Excel: come contare quante volte compare un valore
Hai appena aperto un foglio di calcolo su Excel con tantissimi dati, e il lavoro che devi svolgere richiede in particolare di scoprire quante volte si ripetono alcune occorrenze. Non hai però un'idea precisa di come procedere, e hai anche bisogno di portare a termine l'attività nel più breve tempo possibile. Beh, se le cose stanno effettivamente così, sono lieto di comunicarti che sei capitato nel posto giusto al momento giusto!
Nel corso dei prossimi capitoli, infatti, ti spiegherò proprio come contare quante volte compare un valore su Excel, sia che tu stia agendo tramite il software desktop incluso nella suite Microsoft 365, sia utilizzando la sua interfaccia online o la relativa app per smartphone e tablet. La strada più veloce da percorrere è, infatti, quella di avvalersi di apposite formule, utilizzabili su qualsiasi versione del celebre programma.
Ad ogni modo, ti mostrerò anche delle soluzioni alternative, sfruttando ad esempio Copilot, l'IA integrata nei prodotti di Microsoft, o le tabelle pivot, che consentono di analizzare rapidamente i dati e ottenere il conteggio in modo ancora più semplice e automatico. A me non resta che augurarti buona lettura e, naturalmente, buon lavoro!
Indice
- Excel: come contare quante volte compare un valore in una colonna
- Excel: come contare quante volte compare una parola con altri strumenti
Excel: come contare quante volte compare un valore in una colonna
Come promesso, di seguito ti mostrerò come contare quante volte compare un valore in una colonna su Excel, dopodiché ti illustrerò come adattare le formule idonee allo scopo per analizzare un intervallo di dati più complesso con ulteriori criteri.
CONTA.SE
Se vuoi scoprire quante volte un determinato valore compare all'interno di una colonna, puoi utilizzare la funzione CONTA.SE. Questa formula permette infatti di contare il numero di celle che soddisfano un determinato criterio, come la presenza di uno specifico valore all'interno dell'intervallo selezionato.
Per procedere, clicca in una qualsiasi cella vuota adiacente al set di dati e digita la formula =CONTA.SE. Apri poi la parentesi tonda e digita come primo argomento l'intervallo (ovvero le coordinate delle celle su cui vuoi eseguire l'operazione, specificando la prima e l'ultima con il simbolo di separazione dei due punti).
In questa fase puoi effettuare anche una selezione multipla utilizzando il mouse, cliccando sulla prima cella e trascinando il cursore fino all'ultima di tuo interesse tenendo premuto il tasto sinistro.
A seguire, per completare la funzione inserisci il punto e virgola, poi definisci fra virgolette il criterio (inteso come il valore di riferimento su cui la ricerca deve essere effettuata), quindi chiudi la parentesi tonda e dai conferma con il tasto Invio.
Per farti un esempio pratico, la formula basata sull'intervallo di dati riportato nell'immagine di cui sopra sarà del tipo =CONTA.SE(A2:A12;"Giuseppe C."), la quale restituirà il valore 3, proprio perché il nominativo Giuseppe C. viene ripetuto nell'intervallo A2:A12 esattamente tre volte.
Naturalmente, devi sostituire sia l'intervallo sia il criterio con i valori che rispondono alle tue esigenze. Considera che la formula funziona allo stesso modo se devi contare quante volte compare una stringa di testo, un determinato numero, una data o un altro tipo di valore presente nel foglio di calcolo.
Per ottimizzare le modalità di ricerca potresti, ad esempio, scrivere come criterio un'espressione del tipo: ">10" (per quantificare i numeri maggiori di dieci), "<100" (per determinare il numero di occorrenze con valori inferiori a cento) o ">="&B2 (per indicare che la conta va effettuata prendendo a riferimento i valori maggiori o uguali a quello riportato nella cella B2).
Nel criterio di ricerca puoi utilizzare anche i caratteri jolly, come l'asterisco [*] e il punto interrogativo [?], particolarmente utili quando non vuoi specificare esattamente l'intero valore da conteggiare. Ad esempio, digitando "Mar*" verranno conteggiate tutte le celle il cui contenuto inizia con la sequenza Mar, mentre "?ina" consentirà di sostituire un singolo carattere, individuando valori come Lina o Nina.
Ci tengo anche a precisare che la funzione CONTA.SE può utilizzare come intervallo o come criterio celle presenti in un altro foglio di lavoro, con una sintassi del tipo =CONTA.SE(NomeFoglio!intervallo;criterio). Tuttavia, non supporta un unico intervallo esteso su più fogli contemporaneamente: in questi casi è necessario utilizzare una formula CONTA.SE per ogni foglio e sommare i risultati.
