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Come usare Excel

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Ammettilo: tu e il PC non andate ancora molto d’accordo, ma nonostante ciò in ufficio ti è stato chiesto di realizzare alcuni fogli di calcolo in Excel. La sfida è ardua, la tua conoscenza di Office è ancora piuttosto limitata, ma sono sicuro che, con un pizzico d’impegno, riuscirai a stupire tutti i tuoi colleghi.

Non scherzo! Bastano poche nozioni di base e l’impiego di Excel diventa facile e intuitivo per tutti. Che ne dici se ti inizio a dare qualche “dritta” su come usare Excel e da qui cerchi di imparare i passaggi necessari per completare il tuo lavoro? Ti va? Perfetto, allora siediti bello comodo davanti al computer e dedicami giusto un po’ di tempo libero, cosicché tu possa leggere con attenzione i suggerimenti che ho preparato per te in questa mia guida.

Le indicazioni sono valide sia per Windows che per macOS, non sussistono differenze nell’uso di Excel. Inoltre, sarà mia premura illustrarti come procedere adoperando la versione online del programma e su smartphone e tablet, con l’app per Android e iOS/iPadOS. Chiaro? Benissimo, allora non mi resta altro che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come usare Excel su computer

Microsoft Excel è un software che permette di eseguire calcoli sui dati, distribuendoli su tabelle e grafici. È appartenente alla categoria produttività, da parte del pacchetto Office di Microsoft ed è molto utilizzato sia dalle aziende che dai normali utenti. Infatti, generalmente, può essere impiegato per eseguire anche dei semplici calcoli di contabilità domestica.

È compatibile sia con Windows che con macOS, è a pagamento e per poterlo adoperare è richiesta l’attivazione di una licenza che può essere ottenuta con prezzi pari a 7 euro/mese (valida per 1 computer) oppure a 10 euro/mese (valida per 6 computer) con una prova gratuita di 30 giorni tramite Microsoft 365, per cui diventa anche possibile usare Excel gratis. In alternativa, si può effettuare l’acquisto una tantum di Office Home & Student pagando 149 euro. Inoltre, ne esistono delle versioni online e mobile utilizzabili a costo zero.

Se hai deciso anche tu di usare Excel, e in particolare se hai deciso di usare Excel su computer, effettua il download del software seguendo la mia guida su come scaricare Excel, dopodiché attieniti alle istruzioni che trovi nei paragrafi successivi per scoprire tutte le principali funzioni e caratteristiche di questo potentissimo programma.

Creare un foglio elettronico

Come usare Excel

Il primo passo da compiere è quello di avviare Excel tramite la sua icona presente nel menu Start di Windows oppure, se vuoi usare Excel su Mac, nel Launchpad di macOS. Non appena il programma viene aperto, viene chiesto di indicare il modello da selezionare per l’immissione dei dati.

Puoi, per esempio, scegliere il modello Calendario accademico, per realizzare un’agenda elettronica, oppure Pianificazione assenze dipendenti, per gestire i giorni di ferie e di malattia dei propri dipendenti.

In questo caso specifico, però, mi occuperò di spiegarti come funziona Excel, prendendo in considerazione un modello vuoto. Seleziona, quindi, la voce Cartella di lavoro vuota per accedere al foglio elettronico di Microsoft Excel.

Quella che ti si presenterà sarà un foglio di lavoro suddiviso in colonne e righe, composto quindi da celle. Le colonne sono identificate con le lettere dell’alfabeto, mentre le righe da una numerazione progressiva. Nella barra superiore, invece, sono presenti alcune schede che permettono di accedere a tutte le funzionalità offerte da Excel.

Come usare Excel

Nei prossimi paragrafi, ti spiegherò come utilizzare alcune delle più importanti funzionalità disponibili all’interno di queste schede. Presta quindi la massima attenzione per comprendere al meglio il funzionamento del software.

Formattazione delle celle

Come usare Excel

Il foglio di calcolo di Excel è composto da numerose celle. Facendo doppio clic su una di queste, entrerai nella modalità Modifica, che permette di digitare qualsiasi tipologia di dato o formula. Così come è possibile fare utilizzando Microsoft Word, anche su Excel si può formattare il testo in modo da eseguire un’impaginazione dei dati in modo accattivante e, soprattutto, organizzata, nel caso in cui si dovesse presentare il lavoro ad altre persone.

