Programmi per la gestione del personale

di Salvatore Aranzulla

Sei il titolare di un'azienda e stai cercando un modo per aiutare il responsabile delle risorse umane o i responsabili di reparto a gestire al meglio il personale? Beh, allora lasciami dire che sei finito proprio nel posto giusto al momento giusto, perché in questa mia guida ti mostrerò quelli che secondo me sono i migliori programmi per la gestione del personale.

Nel corso di questo articolo ti parlerò di alcune piattaforme online che ti permettono di avere sotto controllo molte attività e informazioni del tuo personale. Inoltre, alcuni programmi che ti farò vedere a breve, ti possono aiutare anche nella fase di ricerca e di selezione del personale, oltre che alla gestione dei turni, delle timbrature e all'elaborazione delle buste paga.

Beh, detto ciò direi che ora possiamo passare all'azione. Prenditi, dunque, tutto il tempo che ti serve e continua a leggere questa mia guida. Sono certo che alla fine avrai le idee molto più ordinate su come funziona e su come scegliere un programma per la gestione del personale che faccia al caso tuo. Non mi resta altro che augurarti una buona continuazione!

Informazioni preliminari

Lavoro

Prima di procedere, ci tengo a spiegarti meglio a cosa serve e cosa fa un programma per la gestione del personale. Ecco che quindi qui di seguito ti elenco alcuni dei vantaggi che potresti avere. Ci tengo comunque a precisare che non ogni software disponibile sulla piazza gode di tutte le caratteristiche che ti sto per illustrare.

Ricerca del personale — un programma per la gestione del personale ti potrebbe aiutare già nelle prime fasi, ovvero nella ricerca di un profilo adatto per una specifica posizione di lavoro. Infatti, alcuni programmi ti aiutano molto nella pubblicazione di annunci online e nella selezione delle candidature.
Elaborazione delle buste paga — si tratta di una caratteristica molto apprezzata che permette, per l'appunto, di elaborare le buste paga in modo automatico facendo così risparmiare una gran quantità di tempo.
Database del personale — grazie a questa funzione è possibile avere a disposizione un database contenente tutti i dati relativi al personale dell'azienda: dai dati anagrafici, ai titoli accademici. Inoltre, è spesso possibile gestire la formazione dei propri dipendenti grazie a un pannello apposito che mostra chi ha bisogno di ricevere corsi di aggiornamento o di corsi sulla sicurezza sul lavoro.
Programmazione dei turni — le aziende che lavorano su turni sicuramente apprezzeranno un software che aiuta nella programmazione dei turni. In questi casi è sufficiente inserire a priori alcune richieste specifiche e i turni possono essere così generati automaticamente e inviati ai dipendenti in pochi istanti.
Pannello dipendenti — alcuni software sono utili non solo a chi gestisce il personale, ma anche al personale stesso, in quanto mettono a disposizione una dashboard nella quale è possibile richiedere permessi, ferie e inserire richieste di altro tipo.
Comunicazioni aziendali veloci — grazie a questa funzione un responsabile dell'azienda può inviare a tutto il personale una comunicazione importante in pochi secondi, inoltre, alcuni software mettono anche a disposizione dei sondaggi che potrebbero servire a prendere decisioni demografiche all'interno dell'azienda.

Programmi per la gestione del personale

Entriamo ora nel vivo di questa guida e andiamo, quindi, a scoprire insieme quali sono alcuni dei programmi per la gestione del personale che potrebbero tornarti utili per aumentare la produttività della tua azienda.

Dipendenti in Cloud

Adesso voglio parlarti di Dipendenti in Cloud: una soluzione innovativa in grado di semplificare notevolmente la gestione delle risorse umane per le piccole e medie imprese con una riduzione degli errori e un notevole risparmio di tempo. Grazie agli automatismi integrati in Dipendenti in Cloud, infatti, è possibile semplificare le attività legate alla gestione del personale, eliminando calcoli manuali e semplificando le operazioni amministrative. Ciò consente a titolari, amministratori e responsabili delle risorse umane di concentrarsi su compiti ad alto valore aggiunto.

