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Come usare Excel

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Ammettilo: tu e il PC non andate ancora molto d’accordo ma, nonostante ciò, in ufficio ti è stato chiesto di realizzare alcuni fogli di calcolo in Excel. La sfida è ardua, la tua conoscenza di Office è ancora piuttosto limitata ma sono sicuro che, con un pizzico d’impegno, riuscirai a stupire tutti i tuoi colleghi.

Non scherzo! Bastano poche nozioni di base e l’utilizzo di Excel diventa facile e intuitivo per tutti. Che ne dici se ti inizio a dare qualche “dritta” su come usare Excel e da qui cerchi di imparare tutti i passaggi necessari per completare il tuo lavoro? Ti va? Perfetto, allora siediti bello comodo davanti al computer e dedicami giusto un po’ di tempo libero, cosicché tu possa leggere con attenzione tutti i suggerimenti che ho preparato per te in questa mia guida.

Solo una piccola precisazione prima di cominciare: io per il tutorial ho utilizzato la versione 2016 di Excel per Windows e macOS che, nel momento in cui scrivo, è la più recente rilasciata da Microsoft. Detto questo, le indicazioni presenti nella guida dovrebbero risultare valide anche per le versioni meno recenti del software (e, probabilmente, anche per quelle future). Chiaro? Benissimo, allora non mi resta altro che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Usare Excel su computer

Microsoft Excel è un software che permette di eseguire calcoli sui dati, distribuendoli su tabelle e grafici. È un software appartenente alla categoria produttività molto utilizzato sia dalle aziende che dai normali utenti. Infatti, generalmente, può essere impiegato per eseguire anche dei semplici calcoli di contabilità domestica. È a pagamento ed è richiesto l’acquisto di una licenza d’uso con prezzi a partire dai 69,00€/anno, ma ne è disponibile anche una versione di prova gratuita della durata di 30 giorni e ne esistono delle versioni online e mobile utilizzabili a costo zero.

Se hai deciso anche tu di utilizzare Microsoft Excel, esegui il download del software seguendo la mia guida su come scaricare Excel, dopodiché torna qui e leggi i suggerimenti che trovi in questa guida. Oggi, infatti, affronterò l’argomento Excel illustrandoti tutte le principali funzioni e caratteristiche di questo potentissimo programma che, come già accennato, è disponibile sia per Windows che per macOS, oltre che per dispositivi mobili e in versione online.

Creare un foglio elettronico

Il primo passo da compiere è quello di avviare Microsoft Excel tramite la sua icona presente sul desktop di Windows, nel menu Start o, nel caso di macOS, nel Launchpad. Non appena il programma viene aperto, viene chiesto di indicare il modello da selezionare per l’immissione dei dati.

Puoi, per esempio, scegliere il modello Calendario accademico, per realizzare un’agenda elettronica, oppure Pianificazione assenze dipendenti, per gestire i giorni di ferie e di malattia dei propri dipendenti.

Nel nostro caso, però, mi occuperò di spiegarti come funziona Excel, prendendo in considerazione un modello vuoto. Seleziona, quindi, la voce Cartella di lavoro vuota per accedere al foglio elettronico di Microsoft Excel.

Quella che ti si presenterà sarà un foglio di lavoro suddiviso in colonne e righe, composto quindi da celle. Le colonne sono identificate con le lettere dell’alfabeto, mentre le righe da una numerazione progressiva. Nella barra superiore, invece, sono presenti alcune schede che permettono di accedere a tutte le funzionalità offerte da Excel.

Nei prossimi paragrafi, ti spiegherò come utilizzare alcune delle più importanti funzionalità disponibili all’interno di queste schede. Presta quindi la massima attenzione per comprendere al meglio il funzionamento del software.

Formattazione delle celle

Il foglio di calcolo di Excel è composto da numerose celle. Facendo doppio clic su una di queste, entrerai nella modalità Modifica, che permette di digitare qualsiasi tipologia di dato o formula. Così come è possibile fare utilizzando Microsoft Word, anche su Excel è possibile formattare il testo in modo da eseguire un’impaginazione dei dati in modo accattivante e, soprattutto, organizzata, nel caso in cui si dovesse presentare il lavoro ad altre persone.

Raggiungendo la scheda Home, puoi trovare diversi pulsanti suddivisi per categoria che permettono di eseguire quest’operazione. Ad esempio, nella sezione Carattere, puoi selezionare il font, la dimensione del carattere, lo stile (grassetto [G], corsivo [C] e sottolineato [S]) e la colorazione. Nella sezione Allineamento, invece, puoi allineare il testo a sinistra, a destra e centrato oppure creare dei rientri di paragrafo.