Raggiungendo la scheda Home, puoi trovare diversi pulsanti suddivisi per categoria che permettono di eseguire quest’operazione. Ad esempio, nella sezione Carattere, puoi selezionare il font, la dimensione del carattere, lo stile (grassetto [G], corsivo [C] e sottolineato [S]) e la colorazione. Nella sezione Allineamento, invece, puoi allineare il testo a sinistra, a destra e centrato oppure creare dei rientri di paragrafo.

Nella sezione Numeri, puoi impostare il modo in cui Excel deve comportarsi quando vengono inseriti i dati in una cella: facendo clic sul menu a tendina con indicata la dicitura Generale, puoi selezionare lo stile dei dati immessi, come una data, una valuta oppure del testo, giusto per fare qualche esempio.

Inoltre, puoi modificare la dimensione delle colonne e delle righe oppure inserirne o cancellarne di nuove, tramite le funzioni che trovi nella sezione Celle. Puoi anche impostare dei filtri, nel caso in cui tu abbia disposto i dati su una tabella, tramite la funzione Ordina e filtra, presente nella sezione Modifica. In questo caso, applicando i filtri sulle celle che contengono le etichette delle colonne, potrai filtrare i dati tramite l’icona con il simbolo (▼).

Come usare Excel

Se, invece, hai bisogno di usare Excel come calcolatrice andando a eseguire dei calcoli veloci, nella scheda Modifica, fai riferimento alla funzione SOMMA, che permette di eseguire la somma algebrica dei valori presente in un intervallo definito dall’utente. Facendo clic sull’icona con il simbolo (▼), situata a fianco di questa funzione, puoi selezionare altri parametri di calcolo, come la media e il conteggio dei valori.

Per approfondire il funzionamento di Excel riguardo i calcoli di base, ti consiglio di consultare i miei tutorial su come sommare su Excel, come sottrarre con Excel, come moltiplicare in Excel e come calcolare la percentuale in Excel.

Inserimento di tabelle pivot e grafici

Come usare Excel

Un’altra utile funzione di Excel è quella che serve per realizzare delle tabelle pivot, le quali permettono di riassumere i dati in modo riassuntivo e organizzato, secondo dei parametri stabiliti dall’utente.

Per creare una tabella pivot, premi sulla scheda Inserisci e poi clicca sul pulsante Tabella pivot. Successivamente, potrai vedere sullo schermo una finestra che richiede l’inserimento dei dati da un intervallo esistente e della cella dove Excel dovrà generare la tabella pivot. Dopo aver confermato le informazioni richieste, nella barra laterale di destra ti verranno mostrate le tipologie di dati da trascinare nei campi Filtri, Colonne, Righe o Valori.

Se hai bisogno di maggiori informazioni, ti consiglio di leggere la mia guida dedicata specificamente a come creare una tabella pivot.

Inoltre, sempre all’interno della scheda Inserisci, hai la possibilità di usare Excel per fare grafici, andando a distribuire i dati su dei grafici, appunto. Puoi, infatti, realizzare degli istogrammi, dei grafici a linee, a dispersione o a torta. Per farla breve, hai a disposizione tutte le tipologie di grafici utili per organizzare i dati del tuo lavoro.

Come usare Excel

I pulsanti specifici per ogni tipologia di grafico sono presenti nella sezione Grafici oppure li puoi vedere facendo clic sul pulsante Grafici consigliati e selezionando, successivamente, la scheda Tutti i grafici, nella schermata che viene mostrata. Se vuoi avere maggiori informazioni su come creare un grafico su Microsoft Excel, ti suggerisco di leggere la mia guida dedicata a quest’argomento.

Inserimento di formule

Come usare Excel

Un’altra funzionalità molto importante di Excel è quella relativa all’utilizzo delle funzioni. Queste sono delle formule che permettono di eseguire dei calcoli oppure di estrarre informazioni su degli intervalli definiti dall’utente.

