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Google Calendar: come funziona

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La tecnologia ha rivoluzionato ogni aspetto della nostra vita, compreso il modo in cui gestiamo i nostri impegni. Se fino a qualche anno fa i calendari tascabili e le agendine erano il metodo principale per annotare un appuntamento o un evento, oggi le cose sono decisamente cambiate e, infatti, un numero sempre maggiore di utenti scrive i propri impegni nelle agende elettroniche offerte dai colossi del Web: Apple, Google, Microsoft, etc. Queste agende virtuali non solo permettono di annotare i propri impegni direttamente dal proprio smartphone, dal proprio tablet o dal proprio PC, ma consentono addirittura di sincronizzare i propri eventi su tutti i propri dispositivi e condividerli con altri utenti.

Visto che già sei qui, che ne dici se ti spiego come funziona Google Calendar? Come probabilmente già saprai, si tratta di un servizio integrato nell’ecosistema Google, che può essere utilizzato per gestire i propri impegni in modo facile, veloce e intuitivo. È completamente gratuito, l’unico requisito necessario al suo utilizzo è un account Google, quindi se non hai ancora un account di questo tipo, rimedia subito mettendo in pratica quanto scritto nella mia guida su come creare un account Google.

Allora, sei pronto per iniziare? Perfetto, allora mettiti bello comodo e concentrati sulla lettura di questo tutorial. Come potrai notare al termine di questa lettura, utilizzare Google Calendar è semplicissimo e, grazie a questo servizio, gestire i tuoi impegni sarà decisamente più facile e, perché no, anche un po’ più divertente.

Indice

Creare un evento su Google Calendar

La prima operazione che devi imparare a eseguire per utilizzare al meglio Google Calendar è quella di creare un evento. Per fare ciò, esegui l’accesso al tuo account Google facendo clic qui, clicca poi sul simbolo (+) e, nel menu che compare a schermo, inserisci la descrizione del tuo impegno nel campo Aggiungi titolo (es. Pranzo con Luca o Visita dal dottore). Dopodiché seleziona il giorno in cui si svolge l’evento che stai creando, l’ora, la sua durata, etc. utilizzando i pulsanti che visualizzi a schermo (proprio sotto il campo “Aggiungi titolo”).

Se vuoi arricchire l’evento inserendo ulteriori dettagli, utilizza i comandi che si trovano sotto la voce Dettagli evento: clicca quindi sul campo Aggiungi posizione per inserire il luogo in cui dovrai recarti per partecipare all’evento; aggiungi una notifica all’evento cliccando sui comandi situati accanto al simbolo della campanella; aggiungi un allegato cliccando sul simbolo della graffetta e/o aggiungi una descrizione utilizzando l’editor che visualizzi a schermo.

Nella sezione Invitati, invece, inserisci il nome o l’indirizzo e-mail degli utenti che vuoi invitare all’evento: in questo modo riceveranno tutti un messaggio contenente l’invito. Se l’invito verrà accettato, riceverai una comunicazione via e-mail. Quando avrai finito di impostare tutti questi parametri, fai clic sul bottone Salva per salvare l’evento appena creato in Google Calendar.

La procedura che ti ho appena descritto può essere eseguita sia su PC che su un dispositivo mobile utilizzando l’app di Google Calendar per Android e iOS. Eseguendo la procedura da mobile, però, devi fare un passaggio ulteriore per creare un evento: pigiare sul simbolo (+), premere poi sulla voce Evento nel menu che compare e, infine, creare l’evento compilando i campi visualizzati a schermo.

Condividere il calendario con altri utenti

Google Calendar permette di condividere facilmente i propri calendari con i componenti della propria famiglia, i propri amici, i propri colleghi di lavoro e qualsiasi altro utente del servizio. Allo stato attuale, però, questa operazione può essere eseguita soltanto da PC.

Per condividere un calendario con altri utenti, apri innanzitutto Google Calendar eseguendo l’accesso con le credenziali del tuo account Google e individua la sezione I miei calendari che è situata sulla sinistra (se non vedi i tuoi calendari, fai clic sul simbolo della freccia per espandere il menu). Dopodiché fai clic sul simbolo (…) situato accanto al nome del calendario che vuoi condividere e, nel menu che si apre, fai clic sulla voce Impostazioni e condivisione.

Nella pagina che viene aperta, individua la sezione Condividi con persone specifiche (è situata un po’ più in basso), fai clic sulla voce Aggiungi persone e, nel riquadro che compare, inserisci l’e-mail o il nome della persona con cui vuoi condividere il calendario. Dopodiché clicca sulla voce Invia per invitare un utente ad accettare il tuo invito di condivisione del calendario.

Una volta che avrai condiviso un calendario con un utente, clicca sul simbolo della freccia che si trova in corrispondenza del suo nome e seleziona una delle impostazioni di condivisione disponibili: Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli), per permettere all’utente di visualizzare solo alcune informazioni del calendario condiviso; Vedere tutti i dettagli dell’evento, per consentire la visione di tutte le informazioni riguardanti il calendario; Apportare modifiche agli eventi, per permettere all’utente di modificare gli eventi o Apportare modifiche e gestire opzioni di condivisione, per permettere all’utente di modificare gli eventi e consentirgli di gestire le opzioni di condivisione disponibili.

