Come creare riunione su Teams
Ti è stato affidato il compito di organizzare una riunione online utilizzando Teams, ma non hai idea di come fare? Beh, in tal caso, se riscontri delle difficoltà nel riuscire a creare un evento di questa tipologia col famoso software di casa Microsoft, non devi assolutamente preoccuparti, perché ci sono qui io a darti una mano!
Nei prossimi capitoli, infatti, ti spiegherò nel dettaglio come creare riunione su Teams utilizzando il client desktop per Windows e Mac oppure l'app per smartphone e tablet Android e iOS/iPadOS. Inoltre, nel caso in cui non volessi installare alcun software, ti spiegherò come procedere anche tramite la versione Web di questo servizio!
Che ci fai ancora lì impalato? Non perdiamo allora altro tempo prezioso! Tutto quello che devi fare è sederti bello comodo e leggere con attenzione tutti i suggerimenti che ti fornirò nei prossimi capitoli. Detto ciò, non mi resta che augurarti una buona lettura!
Indice
- Riunione su Teams: come funziona
- Come creare una riunione su Teams da PC
- Come creare riunione su Teams da app
- Come creare riunione su Teams da Outlook
- Come creare riunione su Teams senza account
Riunione su Teams: come funziona
Prima di mostrarti nel dettaglio come creare una riunione su Teams, potrebbe esserti utile sapere quali sono i requisiti necessari per poterne fare una con questo strumento di Microsoft.
Innanzitutto, se la tua intenzione è quella di creare una riunione su Teams gratis e ti stai chiedendo se ciò è effettivamente possibile, ci tengo sùbito a informarti che tutto quello di cui hai bisogno per organizzare una riunione è un account Microsoft, che puoi creare gratuitamente in pochi minuti. Te ne ho parlato in maniera più approfondita nel mio tutorial dedicato alla registrazione su Teams.
Tieni presente che con la versione gratuita del servizio è possibile organizzare riunioni fino a 60 minuti e con un massimo di 100 partecipanti. Nel caso in cui queste opzioni fossero per te troppo limitanti, puoi prendere in considerazione l'attivazione di un abbonamento Microsoft 365 che, oltre a vari vantaggi offerti in tutti i servizi Microsoft, consente anche di organizzare riunioni fino a 30 ore e con un massimo di 300 partecipanti offrendo anche la funzione di registrazione. Maggiori info qui.
Per quanto riguarda i dispositivi che puoi utilizzare per organizzare una riunione, ti segnalo che puoi procedere non solo da computer, sia tramite il client per PC Windows e macOS che tramite la versione Web del servizio, ma anche da smartphone e tablet, utilizzando l'app Microsoft Teams per dispositivi Android (disponibile anche su store alternativi, per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad.
Infine, devi sapere che con Teams puoi organizzare riunioni immediate, alle quali gli altri partecipanti possono accedere tramite link o il relativo ID riunione, che di pianificare videoconferenze da avviare in un secondo momento. Avrò modo di mostrarti tutto nel dettaglio nel corso di questa guida.
Come creare una riunione su Teams da PC
La procedura per creare una riunione su Teams da PC è piuttosto semplice. Infatti, è sufficiente scegliere se creare una riunione da avviare sùbito o se pianificarne una per una data futura. Trovi tutto spiegato nel dettaglio proprio qui sotto.
Come creare riunione su Teams con link
Per creare riunione su Teams con link procedendo da computer, avvia il client del servizio e, se ancora non lo hai fatto, accedi con il tuo account Microsoft selezionandolo tra quelli mostrati nella schermata Ti diamo il benvenuto su Teams oppure cliccando sul pulsante Crea o aggiungi un altro account. In caso di problemi, puoi dare un'occhiata alla mia guida su come accedere a Teams.
Adesso, accedi alla sezione Riunioni cliccando sull'icona della videocamera collocata nella barra laterale a sinistra, seleziona l'opzione Crea un collegamento alla riunione e, nel box Assegna un titolo alla riunione comparso a schermo, puoi eventualmente personalizzare il nome della riunione.
Premi, poi, sul pulsante Crea e copia collegamento in modo da creare nuova riunione su Teams e copiare il relativo link d'accesso. Come avrai modo di constatare, tutte le nuove riunioni organizzate verranno automaticamente mostrate nella schermata Riunioni, in prossimità della voce Collegamenti alla riunione.
Da qui, puoi ottenere in qualsiasi momento il link della riunione cliccando sulla voce Condividi collegamento e potrai poi comunicarlo alle persone di tuo interesse, come meglio preferisci. Se, invece, vuoi sapere come creare riunione immediata su Teams, una volta organizzata la riunione è sufficiente cliccare sul relativo pulsante Partecipa: scegli, poi, se attivare la webcam e il microfono del computer e, quando sei pronto per accedere, clicca sul pulsante Partecipa ora.
