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Come registrare su Teams

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Da ormai diverso tempo utilizzi Microsoft Teams per organizzare il lavoro e interagire personalmente con i tuoi colleghi. Solo recentemente, però, hai scoperto che il servizio in questione consente anche di creare e registrare riunioni. Essendo interessato a questa funzionalità, hai sùbito creato una nuova conferenza ma tutti i tuoi tentativi di avviarne la registrazione non hanno dato l’esito sperato.

Beh, se le cose stanno esattamente come le ho descritte, non ti preoccupare: posso spiegarti io come registrare su Teams. Nei prossimi paragrafi di questa guida, infatti, troverai la procedura dettagliata per organizzare una nuova riunione e avviarne la registrazione, sia da computer che da smartphone e tablet. Inoltre, sarà mio compito fornirti le indicazioni necessarie per salvare e scaricare le tue registrazioni.

Se è proprio quello che volevi sapere, non dilunghiamoci oltre e vediamo come procedere. Mettiti comodo, ritagliati cinque minuti di tempo libero e dedicati alla lettura delle prossime righe. Seguendo attentamente le indicazioni che sto per darti e provando a metterle in pratica, ti assicuro che riuscirai a registrare una riunione su Teams senza riscontrare alcun tipo di problema. Buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!

Indice

Informazioni preliminari

Microsoft Teams

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e spiegarti come registrare su Teams, devi sapere che tale funzionalità non è disponibile nella versione gratuita del servizio e, di conseguenza, non può essere utilizzata nelle riunioni create con un “normale” account Microsoft.

La registrazione su Teams è disponibile per le versioni E1, E3, E5, F3 di Microsoft 365 Enterprise, per tutte le versioni di Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium ed Essential) e per gli account Office 365 Education dedicati a studenti e personale scolastico. A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come creare account Microsoft, nella quale ti ho spiegato come creare sia un account personale, sia un account Microsoft aziendale.

Ti sarà utile sapere anche che su Teams è possibile avviare la registrazione di una riunione ma non è consentito farlo per chiamate e videochiamate tra singoli utenti. Inoltre, la registrazione di una conferenza può essere avviata e interrotta non solo dall’organizzatore ma anche da una persona dello stesso team di lavoro. Tutto chiaro fin qui? Bene, allora passiamo all’azione.

Come registrare conferenza su Teams

Dopo la doverosa premessa iniziale, sei pronto per registrare conferenza su Teams. Tutto quello che devi fare è accedere al servizio in questione con il tuo account Microsoft, creare una nuova riunione o partecipare a una conferenza già esistente e avviarne la registrazione. Trovi tutto spiegato nel dettaglio proprio qui sotto.

Da computer

Microsoft Teams

La procedura per registrare una riunione su Teams da computer è pressoché identica sia procedendo dalla versione Web del servizio che utilizzando il client ufficiale di Teams per Windows e macOS.

Nel primo caso, collegati al sito ufficiale di Teams e, se ancora non lo hai fatto, accedi con il tuo account Microsoft: clicca, quindi, sul pulsante Accedi, inserisci i dati associati al tuo account nei campi Posta elettronica, telefono o Skype e Password e premi nuovamente sul pulsante Accedi.

Se, invece, hai scaricato Teams sul tuo computer, avvia il software in questione e, al primo avvio, inserisci i dati del tuo account Microsoft nei campi Indirizzo di accesso e Password e premi sui pulsanti Accedi e Continua, per effettuare il login e accedere a Microsoft Teams.

In entrambi i casi, premi sulla voce Calendario collocata nella barra laterale a sinistra e clicca sul pulsante Riunione immediata, per creare una nuova riunione (puoi anche pianificarne una premendo sul pulsante Nuova riunione).

Clicca, poi, sull’opzione Ottieni un link da condividere dal menu apertosi, in modo da copiare il link della riunione e inviarlo alle persone che intendono partecipare e premi sui pulsanti Avvia riunione e Partecipa ora, per avviare la riunione.

Microsoft Teams

Se, invece, vuoi organizzare una riunione per il tuo gruppo di lavoro, accedi alla sezione Team premendo sull’apposita voce collocata nella barra laterale a sinistra e seleziona il gruppo di lavoro di tuo interesse. Se non ne hai creato ancora uno, clicca sull’opzione Partecipa o crea team e premi sulla voce Crea un team.

Nella schermata principale del tuo gruppo di lavoro, clicca sul pulsante Nuova riunione collocato in alto a destra, inserisci il nome della riunione che stai creando nel campo apposito e, dopo aver scelto le impostazioni audio e video che preferisci, premi sul pulsante Partecipa ora, per avviare la riunione.

A questo punto, le altre persone del team potranno accedere alla riunione premendo sul pulsante Partecipa visibile nella sezione Post del gruppo di lavoro. In alternativa, puoi anche invitare direttamente le persone di tuo interesse (anche quelle che non fanno parte del team) selezionando l’opzione che preferisci tra Copia collegamento alla riunione e Condividi via email predefinita.

