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Come fare un modello con Excel

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Ora che hai scoperto come fare un modello con Word, ti starai sicuramente chiedendo se è possibile fare la stessa cosa anche con Excel, risparmiando un mucchio di tempo nella creazione di tabelle personalizzate o schemi per fatture che solitamente ricrei ad ogni utilizzo o, peggio ancora, rischi di perdere perché usi come base un semplice file di Excel creato in precedenza (ammettilo, quante volte ti è capitato di sovrascriverlo?!).

La risposta è… sì! Anche in Excel si possono creare facilmente dei modelli da utilizzare come base per creare nuovi documenti con stili diversi da quelli dei fogli di calcolo standard, e io oggi sono qui per spiegarti come fare passo dopo passo. Su, rimboccati le maniche e scopri insieme a me come fare un modello con Excel, basta veramente poco!

Io per il tutorial ho utilizzato la versione 2019 di Office che, al momento in cui scrivo, è quella più recente, ma le indicazioni presenti nell’articolo sono da ritenersi valide anche per le edizioni della suite più datate, dalla 2007 in poi (tutte quelle equipaggiate con l’interfaccia a schede “Ribbon”). Inoltre, ti accennerò ad alcune funzionalità di Excel Online ed Excel per Android e iOS, sempre riguardanti i modelli da utilizzare per creare nuove cartelle di lavoro. Pronto ad iniziare? Sì? Perfetto! Allora rimboccati le maniche e segui le indicazioni che trovi di seguito. Buona lettura e buon lavoro!

Indice

Fare un modello con Excel su Windows

Se vuoi imparare a fare un modello con Excel e utilizzi un PC equipaggiato con Windows, il primo passo che devi compiere è avviare il programma tramite il suo collegamento presente nel menu Start (quello accessibile cliccando sull’icona della bandierina situata nell’angolo in basso a sinistra dello schermo) e iniziare a modificare il foglio di calcolo con tutti gli elementi che vuoi usare come base per creare i tuoi prossimi documenti.

Excel

Ad esempio, puoi creare uno scherma con dei bordi, selezionando le celle interessate con il mouse e cliccando sul pulsante per l’aggiunta dei bordi nella scheda Home, aggiungere formule per la creazione automatica di somme o l’esecuzione automatica di calcoli in base ai valori che andrai ad inserire nelle celle del foglio ecc.

Per modificare il tipo e lo stile delle celle, devi selezionare le celle che vuoi modificare con il mouse, fare clic destro in una qualsiasi di esse e cliccare sulla voce Formato celle nel menu che compare. Nella finestra che si apre, utilizza le opzioni presenti nella scheda Numero per definire il tipo di contenuto delle celle (es. numero, data, variabile, ecc.), le voci presenti nella scheda Carattere per cambiare il carattere di scrittura delle celle, Bordo per aggiungere loro un bordo, e così via.

Quando hai finito di impostare le tue preferenze, salva il tutto cliccando su OK. Se trovi problemi nell’impostare calcoli automatici o altre proprietà delle celle, dai un’occhiata alle mie guide su come usare Excel e come calcolare la percentuale in Excel.

Excel

Adesso sei pronto a salvare il tuo modello partendo dal foglio di calcolo che hai appena realizzato. Clicca, quindi, sul pulsante File collocato in alto a sinistra, seleziona la voce Salva con nome dal menu che compare di lato e pigia sul pulsante Sfoglia.

Nella finestra che si apre, seleziona l’opzione Modello di Excel oppure Modello di Excel 97-2003 (se vuoi creare un modello perfettamente compatibile anche con le versioni di Office precedenti alla 2007) dal menu a tendina Salva Come e clicca sul pulsante Salva per salvare il tuo modello nella cartella con i modelli di Office.

Se il tuo documento contiene delle macro che vuoi far attivare automaticamente, imposta l’opzione Modello con attivazione macro di Excel al posto di “Modello di Excel” oppure “Modello di Excel 97-2003” dal menu Salva Come.

Excel

Nel caso in cui Excel non aprisse automaticamente la cartella con in modelli quando selezioni il modello di Excel come tipo di file per il salvataggio, selezionala tu manualmente recandoti in C:\Utenti\Tuo Nome\App\Data\Roaming\Microsoft\Templates o C:\Utenti\Tuo Nome\Documents\Modelli di Office personalizzati.

Se vuoi personalizzare la cartella in cui vengono salvati i modelli personalizzati di Excel, clicca sul pulsante File del programma (in alto a sinistra) e seleziona la voce Opzioni dal menu che compare lateralmente. Nella finestra che si apre, clicca sulla voce Salvataggio (nella barra laterale di sinistra), digita il percorso in cui vuoi salvare i modelli all’interno del campo Percorso predefinito modelli personali e clicca sul pulsante OK per salvare le modifiche.

Excel

Finito! A questo punto, puoi richiamare in qualsiasi momento il modello di Excel appena creato aprendo il programma e selezionandolo dalla scheda Personali della sua schermata iniziale.

In alternativa, se stai già utilizzando Excel, clicca sul pulsante File collocato in alto a sinistra e seleziona la voce Nuovo dal menu che compare. Clicca quindi sulla scheda Personali e seleziona il nome del modello che hai creato per usarlo come base di un nuovo documento.

Excel

Qualora non riuscissi a visualizzare la scheda Personali nel menu di Excel o non vedessi il modello appena creato, prova a seguire le indicazioni che seguono.