Nella sezione Numeri, puoi impostare il modo in cui Excel deve comportarsi quando vengono inseriti i dati in una cella: facendo clic sul menu a tendina con indicata la dicitura Generale, puoi selezionare lo stile dei dati immessi, come una data, una valuta oppure del testo, giusto per fare qualche esempio.

Inoltre, puoi modificare la dimensione delle colonne e delle righe oppure inserirne o cancellarne di nuove, tramite le funzioni che trovi nella sezione Celle. Puoi, inoltre, impostare dei filtri, nel caso in cui tu abbia disposto i dati su una tabella, tramite la funzione Ordina e filtra, presente nella sezione Modifica. In questo caso, applicando i filtri sulle celle che contengono le etichette delle colonne, potrai filtrare i dati tramite l’icona con il simbolo (▼).

Se, invece, hai bisogno di eseguire dei calcoli veloci, nella scheda Modifica, fai riferimento alla funzione SOMMA, che permette di eseguire la somma algebrica dei valori presente in un intervallo definito dall’utente. Facendo clic sull’icona con il simbolo (▼), situata a fianco di questa funzione, puoi selezionare altri parametri di calcolo, come la media e il conteggio dei valori.

Per approfondire il funzionamento di Excel riguardo i calcoli di base, ti consiglio di consultare i miei tutorial su come sommare su Excel, come sottrarre con Excel, come moltiplicare in Excel e come calcolare la percentuale in Excel.

Inserimento di tabelle pivot e grafici

Un’altra utile funzione di Excel è quella che serve per realizzare delle tabelle pivot; queste permettono di riassumere i dati in modo riassuntivo e organizzato, secondo dei parametri stabiliti dall’utente.

Per creare una tabella pivot, premi sulla scheda Inserisci e poi clicca sul pulsante Tabella pivot. Successivamente, potrai vedere a schermo una finestra che richiede l’inserimento dei dati da un intervallo esistente e della cella dove Excel dovrà generare la tabella pivot. Dopo aver confermato le informazioni richieste, nella barra laterale di destra ti verranno mostrate le tipologie di dati da trascinare nei campi Filtri, Colonne, Righe o Valori.

Se hai bisogno di maggiori informazioni su come si utilizza una tabella pivot, ti consiglio di leggere la mia guida dedicata a questo argomento.

Inoltre, sempre all’interno della scheda Inserisci, hai la possibilità di distribuire i dati su dei grafici. Puoi, infatti, realizzare degli istogrammi, dei grafici a linee, a dispersione o a torta. Per farla breve, hai a disposizione tutte le tipologie di grafici utili per organizzare i dati del tuo lavoro.

I pulsanti specifici per ogni tipologia di grafico sono presenti nella sezione Grafici oppure li puoi vedere facendo clic sul pulsante Grafici consigliati e selezionando, successivamente, la scheda Tutti i grafici, nella schermata che viene mostrata. Se vuoi avere maggiori informazioni su come creare un grafico su Microsoft Excel, ti suggerisco di leggere la mia guida dedicata a quest’argomento.

Inserimento di formule

Un’altra funzionalità molto importante di Excel è quella relativa all’utilizzo delle funzioni. Queste sono delle formule che permettono di eseguire dei calcoli oppure di estrarre informazioni su degli intervalli definiti dall’utente.

Esistono tante funzioni su Excel e queste sono suddivise per categoria, in base al loro ambito di utilizzo. Giusto per fare qualche esempio, vi sono le funzioni appartenenti alle categorie Finanziarie, Statistiche, Logiche o Matematiche.

Inserire una funzione è molto semplice: per farlo seleziona una cella facendo clic su di essa e premi poi il tasto Inserisci funzione, che trovi nella scheda Formule, in corrispondenza della sezione Libreria di funzioni. A questo punto, nella successiva schermata che ti viene mostrata, cerca la funzione che più si adatta alle tue esigenze.

Per esempio, se vuoi convertire in maiuscolo il testo di una cella, spostati su quella adiacente e inserisci la funzione MAIUSC(…) tramite il procedimento che ti ho indicato nelle righe precedenti. Nella schermata degli argomenti per la funzione, ti verrà quindi richiesto di selezionare la cella da convertire in maiuscolo; dopo averla selezionata, premi su OK per veder immediatamente il risultato della funzione appena inserita.

Gestione dei dati

Su Microsoft Excel è possibile importare i dati anche da fonti esterne: nella scheda Dati, sono presenti alcune funzionalità che permettono di eseguire quest’operazione.

Per farlo, premi sul pulsante Carica dati esterni: in questo modoti viene mostrato un menu a tendina tramite il quale devi indicare la fonte da utilizzare per importare i tuoi dati. Puoi scegliere, ad esempio, di importare un database di Microsoft Access oppure anche un file testuale.