Esistono tante funzioni su Excel e queste sono suddivise per categoria, in base al loro ambito di utilizzo. Giusto per fare qualche esempio, vi sono le funzioni appartenenti alle categorie Finanziarie, Statistiche, Logiche o Matematiche.

Inserire una funzione è molto semplice: per farlo seleziona una cella facendo clic su di essa e premi poi il tasto Inserisci funzione, che trovi nella scheda Formule, in corrispondenza della sezione Libreria di funzioni. A questo punto, nella successiva schermata che ti viene mostrata, cerca la funzione che più si adatta alle tue esigenze.

Per esempio, se vuoi convertire in maiuscolo il testo di una cella, spostati su quella adiacente e inserisci la funzione MAIUSC(…) tramite il procedimento che ti ho indicato nelle righe precedenti. Nella schermata degli argomenti per la funzione, ti verrà quindi richiesto di selezionare la cella da convertire in maiuscolo. Dopo averla selezionata, premi su OK per veder immediatamente il risultato della funzione appena inserita. Maggiori info qui.

Gestione dei dati

Come usare Excel

Su Microsoft Excel è possibile importare i dati anche da fonti esterne: nella scheda Dati, sono presenti alcune funzionalità che permettono di eseguire quest’operazione.

Per farlo, premi sul pulsante Carica dati esterni: in questo modo ti viene mostrato un menu a tendina tramite il quale devi indicare la fonte da utilizzare per importare i tuoi dati. Puoi scegliere, ad esempio, di importare un database di Microsoft Access oppure anche un file testuale.

Può capitare che, quando si importano dei file in formato CSV, questi vengano visualizzati su un’unica colonna, anziché distribuiti su una tabella. Come risolvere? Semplicemente facendo clic sul pulsante Testo in colonne, presente nella scheda Dati e in corrispondenza della sezione Strumenti dati. Questo permette di convertire un set di dati CSV in una tabella Excel.

Inoltre, è possibile applicare la convalida dei dati inseriti nelle celle, se questi soddisfano i requisiti stabiliti dall’utente. Per farlo, sempre agendo tramite la scheda Dati, premi sul pulsante Convalida dati (è situato nella sezione Strumenti dati).

In questo modo, viene mostrata una finestra che permette di selezionare la tipologia di dati che sono permessi al momento dell’inserimento in specifiche celle. Giusto a titolo di esempio, puoi scegliere di consentire soltanto dei numeri compresi in un intervallo definito oppure di accettare soltanto i dati in formato data.

Come usare Excel

Eventualmente, puoi anche impostare dei messaggi di input e di errore che vengono mostrati a chiunque effettua l’inserimento dei dati nel foglio di lavoro di Excel.

Revisione e protezione del file

Come usare Excel

In Microsoft Excel è presente anche il controllo ortografico, per verificare la correttezza dei testi presenti nel foglio di lavoro. Per utilizzarlo, recati nella scheda Revisione e, in corrispondenza della sezione Strumenti di correzione, fai clic sul pulsante Controllo ortografia.

Se lo desideri, puoi anche eseguire la traduzione dei testi presenti in specifiche celle, premendo il pulsante Traduci, nella sezione Lingua. Inoltre, se il documento viene utilizzato da più persone, è possibile inserire dei commenti per la revisione del lavoro: tutti i pulsanti adibiti a questo scopo sono presenti nella sezione Commenti.

Se, invece, vuoi che il tuo lavoro non venga modificato da coloro a cui distribuisci il file, puoi decidere di impostare una password di protezione. I pulsanti Proteggi foglio e Proteggi cartella di lavoro permettono di eseguire quest’operazione, bloccando la modifica dell’intero file. Utile, non trovi?

Nel caso in cui avessi bisogno di fare in modo che soltanto alcune celle possano essere modificate, fai clic destro su una cella e premi sulla voce Formato celle, nel menu contestuale che ti viene mostrato. Nella schermata che si apre, seleziona la scheda Protezione, togli il segno di spunta sulla casella Bloccata e poi premi poi OK.

Come usare Excel

In poche parole, agendo in questo modo, se abiliterai la protezione sul foglio di lavoro come ti ho indicato poco fa, verrà permessa la modifica soltanto per quelle celle a cui è stata rimossa l’etichetta Bloccata.

