Come mettere la password ad un file Excel
Sei stanco di trovare i tuoi preziosi documenti di Excel stravolti da interventi non autorizzati di amici e parenti? Non pensarci su due volte: proteggili con una bella password. In questo modo, i tuoi fogli di calcolo potranno essere aperti solo previa l'inserimento della parola chiave giusta.
Come dici? Non sai ancora come proteggere file Excel con password? Non preoccuparti, non c'è bisogno di installare alcun programma aggiuntivo sul computer. Basta “armeggiare” nei menu giusti di Excel e i tuoi documenti diverranno inaccessibili o, se preferisci, protetti dalle modifiche. Ecco come, in dettaglio.
Le indicazioni contenute nella guida sono valide per tutte le edizioni di Excel a partire dalla 2007, cioè tutte quelle dotate di interfaccia a schede Ribbon. Detto questo, non mi resta altro da fare, se non augurarti una buona lettura e un buon lavoro!
Indice
Come mettere password per aprire file Excel
Se il tuo intento è quello di mettere una password a un file Excel in modo che non possa essere aperto da utenti non autorizzati, nei prossimi capitoli ti spiegherò come effettuare quest'operazione nelle varie versioni di Excel.
Microsoft Excel (Windows/macOS)
Se utilizzi un PC con sistema operativo Windows, puoi facilmente aggiungere una password a un file Excel. Inizia aprendo il foglio di calcolo desiderato e, nella sua schermata principale, raggiungi la scheda File posizionata nell'angolo in alto a sinistra, sulla barra degli strumenti.
Fatto ciò, fai clic sulla voce Informazioni e poi premi sulla voce Proteggi cartella di lavoro nella sezione che ti compare a schermo. A questo punto, nel riquadro che visualizzi, seleziona la voce Crittografa con password e, nell'apposita casella di testo, immetti la password che vuoi impostare sul documento.
A questo punto, premi sul tasto OK e immetti nuovamente la password. Infine premi sul tasto OK e ricordati di salvare il documento (File > Salva). Da questo momento in poi il documento sarà accessibile solo digitando la corretta password nel riquadro che viene mostrato all'avvio del documento.
Se cambierai idea in seguito, potrai rimuovere la password aprendo nuovamente il documento Excel: fai clic sulle voci File > Informazioni > Proteggi cartella di lavoro in alto e seleziona nuovamente la voce Crittografa con password. Nella finestra successiva, elimina la password attuale e conferma premendo sul tasto OK. Salva dunque il documento (File > Salva) per apportare le modifiche.
Per proteggere un file Excel in Office 2003 o versioni precedenti, apri il foglio di calcolo, vai sulle voci in alto Strumenti > Opzioni e, nella scheda Protezione, inserisci una password per l'apertura e, se vuoi, una per la modifica. Fai clic su OK per salvare le impostazioni.
Stai usando un Mac? Nessun problema. Excel è disponibile anche per il sistema operativo Apple e consente di proteggere facilmente le cartelle di lavoro con una password.
Per eseguire quest'operazione, apri il foglio di calcolo e seleziona la voce Password dal menu File situato in alto a sinistra. Nella finestra che ti viene mostrata, inserisci la password desiderata nel campo Password di apertura e fai clic sul tasto OK.
Puoi anche selezionare la casella Consigliata sola lettura per aprire il file in modalità di sola lettura. Successivamente, inserisci nuovamente la password e premi sul tasto OK per concludere. Salva poi il file (File > Salva) per salvare le impostazioni.
Se cambi idea, puoi rimuovere la password aprendo il file Excel, tornando al menu File > Password in alto a sinistra e cancellando la password dalla finestra che si apre. Infine, fai clic sul tasto OK e salva il documento Excel.
Excel Online
Esiste anche una versione Web di Excel, che funziona direttamente dal browser senza installare programmi aggiuntivi sul computer. Si chiama Excel Online ed è completamente gratuito, per utilizzarlo basta avere un account Microsoft.
