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Come usare Trello

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Hai da poco avviato un nuovo progetto e, dal momento che hai vari collaboratori con cui lavorare e confrontarti di continuo, stai cercando un modo per coordinare al meglio le attività che hai assegnato loro? Ti piacerebbe poter gestire il tutto liberamente da computer, smartphone e tablet indipendentemente dal post in cui ti trovi e dal dispositivo che utilizzi? Allora ti suggerisco vivamente di provare Trello.

Qualora tu non ne abbia mai sentito parlare, Trello è un servizio online gratuito, disponibile anche sotto forma di applicazione per sistemi mobile e desktop, che permette di organizzare e gestire i propri progetti — sia personali che professionali — tramite la creazione di bacheche tematiche condivisibili con altri utenti (ad esempio i membri della propria famiglia o di un gruppo di lavoro).

Che ne dici, dunque, di approfondire l’argomento e di vedere più nel dettaglio come usare Trello? Ti assicuro che è davvero un gioco da ragazzi. Dai, mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura delle prossime righe e, cosa ancora più importante, attua le “dritte” che ti darò. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Prezzi e piani di Trello

Prima di addentrarci nel cuore di questa guida e vedere nel dettaglio come usare Trello, direi che è doveroso fare una panoramica dei prezzi e dei piani d’abbonamento del servizio, così che tu possa scegliere quello più adatto a te.

  • Gratis — include tutte le funzioni principali di Trello (bacheche, liste, schede, membri, checklist e allegati illimitati), ls possibilità di utilizzare un Power-Up per bacheca e allegare file fino a 10MB dal computer, oppure collegare qualsiasi file da Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive.
  • Business Class — include tutto ciò che è incluso nella versione gratuita di Trello. In più aggiunge l’integrazione con Evernote, Github, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack, Google Drive e altro ancora. Costa 9,99 dollari/mese (pagamento annuale).
  • Impresa — include tutte le funzioni dei piani analizzati in precedenza e, in più, offre strumenti avanzati pensati per le aziende che hanno bisogno di gestire team di grandi dimensioni con assistenza personalizzata. Costa 20,83 dollari/mese (pagamento annuale).

Come creare account Trello

Come ti ho anticipato nell’introduzione del post, Trello è un servizio che funziona previa registrazione. Vediamo, quindi, come creare un account Trello sia da smartphone e tablet (quindi utilizzando la sua app ufficiale) che da computer.

Smartphone e tablet

Per creare un account Trello da smartphone o tablet, installa e avvia l’app ufficiale del servizio sul tuo device Android o iOS, dopodiché fai tap sul pulsate Iscriviti, compila i campi Nome completo, Indirizzo email e Password con le informazioni richieste e pigia sul pulsante Iscriviti.

A questo punto, fai tap sul link contenuto nel messaggio che è stato inviato all’indirizzo di posta elettronica con il quale hai deciso di registrarti (ha per oggetto Conferma account di Trello) e così confermerai la tua registrazione.

Al termine della procedura, puoi finalmente iniziare a usare l’app di Trello per gestire in maniera ottimale i tuoi progetti tramite i suoi numerosi strumenti. Per maggiori informazioni al riguardo, leggi il capitolo dedicato.

Computer

Desideri creare il tuo account Trello da computer? In tal caso, collegati alla pagina principale del servizio, pigia sul pulsante Registrati – È gratis e, nella schermata successiva, compila il modulo che vedi a schermo indicando il tuo Nome, la tua Email e la Password. Per concludere, clicca sul pulsante Crea un nuovo account.

Nel giro di qualche secondo riceverai un messaggio all’indirizzo email che hai fornito poc’anzi: aprilo e pigia sul link contenuto al suo interno per confermare la tua registrazione. Ti segnalo che da computer puoi registrarti su Trello anche tramite il tuo account Google: per riuscirci, non devi far altro che pigiare sul bottone Registrati con Google e accedere all’account Google in tuo possesso seguendo le istruzioni visualizzate a schermo.

