Come usare Excel formule
Il tuo responsabile ti ha affidato un compito che lui ha definito come piuttosto semplice: devi elaborare i dati di un foglio elettronico tramite Microsoft Excel con il fine di ottenere i risultati richiesti. Purtroppo, però, nonostante tu sappia utilizzare alcune funzionalità base di Excel, non hai mai impiegato le formule: strumento che ti è ora indispensabile per svolgere il tuo lavoro e, per questo, ti stai chiedendo come usare Excel formule.
Scommetto che le cose stanno esattamente in questo modo, dico bene? Allora non devi in alcun modo preoccuparti, perché ho tutte le risposte che cerchi. In questa mia guida, infatti, ti illustrerò come utilizzare le formule di Excel per effettuare dei calcoli sui dati del tuo foglio elettronico. Come prima cosa, però, per farti capire ancora meglio cosa andremo a fare, ti spiegherò cos’è una formula e quali sono i suoi elementi.
Come dici? Non vedi l’ora d’iniziare a leggere i consigli che ho preparato per te? Allora cosa stai aspettando? Coraggio: siediti bello comodo e prenditi alcuni minuti del tuo tempo libero, in modo da leggere attentamente le informazioni che ti fornirò nei prossimi capitoli e imparare, anche tu, a compilare una formula su Excel. Sei pronto? Sì? Benissimo! Non mi resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!
Indice
- Cos'è una formula di Excel
- Come compilare una formula Excel
- Come usare nomi nelle formule Excel
- Come usare formule in inglese su Excel
Cos’è una formula di Excel
Microsoft Excel è un software che permette, attraverso l’utilizzo di un foglio elettronico, di gestire dati ed effettuare calcoli, che avvengono tramite l’uso di formule. Una formula di Excel è – per dirla in parole povere – una stringa tramite la quale si dichiara il calcolo che si desidera effettuare sui dati in proprio possesso. È composta da diversi elementi che sono, in generale, ricorrenti.
Genericamente, una formula su Excel è struttura nel seguente modo =formula. In altre parole, la formula inizia sempre con il simbolo dell’uguale (=), senza il quale Excel non capirebbe che si deve avviare un calcolo nella cella indicata.
Una formula può essere di tipo semplice, come ad esempio =A1+B1, dove sono presenti dei valori (in questo caso dei riferimenti di cella) e uno o più operatori di calcolo ; ovviamente, questi calcoli possono essere più avanzati, inserendo altri operatori, inserendo valori numeri e riferimenti di cella, rendendo dunque tutto il calcolo più complesso.
Ci sono poi altre tipologie di formule, quelle di cui ti parlerò in questo mio tutorial, che richiedono l’utilizzo di funzioni. In questo caso, la formula diventa di questa tipologia =FUNZIONE(Argomento). Ogni funzione è contraddistinta da un suo nome specifico che è necessario sempre dichiarazione in modo corretto, affinché Excel possa richiamare la logica di calcola ad essa associata.
È poi presente uno o più argomenti, cioè delle informazioni che una funzione utilizza per restituire un risultato. Si trovano tra le parentesi tonde e variano in base al tipo di funzione: possono essere semplici numeri o celle, ma anche intervalli, testi o addirittura altre funzioni.
Per meglio capire come funziona una formula di Excel, nei prossimi capitoli ti spiegherò nel dettaglio cosa sono e come si utilizzano i diversi elementi di cui è composta una funzione e che ti ho accennato poc’anzi.
Funzioni
Spesso, una formula viene confusa con la funzione. Come già ti ho spiegato nel capitolo precedente, una formula è una dichiarazione fatta dall’utente per effettuare un calcolo. Una funzione, invece, è un codice già definito in Microsoft Excel, che permette di eseguire una specifica operazione.
Per farti un esempio, la funzione SE() non è una formula, in quanto esprime semplicemente un concetto: ottenere un risultato vero o falso, in base a una data condizione. Nel momento in cui viene trascritta all’interno di una cella, apponendo il segno = e indicando tutti gli altri argomenti, si ottiene una formula basata sulla funzione SE().
Le funzioni possono essere utilizzate singolarmente all’interno di una formula oppure concatenate tra loro, creando delle formule più complesse (anche denominate funzioni annidate), tramite le quali si dichiara un calcolo che non potrebbe essere mai effettuato con una singola funzione.