Per impostare una password di apertura al documento, però, è necessaria la sottoscrizione a Microsoft 365. Tramite questo abbonamento, infatti, hai la possibilità di attivare funzionalità avanzate per la condivisione dei documenti pubblici (quindi non verso utenti specifici), potendo impostare una password per l'apertura.
Se hai già attivo un abbonamento a Microsoft 365, collegati a Excel Online, effettua l'accesso al tuo account Microsoft e scegli se creare una cartella di lavoro vuota (per creare un nuovo file Excel) o se aprire un documento già esistente. Puoi anche caricarlo tramite il tasto Carica in alto a destra.
Fatto ciò, fai clic sulle voci in alto File > Condividi > Condividi con altri utenti e premi sulla dicitura Chiunque abbia il collegamento può modificare nel riquadro che ti viene mostrato. A questo punto, nella sezione Altre impostazioni, digita la password nel campo Imposta password e premi sul tasto Applica. Facendo clic sulla freccia indietro in alto a sinistra, premi sul tasto Copia per copiare l'URL del documento e condividerlo ovunque tu voglia. Gli utenti potranno aprire il file solo se fornire loro anche la password.
App Excel (Android/iOS/iPadOS)
Excel è disponibile anche sotto forma di app per Android (e store alternativi) e iPhone e iPad ed è gratis per tutti i dispositivi che hanno dimensioni pari o inferiori ai 10.1 pollici. Se si ha un dispositivo di dimensioni più generose, bisogna sottoscrivere un abbonamento al servizio Microsoft 365.
Excel per dispositivi portatili offre molte delle funzionalità disponibili nella versione desktop del programma. Tuttavia, la protezione dei documenti con password è vincolata soltanto durante la condivisione esterna verso altri utenti su Android e, soprattutto, se si è muniti di un abbonamento a Microsoft 365.
Se hai già un abbonamento a questo servizio di Microsoft, avvia l'app di Excel e apri il documento di tuo interesse. A questo punto, fai tap sull'icona di condivisione e, nella schermata che ti viene mostrata, premi sulla dicitura Chiunque abbia il collegamento può modificare. Fatto ciò, nella sezione Altre impostazioni, tramite la casella Imposta password, digita la password di apertura del foglio di calcolo e premi sul tasto Applica. Tornano alla schermata precedente, premi sul tasto Copia per copiare l'URL del documento per condividerlo ad altri utenti (fornendo anche la password).
Come mettere password a un foglio Excel
Vuoi impostare una password per impedire le modifiche a un foglio Excel? In questo caso, nei prossimi capitoli ti spiegherò come procedere su PC nelle diverse versioni di Excel.
Microsoft Excel (Windows/macOS)
Se desideri proteggere il tuo documento Excel da modifiche non autorizzate senza impedirne la visualizzazione, su Windows, apri la cartella di lavoro e fai clic sulle voci File > Informazioni > Proteggi cartella di lavoro.
Nel riquadro che ti viene mostrato, seleziona l'opzione Proteggi foglio corrente per visualizzare un nuovo riquadro. In alternativa, puoi raggiungere lo stesso riquadro tramite la scheda Revisione in alto e poi premendo sul tasto Proteggi foglio (procedura valida anche per Mac).
Nella finestra successiva, seleziona le azioni da bloccare con password, ad esempio Seleziona celle bloccate, Formato celle, Inserisci colonne, Inserisci righe o Elimina colonne. Immetti la password nell'apposito campo in alto, fai clic sul tasto OK e ripeti l'inserimento per confermare le modifiche. Salva poi il documento tramite le voci File > Salva in alto.
Ricorda che questa protezione si applica solo al foglio di lavoro corrente. Se hai più fogli nella cartella di lavoro, ripeti il processo per ciascuno. Puoi anche proteggere la struttura della cartella di lavoro selezionando Proteggi struttura della cartella di lavoro dal menu File > Informazioni > Proteggi cartella di lavoro (in alternativa Revisione > Proteggi cartella di lavoro).
