Come funziona Google Drive
Per svolgere un importante lavoro avresti bisogno di condividere alcuni file con altre persone all'interno del tuo ufficio ma, non essendo molto pratico con il vasto mondo del computer, non hai la più pallida idea di che strumenti utilizzare. I tuoi colleghi ti hanno suggerito di utilizzare Google Drive ma è la prima volta che senti nominare questo strumento.
Se hai quindi cercato su Internet informazioni precise su questo servizio Google, sei stato davvero fortunato a capitare su questo mio tutorial: sto per darti un grosso aiuto, spiegandoti a livello pratico come funziona Google Drive, noto servizio di cloud storage che permette di caricare file online per condividerli con altre persone.
Nel corso di questa guida ti spiegherò passo per passo come si usa Google Drive per caricare e condividere file online e come scaricare il nuovo strumento di Google Drive. Quest'ultimo ti permette di condividere file da Google Drive agendo direttamente dal tuo computer. Per maggiore completezza di informazione ti spiegherò anche come puoi utilizzare Google Drive su dispositivi Android, iPhone e iPad, in quanto è disponibile l'omonima applicazione per smartphone e tablet. Buona lettura!
Indice
- Informazioni preliminari
- Come funziona Google Drive su PC e Mac
- Come funziona Google Drive dal cellulare
- Come funziona la condivisione su Google Drive
- Come funziona Google Drive: Foto di Google
Informazioni preliminari
Prima di entrare nel vivo di questa guida e di spiegarti, nel dettaglio, come funziona il servizio Google Drive, ritengo doveroso darti qualche informazione preliminare circa le caratteristiche dello stesso. In primo luogo, per poter usufruire dello spazio cloud di Google, devi necessariamente disporre di un account Gmail con il quale effettuare l'accesso; se non lo hai già, puoi crearne uno a costo zero, seguendo le indicazioni che ti ho fornito nella guida linkata poc'anzi.
Prezzi di Google Drive
Di base, ciascun account Google prevede 15 GB di spazio di archiviazione online gratuito, condiviso tra tutti quei servizi Google che prevedono il salvataggio dei dati (ad es. Google Drive, Gmail, Google Foto, Google Workspace e così via).
Tuttavia, se pianifichi di archiviare file di grosse dimensioni e temi di non rientrare nello spazio disponibile, puoi ampliare quest'ultimo abbonandoti al servizio Google One/Google AI: quest'ultimo, disponibile sia in versione individuale che in edizione Famiglia, consente di ottenere spazio di archiviazione aggiuntivo in cloud, ma anche di usufruire di vantaggi supplementari come crediti da spendere su Google Play, assistenza dedicata da parte di un esperto o funzionalità extra da sfruttare con il motore IA Gemini e/o nei vari servizi Google.
Nel momento in cui scrivo, i piani Google One/Google AI — salvo particolari sconti promozionali — presentano prezzi che vanno da 1,99 euro/mese per 100 GB di spazio aggiuntivo, fino a 274,99 euro/mese per 30 TB aggiuntivi e funzionalità avanzate in Gemini; chiaramente, all'aumentare del costo del piano, aumentano anche i servizi e le funzionalità associate allo stesso.
Ad ogni modo, per saperne di più sul funzionamento e sulle modalità di attivazione di Google One, prendi visione del tutorial d'approfondimento, disponibile sul mio sito.
Come funziona la sincronizzazione di Google Drive
Per quanto riguarda, invece, le funzionalità di archiviazione e sincronizzazione dei dati, Google Drive non ha differenze rispetto ai vari servizi della categoria. I file presenti sullo spazio cloud diventano immediatamente accessibili su tutti i dispositivi associati allo stesso account Google e possono essere aperti, visualizzati ed eventualmente modificati (tramite le applicazioni Documenti, Presentazioni o Fogli Google) usando un qualsiasi browser Web, o i software ufficiali per computer, smartphone e tablet.
Stesso discorso vale anche per l'upload dei file: è possibile caricare qualsivoglia tipologia di elemento in Google Drive (inclusi gli archivi compressi) tramite Web, client per computer o app per smartphone e tablet. A upload completato, la sincronizzazione tra i vari device è istantanea.
All'occorrenza, è altresì possibile condividere i propri file pubblicamente o con utenti Gmail selezionati, sfruttando le funzionalità apposite di Google Drive: su questo, però, ritorneremo più avanti.
Come funziona Google Drive su PC e Mac
Fatte tutte le doverose precisazioni del caso, è arrivato il momento di mostrarti il funzionamento di Google Drive sulle varie piattaforme supportate.
