Come fare turni di lavoro con Excel
Nel tuo ufficio o luogo di lavoro siete soggetti a una particolare turnazione che, spesso, richiede diverso tempo per essere organizzata a dovere. Stai dunque pensando di velocizzare la procedura al fine di rendere l'assegnazione degli orari di servizio e delle rotazioni quanto più semplice, veloce ed equa possibile, ricorrendo magari ad alcuni automatismi che un programma versatile e pratico come Excel riesce senz'altro a garantire.
In effetti, il popolare software per l'elaborazione dei fogli di calcolo della suite Microsoft 365 può essere adoperato con profitto anche per questa specifica esigenza, grazie soprattutto alla possibilità di creare fogli di lavoro di ogni genere in maniera alquanto semplice, e alla presenza di formule e altre funzionalità idonee allo scopo. Se vuoi, posso spiegarti io come fare turni di lavoro con Excel, mostrandoti alcune soluzioni di facile attuazione che ti consentiranno di ottimizzare e razionalizzare il compito.
Tutto quello che devi fare è dedicare non più di qualche minuto del tuo prezioso tempo alla lettura dei prossimi capitoli: sono certo che, seguendo con attenzione le istruzioni da me fornite, riuscirai a pianificare e gestire le turnazioni con successo, traendo interessanti spunti per personalizzare l'attività in funzione delle particolari necessità che caratterizzano il tuo ambito professionale. Ti auguro una buona lettura!
Indice
Come organizzare turni di lavoro con Excel
Come promesso, di seguito ti spiego come organizzare turni di lavoro con Excel partendo da uno schema settimanale standard, utilizzando alcune funzioni presenti nella versione desktop e in quella online.
In primo luogo, devi creare la griglia dei turni predisponendo una tabella nella quale sia presente una colonna dedicata all'elenco dei lavoratori, e preparare poi delle righe aventi come intestazione i giorni della settimana, come nell'immagine sopra.
Nel farlo, se dunque sono previsti più turni nell'arco della stessa giornata, ti consiglio di unire le celle adiacenti relative ai giorni e, nella riga sottostante, creare una colonna per ciascuna fascia oraria. Ad esempio, dunque, puoi unire 3 celle, digitare lunedì al loro interno, e inserire poi in corrispondenza sotto i turni Mattina, Pomeriggio e Sera.
Recati poi con il cursore nell'angolo in basso a destra della cella relativa al giorno e, quando assume il simbolo di un [+], trascinalo verso destra mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse, in modo che vengano generati automaticamente i restanti giorni della settimana fino a domenica, con la stessa formattazione appena assegnata.
Se hai bisogno di maggiori informazioni su come usare Excel, in quanto non hai una particolare dimestichezza con gli strumenti base appena esposti e desideri approfondirne il funzionamento, ti consiglio di leggere la mia guida dedicata appena linkata, nella quale trovi spiegazioni dettagliate sulle principali funzionalità e numerosi esempi pratici per iniziare a utilizzarlo al meglio.
Formattazione condizionale
Ora che hai predisposto la griglia, puoi sfruttare la funzione di formattazione condizionale, la quale permette di modificare automaticamente l'aspetto delle celle quando si verifica una determinata condizione.
Per cominciare, seleziona tutto l'intervallo di dati che andrà utilizzato per segnare i turni, dopodiché recati nella scheda Home e premi sulla funzione Formattazione condizionale che trovi nella sottostante barra degli strumenti. Scegli poi l'opzione Nuova regola.
Nella nuova finestra apertasi, seleziona la regola Utilizza una formula per determinare le celle da formattare, quindi recati con il cursore nel campo sottostante Formatta i valori per cui questa formula restituisce vero e digita le coordinate della prima cella dell'intervallo (nell'esempio corrisponde a C3).
Tale riferimento deve essere relativo e, dunque, affinché il controllo venga eseguito su tutte le celle precedentemente selezionate non deve essere presente il simbolo del dollaro [$]. Completa quindi la formula digitando il simbolo = seguito dal valore che intendi utilizzare per contrassegnare un turno assegnato. Ad esempio, puoi inserire il numero 1, ottenendo così una formula del tipo =C3=1.
A seguire, premi il pulsante Formato posto in basso a destra e, se vuoi far scomparire il valore prescelto dalla griglia per mantenerla più pulita e leggibile, recati nella scheda Numero della nuova finestra apertasi. Qui, seleziona la categoria Personalizzato e digita tre punti e virgola consecutivi (ovvero ;;;) all'interno del campo Tipo, al posto della dicitura Standard.
Successivamente, rimanendo nella finestra Formato celle, vai alla scheda Riempimento e scegli il colore che vuoi utilizzare per definire un turno assegnato, applicando anche un eventuale stile dall'apposita funzione ivi presente. Definiti anche questi aspetti grafici, premi due volte il pulsante OK.
A questo punto, non dovrai fare altro che digitare il valore prescelto in corrispondenza del turno del lavoratore per far sì che questo si colori automaticamente con il motivo definito in precedenza.
Ovviamente, seguendo la stessa procedura, puoi applicare ulteriori regole che ti permettano di segnare, ad esempio, ferie, malattie, turni da confermare e così via, magari accompagnando la griglia con una legenda esplicativa.