A prescindere dalla tipologia di riunione che hai creato, non appena sei pronto per avviare la registrazione della conferenza, premi sulla voce Altre azioni (l’icona dei tre puntini collocata nel menu principale della riunione) e seleziona l’opzione Avvia registrazione dal menu apertosi.

Se tutto è andato per il verso giusto, dovresti visualizzare il messaggio Registrazione in corso. Stai registrando la riunione. Assicurati di comunicare ai partecipanti che la registrazione è in corso a indicare che stai registrando la conferenza. Anche i partecipanti alla riunione visualizzeranno a schermo un messaggio relativo alla registrazione in corso: nonostante ciò, per questioni legate alla privacy, ti consiglio di comunicarlo anche a voce o tramite la chat della riunione.

Microsoft Teams

Ti segnalo che durante la registrazione di una riunione puoi anche condividere il tuo schermo premendo sull’opzione Apri pannello di condivisione (l’icona della freccia dento un rettangolo) o utilizzare gli altri strumenti di condivisione. A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come condividere lo schermo su Teams.

Tieni presente, però, che le registrazioni delle riunioni non includono video e animazioni incorporati nelle presentazioni PowerPoint e non acquisiscono lavagne create con Microsoft Whiteboard e note condivise realizzate con Freehand by Invasion.

In qualsiasi momento, puoi interrompere la registrazione manualmente premendo sull’icona dei tre puntini e selezionando l’opzione Interrompi registrazione per due volte consecutive. Devi sapere che la registrazione si può arrestare anche automaticamente quando tutti i partecipanti abbandonano la riunione: tuttavia, se almeno un partecipante rimane collegato, la registrazione si interromperà solo dopo 4 ore.

Da smartphone e tablet

Teams per iPad

La procedura per registrare una riunione su Teams da smartphone e tablet è pressoché identica a quanto ti ho indicato per farlo da computer. Infatti, anche utilizzando l’app del servizio per dispositivi Android (disponibile anche su store alternativi, per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad non devi far altro che organizzare una nuova riunione e premere sull’opzione per avviarne la registrazione.

Per esempio, se la tua intenzione è registrare Teams su iPad, avvia l’app del servizio e accedi con il tuo account Microsoft. Fatto ciò, premi sull’opzione Calendario, se vuoi creare una “normale” riunione, o accedi alla sezione Team, per organizzare una conferenza con il tuo gruppo di lavoro. In quest’ultimo caso, seleziona anche il team e il canale di tuo interesse.

A questo punto, fai tap sull’icona della videocamera collocata nel menu in alto, inserisci il nome della riunione nel campo apposito e, dopo aver personalizzato le opzioni audio e video come meglio preferisci (es. premendo sull’opzione Effetti di sfondo puoi cambiare sfondo su Teams), premi sul pulsante Avvia riunione. Scegli, poi, una delle opzioni disponibili tra Aggiungi partecipanti e Condividi l’invito alla riunione, per invitare altre persone a partecipare alla conferenza.

Quando sei pronto per avviare la registrazione, premi sull’icona dei tre puntini e seleziona la voce Avvia registrazione dal menu apertosi. Il messaggio La registrazione è in corso visualizzato in alto ti confermerà che la registrazione è in corso.

Infine, per interrompere la registrazione e salvarla automaticamente, premi nuovamente sull’icona dei tre puntini e fai tap sull’opzione Interrompi registrazione. Semplice, vero?

Come registrare audio su Teams

Microsoft Teams

Come dici? Vorresti registrare audio su Teams? In tal caso, tutto quello che devi fare è creare una nuova riunione e, prima di avviarne la registrazione, premere sull’opzione per disattivare la propria webcam.

A prescindere dal dispositivo utilizzato per registrare su Teams e dalla tipologia di riunione che hai organizzato, prima di avviarla, sposta la levetta collocata accanto all’icona della videocamera da ON a OFF. Se, invece, hai già avviato la riunione, seleziona l’opzione Disattiva videocamera (l’icona della videocamera).

Allo stesso modo puoi procedere utilizzando l’app di Teams per smartphone e tablet. Prima di avviare una nuova riunione, fai tap sull’opzione Il video è accesso e assicurati che il microfono sia attivo (visualizzi la voce Il microfono è acceso).

Tieni presente che la registrazione della riunione verrà comunque salvata in formato video (per la precisione in MP4). Se vuoi convertirla in formato audio, non devi far altro che scaricare la registrazione sul tuo dispositivo e procedere alla conversione nel formato che preferisci. A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come convertire un video in audio.

