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Come funziona Gmail

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Recentemente, hai acquistato un nuovo dispositivo Android e durante la sua fase di configurazione iniziale ti è stato chiesto di creare un nuovo account Gmail. Hai completato l’operazione con una certa facilità, ma dopo di ciò non hai più pensato all’account creato e hai continuato a usare il tuo vecchio indirizzo di posta elettronica. Ora però le cose sono cambiate, hai scoperto che Gmail è un servizio molto più completo ed efficiente di quello che utilizzi attualmente per gestire la posta elettronica e, dunque, vorresti sapere bene come funziona. 

Beh, se le cose stanno effettivamente così, sono lieto di comunicarti che ti trovi nel posto giusto, in un momento che non poteva essere migliore: di seguito, infatti, ti illustrerò nel dettaglio come funziona Gmail sui vari dispositivi con cui il servizio è compatibile: computer, smartphone e tablet (anche in modalità offline, quindi senza una connessione Internet attiva).

Dunque, senza esitare un attimo in più, mettiti bello comodo, ritaglia qualche minuto di tempo per te e leggi con molta attenzione tutto quanto ho da dirti su questo argomento: sono sicuro che, al termine di questa lettura, sarai perfettamente in grado di sfruttare in modo ottimale il servizio di posta elettronica fornito da "big G". Detto ciò, non mi resta altro da fare se non augurarti buona lettura e buon divertimento!

Indice

A cosa serve Gmail

A cosa serve Gmail

Come ti ho già accennato nelle battute iniziali di questa guida, Gmail è il servizio di posta elettronica offerto e gestito da Google. Esso è compatibile con la maggior parte dei browser e dei client di posta elettronica per PC, smartphone e tablet. Inoltre, in ambito mobile, è fruibile tramite apposite app per Android e iOS.

Dispone di un gran numero di funzionalità mirate alla gestione ottimale della posta elettronica: filtri antispam estremamente avanzati, rilevamento e blocco automatico delle email nocive/dannose, possibilità di impostare filtri e blocchi personalizzati, integrazione con add-on di terze parti e molto altro ancora.

Possedere un account Gmail, tuttavia, non significa soltanto avere a disposizione una funzionale casella di posta elettronica. Lo stesso profilo, infatti, può essere utilizzato per accedere all’intero parco di servizi offerti da Google: Google Drive e Documenti Google, Google Foto, YouTube, Maps, Play Store, Play Music, Play Film e così via.

Nella sua versione gratuita, Gmail offre ben 15 GB di spazio condiviso tra i vari servizi, che può essere facilmente aumentato acquistando dei pacchetti aggiuntivi. Esiste inoltre una versione professionale di Gmail, inclusa nel pacchetto G-Suite, specificamente progettata per le aziende e che annovera, tra le funzionalità aggiuntive, strumenti collaborativi e una maggiore disponibilità di spazio di archiviazione. In altre parole, Gmail non è soltanto un account di posta elettronica, ma una vera e propria chiave d’accesso all’intero parco dei servizi forniti da "big G"!

Nelle battute successive di questa guida, tuttavia, focalizzerò la mia attenzione esclusivamente sul funzionamento della posta elettronica di Gmail sulle varie piattaforme con cui essa è compatibile: AndroidiOS (quindi iPhone) e PC (Web e client).

Qualora non disponessi ancora di un account gratuito su Gmail, puoi crearlo in modo estremamente semplice, attraverso la piattaforma che più ritieni opportuna (smartphone, tablet, PC e così via), seguendo i passaggi che ti ho illustrato nel mio tutorial specifico sul tema.

Come funziona Gmail su Android

Come funziona Gmail su Android

Hai molto apprezzato le potenzialità di Gmail e vorresti configurare subito la tua casella di posta su Android? Nulla di più semplice! A tal proposito, ti invito fortemente a servirti dell’app ufficiale del servizio, preinstallata sulle versioni più moderne di Android e fortemente integrata con l’intero sistema operativo. Qualora essa non fosse presente sul tuo device, puoi scaricarla gratuitamente dal Play Store.

