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Programmi per organizzare il lavoro

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Utilizzi spesso il computer per questioni lavorative e ti piacerebbe fare la conoscenza di qualche bel software mediante cui incrementare la tua produttività e gestire i vari compiti che esegui su base quotidiana in maniera pratica ed immediata? Beh, direi allora che sei capitato sulla guida giusta al momento giusto. Con questo mio articolo di oggi desidero infatti indicarti quelli che ritengo essere i migliori programmi per organizzare il lavoro attualmente presenti sulla piazza. Contento?

Di software appartenenti alla categoria in questione ce ne diversi, sia gratis che a pagamento, sia per Windows che per Mac, sia che tu voglia prendere nota dei tuoi impegni e delle tue idee che accedere al volo ai tuoi contatti ed effettuare svariate altre operazioni. Insomma, a prescindere da quelle che sono le tue esigenze sono sicuro che in un battibaleno riuscirai a trovare pane per i tuoi denti.

Allora? Posso sapere che cosa ci fai ancora li impalato? Posizionati ben comodo dinanzi il tuo fido PC ed inizia immediatamente a concentrarti sulla lettura di tutto quanto riportato qui di seguito. Alla fine, vedrai, potrai dirti ben contento e soddisfatto di essere “approdato” su questo tutorial oltre che, ovviamente, di aver scoperto il software più adatto alle tue necessità. Are you ready?

Indice

Cmap Tools (Windows/Mac/Linux)

Programmi per organizzare il lavoro

Le mappe concettuali sono uno dei migliori modi per illustrare ed organizzare il proprio lavoro al meglio, esplicando le cose da fare o tutte le possibili soluzioni a un problema da risolvere. Ecco perché ho deciso di iniziare questo mio tutorial incentrato sui programmi per organizzare il lavoro, appunto, da Cmap Tools.

Si tratta di un software gratuito per Windows, Mac e Linux che permette di creare mappe concettuali in maniera facile e veloce usando varie forme, strumenti e colori. Ha un’interfaccia utente abbastanza semplice ed è completamente in italiano.

Per effettuarne subito il download sul tuo computer, collegati al sito Internet del programma, clicca sul bottone Downloads presente sulla destra e sul collegamento Download CmapTools nella nuova pagina visualizzata. Compila dunque il modulo presente a sinistra con i dati richiesti e clicca sul bottone Submit. Pigia poi sul pulsante relativo alla versione del sistema operativo che stai usando annesso alla sezione CmapTools Downloads Latest version: x.xx che trovi a destra.

A scaricamento completato, se stai usando Windows apri il file .exe ottenuto e clicca su Si. Premi su Next, spunta la casella I accept the terms of the License Agreement e clicca ancora su Next per due volte, su Install, nuovamente su Next e su Done. Avvia poi il programma richiamandolo dal menu Start.

Se invece quello che stai usando è un Mac, estrai l’archivio compresso appena ottenuto ed avvia il file per l’installazione contenuto al suo interno. Clicca dunque su Apri e segui la procedura guidata per il setup che ti viene proposta su schermo. A processo ultimato, richiama il programma dal Launchpad.

Adesso, a prescindere dal sistema operativo usato, digita nel modulo su schermo la password con cui vuoi proteggere l’uso del programma e clicca su OK. Una volta visualizzata la finestra principale di Cmap Tool potrai cominciare a creare le tue mappe concettuali utilizzando l’editor sulla destra. Fai doppio clic in un qualsiasi punto per creare i vari elementi della mappa e serviti dell’ulteriore finestra che appare per modificarne le caratteristiche.

La finestra sulla sinistra ti consente invece di gestire le tue mappe, mentre le voci annesse alla barra dei menu ti permettono di editarle e di modificare gli elementi in esse presenti.

Nota: Per funzionare correttamente il programma richiede l’utilizzo di Java. Se non lo hai già scaricato sul tuo computer, leggi il mio tutorial sull’argomento per scoprire come rimediare subito alla cosa.

Evernote (Windows/Mac)

Programmi per organizzare il lavoro

Evernote è una soluzione all-in-one per la creazione di appunti e note digitali grazie al quale si possono creare taccuini suddivisi per argomenti e sezioni e sincronizzarli su più computer e dispositivi contemporaneamente. Funziona tramite Internet e sotto forma di applicazione per Windows e Mac (oltre che per smartphone e tablet e come estensione per il browser per catturare pagine Web e salvarle nei propri appunti).

