Come creare un documento Google
La produttività moderna passa inevitabilmente attraverso la creazione e gestione di documenti digitali: relazioni di lavoro, fogli di calcolo per il budget familiare, presentazioni per l’università o questionari per raccogliere feedback. Google ha sviluppato una suite completa di strumenti gratuiti che trasforma il tuo browser in un vero e proprio ufficio virtuale, permettendoti di scoprire come creare un documento Google senza installare software costosi sul computer.
Quello che rende speciale l’ecosistema Google è la perfetta integrazione tra tutti i suoi servizi: puoi iniziare a scrivere un documento sul computer di casa, continuare a modificarlo dal telefono durante il tragitto e finire di formattarlo dal tablet la sera, trovando sempre tutto sincronizzato e aggiornato. Inoltre, la possibilità di lavorare contemporaneamente con altre persone sullo stesso file ha rivoluzionato il modo di collaborare, eliminando definitivamente il problema delle versioni multiple e dei file inviati avanti e indietro via email.
In questa guida completa, ti accompagnerò attraverso tutti i passaggi necessari per diventare autonomo nella creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e moduli, mostrandoti anche trucchi e funzionalità avanzate che forse non conosci. Preparati a trasformare il tuo modo di lavorare con i documenti digitali: scoprirai quanto può essere semplice e gratificante creare contenuti professionali direttamente dal browser!
Indice
- Come creare un documento su Google
- Come creare un documento Google Drive
- Come creare un documento Google condiviso
- Come creare una copia di un documento Google
- Come creare un link di un documento Google
Come creare un documento su Google
Prima di addentrarci nella creazione vera e propria dei documenti Google, è importante parlare di Google One, il servizio in abbonamento di "Big G" pensato per ampliare lo spazio di archiviazione e offrire una serie di vantaggi aggiuntivi per gli utenti dei prodotti Google. Nato per sostituire e potenziare i piani di Google Drive, Google Foto e Gmail, consente di gestire più facilmente i propri file e di sfruttare feature esclusive.
Per quanto riguarda i piani e prezzi disponibili, hai diverse opzioni tra cui scegliere in base alle tue esigenze: Google AI Pro 2 TB a 21,99€ al mese o 219,99€ all’anno, Premium 5 TB a 24,99€ al mese o 249,99€ all’anno, Premium 10 TB a 49,99€ al mese e Google AI Ultra 30 TB a 139,99€ al mese per 3 mesi, poi 274,99€ al mese. Maggiori informazioni.
Documenti Google
Hai intenzione di creare un documento di testo, magari collaborativo? Allora devi rivolgerti a Documenti Google: il comodo e funzionale elaboratore di testi che offre la possibilità di creare, modificare e formattare con vari stili di scrittura (in modo simile a quanto è possibile fare con Microsoft Word). Inoltre, permette di aprire e modificare i file Word esistenti e di condividere con altre persone documenti in vari formati che vengono salvati automaticamente su Google Drive.
Per prima cosa, collegati alla pagina principale di Documenti Google e, se necessario, effettua il login con il tuo account Google digitando l’indirizzo email relativo ad esso e la password (guarda qui se non la ricordi).
Fatto ciò, avrai accesso direttamente all’interfaccia dell’elaboratore. Per digitare del testo, ti basta fare clic sulla pagina vuota e iniziare a comporre il testo con la tastiera.
In alto trovi la barra degli strumenti con tutti gli strumenti di formattazione del testo. Ancora più in alto trovi invece i menu con tutte le principali funzioni del servizio. Ad esempio, andando nel menu Modifica puoi annullare e ripetere l’ultima operazione compiuta; mentre cliccando sulla voce Inserisci puoi inserire nel testo, disegni, immagini, tabelle, grafici e caratteri speciali.
Andando, poi, su Formato > Testo hai la possibilità di modificare la formattazione del testo (metterlo in grassetto, sottolinearlo, barrarlo e così via; per modificare il font preimpostato premi sulla voce Arial, in alto, e scegli quello che ritieni più opportuno dal menu).
Se vuoi scaricare una copia del file sul tuo PC, puoi farlo cliccando sulla voce File posta in alto a sinistra e poi sulla voce Scarica. Puoi scegliere tra vari formati di output, come PDF, DOCX ed ePub.