In Microsoft Excel sono disponibili tantissime funzioni che spaziano su diverse aree di calcolo: quelle che riguardano le materie finanziarie, la statistica, la trigonometria oppure la logica, giusto per farti qualche esempio.
Le funzioni possono essere richiamate all’interno di una cella, digitando prima il segno = e poi indicando il loro parametro di dichiarazione: nel caso della funzione SE(), devi digitare SE: Excel mostrerà un suggerimento (tooltip) sotto la cella, che ti fornirà le indicazioni per la corretta compilazione della funzione.
Se non conosci la funzione da utilizzare, nella scheda Formule, premendo il tasto Inserisci funzione ti verrà mostrato una schermata con la possibilità di individuare le funzioni per categoria. Tramite l’app Excel per dispositivi mobili, nella scheda Formule trovi già le categorie di raggruppamento delle funzioni per poterle selezionare.
Operatori
Qualsiasi formula impiegata in Microsoft Excel richiede l’utilizzo degli operatori: questi non sono altro che dei simboli che definiscono una specifica operazione nel calcolo, in base alla categoria a cui appartengono.
Anche la formula più semplice =A1, scritta nella cella B1 del foglio elettronico, è composta dall’operatore =. Quest’ultimo è indispensabile per scrivere una formula e avviare, di conseguenza, il calcolo a essa collegato.
Tra gli operatori che puoi utilizzare all’interno di una formula, ci sono quelli di confronto, come ad esempio il segno = che, oltre a quanto già detto nelle righe precedenti, serve anche per dichiarare che due valori debbano essere uguali. Ci sono poi i segni > e < che esprimono rispettivamente se un valore dev’essere maggiore o minore di un altro. Questi ultimi segni, combinati con l’operatore =, invece, esprimono che un valore debba essere maggiore o uguale (oppure minore o uguale) a un altro.
Esistono poi altri operatori che servono a definire intervalli tra celle, come ad esempio il segno : (i due punti) oppure a raggruppare argomenti, come le parentesi tonde. Un altro operatore spesso presente all’interno di una funzione è quello espresso con il segno ; (il punto e virgola), che permette di separare gli argomenti di una funzione tra loro.
Riferimenti
Dopo aver definito le funzioni e gli operatori, un altro elemento ricorrente in una formula è il riferimento: quest’ultimo ha una funzione simile alla variabile di una formula matematica. I riferimenti sono, infatti, espressi con i collegamenti di cella.
Prendendo come esempio la formula =LUNGHEZZA(A1), il termine A1 rappresenta un riferimento relativo di cella che può contenere qualsiasi valore definito dall’utente. Non deve, quindi, essere necessariamente un valore numerico o testuale digitato da te nella cella, ma può essere anche il risultato di un calcolo effettuato nella cella stessa.
I riferimenti possono essere espressi con una singola cella (A1) oppure da un intervallo (A1:A100) definito tramite l’operatore con il segno : (i due punti), di cui ti ho parlato nel capitolo precedente. Una formula che contiene un riferimento di cella varierà il risultato del suo calcolo, in base ai dati immessi nella cella stessa.
Quando le formule vengono ripetute nelle altre celle, tramite l’operazione di trascinamento, il riferimento di cella varia nella sua forma: se nella cella B1 hai scritto una formula che contiene un riferimento alla cella A1, trascinandola nella cella sottostante (B2), il riferimento cambierà automaticamente in A2. In questo caso, avviene una variazione della riga nel riferimento di cella. Questo accade anche quando la ripetizione della formula avviene orizzontalmente, che comporta una variazione della colonna nel riferimento della cella.
In certe formule, l’operazione sopra descritta può causare errori di calcolo, in quanto alcuni riferimenti devono rimanere ancorati a una cella (anche denominati assoluti), senza che avvenga alcuna variazione durante la traslazione di riga o di colonna. In questo caso, devi utilizzare l’operatore $ all’interno del riferimento, così come ti spiego nelle prossime righe.
- Il riferimento $A1 indica che, con la ripetizione della formula, deve rimanere bloccata la colonna, permettendo la variazione delle righe.
- Il riferimento A$1 indica che, con la ripetizione della formula, deve rimanere bloccata la riga, permettendo la variazione delle colonne.
