Come fare turni di lavoro con Excel

Nel tuo ufficio o luogo di lavoro siete soggetti a una particolare turnazione che, spesso, richiede diverso tempo per essere organizzata a dovere. Stai dunque pensando di velocizzare la procedura al fine di rendere l'assegnazione degli orari di servizio e delle rotazioni quanto più semplice, veloce ed equa possibile, ricorrendo magari ad alcuni automatismi che un programma versatile e pratico come Excel riesce senz'altro garantire.

In effetti, il popolare software per l'elaborazione dei fogli di calcolo della suite Microsoft 365 può essere adoperato con profitto anche per questa specifica esigenza, grazie soprattutto alla possibilità di creare fogli di lavoro di ogni genere in maniera alquanto semplice, e alla presenza di formule e altre funzionalità idonee allo scopo. Se vuoi, posso spiegarti io come fare turni di lavoro con Excel, mostrandoti alcune soluzioni di facile attuazione che ti consentiranno di ottimizzare e razionalizzare il compito anche mediante la versione online del programma o l'app per dispositivi Android.

Tutto quello che devi fare è dedicare non più di qualche minuto del tuo prezioso tempo alla lettura dei prossimi capitoli: sono certo che, seguendo con attenzione le istruzioni da me fornite, riuscirai a pianificare e gestire le turnazioni con successo, traendo interessanti spunti per personalizzare l'attività in funzione delle particolari necessità che caratterizzano il tuo ambito professionale. Come dici? Non vedi l'ora di cominciare? Allora direi di passare sùbito al dunque! Ti auguro buon proseguimento e buon lavoro!

Indice

• Come organizzare turni di lavoro con Excel manualmente
  • Da PC
  • Da smartphone e tablet
• Come fare turni di lavoro su Excel con modello

Come organizzare turni di lavoro con Excel manualmente

Per cominciare, desidero illustrarti come organizzare turni di lavoro con Excel manualmente, preparando quindi una griglia dotata di apposite formule che potrai facilmente adattare alle tue specifiche esigenze. Ovviamente, si tratta di una soluzione che si presta maggiormente a realtà lavorative contenute, o comunque non particolarmente elaborate, altrimenti ti consiglio vivamente di ricorrere ad appositi programmi per turni di lavoro.

Da PC

Se hai acquistato la licenza di utilizzo della suite Microsoft 365 (o hai intenzione di farlo), la quale, come probabilmente già saprai, prevede costi a partire da 7 euro al mese con 30 giorni di prova gratuita, ti spiego sùbito come si fanno i turni di lavoro con Excel utilizzando l'ampia dotazione di funzioni di cui il celebre software per l'elaborazione dei fogli di calcolo dispone.

Ad ogni modo, le istruzioni che seguono possono essere tranquillamente replicate anche sulla versione online di Excel, alla quale puoi accedere gratuitamente dal link che ti ho appena riportato con le credenziali del tuo account Microsoft.

Per cominciare, dopo aver creato un nuova cartella di lavoro vuota mediante l'apposita opzione mostrata nella schermata iniziale, predisponi uno schema ad hoc definendo innanzitutto nella prima casella un titolo in grado di descrivere la finalità del documento. Formatta il testo digitato come preferisci adoperando le opzioni Carattere presenti nella relativa sezione della barra degli strumenti mostrata dal menu Home, e adatta la cella al contenuto in modo che sia ben visibile.

A seguire, individua una cella di partenza per la griglia dei turni, magari qualche riga più sotto per rendere il tutto sufficientemente ordinato e, se ad esempio desideri preparare una turnazione settimanale, scrivi al suo interno un'intestazione adeguata, quindi digita in quella sottostante il giorno lunedì.

Recati poi con il cursore nell'angolo in basso a destra di quest'ultima casella: quando assume il simbolo di un [+] fai clic e, mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinalo verso il basso, in modo che vengano generati automaticamente i restanti giorni della settimana fino a domenica. Ovviamente, già in questa fase puoi strutturare lo schema in base alle tue esigenze, predisponendo ad esempio un calendario settimanale, bisettimanale oppure mensile, o magari inserendo a fianco, con le stesse modalità, una colonna contenente le relative date.