Può capitare che, quando si importano dei file in formato CSV, questi vengano visualizzati su un’unica colonna, anziché distribuiti su una tabella. Come risolvere? Semplicemente facendo clic sul pulsante Testo in colonne, presente nella scheda Dati e in corrispondenza della sezione Strumenti dati; questo permette di convertire un set di dati CSV in una tabella Excel.

Inoltre, è possibile applicare la convalida dei dati inseriti nelle celle, se questi soddisfano i requisiti stabiliti dall’utente. Per farlo, sempre agendo tramite la scheda Dati, premi sul pulsante Convalida dati (è situato nella sezione Strumenti dati).

In questo modo viene mostrata una finestra che permette di selezionare la tipologia di dati che sono permessi al momento dell’inserimento in specifiche celle. Giusto a titolo di esempio, puoi scegliere di consentire soltanto dei numeri compresi in un intervallo definito oppure di accettare soltanto i dati in formato data.

Eventualmente, puoi anche impostare dei messaggi di input e di errore che vengono mostrati a chiunque effettua l’inserimento dei dati nel foglio di lavoro di Excel.

Revisione e protezione del file

In Microsoft Excel è presente anche il controllo ortografico, per verificare la correttezza dei testi presenti nel foglio di lavoro. Per utilizzarlo, recati nella scheda Revisione e, in corrispondenza della sezione Strumenti di correzione, avvia il Controllo ortografia, premendo sull’omonimo pulsante.

Se lo desideri, puoi anche eseguire la traduzione dei testi presenti in specifiche celle, premendo il pulsante Traduci, nella sezione Lingua. Inoltre, se il documento viene utilizzato da più persone, è possibile inserire dei commenti per la revisione del lavoro: tutti i pulsanti adibiti a questo scopo sono presenti nella sezione Commenti.

Se, invece, vuoi che il tuo lavoro non venga modificato da coloro a cui distribuisci il file, puoi decidere di impostare una password di protezione. I pulsanti Proteggi foglio e Proteggi cartella di lavoro permettono di eseguire quest’operazione, bloccando la modifica dell’intero file. Utile, non trovi?

Nel caso in cui avessi bisogno di fare in modo che soltanto alcune celle possano essere modificate, fai clic con il tasto destro su una cella e premi sulla voce Formato celle, nel menu contestuale che ti viene mostrato. Nella schermata che si apre, seleziona la scheda Protezione, togli il segno di spunta sulla casella Bloccata e poi premi poi OK.

In poche parole, agendo in questo modo, se abiliterai la protezione sul foglio di lavoro come ti ho indicato poco fa, verrà permessa la modifica soltanto per quelle celle a cui è stata rimossa l’etichetta Bloccata.

Modifica della visualizzazione dei dati e Macro

La schermata di visualizzazione del foglio elettronico di Excel può essere modificata tramite i pulsanti presenti nella sezione Visualizza. In questa sezione, puoi cambiare lo stile di visualizzazione, in modo che ti vengano mostrate, per esempio, le interruzioni di pagina oppure il righello.

Puoi anche decidere di bloccare delle righe o delle colonne in modo che queste vengano sempre visualizzate quando scorri una lunga tabella. Tale funzionalità è attivabile facendo clic sulla scheda Visualizza e poi sul pulsante Blocca riquadri, nella sezione Finestra.

Microsoft Excel permette anche di realizzare delle macro tramite Microsoft Visual Basic, un avanzato strumento di programmazione. Quest’ultime non sono altro che delle istruzioni che vengono programmate dall’utente e sono utili per eseguire dei passaggi che si ripetono. Un esempio è quello di creare una macro per formattare lo stile dei nuovi dati immessi, secondo alcune precise istruzioni indicate dall’utente.

Se le macro consistono in operazioni da eseguire su funzionalità presenti nell’interfaccia di Microsoft Excel, ti basta utilizzare il pulsante Registra macro. Dopodiché, nella finestra che ti viene mostrata, inserisci il nome della macro, il tasto di scelta rapida e premi poi su OK per iniziare la registrazione. Devi quindi eseguire in modo manuale l’operazione che vuoi automatizzare e premere poi il pulsante Interrompi registrazione, per salvarla.

Con conoscenze più avanzate di Microsoft Visual Basic, si possono realizzare anche operazioni più complesse ed elaborate, creando quindi un livello di personalizzazione esteso del foglio di calcolo.

Salvataggio di un foglio di calcolo e stampa

Hai finito di lavorare con il foglio di calcolo di Excel? Benissimo; a questo punto devi procedere con il salvataggio del file. Di base, Microsoft Excel provvede al salvataggio automatico del file ogni 10 minuti, ma è possibile salvarlo manualmente, premendo sull’icona con il simbolo di un dischetto, che trovi situata nell’angolo in alto a sinistra.

