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Come funziona Google Drive

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Per svolgere un importante lavoro avresti bisogno di condividere alcuni file con altre persone all’interno del tuo ufficio ma, non essendo molto pratico con il vasto mondo del computer, non hai la più pallida idea di che strumenti utilizzare. I tuoi colleghi ti hanno suggerito di utilizzare Google Drive ma è la prima volta che senti nominare questo strumento.

Se hai quindi cercato su Internet informazioni precise su questo servizio Google, sei stato davvero fortunato a capitare su questo mio tutorial: sto per darti un grosso aiuto, spiegandoti a livello pratico come funziona Google Drive, noto servizio di cloud storage che permette di caricare file online per condividerli con altre persone. Nel corso di questa guida ti spiegherò passo per passo come si usa Google Drive per caricare e condividere file online e come scaricare il nuovo strumento di Google Drive. Quest’ultimo, chiamato Backup e Sincronizzazione sul tuo PC, ti permette di condividere file da Google Drive agendo direttamente dal tuo computer. Per maggiore completezza di informazione ti spiegherò anche come puoi utilizzare Google Drive su dispositivi mobili Android e iOS, in quanto è disponibile l’omonima applicazione per smartphone e tablet.

Chiariti alcuni dettagli teorici sul funzionamento di Google Drive, sei pronto a scoprire nel dettaglio come utilizzarlo? Sì? Benissimo. Ti suggerisco di prenderti qualche minuto di tempo per leggere questa guida; prova insieme a me a utilizzare Google Drive seguendo le mie indicazioni, vedrai che imparerai in un batter d’occhio.

Come creare un account Google (operazione preliminare)

La prima cosa che devi sapere è che per utilizzare Google Drive è necessario creare un account Google. Tale procedimento preliminare è indispensabile per poter usufruire del servizio di cloud storage sviluppato dalla società di Mountain View.

Nel caso in cui tu non abbia ancora eseguito questa procedura preliminare, posso spiegarti come fare. Tieni inoltre presente che la creazione di account Google ti ritornerà utile anche in un secondo momento, in quanto potrai usufruire dell’account creato anche per l’accesso a tutti gli altri servizi Google come Gmail e Youtube, ad esempio.

Per creare un account Google dovrai collegarti alla pagina google.it e fare clic sulla voce Accedi che si trova in alto a destra. Nella pagina che si apre, dovrai poi fare clic sulla voce Altre opzioni e poi sul pulsante Crea un account dal menu che si aprirà. A questo punto, dovrai compilare il modulo che ti verrà proposto e seguire le indicazioni che visualizzerai a schermo per eseguire correttamente la procedura di creazione di un account Google. Se hai bisogno di istruzioni dettagliate per proseguire, ti consiglio di leggere il mio tutorial intitolato come creare account Google.

Se invece disponi già di account Google, puoi saltare direttamente al passaggio successivo dove ti parlerò nel dettaglio di come funziona Google Drive. Ti parlerò nel dettaglio anche di come utilizzare questo servizio di cloud storage via Web e di come eventualmente potrai usufruirne anche su dispositivi mobili Android e iOS.

Come accedere a Google Drive

Per quanto riguarda il funzionamento pratico di Google Drive, vediamo per prima cosa come utilizzare questo servizio via Web, tramite il browser che usi per navigare in Internet. Per accedere a Google Drive e incominciare a utilizzarlo devi per prima cosa collegarti alla Home Page del servizio: una volta visualizzata, fai clic sul pulsante Vai su Google Drive per effettuare l’accesso al servizio tramite l’account Google che hai creato in precedenza.

Quando richiesto, accedi al servizio inserendo i dati di login (email e password) legati al tuo account Google; adesso non ti resta che attendere che venga effettuato l’accesso al servizio. Fatto? Benissimo. Adesso vediamo assieme gli strumenti messi a disposizione da Google Drive.