Dopo aver avviato l’app, fai tap sul pulsante OK collocato in basso e verifica che, nella schermata successiva, compaia l’account Gmail che avevi configurato su Android quando hai acceso per la prima volta il dispositivo, dunque sfiora il pulsante Vai a Gmail per accedere subito alla casella di posta abbinata al profilo specificato.

Qualora questo non fosse disponibile, oppure se avessi necessità di configurare un secondo account di posta, fai tap sulla voce Aggiungi un altro indirizzo email e segui le semplici istruzioni che ti vengono fornite per il login utilizzando le credenziali di tuo interesse. 

Tieni presente che, sebbene l’app funzioni in modo ottimale con gli account Gmail, può essere impiegata per gestire anche caselle di posta elettronica appartenenti ad altri fornitori (ad es. Outlook, TIM/Alice, Libero e così via), impostando i relativi parametri IMAP.

Come funziona Gmail su Android

Una volta completata la prima configurazione dell’app, sfiora i pulsanti AvantiOK per accedere subito alla casella della Posta in arrivo: specifica quindi se attivare le notifiche per le email a priorità elevata intervenendo sull’apposita voce e sfiora il pulsante OK per utilizzare le categorie di visualizzazione predefinite, cioè la "suddivisione" della posta in arrivo in schede tematiche.

  • Principale – contiene i messaggi ricevuti da persone "in carne e ossa" e quelli che non rientrano in nessuna delle categorie successive.
  • Social – in questa scheda vengono raggruppati i messaggi provenienti dai social network (nuovi contatti, notifiche su messaggi o profili, e così e così via).
  • Promozioni – come il nome stesso lascia intendere, questa scheda contiene i messaggi promozionali generati dai servizi commerciali a cui si è iscritti.
  • Aggiornamenti – in questa sezione sono raggruppati messaggi relativi agli aggiornamenti di password e dispositivi, alle modifiche dei termini di utilizzo, alla sospensione, interruzione o attivazione di account e simili, provenienti principalmente dai servizi Web a cui si è iscritti.
  • Forum – si tratta di una scheda che contiene le notifiche relative ai nuovi messaggi provenienti da forum, mailing list, gruppi di discussione e così via.

A questo punto, puoi facilmente gestire la posta utilizzando la semplice interfaccia dell’app: fai tap sull’anteprima di un’email per aprirne il contenuto e utilizza i tasti collocati in fondo al messaggio per rispondere al mittenterispondere a tutti (nel caso di messaggi con più destinatari) o per inoltrare l’email. Inoltre, puoi utilizzare i tasti collocati in alto per effettuare altre operazioni sul messaggio: archiviarlo (il quadrato con la freccia), eliminarlo (l’icona a forma di cestino) oppure segnarlo come "da leggere" (l’icona a forma di busta).

Sfiorando il pulsante (⋮), inoltre, puoi accedere alle operazioni aggiuntive per spostare il messaggio in un’altra cartella, cambiare l’etichetta, contrassegnarlo come importante, marcarlo come spam e così via. Per tornare alla cartella precedente, ti basta sfiorare la freccia situata nell’angolo in alto a sinistra dello schermo.

Per comporre "da zero" un nuovo messaggio di posta elettronica, invece, premi sul pulsante (+) colorato, posto nell’angolo in basso a destra della schermata, mentre se desideri accedere alle cartelle di Gmail (ad es. le schede aggiuntive della posta in arrivo, la posta in uscita, il cestino, la posta archiviata, lo spam e così via) o alle impostazioni dell’app, puoi usare il pulsante  collocato in alto a sinistra e selezionare la voce di tuo interesse dal menu che si apre.

Infine, puoi utilizzare la barra di ricerca superiore per trovare rapidamente i messaggi che desideri visualizzare. Hai visto? È tutto davvero semplicissimo!