Come funziona Google Drive Desktop
Se è tua intenzione caricare sincronizzare una o più cartelle del computer sullo spazio cloud di Google, ti tornerà sicuramente utile l'applicazione Google Drive per desktop: compatibile con PC e Mac, essa consente non soltanto di accedere velocemente ai file in cloud direttamente dal gestore file di sistema, ma anche di caricarli automaticamente, oppure in maniera manuale, semplicemente trascinandoli in un'apposita directory.
Per scaricare l'applicazione in oggetto, collegati a questo sito Web, premi sul link Scarica Drive per computer e, a download ultimato, esegui il file ottenuto. Ora, se impieghi Windows, clicca semplicemente sui pulsanti Sì e Installa.
Se, invece, il tuo è un Mac, fai doppio clic sul file .pkg contenuto nella finestra apertasi e premi sui pulsanti Continua (per due volte) e Installa; quando richiesto, digita la password del Mac nell'apposito campo, dai Invio e, a setup completato, premi sui pulsanti Chiudi e Sposta.
A setup completato, il client di Google Drive dovrebbe avviarsi in automatico e proporti la schermata di login, tramite la quale accedere al tuo account Gmail. Fatto ciò, l'icona del client dovrebbe essere visualizzata nell'area degli indicatori di sistema: quando ciò avviene, fai doppio clic su di essa (su Windows, potresti dover cliccare prima sulla freccetta angolare verso l'alto, per visualizzare il pannello degli indicatori completo), premi sull'icona dell'ingranaggio che risiede in alto e seleziona la voce Preferenze, dal menu che si apre.
Adesso, nella scheda Il mio computer/Il mio Mac, puoi aggiungere una o più cartelle del tuo computer affinché vengano sincronizzate automaticamente con il cloud di Google Drive. Nella scheda Google Drive, puoi invece selezionare se visualizzare i file in streaming senza archiviare dati sul computer (Accedi in streaming ai file) oppure se tenere una copia dei dati sia sul computer che su Google Drive (Esegui il mirroring dei file).
A configurazione completata, salva i cambiamenti premendo sull'apposito file e il gioco è fatto: se hai optato per la sincronizzazione automatica delle cartelle, l'upload dei file dovrebbe avviarsi in automatico, senza fornire alcun feedback.
A partire da questo momento, tutti i file disponibili su Google Drive saranno visualizzati in un'apposita cartella, accessibile mediante la barra laterale dell'Esplora File di Windows o del Finder di macOS; per caricare “al volo” un elemento su Google Drive, ti basta trascinarlo nella cartella di cui sopra.
Per visualizzare le operazioni che possono essere eseguite su ciascun elemento (ad es. la condivisione con altri utenti), fai semplicemente clic destro su di esso, così da visualizzarne il menu contestuale; se hai qualche dubbio in merito alle procedure viste poc'anzi, leggi la guida in cui ti spiego come sincronizzare i file tra Google Drive e il computer.
Ti segnalo anche la disponibilità della Google app for desktop, la quale permette di cercare file sul PC e su Google Drive e di accedere a tante funzioni di ricerca e IA direttamente dal desktop di Windows.
Come funziona Google Drive Web
Se non ti va di installare alcun programma sul computer, sappi che puoi visualizzare i file presenti su Google Drive, scaricarli, caricarne di nuovi ed eventualmente modificarli (se si tratta di documenti testuali, fogli di calcolo o presentazioni) direttamente dal Web, utilizzando qualsiasi browser tu preferisca. Chiaramente, la versione di Web-based di Google Drive non offre le caratteristiche di upload automatico tipiche del client desktop ma, se la cosa non ti interessa, essa rappresenta una soluzione più che valida.
Detto ciò, per poter operare su Google Drive senza programmi, collegati al sito Web del servizio, premi sul pulsante Accedi e, quando richiesto, effettua l'accesso al profilo Google con il quale intendi archiviare (o accedere) ai file di tuo interesse.
Il gioco è praticamente fatto: se è la prima volta che utilizzi il servizio, dovresti visualizzare un breve tutorial di benvenuto, indicante le più importanti caratteristiche del servizio; a lettura completata, premi sul pulsante Vai a Drive, per accedere finalmente al tuo spazio personale.
Come puoi notare, nella parte laterale della finestra figura un pratico menu di navigazione, tramite il quale accedere velocemente alla tua Home page personale, ai file presenti su Drive (voce Il mio drive), a quelli caricati in automatico tramite client per computer, agli elementi che gli altri hanno condiviso con te (Condivisi con me), ai file recenti, ai file speciali, al cestino e alla cartella spam.
Facendo clic sull'anteprima di ciascun elemento, puoi visualizzarlo in Drive e, se quest'ultimo è supportato dalle Webapp di Workspace (ad es. Documenti Google o Fogli Google), modificarlo al volo; per accedere una cartella, fai invece doppio clic sulla sua anteprima.
