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Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

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Ti piacerebbe visualizzare gli eventi di Google Calendar nel tuo calendario online su Outlook.com? Stai cercando un modo per esportare automaticamente gli eventi del calendario di Microsoft Outlook in Google Calendar? Forse posso darti una mano a risolvere entrambi i problemi.

Sebbene non sia possibile avere una sincronizzazione bidirezionale diretta fra i due servizi, mettendo in pratica dei piccoli “stratagemmi” e utilizzando alcune applicazioni gratuite reperibili in Rete è possibile sincronizzare Google Calendar con Outlook in maniera quasi perfetta.

Per capire meglio di cosa sto parlando, continua a leggere. Qui sotto trovi tutte le informazioni di cui hai bisogno. Cominceremo vedendo come attivare la visualizzazione dei calendari di Google in Outlook, poi passeremo alla parte più interessante: la sincronizzazione in lettura e scrittura dei calendari di Google con Microsoft Outlook, l’applicazione per la gestione della posta elettronica inclusa nel pacchetto Office. Infine scopriremo anche come sincronizzare i calendari di Google con il calendario della app di Outlook per smartphone e tablet. Spero vivamente che questo tutorial possa esserti d’aiuto a raggiungere il risultato sperato. Buona lettura e in bocca al lupo!

Indice

Operazioni preliminari

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Per poter sincronizzare Google Calendar con il programma Outlook per computer, l’app di Outlook per smartphone e tablet o, ancora, il sito Web Outlook.com, devi innanzitutto procurarti l’indirizzo privato in formato iCal della lista eventi di tuo interesse. Puoi ottenere questa informazione direttamente dalla piattaforma Google Calendar, in maniera semplice e rapida.

Come? Te lo spiego subito. Per iniziare, collegati al sito Web che ti ho segnalato poco fa da qualsiasi browser per computer tu preferisca e, se necessario, effettua l’accesso all’account Google che contiene il calendario di tuo interesse, digitandone le credenziali negli appositi campi. A login completato, espandi la voce I miei calendari (di lato) facendo clic sulla freccetta verso il basso posta in sua corrispondenza, posiziona il mouse sul nome del calendario che intendi sincronizzare e premi sul pulsante (⋮), che compare in sovrimpressione; per accedere alle opzioni del calendario scelto, clicca sulla voce Impostazioni e condivisione residente nel menu che compare.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Se non riesci a vedere i tuoi calendari, clicca invece sul simbolo dell’ingranaggio situato nell’angolo superiore destro della schermata di Google Calendar, seleziona la voce Impostazioni dal menu che compare ed espandi le sezioni Impostazioni per i miei calendari > [nome calendario da sincronizzare], visibili nella barra laterale di sinistra.

Ci siamo quasi: espandi ora la sezione Integra calendario residente di lato e, successivamente, premi sul pulsante Copia (i due rettangoli sovrapposti) residente nel box Indirizzo segreto in formato iCal e poi su OK, in modo da copiare l’indirizzo del calendario di tuo interesse negli appunti del del sistema operativo. Per finire, incolla l’indirizzo in un editor di testo o in qualsiasi altro programma in grado di prendere annotazioni: ne avrai bisogno tra non molto.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook 365

Sincronizzare Google Calendar con il software Outlook per Windows e Mac (quello incluso nella suite Microsoft 365) è un’operazione fattibile e anche piuttosto semplice, ma va fatta una precisazione: per impostazione predefinita, a meno di non usare un programma di terze parti, è possibile vedere gli eventi aggiornati di Google Calendar in Outlook, ma non modificare il calendario di Google tramite il programma. Per far sì che ciò accada bisogna invece usare una piccola applicazione gratuita e open source: trovi tutto spiegato qui sotto.

Sincronizzazione monodirezionale

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook 365

Per visualizzare gli eventi di un calendario Google in Outlook per computer (senza poter però sincronizzare eventuali modifiche apportate tramite il software), procedi in questo modo: dopo aver aperto il programma in questione, clicca sulla scheda File collocata in alto a destra, premi sul pulsante Impostazioni account residente nel pannello che ti viene mostrato e seleziona poi la voce Impostazioni account…, dal menu successivo.

Adesso, apri la scheda Calendari Internet, premi sul pulsante Nuovo… e inserisci l’indirizzo del calendario che hai ottenuto in precedenza, nell’apposito campo di testo. Per finire, inserisci le informazioni richieste nella finestra che compare in seguito (nome della cartella, descrizione del calendario, opzioni di download degli aggiornamenti ed eventuali limiti di tempo per la sincronizzazione) e, quando hai finito, clicca sui pulsanti OK e Chiudi, per importarlo.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook 365

A meno che tu non abbia modificato il comportamento del software in fase di aggiunta del calendario, la sincronizzazione da Gmail a Outlook avverrà una volta per ogni sessione di download dei dati; i calendari importati sono accessibili recandosi nella sezione Calendari di Outlook (il simbolo dell’agenda collocato in basso a sinistra) ed espandendo la voce Altri calendari; ti ricordo ancora una volta che la sincronizzazione è esclusivamente monodirezionale: le modifiche apportate al calendario tramite Google (o altri programmi, app o Web app compatibili con il servizio Calendar) saranno visibili in Outlook, ma le modifiche apportate al calendario Google tramite il programma Outlook verranno apportate soltanto in locale e non sincronizzate in cloud.

