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Come creare una tabella pivot

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Il capo ti ha passato un foglio di calcolo contenente le uscite finanziarie dell’ultimo trimestre, chiedendoti di analizzarne il contenuto e creare dei resoconti riepilogativi da presentare alla prossima riunione. Faresti volentieri a meno di questa seccatura, ma fa parte delle tue mansioni e non puoi assolutamente tirarti indietro: per questo motivo, stai cercando una soluzione che possa aiutarti in questa impresa e che non richieda un’esperienza informatica particolarmente vasta, di cui purtroppo non disponi.

E se ti dicessi che i più conosciuti programmi di gestione dei fogli di calcolo, come Microsoft ExcelLibreOffice, hanno a disposizione uno strumento molto potente e adatto proprio a questo scopo? Ebbene, è proprio così: questo strumento si chiama tabella pivot e permette di creare un “riepilogo” (con annesse operazioni automatiche sui valori numerici da elaborare) partendo da un insieme di dati contenuti in un foglio di calcolo nel giro di pochi clic.

Come dici? Adesso ti ho incuriosito e vorresti capire come creare una tabella pivot per accontentare il tuo boss e creare il resoconto di cui ha bisogno? Allora non esitare oltre e leggi con molta attenzione tutte le istruzioni che mi appresto a fornirti nelle righe che seguono: posso garantirti che, al termine di questa guida, sarai in grado di assolvere alla perfezione il tuo compito. A questo punto, non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Operazioni preliminari

Come creare una tabella pivot

Prima di continuare e capire come creare una tabella pivot, è bene spendere qualche parola sull’utilizzo delle tabelle di questo tipo, senza tralasciare inoltre il formato del foglio di lavoro da cui bisognerebbe partire.

Esattamente come ti ho accennato nelle battute introduttive di questo tutorial, una tabella pivot è un metodo “alternativo” per riordinare i dati già presenti in un foglio di calcolo: di fatto, è possibile sfruttare una tabella pivot per ottenere un riassunto rapido, ma completo, delle informazioni a propria disposizione, con la possibilità di ordinarle e combinarle in base all’aspetto che bisogna prendere in considerazione, senza stravolgere la struttura del foglio di calcolo iniziale.

In altre parole, una tabella pivot offre la possibilità di analizzare a colpo d’occhio i dati contenuti in un foglio di calcolo senza dover imparare a utilizzare formule e macro: tanto per farti un esempio, dato l’insieme delle spese di gestione di una casa, puoi generare una tabella pivot per visualizzare “al volo” le uscite relative a ciascun mese dell’anno e a ciascuna causale (bollette, spese mediche, educazione, e così via), anziché sommare manualmente – e in base alla categoria scelta – gli elementi di ciascuna colonna.

Affinché il programma (in questa guida utilizzeremo come esempi Microsoft Excel LibreOffice Calc) sia in grado di generare una tabella pivot contenenti dati esatti, è necessario che i dati nel foglio di calcolo di partenza siano ben strutturati e rispondano a una serie di condizioni ben precise, che mi appresto a elencarti di seguito.

  • Se la tabella pivot deve contenere intestazioni, è necessario che il foglio di lavoro contenga a sua volta intestazioni.
  • Le righe di intestazione, se presenti, devono precedere immediatamente le righe di dati, senza separazione alcuna.
  • Nel foglio di calcolo di partenza, o quantomeno nell’intervallo di dati per cui si costruisce la tabella pivot, non devono essere presenti righe vuote.
  • I dati contenuti nelle colonne devono essere omogenei, affinché possano essere combinati (sommati, sottratti, moltiplicati, ordinati, conteggiati e via discorrendo) in fase di creazione della tabella pivot. Ciò significa, ad esempio, che in un’ipotetica colonna “Importo” dovrebbero essere presenti solo e soltanto valori numerici, relativi a importi nella valuta scelta.

Come creare una tabella pivot - foglio di lavoro di base

Nelle parti successive di questo tutorial, farò riferimento a un foglio di calcolo contenente un rendiconto delle uscite per le spese casalinghe mensili: la colonna A contiene il mese di riferimento, la colonna B la categoria dell’uscita e, infine, la colonna C contiene il relativo importo in euro.

Per quanto riguarda invece le versioni dei programmi, in questa guida farò riferimento a Microsoft Excel 2016 e a LibreOffice Calc 5, entrambi in esecuzione su piattaforma Windows. Le medesime istruzioni, però, possono essere tranquillamente utilizzate su versioni precedenti/successive dei summenzionati programmi o su sistemi operativi differenti da Windows, ad esempio macOS.

