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Come fare un grafico su Excel

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È arrivato il momento dei resoconti lavorativi, quelli per cui c’è bisogno di mostrare grafici e riepiloghi dei risultati raggiunti: questa volta, il compito di generare tutto il materiale necessario, inclusi tutti i grafici e i diagrammi del caso, è toccato a te, e il tuo boss ha espressamente chiesto che questi fossero creati tramite il programma Excel.

Nonostante tu abbia accettato di buon grado questo compito, ti sei reso conto di non avere la più pallida idea di come fare un grafico su Excel, e ora sei alla disperata ricerca di una soluzione semplice che possa tirarti fuori dai guai, perché di venir meno all’impegno preso proprio non vuoi saperne. Ho indovinato? Perfetto, questo è proprio il posto giusto da cui iniziare: nei successivi paragrafi, infatti, ti illustrerò per filo e per segno come trasformare in un grafico i dati di un foglio di lavoro Excel, così da ottenere un riepilogo grafico ben fatto e fare un figurone con il tuo capo!

Non preoccuparti, non hai bisogno di particolari competenze informatiche per raggiungere il tanto desiderato obiettivo: si tratta di operazioni relativamente semplici che possono essere messe a punto direttamente dall’interno del programma. Detto ciò, non ti resta che avviare la tua copia di Excel e seguire attentamente le istruzioni che sto per fornirti, che valgono per tutte le versioni del software, sia per Windows per macOS. Tanto per essere chiari, in questa guida mi avvarrò della versione 2016 del software (che, nel momento in cui scrivo, è la più recente). Cos’altro dirti? Buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come creare un grafico su Excel

Come fare un grafico su Excel

Fare un grafico su Excel non è un’operazione molto complessa, tuttavia è necessario partire da una serie di dati ben organizzati: nelle righe a seguire, ti spiegherò sia come procedere partendo da zero, cioè digitando le informazioni da inserire nel grafico in corso d’opera, sia come generare automaticamente un grafico partendo da dati già esistenti. Infine, sarà mia cura illustrarti come utilizzare i modelli messi a disposizione dal programma per creare dei veri e propri fogli di lavoro basati sui grafici.

Fatte le dovute premesse, non ti resta che metterti al lavoro: avvia senza esitazione Excel (oppure il foglio di lavoro in cui sono presenti i dati da inserire nel tuo grafico) e attieniti scrupolosamente alle istruzioni che sto per fornirti. Vedrai, il risultato non ti deluderà!

Creare un nuovo grafico

Creare un nuovo grafico

Tanto per cominciare, una volta aperto Excel (e dopo aver selezionato l’opzione Cartella di lavoro vuota, se non hai a disposizione un foglio già ordinato con i dati che intendi includere nel grafico), inizia a organizzare il foglio di lavoro nel modo più consono alle informazioni di cui disponi.

Ad esempio, per creare un grafico che rappresenti l’andamento trimestrale delle vendite, con le statistiche anno per anno, puoi utilizzare le colonne per inserire gli anni di riferimento (ad es. 2014, 2015, 2016 e via discorrendo) e le righe per specificare i trimestri. Di seguito, ti illustro un esempio di organizzazione relativo al foglio di lavoro in analisi.

  • Cella A1 – per struttura, la cella A1 non contiene nessuna informazione.
  • Cella A2, A3A4 (e l’intera colonna A) – contiene gli anni di riferimento da analizzare. Puoi utilizzare, ad esempio, le etichette Anno 2014, Anno 2015Anno 2016 eccetera.
  • Celle B1, C1, D1, E1 (la riga 1, a partire dalla lettera B) – puoi specificare lì i trimestri di riferimento, utilizzando etichette come I Trimestre, II Trimestre, III Trimestre, IV Trimestre.

L’etichetta scelta non entra nella cella e il suo contenuto viene letteralmente troncato? Non preoccuparti, è possibile adattare la dimensione della cella al suo contenuto: consulta la mia guida dedicata per ulteriori informazioni in merito.

Una volta ordinati correttamente i dati all’interno del foglio di lavoro, fai clic sulla prima cella in alto a sinistra da includere nel grafico (puoi includere le etichette, se intendi utilizzarle come etichette degli assi), premi il tasto Shift e clicca sull’ultima cella in basso a destra; in alternativa, puoi selezionare le celle cliccando sulla prima cella utile e “trascinando” il mouse fino a raggiungere l’ultima. Una volta selezionato l’intervallo di dati di tuo interesse, fai clic sulla voce Inserisci in alto, pigia sul pulsante Grafici consigliati e poi sulla scheda tutti i grafici annessa al nuovo pannello che si apre.

