Come adattare un foglio Excel
Quando provi a stampare un file di Excel, le dimensioni del documento non combaciano mai con quelle del foglio su cui devi stamparlo? Non sei il solo a cui capita, tranquillo, ma per fortuna Excel include una funzione che permette di ottimizzare facilmente i fogli di calcolo per la stampa.
Segui le indicazioni che sto per darti e in men che non si dica imparerai come adattare un foglio Excel su tutte le principali piattaforme software: Windows, macOS e sistemi operativi per dispositivo portatili. Le istruzioni che trovi di seguito valgono un po' per tutte le edizioni più recenti di Microsoft 365.
Per quanto riguarda smartphone e tablet, Microsoft Excel è disponibile gratuitamente su tutti i device che hanno dimensioni pari o inferiori ai 10.1" e include molte delle funzionalità presenti anche nella versione desktop dell'applicazione. Le funzioni relative alla stampa non sono dettagliate e variegate come quelle presenti in Excel per Windows e macOS, ma non ci si può lamentare. Continua a leggere e scoprirai tutto.
Indice
- Come adattare un foglio Excel alla pagina
- Come adattare un foglio Excel per la stampa
- Come adattare foglio Excel in PDF
- Come adattare foglio Excel allo schermo
- Come adattare una tabella alla pagina Excel
- Come adattare una tabella Excel su Word
Come adattare un foglio Excel alla pagina
Vuoi sapere come adattare un foglio Excel alla pagina? In questo caso, nei prossimi capitoli ti spigherò come agire sia su PC, tramite la versione desktop di questo software di Microsoft, sia tramite la piattaforma Web di Excel e la sua app per smartphone e tablet.
Adattare un foglio Excel su PC e Mac
Se vuoi scoprire come adattare un foglio Excel, il primo passo che devi compiere è attivare la visualizzazione di stampa cliccando sulla scheda Layout di pagina che si trova in basso a destra (il secondo pulsante che si trova alla sinistra della barra per la regolazione dello zoom).
Seleziona ora la scheda Layout di pagina dalla barra degli strumenti di Excel (in alto), espandi il menu a tendina Larghezza e imposta l'opzione 1 pagina in quest'ultimo. Così facendo il foglio di calcolo verrà ottimizzato per essere stampato su dei fogli in formato A4 nella parte larga. In altezza, il documento verrà suddiviso automaticamente in più pagine in base alla sua lunghezza (cioè in base al numero di righe che contiene).
Se vuoi, puoi disattivare la suddivisione automatica del documento su più pagine impostando anche il valore 1 pagina nel menu a tendina Altezza, così facendo potrai accorpare tutto il contenuto del documento in un singolo foglio A4. Tieni però presente che, nel caso di tabelle con un gran numero di dati, la visualizzazione sul foglio in sede di stampa potrebbe essere troppo piccola oppure risultare deformata.
Per accertarti che il risultato finale sia soddisfacente, prima di avviare la stampa del tuo documento Excel, seleziona la voce Stampa dal menu File e controlla che nell'anteprima di stampa sia tutto in ordine.
Qualora notassi qualche errore nei margini o nelle proporzioni del documento da stampare, torna al foglio di calcolo e, nella scheda Layout di pagina, puoi modificare i margini del foglio (Margini), l'orientamento della pagina per la stampa (Orientamento) e la dimensione del foglio che immetterei nella stampante (Dimensioni). In alternativa, puoi agire anche dal pannello Imposta pagina, accessibile premendo il tasto Stampa titoli: in questa sezione puoi personalizzare tutti i parametri che ti ho appena indicato, oltre ad aggiungere o rimuovere ulteriori elementi alla stampa, come intestazioni di righe e colonne, griglia ecc.
Dopo aver regolato tutte le impostazioni di tua preferenza, torna nel menu di stampa di Excel, controlla nuovamente l'anteprima di stampa e, se sei soddisfatto di quel che vedi, avvia la stampa del tuo foglio di calcolo pigiando sull'apposito pulsante.
Adattare un foglio Excel su smartphone e tablet
Come già accennato in apertura del post, Microsoft Excel è disponibile anche come app per Android (e store alternativi) e iOS/iPadOS ed è gratis per tutti i dispositivi che hanno dimensioni pari o inferiori ai 10.1" (altrimenti viene richiesto un abbonamento al servizio Microsoft 365). Per usarlo c'è bisogno di un normalissimo account Microsoft gratuito.
