Programmi per turni di lavoro
Da un po' di tempo hai finalmente avviato una tua attività, magari un bar o un ristorante, e hai ingaggiato un po' di personale per poter coprire tutte le fasce orarie. Per questo motivo ogni mese devi andare a realizzare un foglio con i turni di lavoro di ciascuno, magari tenendo anche conto delle richieste speciali di ogni lavoratore.
Ogni volta che devi creare il foglio con i turni di lavoro perdi davvero tantissimo tempo e il fatto di non poterlo modificare al volo quando necessario ti rende il lavoro ancora più difficile. Per questo motivo ti sei precipitato sul Web alla ricerca di programmi per turni di lavoro e ti si è aperto un mondo: non avevi la minima idea che ci fossero davvero tanti programmi per tale scopo.
Tuttavia, vista la moltitudine di software esistenti, vorresti capire quale potrebbe essere il migliore per le tue esigenze. Nessun problema, perché nel corso di questo tutorial ti darò tutte le informazioni di cui necessiti. Non devi far altro che metterti comodo e proseguire con la lettura dei prossimi paragrafi.
Indice
Programmi per turni di lavoro gratis
Girovagando in Rete alla ricerca del programma perfetto per la realizzazione di turni di lavoro hai notato che molti di essi sono a pagamento. Dato che, almeno inizialmente, non sai se possa essere la soluzione ideale per la tua attività, vorresti provare programmi per turni di lavoro gratis.
Non ti preoccupare, sono qui per aiutarti. Nel corso dei prossimi paragrafi ti parlerò di alcuni programmi per turni di lavoro free che potrebbero essere la scelta ideale per te.
Bitrix24
La prima soluzione di cui desidero parlarti è Bitrix24, oggi adottata da tantissime aziende a livello globale. Si tratta infatti di una delle piattaforme più complete e semplici da utilizzare disponibili online: pur offrendo numerose funzionalità, come chat, integrazione con i social network, gestione dei progetti, CRM e molto altro, presenta un'interfaccia chiara e intuitiva, oltre a diversi tutorial utili per chi dovesse incontrare difficoltà con i vari strumenti interni.
Con Bitrix24 hai la possibilità di creare un calendario e condividerlo in tempo reale con tutti i dipendenti, così da permettere loro di ricevere notifiche e consultare poi comodamente i turni di lavoro.
Per cominciare a usare la piattaforma, collegati innanzitutto a questa pagina e fai clic sul pulsante Inizia gratis situato in alto a destra. Successivamente, crea un account utilizzando il tuo indirizzo email oppure accedi tramite un account Facebook, un account Google, un account Apple o un account Microsoft.
Adesso, prosegui rispondendo alle domande che ti vengono poste: indica il numero di dipendenti della tua azienda, il settore di attività, il tuo ruolo e l'obiettivo che desideri raggiungere con Bitrix24. Premi poi su Fine per accedere alla dashboard principale.
A questo punto, clicca su Inizio e segui il breve tutorial introduttivo che illustra le principali funzioni della piattaforma.
Completato questo passaggio, potrai accedere alla dashboard e utilizzare la funzione Calendario disponibile nel menu laterale sinistro. Seleziona il giorno di tuo interesse, assegna un nome all'evento, definisci data, orario e durata, quindi attribuiscilo a uno dei dipendenti presenti nel tuo spazio di lavoro su Bitrix24 (qualora dovessi aggiungerne di nuovi, apri il menu Dipendenti a sinistra e fai clic su Invita). Fatto ciò, clicca su Crea.
In conclusione, Bitrix24 risulta semplice e immediato da utilizzare grazie alla sua dashboard intuitiva. Se desideri testare le funzionalità più avanzate per capire se si adattano alle esigenze della tua azienda, puoi approfittare dei 15 giorni di prova gratuita messi a disposizione dal servizio. Ricorda inoltre che Bitrix24 è disponibile anche come app per Android e per iOS/iPadOS.
Qualora dovessi riscontrare difficoltà durante l'utilizzo, accedendo alla sezione Aiuto dal menu in alto potrai consultare guide dettagliate che spiegano come sfruttare correttamente tutte le funzionalità. Inoltre, potrebbe esserti utile leggere la mia recensione di Bitrix24.