Se stai lavorando su un foglio particolarmente denso di informazioni e potenziali criteri, e hai bisogno di conoscere prima le occorrenze di tutti i valori presenti in un elenco senza dover individuare manualmente ciascun criterio di ricerca, puoi utilizzare la funzione UNICI, la quale restituisce un elenco composto esclusivamente dai valori distinti presenti nell'intervallo selezionato, eliminando automaticamente i duplicati.
Sempre riprendendo l'esempio di cui mi sono avvalso finora, puoi inserire la formula =UNICI(A2:A12) in una cella vuota di un nuovo foglio di lavoro. In questo modo, Excel genererà automaticamente l'elenco senza ripetizioni.
CONTA.PIÙ.SE
Se hai bisogno di applicare più criteri di ricerca contemporaneamente, puoi utilizzare la funzione CONTA.PIÙ.SE. A differenza di CONTA.SE, infatti, consente di specificare fino a 127 coppie intervallo/criterio e, di conseguenza, può risultare particolarmente utile per eseguire ricerche e analisi più precise anche su grandi quantità di dati.
Per apprendere come utilizzarla sul tuo foglio di calcolo, riprendiamo l'esempio del capitolo precedente di un set di dati di vendita e supponiamo che tu voglia calcolare quante vendite sono state effettuate dal nominativo Giuseppe C. che non superino le 3.000 unità.
Per fare ciò, recati sempre in una cella vuota adiacente, ad esempio la cella D2, e scrivi =CONTA.PIÙ.SE(intervallo1;criterio1;intervallo2;criterio2). Gli argomenti intervallo1 e intervallo2, dunque, devono contenere i riferimenti dell'intervallo (prima e ultima cella) in cui la ricerca deve essere effettuata, mentre gli argomenti criterio1 e criterio2 devono riportare le condizioni da soddisfare per il conteggio.
Pertanto, nel caso in esame va selezionato A2:A12 per l'intervallo1 e Giuseppe C. come criterio1 nella prima parte della formula. Per quanto riguarda l'intervallo2, bisogna indicare invece B2:B12 e definire "<=3000" come criterio2.
La formula da indicare nella cella prescelta diventerà così =CONTA.PIÙ.SE(A2:A12;"Giuseppe C.";B2:B12;"<=3000"), e fornirà come risultato il valore 2. Ovviamente, come già anticipato nel precedente capitolo, i criteri definiti all'interno della formula CONTA.PIÙ.SE possono essere espressioni semplici, testi, valori numerici o riferimenti di cella.
A differenza di un filtro, che valuta separatamente ogni condizione, CONTA.PIÙ.SE conteggia esclusivamente le righe che soddisfano contemporaneamente tutti i criteri specificati. Fai riferimento a quanto riportato in calce al capitolo precedente per l'utilizzo dei caratteri jolly e all'applicazione della formula su fogli diversi.
Altre formule
Se hai bisogno di effettuare conteggi più elaborati rispetto a quelli consentiti da CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE, puoi ricorrere ad altre formule più avanzate, in particolare alla funzione MATR.SOMMA.PRODOTTO. Pur essendo nata per eseguire operazioni tra matrici di dati, può essere sfruttata anche per contare le celle che soddisfano una o più condizioni.
Il suo principale punto di forza risiede in una maggiore flessibilità rispetto alle soluzioni finora esposte, il che la rende particolarmente adatta a gestire criteri di ricerca più articolati e combinazioni di condizioni che, in alcuni casi, sarebbero difficili da ottenere con le funzioni dedicate al conteggio.
Riprendiamo quindi il set di dati utilizzato nei capitoli precedenti e supponiamo di voler calcolare quante vendite sono state effettuate da Giuseppe C. oppure da Mario R., indipendentemente dal volume di vendita. In questo caso, con CONTA.PIÙ.SE sarebbe necessario sommare due formule distinte, mentre con MATR.SOMMA.PRODOTTO è possibile ottenere il risultato mediante un'unica espressione che, in sostanza, applica la condizione OR.
Nello specifico, puoi ad esempio digitare la formula =MATR.SOMMA.PRODOTTO((A2:A12="Giuseppe C.")+(A2:A12="Mario R.")), la quale restituirà il valore 4, conteggiando tutte le righe che riportano uno dei due nominativi.
Nel dettaglio, all'interno della funzione vengono definite due condizioni: (A2:A12="Giuseppe C.") e (A2:A12="Mario R."), che verificano rispettivamente la presenza dei due nominativi nell'intervallo indicato. L'operatore + permette invece di considerare valida una riga se soddisfa almeno una delle due condizioni.
Naturalmente, le condizioni possono essere combinate anche con differenti operatori di confronto, intervalli numerici e altre espressioni logiche che rendono MATR.SOMMA.PRODOTTO uno strumento estremamente versatile. Per i conteggi più semplici, tuttavia, CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE restano le soluzioni più immediate e leggibili.
Per concludere questa sezione della guida dedicata alle funzioni, voglio elencarti ulteriori formule che possono essere utili in determinati contesti più elementari.
