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Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

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Ti piacerebbe visualizzare gli eventi di Google Calendar nel tuo calendario online su Outlook.com? Stai cercando un modo per esportare automaticamente gli eventi del calendario di Microsoft Outlook in Google Calendar? Forse posso darti una mano a risolvere entrambi i problemi.

Sebbene non sia possibile avere una sincronizzazione bidirezionale diretta fra i due servizi, mettendo in pratica dei piccoli "stratagemmi" e utilizzando alcune applicazioni gratuite reperibili in Rete è possibile sincronizzare Google Calendar con Outlook in maniera quasi perfetta.

Per capire meglio di cosa sto parlando, continua a leggere. Qui sotto trovi tutte le informazioni di cui hai bisogno. Cominceremo vedendo come attivare la visualizzazione dei calendari di Google in Outlook, poi passeremo alla parte più interessante: la sincronizzazione in lettura e scrittura dei calendari di Google con Microsoft Outlook, l'applicazione per la gestione della posta elettronica inclusa nel pacchetto Office. Infine scopriremo anche come sincronizzare i calendari di Google con il calendario della app di Outlook per smartphone e tablet. Spero vivamente che questo tutorial possa esserti d'aiuto a raggiungere il risultato sperato. Buona lettura e in bocca al lupo!

Indice

Sincronizzare Google Calendar con Outlook.com

Se vuoi visualizzare gli eventi di Google Calendar in Outlook.com, nessun problema, puoi riuscirci in maniera semplicissima. Purtroppo però otterrai una sincronizzazione di tipo unilaterale, di sola lettura. Questo, detto in parole povere, significa che potrai solo "leggere" gli eventi del calendario di Google e non modificarli. Potrai naturalmente modificare gli eventi del calendario nativo di Outlook.com, ma questi, ahimè, non verranno importati in Google Calendar.

Per visualizzare gli eventi di Google Calendar in Outlook.com devi procurarti il link privato al file ICS del tuo calendario su Google. Di che si tratta? Te lo spiego subito. Il file ICS è un file in cui vengono riportate tutte le informazioni di un calendario online affinché possano essere visualizzate in tempo reale da altri software o servizi online.

Collegati dunque a Google Calendar, porta il puntatore del mouse nella barra laterale di sinistra, clicca sulla freccia che compare accanto al nome del calendario che vuoi sincronizzare con Outlook.com e seleziona la voce Impostazioni calendario dal riquadro che si apre.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

A questo punto, fai clic sul pulsante ICAL collocato accanto alla dicitura Indirizzo privato e otterrai il link privato al tuo calendario (che dovrebbe essere qualcosa come https://calendar.google.com/calendar/ical/[tuo indirizzo]/private-[numeri e lettere]/basic.ics.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

A questo punto, collegati ad Outlook.com, accedi al tuo account, pigia sul pulsante con i quadratini bianchi collocato in alto a sinistra e seleziona la voce Calendario dal riquadro che si apre.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Nella pagina che si apre, fai clic sul pulsante Aggiungi calendario che si trova in alto a sinistra e seleziona la voce Da Internet dal riquadro che si apre.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Nella barra laterale che compare sulla destra, utilizza il campo Collegamento al calendario per inserire l'indirizzo del calendario di Google Calendar (quello che hai scoperto prima pigiando sul pulsante ICS di Google Calendar), digita un nome per il calendario (es. Calendario Google) nell'apposito campo di testo e clicca sul pulsante Salva che si trova in cima alla sidebar per salvare i cambiamenti.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Da questo momento in poi, il calendario di Google verrà visualizzato nella barra laterale di Outlook e, selezionandolo, potrai vedere tutti gli eventi di Google Calendar. Gli eventi si aggiorneranno in maniera completamente automatica, ma non in tempo reale: ci vorrà un po' di tempo affinché le modifiche vengano applicate anche su Outlook.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Se vuoi effettuare la sincronizzazione inversa, cioè visualizzare gli eventi del calendario di Outlook in Google Calendar, scopri come fare leggendo la mia guida su come sincronizzare Outlook con Gmail.

Sincronizzare Google Calendar con Microsoft Outlook

Se vuoi sincronizzare Google Calendar con Outlook, l'applicazione per la gestione delle email inclusa nel pacchetto Office, ho buone notizie per te: esiste un programmino gratuito ed open source che permette di ottenere una sincronizzazione bidirezionale fra i due calendari (seppur con qualche limitazione) in maniera sicura e veloce. Si tratta di Outlook Google Calendar Sync che è compatibile con tutte le versioni di Office a partire dalla 2003. Per scaricarlo sul tuo PC, collegati alla pagina di CodePlex che lo ospita e pigia sul primo collegamento che si trova nella barra laterale di destra (es. v2.3.4.0). Nella pagina che si apre, clicca sul link collocato sotto la voce RECOMMENDED DOWNLOAD (es. v2.3.4.0 – Portable ZIP) per avviare il download di Outlook Google Calendar Sync.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

A scaricamento completato, apri il pacchetto zip che contiene Outlook Google Calendar Sync ( Release.zip), estraine il contenuto in una cartella di tua scelta e avvia l'eseguibile OutlookGoogleCalendarSync.exe.

A questo punto, rispondi OK all'avviso che compare sullo schermo, recati nella scheda Settings di Outlook Google Calendar Sync, seleziona la voce Google dalla barra laterale di sinistra e pigia sul bottone Retrieve Calendars.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Esegui quindi l'accesso al tuo account Google usando la finestra del browser che si è aperta, consenti al programma di accedere ai tuoi calendari cliccando sul pulsante Consenti e copia il codice di verifica che ti viene fornito. Incolla di conseguenza il codice di verifica nella finestra di Outlook Google Calendar Sync e clicca su OK per completare l'associazione fra il programma e l'account Google.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Adesso devi selezionare il calendario di Google da sincronizzare con Outlook dal menu a tendina Select calendar. Dopodiché devi dirigerti nella scheda Sync Options (sulla sinistra) e devi scegliere il tipo di sincronizzazione da attuare per il tuo calendario.

