Come mettere la password ad un file Excel

Sei stanco di trovare i tuoi preziosi documenti di Excel stravolti da interventi non autorizzati di amici e parenti? Non pensarci su due volte: proteggili con una bella password. In questo modo, i tuoi fogli di calcolo potranno essere aperti solo previa l’inserimento della parola chiave giusta.

Come dici? Non sai ancora come proteggere file Excel con password? Non preoccuparti, non c’è bisogno di installare alcun programma aggiuntivo sul computer. Basta “armeggiare” nei menu giusti di Excel e i tuoi documenti diverranno inaccessibili o, se preferisci, protetti dalle modifiche. Ecco come, in dettaglio.

Nota: io per il tutorial utilizzerò Office 2016 per Windows e macOS che, nel momento in cui scrivo, è la versione più recente della suite Microsoft. Tuttavia, le indicazioni contenute nella guida dovrebbero risultare valide per tutte le edizioni di Excel a partire dalla 2007, cioè tutte quelle dotate di interfaccia a schede Ribbon. Inoltre, ti darò anche qualche indicazione relativa alle versioni più datate di Office, come la 2003. Detto questo, non mi resta altro da fare, se non augurarti una buona lettura e un buon lavoro!

Indice

• Mettere la password ad un file Excel su Windows
• Mettere la password ad un file Excel su Mac
• Mettere la password ad un file Excel online
• Mettere la password ad un file Excel su smartphone e tablet

Mettere la password ad un file Excel su Windows

Se utilizzi un PC Windows, puoi mettere la password ad un file Excel in maniera molto semplice. Tutto quello che devi fare è aprire il foglio di calcolo che vuoi proteggere, cliccare sul pulsante File collocato in alto a sinistra, espandere il menu Proteggi cartella di lavoro presente nella schermata successiva e selezionare la voce Crittografa con password dal menu che compare. Se non vedi il menu "Proteggi cartella di lavoro", seleziona la voce Informazioni dalla barra laterale di sinistra.

Nella finestra che si apre, digita la password che vuoi utilizzare per proteggere il tuo file di Excel e clicca sul pulsante OK. Ripeti la stessa operazione per confermare le impostazioni e il gioco è fatto. Da questo momento in poi, il tuo documento sarà visualizzabile solo previa l’inserimento della parola chiave giusta.

In caso di ripensamenti, potrai rimuovere la richiesta della password dal tuo documento Excel aprendo quest'ultimo e ripetendo i passaggi illustrati in precedenza. Clicca, dunque, sul pulsante File collocato in alto a sinistra, espandi il menu Proteggi cartella di lavoro presente nella schermata successiva e seleziona la voce Crittografa con password dal menu che compare.

Nella finestra che compare sullo schermo, cancella la password impostata attualmente per la protezione del file, premi su OK e il gioco è fatto.

Come dici? Vorresti proteggere il tuo documento Excel dalle modifiche senza impedirne la visualizzazione a chi non conosce la password di sblocco? Si può fare anche questo.

Tanto per cominciare, apri la cartella di lavoro da proteggere, clicca sul pulsante File collocato in alto a sinistra, seleziona la voce Informazioni dalla barra laterale di sinistra e scegli l'opzione Proteggi foglio corrente dal menu Proteggi cartella di lavoro.

Nella finestra successiva, apponi il segno di spunta accanto alle operazioni che desideri bloccare con password, ad esempio Seleziona celle bloccate, Formato celle, Inserisci colonne, Inserisci righe o Elimina colonne; digita la password per sbloccare le modifiche al foglio di lavoro nell'apposito campo di testo (in alto), clicca sul pulsante OK e ripeti l'immissione della password per salvare le modifiche.

È bene sottolineare che la protezione di cui sopra si applica solo al foglio di lavoro corrente. Se la tua cartella di lavoro è formata da più fogli, dovrai ripetere l'operazione per tutti i fogli che desideri proteggere con password.

In alternativa, puoi selezionare l'opzione Proteggi struttura della cartella di lavoro dal menu File > Proteggi cartella di lavoro, che permette di bloccare la modifica della struttura della cartella di lavoro (ad esempio l'aggiunta di nuovi fogli) con una password da immettere nella finestra che compare subito dopo sul desktop.

In caso di ripensamenti, potrai revocare i blocchi alle modifiche del documento Excel aprendo quest'ultimo, tornando nel menu File > Proteggi cartella di lavoro, selezionando l'opzione Proteggi foglio corrente o l'opzione Proteggi struttura della cartella di lavoro, digitando la password corrente nella finestra che viene mostrata sullo schermo e premendo OK.