Ora, prepara l'intestazione della colonna successiva con il nome del primo turno che ti occorre (ad esempio quello della mattina), e fai altrettanto con quelle a fianco, includendone anche, ove necessario, una per i riposi. Se la turnazione del tuo posto di lavoro richiede la presenza di più persone durante la stessa fascia oraria, unisci più celle dedicate all'intestazione del turno, in modo che nella riga sottostante siano presenti sufficienti caselle in grado di ospitare in orizzontale tutto il personale necessario, come nell'immagine di esempio.

Una volta completato lo schema, se lo desideri applica dei bordi selezionando tutto l'intervallo di dati, premendo sul simbolo della griglia nella sezione Carattere del menu Home, e scegliendo l'opzione grafica che reputi più adatta dal relativo menu a tendina. All'occorrenza puoi anche inserire una legenda in un riquadro a parte sottostante, nella quale esplicitare meglio la natura dei turni e i rispettivi orari, incluse eventuali pause.

A seguire, immetti in una nuova colonna sulla destra l'elenco del personale, ben separata dallo schema finora preparato e, accanto a questa, predisponine un'altra dove verranno calcolate le ore settimanali di ciascun individuo. Provvedi quindi ad assegnare i turni digitando il nome dell'impiegato nella rispettiva casella in base alle esigenze aziendali e personali.

Ora, seleziona l'intervallo di dati comprendente i turni effettivi di lavoro (dunque, a partire dal nome abbinato al primo turno, fino a quello associato all'ultimo turno) e assegna a questi un'etichetta cliccando sul campo posto in alto a sinistra (dove sono riportati i riferimenti dell'ultima cella selezionata), digitando poi al suo interno un titolo identificativo come “Turni1”.

Successivamente, recati nella casella adiacente al primo turnista, sotto alla colonna delle ore settimanali, e digita la suo interno la funzione =Conta.SE (puoi anche selezionarla con un doppio clic dai suggerimenti automatici), dopodiché inserisci nell'area fra parentesi l'etichetta relativa all'intervallo appena definito (in questo caso Turni1) e, separato da un punto e virgola [;], il criterio di ricerca corrispondente alle coordinate (lettera e numero) della casella a fianco, dove è riportato il nome del lavoratore.

Chiusa la parentesi, digita sùbito un asterisco e il numero di ore in cui si sviluppa ogni turno (ad esempio 8 se si tratta di turni da altrettante ore) per far sì che la moltiplicazione venga eseguita automaticamente, quindi premi il tasto INVIO per applicarla.

Una volta fatto ciò, ti basterà trascinare verso il basso la casella dove è stata appena immessa la formula partendo dall'angolo inferiore di destra (come visto in precedenza per i giorni della settimana), in modo che la funzione venga estesa e adattata anche alle celle sottostanti.

Così facendo, il sistema sarà in grado di calcolare automaticamente il numero di ore lavorate individualmente, aggiornandolo automaticamente a ogni modifica apportata all'intervallo di dati di riferimento. La stessa procedura potrà quindi essere applicata anche ai riposi, e ti permetterà di verificare visivamente e in maniera intuitiva il dato per poterlo rettificare in maniera opportuna, ai fini di una migliore e più equa distribuzione dei turni.

Ora che hai acquisito dimestichezza con la funzione Conta.SE, puoi applicarla anche ad altre sezioni del foglio di turnazione, ad esempio per fare in modo che il sistema calcoli automaticamente chi sta in riposo. A tal proposito, ti raccomando di leggere la mia guida su come usare le formule di Excel per apprendere nuove funzioni e imparare a concatenarle.

Un'altra operazione che puoi compiere agevolmente per migliorare l'interazione con il foglio di lavoro è quella di trasformare l'intervallo di dati di tuo interesse in una tabella, come spiegato nel tutorial che ti ho appena linkato: in tal modo, avrai a disposizione anche dei menu a tendina grazie ai quali poter applicare dei filtri.