Sincronizzazione bidirezionale

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook 365

Per ottenere anche la sincronizzazione inversa (cioè far sì che le modifiche apportate ai calendari Google tramite Outlook vengano trasferite anche sul calendario “originale), dopo aver aggiunto il calendario a Outlook, puoi scaricare e installare il software gratuito e open source Outlook Google Calendar Sync: si tratta di un programma che consente di abilitare la sincronizzazione bidirezionale con i calendari Google (seppur con qualche limitazione) e compatibile con tutte le versioni di Office per Windows a partire dalla 2003.

Per ottenerlo, collegati al suo sito Internet ufficiale, clicca sul primo pulsante Portable ZIP che si trova nella barra laterale di destra e, a download completato, estrai il contenuto del pacchetto in una cartella di tua scelta. Ora, apri quest’ultima cartella, avvia il file OutlookGoogleCalendarSync.exe che si trova al suo interno e attendi qualche secondo, affinché venga caricata la schermata iniziale del programma.

Adesso, recati nella scheda Settings di Outlook Google Calendar Sync, seleziona la voce Google dalla barra laterale di sinistra e premi sul bottone Retrieve Calendars, per avviare l’importazione dei calendari; esegui quindi l’accesso al tuo account Google usando la finestra del browser che si è aperta e consenti al programma di accedere ai tuoi calendari cliccando sul pulsante Consenti.

Ora, attendi che il browser ti inviti a chiudere la scheda/finestra corrente, esegui quest’ultima operazione, ritorna alla finestra di Outlook Google Calendar Sync e scegli il calendario di Google da sincronizzare con Outlook, dal menu a tendina Select calendar. Successivamente, apri la scheda Sync Options (sulla sinistra), espandi la sezione How e imposta il menu a tendina Direction sull’opzione Outlook <–> Google, in modo da attivare la sincronizzazione bidirezionale dei dati.

In seguito, espandi il riquadro When e scegli ogni quanti minuti o ore far partire la sincronizzazione automatica dei calendari; usando i campi presenti nel riquadro What puoi scegliere cosa sincronizzare: descrizioni, reminder e quant’altro. Quando hai impostato tutte le tue preferenze, clicca sul pulsante Save per applicare le modifiche.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook 365

A questo punto, seleziona la voce Outlook dalla barra laterale di Outlook Google Calendar Sync, assicurati che ci sia selezionata l’opzione Default mailbox e imposta il formato di data utilizzato dal calendario di Outlook nel menu a tendina che si trova in basso a sinistra.

Per trovare il formato di data giusto (dovrebbe essere Short Date & Time), clicca sul pulsante Test che si trova in basso a destra: ti verrà mostrato un messaggio con il numero di eventi trovati nel calendario di Outlook. Se questo numero è pari a 0 e nel calendario di Outlook sono presenti degli eventi, significa che non hai selezionato il formato di data corretto: modifica quindi le opzioni del menu a tendina fino a quando Outlook Google Calendar Sync non ti dice di aver rilevato degli eventi nel calendario di Outlook. Quando trovi l’impostazione giusta, ricordati di cliccare su Save per salvare i cambiamenti.

Per testare il funzionamento di Outlook Google Calendar Sync, recati nella scheda Sync e pigia sul bottone Start Sync. Entro qualche secondo, un messaggio al centro dello schermo dovrebbe segnalarti il numero di eventi scaricati sul computer ed eventuali errori verificatisi in fase di download.

Se hai fatto tutto in maniera corretta, otterrai la possibilità di visualizzare gli eventi di Google Calendar in Outlook tramite il file ICS importato in precedenza, mentre avrai una sincronizzazione in scrittura verso il calendario di Google grazie a Outlook Google Calendar Sync; affinché quest’ultima operazione venga sempre effettuata, ti consiglio di impostare Outlook Google Calendar Sync per l’avvio automatico insieme a Windows: per farlo, recati nuovamente nella scheda Settings del programma, clicca sulla voce Application behaviour che si trova nella barra laterale di sinistra e apponi il segno di spunta accanto alle voci Start on login, Start in tray e Minimize to tray. Clicca infine sul pulsante Save per salvare i cambiamenti e il gioco è fatto.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook.com

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook.com

Preferisci usare la versione Web di Outlook e vorresti visualizzare gli eventi del tuo calendario Google da lì? Nessun problema! Devo però sottolineare che puoi ottenere, in questo frangente, soltanto la sincronizzazione monodirezionale in sola lettura: in soldoni, potrai solo “leggere” gli eventi del calendario di Google e non modificarli, esattamente come succede sul programma Outlook (a meno di non usare componenti aggiuntivi). Potrai naturalmente modificare gli eventi del calendario nativo di Outlook.com, ma questi, ahimè, non verranno importati in Google Calendar.