Le note possono essere formattate in qualsiasi modo, includere immagini ed allegati. Si possono anche registrare promemoria audio. La versione di base gratuita prevede alcune limitazioni che possono invece essere aggirate sottoscrivendo il piano a pagamento.

Per servirtene, collegati alla pagina per il download di Evernote ed attendi che lo scaricamento del software venga avviato e portato a termine.

A download ultimato, se stai usando Windows apri il file .exe ottenuto e pigia su Si. Seleziona la voce Accetto i termini del contratto di licenza, clicca su Installa e concludi il setup pigiando su Termina.

Se invece stai usando è un Mac, apri il pacchetto .dmg ottenuto, clicca su Agree e trascina l’icona dell’app sulla cartella Applicazioni di macOS. In seguito, facci doppio clic sopra e seleziona Apri in risposta all’avviso che compare su schermo.

Adesso, a prescindere dal sistema operativo usato, compila i campi Email: e Password: nella finestra del programma con i dati richiesti e premi su Registrati per registrare un account per usufruire del servizio.

Una volta visualizzata la finestra principale di Evernote potrai iniziare a gestire note e documenti vari. A ciascuna nota puoi allegare documenti ed elementi multimediali.

Tutte le note vengono organizzate in taccuini, ai quali puoi accedere facendo clic sulla voce dedicata sulla sinistra. Per vedere invece le varie note aggiunte ad un taccuino, seleziona queste ultime dalla parte centrale della finestra del programma. Per gestire le proprietà di una nota, facci clic destro sopra e usa le voci annesse al menu contestuale che compare.

Ti faccio altresì presente che sempre dalla barra laterale sinistra puoi gestire i tag, puoi accedere al cestino ed a vari altri collegamenti rapidi.

Titano (Windows)

Programmi per organizzare il lavoro

In un articolo incentrato su quelli che sono i migliori programmi dedicati alla produttività è praticamente impossibile non menzionare Titano. Si tratta di una soluzione professionale per organizzare il lavoro di negozi, officine ed artigiani. È completamente in italiano e permette di gestire ordini, contatti e recapiti di clienti e fornitori, monitorare commesse, realizzare preventivi, statistiche e molto altro ancora.

Ha un’interfaccia utente molto facile da usare ed è disponibile solo per Windows. Il programma non è gratuito ma è fruibile in una versione di prova (quella che ho usato io per redigere questo passo) con funzionalità limitate che permette di toccare con mano le potenzialità di questo software davvero molto completo.

Per usarlo sul tuo computer, collegati al sito Internet di Titano, clicca sulla scheda Scarica Titano Gratis che sta in alto, poi sul collegamento Scarica demo di Titano che sta al centro e su Clicca qui nella nuova finestra che appare, in modo tale da avviare il download del software.

A scaricamento completato, apri il file .exe ottenuto e clicca su Si. Pigia quindi su Avanti per due volte di seguito, su Installa e su Fine. Seleziona il tipo di attività che svolgi dal menu a tendina posto al centro e fai clic sul bottone Conferma.

Ora che visualizzi la finestra principale di Titano sul desktop, comincia pure a servirti degli strumenti disponibili per la gestione dei clienti, dei contatti, delle mail ecc. In altro trovi la barra dei menu e quella degli strumenti con i pulsanti utili per mandare e-mail, SMS, localizzare un cliente su mappa ecc.

Al centro ci sono invece le tabelle con i dati dei vari clienti e delle attività svolte ed in basso i filtri e vari campi di ricerca che puoi sfruttare per trovare con maggiore facilità le info di cui hai bisogno.

EssentialPIM (Windows)

Programmi per organizzare il lavoro

Un altro tra i programmi per organizzare il lavoro che a parer mio merita di essere preso seriamente in considerazione è EssentialPIM. Si tratta di un software di tipo PIM (Personal Information Manager) che permette di gestire la posta elettronica, gli appuntamenti, i contatti e tutto quello che serve a gestire al meglio la propria attività.

Consente di creare liste di cose da fare, stampare calendari con gli appuntamenti ed importare/esportare dati da/verso altri software. Il programma è completamente in italiano ed è disponibile in varie versioni: gratis (quella che ho usato io per redigere questo passo) a pagamento ed anche portable, che non ha bisogno di installazioni per poter essere utilizzata. È solo per Windows.