Nota: qualora l’app ufficiale di Gmail non dovesse soddisfarti, puoi configurare il tuo account di posta in altri client, come Microsoft Outlook e Spark.

Come funziona Gmail su iPhone

Come funziona Gmail su iPhone

Indubbiamente, il modo più semplice di usare Gmail su iPhone è quello di installare l’app ufficiale del servizio, scaricabile gratuitamente da App Store. Una volta conclusa l’installazione dell’app, fai tap sulla voce Accedi e segui la procedura guidata che ti viene proposta per aggiungere il tuo account di posta elettronica: indica l’indirizzo email nell’apposita casella, tocca il pulsante Avanti e immetti la password d’accesso nel campo mostrato subito dopo, dunque sfiora il pulsante Accedi.

Qualora la verifica in due passaggi fosse attiva, ti verrà chiesto di specificare il codice monouso ricevuto tramite SMS o di confermare il tentativo d’accesso tramite un dispositivo conosciuto.

Nota: se sul tuo iPhone dovesse essere già presente e configurata un’altra app Google con cui hai già provveduto ad effettuare l’accesso a Gmail, potresti dover semplicemente confermare di voler usare l’account già in uso nell’altra app, attivando la levetta a esso corrispondente (per poi confermare la configurazione applicata sfiorando la voce Fine situata in alto a sinistra).

Ad accesso effettuato, specifica se consentire o meno l’invio delle notifiche da parte dell’app e indica la modalità di visualizzazione dei messaggi di posta elettronica, quindi fai tap sul pulsante OK e il gioco è fatto. Se tutto è filato liscio, dovresti accedere all’interfaccia principale di Gmail che, per impostazione predefinita, mostra la cartella della Posta in arrivo. Da qui in poi, il funzionamento dell’app è del tutto simile a quanto già visto su Android.

Come dici? Non vuoi installare l’app di Gmail, ma preferisci consultare la posta elettronica utilizzando l’app Mail di iOS? Nessun problema: in questo caso, ciò che devi fare è accedere alle Impostazioni di iOS, sfiorare le voci Mail, Account e Aggiungi account, quindi toccare la voce Google e seguire le istruzioni proposte per concludere la configurazione dell’account.

Attenzione però: configurando Gmail in Mail, non riceverai le notifiche push per i messaggi, quindi non verrai avvisato in tempo reale quando riceverai nuovi messaggi. Per ulteriori delucidazioni in merito, ti rimando al mio tutorial su come configurare Gmail su iPhone.

In alternativa a Mail, puoi usare altri client di terze parti che supportano le notifiche push e consentono di configurare facilmente gli account Gmail, ad esempio Microsoft Outlook o Spark.

Come funziona Gmail su PC

Se è tua intenzione utilizzare Gmail tramite il computer, sappi che puoi seguire almeno due strade diverse: usare la Webmail messa a disposizione da Google, accessibile attraverso qualsiasi browser, oppure configurare la posta elettronica in un apposito programma, come Posta di Windows 10 o Apple Mail di macOS.

Webmail

Come funziona Gmail sul PC - Browser

Per accedere alla posta elettronica di Google tramite browser, agisci nel seguente modo: per prima cosa, collegati a questa pagina Web, inserisci il tuo indirizzo di posta elettronica nell’apposito campo, premi il tasto Invio della tastiera, quindi inserisci, nel campo successivo, la password d’accesso e il gioco è fatto.

Se tutto è andato per il verso giusto, dopo qualche istante dovresti avere accesso alla tua casella di posta. Come hai sicuramente potuto notare, l’interfaccia Web di Gmail è estremamente intuitiva: attraverso la barra di navigazione sinistra, puoi accedere alle varie cartelle della casella di posta (ad es. la posta in arrivo, i messaggi importanti, la posta inviata, lo spam, il cestino, la posta in uscita e così via). Al centro dello schermo viene mostrato il contenuto della cartella della posta in arrivo che, come puoi notare, è suddivisa in diverse schede, che contengono le varie categorie di messaggi (che Google è in grado di riconoscere grazie a un’intelligenza artificiale). Il funzionamento delle schede tematiche è lo stesso che ti ho già mostrato nella sezione relativa ad Android.