Modifica della visualizzazione dei dati e macro

Come usare Excel

La schermata di visualizzazione del foglio elettronico di Excel può essere modificata tramite i pulsanti presenti nella sezione Visualizza. In questa sezione, puoi cambiare lo stile di visualizzazione, in modo che ti vengano mostrate, per esempio, le interruzioni di pagina oppure il righello.

Puoi anche decidere di bloccare delle righe o delle colonne in maniera tale che queste vengano sempre visualizzate quando scorri una lunga tabella. La suddetta funzionalità è attivabile facendo clic sulla scheda Visualizza e poi sul pulsante Blocca riquadri, nella sezione Finestra.

Microsoft Excel permette altresì di realizzare delle macro tramite Microsoft Visual Basic, un avanzato strumento di programmazione. Quest’ultime non sono altro che delle istruzioni che vengono programmate dall’utente e sono utili per eseguire dei passaggi che si ripetono. Un esempio è quello di creare una macro per formattare lo stile dei nuovi dati immessi, secondo alcune precise istruzioni indicate dall’utente.

Se le macro consistono in operazioni da eseguire su funzionalità presenti nell’interfaccia di Microsoft Excel, ti basta utilizzare il pulsante Registra macro. Nella finestra che successivamente ti viene mostrata, inserisci il nome della macro, il tasto di scelta rapida e premi poi su OK per iniziare la registrazione. Devi quindi eseguire in modo manuale l’operazione che vuoi automatizzare e premere il pulsante Interrompi registrazione, per salvarla.

Come usare Excel

Con conoscenze più avanzate di Microsoft Visual Basic, si possono realizzare anche operazioni più complesse ed elaborate, creando quindi un livello di personalizzazione esteso del foglio di calcolo.

Salvataggio di un foglio di calcolo e stampa

Come usare Excel

Hai finito di lavorare con il foglio di calcolo di Excel? Benissimo! A questo punto devi procedere con il salvataggio del file. Di base, Microsoft Excel provvede al salvataggio automatico del file ogni 10 minuti, ma è possibile salvarlo manualmente, premendo sull’icona con il simbolo di un dischetto che trovi situata nell’angolo in alto a sinistra.

Se vuoi salvare il foglio di calcolo su una cartella specifica o in un altro formato, fai clic sulla scheda File e premi poi sulla voce di menu Salva con nome, situata nella barra laterale di sinistra. Seleziona quindi il pulsante Sfoglia e naviga nelle cartelle del computer, in modo da scegliere la destinazione dove memorizzare il file.

A questo punto, avvalendoti del menu a tendina in corrispondenza della voce Salva come, puoi eventualmente scegliere di salvare la cartella di lavoro in un altro formato, rispetto a quello predefinito xlsx. Giusto per farti qualche esempio, puoi utilizzare il vecchio formato XLS oppure quello ODS o CSV. Puoi anche utilizzare la stampante PDF di Microsoft per salvare il file in formato PDF.

Se vuoi, invece, stampare un file Excel, fai clic sulla scheda File e premi poi sulla voce Stampa, nella barra laterale di sinistra. Scegli quindi la stampante e configura le impostazioni per la stampa in base alle tue esigenze, utilizzando le informazioni che vedi sullo schermo. Infine, premi il pulsante Stampa per avviare la stampa del file Excel.

Altre informazioni utili su come utilizzare Excel

logo excel

Oltre alle informazioni che riportate in questa mia guida, potrebbero forse interessarti alcuni tutorial che ho realizzato su Microsoft Excel, come ad esempio come usare Excel per fatture o come normalizzare i dati su Excel. Se poi, sei interessato a leggere anche altri tutorial su questo famoso programma di casa Microsoft, ti consiglio di consultare l’apposita sezione del mio sito in cui sono raccolte tutte le guide che ho scritto al riguardo.

Inoltre, se hai bisogno di approfondire in particolar modo alcuni aspetti di questo software, posso consigliarti alcuni libri che sicuramente ti saranno d’aiuto per un utilizzo professionale.

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Come usare Excel online

Excel online

Come già detto in precedenza, Microsoft Excel è un software a pagamento. Per questo motivo, nel caso in cui tu non voglia acquistarlo, ma volessi comunque utilizzare le sue funzionalità, ti consiglio di prendere in considerazione l’impiego di Excel Online.