Una volta avviata la riunione, ti segnalo che cliccando sulla voce Partecipanti collocata nel menu in alto, puoi aggiungere altre persone (che hanno un account Microsoft) inserendone il relativo nome nel campo Digita un nome e selezionandole nei risultati della ricerca.
In alternativa, premendo sul pulsante Condividi invito, puoi aggiungere i tuoi contatti premendo sul pulsante Chiama relativo alla persona di tuo interesse, copiare il link d'accesso alla riunione (Copia collegamento alla riunione) o condividere il link tramite email (Condividi via email predefinita).
Nel caso in cui volessi creare riunione Teams con ID, devi sapere che anche in questo caso dovrai creare una riunione seguendo le indicazioni che ti ho appena fornito. Fatto ciò, è sufficiente partecipare alla riunione, selezionare la voce Altro nel menu in alto e scegliere l'opzione Info riunione.
Nella barra laterale comparsa a destra, puoi cliccare sul pulsante Copia informazioni di partecipazione che permette di copiare tutti i dati della riunione (cioè ID riunione e passcode) oppure agire manualmente sulle voci Meeting ID e Passcode.
Ci tengo a sottolineare che è anche possibile creare riunione Teams da browser. In tal caso, non devi far altro che collegarti alla versione Web del servizio e accedere con il tuo account Microsoft.
Fatto ciò, non c'è alcuna differenza rispetto a quanto ti ho indicato in precedenza per creare una nuova riunione tramite il client di Teams: infatti, anche da browser è sufficiente premere sull'icona della videocamera nella barra laterale a sinistra e, nella schermata Riunioni, cliccare sul pulsante Crea un collegamento alla riunione.
Come pianificare riunione su Teams
Oltre alla possibilità di creare una nuova riunione e avviarla in qualsiasi momento, ti segnalo che su Teams è disponibile anche la funzione Pianifica una riunione: questa permette di organizzare una riunione specificandone data e orario di inizio e fine, con la possibilità di inviare un invito diretto a tutti i partecipanti.
Se, dunque, preferisci creare una riunione con questa modalità, accedi alla sezione Riunione di Teams e clicca sulla voce Pianifica una riunione. Nella nuova schermata visualizzata, assegna un nome all'evento inserendolo nel campo Aggiungi un titolo e specificane la durata agendo sui campi dedicati a data di inizio, orario di inizio, data di fine e orario di fine. In alternativa, puoi abilitare l'opzione Tutto il giorno.
Nel caso in cui la riunione verrà ripetuta, puoi stabilirne la frequenza selezionando una delle opzioni disponibili (es. Giornaliera, Settimanale, Mensile ecc.) nell'apposito menu a tendina.
Fatto ciò, indica le persone che intendi invitare alla riunione specificandone il nome o il relativo indirizzo email nel campo Immetti un nome o un indirizzo di posta elettronica e, se lo desideri, inserisci anche un messaggio nel campo apposito che verrà inviato insieme al tuo invito. Ci tengo a sottolineare che potrai aggiungere ulteriori partecipanti anche in un secondo momento o direttamente a riunione avviata.
Infine, agendo tramite le opzioni visibili sulla destra, puoi eventualmente abilitare alcune opzioni: Chi può presentare? consente di stabilire chi avrà la possibilità di avviare una presentazione durante una riunione, mentre Chi può evitare la sala di attesa? permette di stabilire quali utenti possono accedere alla riunione senza attendere la tua approvazione.
Dopo aver specificato tutti i dati della riunione e aver abilitato le opzioni di tuo interesse, clicca sul pulsante Salva in modo da programmare la videoconferenza. Questa verrà automaticamente elencata, insieme a tutte le altre riunioni programmate, nella sezione Riunioni pianificate che visualizzi nella schermata Riunioni di Teams. Inoltre, le riunioni pianificate sono anche aggiunte automaticamente nel tuo calendario, al quale puoi accedere premendo sulla relativa icona nella barra laterale a sinistra.
Per avviare una riunione pianificata non devi far altro che accedere alla sezione Riunione o Calendario di Teams e cliccare sul pulsante Partecipa relativo alla riunione di tuo interesse.
Come creare riunione su Teams con esterni
Se vuoi sapere come creare riunione su Teams con esterni, ti informo che le operazioni che ti ho indicato nei capitoli precedenti consentono di creare delle riunioni con utenti che possiedo un account Microsoft oppure con esterni, anche definiti Guest.
Per far partecipare un utente Guest alla riunione, non devi fare altro che condividergli il link di accesso alla riunione con una delle opzioni disponibili in fase di creazione della stessa. Puoi anche digitare direttamente l'indirizzo email (se lo conosci) dell'utente esterno in fase di aggiunta dei partecipanti, per inviargli l'invio sulla sua posta elettronica.