Se non gradisci questo comportamento e vorresti che tutti i messaggi venissero mostrati, senza alcuna suddivisione, nella Posta in arrivo, puoi disattivare la divisione in schede nel seguente modo: clicca sul pulsante  posto in alto a destra, seleziona la voce Configura casella di posta dal menu mostrato a schermo e rimuovi il segno di spunta da tutte le caselle disponibili, fatta eccezione per la scheda Principale. Per concludere e salvare le modifiche, clicca sul pulsante Salva.

 Come funziona Gmail su PC

Sempre tramite lo stesso menu, puoi regolare il formato di visualizzazione della posta elettronica, le impostazioni della stessa e aggiungere nuovi temi grafici. Se lo desideri, puoi inoltre espandere Gmail Web con una serie di componenti aggiuntivi, volti all’integrazione della posta elettronica di Google con altri servizi: per servirtene, clicca sulla voce Installa componenti aggiuntivi del summenzionato menu (oppure sul pulsante (+) presente nella barra destra dell’interfaccia di Gmail), individua il componente di tuo interesse e, dopo aver cliccato sulla sua anteprima, premi il pulsante Installa per aggiungerlo.

Per il resto, il funzionamento di Gmail Web è estremamente semplice: puoi comporre un nuovo messaggio cliccando sul pulsante (+) Scrivi situato nell’angolo in alto a sinistra della schermata, rispondere a un messaggio già presente premendo sul bottone Rispondi collocato in fondo allo stesso e accedere alle operazioni effettuabili sui messaggi (eliminazione, archiviazione, trasferimento da una cartella all’altra e così via) utilizzando sia un pratico menu, accessibile facendo clic destro sull’anteprima del messaggio di tuo interesse, oppure utilizzando i pulsanti presenti nella finestra di Gmail, visualizzati in cima ai messaggi già aperti.

Tramite la barra di ricerca situata nella parte alta della pagina, inoltre, puoi cercare rapidamente i messaggi di posta elettronica in base a mittente, destinatario, oggetto, dimensione e moltissimi altri parametri.

Client di posta elettronica

Come funziona Gmail su PC

Preferisci configurare la posta elettronica di Gmail all’interno del programma che sei solito usare per consultare le email, come ad esempio Posta di Windows 10 oppure Mail di macOS? Nessun problema, puoi facilmente aggiungere Gmail al client di posta che più preferisci!

Per farlo, però, è fondamentale attivare l’IMAP di Gmail, cioè quel protocollo che permette di consultare e gestire la posta elettronica da più dispositivi contemporaneamente, evitando l’incorrere di problemi di sincronizzazione di vario tipo. Puoi facilmente attivare l’IMAP di Gmail agendo sull’opzione che trovi nella Inoltro e POP/IMAP e IMAP delle impostazioni di Gmail: per ulteriori dettagli su questa procedura, ti invito a consultare l’apposita sezione della mia guida tematica.

Fatta questa operazione, puoi comodamente configurare Gmail nel tuo client di posta elettronica, esattamente come faresti per qualsiasi altro account: se non hai mai effettuato questa operazione prima d’ora, ti invito a consultare la mia guida su come entrare in un’altra email, in cui ti ho spiegato come aggiungere un nuovo profilo di posta all’interno dei più conosciuti client email per desktop (Posta di Windows 10, Outlook, Mail e Thunderbird).

Come funziona Gmail offline

Tra le tante caratteristiche di Gmail, figura certamente la possibilità di usufruirne anche in modalità offline: in pratica, puoi far sì che la posta elettronica già ricevuta venga resa disponibile anche in assenza di connessione a Internet, intervenendo sulle impostazioni di sincronizzazione di quest’ultima. In tal modo, è possibile consultare la posta elettronica (ed eventualmente gli allegati in essa contenuta), effettuare operazioni di ricerca tra i messaggi e inviarne di nuovi, anche in assenza di un collegamento alla Rete. Se è tua intenzione capire come funziona Gmail offline, allora continua a leggere: di seguito ti spiego come agire sia su PC, che su smartphone e tablet.

