Come creare un Drive condiviso
Devi condividere uno o più documenti con i tuoi colleghi di lavoro e, per riuscirci, hai pensato di rivolgerti a Google Drive: il noto servizio di cloud storage del colosso di Mountain View che offre 15GB di spazio gratuito (con opzioni a pagamento per espanderlo) ed è disponibile per tutte le principali piattaforme, sia desktop che mobile. Che dire? Hai avuto un'ottima idea!
Se stai leggendo questa guida, però, mi sembra di capire che tu abbia qualche difficoltà nel portare a termine l'operazione che hai in mente. In tal caso, non preoccuparti: se vuoi, posso spiegarti io come creare un Drive condiviso illustrandoti sia come creare uno spazio di archiviazione online condiviso su Google Drive che come creare un singolo documento condiviso.
Sei pronto per iniziare? Sì? Benissimo! Allora mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
- Come creare un Drive condiviso su Google
- Come creare un Drive condiviso su Gmail
- Come creare un file Drive condiviso
- Come creare un Drive condiviso per foto
- Come creare un calendario condiviso su Drive
Come creare un Drive condiviso su Google
Usi un account di lavoro e vuoi uno spazio comune per il tuo team? Allora quello che ti serve è un vero Drive condiviso, che può creare solo chi ha Google Workspace (Business Starter compreso), a patto che l'amministratore non abbia disattivato la creazione.
In cosa è diverso da una semplice cartella condivisa? I suoi file appartengono al team e non ai singoli utenti, e restano lì anche quando un membro esce.
Se invece hai un account @gmail.com, non puoi crearne uno, e la soluzione è la cartella condivisa che ti spiego più avanti. Altrimenti, nel prossimo capitolo vediamo come crearlo dal computer e in quello successivo dal cellulare.
Da PC
Hai un account Workspace e vuoi sapere come creare un nuovo Drive condiviso dal computer? Accedi a Google Drive dal browser e clicca sulla voce Drive condivisi nel menu a sinistra. Se non hai ancora nessun Drive condiviso, nella pagina vuota trovi il pulsante Crea un Drive condiviso. Premilo, digita il nome nel riquadro Nuovo Drive condiviso e conferma con Crea.
A questo punto, per invitare i colleghi, seleziona Gestisci membri in alto a destra e scrivi il loro indirizzo nel campo Aggiungi persone e gruppi. Scegli poi il ruolo nel menu, lascia spuntata la casella Invia notifiche, se vuoi avvisarli, e premi Invia.
I ruoli disponibili sono Visualizzatore, Commentatore, Collaboratore (aggiunge, modifica e condivide file), Gestore dei contenuti (aggiunge, modifica, sposta, elimina e condivide contenuti) e Gestore (gestisce contenuti e persone).
Chi crea il Drive è Gestore, mentre ai nuovi membri viene proposto Gestore dei contenuti. Fai attenzione, perché questo ruolo permette anche di eliminare i contenuti, e a chi deve solo aggiungere, modificare e condividere file basta Collaboratore.
Per riempire il Drive, aprilo e usa il pulsante Nuovo, che propone Nuova cartella, Caricamento file, Caricamento cartella e i documenti Google, oppure trascina i file al suo interno. La freccia accanto al nome del Drive, infine, apre un menu con Gestisci i membri, Impostazioni, Rinomina e altre voci, utile se vuoi rivedere i membri in un secondo momento.
Da smartphone e tablet
Vuoi sapere come creare un Drive condiviso sul cellulare? Su Android e su iPhone il percorso è lo stesso. Apri l'app di Google Drive, tocca la scheda File in basso e sfiora la scheda Drive condivisi in alto, perché nel menu laterale questa voce non c'è.
Pigia poi sul pulsante +, scrivi il nome nel riquadro Nuovo Drive condiviso e premi Crea. Il campo è già compilato con Drive condiviso senza titolo, da sostituire. Tieni presente che, se l'amministratore ha attivato la gestione dei dispositivi, sul telefono può essere richiesto un blocco schermo per usare Drive con l'account di lavoro.
Per i membri si parte dai tre puntini del Drive. Su Android trovi le voci Aggiungi membri e Gestisci i membri. Su iPhone tocca Aggiungi membri, digita l'indirizzo, scegli il ruolo fra quelli visti nel capitolo precedente (come sul Web, viene proposto Gestore dei contenuti) e premi Invia.
Il + dentro il Drive, infine, serve ad aggiungere i contenuti. Su Android propone Cartella, Carica, Scansiona e i documenti Google, mentre su iPhone apre il menu Nuovo con Carica file, Scansiona documento, Scatta foto, Crea cartella e i documenti Google.
Come creare un Drive condiviso su Gmail
Con un account @gmail.com il Drive condiviso vero non c'è. Se ti stai chiedendo come creare un Drive condiviso con altre persone, la soluzione è creare una cartella su Google Drive e condividerla con altri utenti (anche coloro che non hanno un account Google).