Dopo esserti registrato su Trello, puoi finalmente usare il servizio seguendo le istruzioni che ti ho fornito nel capitolo dedicato di questo tutorial.

Come usare al meglio Trello

Adesso è finalmente giunto il momento di vedere come usare al meglio Trello e, quindi, come creare bacheche, liste, schede, etc., al fine di organizzare i tuoi progetti personali e professionali.

Smartphone e tablet

Dopo aver avviato Trello sul tuo dispositivo Android o iOS e aver effettuato il primo accesso al tuo account, ti ritroverai al cospetto della schermata principale dell’app, contenente l’elenco delle tue Bacheche personali, ovvero gli spazi di lavoro nei quali aggiungere liste, schede e quant’altro (dal momento che non ne hai ancora creata una, dovresti visualizzare soltanto la Bacheca di Benvenuto).

Per creare una nuova bacheca sulla quale “affiggere” le tue liste e i tuoi progetti personali, pigia sul pulsante (+) posto in alto a destra e, nella schermata che si apre, fornisci il nome della nuova bacheca, la sua visibilità (es. Privata, se vuoi mostrarla soltanto alle persone che eventualmente deciderai di aggiungere o Pubblica, se vuoi che sia visibile a chiunque). Seleziona, poi, il colore di sfondo che più preferisci e fai tap sulla voce Crea posta in alto a destra.

Ora è giunto il momento di arricchire la bacheca appena creata aggiungendo delle liste, ovvero delle colonne tematiche che raggruppano schede riguardanti l’argomento rappresentato dal nome della lista stessa. Per procedere, apri la bacheca creata (in realtà dovrebbe essersi aperta da sola subito dopo averla realizzata), pigia sul pulsante Aggiungi lista, dai un nome alla stessa e fai tap sulla voce Aggiungi.

Alle liste devi aggiungere delle schede, ovvero degli spazi in cui inserire tutto ciò che ha a che fare con un’attività legata alla lista: allegati, etichette, checklist, etc. Per procedere, pigia sulla voce Aggiungi scheda, dai un nome alla scheda creata e conferma l’operazione facendo tap sulla voce Aggiungi. Puoi aggiungere tutte le schede di cui hai bisogno seguendo la procedura appena descritta.

Dopodiché apri una delle schede create e usa i campi e i menu che vedi nel riquadro che compare a schermo per aggiungere una descrizione, una data di scadenza, una o più etichette, invitare membri a visualizzare e/o modificare la lista, inserire degli allegati e così via.

Se desideri spostare una scheda in un’altra posizione, sappi che puoi riuscirci semplicemente tenendo il dito premuto su di essa e spostandola in alto o in basso (se vuoi cambiare la sua posizione all’interno della lista in cui si trova già) oppure trascinarla all’interno di un’altra lista.

Ora non devi far altro che ripetere le operazioni descritte nelle righe precedenti per creare tutte le bacheche e le liste di cui hai bisogno per organizzare il tuo lavoro e quello del tuo team. Non è poi così complicato, vero?

Computer

Se vuoi utilizzare Trello da computer, hai varie opzioni a tua disposizione: puoi usare la versione Web del servizio oppure installare la sua applicazione desktop, che è disponibile negli store ufficiali di Microsoft ed Apple (dopo esserti recato su questi ultimi basta pigiare sui pulsanti Ottieni/Installa ed eventualmente fornire la password del tuo account Microsoft o del tuo ID Apple per portare a termine l’installazione).

Anche se nelle prossime righe farò riferimento alla versione Web di Trello, le istruzioni sono valide anche nel caso in cui tu voglia utilizzare l’applicazione desktop del servizio, in quanto l’interfaccia è sempre la stessa.

Tanto per cominciare, collegati alla pagina principale di Trello e accedi al tuo account (se necessario). Dopodiché pigia sul pulsante Crea una nuova bacheca… situato nella sezione Bacheche personali, scrivi il nome della bacheca nel campo di testo Aggiungi titolo bacheca, seleziona il colore di sfondo della stessa dalla tavolozza situata sulla destra e poi indica l’opzione della privacy preferita dall’apposito menu a tendina (puoi scegliere tra Privata e Pubblica). Fatto ciò, pigia sul pulsante verde Crea bacheca per passare allo step successivo.