A questo punto, non ti resta che selezionare il tipo di grafico (istogramma, a barre, a linee, a torta, e così via) tramite la parte sinistra della finestra di selezione, per poi scegliere lo stile utilizzando il pannello in alto. Quando sei soddisfatto del risultato, pigia sul pulsante OK per confermare la scelta: dopo qualche secondo, il grafico viene visualizzato all’interno del foglio di lavoro. Se desideri assegnarvi un titolo, fai doppio clic sulla dicitura Titolo del grafico e digita la didascalia che desideri apporvi.

Volendo, puoi proteggere le celle che contengono le intestazioni dalle modifiche accidentali, così da non cambiare senza rendertene conto le etichette del grafico: ti ho insegnato a farlo nel mio tutorial su come proteggere celle Excel.

La posizione del grafico all’interno del foglio di lavoro proprio non ti piace? Non preoccuparti, puoi spostarlo in modo molto semplice: afferra con il mouse l’interno disegno avvalendoti degli spazi bianchi accanto al titolo della finestra (in questo modo, la selezione comprende tutto il campo del grafico, e non soltanto una sua parte) e trascinalo nella posizione a te più congeniale.

Inserire dati in un grafico

Ora che hai capito come creare un grafico in Excel, scommetto che ti stai chiedendo come fare ad aggiungere nuovi dati al suo interno: tornando al nostro esempio, il capo potrebbe chiederti di inserire una nuova riga relativa all’andamento delle vendite nell’anno 2013, nonostante tu abbia già generato il grafico utilizzando l’organizzazione vista in precedenza.

Temi di dover ricreare daccapo l’intera tabella considerando il nuovo insieme di dati? Non preoccuparti, non ce ne è bisogno, in quanto la procedura di “inclusione” è molto più semplice: per prima cosa, aggiungi le nuove righe o colonne all’interno del tuo foglio di lavoro con la consueta procedura (fai clic destro su una riga o su una colonna e seleziona la voce Inserisci…  dal menu contestuale), e riempile con i dati necessari. Completata questa operazione, non ti resta che “dire” a Excel di includere nel grafico le nuove informazioni.

In che modo? Semplicissimo: fai clic destro su un punto vuoto del grafico in questione, scegli la voce Seleziona dati… dal menu contestuale, seleziona con il mouse l’intervallo di dati da includere nel disegno (esattamente come hai fatto in fase di creazione), dopodiché fai clic sul pulsante OK annesso al pannello in sovraimpressione per aggiungere i nuovi valori al grafico. In questo modo, il disegno verrà aggiornato con i dati inseriti!

Scommetto che, a questo punto, ti stai chiedendo come inserire nelle celle dei valori generati in modo dinamico, per creare ad esempio una nuova tabella contenente il numero totale degli elementi venduti durante l’intero anno. Excel può aiutarti anche in questo, poiché è possibile far eseguire al programma delle operazioni in modo del tutto automatico: per procedere, puoi utilizzare le istruzioni che ti ho fornito nelle mie guide specifiche sugli argomenti, elencate di seguito.

Fare un grafico partendo da modelli predefiniti

Fare un grafico partendo da modelli predefiniti

Hai ricevuto un foglio di lavoro pieno di dati, ma non hai la possibilità di creare un grafico a partire da essi, poiché sono troppo disordinati e dovrebbero essere organizzati manualmente? In questo caso, il consiglio che posso darti è quello di spostarli all’interno di uno dei modelli predefiniti di Excel dedicati ai grafici.

Excel, infatti, è predisposto alla creazione di fogli di lavoro partendo da template già pronti, disponibili sia sul computer che su Internet, in grado di generare automaticamente i grafici necessari e di personalizzarli in un secondo momento, a seconda delle tue necessità.

Per fare un grafico partendo da un modello predefinito, avvia Excel (o clicca sul menu File e seleziona la voce Nuovo, se hai già aperto il programma), dopodiché digita la parola grafico nella casella di ricerca collocata in alto, e premi il tasto Invio della tastiera.

Aiutandoti con le anteprime mostrate e con la barra di navigazione laterale dedicata alle categorie, identifica il modello che più si addice alle tue esigenze e crea una nuova cartella di lavoro basata su di esso semplicemente facendo doppio clic sull’anteprima scelta.

Hai già creato un foglio di lavoro con annessa una o più tabelle e intendi utilizzarlo come base di partenza per il futuro? Puoi “trasformarlo” in un modello personalizzato, da caricare utilizzando la summenzionata procedura, seguendo le istruzioni che ti ho fornito nella mia guida specifica sull’argomento.

Come personalizzare un grafico su Excel

Ora che sei finalmente riuscito a creare un grafico “di base” in grado di mostrare correttamente i dati presenti nel foglio di lavoro, è arrivato il momento di capire come personalizzarlo.