Mi chiedi come fare per potertene servire? Te lo indico subito. In primo luogo, collegati al sito Internet di EssentialPIM e clicca sul bottone Download che trovi in corrispondenza della dicitura Windows. Nella nuova pagina che si apre, clicca sul bottone EPIM Free x.x.x, in modo tale da avviare il download della versione gratuita del programma.

A scaricamento ultimato, apri il file .exe ottenuto e clicca su Si. Pigia quindi su Next, su I Agree, ancora su Next e su Install. Porta poi a termine il setup cliccando su Finish.

Successivamente clicca su OK per confermare l’uso della lingua italiana ed attendi qualche istante affinché la finestra principale di EssentialPIM risulti visibile sul desktop. A questo punto, ti verrà proposto un riepilogo di tutte le attività del giorno.

Per accedere ad una sezione specifica del programma devi invece fare clic sulle voci apposite (Calendario, Rubrica, Posta ecc.) che trovi nella barra laterale sulla sinistra.

In alto è invece presente la barra dei menu da cui puoi accedere ad ulteriori comandi e funzionalità, mentre in basso a sinistra è sempre visibile il calendario con il mese corrente.

PNotes (Windows)

Programmi per organizzare il lavoro

Uno dei migliori modi per organizzare il lavoro e non dimenticare gli impegni importanti è creare dei post-it e appiccicarli dove sono più in vista. A questo ci pensa PNotes, una simpatica applicazione gratuita che permette di creare post-it virtuali e visualizzarli sul desktop di Windows.

Le note possono essere formattate in qualsiasi modo ed ordinate liberamente sullo schermo. Il programma è disponibile sia in versione standard che in versione portable che non richiede installazioni e funziona direttamente da penna USB.

Per servirete sul tuo computer, collegati al sito Internet di PNotes e clicca sul collegamento PNotes setup che sta a destra per scaricare la versione installabile del programma oppure su quella PNotes (ZIP archive) per scaricare la variante portable.

Se hai scelto di scaricare la versione installabile del programma, a download ultimato apri il file .exe ottenuto e clicca su Si. Pigia poi su Next, seleziona la voce I accept the agreement e clicca ancora su Next per quattro volte, su Install e concludi il setup cliccando su Finish.

Se invece hai deciso di usare la versione portale di PNotes, estrai in una qualsiasi posizione di Windows l’archivio compreso ottenuto ed avvia l’applicazione PNotes presente al suo interno.

Adesso, a prescindere dalla versione del programma che stai impiegando, richiama l’uso di PNotes facendo doppio clic sulla sua icona che è stata aggiunta all’area di sistema (accanto all’orologio di Windows) e vedrai immediatamente apparire sullo schermo il primo post-it. Puoi scriverci all’interno ciò che desideri e formattare il testo come meglio credi tramite gli strumenti in basso.

Puoi altresì collocare il post-it nel punto del desktop che preferisci, semplicemente trascinandolo. Per nascondere i singoli post-it devi invece fare clic sulla freccetta presente nella parte in alto a destra di ciascuno di essi.

Se poi vuoi intervenire sulle varie note create in gruppo oppure vuoi visualizzare ed usare le altre funzioni ed i comandi offerti dal programma, fai clic destro sull’icona di PNotes sempre nell’area di sistema e seleziona la voce di riferimento dal menu che vedi apparire. Ulteriori comandi e funzioni sono accessibili anche facendo clic destro sui singoli post-it.

Altre risorse utili

Cerchi altri programmi per organizzare il lavoro in aggiunta a quelli di cui ti ho già parlato? Allora fa’ così: dai uno sguardo alle risorse che trovi nel mio articolo sui programmi per ufficio gratis, sono sicuro che non te ne pentirai. Nel post ci trovi infatti indicati altri software che puoi impiegare per svolgere il tuo lavoro al computer, tutti a costo zero.

Altre soluzioni interessanti puoi poi trovarle nel mio post dedicato ai programmi gratis per tutti i gusti e nel mio articolo incentrato sui software gratis. Per concludere, ti consiglio altresì di dare un’occhiata alla mia guida sui software a pagamento gratis, anche in tal caso puoi trovarci delle risorse che possono far comodo in fatto di produttività al computer.