Vecchie versioni di Excel

Se utilizzi Office 2003 o una versione ancora più datata della suite Microsoft e vuoi scoprire come proteggere un file Excel con password, non devi far altro che aprire il foglio di calcolo a cui vuoi vietare l’accesso da parte delle persone non autorizzate e selezionare la voce Opzioni dal menu Strumenti del programma, in alto.

Nella finestra che si apre, clicca sulla scheda Protezione , digita nel campo di testo Password di apertura la password che vuoi usare per proteggere il tuo documento di Excel, clicca su OK e digita nuovamente la tua parola chiave per salvare le impostazioni. Puoi anche consentire l’apertura del documento ma impedirne la modifica, digitando una password nel campo Password di modifica.

Mettere la password ad un file Excel su Mac

Utilizzi un Mac? Nessun problema: Excel è disponibile anche per il sistema operativo di casa Apple e anche su quest'ultimo permette di proteggere le cartelle di lavoro con password in maniera estremamente semplice: lascia che ti spieghi bene come.

Per prima cosa, apri la cartella di lavoro che intendi proteggere con password, dopodiché seleziona la voce Password dal menu File che si trova in alto a sinistra. Nella finestra che si apre, digita la password di apertura che vuoi impostare per il documento o, in alternativa, la password di modifica (per bloccare solo le modifiche al file) e clicca sul pulsante OK.

Se vuoi, apponi anche il segno di spunta accanto alla voce Consigliata sola lettura, per far aprire il file in modalità di sola lettura, e il gioco è fatto. Dopodiché digita per la seconda volta la password con cui proteggere la cartella di lavoro e pigia sul bottone OK per salvare le impostazioni.

In caso di ripensamenti, puoi rimuovere la password per l’apertura e/o per la modifica del tuo file Excel aprendo quest’ultimo, tornando nel menu File > Password che si trova in alto a sinistra e cancellando la password che non intendi più utilizzare dalla finestra che si apre. Fatto ciò, clicca sul pulsante OK per salvare i cambiamenti.

Mettere la password ad un file Excel online

Esiste anche una versione Web di Excel, che funziona direttamente dal browser senza installare programmi aggiuntivi sul computer. Si chiama Excel Online ed è completamente gratuito, per utilizzarlo basta avere un account Microsoft.

Sebbene consenta di proteggere i propri documenti impostandoli in modalità di sola lettura, Excel Online non permette di impostare delle password come invece accade in Excel per Windows o macOS. Allo stesso modo, non permette di aprire i documenti di Excel protetti con password tramite la versione desktop del programma.

Se per te questi limiti non rappresentano un grosso problema, collegati a Excel Online, effettua l’accesso al tuo account Microsoft e scegli se creare una cartella di lavoro vuota (per creare un nuovo file Excel) o se aprire un documento già esistente. In quest’ultimo caso, però, devi prima provvedere a caricare il file su OneDrive, il servizio di cloud storage di casa Microsoft (di cui ti ho parlato approfonditamente nel mio tutorial dedicato).

Una volta aperto il documento che vuoi impostare in modalità sola lettura su Excel Online, clicca sul pulsante File collocato in alto a sinistra, seleziona la voce informazioni dal menu che compare di lato e clicca sull’icona Proteggi cartella di lavoro. Il gioco è fatto!

Mettere la password ad un file Excel su smartphone e tablet

Excel è disponibile anche sotto forma di app per Android, iPhone e iPad e Windows 10 Mobile ed è gratis per tutti i dispositivi che hanno dimensioni pari o inferiori ai 10.1 pollici. Se si ha un dispositivo di dimensioni più generose, bisogna sottoscrivere un abbonamento al servizio Office 365, che ha prezzi a partire da 7 euro/mese.

Excel per dispositivi portatili offre molte delle funzionalità disponibili nella versione desktop del programma. Tuttavia, la protezione dei documenti con password non è tra queste. L’unica cosa che è possibile fare è importare, visualizzare e modificare i documenti protetti precedentemente dall’apertura e/o dalle modifiche tramite la versione standard di Excel.

Per compiere quest’operazione, occorre innanzitutto caricare i documenti da aprire su OneDrive, Dropbox o su un altro dei servizi supportati dall’app di Excel, selezionarli tramite la scheda Apri e immettere, quando richiesto, la loro password di sblocco. I passaggi da compiere sono praticamente gli stessi sia su Android che su iOS e Windows 10 Mobile.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.