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Come fare una tabella su Excel

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Il tuo capo ti ha passato un foglio Excel contenente dei dati molto importanti: ti piacerebbe automatizzare alcune operazioni su di essi e avere la possibilità di ordinarli, ma purtroppo non sai bene come si fa. Non ti preoccupare. È una cosa assolutamente fattibile, tuttavia c’è bisogno di partire da una “struttura” dati ben precisa e offerta nativamente dal programma: le tabelle.

Utilizzando le tabelle di Excel, è possibile effettuare operazioni precise, anche complesse, su dati, righe e colonne, nel giro di un paio di clic: una possibilità che ti intriga, e non poco, ma in questo momento non hai la più pallida idea di come fare una tabella su Excel, vero? Ebbene, questo è proprio il posto giusto da cui iniziare: di seguito ti fornirò tutte le informazioni necessarie su come racchiudere i dati di un foglio Excel in una tabella, così da poterli gestire e organizzare al meglio, ottimizzando dunque il tuo lavoro.

Pronto per partire? Perfetto! Avvia la tua copia Excel e leggi attentamente quanto sto per dirti. Le indicazioni che ti darò valgono per tutte le versioni del celebre programma Microsoft, sia per Windows che per macOS, anche se personalmente userò la 2016 (che è la più recente, nel momento in cui scrivo). Sono sicuro resterai sorpreso dai risultati che riuscirai ad ottenere. Detto ciò, non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come creare una tabella su Excel

Excel

Prima di continuare, è bene che tu abbia presente un aspetto ben preciso: anche se un classico foglio di lavoro di Excel si presenta in modo del tutto simile a una “tabella” (cioè un grafico organizzato in righe e colonne), in realtà il suo contenuto di base viene definito intervallo di dati.

Una tabella, intesa nel senso stretto del termine (nonché quello che andiamo a considerare in questa guida), è composta da dati organizzati, strettamente collegati tra loro, che possono essere ordinati, disposti e manipolati secondo regole ben precise. In altre parole, una tabella è un’entità di Excel che è possibile creare manualmente, ma che non è presente per impostazione predefinita in un nuovo foglio di lavoro o un foglio di lavoro di base.

Fatte queste doverose premesse, è il momento di passare all’azione: avvia Excel (oppure apri il foglio di lavoro che desideri gestire) e segui le istruzioni di seguito per creare una tabella da zero oppure inserirvi dati già presenti.

Creare una nuova tabella

Come fare una tabella su Excel

Tanto per iniziare, una volta aperto Excel (e dopo aver cliccato sull’opzione Cartella di lavoro vuota, se intendi partire da un documento senza dati), inizia a digitare sulla riga 1 le etichette da assegnare alle varie colonne di dati. Supponendo dunque che tu intenda creare una tabella per la gestione di un inventario, potresti organizzarla come segue.

  • Cella A1 (e colonna A) – etichetta Nome prodotto.
  • Cella B1 (e colonna B) – etichetta El. acquistati.
  • Cella C1 (e colonna C) – etichetta El. venduti.
  • Cella D1 (e colonna D) – etichetta El. in deposito.

L’etichetta scelta non entra nella cella poiché è troppo lunga e viene troncata? Non preoccuparti, puoi adattare la dimensione della cella in base al suo contenuto consultando la mia guida dedicata.

A questo punto, puoi creare la tua tabella prima ancora di iniziare con l’inserimento dei dati: fai clic sulla prima cella della tabella (in questo caso A1), premi il tasto Shift della tastiera e pigia successivamente sull’ultima cella della tabella (in questo esempio esempio D1), dopodiché fai clic sulla voce Inserisci e sull’icona Tabella. In alternativa, puoi selezionare le celle della tabella cliccando sulla prima di esse e facendo “scorrere” il mouse fino a raggiungere l’ultima.

Completata questa operazione, nella nuova finestra che compare, apponi il segno di spunta sulla casella Tabella con intestazioni e clicca su OK: dopo qualche secondo, le colonne selezionate si coloreranno di blu e vedrai comparire delle freccette accanto a ciascuna intestazione, utili per ordinare i dati. Se lo desideri, puoi proteggere le celle contenenti le intestazioni dalle modifiche accidentali (che potrebbero alterarne il nome senza che tu te ne renda conto), seguendo il mio tutorial su come proteggere celle Excel.

Nota: se non desideri creare subito delle etichette/intestazioni, puoi saltare il passaggio ed evitare di apporre il segno di spunta su Tabella con intestazioni: in questo caso, vengono create delle intestazioni “generiche” del tipo Colonna 1Colonna 2Colonna 3… Colonna X, che puoi modificare in seguito a piacimento, semplicemente cliccando sulle relative celle e assegnandovi il nome desiderato.