Se vuoi salvare il foglio di calcolo su una cartella specifica o in un altro formato, fai clic sulla scheda File e premi poi sulla voce di menu Salva con nome, situata nella barra laterale di sinistra. Seleziona quindi il pulsante Sfoglia e naviga nelle cartelle del computer, in modo da selezionare la destinazione dove memorizzare il file.

A questo punto, avvalendoti del menu a tendina in corrispondenza della voce Salva come, puoi eventualmente scegliere di salvare la cartella di lavoro in un altro formato, rispetto a quello predefinito xlsx. Giusto per farti qualche esempio, puoi utilizzare il vecchio formato xls oppure quello ods o csv. Puoi anche utilizzare la stampante PDF di Microsoft per salvare il file in formato PDF.

Se vuoi, invece, stampare un file Excel, fai clic sulla scheda File e premi poi sulla voce Stampa, nella barra laterale di sinistra. Scegli quindi la stampante e configura le impostazioni per la stampa in base alle tue esigenze, utilizzando le informazioni che vedi a schermo. A questo punto, premi il pulsante Stampa per avviare la stampa del file Excel.

Altre informazioni utili su come utilizzare Excel

Oltre alle informazioni che riportate in questa mia guida, potrebbero forse interessarti alcuni tutorial che ho realizzato su Microsoft Excel, come ad esempio come usare Excel per fatture o come normalizzare i dati su Excel. Se poi, sei interessato a leggere anche altri tutorial su Microsoft Excel, ti consiglio allora di fare clic questo link in modo da vedere tutte le guide che ho scritto riguardanti questo software.

Inoltre, se hai bisogno di approfondire in particolar modo alcuni aspetti di questo software, posso consigliarti alcuni libri che sicuramente ti saranno d’aiuto per un utilizzo professionale.

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Usare Excel online

Come già detto in precedenza, Microsoft Excel è un software a pagamento. Per questo motivo, nel caso in cui tu non voglia acquistarlo, ma volessi comunque utilizzare le sue funzionalità, ti consiglio di prendere in considerazione l’impiego di Microsoft Excel Online.

Questo strumento permette di lavorare sui fogli di calcolo Excel tramite browser, proprio come se si stesse utilizzando il software per computer. Il vantaggio ottenibile è quello di poter condividere i documenti, in modo che più utenti possano, eventualmente, lavorare contemporaneamente allo stesso file, se questa possibilità è stata correttamente configurata.

A tal proposito, per condividere un foglio di calcolo di Microsoft Excel Online, premi sul pulsante Condividi che trovi in alto a destra e digita l’indirizzo email del destinatario. Fai poi clic sulla dicitura Destinatari autorizzati alla modifica per cambiare i permessi di modifica del documento e per consentirne l’accesso anche a coloro che non possiedono un account Microsoft.

Microsoft Excel Online è pressoché identico nelle sue funzionalità rispetto al software desktop. Alcune caratteristiche, però, non sono presenti in questa versione, come per esempio la protezione di un foglio elettronico tramite password oppure l’importazione dei dati da una sorgente esterna. Inoltre, è permesso il salvataggio dei file soltanto nei formati xlsx e ods.

Detto ciò, per tutto quello che riguarda il funzionamento di Microsoft Excel Online, fai riferimenti ai capitoli precedenti dedicati a Windows e macOS, in quanto è possibile usufruirne nello stesso modo.

Usare Excel su smartphone e tablet

Se sei in fuori ufficio o fuori casa e non hai con te un computer portatile, puoi fare affidamento all’app Microsoft Excel per Android e iOS, in modo da poter lavorare a un file Excel, agendo da smartphone o tablet. L’app è gratuita per tutti i dispositivi con dimensioni pari o inferiori ai 10.1″.

Rispetto al software desktop e allo strumento online, l’app per dispositivi mobili ha decisamente meno funzionalità. Parlando però di quelle presenti vi è la possibilità inserire qualsiasi funzione in una cella, tramite il relativo pulsante presente nell’angolo in alto a sinistra della schermata, oppure modificare la formattazione dei dati e le singole celle.

Inoltre sono presenti le funzionalità di calcolo, come la somma algebrica, la media e il conteggio dei valori, oppure quelle per l’ordinamento e il filtro dei dati di una tabella. Puoi anche aggiungere tabelle e grafici oppure disegnare a mano libera.

Acquistando però la versione Premium, disponibile in Office 365 a partire da 69,00€/anno, si ottiene l’accesso alle alcune funzionalità aggiuntive, come la possibilità di applicare più colori per la formattazione oppure quella che serve per modificare gli stili e i layout delle tabelle pivot, per esempio.

Se sei interessato al funzionamento dell’app Microsoft Excel su smartphone e tablet, ti consiglio di leggere alcune mie guide dedicate all’argomento: come usare Excel su Android, come usare Excel su iPhone e come usare Excel su iPad.