Adesso, organizza la bacheca aggiungendovi delle liste, ovvero delle colonne tematiche in cui raggruppare le schede. Per riuscirci, dopo aver creato e aperto la bacheca, pigia sul pulsante (+) Aggiungi una lista, dai un nome alla stessa scrivendolo nel campo di testo che compare sullo schermo e fai clic sul bottone verde Aggiungi lista.

Dopo aver creato una lista, devi aggiungervi delle schede, ovvero degli spazi in cui inserire tutte le attività attinenti all’argomento della lista stessa (es. allegati, etichette e così via). Per riuscirci, clicca sulla voce (+) Aggiungi una scheda comparsa sotto il nome della lista, assegna un nome alla stessa e conferma l’operazione facendo clic sul pulsante verde Aggiungi scheda.

Ora, apri una delle schede create facendo clic su di essa e usa i campi e i menu che ti vengono mostrati nella finestra [Nome scheda] per aggiungere una sua descrizione, una data di scadenza, una o più etichette, invitare membri a visualizzare e/o modificare la lista, inserire degli allegati, etc.

Volendo, puoi anche spostare una scheda in un’altra posizione: ti basta tenere premuto il tasto sinistro del mouse su di essa e trascinarla in alto o in basso (se vuoi cambiare la sua posizione all’interno della lista in cui si trova già) oppure trascinarla all’interno di un’altra lista.

Come creare gruppi di lavoro Trello

Una delle caratteristiche più importanti di Trello riguarda la creazione di gruppi di lavoro, tramite i quali permettere ad altri utenti di collaborare attivamente ai progetti commentandoli, apportando delle modifiche alle bacheche e così via. Sappi, però, che la creazione vera e propria dei gruppi può essere fatta solo dalle versioni Web e desktop di Trello.

Dopo aver effettuato l’accesso al tuo account Trello dalla sua pagina iniziale oppure dalla sua applicazione per Windows 10macOS, clicca sul pulsante (+) Crea un gruppo situato in alto a sinistra, dai un nome e una descrizione al gruppo compilando i campi di testo presenti nel riquadro che compare sulla sinistra e pigia sul bottone Crea.

Nella pagina che si apre, seleziona una delle schede disponibili per apportare varie modifiche al gruppo: Bacheca, per aggiungere e gestire le bacheche condivise sul gruppo; Membri, per aggiungere e/o rimuovere utenti nel gruppo (per riuscirci, basta cliccare sul pulsante Invita membri del gruppo e inserire nell’apposito campo di testo il nome o l’indirizzo email dell’utente che desideri invitare); Impostazioni, per gestire le impostazioni del gruppo e scegliere la sua visibilità e impostare eventuali restrizioni per i vari partecipanti.

Quando un utente viene invitato in un gruppo, riceverà un’email contenente un link: cliccandoci sopra, potrà accedere a quest’ultimo (ovviamente dopo aver creato un account Trello) e potrà modificare le bacheche e le liste presenti al loro interno (in base alle restrizioni che deciderai di concedere a ciascun partecipante).

I membri che fanno parte di un gruppo, potranno interagire con gli altri utenti tramite la funzione commenti, che si attiva aprendo una scheda di lavoro e richiamando la funzione tramite il campo di testo Scrivi un commento…/Commento… situato nella scheda stessa.

In caso di dubbi o problemi

Se dovessi avere dubbi o problemi in merito al funzionamento di Trello, oppure se vuoi semplicemente approfondire altre funzioni specifiche del servizio, ti consiglio di consultare la guida ufficiale che trovi su questa pagina.

Per individuare facilmente l’argomento che ti interessa chiarire o approfondire, non devi far altro che selezionarlo dall’indice situato sulla destra e poi seguire le istruzioni che ti vengono fornite nella guida.