BadgeBox
Un altro software che potrebbe tornarti molto utile per la gestione della tua azienda e anche della pianificazione dei turni di lavoro è BadgeBox.
Il servizio non è gratuito, ma è presente una prova gratuita di 15 giorni. Una volta scaduta la prova puoi sottoscrivere un abbonamento, con prezzi a partire da 4,03 al mese + IVA.
Per poter sfruttare il servizio ti basterà recarti su questa pagina Web tramite un qualunque browser Web, inserire il tuo indirizzo email nell'apposito box e fare clic sul pulsante Inizia ora. Inoltre, è disponibile anche un'app completa per dispositivi Android e iPhone.
Nella schermata seguente inserisci i dati richiesti, come nome, cognome, email e password: accetta le condizioni d'uso e l'informativa sulla privacy apponendo il segno di spunta e fai clic sul pulsante Registrami ora.
Per proseguire, conferma la creazione del tuo account tramite il link ricevuto via email e poi clicca sul pulsante Entra. A questo punto, nella schermata seguente, inserisci tutti i dati relativi alla tua azienda e fai clic sul pulsante Crea: decidi i giorni lavorativi e quelli di riposo, orario di entrata e uscita o le ore lavorative, i minuti di pausa e prosegui cliccando sul pulsante Fine.
Una volta giunto nella schermata principale del programma, dovrai inserire il nome di tutti i dipendenti. Per farlo, dal menu laterale clicca sulla voce Organizzazione e poi Dipendenti: per aggiungere un nuovo dipendente fai clic sul pulsante Aggiunti utente, inserisci nome e cognome e clicca sul pulsante Aggiungi.
Una volta aggiunti tuti i dipendenti, potrai andare a generare i turni di lavoro. Per farlo, dal menu laterale fai clic sulla voce Lavoro e poi su Turni: fai clic sulla voce Nuovo Gruppo, decidi il nome da dare al gruppo e clicca sul pulsante Crea. Prosegui creando i turni lavorativi, ad esempio 8-13 per la mattina e 15-20 per la sera, cliccando sul pulsante Nuovo turno. Successivamente aggiungi tutti i dipendenti al gruppo facendo clic sul pulsante Aggiungi persona.
Adesso, non ti rimane che impostare l'orario di lavoro, quello di riposo e fai clic sulla voce Genera Turnazione: decidi il periodo (ad esempio tutto il mese) e clicca sul pulsante Crea. Dopo qualche secondo, in basso, verrà creato un programma per i turni di lavoro di tutto il mese.
When I Work
Sei alla ricerca di un altro buon programma per turni di lavoro online, allora puoi prendere in considerazione il servizio When I Work, a cui puoi accedere recandoti su questa pagina Web.
Il servizio non è gratuito, ma è possibile utilizzare una prova gratuita di 14 giorni, al termine della quale sarà necessario sottoscrivere un abbonamento, con prezzi a partire da 2,50 dollari al mese per utente. Ti segnalo, inoltre, che il software è disponibile solo in lingua inglese.
Una volta giunto nella schermata principale del sito Web inserisci il tuo nome e l'indirizzo email nei box appositi e clicca sul pulsante Start free trial oppure effettua l'accesso tramite il tuo account Google.
Nella schermata successiva inserisci il nome dell'azienda, il numero di dipendenti e premi su Start free trial. Ora, scegli se importare un file contenente tutti i dati della tua azienda oppure puoi anche premere su Skip import in basso.
Una volta giunto nella schermata principale del software, fai clic sulla scheda Scheduler posta in alto e inizia a pianificare i turni di lavoro. Una volta terminato, potrai salvare tutto facendo clic sul pulsante Publish & Notify posto in alto a sinistra: i turni di lavoro verranno inviati in automatico alla mail di tutti i tuoi dipendenti.
Come ultima cosa, ti segnalo che When I Work è altresì disponibile in veste di app per Android e iOS/iPadOS.