Se è la prima volta che utilizzi Google Drive, all’accesso comparirà una breve schermata di tutorial per spiegarti alcuni dettagli tecnici. Hai a disposizione uno spazio di archiviazione online con 15 GB gratuiti per lo storage di foto e documenti; l’utilità di Google Drive è data dal fatto che vi puoi caricare dei file al fine di crearne copie di backup accessibili online da qualsiasi computer e puoi anche creare delle cartelle per raggruppare più elementi. Infine, tutti i file caricati, possono essere condivisi con altri utenti in maniera molto semplice. Una volta terminato il tutorial premi sul pulsante Vai a Drive per proseguire in autonomia.

Come caricare file e cartelle con Google Drive:

Una volta capito a livello generale le caratteristiche tecniche del servizio, vediamo il primo strumento utile di Google Drive: il servizio di caricamento dei file e di cartelle.

Per condividere file con Google Drive la prima cosa da fare è quella di andare a premere sul pulsante Nuovo di colore blu che trovi in alto a sinistra. A questo punto le scelte sono date dai pulsanti Cartella (per creare una nuova cartella su Google Drive), Caricamento di File (per caricare su Google Drive un file dal tuo computer) e Caricamento Cartella (da utilizzare per caricare direttamente una cartella di file da archiviare su Google Drive).

Seleziona l’opzione che desideri a seconda di quello che ti serve eseguire (per esempio Caricamento di File o Caricamento Cartella) e attendi che il file o la cartella di file vengano caricati su Google Drive. Per caricare file o cartelle con Google Drive puoi anche utilizzare il drag and drop, ovvero quell’azione che prevede il fare clic su un file dal tuo computer per poi trascinarlo nell’area centrale di Google Drive che hai aperto tramite browser Web.

Quando il file (o la cartella) si sarà caricato in maniera corretta questo comparirà nella sezione principale di Google Drive, ovvero quella chiamata Il mio Drive.

Come condividere file e cartelle con Google Drive:

Una volta che hai caricato un file o una cartella di file in Google Drive puoi condividerlo con altri utenti. Farlo è semplicissimo, te lo spiego qui di seguito.

Individua il contenuto che hai caricato su Google Drive e che vorresti condividere. Fai clic sopra di esso con il tasto destro del mouse per aprire il menu con le opzioni di condivisione di Google Drive.

Per condividere il file in questione fai ora clic sulla voce Condividi… (simbolo di un omino). Nella schermata che si aprirà devi ora indicare il nome o l’indirizzo di posta elettronica della persona al quale desideri condividere il file in questione. Digita quindi questo dato nel campo di testo Persone presente nella schermata Condividi con altri utenti. Dal menu laterale, invece, fai caso al simbolo della matita. Se fai clic su di esso potrai modificare alcune opzioni di condivisione, potendo scegliere se la persona o le persone con cui stai per condividere file possono apportarvi eventuali modifiche (può modificare) oppure se vuoi che abbiano soltanto la possibilità di commentare (può commentare) o soltanto di visualizzare (può visualizzare). Quando hai finito, conferma le scelte premendo sul pulsante Fine.

Per ulteriori opzioni di personalizzazione dei file da condividere, premi sulla voce Avanzate che trovi in basso a destra. Hai a disposizione alcuni strumenti aggiuntivi che puoi vedere alla voce Impostazioni proprietario. In particolare, puoi mettere il segno di spunta alle voci Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone e/o Disattiva le opzioni di download, stampa e copia per commentatori/visualizzatori per limitare alcune particolari azioni eseguibili nel file che stai per condividere. Per confermare tale scelte, premi sul pulsante Salva modifiche.

Tieni però presente che, le persone con cui hai condiviso il file con Google Drive potranno visualizzarlo ed eventualmente modificarlo soltanto effettuando l’accesso al servizio di cloud storage tramite il loro account Google.

Desideri condividere un file con Google Drive ma i tuoi colleghi non hanno un account Google? Non preoccuparti, non tutto è perduto. Premi nuovamente sul pulsante per la condivisione del file tramite i passaggi che ti ho spiegato nelle righe precedenti e, nella schermata Condividi con altri utenti, premi sulla voce Ottieni link condivisibile. In questo modo, chiunque sarà in possesso di questo link potrà visualizzare il file ed eventualmente modificarlo o scaricarlo.