Come salvare registrazione su Teams

Riunioni registrate

Se ti stai chiedendo se è possibile salvare registrazione su Teams, sarai contento di sapere che la risposta è affermativa. Infatti, tutte le riunioni registrate vengono salvate automaticamente sùbito dopo aver interrotto la registrazione.

Per vedere una riunione registrata che hai organizzato dalla sezione Calendario di Teams, premi sull’icona dei tre puntini collocata nella barra laterale a sinistra, seleziona l’opzione File dal menu apertosi e, nella nuova schermata visualizzata, fai clic sulla voce OneDrive. In alternativa, puoi direttamente accedere a OneDrive con lo stesso account Microsoft che hai utilizzato per effettuare la registrazione.

A questo punto, dovresti visualizzare la cartella Registrazioni che si crea automaticamente alla prima registrazione: accedi, quindi, alla cartella in questione e fai clic sulla registrazione di tuo interesse. Premi, poi, sul pulsante ▶︎, per avviare la riproduzione e vedere la riunione registrata.

Ti segnalo che nella schermata relativa alle registrazioni, apponendo il segno di spunta accanto alla registrazione di tuo interesse, puoi anche scaricarla in locale (Download), modificarne il nome (Rinomina), cancellarla (Elimina) e ottenere un link da condividere con altre persone (Copia collegamento).

Microsoft Teams

Come dici? Hai organizzato una riunione nel tuo gruppo di lavoro? In tal caso, la riunione viene salvata automaticamente sia nella chat del tuo team che su SharePoint, una piattaforma di collaborazione sviluppata da Microsoft.

Accedi, quindi, alla sezione Team di Microsoft Teams, premi sul team di tuo interesse e seleziona il canale nel quale hai organizzato la riunione. A questo punto, dovresti visualizzare l’ultima riunione registrata nella sezione Post del canale selezionato.

Se, invece, vuoi recuperare una precedente registrazione, premi sull’icona dei tre puntini collocata in alto a destra, seleziona l’opzione Apri in SharePoint dal menu apertosi e, nella nuova schermata visualizzata, clicca sulla cartella Recordings che si crea automaticamente alla prima registrazione.

Fatto ciò, individua la registrazione di tuo interesse e fai clic sul suo nome, per avviarne la riproduzione. Nella nuova pagina apertasi, cliccando sull’opzione Download, puoi anche scaricare la riunione registrata. Premendo, invece, sulle voci Condividi, Copia collegamento ed Elimina puoi, rispettivamente, condividere la registrazione tramite email, copiarne il link da condividere con altre persone e cancellarla.

Microsoft Teams

Se preferisci procedere da smartphone o tablet, avvia l’app di Microsoft Teams, premi sulla voce File collocata nel menu in basso (se non la visualizzi, fai tap sulle opzioni Altro e File) e seleziona l’opzione OneDrive, per vedere tutte le riunioni registrate che hai organizzato dalla sezione Calendario di Teams.

Per recuperare le registrazioni delle riunioni che hai creato nel tuo gruppo di lavoro, invece, accedi alla sezione Team e seleziona il gruppo e il canale di tuo interesse. Nella nuova schermata visualizzata, seleziona la scheda File e accedi alla cartella Recordings, nella quale sono elencate tutte le riunioni registrate.

Come registrare su Teams senza farsi vedere

Microsoft Teams

Se la tua intenzione è registrare su Teams senza farsi vedere, devi sapere che non è possibile farlo poiché, per questioni di privacy, chi avvia la registrazione è tenuto a comunicarlo a tutti i partecipanti.

Inoltre, come ti ho accennato nelle righe precedenti di questa guida, tutte le persone che partecipano alla riunione, visualizzeranno a schermo il messaggio La registrazione è stata avviata. È in corso la registrazione della riunione. Partecipando, fornisci il tuo consenso alla registrazione della riunione non appena viene avviata una nuova registrazione.

Accedendo, invece, alla sezione chat della riunione, viene mostrato il messaggio Registrazione iniziata. Per avere maggiori info in merito, puoi leggere l’informativa sulla privacy di Microsoft.

Altre soluzioni per registrare su Teams

Registrazione schermo

Oltre a usare la funzione nativa di Microsoft Teams, devi sapere che puoi registrare una chiamata o una riunione anche affidandoti a soluzioni di screen recording, cioè strumenti di terze parti (es. OBS) che permettono di registrare tutto ciò che avviene sullo schermo del proprio dispositivo.

Tieni presente, però, che nella maggior parte dei casi si tratta di una soluzione meno professionale rispetto a quella di Teams poiché non viene registrato solo il video della conferenza ma l’intera schermata.

Se comunque ritieni questa una valida soluzione per effettuare registrazioni su Microsoft Teams, puoi dare un’occhiata alla mia guida su come fare registrazioni schermo, nella quale troverai tutte le indicazioni di cui hai bisogno (fermo restando che dovrai avvisare gli altri partecipanti alla conferenza della registrazione).

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.