  • Premi Win+R sulla tastiera del PC, in modo da richiamare il pannello Esegui… di Windows e dai il comando %appdata%\Microsoft\Templates\;
  • Copia l'indirizzo della cartella appena apertasi;
  • Apri Excel, recati nel menu File > Opzioni > Salvataggio e incolla il percorso della cartella copiato in precedenza nel campo Percorso predefinito modelli personali.

Per concludere, salva di nuovo il modello di foglio di calcolo e questo dovrebbe comparire nella schermata iniziale del programma.

Fare un modello con Excel su Mac

Excel Mac

Se utilizzi un Mac, puoi realizzare un modello di Excel avviando l’applicazione e scegliendo di creare una cartella di lavoro vuota. Dopodiché personalizza il foglio di calcolo con colori, bordi e formule di tuo interesse, seguendo le medesime indicazioni che ti ho dato nel capitolo del tutorial dedicato a Windows e salva il file come modello.

Per compiere quest’operazione, clicca sulla voce File nella barra in alto e scegli l’opzione Salva come modello dal menu che si apre. A questo punto, scegli se salvare il file come modello di Excel, modello con attivazione macro di Excel o modello di Excel 97-2004 selezionando una delle opzioni disponibili nel menu a tendina Formato file, assicurati che nel menu Situato in ci sia selezionata la cartella Modelli, digita il nome che vuoi assegnare al modello e clicca sul bottone Salva per completare l’operazione.

Se nel menu Situato in non c’è selezionata la cartella Modelli, clicca sulla freccia adiacente e recati nel percorso /Users/tuonome/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content.localized/Templates.localized.

Una volta salvato il tuo modello, potrai utilizzarlo selezionando la voce Nuovo dalla schermata iniziale di Excel (nella barra laterale di sinistra) e facendo poi doppio clic sulla sua icona. Se stai utilizzando già Excel, puoi accedere al medesimo menu selezionando le voci File > Nuovo da modello dalla barra dei menu in alto.

Fare un modello con Excel Online

Come fare un modello con Excel Online

Come accennato in apertura del post, esiste anche una versione di Excel Web based che si può utilizzare gratuitamente dal browser, a patto di avere un account Microsoft. Purtroppo non include tutte le funzionalità di Excel per Windows o macOS e, tra le funzioni mancanti, c’è proprio quella relativa al salvataggio di modelli personalizzati. Tuttavia sono disponibili tanti modelli preimpostati e nessuno vieta di caricare dei semplici file XLSX o XLS da usare a mo’ di template.

Se vuoi provare Excel Online, collegati alla pagina principale del servizio, effettua l’accesso con il tuo account Microsoft (se necessario) e scegli se creare un nuovo documento partendo da uno dei modelli disponibili o se usare un documento esistente a mo’ di template. In quest’ultimo caso, devi prima caricare il file XLSX/XLS da usare come modello sul tuo spazio di OneDrive, il servizio di cloud storage Microsoft (maggiori info qui).

Collegati, dunque, alla pagina iniziale di OneDrive, clicca sul pulsante Vai al mio OneDrive, effettua l’accesso con il tuo account Microsoft (se necessario) e trascina, nella finestra del browser, il file da usare come modello di Excel. Ad upload terminato, fai doppio clic sul file appena caricato e questo si aprirà in Excel Online.

Dopo aver modificato un file, le modifiche applicate ad esso verranno salvate automaticamente su OneDrive, quindi il documento originale verrà sovrascritto. A tal proposito, se non vuoi perdere il tuo “modello” originale, ti consiglio di caricarlo in duplice copia o di sfruttare la funzione Copia in di OneDrive (accessibile mediante clic destro sul file da duplicare) per crearne una copia, prima di modificarlo.

Per scaricare sul PC i documenti modificati in Excel Online, clicca sul pulsante File collocato in alto a sinistra, seleziona la voce Salva con nome dal menu che si apre e clicca sul bottone Scarica una copia. Più facile di così?!

Fare un modello con Excel su smartphone e tablet

Excel per iOS

Microsoft Excel è disponibile anche sotto forma di app per Android, iOS e Windows 10 Mobile, è gratis per tutti i dispositivi di dimensioni pari o inferiori ai 10.1” (altrimenti richiede la sottoscrizione di un abbonamento a Office 365, a partire da 7 euro/mese) ma, come Excel Online, offre solo la possibilità di utilizzare modelli preimpostati e caricare file XLSX/XLS già esistenti da usare a mo’ di template.

Detto ciò, per utilizzare l’app, non devi far altro che scaricare sul tuo dispositivo (a meno che non sia già installata su di esso), avviarla ed effettuare l’accesso al tuo account Microsoft. A questo punto, scegli se creare una nuova cartella di lavoro usando uno dei modelli disponibili o se aprire un file già esistente, usando la scheda Apri.

È possibile caricare file dalla memoria interna del device e da diversi servizi di cloud storage, come OneDrive, Dropbox e Google Drive. Per accedere a un servizio cloud da Excel, seleziona la scheda Apri e fai tap sulla voce Aggiungi una posizione. Le modifiche effettuate ai file vengono salvate automaticamente. Nel caso della creazione di un nuovo documento, invece, bisogna pigiare sulla freccia indietro (in alto a sinistra) e digitare il nome da assegnare a quest’ultimo.