Il gioco è praticamente fatto: hai creato una tabella di due righe, una contenente l’intestazione e l’altra contenente dei dati. Se vuoi, puoi ampliare la tabella “afferrando” la piccola freccetta obliqua collocata sull’ultima cella in basso a destra della tabella e trascinandola fino alla cella finale desiderata.

Impostata la dimensione necessaria, non devi far altro che iniziare a riempire la tabella con i dati di cui hai bisogno, partendo dalla riga 2 (anch’essa colorata di blu). Se vuoi, puoi inserire delle operazioni automatiche da effettuare tra le varie celle/colonne: nel mio esempio, ho impostato la tabella affinché la colonna D, contenente gli elementi residui in deposito, fosse la differenza tra il numero di elementi acquistati (colonna B) e il numero di elementi venduti (colonna C).

Come dici? Non sei in grado di impostare Excel affinché esegua operazioni automaticamente? Puoi avvalerti delle istruzioni che ti ho già fornito nelle mie guide specifiche sugli argomenti, che ti elenco di seguito.

Inoltre, come ti ho già accennato, le freccette accanto a ciascuna intestazione ti permettono di effettuare degli ordinamenti automatici all’interno della tabella: dunque, cliccando su una freccetta, avrai la possibilità di ordinare gli elementi della tabella in ordine crescente, decrescentedi colorepersonalizzato, in base ai dati presenti nella colonna selezionata.

Se vuoi, puoi applicare dei filtri per l’esclusione oppure evitare l’ordinamento soltanto per celle contenenti valori specifici.

Inserire dati già esistenti in una tabella

Inserire dati già esistenti in una tabella

Hai a disposizione un foglio di lavoro contenente dati già esistenti e vuoi organizzarli in una pratica tabella da organizzare, gestire e manipolare facilmente? Si tratta di un’operazione davvero semplice, che puoi portare a termine nel giro di un paio di clic.

Tanto per iniziare, posiziona il mouse sulla prima cella in alto a sinistra che contiene gli elementi da racchiudere nella tabella, dopodiché trascina il mouse fino all’ultima cella in basso a destra dei dati che ti interessano: accertati che tutti i dati appartengano alla selezione (contrassegnata dall’ombreggiatura grigia), dopodiché clicca sulla voce Inserisci e poi sull’icona Tabella.

A questo punto, pigia sul pulsante OK avendo cura di apporre il segno di spunta nella casella Tabella con intestazioni se la prima riga selezionata contiene delle etichette. Una volta completata l’operazione di creazione, puoi gestire la tabella esattamente come ti ho spiegato nella sezione precedente: non è stato difficile, vero?

Partire da un modello predefinito

Partire da un modello predefinito

Ti hanno passato un foglio di lavoro colmo di dati, tuttavia non puoi racchiuderli in una tabella perché sono disordinati e andrebbero riorganizzati manualmente?

Ciò che ti consiglio di fare, è di trasferirli all’interno di uno dei modelli predefiniti di Excel: di fatto, il programma di Microsoft offre la possibilità di caricare dei template già pronti, disponibili sia sul computer che online, contenenti operazioni, ordinamenti e altre caratteristiche già impostate. In tal modo, tutto ciò che devi fare è riempirli con i dati che hai a disposizione e personalizzarli successivamente come più ti aggrada.

Tra i modelli più utili disponibili online, ad esempio, si distingue quello per la creazione e la stampa delle fatture: grazie a una serie di fogli di lavoro pre-organizzati contenenti tabelle belle e pronte, è possibile tenere traccia delle fatture emesse e ottenere un modello pronto per la stampa.

Per creare un nuovo foglio di lavoro partendo da un modello predefinito, clicca sul menu File, seleziona la voce Nuovo e scegli un modello preimpostato tra quelli disponibili in basso, oppure effettua una ricerca online digitando la parola chiave (ad es. fatture) nella casella preposta e premendo il tasto Invio.

I risultati vengono ulteriormente suddivisi in categorie, che puoi visualizzare tramite l’apposita barra di navigazione laterale: una volta scelto il modello che preferisci, ti basterà fare un doppio clic sulla sua anteprima per aprire una nuova cartella di lavoro basata su di esso.

Se lo desideri, puoi creare il tuo modello personalizzato partendo da una cartella di lavoro vuota e salvarlo, per poi utilizzarlo successivamente come base di partenza: ti ho spiegato per filo e per segno come procedere nel mio tutorial specifico sull’argomento.