Le operazioni che puoi eseguire, in tal senso, sono davvero molte: puoi personalizzare lo stile del grafico già in fase di creazione, come ti ho spiegato in precedenza, oppure modificarlo in un secondo momento: per procedere, clicca su un punto vuoto del grafico e successivamente sulla scheda Progettazione, collocata nella parte alta della schermata di Excel.

La finestra del programma viene modificata leggermente, e mostra gran parte degli strumenti dedicati alla struttura del grafico: puoi modificare rapidamente lo stile del grafico avvalendoti delle anteprime illustrate nel riquadro Stili grafico, cambiare la disposizione degli elementi tramite il pulsante Layout rapido e modificare la combinazione di colori avvalendoti del pulsante Cambia colori: le modifiche vengono applicate in modo istantaneo.

Se lo desideri, puoi invertire rapidamente le righe con le colonne del grafico (senza intervenire sull’intervallo di dati del foglio di lavoro) cliccando sul pulsante Inverti righe/colonne; aggiungere nuovi dati, utilizzando il pulsante Seleziona dati o cambiare completamente tipo di grafico (trasformando, ad esempio, un istogramma in un diagramma a torta), avvalendoti del pulsante Cambia tipo di grafico.

Le opzioni di personalizzazione, però, non finiscono qui, poiché Excel mette a disposizione la pratica barra laterale destra dedicata alla definizione dei dettagli per ciascun elemento del grafico. Per esempio, facendo clic sugli elementi della legenda, la barra laterale permette di personalizzarne la posizione e il formato del testo; allo stesso modo, cliccando su un elemento della serie di dati, è possibile definirne le opzioni grafiche (ombreggiatura, contorni, formato 3D, riempimento, assi del tracciato e molto altro).

In linea del tutto generale, è possibile personalizzare nel dettaglio tutti gli elementi che compongono il grafico, semplicemente cliccandovi sopra e navigando tra le impostazioni proposte dal pannello di destra.

In ultimo, ma non in ordine di importanza, è possibile aggiungere o rimuovere elementi al grafico (titoli degli assi, tabelle riepilogative dei dati, linee di tendenza, errori e via discorrendo) cliccando su un punto vuoto del grafico e poi sul piccolo pulsante (+) che compare alla sua destra.

Come eliminare un grafico in Excel

L’ultima informazione che ho da darti, per completare questo tutorial relativo alla gestione dei grafici in Excel, riguarda l’eliminazione dei dati: a tal proposito, puoi scegliere se eliminare soltanto serie o categorie di dati di cui non hai più bisogno, oppure di cancellare completamente il grafico dall’area di lavoro.

Per cancellare una serie o una categoria di dati dal grafico (ad es. un anno di riferimento di cui non hai più bisogno), fai clic su un punto vuoto di esso e poi sul piccolo pulsante a forma di imbuto che compare a destra, dopodiché togli il segno di spunta dalla casella che contraddistingue la categoria/serie che intendi eliminare dal grafico, annessa al nuovo pannello proposto e pigia, infine, sul pulsante Applica per confermare le modifiche.

Se, invece, intendi eliminare completamente l’intero grafico, magari al fine di crearne uno completamente nuovo, clicca sul grafico stesso, poi sulla sezione Home collocata in alto a sinistra, clicca sul piccolo pulsante a forma di gomma da cancellare annessa al gruppo Modifica (solitamente si trova all’estrema destra del pannello) e seleziona l’icona Cancella tutto dal menu proposto.

Se sei arrivato fin qui, vuol dire che hai appreso alla perfezione tutte le informazioni per gestire un grafico all’interno di un foglio di lavoro Excel: prima di lasciarti andare, voglio però ricordarti che Excel è un programma molto potente, in grado di compiere numerose operazioni di manipolazione dati che possono semplificarti la vita!

Tanto per restare in tema grafici, puoi sovrapporli tra loro per effettuare valutazioni sui dati, proteggere i file creati con password, creare dei fogli di lavoro utili a mettere in atto sorteggi (magari per decidere a chi, la prossima volta, toccherà il compito di ordinare i dati per il prossimo briefing aziendale!) e molto, molto altro: in linea di massima, avere piena consapevolezza di come usare Excel può tornarti utile in un gran numero di scenari!

Infine, ti ricordo che i file creati con Excel possono essere modificati non soltanto con il computer, ma anche da molte altre piattaforme: il software, infatti, è disponibile (anche se in versione leggermente limitata), per smartphone e tablet Android, per iPhone e iPad (gratuita per i dispositivi di diagonale non superiore ai 10.1″), e come applicazione Web utilizzabile tramite il browser installato nel tuo computer.