Si può fare sia da PC che da smartphone e tablet. Chiaramente, tutti i file che inserirai all'interno della cartella condivisa saranno accessibili agli utenti a cui è consentito visualizzare e/o modificare quest'ultima.
Se vuoi ottenere questo risultato agendo da PC, devi accedere a Google Drive dalla sua pagina principale, creare la cartella di tuo interesse e condividerla con altri utenti, tramite l'apposita funzione offerta dal servizio.
Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dalla sua pagina principale, fai clic sul pulsante (+) Nuovo (in alto a sinistra) e seleziona la voce Nuova cartella nel menu apertosi. Nel riquadro Nuova cartella che è comparso a schermo, digita il nome che intendi assegnare alla cartella, avvalendoti dell'apposito campo di testo, e clicca sul bottone Crea.
In questo modo, la cartella che hai creato figurerà nella sezione Il mio Drive, insieme alle altre cartelle.
Per condividerla, clicca col tasto destro sul suo nome, seleziona le voci Condividi > Condividi presenti nel menu contestuale e, nel riquadro che si apre, specifica il nome o l'indirizzo email delle persone con cui condividere la cartella, avvalendoti del campo di testo Aggiungi persone, gruppi, spazi ed eventi di calendario.
Tramite il menu che compare a destra del campo dopo aver scritto l'indirizzo, puoi decidere se permettere agli utenti con cui hai scelto di condividere la cartella di visualizzarla senza apportare modifiche alla stessa, di commentarla soltanto o di concedere loro il permesso di modificarla, selezionando rispettivamente le voci Visualizzatore, Commentatore o Editor, che è il ruolo predefinito.
Quando sei pronto per farlo, inoltra poi l'invito di condivisione della cartella, cliccando sul pulsante azzurro Invia presente sempre nel riquadro apertosi poc'anzi.
Hai bisogno di condividere una cartella creata su Google Drive con utenti che non hanno creato un account Google? Invece di scrivere i nomi nell'apposita casella in alto alla finestra di condivisione, in Accesso generale apri il menu Con limitazioni, scegli Chiunque abbia il link e seleziona il ruolo nel menu a destra.
Senza questo passaggio, il link non funziona per chi non ha accesso. Usa poi il pulsante Copia link che trovi in basso a sinistra, in modo da ottenere un link che potrai inviare a chiunque, con i medesimi ruoli già menzionati, e chiudi con Fine.
Se preferisci sapere come creare un Drive condiviso sul cellulare (o sul tablet), in questo caso una cartella condivisa, tutto ciò che devi fare è avviare la creazione di una nuova cartella dall'app di Drive, richiamare l'apposita funzione di condivisione e scegliere con chi condividere la cartella e in che modo.
Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dall'app ufficiale del servizio per Android o iOS/iPadOS, fai tap sul pulsante + situato in basso a destra e seleziona la voce Cartella presente nel menu (Crea cartella su iPhone).
Nel riquadro che ti viene mostrato, digita poi il nome della cartella nell'apposito campo di testo (Nuovo nome, su iPhone) e pigia sulla voce Crea, per proseguire.
Fatto ciò, pigia sull'icona dei tre puntini situata in corrispondenza della cartella di tuo interesse, seleziona la voce Condividi dal menu contestuale e, da qui in avanti, procedi come descritto per la versione Web. Per condividere il link, invece, dopo aver pigiato sull'icona dei tre puntini, scegli la voce Copia link, per poi incollarlo e condividerlo come preferisci.
Perché il link funzioni anche per chi non ha accesso, prima di inviarlo tocca i tre puntini seguiti dalla voce Gestisci accesso. Su Android, pigia poi su Modifica sotto Accesso generale e sulla freccia accanto a Con limitazioni, per cambiare le impostazioni a Chiunque abbia il link.
Su iPhone il pulsante Modifica non c'è, quindi tocca la riga Accesso generale e seleziona la stessa voce. In entrambi i casi scegli poi il ruolo, fra i tre già visti, e la modifica vale subito.
Come creare un file Drive condiviso
Adesso vediamo come creare un documento condiviso su Drive, quindi come condividere un singolo documento anziché un'intera cartella su Google Drive. Anche in questo caso, potrai agire sia da desktop che da mobile.
Se vuoi sapere come creare un file condiviso su Drive da PC, devi semplicemente caricare il file di tuo interesse su Google Drive e renderlo condivisibile in modo analogo a quanto visto prima nel capitolo dedicato alle cartelle.
Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dalla sua pagina principale e, a seconda delle tue necessità, crea un nuovo file o caricane uno dal tuo computer, tramite il pulsante (+) Nuovo posto in alto a sinistra. Da qui, procedi esattamente come per la cartella, sia da PC che da mobile.
Anche per ottenere il link di un file, sia da browser sia da app, la procedura è quella vista nel capitolo precedente.