Formula CONTA.SE
L'utilizzo della funzione CONTA.SE è particolarmente indicato quando si ha la necessità di conteggiare automaticamente i turni assegnati a ciascun dipendente e ottenere statistiche o riepiloghi, e può essere abbinato alla formattazione condizionale per migliorare la leggibilità del calendario ed evidenziare visivamente i diversi turni.
Dopo aver predisposto la griglia e inserito il valore prescelto in corrispondenza di ogni turno assegnato, individua un'area vuota del foglio e crea una nuova tabella con due colonne: la prima riporterà nuovamente l'elenco dei lavoratori nello stesso ordine, mentre la seconda servirà per il calcolo automatico dei turni effettuati. Nella prima cella di questa seconda colonna digita quindi la formula =CONTA.SE(C3:W3;1), sostituendo l'intervallo con quello effettivamente utilizzato nel tuo foglio di lavoro.
Una volta premuto il tasto Invio, verifica che il numero ottenuto sia corretto, quindi riporta la formula verso il basso per applicarla anche agli altri lavoratori adattando le coordinate: per velocizzare le cose ti basta cliccare sul simbolo [+] che compare quando il cursore si trova nell'angolo in basso a destra della relativa cella e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinarla verso il basso fino all'ultima utile.
Così facendo, dunque, Excel conterà automaticamente tutte le celle contenenti il valore 1, mostrando il numero complessivo di turni assegnati a ciascun dipendente. Ogni volta che aggiungerai o rimuoverai un turno, il totale verrà aggiornato in modo automatico, consentendoti di monitorare rapidamente l'equa distribuzione del lavoro senza dover effettuare conteggi manuali.
Per approfondire l'argomento, nel caso volessi eseguire calcoli più elaborati funzionali alle tue esigenze lavorative, per valutare alternative puoi consultare la mia guida su come conteggiare quante volte compare un valore in Excel.
Come fare turni di lavoro su Excel con modelli
Un'altra interessante soluzione alla quale puoi fare riferimento per portare a compimento il tuo obiettivo è quella di utilizzare un modello Excel: si tratta, in sostanza, di un file creato per scopi specifici, contenente formattazioni, formule, macro e dati di esempio personalizzabili in vari modi, che possono quindi essere utilizzati come base di partenza.
Per capire come fare turni di lavoro su Excel con modelli, prova innanzitutto a dare un'occhiata a quelli che la versione desktop offre direttamente nella sua schermata iniziale: una volta premuto il pulsante Nuovo nel pannello di sinistra, ti basta eseguire una ricerca avvalendoti dell'apposito campo ivi presente, digitando al suo interno delle semplici parole chiave come turni lavoro o pianificazione.
In alternativa, recati in questa pagina del sito di Microsoft, premi il pulsante Visualizza tutti i modelli di Excel e cerca un template idoneo alle tue esigenze. Dopo aver cliccato sul risultato pertinente, dovrai effettuare l'accesso con account Microsoft per accedere all'interfaccia online di Excel, dove potrai proseguirne l'editing e la compilazione, oppure scaricarlo per l'utilizzo in locale mediante il menu File > Crea una copia > Scarica una copia.
Come potrai verificare tu stesso, alcuni modelli servono principalmente come fogli presenza da compilare e stampare, altri includono formule simili a quelle che ti ho illustrato nei capitoli precedenti, ma arricchite da calendari automatici, anche settimanali e mensili, oppure dedicate all'assegnazione e al monitoraggio di progetti in team di lavoro che prevedono schedulazioni più complesse, con la possibilità di controllarne l'avanzamento.
In molti casi, troverai la configurazione in un foglio separato, utile per assegnare valori univoci alle diverse tipologie di turno, scegliere l'anno di riferimento, definire i giorni festivi, personalizzare le fasce orarie e impostare altri parametri che verranno poi applicati automaticamente al planning.
Oltre a ciò, puoi rivolgerti a siti di terze parti che offrono template gratuiti da scaricare utili a diverse esigenze di organizzazione dei turni. Ti consiglio, oltre a fare una ricerca mirata su Google, di dare un'occhiata a questi portali specializzati.
- Vertex42 — è uno dei riferimenti più noti per i template Excel. Nella sezione Schedules/Planners puoi trovare diversi modelli gratuiti idonei allo scopo, scaricabili mediante il pulsante di download presente nella pagina di dettaglio.
- Smartsheet — sebbene questa piattaforma preveda degli abbonamenti per accedere a tutte le risorse senza limiti, propone anche una raccolta di modelli gratuiti per planning settimanali, bisettimanali e mensili, con layout già pronti e formule preimpostate.
- TemplateLab — questo sito offre una raccolta di modelli gratuiti, anche per turni di lavoro, pianificazioni settimanali e mensili, in formato Excel, Word e PDF. I template sono semplici da modificare e, nella maggior parte dei casi, non richiedono registrazione per il download.
Infine, puoi sempre sfruttare l'intelligenza artificiale per creare modelli personalizzati, utilizzando ad esempio le piattaforme IA più note (ChatGPT, Gemini, Claude ecc.) o un portale dedicato come Template.net. Dovrai elaborare un prompt molto preciso, ma sempre con un linguaggio naturale, che descriva ogni tua esigenza e le caratteristiche del team e della giornata lavorativa che devi organizzare.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