Come personalizzare una tabella

Come personalizzare una tabella

Per impostazione predefinita, le tabelle create da Microsoft Excel sono basate sulle sfumature di azzurro, con righe alternate evidenziate e una formattazione “speciale” per quanto riguarda la riga delle intestazioni. Se però non gradisci questo stile, il programma ti dà l’opportunità di modificarlo come più ti aggrada in poche e semplicissime mosse.

Per procedere, seleziona una cella qualunque della tabella, fai clic sulla voce Progettazione collocata in alto e dai un’occhiata alle voci disponibili: per prima cosa, pigia sul pulsante Opzioni stile tabella e, nel pannello proposto, apponi il segno di spunta su una o più caselle. Ciascuna di esse ha una funzione ben precisa, che ti illustro nel dettaglio di seguito.

  • Riga di intestazione – mostra o nasconde la riga contenente le etichette.
  • Riga totale – mostra o nasconde la riga contenente la somma totale delle varie colonne (in caso di valori numerici).
  • Righe/Colonne alternate evidenziate – evidenzia con una tonalità più scura le righe/colonne pari o le righe/colonne dispari.
  • Prima/ultima colonna – applica il grassetto ai dati presenti nella prima o nell’ultima colonna.
  • Pulsante filtro – mostra o nasconde la “freccetta” per filtri e ordinamenti accanto a ciascuna delle intestazioni.

Puoi assegnare un nome alla tua tabella digitandolo nella casella Nome tabella, collocata in alto a sinistra. Per intervenire sui colori, invece, devi pigiare sul pulsante Stili veloci: da lì puoi scegliere la combinazione di colori che più ti aggrada cliccando sull’anteprima che preferisci, oppure creare uno stile personalizzato (agendo sui vari elementi della tabella) cliccando sulla voce Nuovo stile tabella…. Infine, puoi eliminare completamente l’intera formattazione della tabella pigiando sul pulsante Cancella.

Come al solito, puoi personalizzare la formattazione dei dati all’interno della tabella selezionando le righe, le colonne o le singole celle che ti interessano (puoi aiutarti con il tasto Shift o con i tasti Ctrl/cmd della tastiera) e utilizzando gli strumenti di formattazione (font, dimensione, stile carattere, colore, allineamento, tipo di dato e così via) presenti nella sezione Home.

Come eliminare una tabella

Come eliminare una tabella

Se disponi di un foglio di lavoro e non hai più bisogno di tabelle, puoi eliminarle davvero in pochi secondi. Prima, però, è doveroso fare una distinzione: eliminando una tabella, andrai a cancellare sia la tabella stessa che i dati contenuti al suo interno.

Se invece desideri riportare i dati allo “stato iniziale” (cioè ad un intervallo di valori), eliminando soltanto lo “schema della tabella – e dunque la possibilità di utilizzare gli strumenti dedicati -, devi invece effettuare una conversione. Si tratta di due operazioni estremamente semplici da compiere, che vado a dettagliarti nelle righe di seguito.

  • Eliminare una tabella – se hai intenzione di cancellare interamente la tabella e i dati al suo interno, non devi far altro che selezionarla con il mouse (effettuando un trascinamento dalla prima cella in alto a sinistra all’ultima in basso a destra) e premere il pulsante Canc della tastiera (o backspace, su Mac).
  • Convertire tabella in intervallo di valori – prima di procedere, ti consiglio di eliminare la formattazione della tabella per liberarti dei colori preimpostati, così come ti ho spiegato nella sezione relativa alla personalizzazione della tabella. Fatto ciò, fai clic destro  su una delle celle appartenenti alla tabella, dopodiché seleziona la voce Tabella > Converti in intervallo dal menu proposto e pigia sul pulsante  collocato nel pannello che compare subito dopo.

Se sei arrivato fin qui, vuol dire che hai appreso appieno le operazioni fondamentali per creare e gestire tabelle di dati in Excel: prima di congedarti, però, voglio ricordarti che Excel è un programma estremamente potente che ti permette di effettuare un gran numero di operazioni.

Tanto per farti qualche esempio, puoi creare istogrammi e sovrapporli a grafici per la valutazione dei dati, creare veri e propri fogli di lavoro per effettuare sorteggi,  proteggere con password i file creati e molto altro ancora: Insomma, sapere alla perfezione come usare Excel può esserti d’aiuto in numerose occasioni!

Infine, voglio ricordarti che puoi modificare i file generati tramite Excel avvalendoti di molteplici piattaforme: il programma è infatti disponibile, seppur in versione leggermente limitata, anche come app per Android, iPhone e iPad (gratis per i dispositivi fino a 10.1″) e come applicazione Web utilizzabile direttamente dal browser.