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Come usare Excel per fatture

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Dopo aver letto la mia guida su come aprire un ecommerce, hai avviato la tua attività online e hai registrato le prime vendite. Per questo motivo, sei alla ricerca di un programma che ti permetta sia di tenere aggiornate le entrate e le uscite della tua attività che di realizzare le fatture per i clienti. Su consiglio del tuo socio, hai deciso di utilizzare Excel, il celebre programma per la creazione e la modifica dei fogli di calcolo incluso nella suite Office di Microsoft. Non essendo molto esperto nel suo utilizzo, però, vorresti capire il suo funzionamento e, soprattutto,  come usarlo per la creazione delle fatture.

Se le cose stanno effettivamente così, lasciati dire che sei arrivato nel posto giusto al momento giusto. Con la guida di oggi, infatti, ti spiegherò come usare Excel per fatture sia utilizzando i modelli pronti all’uso che creandone nuovi partendo da zero. Sì, hai letto bene: con Excel puoi creare un modello di fattura personalizzato, inserendo tutti i tuoi dati e perfino il logo della tua attività o scegliere uno dei numerosi template standard disponibili gratuitamente nel catalogo di Excel o da scaricare dal Web. Comodo, vero?

Se sei d’accordo, non perdiamo altro tempo in chiacchiere e passiamo subito all’azione. Mettiti comodo, prenditi cinque minuti di tempo libero e dedicati alla lettura dei prossimi paragrafi. Segui con attenzione le “dritte” che trovi di seguito, prova a metterle in pratica e ti assicuro che riuscirai a utilizzare Excel per creare e gestire i conti della tua attività. A me non resta altro che augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

Usare Excel con modelli di fattura

La soluzione più semplice per usare Excel per fatture è affidarsi ai modelli pronti all’uso. Infatti, il celebre software per la creazione e la modifica dei fogli di calcolo, disponibile anche in una versione online, permette di usare dei template standard disponibili gratuitamente nel suo catalogo e di scaricarne altri dal sito ufficiale di Office.

Per visualizzare i modelli di fatture disponibili in Excel, avvia il software e, nella sua schermata principale, scrivi “Fattura” nel campo di ricerca presente in alto a sinistra (su macOS è in alto a destra). Scorri, quindi, l’elenco dei template disponibili e individua quello di tuo interesse (Conto profitti e perdite, Fattura commerciale, Fattura in Euro, Fattura vuota, Fattura semplice, Fattura con oneri finanziari, Registro delle fatture di vendita ecc.), dopodiché fai doppio clic sul modello di tuo interesse per iniziare a modificarlo con i tuoi dati.

Se i modelli disponibili all’interno di Excel non hanno completamento soddisfatto le tue esigenze e vorresti scaricarne altri, collegati al sito Web ufficiale di Office, fai clic sulla voce Fatture e, nella nuova pagina aperta, individua i modelli per Excel. Scelto quello di tuo interesse, fai clic sulla sua immagine di anteprima per accedere alla scheda descrittiva, dopodiché pigia sul pulsante Scarica per avviare il download del modello sul tuo computer o clicca sull’opzione Modifica nel browser per aprire il template con Excel Online.

Se hai scelto di scaricare il modello sul tuo computer, il file sarà avviato in automatico con Excel (ma non aggiunto alla lista dei modelli) e potrai iniziare da subito a inserire i dati della tua fattura e apportare tutte le modifiche che preferisci. Concluso il lavoro, clicca sulla voce File presente nel menu in alto e seleziona la voce Salva con nome per salvare il file Excel o seleziona l’opzione Stampa per stampare una copia cartacea della fattura o esportarla sul tuo computer in formato PDF.

Inoltre, se vuoi aggiungere il modello scaricato alla lista dei template di Excel, se utilizzi un PC Windows, clicca sulle voci File e Salva con nome, seleziona l’opzione Sfoglia e, nella nuova finestra aperta, seleziona la voce Modello di Excel tramite il menu a tendina accanto all’opzione Salva come. Inseriscine poi il nome nel campo Nome file, pigia sul pulsante Salva e il gioco è fatto.

Se, invece, utilizzi un Mac, fai clic sulle voci File e Salva come modello, assicurati che sia selezionata la cartella Modelli accanto alla voce Situato in e inserisci un nome da attribuire al modello (ti consiglio di inserire anche la parola Fattura in modo tale da farlo apparire nella lista dei modelli per fatture) e pigia sul pulsante Salva.

Infine, devi sapere che il sito di Office non è l’unica fonte per trovare e scaricare modelli per Excel. Infatti, scrivendo su Google “modelli fatture Excel” puoi trovarne molti altri, con la possibilità di affinare la ricerca e trovare il modello più adatto alle tue esigenze (per esempio scrivendo “modelli fatture con oneri finanziari Excel“).

Creare una fattura con Excel

Se i modelli pronti all’uso non sono di tuo gradimento, devi sapere che puoi creare una fattura con Excel partendo da zero. Si tratta di una soluzione da prendere in considerazione se hai una minima capacità nell’utilizzo delle funzioni base del programma.