Detto ciò, vediamo insieme come procedere: collegati al sito Web di Outlook.com, premi sul pulsante Accedi e inserisci le credenziali del tuo account Outlook all’interno degli appositi campi. A login completato, premi sul simbolo del calendario situato nella barra laterale di sinistra (se non lo vedi subito, premi sull’icona della griglia situata in alto a sinistra e seleziona poi la voce Calendario dal menu che compare), seleziona la voce Aggiungi calendario e, giunto alla schermata successiva, apri la sezione Abbonati dal Web.

Ora, digita l’indirizzo segreto del calendario (quello che hai recuperato in precedenza) nell’apposito campo, assegna un nome, un’icona e un colore alla lista eventi, specifica la cartella/categoria di appartenenza del calendario e premi sul pulsante Importa, collocato in basso, per salvare i cambiamenti e aggiungere il calendario di Google scelto a Outlook.com.

Da questo momento in poi, il calendario di Google verrà visualizzato nella barra laterale di Outlook, all’interno della cartella scelta; selezionandolo, potrai vedere tutti gli eventi di Google Calendar. Tieni comunque presente che questi ultimi si aggiorneranno in maniera completamente automatica, ma non in tempo reale: ci vorrà un po’ di tempo affinché le modifiche apportate su Google Calendar (o nelle app/programmi compatibili) vengano applicate anche su Outlook.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook: smartphone e tablet

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook: smartphone e tablet

Come sicuramente ben saprai, l’app di Microsoft Outlook è disponibile anche per Android (anche sui market alternativi destinati ai dispositivi sprovvisti di servizi Google), iOS e iPadOS: la buona notizia è che l’app in questione offre pieno supporto non soltanto per le email provenienti da Gmail, ma anche per la sincronizzazione bidirezionale dei calendari Google associati agli account importati. In soldoni, per sincronizzare Google Calendar con Outlook per smartphone e tablet è sufficiente importare il proprio account Gmail all’interno della app e far sì che il calendario di Outlook utilizzi quest’ultimo.

Per iniziare, se non ce l’hai già, procurati l’app di Outlook dallo store di riferimento del tuo dispositivo, se non ce l’hai ancora: dopo averla individuata mediante l’apposita funzione di ricerca, fai tap sul pulsante Ottieni/Installa posto in sua corrispondenza e, se ti viene richiesto, autorizza il download autenticandoti tramite riconoscimento facciale, impronta digitale o password dell’account configurato nel device. In caso di dubbi o problemi, fa pure riferimento alla mia guida su come scaricare Outlook, per saperne di più.

Completato il download dell’applicazione, aprila, premi sul pulsante Inizia e inserisci l’indirizzo email del tuo account Outlook all’interno dell’apposito campo. Successivamente, premi sul pulsante Continua/Aggiungi account, digita anche la password della tua casella di posta e premi nuovamente sul pulsante Aggiungi account.

Una volta completata la configurazione iniziale di Outlook (se necessario), puoi procedere con l’aggiunta e la sincronizzazione dell’account Gmail come segue: tocca la tua immagine personale collocata in alto a sinistra, fai tap sull’icona della bustina con il simbolo (+) accanto e seleziona la voce Aggiungi un account dal menu che compare in alto.

Adesso, inserisci i dati d’accesso del tuo account Gmail negli appositi campi, oppure tocca il pulsante Aggiungi account di Google e seleziona quello già configurato nel dispositivo; successivamente, autorizza l’interazione tra Gmail e l’app di Outlook premendo sul pulsante Consenti e il gioco è fatto: a partire da questo momento, puoi visualizzare e modificare il calendario di Google tramite l’app di Outlook, facendo tap prima sulla tua immagine del profilo visibile in alto a sinistra, poi sul nome dell’account Gmail configurato in precedenza e, in seguito, sulla scheda Calendario (residente in basso a destra).

Se poi vuoi impostare il calendario di Google come calendario predefinito di Outlook, premi ancora sulla tua immagine personale, tocca il simbolo dell’ingranaggio che compare nel menu successivo in modo da acceder alle impostazioni dell’app e scorri in basso il pannello visualizzato in seguito, fino a individuare la sezione Calendario. A questo punto, fai tap sulla voce Predefinito, apponi il segno di spunta accanto al nome del tuo calendario principale di Gmail e il gioco è fatto.

Missione compiuta! Adesso recandoti nella schermata principale di Outlook e selezionando l’icona del calendario, dovresti trovare gli eventi di Google Calendar sincronizzati con la app. Qualora così non fosse, chiudi l’app di Outlook e riaprila.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.