Dipendenti in Cloud è più efficace di un qualsiasi foglio di lavoro su Excel ed è molto più intuitivo di un software HR tradizionale. Un'altra caratteristica chiave del servizio è la possibilità di usarlo da qualsiasi dispositivo (PC, smartphone e tablet) con accessi dedicati ai dipendenti (mediante cui questi ultimi possono visualizzare il proprio foglio presenze, registrare timbrature, richiedere ferie e permessi, e accedere in modo sicuro ai propri documenti e buste paga) e al consulente del lavoro (il quale può entrare nell'account aziendale gratis, scaricare in autonomia il foglio presenze e caricare i cedolini).

Sono davvero tante le funzionalità avanzate offerte dal servizio, che nonostante questo gode di un'interfaccia semplice da utilizzare anche da parte dei meno esperti. Ecco, dunque, un elenco delle sue feature principali.

Timbratura semplice. Dipendenti in Cloud consente di gestire le timbrature in modo intuitivo. I dipendenti possono timbrare utilizzando PC, smartphone o tablet.. La timbratura può avvenire in qualsiasi luogo, garantendo flessibilità ai dipendenti. Il sistema registra le timbrature in modo sicuro, impedendo alle persone di modificarle L'amministratore può visualizzare un quadro generale delle presenze del personale e identificare facilmente anomalie. In caso di necessità, è possibile apportare correzioni.
Gestione presenze. Amministratori e dipendenti possono accedere al foglio delle presenze mensili e annuali, nonché alle informazioni sulle ferie e i permessi. Questo foglio è facile da compilare e può essere organizzato per gruppi di lavoro, semplificando l'organizzazione aziendale. Il software riempie automaticamente il foglio presenze con le informazioni relative alle presenze previste. Le timbrature dei dipendenti possono poi confermare o modificare queste previsioni, così come eventuali anomalie vengono segnalate e possono essere corrette. Approvando le richieste di ferie e permessi, le ore di presenza si aggiornano di conseguenza. È anche possibile invitare consulenti o commercialisti, per scaricare il foglio presenze e caricare i cedolini pronti. Inoltre, è possibile esportare i dati delle presenze dei dipendenti per fare ulteriori controlli o analisi su questi ultimi.
Consegna delle buste paga. L'amministratore o il consulente del lavoro può caricare le buste paga dei dipendenti, anche tutte in un unico file. Dipendenti in Cloud riconosce i cedolini, li separa e li distribuisce in automatico ai dipendenti. Una volta ricevuta, il dipendente può visionare la busta paga nella propria area riservata e l’amministratore può avere traccia della presa visione. Il compito di consegna delle buste paga ai lavoratori, obbligatorio per legge, viene così notevolmente velocizzato, garantendo la sicurezza e la privacy dei dati.
Gestione dei turni di lavoro. Con Dipendenti in Cloud è anche organizzare e gestire i turni di lavoro del personale. L’amministratore sceglie se pianificare i turni di un determinato giorno, oppure dell’intera settimana, e stabilisce gli orari e le pause (che possono essere poi salvati e riutilizzati successivamente). Il foglio turni è semplice e intuitivo e permette in pochi istanti verificare l’eventuale sovrapposizione tra i turni dei lavoratori. Ad ogni turno inserito o modificato, Dipendenti in Cloud invia in automatico una notifica e una mail al dipendente, così che quest’ultimo possa rimanere sempre aggiornato.
Anagrafica e documenti dipendenti. Ciascun dipendente ha un archivio personale all'interno del sistema in cui sono conservati tutti i documenti lavorativi, come buste paga, certificazioni e attestati. Durante la registrazione, vengono inseriti i dati contrattuali, compresi orari e ratei di maturazione. Il sistema calcola automaticamente la maturazione delle ferie, dei permessi e di altri aspetti contrattuali per tutta la durata del contratto. I dipendenti possono consultare in qualsiasi momento il loro bilancio di ferie, permessi e ore lavorate, sempre aggiornato e di facile consultazione.
Nota spese e rimborsi. Dipendenti in Cloud consente di inserire spese, importi e allegare ricevute per creare e gestire le note spese. Le note rimangono in attesa di approvazione da parte dell'amministratore e possono essere aggiornate in qualsiasi momento. È possibile indicare se una nota spese è stata approvata, rifiutata o è ancora in attesa. Per le trasferte, è sufficiente inserire il mezzo di trasporto utilizzato, i punti di partenza e di arrivo e il costo chilometrico e il sistema calcola automaticamente l'importo del rimborso chilometrico.
Controllo e approvazione. Gli amministratori hanno il pieno controllo ma possono concedere l'accesso ai collaboratori, permettendo loro di richiedere ferie e permessi in totale autonomia. Inoltre, possono anche definire gruppi di dipendenti e designare per ognuno uno o più responsabili. I responsabili possono approvare o rifiutare ferie, permessi, altri giustificativi, spese e rimborsi, così da alleggerire il compito degli amministratori.
Gestione accessi. Il sistema offre diversi livelli di accesso in base al ruolo aziendale di ciascun utente: amministratori, dipendenti, responsabili e consulenti del lavoro.
Giustificativi permessi, ferie e malattia. Dipendenti in Cloud include i principali giustificativi previsti dalla legge, con la possibilità di attivarli o disattivarli in base alle esigenze aziendali.