Creare una tabella pivot con Microsoft Excel

Creare una tabella pivot con Microsoft Excel

Hai a disposizione Microsoft Excel per gestire i tuoi fogli di calcolo? Allora questa è la sezione che fa per te: nelle righe successive mi appresto a fornirti tutte le istruzioni necessarie per creare e gestire una tabella pivot avvalendoti dell’applicativo prodotto da Office.

Tanto per iniziare, fai doppio clic sul file Excel contenente i dati da elaborare, assicurandoti che il foglio di calcolo rispetti i requisiti elencati in precedenza. Se, invece, devi partire da un nuovo file, avvia Microsoft Excel, fai clic sull’icona Cartella di lavoro vuota, dopodiché riempi il documento così creato con i dati che desideri racchiudere nella tabella pivot. Se desideri personalizzare al meglio il tuo nuovo foglio di calcolo, ti consiglio di far riferimento alla mia guida su come usare Excel per trovare una serie di consigli utili.

Ora che il tuo foglio di calcolo è pronto, puoi procedere alla creazione della tabella pivot a esso associata: seleziona, tramite trascinamento del mouse, l’intervallo di dati che intendi elaborare (oppure clicca all’interno di una cella di dati qualsiasi per elaborare l’intero foglio di lavoro), pigia sulla voce Inserisci collocata in alto e poi sul pulsante Tabella pivot, residente a sinistra.

A questo punto, nella schermata che va ad aprirsi, apponi il segno di spunta accanto alla voce Seleziona tabella o intervallo (se necessario), assicurati che la casella Tabella/Intervallo contenga tutte le celle della tabella (o dell’intervallo di dati scelto), apponi il segno di spunta accanto alla voce Nuovo foglio di lavoro e pigia sul pulsante OK. Il gioco è fatto: Excel aprirà automaticamente il nuovo foglio di lavoro (potrai tornare in qualsiasi momento al foglio di calcolo precedente utilizzando le schede collocate in basso) predisposto per l’elaborazione dei dati attraverso la tabella pivot.

Tieni presente che le intestazioni della tabella (ad es. Mese di riferimentoCategoriaImporto uscita) diventano a questo punto i campi della tabella pivot, da disporre e organizzare a seconda di ciò che desideri ottenere.

Operare sulla tabella

Operare sulla tabella

Prima di disporre i campi all’interno della tabella pivot appena creata, lascia che ti dia qualche accenno generale sull’organizzazione di questo tipo di tabelle. Una tabella pivot, esattamente come mostrato dalla finestra di Excel, è formata principalmente da tre aree di interesse: l’area Riga, l’area Colonna e l’area Valori.

In linea del tutto generale, si può affermare che i campi non numerici (nel nostro esempio, le categorie delle spese) vengono disposti nell’area Riga, i campi contenenti dateoreperiodi di riferimento vengono disposti nell’area Colonne, mentre i campi numerici (solitamente quelli che debbono essere combinati con operazioni matematiche) vengono aggiunti all’area Valori. Va comunque detto che la disposizione dei campi nelle aree di una tabella di siffatto tipo varia fortemente a seconda del tipo di “riassunto” che si vuole ottenere e dello scenario in cui si effettua l’analisi.

Fatta questa doverosa premessa, è arrivato il momento di aggiungere i campi alla tabella pivot appena creata: identifica l’area Campi tabella pivot collocata a destra della schermata di Excel, dopodiché seleziona con il mouse uno dei campi a disposizione (ad es. Mese di riferimento) e trascinalo nell’area più adatta della tabella (ad es. Colonne), per poi ripetere l’operazione per tutti i campi che intendi analizzare. In questo esempio, il campo Categoria spesa verrà aggiunto all’area Righe e il campo Importo uscita all’area Valori, così da ottenere una visuale completa delle spese totali relative a ogni mensilità.

Per impostazione predefinita, le tabelle pivot di Excel effettuano la Somma dei dati contenuti nel campo Valori, se questi sono di tipo numerico, oppure il Conteggio se sono di tipo testuale o disomogeneo; se lo desideri, puoi modificare questo comportamento facendo clic destro sulla cella Somma di [Nome colonna] della tabella pivot, e selezionando successivamente la voce Riepiloga valori per dal menu che compare sullo schermo. A questo punto, non ti resta che scegliere l’operazione aritmetica che desideri effettuare sui dati contenuti nel campo dei valori (minimo, massimo, media e così via).