Come creare riunione su Teams da app
Se desideri creare una riunione su Teams tramite l'app del servizio per smartphone o tablet, devi sapere che la procedura non è poi così diversa da quella che ti ho mostrato per farlo da computer.
Dopo aver avviato l'app di Teams sul tuo dispositivo e aver effettuato l'accesso con il tuo account Microsoft, premi sulla voce Chat collocata nel menu in basso e, poi, fai tap sull'icona della videocamera che visualizzi in alto a destra, selezionando poi l'opzione Partecipa ora dal menu apertosi.
Adesso, se lo desideri, puoi personalizzare il nome della riunione e, premendo sulla voce Opzioni riunioni, gestirne alcune opzioni. In particolare, puoi scegliere quali tipologie di utenti posso accedere alla riunione senza attendere la tua approvazione (Chi può evitare la sala di attesa?) e chi può avviare una presentazione durante la riunione (Chi può presentare?).
Prima di avviare la riunione, puoi anche selezionare le opzioni Condividi l'invito alla riunione, che permette di condividere il link d'accesso tramite email, SMS o una delle altre app installate sul tuo dispositivo (es. WhatsApp, Telegram ecc.), o Copia il collegamento alla riunione, che consente semplicemente di copiare il link in modo da inviarlo manualmente.
Quando sei pronto per avviare la riunione, è sufficiente premere sul pulsante Avvia riunione. Se, invece, vuoi avviarla in un secondo momento, devi sapere che dopo aver selezionato una delle opzioni di condivisione indicate in precedenza (es. Copia il collegamento alla riunione), la riunione viene automaticamente salvata e resa disponibile nella sezione Chat: questo significa che potrai avviarla quando lo desideri semplicemente facendo tap sul suo nome e premendo sulla voce Partecipa.
Ti segnalo che allo stesso modo puoi procedere anche accedendo alla sezione Calendario e selezionando l'opzione Riunione immediata. Inoltre, da qui hai anche la possibilità di programmare una riunione scegliendo la voce Nuova riunione e specificandone i relativi dati, compresi data e orario, nella schermata Nuovo evento.
Come creare riunione su Teams da Outlook
Per completezza d'informazione, ci tengo a sottolineare che è possibile anche creare riunione su Teams da Outlook, sia utilizzando il client per PC Windows e macOS che agendo dalla versione Web del celebre servizio di posta elettronica di Microsoft.
In entrambi i casi, tutto quello che devi fare è accedere alla sezione Calendario premendo sulla relativa icona che visualizzi nella barra laterale a sinistra e, poi, cliccare sul pulsante Nuovo evento.
Fatto ciò, assegna un nome all'evento inserendolo nel campo Aggiungi titolo/Nuovo evento, specifica data e orario della riunione nel campo apposito e sposta la levetta relativa all'opzione Riunione di Teams da OFF a ON.
Adesso, seleziona i contatti ai quali inviare l'invito nel campo dedicato ai partecipanti (puoi anche specificare il relativo indirizzo email) e, se lo desideri, puoi anche inserire un messaggio nel campo apposito e fornire ulteriori informazioni sulla riunione. In alternativa, ti segnalo che puoi anche evitare queste ultime due operazioni: infatti, una volta creata la riunione avrai la possibilità di copiare e inviare manualmente il relativo link d'accesso.
Premi, quindi, sul pulsante Salva in modo da creare l'evento e aggiungerlo nel calendario di Outlook. Agendo da quest'ultimo, cliccando sull'evento appena creato, puoi avviare la riunione in qualsiasi momento premendo sulla voce Partecipa, mentre cliccando sull'icona della freccia rivolta verso il basso e selezionando l'opzione Copia collegamento per la riunione, puoi ottenere il link della riunione da comunicare eventualmente alle persone che desiderano partecipare.
Come probabilmente già saprai, Outlook è disponibile anche sotto forma di applicazione per dispositivi Android (anche su store alternativi) e iPhone/iPad: nonostante tramite l'app in questione sia possibile creare nuovi eventi, almeno nel momento in cui scrivo questa guida non è disponibile alcuna opzione che permetta di organizzare una riunione su Teams.
Come creare riunione su Teams senza account
Come dici? Vorresti creare riunione su Teams senza account? In tal caso, come ho già spiegato nelle righe iniziali di questa guida, devi sapere che per organizzare una nuova riunione è sempre richiesto un account Microsoft.
Se per qualsiasi motivo non hai intenzione di crearne uno, dovrai necessariamente chiedere a qualcun altro di organizzare la riunione e poi accedere come ospite. Infatti, anche coloro che non hanno un account hanno la possibilità di partecipare a una riunione su Teams.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