Sincronizzare Google Calendar con i propri dispositivi

Vorresti sincronizzare Google Calendar con i tuoi dispositivi, ma non sai come procedere? Niente di più semplice. Scarica sul tuo dispositivo Android o iOS l’app ufficiale di Google Calendar e poi esegui l’accesso con le credenziali del tuo account Google.

  • Premi qui per scaricare Google Calendar su Android.
  • Premi qui per scaricare Google Calendar su iOS (iPhone, iPad o iPod touch).

Dopo aver scaricato Google Calendar sul tuo dispositivo, apri l’applicazione, scorri le pagine informative che compaiono al suo avvio e fai tap sul bottone OK. Dopodiché effettua l’accesso inserendo le tue credenziali negli appositi campi e pigia sul bottone Accedi (se hai già scaricato qualche app di Google sul tuo dispositivo e hai effettuato l’accesso con le tue credenziali, l’app potrebbe farti accedere in modo automatico).

Ad accesso effettuato, tutti gli eventi che si trovano sul tuo account Google, verranno automaticamente sincronizzati sul tuo dispositivo Android o iOS. Non è fantastico?

Se hai a disposizione un iPhone o un iPad e vuoi visualizzare gli eventi Google Calendar nell’applicazione Calendario installata “di serie” su tutti dispositivi della “mela morsicata”, recati nelle Impostazioni di iOS (l’app con l’icona grigia a forma di ingranaggio collocata nella schermata Home), fai tap sulla voce Account e password > Aggiungi account > Google e inserisci le tue credenziali d’accesso a Google nei campi che visualizzi a schermo.

Non appena avrai eseguito l’accesso al tuo account Google, sposta su ON la levetta dell’interruttore situata accanto alla voce Calendari (dovrebbe essere già spostata su “ON” di default) e fai tap sulla voce Salva che è situata in alto a destra.

Successivamente apri l’app Calendario, fai tap sulla voce Calendari e, come puoi ben notare, nell’applicazione sono stati aggiunti e sincronizzati tutti gli eventi presenti in Google Calendar.

Esportare e importare eventi in Google Calendar

Vuoi importare gli eventi che hai salvato nel tuo calendario su Google Calendar? Beh, in tal caso devi per prima cosa esportare gli eventi dal calendario (es. calendario di Apple o il calendario di Outlook) e poi importarli in Google Calendar. Ora ti spiego io come fare.

Per prima cosa, apri l’applicazione calendario in cui hai salvato i tuoi eventi e cerca l’opzione che permette di eseguire l’esportazione dei file dall’app calendario che stai utilizzando (es. se utilizzi l’app Calendario di macOS, basta che tu ti rechi in File > Esporta > Esporta…). I file dovrebbero essere salvati in modo automatico nel formato CSV (se ricordi ti ho parlato dei file CSV in un apposito tutorial) nel percorso che sceglierai.

Una volta che avrai salvato sul tuo computer il file CSV contenente gli eventi che vuoi importare su Google Calendar, puoi passare alla fase successiva e quindi importare effettivamente i tuoi eventi. Accedi quindi a Google Calendar dal tuo PC (allo stato attuale non è possibile importare gli eventi da mobile), fai clic sul simbolo dell’ingranaggio situato in alto a destra e, nel menu che compare a schermo, clicca sulla voce Impostazioni.

Nella schermata successiva, clicca sulla voce Importazione ed esportazione che è situata sulla sinistra e, nel sotto-menu che compare, fai clic sulla voce Importa. Dopodiché fai clic sulla voce Seleziona il file dal computer, scegli il file CSV che hai esportato e salvato poc’anzi sul tuo computer, seleziona il calendario in cui vuoi importare gli eventi facendo clic sul menu Aggiungi al calendario e, infine, fai clic sulla voce Importa che è situata in basso a destra del riquadro “Importa”.

Come per “magia”, i file che hai importato saranno visualizzati in Google Calendar e, nello specifico, nel calendario che hai selezionato durante la fase di importazione. Niente di più semplice.

Se utilizzi Microsoft Outlook (il PIM incluso nella suite Office), puoi sincronizzare gli eventi di Google Calendar con il tuo PC seguendo le indicazioni che trovi nel mio tutorial su come sincronizzare Google Calendar con Outlook.

In caso di problemi o dubbi

In caso di problemi o dubbi, non esitare a visitare la pagina d’assistenza di Google Calendar che il colosso di Mountain View ha allestito sul proprio sito Internet: lì troverai tantissimi articoli contendenti informazioni grazie alle quali puoi risolvere eventuali problemi o dubbi.

Il Centro di assistenza di Google Calendar si divide in 7 sezioni, ognuna delle quali tratta un argomento specifico: da come utilizzare l’app di Google Calendar a come risolvere eventuali problemi nella sincronizzazione dei calendari o della loro importazione ed esportazione.

Se nemmeno la pagina di assistenza allestita da Google riesce a risolvere i tuoi dubbi, contatta Google tramite uno dei numerosi canali di supporto disponibili. A tal proposito, faresti bene a leggere il tutorial in cui ti spiego nel dettaglio come contattare Google. Sono sicuro che troverai molto utile anche questa lettura.