Tutti i file e le cartelle condivise saranno visualizzabili nella schermata principale di Google Drive (I miei Drive) ma saranno disponibili anche nella sezione Condivisi con me che puoi trovare nella barra laterale di Google Drive.

Come funziona Backup e Sincronizzazione:

Se desideri saperne di più su Backup e sincronizzazione, client ufficiale per desktop di Google Drive che ti permette di condividere file con Google Drive agendo direttamente da computer, allora prenditi qualche minuto di tempo per leggere questa parte del tutorial.

Backup e Sincronizzazione è uno strumento molto utile che ti permette di sincronizzare online tutti i file presenti sul tuo PC; per utilizzarlo devi collegarti a questa pagina Web e poi fare clic sulla voce Scarica Backup e Sincronizzazione e poi su Accetta e scarica.

Una volta scaricato, esegui il file facendo clic su di esso. Fai quindi clic su se richiesto, per avviare l’esecuzione dell’installatore. Come potrai notare, il software si installerà in maniera automatica e non dovrai fare altro, se non premere sul pulsante Inizia.

Per installare Backup e sincronizzazione su Mac, devi aprire il pacchetto dmg che hai scaricato e poi copiarlo nella cartella Applicazioni di macOS e devi poi anche avviarlo. Fatto questo, gli altri procedimenti che ti indicherò sono gli stessi su Windows e Mac.

Una volta premuto sul pulsante Inizia dovrai effettuare il login al tuo account Google, inserendo la tua email e la tua password negli appositi campi di testo.

Una volta che hai effettuato il login premi sul pulsante Ok; in questo modo verrai rimandato alla sezione schermata Il mio Laptop, tramite la quale potrai scegliere manualmente le cartelle da sincronizzare online su Google Drive. Per proseguire, premi su Avanti. Nella schermata successiva, inoltre, scegli se sincronizzare tutte o solo alcune delle tue cartelle di Google Drive in locale sul tuo PC e premi poi su Avvia. In qualsiasi momento puoi gestire queste preferenze di sincronizzazione, ritornando su questa schermata di Backup e Sincronizzazione che è chiamata Preferenze.

Come condividere file con Backup e sincronizzazione:

Adesso che hai configurato Backup e sincronizzazione sul tuo PC o Mac, ti spiego come condividere i file su Windows e Mac. Da Windows premi su Esplora Risorse, fai clic sulla voce Google Drive dalla barra laterale.

Adesso che visualizzi tutti i file presenti su Google Drive, puoi trascinare il file presente nel tuo PC nella finestra di Esplora Risorse > Google Drive che hai aperto. Una volta che il file si sarà caricato nella cartella in cloud, fai clic su di esso con il tasto destro del mouse. Scegli poi la voce Google Drive e fai poi clic sulla voce Condividi dal menu che visualizzi a schermo.

Su Mac, per accedere alla cartella di Google Drive dove caricare e condividere i file dovrai invece premere sull’icona del Finder che si trova annessa al Dock per poi fare clic sulla voce Google Drive dalla barra laterale di sinistra della finestra che ti viene mostrata.

Google Drive per Android e iOS:

Puoi usufruire delle funzionalità di Google Drive anche tramite il tuo smartphone o tablet Android e iOS, scaricando l’apposita applicazione da App Store o Google PlayStore.

Per condividere un file con Google Drive tramite l’applicazione per Android e iOS devi fare tap sul file da condividere e poi fare tap sull’icona con il simbolo di tre puntini situata in alto.

Adesso fai tap sulla voce Aggiungi persone dal menu che visualizzi per poi scegliere in autonomia le persone con cui condividere il file. In alternativa, puoi rendere a tutti accessibile il file tramite la voce Ottieni link.

Una volta eseguita questa operazione, non dovrai fare altro che seguire le indicazioni che ti ho fornito in precedenza, relative alla versione Web del servizio, per usufruire delle altre funzionalità di Google Drive.