Ancora, facendo clic destro su ciascun elemento, puoi accedere a un menu contestuale che ti consente di scaricarlo, rinominarlo, condividerlo, organizzarlo (andando per esempio a spostarlo in un'altra posizione o a contrassegnarlo) ed eliminarlo/spostarlo nel cestino.
Per creare un nuovo elemento su Google Drive (ad es. una cartella o un documento Workspace), oppure per caricare un file o una cartella, clicca sul pulsante Nuovo che sta in alto a destra e seleziona la voce più appropriata, dal menu che va ad aprirsi. In alternativa, puoi avviare velocemente le operazioni di creazione nuova cartella, upload di file o upload di cartella premendo le combinazioni di tasti Alt+C (od alt/opzione+c su Mac) e premendo subito dopo, rispettivamente, i tasti F, U oppure I. Facile, no?!
Come funziona Google Drive dal cellulare
Le funzionalità di sincronizzazione e condivisione di Google Drive sono disponibili anche su smartphone e tablet, mediante l'app ufficiale del servizio: di seguito ti spiego come utilizzarla.
Come funziona Google Drive su Android
Se il tuo è uno smartphone (o un tablet) Android dotato di Google Play Services, è molto probabile che l'applicazione Google Drive risulti già installata sul device; in caso contrario, puoi ottenerla a costo zero direttamente dal Play Store, andando a scaricarla con la solita procedura prevista dal tuo dispositivo.
Dopo aver avviato l'applicazione, premi alcune volte sul pulsante Continua, così da superare il tutorial di primo avvio e, se necessario, premi sul nome dell'account Google già configurato sul device, così da effettuare velocemente l'accesso. Al bisogno, accorda a Google Drive l'autorizzazione per l'accesso alla memoria interna, rispondendo in maniera affermativa all'avviso che compare sullo schermo.
Di base, l'interfaccia di Google Drive per Android riprende quella caratteristica della versione Web del servizio, seppur in versione ridotta: usando i pulsanti disponibili in basso, puoi accedere velocemente alle sezioni Home, Speciali, file Condivisi e File personali del tuo spazio cloud; mediante le schede Il mio Drive e Computer, puoi passare velocemente dalla visualizzazione dei file archiviati online, a quelli caricati automaticamente da PC e Mac.
Mediante i pulsanti che risiedono in cima all'elenco degli elementi archiviati, puoi modificarne l'ordinamento e alterarne la modalità di visualizzazione; per visualizzare un elemento o accedere a una cartella, fai semplicemente tap sul suo nome.
Tutte le operazioni che si possono effettuare su file e cartelle archiviati (ad es. spostamento, ridenominazione, condivisione, assegnazione dei permessi, accesso offline, download diretto sul dispositivo e così via) sono accessibili tramite un comodo menu, che puoi richiamare premendo sul simbolo ⁝ corrispondente al nome di ciascun elemento.
Per visualizzare le cartelle di Google Drive (ad es. Spam, Cestino, File condivisi con te e così via), fai tap sul pulsante ≡, residente in alto a sinistra; per creare un nuovo documento, avviare l'upload di un file dal dispositivo o realizzare una nuova scansione, fai tap sul simbolo [+] ubicato in basso a destra. Laddove avessi attivato un abbonamento che contiene le caratteristiche di Gemini, puoi accedere a queste ultime facendo tap sul simbolo dell'IA, posto in alto.
Infine, se ti interessa visualizzare lo spazio di archiviazione disponibile in cloud, premi sulla tua immagine del profilo, ubicata in alto a destra; da lì, mediante le apposite voci, puoi avviare velocemente la procedura guidata per la pulizia di Google Drive o acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo.
Nota: per caricare velocemente un file su Google Drive da Android, apri l'elemento di tuo interesse nell'app che sei solito usare per gestirlo, premi sul simbolo della condivisione e scegli la voce o l'icona Google Drive/Carica su Google Drive
Come funziona Google Drive su iPhone
L'app di Google Drive per iPhone e iPad non presenta poi chissà quali differenze rispetto alla sua controparte per Android. Dopo averne effettuato il download e l'installazione da App Store, avvia l'app in oggetto e accedi con l'account Google di tuo interesse; laddove vi fossero altre app di Google già presenti sul dispositivo, premi semplicemente sul nome dell'account Gmail suggerito, per velocizzare ulteriormente il login.
Quando necessario, rispondi affermativamente alle richieste di autorizzazione per l'accesso alla memoria/alle notifiche e il gioco è fatto: entro pochi istanti, dovresti accedere al pannello principale dell'app di Drive, tramite il quale aprire le schede Home, Speciali, Condivisi e File. Usando poi le voci disponibili in alto, puoi scegliere se visualizzare i file archiviati nel tuo Drive oppure quelli provenienti dal computer.