Espandendo il menu a tendina Direction puoi scegliere se effettuare la sincronizzazione da Outlook a Google, da Google a Outlook o se sincronizzare Google e Outlook in maniera bidirezionale. Occhio però, se selezioni la sincronizzazione bidirezionale, le descrizioni degli eventi non potranno contenere testo in formato rich text (quindi formattazioni come grassetti, sottolineature ecc.) e avranno un limite di 8KB.

Utilizzando i campi del riquadro When puoi scegliere ogni quanti minuti o ore far partire la sincronizzazione automatica dei calendari, mentre usando i campi presenti nel riquadro What puoi scegliere cosa sincronizzare: descrizioni, reminder e quant'altro. Quando hai impostato tutte le tue preferenze, clicca sul pulsante Save per applicare le modifiche.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

A questo punto, seleziona la voce Outlook dalla barra laterale di Outlook Google Calendar Sync, assicurati che ci sia selezionata l'opzione Default mailbox e imposta il formato di data utilizzato dal calendario di Outlook nel menu a tendina che si trova in basso a sinistra. Per trovare il formato di data giusto (dovrebbe essere Short Date & Time), clicca sul pulsante Test che si trova in basso a destra.

Ti verrà mostrato un messaggio con il numero di eventi trovati nel calendario di Outlook: se questo numero è pari a 0 e nel calendario di Outlook sono presenti degli eventi, significa che non hai selezionato il formato di data corretto. Modifica le opzioni del menu a tendina fino a quando Outlook Google Calendar Sync non ti dice di aver rilevato degli eventi nel calendario di Outlook. Quando trovi l'impostazione giusta, ricordati di cliccare su Save per salvare i cambiamenti.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Per testare il funzionamento di Outlook Google Calendar Sync, recati nella scheda Sync e pigia sul bottone Start Sync. Entro qualche secondo, un messaggio al centro dello schermo dovrebbe segnalarti il numero di eventi scaricati sul PC.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Se vuoi ottenere una sincronizzazione di tipo bidirezionale senza le limitazioni di cui sopra (o qualcosa che si avvicina molto a quest'ultima), imposta Outlook Google Calendar Sync su Outlook > Google (in modo che gli eventi realizzati in Microsoft Outlook vengano riportati automaticamente su Google Calendar) e sottoscrivi il link ICS di sola lettura di Google Calendar in Outlook.

Se non sai come si fa, procurati il link privato ICS come ti ho spiegato prima, dopodiché pigia sul pulsante File di Microsoft Outlook, clicca su Impostazioni account e seleziona la voce Impostazioni account dal menu che compare.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

A questo punto, seleziona la scheda Calendari Internet, pigia sul pulsante Nuovo, incolla l'indirizzo del calendario di Google nella finestra che si apre e clicca su Aggiungi. Assegna infine un nome al calendario, pigia su OK e il gioco è fatto.

Se hai fatto tutto in maniera corretta, otterrai la possibilità di visualizzare gli eventi di Google Calendar in Outlook tramite il file ICS mentre avrai una sincronizzazione in scrittura verso il calendario di Google grazie a Outlook Google Calendar Sync.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Se vuoi impostare Outlook Google Calendar Sync in modo che si avvii automaticamente all'accensione del computer e rimanga nascosto nell'area di notifica di Windows, recati nella scheda Settings del programma e clicca sulla voce Application behaviour che si trova nella barra laterale di sinistra.

Apponi quindi il segno di spunta accanto alle voci Start on login, Start in tray e Minimize to tray e clicca sul pulsante Save per salvare i cambiamenti.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Sincronizzare Google Calendar con Outlook su smartphone e tablet

Come sicuramente ben saprai, Microsoft Outlook è disponibile anche sotto forma di app gratuita per Android, iOS e Windows Phone (dov'è incluso "di serie"). Si tratta di una delle migliori app per la gestione della posta elettronica in quanto supporta gli account di tutti i principali provider e consente di gestire anche il calendario.

Se vuoi sincronizzare Google Calendar con Outlook anche sul tuo smartphone o sul tuo tablet, dunque, non devi far altro che impostare il tuo account Gmail all'interno della app e impostare il calendario di Outlook ad usare quest'ultimo.

Per aggiungere l'account Gmail alla app di Outlook, avvia quest'ultima, pigia sul pulsante relativo alle impostazioni (l'icona dell'ingranaggio), seleziona la voce Aggiungi account dalla schermata che si apre, vai su Aggiungi account di e-mail e configura il tuo account Gmail immettendo i relativi dati di accesso.

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Ad operazione completata, per impostare il calendario di Google come calendario predefinito di Outlook, torna nelle impostazioni della app, pigia sulla voce Predefinito che si trova nel campo Calendario e, se non c'è ancora, metti il segno di spunta accanto alla voce relativa al tuo calendario principale di Google Calendar (es. Calendario di Salvatore).

Come sincronizzare Google Calendar con Outlook

Missione compiuta! Adesso recandoti nella schermata principale di Outlook e selezionando l'icona del calendario, dovresti trovare gli eventi di Google Calendar sincronizzati con la app. Qualora così non fosse, chiudi Outlook e riaprilo.

La sincronizzazione tra la app di Outlook e Google Calendar è bidirezionale, questo significa che aggiungendo un evento al calendario della app, questo comparirà anche su Google Calendar e in tutte le app associate a quest'ultimo.