Puoi anche rimuovere queste protezioni seguendo le stesse indicazioni riportate nei paragrafi precedenti. Così facendo, ti verrà mostrata la schermata per la rimozione della password che richiederà innanzitutto il suo inserimento. Digita dunque la password corrente nell'apposita casella, premi sul tasto OK e poi salva il documento (File > Salva).
Excel Online
Se vuoi fare in modo che i tuoi documenti su Excel Online siano protetti dalla modifica, puoi decidere di agire in due modi. Il primo consiste nel condividere i documenti a utenti senza dare loro i permessi di modifica (quindi solo lettura). Per fare ciò, collegati a Excel Online ed esegui l'accesso col tuo account Microsoft (se non l'hai già fatto). A questo punto, apri un nuovo documento o uno già esistente oppure caricarlo tramite il tasto Carica in alto a destra.
Adesso, nella schermata principale del documento, fai clic sulle voci in alto File > Condividi > Condividi con altri utenti e, nel riquadro che ti viene mostrato, fai clic sull'icona della matita che trovi a fianco della casella di testo e scegli l'opzione Può visualizzare, escludendo quindi la possibilità di poter apportare modifiche al documento. A questo punto, digita l'indirizzo e-mail dell'utente al quale vuoi inviare il documento per la visualizzazione. Premi poi sul tasto Invia per inviare all'utente l'URL di condivisione del foglio di calcolo.
Come anticipato in introduzione di questo capitolo, puoi anche eseguire un'altra operazione per impedire la modifica dell'intero documento o parti di esso. Fai clic sulla scheda Revisione in alto e premi sul tasto Gestisci protezione.
Adesso, sposta su ON la levetta a fianco della dicitura Proteggi foglio e imposta la protezione al documento. Nella sezione Intervalli sbloccati, premendo sul tasto Aggiungi intervallo, puoi indicare le porzioni di foglio libere dalla modifica; nella sezione Password di protezione foglio puoi impostare la password, mentre nella sezione Opzioni puoi indicare cosa è consentito agli utenti di fare sul foglio di calcolo.
Le modifiche che applicherai sulla protezione del documento sono in tempo reale e non richiedono alcun tasto di conferma. Per scaricare una copia del documento, premi sulle voci File > Salva con nome > Scarica una copia.
Ti ricordo che le opzioni di condivisione riguardano soltanto i documenti online e non l'eventuale copia scaricata sul tuo PC. Diversamente, tramite il secondo metodo, la password impostata è applicata anche alle copie dei documenti scaricati sul PC.
App Excel (Android/iOS/iPadOS)
Sull'app di Excel per Android (e store alternativi) e per iPhone e iPad, puoi impostare la protezione dei documenti alla modifica soltanto durante la condivisione dei documenti. Per fare ciò, avvia l'app di Excel, apri il documento di tuo interesse e premi sull'icona di condivisione in alto.
A questo punto, su Android, fai tap sull'icona della matita a fianco alla casella di testo in alto e scegli l'opzione Può visualizzare. Digita dunque l'indirizzo e-mail dell'utente nel campo A: nome, gruppo o e-mail e premi poi sul tasto Invia. Puoi scegliere anche di premere semplicemente il tasto Copia in basso per copiare l'URL e condividerlo esternamente.
Su iPhone/iPad, invece, dopo aver premuto l'icona di condivisione, fai tap sulle voci Copia collegamento > Solo visualizzazione per copiare nella clipboard di iOS/iPadOS l'URL del documento con i permessi di sola visualizzazione. In alternativa, premi sulla voce Invita persone, sposta su OFF la levetta Può modificare e digita nella casella in alto gli indirizzi degli utenti specifici con i quali condividere il documento. Premi poi sul tasto Invia in alto per concludere l'operazione.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