Puoi provare Dipendenti in Cloud gratis e senza alcun obbligo di acquisto collegandoti al sito ufficiale del servizio e cliccando sul pulsante apposito. Dovrai poi inserire l'email aziendale e una password, scegliere l'opzione per gestire la tua azienda, inserire il nome e i dati di quest'ultima (o cercarla nel motore di ricerca integrato) e i tuoi dati.

Accederai così al pannello di gestione, laddove poter accedere a tutte le funzioni di Dipendenti in Cloud per il periodo di prova. Alla scadenza, dovrai passare a un piano a pagamento. Maggiori informazioni qui.

Altamira

altamira

Un'ottima suite di software che ti consiglio è Altamira e si tratta di una piattaforma che mette a disposizione ben sette diversi programmi per la gestione del personale. Ti spiego ora brevemente di quali programmi si parla e delle caratteristiche principali di Altamira. Anzitutto, puoi accedere alla pagina ufficiale di Altamira e vedere tu stesso la suite di Altamira.

Il primo software si chiama Altamira Recruiting e si tratta di una soluzione cloud per la ricerca e per la selezione del personale adatto. Il costo del software varia in base alle funzioni che vuoi ottenere e in base al tipo di ricerca del personale che hai intenzione di eseguire. La versione START costa 50 euro al mese, la versione PROFESSIONAL 90 euro al mese e la versione ENTERPRISE 130 euro al mese. Maggiori informazioni qui.
Ti segnalo poi anche Altamira Employees, il software dedicato alla raccolta dei dati dei singoli dipendenti che ti permette di centralizzare tutti i dati grazie anche a un'interfaccia grafica molto gradevole. Anche in questo caso il costo del software varia in base al numero di dipendenti: se hai 25 o meno dipendenti, allora puoi acquistare la versione a 60 euro al mese, se hai 100 o meno dipendenti, puoi avvalerti della versione a 170 euro al mese e infine, se hai 300 o meno dipendenti, allora dovrai acquistare la versione da 400 euro al mese. Maggiori informazioni qui.
Andando avanti troviamo poi Altamira Learning, il software che serve principalmente a individuare quali risorse hanno bisogno di formazione e che permette di organizzare corsi di formazione online, ma anche in presenza. Proprio come per il precedente software, i costi sono di 60 euro al mese fino a 25 dipendenti, di 170 euro al mese fino a 100 dipendenti e di 300 euro al mese fino a 400 dipendenti. Maggiori informazioni qui.
Un altro software della suite è Altamira Performance che è volto ad avere un quadro immediato delle capacità di ogni singolo componente dell'azienda, così da comprendere i punti di forza e di debolezza di ognuno. Proprio come i due appena menzionati, questo software costa 60 euro mensili fino a 25 dipendenti, 170 euro al mese fino a 100 dipendenti e 300 euro mensili fino a 400 dipendenti. Maggiori informazioni qui.
Un altro software è Altamira Ferie e Permessi che, come facilmente intuibile dal nome, si tratta di un software che permette a tutti i dipendenti di inserire in modo autonomo le richieste di ferie e permessi e questo farà in modo di evitare una tempesta di email e di chiamate, soprattutto nel periodo estivo. Troviamo anche in questo caso tre differenti versioni e in particolare quella da 60 euro al mese fino a 25 dipendenti, quella 140 euro fino a 100 dipendenti e quella da 350 euro al mese fino a 300 dipendenti. Maggiori informazioni qui.
C'è poi anche Altamira Presenze che serve a stabilire i turni dei dipendenti e a controllare anche gli orari di timbratura. È inoltre possibile impostare in modo automatico eventuali regole di abbuono per ritardo sul posto di lavoro o di arrotondamento. I prezzi di questo software variano da 60 euro al mese fino a 25 dipendenti, a 170 euro al mese fino a 100 dipendenti, fino ad arrivare a 400 euro al mese fino a 300 dipendenti. Maggiori informazioni qui.
L'ultimo programma della suite è Altamira Note Spese e questo serve specialmente alle aziende che devono fare dei rimborsi spese ai propri dipendenti. Anche in questo caso troviamo tre fasce di prezzi: 60 euro al mese fino a 25 dipendenti, 140 euro al mese fino a 100 dipendenti e 350 euro al mese fino a 300 dipendenti. Maggiori informazioni qui.