Se preferisci lavorare da mobile, puoi scaricare l’app dedicata per Android e iOS/iPadOS. Una volta avviata dalla schermata Home, dal cassetto delle applicazioni o dalla Libreria app, per creare un nuovo documento puoi procedere in questo modo: solo su iOS/iPadOS dovrai compilare il campo Nome file sostituendo Documento senza titolo con il titolo desiderato, quindi premere Crea per creare il nuovo documento.
A questo punto, potrai digitare il testo usando la tastiera del dispositivo, modificare la formattazione usando la barra che appare appena sopra la tastiera, annullare o ripristinare i cambiamenti usando le frecce in alto e accedere a funzioni aggiuntive toccando i tre puntini in alto a destra per creare una copia, renderlo disponibile offline, contare le parole e molto altro.
Fogli Google
Come dici? Hai necessità di presentare un elaborato basato su alcuni dati e ti stai chiedendo come raccoglierli in modo ordinato? In questo caso puoi usare l’applicazione Web Fogli Google. Si tratta di uno strumento che ti dà la possibilità di creare e modificare fogli di calcolo (in modo abbastanza simile a Microsoft Excel con il quale, tra l’altro, l’applicazione è compatibile; il che significa che potrai aprire e modificare file Excel con Google Fogli) e condividere questi ultimi con i tuoi contatti.
Qui di seguito ti mostrerò come creare un documento con questo servizio prima da computer e poi da dispositivi mobili. Da computer, prima di tutto apri la pagina principale dell’applicazione Web e, se necessario, effettua il login con il tuo account Google inserendo negli appositi campi di compilazione prima l’indirizzo email e poi la password dell’account.
A questo punto, per creare un nuovo foglio di lavoro, premi sulla voce + Foglio di lavoro vuoto posta in alto a sinistra oppure, in alternativa, scegli uno dei modelli preimpostati che ti vengono proposti in alto (Elenco delle cose da fare, Budget annuale, Budget mensile e così via). Adesso che hai il foglio di lavoro di fronte, puoi iniziare a compilare le varie celle in cui quest’ultimo è diviso.
In alto trovi le principali voci del menu, più in basso la toolbar per formattare celle e valori. Premendo sui pulsanti delle frecce poste in alto a sinistra puoi annullare o ripetere l’ultima operazione effettuata mentre cliccando sulla voce Modifica, in alto, puoi eliminare celle, righe o colonne cliccando sulle apposite voci nel menu.
Premendo sulla voce Inserisci, in alto, puoi aggiungere immagini, grafici, disegni e nuove colonne, righe e celle. Cliccando sulla voce Foglio di lavoro senza nome e digitando del testo, puoi assegnare un nome al documento. Cliccando sugli appositi pulsanti posti sotto le voci che ho appena menzionato potrai modificare la formattazione del testo che inserisci di volta in volta nelle celle (font, dimensione carattere, grassetto, corsivo e così via). Infine, per creare un nuovo foglio di lavoro all’interno dello stesso documento, ti basta cliccare sull’icona + posta nell’angolo in basso a sinistra.
Anche in questo caso, tutte le modifiche che apporterai al documento saranno salvate in automatico dal sistema e per questa ragione non è presente un’opzione specifica per il salvataggio manuale. Per scaricare il documento in locale, invece, pigia sulla voce File (in alto a sinistra) e poi sulla voce Scarica. Potrai ottenere un documento in PDF, XLSX, ODS e altri formati.
Se hai intenzione di utilizzare Google Fogli da smartphone o tablet dovrai necessariamente scaricare la relativa app da Play Store o App Store.
Una volta avviata ed eseguito l’accesso in quest’ultima, premi sul pulsante + collocato in basso a destra e poi fai tap sulla voce Nuovo foglio di lavoro (o sulla voce Scegli un modello, se vuoi utilizzare uno schema preimpostato). L’interfaccia dell’app è simile a quella della controparte su computer.
Per iniziare a compilare le celle, ti basta fare tap su ognuna di esse. In questo modo verranno visualizzati anche gli strumenti di formattazione del testo (per visualizzarli premi sull’icona A** posta in alto a destra).