Questo strumento permette di lavorare sui fogli di calcolo Excel tramite browser, proprio come se si stesse utilizzando il software per computer. Il vantaggio ottenibile è quello di poter condividere i documenti, in modo che più utenti possano, eventualmente, lavorare contemporaneamente allo stesso file, se questa possibilità è stata correttamente configurata. Inoltre, funziona alla perfezione anche su Chromebook. dispositivi per i quali il “classico” Excel non è disponibile.

A tal proposito, per usare Excel online andando condividere un foglio di calcolo premi sul pulsante Condividi che trovi in alto a destra e seleziona nuovamente la voce Condividi dal menu che compare. Digita quindi l’indirizzo email dei soggetti di riferimento premi sul simbolo della freccia adiacente per scegliere se i destinatari possono essere abilitato o meno alle modifiche e clicca sul tasto Invia posto in basso.

In alternativa a come ti ho appena spiegato, puoi copiare nella clipboard il link del foglio Excel e condividerlo personalmente in un secondo momento facendo clic sul tasto Copia situato poco più in basso.

Microsoft Excel Online è pressoché identico al software desktop, pertanto per il suo funzionamento puoi fare riferimento ai passi precedenti dedicati a Windows e macOS, in quanto è possibile usufruirne nello stesso modo.

Alcune caratteristiche, però, non sono presenti in questa versione, come per esempio la protezione di un foglio elettronico tramite password oppure l’importazione dei dati da una sorgente esterna. Inoltre, è permesso il salvataggio dei file soltanto nei formati xlsx e ods.

Come usare Excel su smartphone e tablet

Come usare Excel

Se sei in ufficio o fuori casa e non hai con te un computer portatile, puoi valutare di usare Excel su smartphone e tablet, ovvero di fare affidamento all’app Microsoft Excel per Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS, in modo da poter lavorare a un file Excel, agendo da smartphone o tablet. È gratuita per tutti i dispositivi con dimensioni pari o inferiori ai 10.1″.

Rispetto al software desktop e allo strumento online, l’app per dispositivi mobili ha decisamente meno funzionalità. Parlando però di quelle presenti vi è la possibilità inserire qualsiasi funzione in una cella, tramite il relativo pulsante presente nell’angolo in alto a sinistra della schermata, oppure modificare la formattazione dei dati e le singole celle.

Inoltre sono presenti le funzionalità di calcolo, come la somma algebrica, la media e il conteggio dei valori, oppure quelle per l’ordinamento e il filtro dei dati di una tabella. Puoi anche aggiungere tabelle e grafici oppure disegnare a mano libera.

Effettuando la sottoscrizione a Microsoft 365, però, si ottiene però la possibilità di usare Excel su device mobile con dimensioni maggiori e l’accesso alle alcune funzionalità aggiuntive, come la possibilità di applicare più colori per la formattazione oppure quella che serve per modificare gli stili e i layout delle tabelle pivot, per esempio.

Se sei interessato al funzionamento dell’app Microsoft Excel su smartphone e tablet, ti consiglio di leggere alcune mie guide dedicate all’argomento: come usare Excel su Android, come usare Excel su iPhone e come usare Excel su iPad.

Come usare Excel con la tastiera

Excel

Devi sapere che, a prescindere dal dispositivo che stai utilizzando, puoi usare Excel con la tastiera per effettuare delle operazioni rapide, senza avvalerti del mouse.

Ad esempio su Excel per computer ed Excel Online puoi usare la tastiera anziché il mouse per effettuare alcune procedure: su Windows, premendo il tasto TAB puoi spostarti tra le schede del menu in alto; premendo la combinazione di tasti CTRL+J puoi immettere in una cella l’orario attuale ecc. Sull’app Excel per smartphone e tablet, invece, collegando una tastiera, puoi evitare di effettuare i tocchi sullo schermo per alcune operazioni.

In realtà, per Excel esistono tantissime scorciatoie per la tastiera. Se vuoi scoprirle tutte, sia per quanto riguarda il software desktop, che la piattaforma online e l’app per mobile, ti consiglio di visionare la guida ufficiale di Microsoft.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.