punto interrogativo posta nell’angolo in basso a sinistra. Da qui è possibile approfondire la conoscenza di specifiche funzioni e impostazioni del software.

Come usare Microsoft Teams su Mac

Procedere all'uso di Microsoft Teams su Mac

Intendi usare Microsoft Teams su Mac ma non hai la più pallida idea di come si installa? Niente panico, ho qui per te le istruzioni di cui hai bisogno.

Innanzitutto, devi scaricare il software dal sito dedicato: per riuscirci, clicca direttamente sul tasto Scarica per il desktop e poi su quello con scritto Scarica Teams.

Verrà così scaricato il pacchetto .pkg per l’installazione del programma. Per procedere, avvia l’eseguibile in questione, premi sul tasto Apri, inserisci il tuo indirizzo email Microsoft e seleziona il tipo di utilizzo che vuoi fare di Teams dalla schermata successiva. Le scelte possibili sono: Account di lavoro o scolastico o Account personale.

Se dovessi visualizzare la schermata che ti avvisa con il messaggio Ancora non usi Teams, ma puoi impostarlo per l’organizzazione, significa che devi ancora associare il tuo account Microsoft a Teams cliccando sul pulsante Iscriviti a Teams. Procedi quindi seguendo quanto ti ho spiegato nella mia guida dedicata.

Ad ogni modo, dopo che il tuo account sarà stato collegato a Teams e avrai scelto il tipo di utilizzo a cui destinarlo, inserisci la Password associata all’account e clicca sul tasto Accedi. In questo modo il programma verrà avviato e potrai subito utilizzarlo seguendo le stesse indicazioni che ti ho fornito nel capitolo precedente dedicato a Windows.

Come usare Microsoft Teams da browser

Usare Microsoft Teams direttamente da Web

Il disco del tuo computer è troppo pieno a causa dei tanti programmi installati su di esso ma vorresti tanto poter usare Microsoft Teams per organizzare il lavoro con i tuoi colleghi? Allora ti do subito una bella notizia, perché è possibile usare Microsoft Teams da browser senza installare alcunché sul PC.

Chiaramente, per procedere in tal senso, è fondamentale avere un account Microsoft e collegare quest’ultimo a Teams, ma per il resto l’operazione è immediata.

Inizia, dunque, collegandoti alla pagina di accesso a Teams, inserisci l’indirizzo di posta elettronica da usare per effettuare il login, clicca sul pulsante Avanti, inserisci anche la password e clicca sul tasto Accedi, per effettuare l’accesso.

A questo punto, per usare Teams dal browser, puoi tranquillamente seguire quanto ti ho già spiegato in precedenza: l’interfaccia è molto simile a quella del client per Windows e macOS.

Ricorda solo di effettuare l’uscita dal tuo account quando hai finito di usare il servizio. Puoi effettuare il log cliccando sull’icona del tuo account, in alto, e selezionando il pulsante Esci dal menu che si apre.

Come usare Microsoft Teams su smartphone e tablet

Usare Microsoft Teams da Android a iOS/iPadOS

È possibile anche utilizzare Microsoft Teams da smartphone e tablet, sfruttando le potenzialità delle app ufficiali del servizio per Android e iOS/iPadOS, utili anche per uso non lavorativo, grazie alla possibilità di organizzare chiamate, videochiamate e chat testuali anche con contatti non di lavoro. È possibile inoltre condividere la propria posizione con amici e parenti, liste, documenti, oltre a file creati con Microsoft Office/Microsoft 365.

Per scaricare l’app di Teams sul tuo device, apri lo store del tuo dispositivo (Play Store o uno store alternativo su Android o App Store su iOS/iPadOS), cerca Teams in quest’ultimo e fai tap prima sull’icona dell’app nei risultati della ricerca e poi sul pulsante Ottieni/Installa. Se utilizzi un dispositivo Apple, potrebbe esserti chiesto di verificare la tua identità tramite Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.

A download completato, avvia l’app. Prima di passare all’azione, devi chiaramente effettuare l’accesso al tuo account Microsoft (anche personale). Fai quindi tap sul pulsante Accedi, inserisci l’indirizzo email e la password del tuo account e premi il tasto Accedi, infine scegli il nome del tuo team/organizzazione.

Dopo aver impostato anche il Nome del tuo profilo ed eventualmente inserito anche una foto personale (tramite il tasto Carica foto), puoi scegliere se invitare subito partecipanti, premendo l’apposito tasto, oppure se fare tap sulla voce NON ORA, per rimandare e proseguire alla schermata principale.

L’applicazione Microsoft Teams racchiude tutte le funzioni e i contenuti della versione per computer, ma l’interfaccia cambia un po’, quindi permettimi di illustrartela in breve.

Nella parte superiore, il pulsante ☰ consente di accedere al menu del profilo, dove impostare il proprio stato, il messaggio personale, le notifiche e le altre impostazioni, come l’utilizzo dei dati mobili e il tema dell’app.

Impostare le preferenze account in Microsoft Teams

Dal lato opposto di questo menu è possibile invitare nuovi utenti (con un tap sull’icona raffigurante una sagoma stilizzata e il simbolo [+]), oppure cercare i membri del gruppo già invitati (tramite l’icona con una lente di ingrandimento).

Per iniziare una conversazione, puoi fare tap sull’icona viola con il simbolo [+] e scegliere i contatti con cui conversare. È anche possibile fare pratica con l’app selezionando il contatto T-Bot. Si tratta di un’intelligenza artificiale creata appositamente per istruire l’utente all’uso di Microsoft Teams.

Una volta aperta la chat con un contatto o un gruppo, puoi fare tap sulla barra collocata in basso per scrivere del testo; sull’icona Immagine per inviare foto e immagini, su quella GIF per inviare GIF, sul pulsante per inviare emoji o puoi allegare file premendo sul pulsante a forma di graffetta. Tramite le icone della cornetta e della fotocamera puoi, rispettivamente, avviare una chiamata o una videochiamata.

Sempre dal menu con il simbolo è possibile condividere la posizione, facendo tap sulla voce Posizione. In questo modo viene aperta la mappa di geolocalizzazione con l’icona del contatto con cui si condivide la posizione. Dallo stesso menu si può anche assegnare un simbolico riconoscimento ai contatti, selezionando l’opzione Praise e facendo tap sul tipo di riconoscimento. È possibile anche aggiungere una nota personalizzata prima di premere su Avanti e Invia.

Se non vuoi usare le funzioni di chat, puoi cambiare menu facendo tap sulle icone collocate in basso. La prima è quella con la campanella, chiamata Azioni, ideata per riportare e gestire le notifiche. Subito dopo c’è quella del menu Team, da cui visualizzare tutti i team e dedicasi alla loro gestione (facendo tap sul pulsante ⋮ visibile alla destra dei nomi).

Strumenti principali dell'app Microsoft Teams

Il penultimo menu procedendo da sinistra verso destra è quello Riunioni, dal quale è possibile vedere quelle esistenti o crearne di nuove (facendo tap sull’icona del calendario e impostando il nome, la data, l’orario e la durata della notifica).

I restanti menu sono accessibili facendo tap sull’icona con i tre puntini orizzontali chiamata Altre. I sottomenu disponibili sono Chiamate, File (per la condivisione di file col gruppo), Videocamera, Wiki (per le note guida importanti per il gruppo) e Salvataggio eseguito (dove vedere l’elenco dei messaggi salvati delle conversazioni con i team). Semplice, vero?

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.