Per annullare o ripetere l’ultima operazione eseguita, fai tap sulle icone delle frecce che trovi in alto a sinistra; se vuoi inserire un’immagine, un link o un commento, premi sull’icona + posta in alto a destra. Per aggiungere un nuovo foglio di lavoro all’interno dello stesso documento, premi invece sull’icona + posta in basso a destra; per le altre voci del menu (Trova e sostituisci, Esplora, Convalida dei dati) fai tap sull’icona ⁝ posta in alto a destra.
Come dici? Vuoi sapere come si aggiunge un grafico? In questo caso ti consiglio questo mio tutorial dedicato interamente al tema.
Presentazioni Google
Se devi creare delle presentazioni accattivanti per il lavoro o lo studio, Presentazioni Google è senza dubbio la soluzione ideale per realizzare slideshow professionali direttamente dal browser.
Per iniziare a lavorare con la versione online, avvia il browser che preferisci (es. Google Chrome), collegati al sito Presentazioni Google e, se necessario, effettua il login con il tuo account Google.
A questo punto, puoi scegliere se creare una nuova presentazione cliccando sul riquadro + Presentazione vuota oppure utilizzare uno dei modelli predefiniti disponibili, come ad esempio Portfolio o altri layout professionali.
Una volta all’interno dell’editor, per personalizzare la tua presentazione ti basta fare clic sul testo predefinito presente nelle slide per sostituirlo con quello che preferisci.
Se vuoi aggiungere nuove diapositive al tuo progetto, premi sul pulsante + che trovi in alto a sinistra. Per modificare o correggere eventuali errori, puoi utilizzare i tasti freccia presenti nella barra degli strumenti per annullare o ripristinare le modifiche apportate.
La barra dei menu in alto ti permetterà di accedere a funzioni aggiuntive molto utili: dal menu Inserisci potrai aggiungere tabelle, forme geometriche, grafici e molti altri elementi per rendere più coinvolgente la tua presentazione. Quando il tuo lavoro è completato e sei pronto per mostrarlo, premi sul tasto Presenta che trovi in alto a destra per avviare la presentazione a schermo intero. Se desideri salvare il tuo lavoro in locale, vai nel menu File in alto a sinistra, seleziona Scarica e scegli il formato desiderato, ad esempio PDF.
Per quanto riguarda i dispositivi mobili, puoi scaricare l’app dedicata per Android e iOS/iPadOS. Dopo averla avviata, per creare una nuova presentazione premi il tasto + che si trova in basso a destra. Solo su Android avrai la possibilità di scegliere tra Scegli un modello o Nuova presentazione mentre su iOS/iPadOS potrai procedere direttamente alla creazione.
L’interfaccia mobile ti permette di utilizzare le icone nella barra in basso per aggiungere facilmente testi, immagini, forme e altri elementi alle tue slide. Quando vuoi visualizzare il risultato del tuo lavoro, premi il pulsante Play che trovi in alto per riprodurre la presentazione che hai creato.
Il bottone + sempre in alto ti consente di aggiungere nuove diapositive in qualsiasi momento. Infine, toccando i tre puntini in alto a destra potrai accedere a opzioni aggiuntive come stampare, condividere, esportare in diversi formati o rendere la presentazione disponibile offline per lavorarci anche senza connessione Internet.
Moduli Google
Se hai necessità di raccogliere informazioni, feedback o creare quiz interattivi, imparare come creare un documento Google Moduli rappresenta una competenza davvero preziosa per organizzare al meglio la raccolta dati. Google Moduli, la comoda applicazione Web del colosso di Mountain View, è la soluzione che fa al caso tuo se vuoi realizzare in modo immediato quiz, sondaggi e questionari a risposta multipla da condividere con altre persone. Anche per utilizzare quest’applicazione avrai bisogno di un account Google (e un qualsiasi browser di navigazione).
Al momento in cui scrivo non è presente un’applicazione apposita per dispositivi mobili; ad ogni modo le istruzioni che ti fornirò sono valide anche per questi ultimi (il funzionamento della variante per browser mobile di quest’applicazione è quasi del tutto analogo a quello della controparte computer, l’unica differenza è che non sono presenti modelli preimpostati).
Per iniziare, apri dunque la pagina di creazione modulo e, se non lo hai già fatto precedentemente, effettua l’accesso con il tuo account digitando l’indirizzo email e la password relativi ad esso.