Tutti i software della suite sono molto facili da utilizzare e godono più o meno della stessa interfaccia. Infatti, si trova un menu laterale sulla sinistra tramite il quale è possibile accedere a tutte le funzionalità.

La particolarità di Altamira è che hai la possibilità di acquistare un solo software, tutti oppure solo qualcuno, in base alle esigenze della tua attività. Puoi anche richiedere una demo gratuita di ciascun software prima dell'acquisto. Per avere poi informazioni più specifiche sui costi, devi anzitutto cliccare su Richiedi una Demo! nella pagina principale del sito, inserire poi nome, cognome, il nome dell'azienda, l'email e il numero di telefono e cliccare su Richiedi una Demo!. Fatto ciò, non ti resta altro che attendere di essere ricontattato dal team di Altamira.

Per tua informazione, Altamira è disponibile anche in qualità di applicazione per smartphone e tablet, sia per Android (anche su store alternativi) che per iOS/iPadOS. Grazie all'app puoi tenere monitorata l'attività aziendale in completa mobilità.

Un'altra pregevole caratteristica di Altamira è l'assistenza clienti che fornisce tutto il supporto tecnico necessario in caso di bisogno. Per maggiori informazioni, puoi anche visitare l'apposita sezione del sito che parla del supporto ai clienti.

Softworks

softworks

Softworks è un'altra suite di programmi per la gestione del personale e ora ti spiego in breve quali sono i software proposti e cosa ti permettono di ottenere.

Anzitutto, puoi accedere alla pagina principale di Softworks e puntare il cursore alla voce Soluzioni nella barra in alto per vedere quali sono i vari software della suite.

Come puoi notare il primo è Rilevazione delle presenze ed è un software che permette di programmare le ore di lavoro dei dipendenti, stabilire quali ore sono ordinarie e quali straordinarie, visualizzare le assenze e pianificare le ferie e i permessi. Questo software gode di una semplice interfaccia che permette di individuare a colpo d'occhio eventuali anomalie. Maggiori informazioni qui.
Il secondo software è invece Turni di lavoro e programmazione del personale e questo software offre la possibilità di programmare, per l'appunto, i turni di lavoro in modo automatico così da risparmiare un notevole quantitativo di tempo. Con un paio di clic e dopo aver impostato eventuali regole interne di turnazione, è possibile assegnare i turni di lavoro alle varie risorse aziendali. Maggiori informazioni qui.
Quello successivo è invece Gestione delle assenze e questo software consente di inserire qualsiasi tipo di assenza del dipendente, che sia per malattia o per maternità. Maggiori informazioni qui.
Nell'elenco trovi poi Software HR — Risorse umane e questo è il programma rivolto proprio al responsabile delle risorse umane nell'azienda che, grazie a questo software, può avere sotto controllo tutti i dati di tutto il personale dell'azienda. Maggiori informazioni qui.
Softworks mette poi a disposizione dei propri clienti un Sistema di timbratura a scelta tra la timbratura da PC, da smartphone, tramite uno strumento di riconoscimento facciale da piazzare all'ingresso dell'azienda oppure semplicemente con un apposito badge. Maggiori informazioni qui.
Un altro software è quello per il Monitoraggio dei progetti che serve per avere un quadro completo di tutte le spese affrontate dall'azienda per pagare i dipendenti e per sostenere i progetti e le attività. Maggiori informazioni qui.
Dopodiché Softworks propone anche un Software Self-Service dipendenti ed è il software rivolto ai dipendenti, i quali possono così liberamente consultare le proprie ore di lavoro, inserire ferie e permessi e leggere comodamente eventuali comunicazioni aziendali da PC, smartphone o tablet. Il tutto è facilmente accessibile attraverso delle icone che si trovano proprio nella pagina principale del software. Maggiori informazioni qui.
Nella suite di Softworks c'è poi anche il software per il Lavoro flessibile che consente di gestire le opzioni per il lavoro part-time, il lavoro ibrido e il lavoro in smart. Maggiori informazioni qui.