La versione mobile di Excel include diverse funzioni presenti nella versione desktop del programma (eccetto quelle più avanzate), e tra queste ci sono anche le funzioni per modificare le proporzioni e le dimensioni dei fogli da stampare. Se non te ne sei mai accorto, adesso ti spiego come accedervi.
Per prima cosa, avvia Excel sul tuo smartphone o sul tuo tablet e apri il foglio di calcolo che desideri adattare. A documento caricato, fai tap sull'icona con i tre puntini che si trova in alto a sinistra, seleziona il comando di stampa dal menu che compare dal riquadro che viene visualizzato sullo schermo. Su iOS/iPadOS, ti verrà chiesto anche la tecnologia di stampa che vuoi usare.
A questo punto, scegli se stampare il documento in orizzontale o verticale dal menu a tendina Orientamento, scegli il formato del foglio su cui stampare il documento tramite il menu Formato della carta e vai su Ridimensionamento per scegliere se ridimensionare il foglio di calcolo in modo da adattarlo l'intero foglio a una pagina, adattare tutte le righe in una pagina o adattare tutte le colonne in una pagina.
Per concludere, fai tap sul pulsante Stampa/Avanti, controlla l'anteprima di stampa e, se sei soddisfatto di quest'ultima, conferma la stampa del tuo file Excel pigiando sull'apposito pulsante.
Adattare un foglio su Excel Online
Come molto probabilmente già saprai, Excel è disponibile anche in una versione online che funziona direttamente dal browser ed è completamente gratuita (basta accedere con un account Microsoft per usarla), la quale include molte funzionalità della versione desktop dell'applicazione.
Per adattare il foglio Excel alla pagina, vai nella scheda Layout di pagina in alto, dopo aver aperto il documento, e premi sul tasto Impostazioni di pagina. A questo punto, tramite i menu a tendina Formato della carta, Orientamento, Margini pagina e Ridimensionamento, imposta i valori tali da poter adattare il foglio.
Come adattare un foglio Excel per la stampa
Adattare un foglio Excel per la stampa significa assicurarsi che il contenuto del foglio di calcolo rientri correttamente nella pagina stampata, senza che i dati vengano tagliati o risultino troppo piccoli per essere leggibili. Le operazioni da compiere riguardano principalmente l'orientamento della pagina, i margini, il formato del foglio e il ridimensionamento del contenuto.
Dato che il procedimento varia a seconda della piattaforma che stai usando, puoi fare riferimento alle informazioni che ti ho fornito nel capitolo precedente.
Come adattare foglio Excel in PDF
Vuoi creare un PDF a partire dal tuo documento Excel ma, dopo la sua generazione, ti sei accorto che i dati non sono adattati alla pagina? In questo caso, la soluzione è modificare i parametri del layout del documento, in modo che la generazione del PDF rispecchi le tue esigenze.
Su PC, fai clic sulla scheda Layout di pagina in alto e, nella sezione Adatta alla pagina, imposta il valore 1 pagina alla voce Larghezza. Se la tua necessità è poi modificare l'orientamento della pagina in orizzontale, sempre nella scheda Layout di pagina, fai clic sulla voce Orientamento in alto e seleziona Orizzontale.
Adesso, ti basta recarti alle voci File > Esporta > Crea documento PDF/XPS e fai clic sul tasto Crea PDF/XPS. Scegli la cartella di destinazione e premi sul tasto Pubblica.
E su smartphone e tablet? In tal caso devi adattare prima il documento alla stampa per poi utilizzare la funzionalità di generazione PDF.
Pertanto, su Android, dopo aver aperto il documento con l'app Excel, fai tap sull'icona con i tre puntini in alto e premi sulla voce Stampa. Nella schermata che ti viene mostrata, imposta il ridimensionamento, scegliendo la voce Adatta l'intero foglio a una pagina (che ti sconsiglio), Adatta tutte le colonne in una pagina oppure Adatta tutte le righe in una pagina.
Scegli poi il formato: ad esempio, se vuoi sapere come adattare Excel a foglio A4, scegli la voce ISO A4. Infine imposta l'orientamento scegliendo tra le opzioni verticale oppure orizzontale. Adesso, premi sull'icona con i tre puntini in alto e premi sulla voce Salva come PDF, scegli la cartella di destinazione e premi sul tasto Salva.