Successivamente, fai clic sulla voce + Modulo vuoto posta in alto a sinistra (quella con l’icona +) oppure, se preferisci, puoi anche selezionare uno dei modelli preimpostati (Informazioni di contatto, Invito alla festa, Registrazione all’evento e così via) facendo clic sulle rispettive anteprime. Digitando del testo nel campo Modulo senza titolo situato in alto, puoi assegnare un titolo al modulo che stai creando.
Premendo, invece, sulla voce Scelta multipla posta a destra puoi impostare il tipo di sondaggio scegliendo tra quelli che ti vengono proposti nell’elenco (Risposta breve, Caselle di controllo, Scala lineare: fai diverse prove per trovare quello più adatto alle tue esigenze). Digitando del testo nei campi in basso puoi inserire le varie domande e opzioni di scelta, a seconda del questionario che intendi creare.
Se vuoi inserire una nuova domanda, clicca sull’icona + in cima alla colonna di pulsanti di destra; puoi anche aggiungere video, immagini e nuove sezioni al questionario, facendo clic sugli appositi pulsanti collocati nella stessa colonna (se utilizzi la versione smartphone o tablet del servizio, troverai questi pulsanti disposti in basso). Premendo sull’interruttore accanto alla voce Obbligatorio posta in basso potrai rendere la risposta alle domande obbligatoria per le persone a cui invierai il sondaggio.
Per inviare il sondaggio, fai clic sul pulsante Invia/Pubblica collocato in alto a destra (da dispositivo mobile premi sull’icona del triangolo in alto a destra), scegli l’opzione di condivisione a te più congeniale (tramite email o link) e pigia sul tasto Invia/Pubblica.
Una volta effettuato l’invio, potrai visualizzare le risposte accedendo nuovamente al modulo (lo troverai in elenco appena effettuerai il login a Google Moduli come ti ho indicato sopra) e cliccando sulla voce Risposte posta in alto a destra, nel modulo stesso.
È presente anche la scheda Impostazioni tramite il quale puoi personalizzare diverse opzioni, come la possibilità di trasformare il modulo in un quiz.
Come creare un documento Google Drive
Ora che conosci i vari strumenti disponibili, vediamo come creare un documento su Google Drive in modo rapido e intuitivo. Per iniziare, avvia il browser preferito e collegati al sito di Google Drive. Se necessario, effettua il login con il tuo account Google inserendo le credenziali richieste.
Una volta all’interno dell’interfaccia di Drive, per creare un nuovo documento hai diverse opzioni a disposizione. La prima consiste nel fare clic sul pulsante + Nuovo che trovi in alto a sinistra, quindi selezionare dal menu a tendina che appare il tipo di documento che desideri creare: Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google, Moduli Google o altro documento che vuoi creare in modo vuoto.
In alternativa, puoi posizionare il puntatore del mouse sulla freccia destra in corrispondenza del tipo di documento scelto e selezionare Da un modello per utilizzare un layout predefinito oppure da Quiz vuoto nel caso dei moduli.
Se preferisci utilizzare le scorciatoie da tastiera per velocizzare il processo, puoi sfruttare alcune combinazioni molto comode: premi Alt+C (su Windows) o ctrl+c (su macOS) seguito da T per creare rapidamente un nuovo Documento Google, Alt+C/ctrl+c seguito da S per Fogli Google, Alt+C/ctrl+c seguito da P per Presentazioni Google o Alt+C/ctrl+c seguito da O per Moduli Google. Queste combinazioni ti permetteranno di avviare la creazione di documenti senza dover navigare nei menu.
Se lavori prevalentemente da smartphone e tablet, puoi avviare l’app di Google Drive per Android o iOS/iPadOS, premere sul pulsante + che si trova in basso a destra e selezionare dal menu che compare Presentazioni Google, Fogli Google o Documenti Google in base alle tue necessità.
Una volta effettuata la scelta, potrai seguire le indicazioni fornite nei capitoli precedenti in base al tipo di documento scelto per personalizzarlo e completarlo secondo le tue esigenze.