Altri strumenti utili
Le soluzioni di cui ti ho parlato non hanno pienamente soddisfatto le tue aspettative? Beh, allora in questo caso prova a dare un'occhiata ad altre guide che ho scritto sul mio sito Internet come ad esempio quelle sui programmi per turnazioni di lavoro e su come fare turni di lavoro con Excel.
Applicazioni per turni di lavoro
Ormai utilizzi sempre più di rado il PC ed esegui le principali operazioni tramite smartphone o tablet. Per questo motivo sei alla ricerca di applicazioni per turni di lavoro che ti permettano di agire in mobilità (comunque sia, molte delle soluzioni presenti nel capitolo precedente sono disponibili anche in qualità di app). Capisco il tuo punto di vista, per cui di seguito ti parlerò di alcune app che potresti utilizzare per realizzare un calendario con i turni di lavoro.
Supershift (Android/iOS/iPadOS)
La prima app che voglio consigliarti è Supershift ed è disponibile al download per dispositivi Android (anche su store alternativi per device senza servizi Google) e iPhone/iPad.
L'app è gratuita, ma esiste anche una versione Pro a partire da 3,99 euro al mese, che sblocca funzionalità aggiuntive come l'esportazione in PDF e la sincronizzazione in cloud.
Una volta scaricata e installata l'app, aprila e fai tap sul pulsante Continua: ora rispondi alle domande che ti vengono poste, così da personalizzare a tuo piacimento l'interfaccia dell'app e poi, se non desideri acquistare subito la versione a pagamento, premi sulla X in alto a destra.
A questo punto, per poter aggiungere i turni non devi far altro che toccare sul pulsante con l'icona di una penna e fare tap sulla voce Nuovo turno dal menu che appare a schermo. Adesso non ti rimane che impostare il turno: inserisci un titolo (ad esempio Giorno o Notte), imposta l'orario di inizio e di fine, aggiungi un periodo di Pausa (se presente) e fai tap sul pulsante Fatto posto in basso.
Adesso imposta il turno sui vari giorni presenti all'interno del mese: per farlo ti basterà selezionare il turno dalla barra in basso e poi toccare ogni giorno del mese in cui quel turno si ripeterà.
Chiaramente puoi anche personalizzare i turni in maniera differente, ad esempio aggiungendo il nome del dipendente in turno, qualora tu volessi creare i turni per tutti i tuoi dipendenti.
Calendario di lavoro per turni (Android/iOS/iPadOS)
Un'altra app che voglio consigliarti si chiama Calendario di lavoro per turni e anche in questo caso è disponibile al download per dispositivi Android (anche su store alternativi per device senza servizi Google) e iPhone/iPad.
Una volta scaricata e installata l'app, aprila e fai tap sul pulsante Annulla alla richiesta di vedere un breve tutorial (altrimenti fai tap su OK). Giunto nella schermata principale dell'app premi sulla scheda Turni posta nella barra in basso: a schermo comparirà un elenco di turni già pre-impostati, che potrai modificare a tuo piacimento semplicemente facendo tap su ognuno di essi.
Se, invece, vuoi creare un nuovo turno premi sul pulsante Crea un nuovo turno, imposta il turno secondo le tue esigenze e pigia sul pulsante Salva.
Per impostare poi un turno all'interno del calendario non devi far altro che tornare nella schermata principale dell'app, dove puoi vedere il calendario del mese corrente, fare tap su un giorno del calendario e poi nuovamente tap sulla schermata che appare (al centro in un punto "vuoto): dal menu che appare a schermo seleziona il turno che preferisci e conferma l'operazione facendo tap sul pulsante OK. Arrivato fin qui non ti rimane che ripetere la medesima procedura per tutti i giorni del mese.
Come hai potuto notare, l'app è gratuita, ma esiste una versione a pagamento al costo di 5,49 euro una tantum che elimina annunci pubblicitari e offre accesso a diverse altre funzioni aggiuntive.
Altre app utili
Vorresti scoprire altre app utili allo scopo in oggetto? Molto bene, allora sono lieto di segnalarti altre guide che ho scritto sul mio blog che potrebbero essere di tuo interesse e in particolare mi riferisco a quelle sulle app per organizzare il lavoro e sulle app per segnare le ore di lavoro.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