- CONTA.VALORI — conta le celle non vuote utilizzando la sintassi =CONTA.VALORI(valore1; [valore2]; …). L'argomento valore1 è obbligatorio e rappresenta il primo valore, intervallo di celle o riferimento che Excel deve analizzare, mentre gli argomenti successivi (valore2, valore3 e così via, fino a 255) sono facoltativi e consentono di includere ulteriori valori o intervalli nella stessa formula. Il risultato restituito corrisponde al numero complessivo di celle non vuote presenti negli argomenti specificati.
- CONTA.NUMERI — funziona tramite la sintassi =CONTA.NUMERI(valore1; [valore2]; …), sfruttando dunque gli stessi argomenti della formula precedente, con la differenza che vengono conteggiate esclusivamente le celle contenenti valori numerici, comprese date e orari.
- CONTA.VUOTE — conta le celle vuote adottando la sintassi =CONTA.VUOTE(intervallo). L'unico argomento richiesto è intervallo, che identificare l'insieme di celle da analizzare. Una volta specificato, la funzione restituisce il numero delle celle prive di contenuto, ad esempio per individuare dati mancanti o per verificare se un elenco è stato compilato in modo completo.
Excel: come contare quante volte compare una parola con altri strumenti
Se utilizzi una versione di Excel che integra Microsoft Copilot, puoi ottenere il conteggio delle occorrenze anche senza scrivere manualmente alcuna formula. L'assistente IA è infatti in grado di analizzare i dati presenti nel foglio di calcolo ed eseguire operazioni su richiesta semplicemente interpretando istruzioni formulate con un linguaggio naturale.
Per procedere, apri il foglio di calcolo contenente i dati e fai clic sul pulsante Copilot, disponibile nella parte destra della barra multifunzione relativa alla scheda Home. Una volta aperto il pannello dedicato sulla destra, descrivi l'operazione che desideri eseguire, ad esempio: Conta quante volte compare il nominativo Giuseppe C. nella colonna A oppure Dimmi quante vendite di Giuseppe C. hanno un valore inferiore o uguale a 3.000.
Dopo qualche istante, Copilot analizzerà il contenuto del foglio e restituirà il risultato richiesto. A seconda dell'operazione, potrebbe anche suggerire la formula utilizzata o inserirla direttamente in una nuova cella. Naturalmente, puoi formulare richieste ben più articolate, ad esempio chiedendo di conteggiare le occorrenze di più valori, confrontare i risultati ottenuti o riassumere le varie informazioni presenti nel foglio.
L'esperienza con Copilot integrato in Excel è sicuramente più completa, in quanto l'IA può anche intervenire sui file e compiere determinate azioni di scrittura, ma per un semplice conteggio puoi all'occorrenza caricare il documento direttamente nell'interfaccia online del servizio, previo login con il tuo account Microsoft, o tramite la sua app per dispositivi Android (verifica la disponibilità su store alternativi) e iOS/iPadOS. Basta pigiare il simbolo [+] ivi presente e utilizzare la finestra di navigazione per selezionare il file.
Nulla ti vieta, inoltre, di richiedere questo tipo di supporto anche ad altri assistenti basati sull'intelligenza artificiale, come ChatGPT, Gemini o Claude, che consentono a loro volta di eseguire l'upload di file Excel per analizzarne i dati e rispondere a domande formulate in linguaggio naturale.
Tornando all'interfaccia desktop di Excel o a quella online, un'altra soluzione di semplice attuazione consiste nell'elaborazione di una tabella pivot creata sulla base sull'intervallo di dati a disposizione, seguito da una veloce procedura di analisi del dataset.
Per creare la tabella pivot, seleziona tutte le celle di tuo interesse, quindi recati nella scheda Inserisci e premi la funzione Tabella Pivot nella barra degli strumenti. Nella nuova finestra apertasi, verifica poi che l'intervallo sia corretto e decidi se generarla in un nuovo foglio o in un foglio esistente.
A questo punto, nel riquadro Campi tabella pivot, trascina il campo da analizzare nell'area Righe e, successivamente, trascinalo una seconda volta nell'area Valori. Se necessario, verifica che il tipo di riepilogo selezionato sia Conteggio e non altro, cliccando sulla lettera i minuscola che compare nel box Valori.
Riprendendo l'esempio dei capitoli precedenti, occorre trascinare il campo Nominativo sia nell'area Righe sia nell'area Valori. Excel genererà automaticamente un riepilogo contenente tutti i nominativi presenti nell'elenco e il relativo numero di occorrenze, mostrando come risultati Giuseppe C. = 3, Mario R. = 1, e così via. Rispetto alle formule CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE, dunque, questo approccio consente di ottenere il conteggio di tutti i valori presenti nell'elenco con pochi clic.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