- Il riferimento $A$1 indica che, con la ripetizione della formula, devono rimanere bloccati sia la colonna che la riga della cella, in modo da lasciare ancorato il riferimento di cella nella formula.
Argomenti
Infine, un altro elemento fondamentale che può esserti utile capire per le funzioni è rappresentato dagli argomenti. Un’argomento non è altro che un’informazione che una funzione utilizza per poter eseguire il calcolo associato ad essa. Gli argomenti possono essere dei numeri o dei riferimenti di cella contenenti dati (in questo caso si potrebbe parlare di costanti) testi o altre funzioni. Possono anche essere parametri prestabiliti da utilizzare per orientare il calcolo verso una direzione anziché un’altra.
Ogni funzione in Excel ha un numero determinato di argomenti, alcuni obbligatori, altri facoltativi (non sempre presenti). I primi sono indispensabili per permettere alla funzione di eseguire il calcolo, mentre i secondi possono essere omessi se non necessari, oppure utilizzati per rendere il risultato più preciso o più flessibile rispetto al contesto.
Un aspetto molto importante è l’ordine degli argomenti: ogni funzione è costruita con una logica interna ben precisa, per cui invertire l’ordine degli argomenti può generare errori di calcolo oppure, nella maggior parte dei casi, impedire del tutto l’esecuzione della funzione, mostrando un messaggio di errore.
Ricorda anche che ogni argomento è separato dall’altro tramite l’utilizzo del punto e virgola (;), senza il quale Excel interpreterebbe come un un unico argomento.
Come compilare una formula Excel
Veniamo adesso al nocciolo della questione su come compilare una formula su Excel. Nei prossimi capitoli, ti spiegherò come si compila una funzione semplice e come procedere invece con funzioni annidate.
Come usare formula Excel
Partiamo da un esempio concreto per mostrarti come usare una formula su Excel. In questa parte del tutorial ti spiegherò l’utilizzo di una funzione, quella denominata SE(), che potresti dover utilizzare in tante situazione nel tuo foglio di calcolo.
Ogni funzione ha una struttura specifica, ma imparare a usare SE() ti aiuterà a capire anche la logica che sta dietro a molte altre funzioni, anche quelle più articolate.
La funzione SE richiede la compilazione di tre argomenti: in ordine, il primo è la condizione che si deve verificare, il secondo è il risultato se la condizione si verificasse, mentre il terzo è il risultato se la condizione non si verificasse.
Supponiamo di avere una tabella di valori (la colonna A) e vogliamo indicare, nella cella adiacente, l’esito di verifica di una condizione. La condizione che imposterò è che i valori delle celle della colonna A devono essere positivi, escludendo dunque lo zero e quelli negativi.
Il primo argomento della funzione SE sarà dunque A2>0. Tieni presente che utilizzo il riferimento A2, e non A1, in quanto quest’ultimo è occupato dall’etichetta della colonna A. Nella cella B2 adiacente alla cella A2, si dovrà compilare la formula che utilizza la funzione SE, con primo argomento A2>0. Gli altri argomenti, condizione verificata e falsa, possono essere indicati con un semplice testo (incluso tra le virgolette) oppure indicato dei valori, dei riferimenti di cella oppure si può richiedere l’esecuzione di altre funzioni. Tipico è ad esempio l’utilizzo nidificato di più funzioni SE.
Come usare più formule Excel
Adesso che sei a conoscenza di tutti gli elementi che possono servirti in una formula, è il momento di vedere come compilarne una nidificata.
Prendiamo a titolo di esempio una formula che ha come scopo quello di verificare se il codice fiscale appartiene a una persona di sesso femminile o a una di sesso maschile.
=SE(VALORE(DESTRA(SINISTRA(A1;11);2))<=31;”M”;”F)
Nell’esempio sopra riportato, nella cella A1 è contenuto un codice fiscale di una persona fisica. Se non lo sapessi, all’interno del codice fiscale viene espresso un numero nella decima e undicesima cifra, che corrisponde al giorno di nascita. Mentre negli uomini questo valore è compreso tra 1 e 31 (i giorni del mese), nelle donne viene anche aggiunto il valore 40.