Se le soluzioni di Softworks ti interessano, allora dalla pagina principale del sito puoi cliccare su Prenota Una Demo per contattare lo staff e richiedere una prova gratuita del software o dei software che hanno catturato la tua attenzione, così puoi verificare più accuratamente se questi sono adatti alle tue esigenze. Come hai forse potuto notare, i prezzi dei software non sono pubblicati sul sito, per questo motivo, dopo aver selezionato il software di tuo interesse, puoi cliccare su Ottieni Un Preventivo, compilare il modulo con i dati dell'azienda e attendere la risposta da parte dello staff di Softworks per avere maggiori informazioni.

Bitrix24

Programmi per la gestione del personale

Una particolare piattaforma di cui ti voglio parlare è Bitrix24 e si tratta di un potente strumento che permette di gestire a tutto tondo la tua azienda e che puoi raggiungere andando su questa pagina. Questo significa che non è solamente un programma per la gestione del personale, ma serve anche a trovare nuovi clienti, fare campagne di marketing e vendere online i propri servizi. Infatti Bitrix24 è un CRM con delle caratteristiche aggiuntive che lo rendono adatto a tutti gli usi.

Se sei su questa pagina, a te interessa probabilmente sapere come funziona la gestione del personale in Bitrix24. Ebbene, devi sapere che Bitrix24 offre anzitutto la possibilità di creare un organigramma dell'azienda, così da avere sott'occhio l'organizzazione di tutti i reparti. Inoltre permette anche di invitare i dipendenti, così che possano prendere visione dell'organizzazione aziendale e prendere conoscenza del ruolo di ogni risorsa.

Altre caratteristiche sicuramente apprezzate sono la timbratura virtuale e grazie a questa ogni dipendente ha la possibilità di accedere tramite un'apposita postazione ed effettuare la timbratura all'entrata e all'uscita da lavoro. Il responsabile ha poi la facoltà di pianificare i turni di lavoro e di inviarli ai dipendenti in modo automatico.

Bitrix24 mette poi a disposizione molti processi automatizzati, come l'approvazione di ferie in base a un calendario condiviso e il pagamento di fatture. Inoltre, su Bitrix24 puoi anche creare dei gruppi di lavoro e condividere notizie, articoli, comunicazioni e programmare videoconferenze con tutto il gruppo.

Se il tuo obiettivo è poi quello di avere sempre sotto controllo le attività della tua azienda e del tuo personale, anche mentre sei in mobilità, allora sono felice di informarti che Bitrix24 è disponibile in veste di applicazione sia per Android (anche su store alternativi) che per iOS/iPadOS.

In relazione ai prezzi, Bitrix24 mette a disposizione diversi piani di abbonamento. Quello gratuito ha diverse limitazioni, una fra tutte lo spazio di archiviazione di soli 5 GB. C'è poi il piano Basic fino a 5 utenti che costa 49 euro al mese, il piano Standard fino a 50 utenti a 99 euro al mese, il piano Professional fino a 100 utenti a 199 euro al mese e il piano Enterprise che varia da 250 utenti a 10.000 utenti con prezzo variabile in base al numero scelto. Comunque sia, se vuoi avere maggiori informazioni su come funziona Bitrix24 e sulle varie offerte disponibili, allora ti consiglio vivamente di leggere la mia recensione di Bitrix24, nella quale ti ho spiegato molto più in dettaglio sia come funziona la gestione del personale che le altre caratteristiche della piattaforma.