Per il resto, tutto è identico a quanto visto poc'anzi: per visualizzare le operazioni attuabili su ciascun elemento (ad es. condivisione, gestione autorizzazioni, accesso offline, download sul dispositivo, spostamento, cancellazione e così via) premi sul simbolo ⋯, corrispondente al suo nome. Per caricare un nuovo file, creare una nuova cartella, scansionare un documento od acquisire velocemente una foto, premi invece sul pulsante [+], che sta in basso a destra.
Anche nel caso di Google Drive per iPhone e iPad, puoi accedere alle cartelle presenti nel tuo spazio online (ad es. file recenti, caricamenti, spam, file disponibili offline e cestino) premendo sul pulsante ≡, visibile in alto a sinistra.
Per sapere rapidamente quanto spazio hai usato e quanto te ne resta, tocca la tua immagine del profilo situata in alto a destra e prendi visione del “fumetto” annesso al pannello apertosi.
Nota: puoi spostare rapidamente un elemento in una cartella specifica, semplicemente “afferrandolo” con un tap prolungato e trascinandolo sulla directory di tuo interesse.
Come funziona la condivisione su Google Drive
Come ho avuto modo di accennarti in una delle battute precedenti di questa guida, gli elementi disponibili sul proprio spazio Google Drive possono essere condivisi con altri utenti Gmail, oppure pubblicamente. Per condividere un elemento, fai clic destro su di esso (su computer) oppure premi sul simbolo dei tre puntini corrispondente al suo nome (su smartphone e tablet), e scegli le Condividi > Condividi, oppure premi sul simbolo dell'omino, residente nel menu che va ad aprirsi.
Ora, se vuoi condividere il file con uno o più utenti tramite email, digita l'indirizzo di posta elettronica o il nome del contatto all'interno del campo di testo Persone e premi sul pulsante Fine, se necessario, per passare allo step successivo.
Adesso, non ti resta che modificare le opzioni di condivisione in base a quelle che sono le tue esigenze, mediante il menu o il pannello sottostante: a tal riguardo, puoi scegliere se gli utenti con i quali stai condividendo il file possono modificarlo (Editor), commentarlo (Commentatore) o soltanto visualizzarlo (Visualizzatore).
Per ulteriori opzioni di personalizzazione dei file da condividere, premi sull'icona dell'ingranaggio o sul simbolo dei tre puntini, che trovi in alto a destra: lì sono disponibili strumenti aggiuntivi, che ti consentono di applicare delle restrizioni nei confronti degli utenti con i quali ti appresti a condividere l'elemento scelto.
Quando hai finito, indica se inviare una notifica tramite email all'utente scelto, mediante l'apposita casella, allega un messaggio da recapitare al destinatario e premi sul pulsante Invia, oppure sul simbolo dell'aeroplanino.
Desideri condividere un file con Google Drive ma i destinatari non hanno un account Google? In questo caso, puoi optare per la condivisione diretta di un link. Per farlo, accedi nuovamente al menu Condividi così come ti ho mostrato in precedenza, premi sul simbolo dell'omino che sta in basso (solo su smartphone), seleziona il menu Con limitazioni e attiva la voce Chiunque abbia il link.
Quando hai finito, definisci le modalità di accesso al file con lo stesso criterio visto in precedenza e premi sul simbolo della catena, oppure sul bottone Copia link, per salvare il link di condivisione negli appunti; a questo punto, non ti resta che inviare il collegamento in questione a chiunque tu desideri, usando il più classico dei copia-e-incolla.
Per approfondimenti, consulta i tutorial in cui ti spiego come condividere file con Google Drive e come creare un Drive condiviso, ricchi di utili indicazioni al riguardo.
Come funziona Google Drive: Foto di Google
Esattamente come succede su qualsiasi spazio cloud, puoi usare Google Drive per condividere qualsivoglia tipologia di file, incluse le foto e i video, a prescindere dal formato in cui essi sono stati preventivamente archiviati.
Tuttavia, a tal proposito, ritengo doveroso segnalarti l'esistenza del servizio dedicato Foto di Google, o Google Foto: nel dettaglio, si tratta di un'applicazione per smartphone e tablet che, sfruttando lo spazio di archiviazione associato al proprio account Google, consente di caricare in automatico le immagini e i video acquisiti tramite la fotocamera, ma anche qualsiasi altra tipologia di immagine o filmato residente in altre cartelle del dispositivo.
L'applicazione Google Foto è disponibile per Android, iPhone e iPad, supporta l'upload automatico anche in formato ottimizzato ed è completamente gratuita; tuttavia, i file caricati tramite Google Foto erodono lo spazio complessivo disponibile su Google Drive, tienine conto. Ad ogni modo, per approfondimenti circa il servizio appena menzionato, prendi visione dei tutorial in cui ti spiego su come funziona Google Foto e su come salvare le foto su Google.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