Su iOS/iPadOS, invece, l'operazione è molto simile: dopo aver aperto il documento con l'app Excel, premi sull'icona con i tre puntini in alto, seleziona le voci Esporta > PDF e configura l'orientamento, il formato e il ridimensionamento, in un modo simile a quanto ti ho indicato nelle righe precedenti dedicate ad Android. Premi poi sul tasto Avanti, seleziona la destinazione e premi sul tasto Esporta.
Come adattare foglio Excel allo schermo
Ti sarà capitato di aprire un documento Excel e renderti conto che le celle sono adattate in un modo che risulta facilmente consultabile sul tuo schermo. Questo accade perché il documento è stato creato e adattato su un dispositivo con una risoluzione dello schermo diversa da quella sul tuo.
Purtroppo non puoi fare molto al riguardo, se non modificare il livello di zoom del documento. Come? Su PC, semplicemente sposta la levetta dello zoom che trovi nell'angolo in basso a destra nella schermata di Excel, dopo che il documento è stato aperto (la procedura è valida sia per la versione desktop che quella online).
Su smartphone e tablet, la soluzione è ancora più semplice, in quanto ti basta poggiare due dita sullo schermo con il documento Excel aperto e avvicinarle (per diminuire lo zoom) oppure allontanarle (per aumentare lo zoom). Semplice, dico bene?
Come adattare una tabella alla pagina Excel
Se il tuo obiettivo è quello di adattare alcuni specifici contenuti di una tabella alla pagina di Excel, nei prossimi capitoli ti spiegherò come effettuare questa semplice operazione per le colonne, le righe e le celle.
Come adattare colonne Excel al testo
Vediamo come adattare la larghezza delle colonne Excel al contenuto delle celle. Per prima cosa, evidenzia la colonna che vuoi ridimensionare facendo clic sulla sua intestazione, cioè sulla lettera corrispondente. Fatto ciò, che tu stia agendo da Microsoft Excel per Windows o Mac o da Excel Online, seleziona la scheda Home in alto e premi sul tasto Formato.
Nel riquadro che ti viene mostrato, seleziona la voce Adatta larghezza colonne per impostare automaticamente la larghezza in base alla cella con il contenuto più lungo. Tieni presente che puoi applicare questa operazione anche a più colonne contemporaneamente o all'intero foglio, senza doverla ripetere colonna per colonna.
Sempre dal menu Formato, hai altre due opzioni: se vuoi ripristinare la larghezza predefinita di Excel, seleziona la voce Larghezza predefinita, se invece preferisci inserire un valore personalizzato, seleziona Larghezza colonne e digitalo nell'apposita casella.
Su smartphone e tablet, l'app Excel funziona allo stesso modo: evidenzia la colonna toccando la sua intestazione, vai alla scheda Home (in basso su smartphone, in alto su tablet) e seleziona Formato dimensioni cella > Adatta larghezza colonne. Se preferisci un valore specifico, inseriscilo direttamente nella casella Larghezza colonne.
Vuoi un metodo veloce che ti consenta di adattare la larghezza della colonna automaticamente a prescindere dalla versione di Excel che stai usando? In tal caso, ti basta fare doppio clic (o doppio tap su mobile) sul bordo destro dell'intestazione della colonna che vuoi ridimensionare: in questo modo, senza dover passare per alcun menu, il contenuto verrà automaticamente adattato.
Come adattare righe Excel al testo
Adattare le righe di Excel al testo in base al contenuto è un'operazione semplice, ma ci sono diversi modi per farlo a seconda delle tue esigenze. Partiamo da quello più rapido che funziona su qualsiasi piattaforma di Excel: fai doppio clic sul bordo inferiore dell'intestazione della riga (il numero a sinistra) e Excel regolerà automaticamente l'altezza al contenuto più alto presente in quella riga.
In alternativa, o vuoi agire su più righe insieme, selezionale tenendo premuto Ctrl (o cmd su Mac) e facendo clic sulle rispettive intestazioni. Per selezionare l'intero foglio, ti basta invece fare clic sull'angolo in alto a sinistra, tra la riga 1 e la colonna A. A questo punto, apri la scheda Home e fai clic su Formato > Adatta altezza righe: Excel calcolerà l'altezza ottimale per ognuna in un colpo solo.
Se vuoi impostare una misura precisa, sempre dal menu Formato puoi scegliere Altezza righe e digitare il valore che preferisci. Se vuoi tornare all'altezza standard, seleziona la voce Altezza predefinita.