Per realizzare una fattura con Excel, avvia il software e, nella sua schermata principale, fai doppio clic sulla voce Cartella di lavoro vuota per aprire un nuovo progetto vuoto. Adesso, se la fattura è destinata alla stampa, è fondamentale impostare i margini in modo tale che la fattura entri tutta nel foglio al momento della stampa. Seleziona, quindi, l’opzione Layout di pagina presente nel menu in alto, clicca sulla voce Margini e scegli una delle opzioni disponibili tra Normali, Larghi e Stretti per impostare i margini che preferisci. In alternativa, seleziona la voce Margini personalizzati per impostare i margini a tuo piacimento.

In automatico, sul foglio Excel appariranno delle linee tratteggiate che delimitano l’area da utilizzare per la tua fattura. Inoltre, puoi anche stabilire l’orientamento della pagina cliccando sulla voce Orientamento (disponibile sempre nella sezione Layout di pagina) e selezionando Verticale o Orizzontale a seconda di come vuoi impostare la tua fattura.

Adesso, fai clic sulla voce Home e inizia a creare la struttura della fattura utilizzando la funzione Bordi (l’icona del quadrato tratteggiato) che ti permette di disegnare delle tabelle e dei riquadri, impostandone anche lo stile e il colore delle linee. Devi sapere che non esiste uno schema preciso da seguire e ogni fattura può essere personalizzata come meglio credi. Tuttavia, ti consiglio di creare un riquadro in alto per inserire il logo e le informazioni della tua attività, i riferimenti al numero della fattura e alla data in cui è stata emessa e i dati del cliente a cui è destinato il documento (magari in un riquadro collocato in alto a destra).

Oltre ai riquadri costruiti a mano come ti ho indicato poc’anzi, devi sapere che puoi creare delle vere e proprie tabelle composte da dati organizzati che possono essere ordinati, disposti e manipolati secondo regole ben precise. Per farlo, seleziona le celle nelle quali costruire la tabella, clicca sulla voce Inserisci nel menu in alto e seleziona l’opzione Tabella, dopodiché pigia sul pulsante OK e procedi con la personalizzazione della tabella. Per approfondire l’argomento, puoi leggere la mia guida su come fare una tabella su Excel.

Adesso, non ti rimane che personalizzare la fattura inserendo i tuoi dati e predisponendo i calcoli in automatico. Per esempio, se nella tua fattura sono riportati i costi unitari dei prodotti venduti, puoi creare una cella chiamata Totale nella quale, in automatico, far apparire l’importo totale della fattura. Per farlo, ti basta utilizzare la funzione =SOMMA([numero celle]) dove al posto di [numero celle] devi inserire le coordinate delle celle contenenti i valori da sommare.

Oltre a leggere la mia guida su come usare Excel, per creare la tua fattura nel migliore dei modi puoi consultare le mie guide su come sommare su Excel, come sottrarre con Excel, come moltiplicare in Excel, come elevare a potenza in Excel, come fare la media su Excelcome calcolare la percentuale in Excel e come sottrarre la percentuale in Excel.

Completata la creazione della tua fattura, non ti rimane che salvarla, stamparla o esportarla in PDF. Seleziona, quindi, la voce File presente nel menu in alto e seleziona l’opzione Salva con nome per salvare il file Excel sul tuo computer o l’opzione Stampa per stampare una copia cartacea della fattura o esportarla in PDF.

Usare Excel per fatture su smartphone e tablet

Se ti stai domandando se è possibile usare Excel per fatture su smartphone e tablet, la risposta è affermativa. Infatti, il celebre programma di casa Microsoft è disponibile anche sotto forma di applicazione per device Android, iOS e Windows 10 Mobile ed è gratis per tutti i dispositivi con dimensioni pari o inferiori ai 10.1″ (altrimenti richiede la sottoscrizione di un abbonamento al servizio Office 365, a partire da 7 euro/mese).

Dopo aver scaricato l’applicazione dallo store del tuo dispositivo, avviala, seleziona la voce Account nel menu in basso e pigia sul pulsante Accedi per inserire le credenziali di accesso al tuo account Microsoft e accedere alle fatture che hai precedentemente archiviato online.

Se, invece, vuoi creare una nuova fattura, fai tap sulla voce Nuovo presente in basso e pigia sull’opzione Cartella di lavoro vuoto per creare una fattura partendo da zero. Fai tap, quindi, sull’icona della matita presente in alto per inserire del testo in una cella, mentre pigiando sull’icona dei tre puntini puoi accedere a tutte le altre funzioni, come l’aggiunta di bordi, l’allineamento del testo, la gestione dei colori di riempimento e molto altro.

In alternativa, puoi creare una fattura su Excel utilizzando un modello pronto all’uso, personalizzandolo a seconda delle tue esigenze. Seleziona, quindi, la voce Nuovo presente in basso e scorri la schermata dei modelli disponibili fino a individuarne uno dedicato alle fatture, dopodiché fai doppio clic sulla sua immagine di anteprima per aprirlo e iniziare il lavoro di modifica utilizzando gli strumenti presenti nel menu in basso o nel menu in alto.

Completata la modifica della tua fattura, fai tap sull’icona del foglio in alto a sinistra e seleziona una delle voci disponibili a seconda delle tue esigenze: Salva una copia per salvare la fattura; Invia una copia per inviare la fattura tramite email o utilizzando un’app supportata (WhatsApp, Telegram ecc.) o Esporta per salvare la fattura in formato PDF o ODS. In quest’ultimo caso, potrebbe esserti utile la mia guida su come aprire file ODS.