Se lo desideri, anziché visualizzare i valori in valuta (o in qualsiasi altro tipo di formato numerico), puoi scegliere di visualizzarli in percentuale: nell’esempio che stiamo analizzando, ciò sarebbe molto utile per studiare la categoria con la percentuale di spese più alta. Per procedere, fai clic destro sulla cella riepilogativa dei valori (ad es. Somma di Importa Uscita) e seleziona le voci Mostra valori come > % del totale complessivo.

Chiaramente, puoi utilizzare il formato valore che più ti aggrada e spostare i campi all’interno delle varie aree come preferisci, fino a ottenere la visuale che desideri: è proprio questa la forza delle tabelle pivot! Infine, voglio ricordarti che la tabella pivot si aggiorna automaticamente nel momento in cui vengono aggiunti, rimossi o modificati valori appartenenti all’intervallo di dati incluso nell’elaborazione: se l’operazione di aggiornamento non fosse immediata, puoi cliccare sul pulsante Aggiorna annesso al pannello Campi tabella pivot e collocato in basso a destra.

Se sei arrivato fin qui, vuol dire che possiedi tutte le informazioni necessarie per costruire una tabella pivot utilizzando Microsoft Excel. Voglio però ricordarti che le possibilità di questo programma non finiscono qui: giusto per farti qualche esempio, puoi generare grafici e istogrammi, sovrapporli per creare statistiche ancora più precise, creare tabelle più o meno complesse per gestire l’ordinamento dei dati e molto, molto altro. Insomma, le potenzialità di questo software non sono affatto limitate!

Inoltre, vorrei farti presente che puoi modificare i file creati con Excel anche su piattaforme differenti da Winows e macOS: il software è infatti disponibile, anche se con qualche limitazione, come app per AndroidiPhone e iPad (gratis per i dispositivi fino a 10.1″) e come applicazione Web utilizzabile direttamente dal browser.

Creare una tabella pivot con LibreOffice Calc

Non utilizzi Microsoft Excel per gestire i tuoi fogli di calcolo, ma fai riferimento invece a LibreOffice Calc? Non preoccuparti, puoi creare tabelle pivot in modo semplice avvalendoti di questo software! Anche in questo caso, sono valide le regole relative alla costruzione del foglio di calcolo viste nella sezione relativa alle informazioni preliminari: i dati devono essere omogeneiordinati e non devono essere presenti righe vuote.

Detto ciò, è il momento di metterti all’opera: apri il foglio di calcolo contenente i dati da elaborare in LibreOffice, oppure costruiscine uno attenendoti scrupolosamente alle regole menzionate in precedenza. Fatto ciò, seleziona con il mouse l’intervallo di dati su cui operare (intestazioni comprese) oppure clicca su una cella qualunque dell’intervallo per analizzare l’intera tabella, dopodiché pigia sul menu Inserisci collocato in alto e seleziona la voce Tabella pivot… da quest’ultimo.

Fatto ciò, apponi il segno di spunta accanto alla voce Selezione attuale nel piccolo pannello che va ad aprirsi, pigia sul pulsante OK e, seguendo le medesime regole che ti ho suggerito nella sezione relativa a Microsoft Excel, disponi i campi del tuo foglio di lavoro (ad es. Mese di riferimentoCategoria spesaImporto uscita) nei campi della tabella pivot corrispondente (Campi righeCampi colonneCampi dati).

Anche in questo caso, l’operazione predefinita sui campi dati numerici è la somma: per modificare questo comportamento, fai doppio clic sulla voce a esso corrispondente (ad es. Importo uscita) e seleziona l’operazione desiderata (somma, conteggio, mediana, media e così via) dalla casella di scelta Funzione, pigiando poi su OK per completare l’operazione.

Per finalizzare la creazione della tabella pivot, non devi fare altro che cliccare sul pulsante OK: immediatamente dopo, nel programma viene visualizzato il nuovo foglio contenente la tabella risultante dalle operazioni precedenti, che puoi personalizzare graficamente avvalendoti della comoda casella laterale che va ad aprirsi a schermo.

Ricorda che, avvalendoti della procedura appena illustrata, puoi creare tutte le visuali in tabella pivot che desideri: basta semplicemente ritornare al foglio di calcolo, avvalendoti delle schede collocate in basso a sinistra nella schermata di Calc, e ripetere l’operazione modificando la disposizione dei vari campi.