Dall'app Excel su smartphone e tablet il procedimento è molto simile: pigia sull'intestazione della riga per selezionarla, poi raggiungi la scheda Home (in basso su smartphone o in alto su tablet) e cerca la voce Formato dimensioni cella. Da lì puoi scegliere l'opzione Adatta altezza righe per la regolazione automatica oppure inserire un valore manuale nella casella Altezza righe.
Come adattare cella Excel al testo
Su Excel, non essendo possibile ridimensionare una cella individualmente, si agisce sempre sull'intera riga o colonna. Per farlo puoi seguire i metodi descritti nei capitoli precedenti su come adattare colonne e righe.
È possibile, però, mettere in pratica altre soluzione che agiscono direttamente sul contenuto o sulla struttura della cella. Tieni presente che le funzionalità che ti illustrerò sono disponibili su tutte le piattaforme su cui è disponibile Excel, ti segnalerò eventuali eccezioni.
Ad esempio, quando il contenuto di una cella è troppo lungo per stare su una sola riga, Excel di default lascia che si riversi nella cella accanto oppure lo tronca visivamente se quella cella è già occupata con un valore.
Attivando la funzione Testo a capo, presente nella sezione Home, il contenuto va invece a capo all'interno della stessa cella, che si espande in altezza per mostrarlo tutto. Se vuoi approfondire questo argomento, ti rimando al mio tutorial dedicato all'argomento.
Un'altra operazione che puoi mettere in pratica è Unisci celle (nella sezione Home), puoi unire più celle in una sola per dargli più spazio orizzontale, nel caso il contenuto è troppo lungo e hai celle vuote adiacenti. Anche in questo caso, ti ho illustrato per bene i passaggi da effettuare nel mio tutorial su come unire celle Excel.
Infine, puoi usare anche la funzionalità di adattamento della dimensione del valore contenuto nella cella. In questo modo, se non vuoi che venga ridimensionata la larghezza e l'altezza della cella, puoi intervenire sulla dimensione del carattere, in modo da rimpicciolirlo automaticamente finché il contenuto entra nella cella.
Per attivarlo (solo su Microsoft Excel per Windows e Mac), fai clic destro sulla cella e, nel riquadro che visualizzi, seleziona la voce Formato celle. Nella scheda Allineamento, metti un segno di spunta sull'opzione Riduci e adatta e premi sul tasto OK.
Come adattare una tabella Excel su Word
Creare tabelle su Excel può essere più facile e più comodo, per cui hai deciso di procedere così nonostante tu stia lavorando a un progetto, come una tesina, su Microsoft Word. O magari te ne hanno mandata una in Excel e tocca a te spostarla su Word. Ma non farti prendere dal panico, perché è davvero molto semplice.
La prima cosa da fare per adattare una tabella Excel a un foglio Word è copiarla, quindi apri il file Excel con la tabella da copiare e il file Word su cui dovrai copiarla. Ora posizionati sul file Excel, seleziona con il mouse le celle della tabella e premi su Copia, nella scheda Home. Ora posizionati sul file Word, più precisamente posiziona il cursore nel punto in cui vuoi incollare la tabella. Ora premi su Incolla, in alto, sempre nella scheda Home.
Quando incolli la tabella, nell'angolo in basso a destra compare un piccolo riquadro: fai clic su questo per adattare come preferisci la tabella. Adesso puoi scegliere tra diversi strumenti tra cui Mantieni formattazione originale, Usa stili destinazione (consigliato) oppure Mantieni solo il testo ecc. Posiziona il cursore del mouse su ogni strumenti per vederne l'anteprima, fai clic solo quando il risultato ti convinci e desideri applicarlo.
In seguito, posizionandoti sulla tabella compare in alto a sinistra il pulsantino con le quattro frecce direzionali per spostare la tabella o ridimensionarla. Selezionando la tabella, inoltre, compare in alto la scheda Struttura tabella: qui puoi modificare gli Stili tabella, gli Stili bordo, lo Sfondo e molto altro come meglio preferisci.
In alto è disponibile anche la scheda denominata Layout: qui trovi tutti gli strumenti dedicati alla creazione di tabelle su Word e puoi usarli anche sulla tabella copiata da Excel. In questa scheda uno degli strumenti che più potrebbe aiutarti è Adatta. Seleziona la tabella, poi premi su Adatta e puoi scegliere la voce Adatta finestra per ridimensionare la larghezza della tabella in modo automatico adattandola alla larghezza del foglio. Per ulteriore supporto consulta la mia guida completa su come inserire una tabella Excel su Word.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