Da smartphone e tablet

Per fare turni di lavoro su Excel puoi utilizzare anche la relativa app per dispositivi mobili, compatibile con Android e iOS/iPadOS. Puoi scaricarla dal relativo store, tramite i link appena forniti, e in maniera gratuita, purché lo schermo del device non superi i 10,1" (altrimenti dovrai sottoscrivere un piano Microsoft 365).

La procedura da seguire è sostanzialmente la stessa esposta nel capitolo precedente: infatti, anche se la versione mobile di Excel dispone di un set più limitato di strumenti rispetto a quella desktop o online, include tutte le funzionalità necessarie allo scopo. Occorre solamente prendere un po' di confidenza con la sua interfaccia per capire dove si trovano i relativi comandi.

Una volta avviata, e dopo aver eseguito l'accesso con il tuo account Microsoft al fine di sincronizzare file e documenti, fai tap sul simbolo [+] posto in alto a destra nella schermata iniziale, quindi sfiora l'opzione Cartella di lavoro vuota.

A seguire, tocca l'icona della lettera A con una matita per entrare in modalità di editing, e utilizza le funzioni del menu Home presenti nel pannello che si apre in basso per formattare la griglia e il testo a tuo piacimento, seguendo all'occorrenza le linee guida esposte sempre nel capitolo precedente.

Puoi facilmente selezionare l'intervallo di celle necessario agendo sulle ancore che delimitano gli angoli in alto a sinistra e in basso a destra della casella di partenza, precedentemente evidenziata con un tap. Per scrivere al loro interno ti basterà effettuare due volte tap sulla cella e interagire con la tastiera virtuale, toccando al termine il segno della spunta per confermare l'immissione del testo.

Per scrivere le formule necessarie, in particolare quella relativa al Conta.SE, devi invece recarti nell'apposita barra che trovi in basso, situata a fianco della voce fx e preceduta dal simbolo [=] che, come avrai sicuramente notato, introduce tutte le funzioni. Anche in questo caso, durante la digitazione il sistema ti fornirà dei suggerimenti automatici che potrai facilmente selezionare per velocizzare le operazioni.

Come fare turni di lavoro su Excel con modello

Un'altra interessante soluzione alla quale puoi fare riferimento per portare a compimento il tuo obiettivo è quella di utilizzare un modello Excel: si tratta, in sostanza, di un file creato per scopi specifici, contenente formattazioni, formule, macro e dati di esempio personalizzabili in vari modi, che possono quindi essere utilizzati come base di partenza.

Se le premesse ti allettano e, dunque, vuoi saperne di più su come fare turni di lavoro su Excel con modello, prova innanzitutto a dare un'occhiata a quelli che il software per PC offre direttamente nella sua schermata iniziale: una volta premuto il pulsante Nuovo nel pannello di sinistra, ti basta eseguire una ricerca avvalendoti dell'apposito campo ivi presente, digitando al suo interno delle semplici parole chiave come “turni lavoro”.

A seguire, clicca sull'immagine di anteprima di quello che ti sembra visivamente più adatto alle tue esigenze e, dopo averne letto la presentazione nella nuova finestra apertasi, se ti convince premi il pulsante Crea sottostante per aprirlo in un nuovo foglio di calcolo.

Ora non ti rimane che esplorarne le funzionalità, immettere i dati dei lavoratori che devi inserire in turnazione e adattarlo alle necessità aziendali. Ovviamente, data la varietà di modelli disponibili, in questa fase non posso essere più specifico, ma sostanzialmente nella maggior parte dei casi viene eseguita lo stesso conteggio che ti ho illustrato nei capitoli precedenti, utile a ad avere un quadro complessivo delle ore lavorate da ciascun dipendente.

I modelli possono essere trovati anche nella versione online di Excel, in una modalità del tutto simile. Per quanto riguarda l'app per smartphone e tablet, al momento la sua interfaccia non offre modelli idonei a questo tipo di esigenza, ma puoi comunque selezionarne uno dalla versione online o dal programma per PC, salvarlo, e sincronizzare su OneDrive i documenti per averlo a disposizione anche sul tuo dispositivo mobile, utilizzando chiaramente il medesimo account Microsoft.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.