Come creare un documento Google condiviso
La possibilità di creare documenti condivisi è una delle funzionalità più potenti e apprezzate dell’ecosistema Google, permettendo la collaborazione in tempo reale tra più utenti sullo stesso file. Se vuoi approfondire tutti gli aspetti tecnici e le migliori pratiche per la gestione dei documenti condivisi, ti consiglio di consultare questa guida dedicata per avere maggiori informazioni dettagliate su come ottimizzare la collaborazione e gestire al meglio le autorizzazioni.
Come creare una copia di un documento Google
A questo punto, se hai necessità di duplicare un documento esistente per utilizzarlo come base per un nuovo progetto, la procedura per creare una copia varia leggermente in base al tipo di documento Google che stai utilizzando. Per Documenti Google e Fogli Google, una volta aperto il documento di cui creare una copia, clicca sul menu File in alto a sinistra e seleziona Crea una copia dal menu proposto.
Per quanto riguarda Presentazioni Google, una volta aperto il documento di cui creare una copia, seleziona Crea una copia dal menu che appare, quindi scegli se duplicare Tutta la presentazione o solo le Diapositive selezionate in base alle tue esigenze specifiche.
Per i Moduli Google la procedura è leggermente diversa: una volta aperto il modulo da clonare, fai clic sui tre puntini in alto a destra e seleziona Crea una copia dal menu che appare.
Ora, indipendentemente dal tipo di documento, potrai modificare il campo Nome per assegnare un titolo diverso alla copia, fare clic sulla cartella predefinita (es. Il mio Drive) sotto la voce Cartella per cambiarla e scegliere una destinazione diversa.
Inoltre, potrai aggiungere o meno le spunte a opzioni come Condividilo con le stesse persone, Copia commenti e suggerimenti/Copia commenti, Includi suggerimenti e commenti risolti/Includi commenti risolti e Rimuovi tutte le note del relatore (quest’ultima disponibile solo su Presentazioni Google). Infine, premi il pulsante Crea una copia per completare l’operazione.
Se preferisci lavorare da dispositivi mobili, dopo aver avviato l’app dedicata (es. Documenti), cerca il documento da clonare e tocca i tre puntini in corrispondenza del titolo, quindi seleziona Crea una copia dal menu che compare.
Su Android, modifica il campo Titolo documento con il nuovo titolo desiderato, fai tap sulla cartella predefinita (es. Il mio Drive) per cambiarla se necessario, e premi Ok per confermare l’operazione.
Su iOS/iPadOS la procedura è leggermente più articolata: dopo aver toccato i tre puntini in alto a destra, fai tap sull’icona della matita accanto a Copia di [titolo documento originale], modifica il campo Nome con il nuovo titolo e premi Rinomina.
Successivamente, tocca la freccia rivolta verso sinistra in alto per tornare indietro, sfiora nuovamente sui tre puntini accanto al titolo del documento, seleziona Sposta dal menu proposto, scegli la nuova cartella di destinazione e conferma toccando Sposta qui in basso a destra.
Come creare un link di un documento Google
Per concludere, se hai necessità di condividere rapidamente un documento creando un collegamento diretto, la procedura per generare il link varia leggermente in base al servizio utilizzato. Per Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google, apri il documento di cui desideri creare il collegamento, clicca sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso accanto al tasto Condividi in alto a destra e seleziona Copia link dal menu che appare per copiare automaticamente il collegamento negli appunti del sistema.
Per quanto riguarda Moduli Google, la procedura è leggermente diversa: apri il modulo per il quale vuoi generare il link, premi sul pulsante Invia che trovi in alto a destra, fai clic sull’icona della graffetta in corrispondenza di Invia via, quindi clicca su Abbrevia URL se desideri abbreviare l’indirizzo per renderlo più facilmente condivisibile e infine premi il bottone Copia per copiarlo negli appunti.
Fatto ciò, se operi da mobile, la procedura risulta ancora più semplice: avvia l’app dedicata (es. Documenti), cerca il documento di cui copiare il link, tocca i tre puntini in corrispondenza del titolo e seleziona Copia link dal menu che compare per copiarlo automaticamente negli appunti del dispositivo.
Infine, potrai incollare il collegamento in qualsiasi app per chattare (es. WhatsApp), email o social network per condividerlo rapidamente con colleghi, amici o collaboratori.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