Detto ciò, considerato l’obiettivo definito nei paragrafi precedenti, bisognerà estrarre questo valore di due cifre dal codice fiscale e confrontarlo con i dati in proprio possesso. Per fare ciò, serve la combinazione delle due funzioni DESTRA() e SINISTRA(), che permettono di estrarre da una stringa un numero di caratteri definiti. Questo valore dovrà essere poi bonificato con la funzione VALORE(), in modo che venga riconosciuto come un numero. Infatti, le cifre che vanno da 01 a 09 vengono interpretate come testo da Excel ma, utilizzando la funzione VALORE(), verranno convertiti in numeri.
In questo caso, la formula SINISTRA(A1;11) permetterà di estrarre i primi 11 caratteri (costante) di una stringa contenuta nella cella A1 (riferimento) a partire da sinistra. Il risultato ottenuto, che non è una costante, verrà utilizzato come riferimento per la funzione DESTRA(), tramite la quale si richiede l’estrazione dei primi 2 caratteri (costante), a partire dalla destra della stringa.
La funzione VALORE(), invece, richiede come argomento soltanto un riferimento di cella, al fine di convertirne il contenuto in un valore utilizzabile nella formula. In questo caso, il riferimento sarà dato dal risultato della funzione DESTRA().
Per definire se un codice fiscale appartiene a un uomo o a una donna, può essere utile l’utilizzo della funzione SE(). In tal caso, bisogna indicare come primo argomento la condizione di veridicità per il calcolo: ciò che vuoi sapere è se il risultato ottenuto sia minore o uguale a 31, in modo da identificare il codice fiscale come appartenente a un uomo. Valori differenti da quello indicato, indicano che, invece, appartiene a una donna.
In questo caso, il valore estratto tramite la funzione VALORE() sarà il riferimento richiesto dalla formula, che dovrà essere confrontato con il valore 31 (costante) tramite l’operatore con segno <=. La condizione vera e quella falsa verranno espresse rispettivamente con le costanti “M” e “F”, separate dall’operatore ; (il punto e virgola).
Ovviamente, come ti ho spiegato nei capitoli precedenti, la formula dovrà essere preceduta dal segno =, senza il quale non potrà mai avvenire il calcolo richiesto.
Come usare nomi nelle formule Excel
Nel capitolo relativo ai riferimenti, ti ho parlato di cosa questi siano e la tipologia che puoi usare in una formula su Excel. Devi sapere che un riferimento può essere anche costituito da un nome.
I nomi non sono altro che dei riferimenti che contengono all’interno dei dati definiti dall’utente, come ad esempio un intervallo di celle, una funzione, una costante oppure una tabella. I nomi possono essere impostati dall’utente tramite la scheda Formule e selezionando l’apposito tasto Gestione nomi.
Premendo sul tasto Nuovo, assegna un nome ad essa nell’apposita casella e poi indica il riferimento nella casella Riferito a. Quando hai completato, premi sul tasto OK per concludere. In una formula, ti basta digitare il nome precedentemente assegnato all’interno di un argomento per richiamarlo.
Come usare formule in inglese su Excel
Se utilizzi Excel in lingua italiana, le funzioni possono essere richiamata soltanto con loro nome proprio in lingua italiana. Come fare, dunque, a usare le funzioni in Excel in un’altra lingua, come l’inglese? Te lo spiego immediatamente.
Excel utilizza la lingua d’installazione per determinare la lingua del programma e di come sono definite le funzioni. Pertanto, per riuscire a utilizzarle in un’altra lingua, devi modificare la lingua impostata su Excel. Tieni in considerazione che la procedura che ti sto per indicare è per Excel 2024, ma dovrebbe essere valida anche per versioni precedenti.
Pertanto, avvia Excel, seleziona la voce File in alto e premi poi sul tasto Opzioni nella barra laterale. Nella schermata che ti viene mostrata, seleziona la scheda Lingua e, nella sezione Lingua visualizzazione di Office, premi sul tasto Aggiungi una lingua. Scegli dall’elenco una lingua a tua scelta (ad esempio Inglese) e fai poi clic sul tasto Installa.
Chiudi adesso Excel e riaprilo per visualizzarlo nella nuova lingua. Da questo momento in poi, se hai scelto ad esempio la lingua inglese, potrai richiamare le funzioni di Excel diversamente: ad esempio, la funzione SOMMA puoi richiamarla digitando SUM, mentre la funzione SE digitando IF.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