Se invece vuoi creare un file da zero, modificabile da entrambe le parti, puoi rivolgerti a Documenti di Google.
Questo servizio è un editor di testo che puoi usare gratuitamente per creare file se hai un profilo Google. Per utilizzarlo basta andare su questa pagina (ma è disponibile anche come app per Android e iOS/iPadOS) e accedere con il proprio profilo, qualora necessario.
Una volta nella Home, premi sul pulsante Documento vuoto, nella sezione Crea un nuovo documento (+ > Nuovo documento su mobile), per poi creare il tuo file usando l'editor disponibile in pagina. Su iPhone ti verrà chiesto subito il nome, da confermare con Crea.
Quando hai finito, lo puoi condividere premendo sul pulsante Condividi in alto a destra. Se il documento non ha un nome, compare prima il riquadro Nome, dove scriverlo e cliccare su Salva.
Da mobile trovi Condividi in Altre opzioni > Condividi ed esporta su Android, mentre su iPhone, dopo aver chiuso la modifica con la spunta in alto a sinistra, lo trovi in Altre azioni > Condividi ed esporta.
Da qui, su PC, scegli, proprio come per i file di Google Drive, eventuali nominativi con cui condividere il file usando la casella in alto, oppure, se chi riceve il link non ha accesso, scegli Chiunque abbia il link nel menu a tendina Con limitazioni e genera il link facendo clic sul pulsante Copia link.
Sulle app, invece, Con limitazioni sta in Gestisci accesso, in fondo alla schermata Condividi, e su iPhone, in Gestisci accesso, trovi l'icona del link in alto a destra. Per altri dettagli sui documenti di Google, ti lascio alla mia guida sul tema.
Come creare un Drive condiviso per foto
Vuoi sapere come creare un Drive condiviso per foto? Allora sappi che non c'è alcuna reale differenza tra una cartella classica o una foto.
La procedura prevede che tu, accedendo al tuo Google Drive, vada a caricare le foto nel drive in forma libera (quindi sul pulsante Nuovo > Caricamento file da PC, + > Carica su Android o + > Carica file su iPhone, dove poi scegli fra Foto e video e Sfoglia) e, in seguito, tu vada a condividere l'accesso a quella cartella o a quel file come visto per gli altri.
Ma non è questa l'unica opzione possibile. Ti ricordo infatti che c'è anche Google Foto (Android/iOS/iPadOS), un servizio che con Google Drive condivide solo lo spazio dell'account. È l'app nella quale (probabilmente) conservi le tue foto se usi uno smartphone Android o (meno probabile) un iPhone.
In questo caso, specialmente se hai il backup dei file attivo, non sarà più necessario andare a creare un'apposita cartella da Google Drive, ma potrai fare tutto internamente all'app Google Foto. Per farlo, è semplicissimo, basta aprire l'app in questione, per poi navigare all'interno degli album alla ricerca del file da condividere.
Qui fai un tap prolungato sulla foto che vuoi condividere, poi premi sul pulsante Condividi > Crea link (su iPhone, Condividi e, nel foglio di sistema che si apre, Ottieni link).
Come noterai, ci sarà un tempo di caricamento più o meno lungo con i file che verranno caricati su Google Foto, dopo il quale il link verrà copiato automaticamente e dovrai semplicemente incollarlo per condividere le foto.
Ma se invece di una foto volessi condividere un album? Più o meno è la stessa cosa, con la differenza che dovrai prima creare l'album. Per farlo, dopo aver aperto l'app premi sul menu Raccolte seguito dalle voci Album > Visualizza tutto > Nuovo album.
Qui dai un titolo al medesimo nel campo Aggiungi un titolo, poi tocca il pulsante Seleziona foto (Seleziona le foto su iPhone), scegli quali foto dalla memoria del telefono mettere in questo album e conferma con Aggiungi.
Una volta che hai fatto, su Android premi sul pulsante Condividi > Ottieni link > Crea link (accanto a Ottieni link trovi anche Mostra codice QR) e poi incolla il link automaticamente generato e copiato nelle app di messaggistica per la condivisione.
Su iPhone, invece, il pulsante è Condividi album, e Ottieni link sta nel foglio di sistema che si apre. Per maggiori dettagli su come funziona Google Foto, ti lascio alla mia guida sul tema.
Come creare un calendario condiviso su Drive
Stai cercando il modo di creare un calendario condiviso su Drive, ma non riesci a trovare la funzione giusta? Devo farti una precisazione importante, perché il calendario condiviso non si crea da Google Drive, ma da Google Calendar. Calendar, tra l'altro, non si appoggia allo spazio di Google Drive, e per questa operazione Drive non ti serve.
Se vuoi avere un calendario in comune con altre persone, è da Google Calendar che devi partire. La procedura te l'ho spiegata nella mia guida su come creare un calendario condiviso, alla quale ti rimando.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