PC

Come funziona Gmail offline su PC

Per quanto riguarda il computer, è possibile fruire dell’interfaccia Web di Gmail in modalità offline soltanto se si accede al servizio attraverso il browser Google Chrome, disponibile per la maggior parte delle più comuni piattaforme desktop (Windows, macOS e Linux). Se non ne disponi, puoi installarlo seguendo le istruzioni che ti ho fornito nella mia guida specifica sul tema.

Dopo aver aperto il browser, dunque, collegati al sito Internet di Gmail, effettua l’accesso utilizzando le credenziali del tuo account, quindi clicca sul pulsante collocato in alto a destra e seleziona la voce Impostazioni dal menu che ti viene proposto.

A questo punto, fai clic sulla voce Offline posta sulla barra di navigazione superiore, apponi il segno di spunta accanto alla voce Attiva posta offline e intervieni sulle impostazioni nel modo che ritieni più appropriato: indica quanti giorni di messaggi vuoi sincronizzare agendo sull’apposito menu a tendina e specifica se scaricare gli allegati o meno.

Per concludere, definisci il comportamento di Gmail offline laddove fosse necessario effettuare la disconnessione dall’account Google: mantenere i dati dell’email sul computer, sotto forma di cookie, rendendoli subito disponibili all’accesso successivo; oppure cancellare tutto, rendendo così necessaria una nuova sincronizzazione in seguito.

Quando hai finito, clicca sul pulsante Salva modifiche collocato in basso e, senza disconnetterti da Internet, attendi che i dati di Gmail vengano scaricati sul computer: a seconda del numero di giorni da sincronizzare e della presenza o meno degli allegati, tale operazione potrebbe durare anche alcune ore. In questo lasso di tempo, il servizio di posta elettronica potrebbe sembrarti meno "reattivo": non preoccuparti, la situazione dovrebbe tornare alla normalità al termine della sincronizzazione.

Una volta terminato il download dei dati, potrai accedere a Gmail attraverso Google Chrome anche in assenza di collegamento a Internet: avrai la possibilità di consultare le email già ricevute, di effettuare ricerche all’interno delle stesse, di aprire gli allegati e di scrivere nuovi messaggi, che saranno poi inviati non appena ti collegherai nuovamente alla Rete (nel frattempo, le email da spedire verranno conservate nella cartella della Posta in uscita).

Ovviamente, puoi accedere ai messaggi di Gmail offline anche configurando il tuo account in un qualsiasi client di posta elettronica, come spiegato nella sezione apposita di questo tutorial.

Smartphone e tablet

Come funziona Gmail offline su smartphone e tablet

L’app di Gmail per Android e iOS non necessita di configurazione aggiuntiva per la consultazione della posta elettronica in modalità offline, poiché essa è attivata per impostazione predefinita: all’atto pratico, è sufficiente aprire l’app per visualizzare i messaggi di posta elettronica già scaricati e per comporne di nuovi (che verranno poi spediti non appena la connessione a Internet sarà nuovamente attiva).

Ciò che puoi fare, anche in questo caso, è specificare i giorni di messaggi da sincronizzare: a tal proposito, dopo aver avviato l’app, premi il pulsante  collocato in alto a sinistra, sfiora la voce Impostazioni e fai tap sull’account di posta elettronica sul quale intendi agire.

Successivamente, identifica la sezione Utilizzo dati, verifica che la casella Sincronizza Gmail sia contrassegnata con un segno di spunta (in caso contrario, provvedi a farlo tu) e sfiora la voce Giorni di posta da sincronizzare per impostare il periodo che più ti è congeniale; se lo desideri, puoi definire se scaricare o meno gli allegati tramite Wi-Fi agendo sull’apposita casella.