Altri programmi per gestione personale

factorial

Naturalmente, quelli di cui ti ho appena parlato sono soltanto tre programmi che ti permettono di gestire il personale. Ne esistono in realtà davvero una gran moltitudine e qui di seguito te ne menziono alcuni che ritengo validi.

Factorial — è un ottimo programma per la gestione del personale che permette di programmare i turni, di gestire le timbrature, di automatizzare le buste paga e dà poi modo di avere un organigramma aziendale tramite il quale accedere a tutti i dati dei singoli dipendenti.
Personio — si tratta di un'altra piattaforma che offre numerose funzioni per la gestione del personale tra cui la programmazione di turni e la gestione delle timbrature dei dipendenti. Come spesso accade con questi programmi, c'è poi la possibilità di richiedere una demo così da provare il software prima dell'acquisto.
Cezanne HR — è un software Cloud che ti supporta nella gestione del personale a partire dalla ricerca dello stesso, fino all'elaborazione delle buste paga. Puoi sempre richiedere una demo prima di acquistare il prodotto e inoltre Cezanne HR è disponibile anche in veste di applicazione per Android e iOS/iPadOS.

Programma gestione personale Excel

smartsheet

Non hai intenzione di imparare a usare nuovi programmi perché pensi che Excel possa soddisfare tutte le tue esigenze? Beh, devo dire che in effetti Excel è uno strumento molto potente che può essere impiegato anche per la gestione del personale. Infatti, qui di seguito, ora ti segnalo in particolar modo un sito che si chiama Smartsheet il quale mette a disposizione in modo gratuito dei fogli Excel che fungono da programma gestione personale Excel. Inoltre, sempre su questo sito è possibile avvalersi del tool online integrato per modificare i modelli e poi esportarli nel formato più ideale, come in XLSX o PDF.

Anzitutto, per cominciare a usare Smartsheet per il tuo scopo, recati su questa pagina del sito ufficiale. Da qui hai ora la possibilità di accedere a molti fogli Excel. Ad esempio Checklist delle nuove assunzioni che permette, chiaramente, di tenere traccia di tutte le persone che hanno intenzione di candidarsi per uno specifico ruolo all'interno dell'azienda.

In basso trovi poi due opzioni: la prima è Scarica il modello Excel e cliccando su di questa puoi scaricare il modello Excel che ti permette, in questo caso, di avere una tabella da utilizzare come modello per tenere le registrazioni delle nuove assunzioni. L'altra opzione è invece Prova il modello di Smartsheet e questa ti permette di modificare direttamente online sul sito di Smartsheet il foglio messo a disposizione. Ad ogni modo, quest'ultima opzione è disponibile in versione di prova gratuita per 30 giorni, al termine dei quali potrai decidere di continuare a usare il piano gratuito (con un limite massimo di due fogli, quantità massima di 500MB di archiviazione e altre limitazioni) oppure di sottoscrivere uno degli abbonamenti che partono da 6 dollari al mese.

Sul sito di Smartsheet sono presenti molti altri modelli Excel che ti consentono di gestire il personale, come ad esempio quello per la Valutazione dei dipendenti, per il Piano ferie, per il Piano di lavoro dei dipendenti e molti altri ancora. Ci tengo però a precisare che Smartsheet offre solo modelli in lingua inglese che sono tuttavia di facilissima comprensione anche per chi non mastica bene la lingua.

Comunque sia, in definitiva, mi sento di consigliarti l'utilizzo di Excel per la gestione del personale, solo se non hai una grande mole di dati da gestire, questo perché il tutto è da inserire in modo manuale, a meno che non ci siano delle parti che possono inserire gli altri utenti attraverso un Modulo di Google. Per tutti gli altri casi e soprattutto se hai tanti dipendenti in una grossa azienda, è molto meglio optare per uno dei programmi di cui ti ho parlato prima.

Articolo realizzato in collaborazione con Dipendenti in Cloud.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.